•10 vestigingen • 7 in gebouwen van een dagschool • 2 zelfstandig • 1 in de gevangenis •...
-
Upload
franciscus-vermeiren -
Category
Documents
-
view
217 -
download
4
Transcript of •10 vestigingen • 7 in gebouwen van een dagschool • 2 zelfstandig • 1 in de gevangenis •...
• 10 vestigingen• 7 in gebouwen van een dagschool• 2 zelfstandig• 1 in de gevangenis
• ongeveer 9000 cursisten op jaarbasis• 14 studiegebieden
• 1 algemeen directeur + 9 adjunct-directeurs = staf• Adjunct-directeurs komen uit omkadering, punten,
vrijgestelde uren• Adjunct-directeurs beheren een vestigingsplaats en zijn
ook departemenshoofd, vestigingsoverschrijdend (vb. informatica, koken…)
Voorstelling cvo KISP
Voorbereiding schooljaar
Berekening lesurenpakket en omkadering volgens nieuwe richtlijnen Omkadering blijft behouden Fusiebonussen vervallen Lesurenpakket berekenen
Lesuren schooljaar 2002-2003 x 0,3Lesuren schooljaar 2003-2004 x 0,7Lesuren schooljaar 2004-2005 x 2
Lesuren schooljaar 2005 – 2006 = som gedeeld dr 3
Opmerkingen: maximaal verlies 3,5 %verlies mag genomen worden van het totale
lesurenpakket dus ook NT2
Lestijdenpakket: voorbeeldGrafische technieken
2002–2003: 13 706,7 x 0,3 = 4 112,012003-2004:11 797,0 x 0,7 = 8 257,902004-2005:12 968,9 x 2 = 25 937,80TOTAAL 38 307,70GEDEELD DOOR 3 12 769,23
Talen richtgraad 1 en 22002–2003:6 250,7 x 0,3 = 1 875,212003-2004:7 010,7 x 0,7 = 4 907,492004-2005: 8 140,0 x 2 = 16 280,00TOTAAL 23 062,70GEDEELD DOOR 3 7 687,56
Besluit: studiegebieden met de grootste groei krijgen de grootste klappen.
Voorbereiding schooljaar Opstellen nieuwe planning tegen opendeurdagen
Per vestiging: aan de hand van lessenrooster vorig schooljaar (adjunct-directeurs)
Overleg ivm. planning van nieuwe cursussen op andere vestigingen (in staf)
Fotografie in Deinze (plaatsgebrek in Mariakerke) Talen in Eeklo (verhuis Bassevelde naar Zelzate en
opvang oud-cursisten) Resultaten enquêtes en vragen via website van
cursisten
Voorbereiding schooljaar Praktische overwegingen:
Kleine richtingen alternerend over verschillende vestigingen (bedrijfsbeheer, Duits)
Ontdubbelen groepen meerjarige opleidingen op dezelfde dag (om bij een volgend jaar groepen te kunnen samen zetten vb. Talen 1ste jaar, Excel basis)
Specialisaties met gespecialiseerde of moeilijk te vinden lesgever op verschillende vestigingen op verschillende dagen zodat de lesgever kan verlopen van vestiging. (Access, digitale fotobewerking, Italiaans)
Afspraken met dagscholen in verband met daggroepen.
Aanbieden van opleidingen die andere cvo’s niet kunnen organiseren om praktische redenen (vb. talen in Eeklo en Gent overdag)
Beschikbaarheid en grootte van lokalen (vb. koken)
Voorbereiding schooljaar Overleg met andere organisaties om een zicht te hebben over
het urenpakket dat hiervoor moet vrijgehouden worden. Basiseducatie ivm. vervolgopleidingen Cevora-opleidingen Ziekenhuizen
Prijsbeleid evalueren en bijsturen indien nodig (in staf) Voor al onze opleidingen geldt een alles inclusief prijs
(inschrijvingsgeld = wettelijk inschrijvingsgeld + geld voor cursusmateriaal, fotopapier, gebruik infrastructuur…)
Enkel voor creatieve richtingen kleding, kunst in de woning, koken wordt ofwel nog een vaststaande bijdrage (koken) gevraagd of brengt de cursist zelf zijn materiaal mee (wordt bij inschrijving meegedeeld)
Elk jaar wordt bekeken of prijzen moeten verhoogd worden. Als dit gebeurt, is het meestal met afgeronde bedragen.
Voorbereiding schooljaar Bepalen van de gemiddelde groepsgrootte uitgaande van de
deler Berekenen op basis van deze planning van de
georganiseerde lesuren Aantal uren lineair Aantal uren modulair Aantal uren modulair nodig voor het 2de semester
Bepalen lesvrije lesuren (in staf) evaluatie van het vorige schooljaar NOODZAAK voor een goede organisatie en administratie
= motor van een school noodzaak bekijken binnen administratie, binnen
departementsniveau om organisatie vlot te laten verlopen Bij ons 6 % voorzien in lesvrije uren voor adjunct-
directeurs, coördinatie studiegebieden, preventie-adviseur
Bekendmaking nieuw schooljaar Uitnodiging opendeur + planning meegeven met huidige
cursisten en verzenden naar potentiële cursisten (wachtlijst, telefonische aanvragen of via website).
Opendeurdagen per vestiging gekoppeld aan de dagschool.
Op website inhouden cursussen nieuwe planningen van elke vestiging data opendeurdagen bereikbaarheid en inschrijvingsmomenten per
vestiging Informatie in verband met educatief verlof,
opleidingscheques
Bekendmaking nieuw schooljaar Folders per studiegebied
Deze werden reeds vroeger voorbereid
Advertenties Per vestiging in de regionale bladen Eventueel algemene acties
De Lijn Zondagskrant Openbedrijvendag
Adjunct-directeur organiseert eigen opendeurdagen Voorstelling van verschillende studiegebieden, die op de
vestiging worden georganiseerd (door leerkrachten) Voorbereidende vergadering met de leerkrachten over
taakverdeling, inhoud, uitwisseling met andere vestigingen
Engagement van de leerkrachten à rato van de opdracht op de vestiging (voorbereiding, aanwezigheid, afbreken)
Opendeurdagen
Praktische overwegingen Advertentie + uitnodiging voor cursisten Tentoonstelling van opdrachten cursisten van de
praktische richtingen (bloemschikken, fotografie…) Cursisten aan het werk = publiekstrekker Proeverijen (afdeling koken) Ook aandacht voor andere vestigingen Inschrijven mogelijk (ook voor andere vestigingen) Nieuwe afdelingen promoten met werken cursisten van
andere vestigingen Dankwoordje achteraf naar leerkrachten en
meewerkende cursisten
Opendeurdagen
Cursistenbestanden aanpassen Kalenders aanmaken + refertedata bepalen Bestand aanpassen aan nieuwe cursussen, nieuwe
wettelijk bepalingen Opleiding administratief medewerkers en AD’s
Wijzingen en nieuwigheden in inschrijvingsprocedure, in bestanden, in structuurschema’s, …
Inhouden nieuwe cursussen Meedelen refertedata (streefdatum) Bespreking eerste verdeling administratieve uren +
vakantieregeling Map maken met inschrijvingslijst voor elke gepland groep Opstellen “Wat doe ik wanneer?”
Deze lijst wordt zichtbaar opgehangen Hierop wordt duidelijk aangeduid wat gebeurd is
Administratieve voorbereiding
Informatie cursist Oriëntatie van de cursist (eventueel over de
vestigingen heen) Checken van eventuele nodige voorkennis (indien
mogelijk bij inschrijving, anders bij eerste lesdag) Controleren of er nog plaats is, indien niet gegevens op
de wachtlijst noteren
Cursisten worden manueel ingeschreven aan de hand van de identiteitskaart Iedereen kan inschrijven (leerkrachten worden
ingeschakeld tijdens vakantie) Onafhankelijk van logistiek Beter contact met cursist
Inschrijvingsprocedure
Inschrijving enkel mits betaling (cash of bancontact)
Cursist ontvangt dubbel van het inschrijvingsformulier dat tevens dient als betalingsbewijs
Bijhouden van lijsten per groep
Informeren cursist over werkwijze opleidingscheques, vrijstelling inschrijvingsgeld, educatief verlof
Inschrijvingen invoeren in het cursistenbestand
Inschrijvingsprocedure
Inschrijvingsprocedure
Aandachtspunten De adjunct-directeur organiseert
inschrijvingsmomenten op zijn/haar vestiging Leerkrachten worden ingeschakeld à rato van hun
opdracht van het voorbije schooljaar op de vestiging Wekelijks overleg in staf aan de hand van de
inschrijvingsaantallen over eventuele ontdubbelingen, afhankelijk van lesurenpakket en beschikbaarheid leerkrachten
Bij organisatie nieuwe groepen wachtlijsten opbellen Bij annulatie van een inschrijving eventueel plaats
invullen met wachtlijst
Inschrijvingsprocedure
Aandachtspunten Bij wijzingen van de planning (groep volzet, nieuwe
groep, schrappen groep…) Andere vestigingen verwittigen Website aanpassen Nieuwe versie planning maken voor cursisten Indien mogelijk, publiciteit aanpassen
Opdrachtverdeling
Bevraging bij alle huidige leerkrachten naar wensen volgend schooljaar (aantal uur, vakken, vestigingen, momenten)
Op basis van deze bevraging en de planning worden de leerkrachten ingevuld
Opdrachtverdeling wordt steeds gedaan door de algemeen directeur, eventueel bijgestaan door adjunct-directeurs
Indien nodig wordt in overleg met de adjunct-directeurs de planning aangepast
Leerkrachten krijgen eind juni hun voorlopige opdracht voor het volgend schooljaar
Wijzigingen in hun opdracht gebeuren door de algemeen directeur na overleg met de leerkracht
Cursisten worden per brief verwittigd van de start (inschrijving voor 15 augustus per post, daarna bij inschrijving)
Controle lokaalverdeling door adjunct-directeurs Leerkrachten worden ontvangen in een centrale algemene
personeelsvergadering en op de vestiging door de adjunct-directeurs
Per groep wordt een mapje gemaakt met documenten voor cursisten en leerkrachten Kalender met effectieve les- en vakantiedagen Papieren educatief verlof (officieel document +
handtekenlijst) Praktische afspraken per vestiging Evacuatieprocedure bij brand Aanwezigheidslijst Examenreglement Schoolreglement beschikbaar op de website of op het
secretariaat op aanvraag
Start van het schooljaar
Cursisten worden per startdag op de vestiging verwelkomd door de adjunct-directeur en van daaruit begeleid door de leerkracht naar hun lokaal
Cursisten worden aangesproken over te betalen saldo’s of ontbrekende gegevens
In de eerste weken verlopen sommige cursisten van groep omwille van te weinig voorkennis, te laag niveau,…In informatica worden in de beginnersgroepen plaatsen voorbehouden voor cursisten die eventueel fout zijn ingeschreven.
Inschrijvingen worden gestopt op 30 september
Start van het schooljaar
Na sollicitatie bij de algemeen directeur en indiensttreding wordt onmiddellijk een personeelsfiche ingevuld met daarop alle gegevens nodig voor de dimona-zending
Bij indiensttreding (meeste leerkrachten op 1 september) van tijdelijke personeelsleden dimona-zending
Uiterlijk tegen 11 september opsturen lijsten herinbetalingstelling naar bevoegd werkstation
Opmaken personeelsdossier voor alle leerkrachten in de loop van september
Voor vast-benoemde leerkrachten en TADD-ers opmaken voor een gans schooljaar; voor tijdelijken opmaken voor de effectieve periode
Opmaken vastbenoemingsdossiers voor bevordering- en selectie-ambten
Leerkrachten ontvangen een vademecum
Personeelszaken september
Opmaken documenten aanvraag subsidiëring voor de nieuwe opleidingen die starten in het huidige schooljaar en versturen naar het schoolbeheerteam
Schoolkalender met alle lesdagen en vrije dagen naar de verificateur en de inspectie versturen
15 september
Planningsdocument opmaken en versturen naar het schoolbeheerteam (electronisch) en verificateur (ondertekende uitprint) Downloaden + installeren van nieuwe jaardocumenten
aangeleverd door het departement (enkel bij wijziging) Downloaden en opslaan van de lijsten (alle opleidingen
en cvo’s) aangeleverd door het departement Ook planning 2de semester hierop vermelden (prognose) Het vermelden van alle ingerichte opleidingen in de loop
van het schooljaar is belangrijk omdat deze gekoppeld worden aan de electronische databank (afdelingen die niet vermeld zijn, kunnen niet electronisch gestuurd worden)
Beschikbaar lesurenpakket niet overschrijden Nieuwe versie opsturen naar schoolbeheerteam indien
grote wijzigingen (zeker bij organisatie van een niet-vermelde opleiding)
15 september
5de werkdag van oktober Uiterste datum voor het indienen van de documenten PERS 8,
18, 9 en 10 PERS 8: op te maken per leerkracht die TBS/OB staat en
geen wedertewerkstelling heeft binnen het schoolbestuur of een reaffectie in een andere school
PERS 18: verzamelstaat PERS 8 PERS 9: lijst van tijdelijke leerkrachten die niet-reaffectatie
vrij zijn PERS 10: lijst van tijdelijke leerkrachten die reaffectatie vrij
zijn PERS 9 en 10 worden opgemaakt per vak
Deze documenten tijdig aanmaken aangezien deze door alle betrokken personeelsleden moeten getekend worden
PERS 8, 18 (in 2-voud), 9, 10 moeten opgestuurd worden naar de reaffectatie-commissie
PERS 18 wordt na ondertekening door de voorzitter van de reaffectatie-commissie terug naar school gestuurd die dit op zijn beurt moet doorsturen naar het werkstation
15 oktober
Uiterste datum voor het indienen van PERS 7 verzamelstaat personeelsleden TBS/OB aangetekend versturen naar het werkstation tijdig aanmaken aangezien deze door alle betrokken
personeelsleden moeten getekend worden Uiterste datum voor het indienen van DOCUMENT 3A
Overzicht opdracht bestuurs- en ondersteunend personeel
electronisch en ondertekende uitprint naar schoolbeheerteam
In dit document zitten heel wat formules op achtergrond die meteen een controle uitvoeren; opletten bij afzetten beveiliging!
Indien een rode OEPS verschijnt zijn teveel uren omkadering uitgedeeld
15 oktober Uiterste datum voor het indienen van DOCUMENT 3B voorlopig
Overzicht opdrachten onderwijzend personeel electronisch en ondertekende uitprint naar
schoolbeheerteam Er kunnen enkel opleiding gebruikt worden die vermeld
werd op het planningsdocument In dit document zitten heel wat formules op achtergrond
die meteen een controle uitvoeren; opletten bij afzetten beveiliging!
Slechts één document opmaken voor het ganse cvo (secundair en hoger onderwijs moeten samen)
Bij grondige wijzigingen een gewijzigde versie sturen Aan de hand van dit document kan een voorlopige
document 2 AANWENDING automatisch aangemaakt worden waarbij je meteen een controle hebt op je lestijdenpakket
LET WEL: voor de tijdelijke personeelsleden is enkel hun opdracht voor een halfjaar vermeld
15 oktober Uiterste datum van indienen van DOCUMENT 6
Lessenroosters opgemaakt per vestiging en studiegebied (geen individuele lessenroosters) met vermelding van lesmoment, lesuren, lesgever, eventueel interimaris, vak
Opsturen naar de verificateur
Uiterste datum van indienen van DOCUMENT 6 bis Omvang van de opdracht van het bestuurs- en
ondersteunend personeel en hun uurrooster Opsturen naar de verificateur
Voor refertedatum Per vestiging
Verzamelen nodige documenten per cursist Volledig ingevuld en ondertekend
inschrijvingsformulier + betalingsbewijsIndien nodig Document vrijstelling inschrijvingsgeld Document vrijstelling voorgaand jaar of eenheid Vrijstellingsproef (controle of een cursiste al dan
niet een vrijstellingsproef nodig heeft, kan via de historiek in het cursistenbestand)
Bijhouden aanwezigheden en attesten gewettigde afwezigheid
Controle op regelmate aanwezigheid van cursisten Schrappen van cursisten die nooit of te weinig geweest
zijn na telefonische controle Aanmaken procesverbalen van de vrijstellingsproeven
Voor refertedatum
Centraal Ordenen van voorgaande documenten per
refertedatum, per opleiding, per eenheid of jaar, per vestiging
Per eenheid of jaar en per vestiging: mapje met inschrijvingsformulieren +
aanwezigheidslijst met aanduiding van de refertedatum
mapje met vrijstellingsdocumenten mapje met vrijstellingsproeven + procesverbalen
Er worden papieren cursistenfiches meer bijgehouden. De historiek van elke cursist wordt elektronisch in het cursistenbestand bijgehouden
De historiek van cursisten die nog niet in het bestand zit, wordt aangevuld aan de hand van de oude fiches
Rond refertedatum
Aanmaken electronische zending per eenheid of jaar met zelfde startmoment
Aanmaken of aanvullen document 2 Overzicht per eenheid of jaar van aantal cursisten,
vrijgestelde cursisten,… opgemaakt per maand waarin de refertedata vallen Electronische versie naar het schoolbeheerteam,
ondertekende uitprint in 2-voud naar verificateur Aanmaken document 5
Overzicht van cursisten vrijgesteld van inschrijvingsgeld
opgemaakt per refertedatum Electronische versie naar het schoolbeheerteam,
ondertekende uitprint naar verificateur
Rond refertedatum
Documenten 2 en 5 moeten niet meer aangemaakt worden indien de electronische zendingen correct verlopen
Vanuit de databank wordt een document aangemaakt voor de verificateur
Als centrum kan je op aanvraag een overzicht krijgen van de zendingen
Verificatie
Verificatie gebeurt centraal voor alle vestigingen Verificatie gebeurt elektronisch De verificateur kan per eenheid/jaar de cursisten oproepen
zoals deze vermeld staan op document 2 De verificateur kan per cursist de historiek oproepen om
een eventuele vrijstelling te controleren De verificateur kan in het cursistenbestand de
financierbaarheid wijzigen Op het einde van de verificatie krijgt de verificateur een
overzicht van de geverifieerde eenheden/jaren en de weerhouden cursisten
Na verificatie
Inschrijvingsformulieren, vrijstellingsdocumenten, vrijstellingsproeven kunnen gearchiveerd worden
Eenheden of jaren waarin cursisten werden weerhouden moeten opnieuw elektronisch verstuurd worden
November - december In overleg (staf - vakvergaderingen) wordt bepaald of er
nood is aan nieuwe studiegebieden, afdelingen, opleidingen, nieuwe vestiging
Nieuwe vestiging Contacten leggen met vb. dagschool Afsluiten gebruiksovereenkomst tussen beide partijen Melden aan het schoolbeheerteam wanneer de
vestiging in gebruik genomen wordt
Nieuwe opleiding binnen een structuurschema gebruikt binnen het cvo Controle aanwezige logistiek Aanspreken leerkrachten Bepalen inhoud en cursusmateriaal
November - december
Nieuwe opleiding Zoeken naar een eventueel bestaand structuurschema Indien OK, zie boven Indien niet OK
maken van structuurschema of lessentabel en leerplan
Aanvraag indienen bij VDKVO voor 15 december Aanvraag indien bij inspectie tegen 1 maart
Nieuw studiegebied of categorie Aanvraag indienen bij VDKVO voor 15 december Aanvraag indienen bij departement tegen 31 januari
December Cursistenbevraging naar tevredenheid over opleiding +
verwerking van de formulieren Bevragen cursisten in verband met interesse voor 2de
semester Opmaken planning 2de semester aan de hand van deze
bevraging Controle lesurenpakket + verdeling lesopdrachten Nieuwe planning bekendmaken via website, cursisten,
wachtlijsten, advertentie… Start inschrijvingen 2de semester
Januari Opmaken van de benoemingsdossiers voor onderwijzend
personeel (uiterste datum van indienen: 30 maart)
Na erkenning benoeming aangepaste dimona-zending met einddatum 31/12/2999
Opmaken documenten educatief voor lineaire opleidingen (1ste trimester) en voor modulaire opleidingen die eindigen (ganse cursusperiode)
Opmaken examenrooster (per vestiging), deliberatieschema (centraal) en proclamatieschema (per vestiging) voor modulaire opleidingen die eindigen.
Januari Voorbereiding deliberatie
Punten verzamelen en invoeren in het bestand per vestiging
Examens archiveren per vestiging Procesverbalen opmaken voor de deliberatie
Na deliberatie Invoeren gewijzigde punten Afdrukken attesten, deelcertificaten, certificaten
(centraal) Punten aanvullen in de historiek of op de fiches
Februari Start 2de module (zie start schooljaar)
Opstellen PERS 2 van tijdelijke leerkrachten in modulaire structuur
Opstellen van document 6 module 2 Dimona-zending voor tijdelijke personeelsleden Opsturen van documenten in verband met fietsvergoeding
en vergoeding openbaar vervoer
Mei - Personeel Kandidatuurstelling vaste benoemingen
Lijst van vacante betrekkingen opstellen na onderhandelingen in het LOC en op basis van de vacante betrekkingen op 15 april
Voor 15 mei: deze lijst bekend maken aan de betrokken personeelsleden
Aan personeelsleden die cumuleren in het privé of als zelfstandige een PERS 12 bezorgen. Deze moet ingevuld worden op basis van de belastingsaangifte voor het lopende jaar. Opsturen naar het werkstation voor eind juni of bij het personeelsdossier van september voegen.
Mei - Algemeen Overdracht van studiegebieden
Voor 15 mei Opsturen naar het schoolbeheerteam Conform de voorgeschreven procedure
Fusie Voor 31 mei Opsturen naar het schoolbeheerteam Volgens modelformulier
Juni Opmaken examenrooster (per vestiging),
deliberatieschema (centraal) en proclamatieschema (per vestiging)
Opmaken documenten educatief voor lineaire opleidingen (3de trimester) en voor modulaire opleidingen die eindigen (ganse cursusperiode)
Voorbereiding deliberatie Punten verzamelen en invoeren in het bestand per
vestiging Examens archiveren per vestiging Procesverbalen opmaken voor de deliberatie
Na deliberatie Invoeren gewijzigde punten Afdrukken attesten, deelcertificaten, certificaten
(centraal) Punten aanvullen in de historiek of op de fiches
30 Juni Uiterste datum voor het indienen van DOCUMENT 2
AANWENDING Overzicht aanwending lesurenpakket electronisch en ondertekende uitprint naar
schoolbeheerteam Dit document wordt automatisch aangemaakt aan de
hand document 3B Uiterste datum voor het indienen van DOCUMENT 3B
definitief Overzicht opdrachten onderwijzend personeel electronisch en ondertekende uitprint naar
schoolbeheerteam Dienstattesten voor alle personeelsleden voor het voorbije
schooljaar Documenten C4 onderwijs voor de personeelsleden die dit
nodig hebben