11 01 25 hcp mode opératoire outil de consolidation v2 2
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Mode d’emploi de l’outil de
consolidation
HCP
Janvier 2011
Sommaire
1.Introduction
2.Importer les grilles
3.Visualiser les bases
4.Exploiter les résultats
5.Mettre à jour les informations
1. Introduction
Introduction
L’outil de consolidation se base sur les grilles de risques réalisées lors de l’approche top down.
Cet outil permet de centraliser l’ensemble des risques recensés dans un même document.
Cet outil fournit plusieurs synthèses et visualisations des risques.
Introduction
Pour utiliser les fonctionnalités de cet outil, il convient de respecter les directives d’enregistrement
des fichiers Excel (grilles par direction) :
Enregistrez dans un seul dossier l’ensemble des grilles sur votre poste informatique ou sur
votre réseau, à l’emplacement que vous souhaitez.
Veillez au nom des fichiers : chaque nom de grille doit comprendre le mot « TD ».
Veillez au format des fichiers : toutes les grilles doivent être enregistrées en format (.xlsm)
il s’agit du format prenant en charge les macros
Attention à ne pas le placer sous une arborescence trop longue (multiplicité des sous dossiers), cela risque de provoquer des
dysfonctionnements au niveau de l’import des données.
Veiller à ce que les macros soient activées :
Vous pouvez modifier les paramètres de sécurité des macros dans le Centre de gestion de la
confidentialité (bouton Microsoft Office , bouton Options Excel, catégorie Centre de
gestion de la confidentialité, bouton Paramètres avancés du Centre de gestion de la
confidentialité, catégorie Sécurité des macros.)
Introduction
Ergonomie générale de l’outil
Cet outil est un outil simple d’utilisation développé sous Excel.
Il se présente sous la forme d’un ensemble de menus et écrans avec des fonctionnalités
généralement présentées sous la forme de boutons.
Il suffit de cliquer UNE FOIS sur les boutons pour que la fonctionnalité soit activée.
La plupart des fonctions habituelles d’Excel restent actives et possibles à chaque étape.
Sommaire général
A l’ouverture de l’outil de
consolidation, le sommaire
général s’affiche.
Un clic sur l’un des boutons,
permet d’afficher l’un des 3
sous menu
2. Importer les grilles
Importer des grilles
Vous devez utiliser le bouton « Importer des grilles » à la première utilisation de l’outil de
consolidation, lors de l’ajout ou de la mise à jour de risques.
Puis suivez les instructions présentes sur l’outil de consolidation
Notes :
Assurez vous que toutes les grilles Excel sont dans un seul et même dossier
Assurez vous que toutes ces grilles Excel contiennent le mot « TD »
Assurez-vous que toutes ces grilles sont en format « .xlsm »
Il est conseillé d’avoir un dossier par année (exemple : à chaque revue des risques, créez un
nouveau dossier avec les dernières versions des grilles)
Importer des grilles
• Cliquez ici pour indiquer le
chemin du répertoire dans lequel
sont stockées les grilles.
• Cliquez sur la première puis sur
« Ouvrir »
• Le chemin s’affiche
automatiquement dans la zone
grisée en dessous
Une fois le chemin choisi, cliquez ici
pour lancer l’importation.
Remarque : ce bouton est présent sur toutes les pages de l’outil de consolidation. Il permet
de revenir au sommaire le plus proche.
Importer des grilles
Après un clic sur le bouton « Consolider », l’application disparaît et vous informe du nombre de grilles
à importer. Cliquez sur OK pour ces deux informations.
Puis un message apparaît pour vous informer que l’application est en cours. Le traitement peut être
un peu long.
La base de consolidation « reviendra » toute seule à l’écran. Si vous ouvrez un autre fichier ou un
autre programme pendant ce temps d’attente, vous risquez de bloquer le traitement.
3. Visualiser la base des risques
Visualiser la base des risques
La base des risques est constituée d’une ligne par risque. Les informations présentes pour chaque risque
sont :
Direction interviewée
Risque générique ou dédié
Typologies
Evaluation du risque brut
Evaluation du risque résiduel
Actions à planifier
Actions de maîtrise existantes
Visualiser les bases
Ne modifiez AUCUNE information dans la base des risques.
Si une information doit être modifiée, il faut mettre à jour la grille d’origine et importer à nouveau
l’ensemble des grilles.
4. Exploiter les résultats
Exploiter les résultats
La répartition des typologies représente la répartition des 4 grandes typologies sur le graphique des
risques bruts et des risques résiduels
Répartition des typologies
Répartition des sous typologies
La répartition des sous typologies représente la répartition des sous typologies des 4 grandes
typologies sur le graphique des risques bruts et des risques résiduels
•Utilisez le menus
déroulants pour choisir
une grande typologie (les
graphiques se mettent à
jour automatiquement)
•Choisissez « Tous » pour
voir l’ensemble des
typologies.
•Utilisez le menus déroulants pour
filtrer selon le critère choisi (les
graphiques se mettent à jour
automatiquement)
•Choisissez « Tous » pour voir
l’ensemble des risques.
Synthèse du nombre de risques
La synthèse du nombre de risques représente la répartition du nombre de risques dans chacune des
25 cases des risques bruts et des risques résiduels
Répartition des directions
La répartition des directions représente la répartition de chaque direction sur le graphique des risques
bruts et des risques résiduels
•Utilisez le menu
déroulants pour choisir
une direction (les
graphiques se mettent à
jour automatiquement)
•Choisissez « Tous » pour
voir l’ensemble des
directions.
Liste des risques
La liste des risques est la tableau permettant de visualiser aisément les risques, avec de nombreuses
possibilités de tri
•Utilisez les menus
déroulants pour choisir un
niveau de probabilité,
d’impact, de risque…
•Utilisez les menus
déroulants pour choisir une
direction, une typologie…
5. Mettre à jour les informations
Mise à jour des informations
Les mises à jour s’effectuent sur les grilles d’analyse des risques.
Une fois la mise à jour réalisée, il faut importer à nouveau l’ensemble des grilles.