10. oktober 2018 · KLK anbefaler, at Assens Kommune strukturerer en videre proces med analysen,...
Transcript of 10. oktober 2018 · KLK anbefaler, at Assens Kommune strukturerer en videre proces med analysen,...
Sagsaudit i Assens Kommune
Statusnotat 10. oktober 2018
Sagsaudit i Assens Kommune Side 2 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
Indholdsfortegnelse
1 Baggrund og formål ........................................................................................3 2 Metodebeskrivelse .........................................................................................3 3 Læsevejledning og videre proces ..................................................................5 4 Sagsaudit på børne- og ungeområdet ...........................................................6 4.1 KLK’s hovedindtryk og vurderinger ................................................................6 4.2 Momentum i sagsbehandlingen .....................................................................7 4.2.1 Vurdering ........................................................................................................7 4.2.2 Anbefaling til udviklingspunkter ......................................................................8 4.3 Håndtering af underretninger .........................................................................9 4.3.1 Vurdering ........................................................................................................9 4.3.2 Anbefaling til udviklingspunkter ......................................................................9 4.4 Handleplaner og opfølgning ........................................................................ 10 4.4.1 Vurdering ..................................................................................................... 10 4.4.2 Anbefaling til udviklingspunkter ................................................................... 11 4.5 Dokumentation ............................................................................................ 12 4.5.1 Vurdering ..................................................................................................... 12 4.5.2 Anbefaling til udviklingspunkter ................................................................... 12 4.6 Samarbejde med almen .............................................................................. 13 4.6.1 Vurdering ..................................................................................................... 13 4.6.2 Anbefaling til udviklingspunkter ................................................................... 14 4.7 Fælles faglig praksis ................................................................................... 14 4.7.1 Vurdering ..................................................................................................... 14 4.7.2 Anbefaling til udviklingspunkter ................................................................... 15 5 Sagsaudit på voksenområdet ...................................................................... 16 5.1 KLK’s hovedindtryk og vurderinger ............................................................. 16 5.2 Anvendelse af tildelingsmodel og VUM....................................................... 17 5.2.1 Vurdering ..................................................................................................... 17 5.2.2 Anbefaling til udviklingspunkter ................................................................... 18 5.3 Målrettede handleplaner og opfølgning ...................................................... 18 5.3.1 Vurdering ..................................................................................................... 18 5.3.2 Anbefaling til udviklingspunkter ................................................................... 19 5.4 Samarbejde mellem udfører og myndighed ................................................ 19 5.4.1 Vurdering ..................................................................................................... 19 5.4.2 Anbefaling til udviklingspunkter ................................................................... 20 5.5 Dokumentation ............................................................................................ 20 5.5.1 Vurdering ..................................................................................................... 20 5.5.2 Anbefaling til udviklingspunkter ................................................................... 21 5.6 Fælles faglig praksis ................................................................................... 21 5.6.1 Vurdering ..................................................................................................... 21 5.6.2 Anbefaling til udviklingspunkter ................................................................... 22
Sagsaudit i Assens Kommune Side 3 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
1 Baggrund og formål
KLK har gennemført en analyse for Assens Kommune med henblik på at vurdere
kvaliteten i kommunens sagsbehandling på børne- og ungeområdet samt på det
specialiserede voksenområde. Assens Kommune har i længere tid arbejdet med at
styrke sagsbehandlingen og borgerkontakten, og kommunen har derfor gennemført en
række indsatser med det formål. I 2015-2016 gennemførte KLK således en
sagsgennemgang af i alt 50 sager på børneområdet, og BDO har ligeledes i 2017
bistået kommunes arbejde gennem en lignende analyse på det specialiserede
voksenområde. Assens Kommune har derudover i 2015 vedtaget et Værdigrundlag for
god sagsbehandling, som bl.a. implementeres ved hjælp af interne ledelsestilsyn om
konkrete læringscases.
Nærværende analyse tager afsæt i de udviklingspunkter, som blev identificeret i KLK's
analyse af sagsbehandlingen på Børne- og ungeområdet i 2015-16 og BDO's analyse
på voksenområdet i 2017. Analysen belyser, hvordan sagsbehandlingspraksis aktuelt
fungerer inden for disse udvalgte temaer.
Børn, Familie og Unge:
• Momentum i sagsbehandlingen
• Systematisk håndtering af underretninger
• Handleplaner og opfølgning
• Målrettede handleplaner
• Dokumentation
• Samarbejde med almenområdet
• Fælles faglig praksis
Myndighed Social:
• Anvendelse af tildelingsmodellen samt VUM
• Målrettede handleplaner og opfølgning
• Samarbejde mellem udfører og myndighed
• Dokumentation
• Fælles faglig praksis
Ambitionen med analysen og nærværende statusnotat er at bidrage til at skabe
overblik over de resultater, der allerede er opnået og finde frem til, hvor fokus skal
rettes i det videreudviklingsarbejde. Sagsgennemgangen og de vurderinger og
anbefalinger, som formidles i dette statusnotat, har overvejende et lærings- og
udviklingsperspektiv. Der er således ikke gennemført et detaljeret legalitetstjek af
sagsbehandlingen, men udelukkende set på de allerede definerede udviklingstemaer.
2 Metodebeskrivelse
Formålet med sagsgennemgangen er at følge op på, hvordan sagsbehandlingen har
udviklet sig inden for de nævnte fokusområder. Dermed har KLK’s arbejde med
sagsanalysen baseret sig på at se på sagerne ud fra et systematisk og snævert fokus.
Omdrejningspunktet for sagsgennemgangen er 20 børnesager (10 fra nord og 10 fra
syd), 10 unge sager og 15 voksensager, som er udvalgt af sagsbehandlerne og deres
nærmeste leder. På børne- og ungeområdet er der mindst tre anbringelsessager fra –
og én af disse er en tvangssag. Mindst en sag fra hvert team kommer fra modtagelsen,
og tre sager fra hvert team rummer samarbejde på tværs.
Sagsaudit i Assens Kommune Side 4 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
Sagerne på voksenområdet er valgt fra socialpsykiatrien. Sagerne er udvalgt, så der er
en bred fordeling mellem § 85 i hjemmet, ABL §105 med SEL §85, SEL § 110 samt
botilbud (§§ 107 og 108 såfremt kommunen har sådanne sager). Der er tre sager fra
hver medarbejder. Som udgangspunkt er sagerne fra medio-ultimo 2017.
Sagerne er valgt blandt aktive sager og ud fra, at de skal rumme en vis tyngde og
kompleksitet. I sagsgennemgangen er der primært kigget på nyeste praksis, der ligger
efter KLK's første analyse og BDO's analyse – altså primært fra primo 2017 og frem for
så vidt angår børne- og ungesagerne og ultimo 2017 og frem for så vidt angår
voksensagerne.
Samtlige sager er blevet kodet i et regneark, som er opbygget omkring de udvalgte
evalueringstemaer. I skemaet skitseres tillige sagens forløb i korte træk.
Den enkelte sag er blevet vurderet inden for hvert evalueringstema, hvor der er taget
stilling til, om sagsbehandlingspraksis inden for temaet kunne kategoriseres med
farven grøn, gul eller rød.
1. Sagen vurderes god – muligvis med få mangler, men altovervejende i
orden
2. Sagen vurderes mindre god – med nogle utilstrækkeligheder, men ikke
noget meget alarmerende
3. Sagen vurderes mangelfuld – der ses væsentlige mangler i sagsforløbet
og alarmerende forhold
Med henblik på at kvalificere og nuancere det billede, som KLK’s konsulenter opnåede
gennem analysen og vurderingen af de forskellige sager, blev der ultimo august 2018
afholdt en valideringsdag. Dagen var planlagt med tre valideringsworkshops – én for
børne- og familieområdet, én for ungeenheden og én for socialpsykiatriteamet. I disse
valideringsworkshops var der deltagelse fra relevante ledere og
myndighedsmedarbejdere på områderne. Formålet var at drøfte de foreløbige fund,
grøn-gul-rød vurderingerne, samt at nuancere de foreløbige udviklingspunkter, som
KLK på baggrund af sagsanalysen havde identificeret. Efterfølgende fremsendte
kommunen yderligere kommentarer til de præsenterede fund og vurderinger, som er
indgået i KLK’s videre arbejde med analysen.
Sagsaudit i Assens Kommune Side 5 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
I nedenstående procesfigur ses et overblik over projektets forløb og de forskellige
delelementer
3 Læsevejledning og videre proces
Nærværende statusnotat udgør den endelige afrapportering af den sagsgennemgang,
som KLK har udført med fokus på evaluering af de beskrevne fokusområder for hhv.
Børn, Unge og Familie samt for Myndighed Social. Statusnotatet er opdelt i to
selvstændige analyser med dertilhørende anbefalinger. I kapitel 4 ses evalueringen af
børne- og ungesagerne, hvor kapitel 5 udgør evalueringen på voksensocialområdet.
Kapitlerne præsenterer først de overordnede fund samt en opsummering af KLK’s
vurderinger i en udarbejdet grafik. Efterfølgende beskrives KLK’s vurderinger på hvert
evalueringstema. Herefter anvises forslag til, hvordan der kan arbejdes med de
konkrete udviklingspunkter, med henblik på at styrke kommunens sagsbehandling.
Genstandsfeltet for analysen har været konkrete børne-, unge- og voksensager på
socialområdet. I analysearbejdet er der således ikke taget stilling til organisatoriske og
styringsmæssige forhold, der kan forventes at have indflydelse på, hvordan sagerne
struktureres. I de præsenterede anbefalinger kan der dermed godt indgå konkrete
forslag, som går på tværs af forvaltninger eller enheder. Dette kan eksempelvis være
forslag til udviklingspunkter, som går på tværs af familieafdeling, modtagelse og
ungeenhed.
KLK anbefaler, at Assens Kommune strukturerer en videre proces med analysen, hvor
styregruppe, ledere og medarbejdere i samspil drøfter og prioriterer de forskellige
udviklingspunkter. KLK foreslår, at notatets anbefalinger holdes op imod de tiltag, der
er igangsat i løbet af den periode, hvor sagsauditten er forløbet, samt de tiltag der pt.
ligger i støbeskeen for videreudvikling af kommunens praksis. Samtidig ønsker KLK at
understrege, at en grundig prioritering af de forskellige anbefalinger vil være vigtig for
at kunne sikre succesfuld implementering af nye tiltag. Det skal således afklares, hvilke
anbefalinger der tages fat på med det samme, og hvilke man kan vente med.
KLK vil desuden anbefale, at det videre arbejde etableres på en måde, så der
prioriteres tid til interne læringsforløb samtidig med, at der afsættes tid til udvikling og
afprøvning af nye arbejdsgange og processer, der understøtter udviklingspunkterne.
Yderligere tilrådes det, at arbejdet med notatets anbefalinger understøttes af en
kommunikationsproces, hvor der arbejdes med fælles sprog og fælles fagligt ståsted,
samt at alle relevante parter inddrages i processen – også gerne udførersiden.
Sagsaudit i Assens Kommune Side 6 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
4 Sagsaudit på børne- og ungeområdet
I KLK’s analyse fra 2016 blev der sat fokus på 6
udviklingsområder i sagsbehandlingen på børne- og
ungeområde for Assens Kommune. Temaerne er;
Momentum i sagsbehandlingen, Systematisk håndtering
af underretninger, Handleplaner og opfølgning,
Dokumentation, Samarbejde med almen, samt Fælles
faglig praksis på tværs af sagerne. De 6
udviklingsområder har dannet grundlag for nærværende
evaluering. KLK har vurderet på de 6 udviklingsområder
set i forhold til den nuværende praksis. De 6
analysetemaer er forklaret under deres individuelle
afsnit.
4.1 KLK’s hovedindtryk og vurderinger
I det følgende beskrives KLK’s væsentligste hovedindtryk og vurderinger på baggrund
af de 20 gennemgåede børnesager på børneområdet og de 10 gennemgående
ungesager. KLK har i analysen lagt væk på at evaluere de enkelte temaer, for på den
baggrund at kunne vurdere på og i hvor stort omfang, der fremadrettet måtte være et
forbedringspotentiale.
Indledningsvist er det KLK’s overordnede vurdering, at Assens Kommune har en
fornuftig og fagligt solid sagspraksis på kommunens børne- og ungeområde.
Sagsbehandlingen vidner generelt set om en ansvarlig og proaktiv tilgang til borgernes
sager, både for så vidt angår legalitet, serviceniveau og med udgangspunkt i den
enkelte borgers behov. Det er også KLK’s vurdering, at der er iværksat gode
organisatoriske rammer og arbejdsgange, som er sat i system. I mange sager sikrer
det en hurtig reaktion, velunderbyggede beslutninger og godt samarbejde. Der er
dermed taget store og vigtige skridt i forhold til at udvikle den faglige praksis. KLK har
imidlertid også identificeret områder, hvor sagsbehandlingen er mindre proaktiv, og
hvor tilgangen til opfølgning, handleplaner og dokumentation fremstår mindre
systematisk og fremdriftsorienteret.
Nedenfor ses en figur med 6 søjler, der hver især viser et farvespænd fra helt rød til
helt grøn. Farvesøjlerne indikerer, hvordan KLK vurderer Assens Kommunes
sagsbehandling på børne- og ungeområdet for så vidt angår de 6 udvalgte
analysetemaer.
Overordnet vurdering på børne- og ungeområdet
Sagsaudit i Assens Kommune Side 7 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
Note: Opgørelsen er baseret på af KLK’s overordnede vurderinger baseret på sagsgennemgang af 30
udvalgte børne- og ungesager.
Hvert enkelt tema vil blive uddybet nedenfor, men det skal fremhæves, at Assens
Kommune overordnet har en solid sagsbehandlingspraksis. Særligt inden for
”Momentum i sagsbehandlingen”, ”Handleplaner og opfølgning” og ”Fælles faglig
praksis” er der dog et vist forbedringspotentiale.
4.2 Momentum i sagsbehandlingen Dette tema omhandler organisationens evne til at handle og reagere med tempo i
sager, hvor der ikke er en akut situation i ordets klassiske betydning. Altså i sager,
hvor sagsbehandleren ikke nødvendigvis skal sikre, at barnet/den unge inden for
meget kort tid skal modtage en indsats eller ligefrem fjernes eller skærmes fra det
nuværende miljø. Inden for dette tema har KLK set på, hvordan organisationen formår:
At være proaktiv og handle forebyggende også selvom sagen ikke er ”bål og
brand” (endnu)
At tage hurtigt hånd om sager med fokus på afklaring, iværksættelse af indsats
og afslutning
At reagere proaktivt på klare risikofaktorer i sager, hvor barnet/den unges
situation er under forværring
At have ledelsesmæssigt fokus på fremdrift og prioritering mellem sager.
4.2.1 Vurdering I flere børne- og ungesager ses der fin proaktivitet og fremdrift – dette gælder særligt i
de mere akutte sager. Generelt er sagerne kendetegnet ved, at der sker en
hensigtsmæssig overdragelse fra modtagelse til sagsbehandler samt fra
sagsbehandler til undersøgelsesteam. KLK bemærker yderligere, at der i flere børne-
og ungesager er fokus på at sikre et godt momentum i sagen f.eks. ved at få igangsat
sideløbende forebyggende indsatser, imens den børnefaglige undersøgelse
udarbejdes.
I flere sager ses der systematik i afholdelse af børne- og ungesamtaler,
forældresamtaler mv. Flere sager rummer gode analytiske vurderinger og
opsummeringer fra møder og samtaler, som tydeligt viser, at der fra sagsbehandler
tages reflekteret stilling til barnets og familiens situation og behov. Endvidere
bemærker KLK, at der generelt i sagerne ses et godt tværgående samarbejde med
afholdelse af netværksmøder og samarbejdsmøder, hvor både udfører, myndighed,
skole/dagtilbud og andre i netværket deltager. Sagsbehandlerne har ofte en god
koordinerende rolle i forbindelse med disse møder. Der ses også en fornuftig
systematik i indhentningen af statusudtalelser fra skole/dagtilbud, anbringelsessted,
støttekontaktperson, familiebehandler mv. KLK vurderer generelt, at Assens Kommune
i både børne- og ungesagerne har formået at etablere et solidt samarbejde på tværs,
hvor der sker en god inddragelse af netværk, fagprofessionelle og almenområdet.
I relation til de fleste ungesager vurderer KLK, at der også her ses en fin proaktivitet og
fremdrift. Sagsbehandlingen giver udtryk for en god systematik i afholdelsen af
ungesamtaler, og det ses, at der også her er gode reflekterende og analytiske
vurderinger i referater fra møder og samtaler med de unge og deres netværk. I nogle
ungesager ses det, at der også reflekteres over egen praksis i referater. KLK
bemærker desuden, at der særligt i ungesagerne ses en anerkendende tilgang til de
unge, hvor den unges udfordringer og ønsker for fremtiden samt vurdering af egen
situation tages alvorligt. Sagsbehandlerne har ofte megen kontakt med den unge, og
det er KLK’s vurdering, at sagsbehandlerne generelt vil strække sig langt for at
understøtte den unges trivsel og udvikling.
Når KLK på trods heraf vurderer, at der er forbedringspotentiale, skyldes det bl.a., at
der i nogle børne- og ungesager ses en forsinkelse på de børnefaglige undersøgelser.
Sagsaudit i Assens Kommune Side 8 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
Der er ofte ikke tale om meget voldsomme forsinkelser, og ofte er forsinkelsen
begrundet ved manglende sagsakter fra andre parter. I enkelte sager ses dog, at
arbejdet med den børnefaglige undersøgelse trækkes meget i langdrag, uden at der i
sagen ses en forklaring her på.
Hertil kommer at KLK i nogle ikke-akutte sager vurderer, at sagsbehandlingen
forekommer afventende og reaktiv, fremfor proaktiv og med fokus på handling og
fremdrift. Et eksempel på reaktiv sagsbehandling kan være, at et barns trivsel er
stagnerende, og at der derfor kommer flere underretninger ind over en kortere periode.
Underretningerne vurderes ikke-akutte, men der går meget lang tid, før der afholdes
børnesamtale, parthøring og før der i sidste ende igangsættes en ny indsats eller en
børnefaglig undersøgelse.
Det er desuden KLK’s vurdering, at der i nogle sager ikke ”graves” dybere efter
årsager til barnets/den unges mistrivsel, men at der primært reageres reaktivt på
bekymringer og underretninger. Dette medfører et stort fokus på umiddelbare
”symptomer”, men desværre et mindre fokus på at afdække barnets situation ved
hjælp af ICS og en helhedsorienteret tilgang.
Derudover er der enkelte eksempler på, at en sag ”stagnerer” f.eks. pga.
sagsbehandlerskifte, sygdom, eller hvor den børnefaglige undersøgelse bliver meget
forsinket.
Endelig vurderer KLK, at der med fordel kan være større fokus på årsagen til
mistrivslen, og dermed et større fokus på at afhjælpe årsagen i højre grad – eller
samtidig med – at symptombehandle. Det er KLK’s opfattelse, at Assens Kommune
med fordel kan iværksætte indsatser tidligere i forløbet med henblik på at hindre den
negative livsudvikling. Der ses nogle sager, hvor der forekommer overordnede og
upræcise handleplaner samt meget lidt opfølgning og kontakt med udførersiden, og
samtidig ses det, at barnets/den unges udvikling stagnerer.
Samlet set betyder ovenstående, at det er KLK’s vurdering, at der inden for
"Momentum i sagsbehandlingen" er potentiale for en forbedret indsats.
4.2.2 Anbefaling til udviklingspunkter Med afsæt i ovenstående vurdering anbefales det;
At Assens Kommune fastholder sit fokus på at sikre momentum og proaktivitet
i alle sager. Dette gælder også de sager, hvor barnet/den unge ikke
umiddelbart har et akut behov, men hvor barnet/den unge gradvist får det
værre, eller hvor den gode trivsel og udvikling er ved at stagnere
At Assens Kommune fortsat har fokus på at arbejde med handleplaner, der har
konkrete, målbare og gerne tidsbegrænsede mål
At Assens Kommune fortsat sætter fokus på at sikre fremdrift i sagerne, da
fremdrift er afgørende for, at man kan lykkes med en sag. Med fremdrift forstås
rettidig omhu og løbende fokus på at få afdækket, fulgt op på og få igangsat
indsatser, der adresserer familiens udfordringer. En proaktiv fremfor reaktiv
tilgang i sagsbehandlingen sikres også ved, at der sættes tidligt ind med
forebyggende foranstaltninger, og at der sættes fokus på, at besluttede
indsatser ikke forsinkes hos udførerne
At det ledelsesmæssige fokus på at sikre momentum i sagerne fastholdes og
styrkes, og at sagsbehandlerne understøttes i at prioritere mellem akutte og
ikke-akutte sager
At der fastholdes et fokus på god overlevering mellem enheder og rådgivere,
således at en sag ikke stagnerer, fordi der er sygdom, sagsbehandlerskifte
eller overgange mellem enheder.
Sagsaudit i Assens Kommune Side 9 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
4.3 Håndtering af underretninger Dette tema omhandler kommunens ageren i forbindelse med indkomne
underretninger. Temaet vedrører kommunens vurdering og håndtering af
underretninger og de efterfølgende handlinger på baggrund af en underretning.
Herunder har KLK set på, hvordan organisationen formår:
At håndtere underretninger på en ensartet måde
At vurdere og håndtere underretninger rettidigt
At anvende ICS-trekanten i vurderingen af underretninger
At sikre kronologi og synlige mellemregninger i sagen.
4.3.1 Vurdering I mange børne- og ungesager ses der en ensartet systematik i håndteringen af
underretningerne. Generelt er det KLK’s vurdering, at Assens Kommune har formået at
implementere en struktureret organisatorisk ramme og en række systematiske
arbejdsgange til håndtering af indkomne underretninger, hvilket er klart reflekteret i
sagerne. I langt størstedelen af sagerne er underretningerne vurderet til tiden, og KLK
vurderer, at Assens Kommune generelt er hurtig på aftrækkeren i forhold til
håndteringen af de akutte sager. Desuden ses en god systematik i anvendelsen af
second opinion, og i flere sager ses også en god inddragelse af teamlederen, hvor det
har været relevant.
I mange børne- og ungesager ses desuden et godt flow i afholdelsen af
børnesamtaler, parthøringer mv., som følge af underretningen, ligesom der i de fleste
sager ses en tydelig anvendelse af ICS-trekanten i håndteringen af en underretning.
Således er der i mange sager et fokus på at identificere risikofaktorer, og
sagsbehandlerne forholder sig ofte til barnets/den unges netværk, og har fokus på at
komme bredt omkring de udtrykte udfordringer. Yderligere vurderer KLK, at der i
mange sager er en god systematik i overleveringen fra modtagelsen til den
sagsbehandler, som skal fortsætte arbejdet med sagen.
På ungeområdet ses mange sager, hvor mellemkommunale underretninger håndteres
godt, og der er fokus på at få indhentet relevante oplysninger fra den pågældende
kommune.
Det er dog også KLK’s vurdering, at der i nogle børne- og ungesager er meget få
noterede overvejelser og refleksioner (mellemregninger) i forbindelse med vurderingen
af en underretning. Med andre ord er det ikke altid synligt, hvilke faglige vurderinger og
refleksioner på sagens historik og barnets/den unges nuværende situation, der ligger til
grund for en vurdering i forbindelse med en underretning. Desuden ses nogle sager,
hvor det ikke er beskrevet, hvorvidt underretningen også har betydning for barnets/den
unges søskende.
KLK vurderer, at det i relation til nogle børne- og ungesager kan fremstå som om, at
kommunen blot arbejder videre som hidtil fremfor at håndtere en indkommen
underretning selvstændigt. Her ses det i enkelte tilfælde, at der går længe, før en ny
indsats igangsættes, eller før der lægges en ny strategi for arbejdet med barnet/den
unge, selvom der undervejs er indkommet flere underretninger.
I enkelte ungesager ses en lidt langsom håndtering af underretninger, efter at der er
sket en overlevering fra modtagelsen. I disse tilfælde vurderer KLK, at overleveringen
fra modtagelse til ungeenheden fremstår langsommelig.
4.3.2 Anbefaling til udviklingspunkter
Med afsæt i vurderingen anbefaler KLK følgende:
Sagsaudit i Assens Kommune Side 10 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
At Assens Kommune fastholder den gode systematik i arbejdet med
underretningerne, og at der sættes fokus på at sikre proaktivitet i sager, hvor
der løbende indkommer underretninger
At rammer og arbejdsgange i forbindelse med overlevering fra modtagelse til
sagsbehandlere styrkes særligt på ungeområdet. Det skal i den forbindelse
bemærkes, at KLK er blevet informeret om, at ungeområdet ikke har en
selvstændig modtagelse.
4.4 Handleplaner og opfølgning Dette tema omhandler kommunens brug af handleplaner samt tilgangen til opfølgning i
sagerne. KLK har undersøgt, hvordan organisationen formår:
At sikre tydelig målfastsættelse i sagerne
At arbejde med opfølgning på progression
At anvende ICS-trekanten i opfølgningerne
At følge systematisk og kritisk op på leverandørernes arbejde.
4.4.1 Vurdering Både på børne- og ungeområdet ses der i langt de fleste sager en systematisk
anvendelse af §141 handleplanerne. I mange sager opdateres handleplanerne
løbende, der følges jævnligt op på indsatserne, og det fremgår at handleplanerne er et
aktivt redskab i opfølgningen. I flere sager følges der op oftere end påkrævet, og med
udgangspunkt i den enkelte borgers behov.
Handleplanerne indeholder i mange sager en nuanceret og tydelig beskrivelse af
familiens/barnets/den unges situation, og de udækkede behov, som indsatserne
adresserer. Der ses også mange handleplaner med gode analyser og refleksioner i
forbindelse med faglige vurderinger og fastsættelsen af mål i handleplanerne. I flere
sager indgår mellemregningerne også i handleplanen, og det er tydeligt, hvad der
tages fagligt stilling på baggrund af.
Tilgangen viser, at handleplanerne udvikles ved brug af ICS-trekanten, hvor
sagsbehandleren beskriver og opstiller mål for borgeren ud fra en helhedsorienteret
tilgang. I nogle sager, særligt på ungeområdet, ses desuden, at målene i handleplanen
opdateres i samarbejde med udfører.
Men sagsgennemgangen viser også, at der både i børne- og ungesagerne ses mange
mål i handleplanerne, som er relativt overordnede, ikke er tidsbegrænsede og i stor
udstrækning ikke er konkrete og målbare. I mange sager er der ikke konkrete
beskrivelser eller opstillede kriterier for, hvad der skal til for, at et konkret mål er
opfyldt. KLK vurderer, at de overordnede mål og manglende kriterier for målopfyldelse
gør det svært at følge op på konkrete forventninger til progression i dialogen med
udførerne. Samtidig er det svært at indfange progression og udvikling for borgeren,
hvis ikke der fastsættes specifikke delmål, som er mulige at opnå. Ved at arbejde med
at nedbryde mål til delmål, kan handleplanen også blive et mere aktivt redskab i
dialogen med barnet/den unge samt med udførersiden.
I flere sager indeholder handleplaner og børnefaglige undersøgelser citater og
indklippede dele af mødereferater, som fremstår ude af kontekst, og som udgør en
unødvendig mængde af tekst i en handleplan, som dermed bliver uoverskuelig. I nogle
sager står de indklippede dele af møder, samtaler el. lign. alene uden tilknyttet tolkning
eller argumenter for, hvorfor der skal arbejdes med lige præcis det udvalgte mål for
barnet/den unge.
KLK vurderer, at der i nogle sager mangler en tydelig kronologi i mål og beskrivelser.
Det kan således være svært at skelne mellem nye og gamle vurderinger. Samtidig ses
flere sager, hvor det ikke er tydeligt ud fra handleplanen, hvilke indsatser der pt. er
Sagsaudit i Assens Kommune Side 11 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
igangværende for barnet/familien/den unge, hvilket gør det svært at danne sig et
hurtigt overblik over indsatser og sagsforløb.
4.4.2 Anbefaling til udviklingspunkter
Med afsæt i ovenstående vurdering anbefaler KLK:
At Assens Kommune fortsætter arbejdet med at styrke og forbedre
handleplanerne på børne- og ungeområdet. Herunder anbefales det, at have
et ledelsesmæssigt fokus på at udforme konkrete og målbare mål, at delmål
fastholdes og styrkes, samt at medarbejderne guides i, hvordan konkrete
delmål kan anvendes som dialogværktøj og redskab til at understøtte
barnets/den unges progression
At handleplanerne og de børnefaglige undersøgelser styrkes ved at mindske
brugen af udklippede citater og tekststykker fra mødereferater, og ved i stedet
at prioritere at beskrive faglige overvejelser, refleksioner og årsager til
beslutninger
At Assens Kommuner overvejer en tilgang, hvor der arbejdes med reviderede
versioner af handleplanerne, som i højere grad er nyskrevne, men naturligvis
tager afsæt i den tidligere handleplan. Således opnås handleplaner, hvor der
differentieres mellem allerede opnåede mål, nye mål samt de mål, der fortsat
er uopfyldte og derfor stadig aktuelle. For de uopfyldte mål er det KLK’s
anbefaling, at der i sagen fremgår en begrundelse for den fortsatte indsats,
uanset om selve indsatsen er uforandret, eller om man iværksætter en ændret
indsats.
At Assens Kommune implementerer en arbejdsgang, hvor den primære
sagsbehandler på en given sag skriver et kort sagsresumé f.eks. i den
gældende handleplan, som herefter opdateres ca. hvert halve år.
Sagsresuméet kan indeholde en beskrivelse af sagens væsentligste historik
samt nuværende status og indsatser for barnet/familien/den unge. Et
eksempel på et sådant sagsresumé (tænkt eksempel) fremgår herunder. Det
skal bemærkes at halvårlige sagsresumeér tillige vil forbedre muligheden for at
sætte sig ind i sagen ved sagsbehandlerskift.
Eksempel på sagsresumé:
18.9.2018: Julie er 14 år og udredt for autisme, uden at dette kunne identificeres. Der er mistanke
om en personlighedsforstyrrelse. Julie har flere kognitive, psykiske og adfærdsmæssige
udfordringer. Har bl.a. udvist selvskadende adfærd. Bor hos mor, som har borderline og tidligere
været i misbrug. Ingen kontakt til far, som er hashmisbruger. Der er også en sag på lillebror
Storm (CPR: 090909-0909). Dec. 2017 er der iværksat familiebehandling, som mor indgår i
sammen med Julie og lillebror. Julie blev i april 2018 visiteret til psykologtimer, som er igangsat
juli 2018. Julie går i specialklasse på Ølby skole, og der indhentes statusudtalelser fra skolen.
Der er overvejelser om visitation til efterskoleophold eller alternativt en støttekontaktperson, da
Julie har brug for at komme lidt væk hjemmefra, samt at få støtte til at kunne gennemføre skolen
og en rollemodel at tale med.
Sagsaudit i Assens Kommune Side 12 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
4.5 Dokumentation Temaet om dokumentation handler om, hvordan kommunens dokumentationspraksis
fungerer og ses udmøntet i børne- og ungesagerne. I relation hertil har KLK set på,
hvordan Assens Kommune formår;
At sikre hensigtsmæssig dokumentation i den enkelte sag
At sikre en ensartet praksis for dokumentation
At undgå over- eller underjournalisering
At lade mellemregninger være tydelige i dokumentationen
At udarbejde sagsresumé i sagerne.
4.5.1 Vurdering Sagsgennemgangen viser, at der i mange børne- og ungesager er velskrevne og
systematiske referater fra møder og samtaler med forældre og børn/unge. Referaterne
indeholder ofte både beskrivelser af barnets/familiens situation samt gode analytiske
vurderinger og refleksioner fra sagsbehandlerens side. Der ses også generelt gode
opsamlinger og opsummeringer på aftaler som afslutning på møde- og
samtalereferater. Denne struktur i dokumentationen understøtter en god
gennemsigtighed i sagerne og et godt overblik over sagens status og indeværende
aftaler.
I mange sager ses en tilfredsstillende dokumentationspraksis, hvor alle relevante
dokumenter er tilgængelige. Desuden ses der i flere sager en tydelig kronologi, og der
er en tydelig adskillelse mellem forskellige typer af dokumenter. Der differentieres
mellem afgørelser, statusnotater, samtalereferater mv., hvilket skaber transparens i
sagens forløb og centrale hændelser.
I mange særligt ungesager ses, at sagsbehandlerne på baggrund af f.eks.
ungesamtaler har nedskrevet refleksioner om den unges nuværende udfordringer samt
overvejelser om ”next steps” i sagsforløbet. Praksissen med at dokumentere egne
faglige refleksioner og overvejelser i relation til borgerens situation og sagens forløb er
med til at understøtte en høj gennemsigtighed i sagen, og det bidrager til at kunne
sikre nem overlevering i tilfælde af sagsbehandlerskifte.
KLK vurderer dog, at det i flere sager kan være svært at få overblik over, hvilke
indsatser der er igangsat for borgeren, og hvad den nuværende status er. Generelt ses
en relativt stor forskel mellem sagsbehandlerne i deres praksis for, hvor meget der
dokumenteres og noteres i mødereferater og i notatfeltet i DUBU.
I nogle sager ses det ikke tydeligt noteret, hvad der ligger til grund for, at
sagsbehandleren vurderer, som han/hun gør. I disse sager fremstår overvejelserne
om, hvorfor én indsats vælges fremfor en anden ikke altid klart, hvilket mindsker
gennemsigtigheden i sagen samt besværliggør overlevering og videndeling.
4.5.2 Anbefaling til udviklingspunkter På denne baggrund anbefaler KLK;
At rådgivergruppen sammen med lederne etablerer et fælles fokus på at
synliggøre mellemregninger herunder faglige overvejelser og vurderinger på
borgerens situation, sagsforløb og ”next steps” i dokumentationen
At der sættes ledelsesmæssigt fokus på at sikre en mere ensartet praksis for
dokumentation således, at der etableres et mere ensartet overblik over
indsatser og status i alle sager
At rådgivergruppen med ledelsesmæssig understøttelse arbejder med at
udvikle afdelingernes kultur omkring, hvad der formidles i referater og
notatfelter, således at der bruges mere energi på de faglige vurderinger og
Sagsaudit i Assens Kommune Side 13 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
konkrete refleksioner og mindre på referatbeskrivelser af hændelser og
udsagn
At Assens Kommune implementerer en arbejdsgang med at udarbejde
sagsresumé i handleplanerne (se afsnit 4.4.2).
4.6 Samarbejde med almen Fokusområdet omfatter vurderinger af, hvordan samarbejdet med almenområdet
fungerer og foregår. Almenområdet er her fortolket bredt, således at det indbefatter
samarbejde med både skole/dagtilbud, forældre, netværk og andre fagprofessionelle.
KLK har her vurderet på, hvordan Assens Kommune formår;
At lade sagsbehandleren koordinere samarbejdet med alle parter i sagen
At sikre et fornuftigt samarbejde med forældrene, hvor der fastholdes et
konstruktivt fælles fokus
At sikre et godt samarbejde med skoler, dagtilbud, UU, sundhedspleje mv., i
relation til barnets/den unges sag.
4.6.1 Vurdering KLK’s gennemgang af sager på børne- og ungeområdet viser, at der gennemføres
mange og jævnlige samarbejds- og netværksmøder, som dokumenteres med klare
mødereferater og nedskrevne aftaler. Dog kan det være svært at adskille de to
mødetyper, og det fremstår uklart, hvornår der bruges netværksmøder, og i hvilke
sammenhænge der benyttes samarbejdsmøder.
I mange børne- og ungesager fungerer den primære rådgiver som tovholder og
koordinator mellem de andre parter i sagen. Der ses i mange sager en løbende
involvering, og der stilles også krav til, at udførersiden (f.eks. plejeforældre,
opholdssteder, familiebehandlere, kontaktpersoner mv.) holder sagsbehandlerne
løbende opdateret med statusudtalelser, løbende dialog samt ved deltagelse i
samarbejdsmøder. KLK vurderer, at der er i mange sager et godt samarbejde med
skoler, skoletilbud, VUC og andre uddannelsessteder. Der ses i mindre grad et
samarbejde med dagtilbuddene, om end det forekommer fornuftigt i nogle sager.
KLK vurderer, at Assens Kommune generelt har formået at etablere et godt
samarbejde på tværs af sager (f.eks. på tværs af søskendes sager), når man ser indad
i organisationen. Ligeledes ses generelt nogle gode overgange fra barn til ung, og fra
ung til voksen, hvor sagsbehandlerne har dialog med andre afdelinger (f.eks.
Myndighed Social, ydelsesafdelingen mv.), som også inddrages ved relevans i
samarbejdsmøderne.
I ungesagerne ses et særligt velfungerende samarbejde med udførersiden, hvor der er
fokus på at sikre kontinuitet i den unges ressourcepersoner. I både børne- og
ungesagerne ses en tilgang, hvor der tages udgangspunkt i barnets/den unges behov
for gode rollemodeller og etablering af netværk.
KLK vurderer, at der i nogle sager ses udfordrende samarbejde med forældre, hvor det
forekommer svært at undgå konflikt. I andre sager indgår sagsbehandleren som
mægler og formår, at sikre en god dialog til gavn for barnet/den unge. KLK vurderer, at
Assens Kommune med fordel kan arbejde med at sætte mere tydelige rammer for
samarbejdet med forældrene.
KLK vurderer også, at der i nogle sager ses meget upræcise og overfladiske
statusudtalelser fra udførersiden samt skole- og dagtilbud. Derudover arbejdes der
sjældent med at udvikle fælles mål på tværs af myndighed og udfører samt myndighed
og almenområdet. Her vurderer KLK, at det kan forekomme uklart i sagerne, hvilke
krav Assens Kommune stiller til den del af opgaven, som forventes løst i udførerregi
eller i skole- og dagtilbuddene. KLK vurderer, at udfordring vil kunne adresseres ved at
Sagsaudit i Assens Kommune Side 14 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
arbejde mere med udvikling af fælles mål mellem myndighed og
udfører/almenområdet. Dette vil også kunne skabe mere tydelighed over, hvad de
andre aktørers opgaver er i relation til barnet/den unge.
Endvidere er det KLK’s vurdering, at Assens Kommune med fordel kan styrke
samarbejdet med voksenområdet, således at der parallelt med indsatsen for
barnet/den unge arbejdes med at vedligeholde/styrke forældrekompetencerne. I
mange sager fremgår det desuden ikke, om der er et samarbejde med eksempelvis
beskæftigelses- og misbrugsområdet i de tilfælde, hvor dette synes relevant at styrke
forældrekompetencerne af hensyn til barnets/den unges udvikling.
4.6.2 Anbefaling til udviklingspunkter Med afsæt i denne vurdering anbefaler KLK;
At Assens Kommune arbejder med at udvikle metoder til at skabe bedre og
tydeligere rammer for samarbejdet med forældrene. Herunder anbefales, at
der sættes ledelsesmæssigt fokus på, hvordan det sikres, at rammerne for
samarbejdet fastholdes og understøttes i konfliktfyldte sager
At arbejde med hvordan forældresamarbejdet kan forbedres yderligere ved at
styrke relationen til forældrene, og ved at have fokus på ressourcer frem for
begrænsninger hos begge forældre
At Assens Kommune styrker samarbejdet med relevante forvaltninger og
aktører i forhold til at bevare/udvikle forældrekompetencer.
At intensivere samarbejdet med dagtilbud og dagpleje med henblik på at
understøtte et øget fokus på underretninger
At Assens Kommune sætter fokus på at understøtte skole og dagtilbud i at
udarbejde bedre statusudtalelser. Dette kan f.eks. gøres ved at stille flere krav
og være tydelig omkring forventninger i dialogen med udførere og
almenområdet. Alternativt kan man arbejde med, at den skriftlige
kommunikation mellem skoler, dagtilbud og myndigheden som hovedregel kan
erstattes af en praksis hvor rådgiverne interviewer og dokumenterer udsagn og
vurderinger. Det vil sige, at myndigheden langt tydeligere påtager sig et
procesansvar i forhold til opfølgningerne
At der i rådgivergruppen og blandt lederne sættes fokus på, hvordan man
sætter fælles mål på tværs af udfører og myndighed og almen og myndighed
At Assens Kommune arbejder med at rådgiverne bliver tydeligere omkring,
hvad de andre aktørers opgaver i relation til barnet/den unge består i.
4.7 Fælles faglig praksis Fokusområdet vedrørende fælles faglig praksis handler om, hvordan Assens
Kommunes sagsbehandlingspraksis fremstår, når der ses på tværs af sager. I denne
sammenhæng har KLK set på, hvordan kommunen formår;
At sikre en ensartet tilgang og praksis i sagsbehandlingen, baseret på de
gennemgåede sager
At anvende ICS-metoden eksplicit i sagerne
At sikre en ensartet praksis for dokumentation og journalisering.
Kommunens fælles faglige praksis er ikke vurderet for hver enkelt sag, da princippet
vedrører det samlede billede af tilgangen på tværs af de læste sager. Derfor er der
givet en samlet score for alle sagerne, hvor den samlede vurdering på de andre
parametre er udviklet ved at tage et gennemsnit af sagernes individuelle ”scoringer” jf.
afsnit 4.1.
4.7.1 Vurdering På baggrund af sagsgennemgangen vurderer KLK, at der på tværs af børne- og
ungesagerne ses en god og ensartet systematik i håndtering af underretninger,
Sagsaudit i Assens Kommune Side 15 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
oplysning af sagen, gennemførsel af børnesamtaler, gennemførsel af netværksmøder,
samarbejdsmøder mv.
Der ses herunder en god og ensartet systematik i forhold til tværgående samarbejde
og inddragelse af andre parter, hvor niveauet af inddragelse og samarbejde generelt
ligger højt sammenlignet med andre kommuner.
På den anden side vurderer KLK, at rådgiverne anvender handleplaner i sagerne ret
forskelligartet, ligesom der er store forskelle i, hvordan de børnefaglige undersøgelser
er udarbejdet. Det vurderes, at det forekommer uklart, i hvor høj grad man beskriver
begrundelse for skøn og vurderinger i handleplaner og de børnefaglige undersøgelser.
Nogle børnefaglige undersøgelser vurderes meget lange, nogle undersøgelser
indeholder megen teori, og nogle undersøgelser indeholder mange citater og
tekststykker fra referater, uden at disse kobles til en faglig vurdering. Nogle
handleplaner indeholder også længere tekststykker herunder udklip fra referater, hvor
andre handleplaner er kortere og mere vurderende.
KLK vurderer desuden, at der ses en lidt forskelligartet tilgang til dokumentation og
journalisering, hvor der bl.a. er forskel på, hvordan notatfeltet i DUBU anvendes. Der
ses også forskellige tilgange til skrivning af møde- og samtalereferater. Der ses både
eksempler på meget omfattende referater med beskrivelse af hændelser og mange
faglige overvejelser men også eksempler på begrænsede og meget korte referater.
KLK’s vurdering er, at Assens Kommune med fordel kan opprioritere at nedskrive
konkrete faglige vurderinger samt skøn og desuden sætte fokus på at gøre konkrete
hændelsesbeskrivelser kortere og mere præcise.
KLK har observeret, at der på tværs af børne- og ungesagerne ses en variation i, hvor
hurtigt der reageres på underretninger og manglende proaktivitet i sagerne, samt
hvordan sagsbehandlerne vurderer, hvilke handlinger og indsatser der er de rette. Der
ses bl.a. forskelle i, hvornår sagsbehandlerne anvender forskellige værktøjer i
sagsarbejdet. Bl.a. ses en forskelligartet tilgang til brugen af samarbejds- overfor
netværksmøder, forældrekompetenceundersøgelse, PPV’er mv. Det fremstår således
lidt uklart, hvad der skal til for, at forskellige redskaber tages i brug i sagsbehandlingen.
4.7.2 Anbefaling til udviklingspunkter At der blandt rådgivere og ledere igangsættes et fælles læringsforløb med
fokus på, hvordan handleplaner, børnefaglige undersøgelser og møde- og
samtalereferater skrives og udarbejdes. På den måde kan der etableres en
mere ensartet tilgang, hvor de faglige vurderinger samt beskrivelser af skøn,
refleksioner og forventede ”next steps” udgør den helt centrale del af
dokumenterne
At der på tværs af sagsbehandlere og ledere iværksættes en drøftelse af,
hvornår hvilke redskaber i sagsarbejdet anvendes. Fokus er at få synliggjort og
adresseret eksisterende normer i forhold til, hvornår man f.eks. anvender
forældrekompetenceundersøgelse, PPV’er, samt hvordan distinktionen mellem
netværks- og samarbejdsmøder pt. fungerer.
Sagsaudit i Assens Kommune Side 16 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
5 Sagsaudit på voksenområdet
Sagsauditten på voksenområdet har alene taget afsæt i sager fra team
socialpsykiatri. Sagerne er blevet gennemgået med fokus på fem
følgende områder:
Anvendelse af tildelingsmodellen samt VUM
Målrettede handleplaner og opfølgning
Samarbejde eller udfører og myndighed
Dokumentation
Fælles faglig praksis.
På baggrund af sagsgennemgangen er KLK nået frem til en
række vurderinger og anbefalinger til udviklingsområder. Disse
vurderinger og anbefalinger er opsummeret på de kommende sider.
Indledningsvis er KLK’s hovedindtryk og vurderinger generelt set
beskrevet. Derefter følger KLK’s vurderinger og anbefalinger til
udviklingsområder under hvert af de fem fokusområder, der bliver beskrevet.
5.1 KLK’s hovedindtryk og vurderinger KLK’s indtryk og vurderinger på tværs af områder og sagsstammer er, at der
grundlæggende på voksenområdet bliver udført et godt og solidt stykke socialfagligt
arbejde baseret på et stort fagligt engagement og ønske om at levere gode og
målrettede indsatser til borgerne.
KLK’s overordnede observationer på tværs af de 15 sager er søgt opsummeret i
nedenstående graf, der på en rød-gul-grøn skala (hvor rød er dårligst og grøn er bedst)
illustrerer KLK’s hovedindtryk for hver af de fem fokusområder. KLK har generelt
oplevet en systematik og en stringens i sagerne, der gennemsnitligt ligger på et niveau
omkring eller over middel sammenlignet med andre kommuner.
Note: Opgørelsen er baseret på af KLK’s overordnede vurderinger baseret på sagsgennemgang af 15
udvalgte voksensager.
Kvaliteten og modenheden i det socialfaglige arbejde vurderes derfor generelt til at
være på et relativt højt niveau. Dette giver et godt afsæt for at udvikle og forfine
arbejdet og myndighedsrollen med henblik på styrke arbejdet ud fra et rehabiliterende
sigte med fokus på effektbaseret styring, som Assens Kommune allerede har igangsat.
Sagsaudit i Assens Kommune Side 17 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
KLK vurderer således generelt, at organisationen samlet set har gode forudsætninger
for at styrke det rehabiliterende arbejde, men at der grundlæggende hos
myndighedsfunktionen, såvel som hos den interne udfører, synes at være behov for en
fælles forståelse for, hvad et rehabiliterende indsatsforløb omfatter. Herunder hvilke
krav det stiller til kompetencer, tilbudsvifte, visitation, dokumentation, samarbejdet
mellem parterne m.v. Dette bliver beskrevet mere uddybende under de enkelte
fokusområder.
KLK ser på den baggrund en række områder med potentiale for udvikling og
justeringer. Særligt i forhold til fokusområderne ”Målrettede handleplaner og
opfølgning” samt ”Dokumentation” vurderer KLK, at der er potentiale for udvikling. De
konkrete udviklingsområder er beskrevet nærmere under de enkelte fokusområder.
5.2 Anvendelse af tildelingsmodel og VUM Fokusområdet omfatter vurderinger af, hvorvidt tildelingsmodellen anvendes som
styringsramme, når rådgiverne vurderer borgerens støttebehov, samt hvorvidt der
udarbejdes VUM-udredning på borgerne. I forbindelse med VUM-udredningen har KLK
set på, hvordan rådgiverne arbejder med metoden, herunder systematik, ensartethed
og kvalitet.
Voksenudredningsmetoden (VUM) tilbyder en systematik og ensartethed i tilgangen til
udredningen af borgerne, og udgangspunktet er, at metoden giver et fælles sprog for
dialogen omkring en borger.
Assens Kommune har besluttet at arbejde med afsæt i VUM og har også vedtaget en
tildelingsmodel, der er bygget op omkring metoden. Tildelingsmodellen danner
rammen for visitationen ved at koble vurderingen af borgeren via VUM med et
vejledende niveau for antal støttetimer.
Hen over sommeren har myndigheden dog sendt breve ud til borgerne, hvor det
fremgår, at Assens Kommune ikke længere bevilliger støtte efter SEL § 85 i et fast
antal timer, men at der i stedet bevilliges støtte til at opnå konkrete indsatsmål.
Fremadrettet vil det derfor være støttekontaktpersonen, der i dialog med borgeren,
vurderer, hvor mange timers støtte borgeren har behov for ugentligt for at opnå
indsatsmålene. Denne ændrede praksis følger en beslutning om, at den interne
udfører fremover skal styres via en fastsat ramme. Tildelingsmodellen vil således
fremover ikke være relevant som styringsramme for rådgivernes afgørelser.
5.2.1 Vurdering KLK’s gennemgang af sager på voksenområdet viser, at tildelingsmodellen i alle
tilfælde anvendes som styringsramme på afgørelser efter SEL § 85. I forlængelse
heraf ses der generelt en sammenhæng mellem borgerens samlede VUM-score, som
angiver en samlet vurdering af borgerens funktionsnedsættelse, og det tildelte
støtteniveau, ligesom der gennemgående ses en vis ensretning og systematik på
tværs af sagerne.
Desuden kan det konstateres, at der er udarbejdet en udredning i alle 15 voksensager
med afsæt i VUM. I mange af sagerne ses også en god involvering af borgeren og
relevante parter i forhold til udarbejdelsen af udredningen.
Gennemgående erfarer KLK dog, at der er forskel i praksis omkring, hvordan
udredningen udarbejdes. I nogle sager er der beskrevet meget vedrørende borgerens
historik og ønsker på alle parametrene i VUM, mens der i andre sager skrives meget
lidt eller intet om historikken, og der er ikke beskrivelser under alle parametrene.
Tilsvarende er det kun i få af sagerne, at rådgivers refleksioner og faglige vurderinger
ses beskrevet.
Desuden er det ikke i alle sager, at der er afkrydset i udredningen i forhold til om
borger er tilbudt handleplan m.v.
Sagsaudit i Assens Kommune Side 18 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
5.2.2 Anbefaling til udviklingspunkter Med afsæt i KLK’s vurdering vil KLK anbefale følgende:
At rådgivergrupperne sammen med lederne fastsætter et niveau for en god
udredning. Det er ikke et spørgsmål om, at der skal skrives meget. Der skal
blot igangsættes drøftelser på tværs om, hvilke informationer der som
udgangspunkt bør indgå, samt hvorvidt alle parametre i VUM som
udgangspunkt skal udfyldes med risiko for gentagelser.
At rådgivergrupperne sammen med lederne får fælles forståelse for, hvor de
faglige vurderinger og refleksioner bør indgå i udredningen, og hvordan disse
kan beskrives.
5.3 Målrettede handleplaner og opfølgning Fokusområdet omfatter vurderinger af, hvorvidt der er handleplaner og indsatsmål for
alle borgere. Herunder vurderinger af, hvorvidt der er sat tydelige og anvendelige mål i
handleplanerne, hvorvidt borgeren bliver inddraget i målfastsættelsen, samt hvorvidt
der bliver fulgt systematisk op på de igangsatte indsatsforløb.
5.3.1 Vurdering KLK’s sagsgennemgang viser, at der er udarbejdet handleplaner og indsatsmål for alle
borgere i de 15 sager. Generelt opleves det, at der lyttes og i høj grad tages højde for
borgers ønsker i forhold til rammer og indhold for de konkrete indsatser.
Det er dog ikke i alle tilfælde tydeligt, hvordan borgeren indgår i målfastsættelsen.
Desuden vurderer KLK, at der generelt er en vis systematik i forhold til som minimum
at sikre de lovmæssige årlige opfølgninger. I mange tilfælde indsættes der dato for
opfølgning, når bestilling af en indsats foretages. Dog opleves der ikke en systematik
og en tydelighed i opfølgningerne i forhold til, hvad borger profiterer af i forhold til den
samlede indsats og de enkelte indsatsmål.
Gennemgående vurderer KLK dog, at indsatsmålene er meget overordnede, ukonkrete
og uden anvist tidsramme for indsatsen og/eller de enkelte indsatsmål.
Et grundelement i en rehabiliterende tilgang i indsatser over for
mennesker med psykiske lidelser er, at der opstilles SMART’e
mål. KLK kan med afsæt i sagsgennemgangen konstatere, at
myndighed som udgangspunkt ikke arbejder efter SMART-mål
systematikken, ligesom KLK heller ikke kan se, at hverken
udfører eller myndighed arbejder med effektmål.
Generelt er det KLK’s erfaring fra andre kommuner, at udførerne oplever det vanskeligt
at tilrettelægge indsatser for borgerne med afsæt i generiske og overordnede
indsatsmål. Udførere har lettere ved at tage afsæt i konkrete mål der opstilles for den
enkelte borger, ligesom opstilling af konkrete mål danner grundlag for en mere
detaljeret dialog mellem udfører og myndighed samt senere opfølgning.
Et rehabiliterende perspektiv betyder desuden, at der er et systematisk fokus på, om
en indsats har den forventede effekt inden for en afgrænset periode. En væsentlig
forudsætning herfor er, at indsatsen revurderes løbende i forhold til de mål, der er
opstillet og i forhold til borgerens behov. Således kan indsatsen ændres, når formålet
er opfyldt, hvis behovene ændrer sig, eller hvis det viser sig, at indsatsen ikke fører til
den ønskede udvikling/vedligeholdelse af borgerens færdigheder. Dette aspekt, erfarer
KLK i andre kommuner, udfordres yderligere af bestillinger i konkrete antal
timeintervaller og tilgange, der ikke giver rum til, at udfører inden for en given ramme
kan justere op og ned på intensiteten af støtten. Samtidig gives der ikke rum til at
Sagsaudit i Assens Kommune Side 19 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
investere tidligt med en større intensitet i indsatser indledningsvist med henblik på
nedtrapning. I den sammenhæng er der gode erfaringer med at øge udførers faglige
råderum og kompetence. Det kræver dog en anden opmærksomhed på ansvar og
roller i organisationen, samt på at udvikle og implementere metoder og redskaber der
sikrer, at der opstilles SMART’e mål for alle indsatser, samt at indsatsen systematisk
dokumenteres og evalueres.
Endeligt er det væsentligt at bemærke, at man på voksenområdet, i modsætning til
børne- og ungeområdet, skal være opmærksom på, at en langsom negativ progression
i nogle sager er det bedst opnåelige mål med den konkrete borger. Et
opmærksomhedspunkt er således at opstille realistiske SMART mål, der tager afsæt i
den konkrete borgers situation.
5.3.2 Anbefaling til udviklingspunkter Med afsæt i KLK’s vurdering vil KLK anbefale følgende:
At Assens Kommune, som følge af ændringerne i forhold til
kompetencefordelingen mellem myndighed og udfører, får drøftet og
nedskrevet klare rammer for roller, ansvar, initiativret til opfølgning og
afslutning af indsatser m.v.
At der arbejdes med at udfører anvender SMART-systematikken i
udarbejdelse af indsatsmål
At der etableres en systematik og fælles forståelse på tværs af myndighed og
udfører om, hvordan indsatserne skal understøttes af SMART’e mål, skal
dokumenteres og følges op
At der arbejdes i retning af at myndighed såvel som udfører tænker i
tidsbestemt indsats og effektmål, hvilket bl.a. omfatter, at indsatsen opdeles i
tidsafgrænsede forløb, som aftales på forhånd og som har hver sine mål, at
det tænkes ind i handleplan og indsatsmål, hvordan og hvornår støtten
forventes nedtrappet og udfaset
At det sikres at myndighed og udfører anvender samme digitale platform for
dokumentation.
5.4 Samarbejde mellem udfører og myndighed Fokusområdet omfatter vurderinger af, hvordan dialogen mellem myndighed og
udfører foregår. Herunder hvorvidt der er tydelig forventningsafstemning om indhold og
proces, hvorvidt der tages kritisk stilling til priser og indhold, samt hvorvidt der er en
tydelig og entydig placering af myndighedsrolle hos sagsbehandleren.
5.4.1 Vurdering Generelt vurderer KLK på baggrund af sagsgennemgangen, at der er en rigtig god og
systematisk dialog mellem myndighed og de relevante udførere.
Generelt forekommer dialogen mellem myndighed og udførere god og konstruktiv både
i forhold til orientering om status samt faglig sparring/input til indsatsforløb, indsatmål,
intensitet m.v.
I mange af sagerne ses det, at myndighed inddrager udfører i vurderinger af borgernes
støttebehov. Der synes at være en god tone, og KLK får indtryk af, at der er en
anerkendelse af hinandens fagligheder.
KLK’s erfaringer fra andre kommuner er, at samarbejdet mellem myndighed og udfører
i mange tilfælde er præget af forskellige faglige forståelser og begrænset kendskab til
hinandens roller, tilgange m.v., og at dette kan have stor betydning for det daglige
samarbejde om at skabe rehabiliterende indsatsforløb. Dette synes dog umiddelbart
Sagsaudit i Assens Kommune Side 20 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
ikke at være tilfældet i Assens Kommune, der generelt synes at være præget af en god
og systematisk dialog mellem udfører og myndighed om, hvordan borgernes behov
bedst kan imødekommes.
Der fremgår kun i få af sagerne overvejelser af økonomisk karakter i forhold til
vurdering af indsatsforløb/tilbud. Der vurderes derfor ikke at være en systematisk
tilgang i forhold til at sikre, at der tages kritisk stilling til priser og indhold.
I langt de fleste af sagerne kan der ikke ses en tydelig forventningsafstemning med
udfører i forhold til indhold af og processen omkring et indsatsforløb, ligesom der ikke
synes at være en tydelig og entydig placering af myndighedsrollen. Dette fører bl.a.
tilbage til ovenstående afsnit omkring handleplaner, hvor de ukonkrete og ikke
tidsbestemte indsatsmål har afgørende betydning for myndighedens mulighed for at
stille krav og forventninger til udføreren.
Tilsvarende er det ikke tydeligt ud gra sagerne, hvor initiativretten til opfølgning og
sagsafslutning ligger. Som udgangspunkt ligger retten hos myndighed, men andre
kompetencefordelinger kan aftales internt såfremt det vurderes mere hensigtsmæssigt.
KLK erfarer, at incitamentet til at afslutte borgere generelt er større hos udfører frem
for myndighed i de tilfælde, hvor udfører er underlagt rammestyring. Modsat er
incitamentet typisk større hos myndighed i de tilfælde, hvor udfører er aktivitetsstyret.
5.4.2 Anbefaling til udviklingspunkter Med afsæt i KLK’s vurdering vil KLK anbefale følgende:
At Assens Kommune iværksætter fælles lærings- og udviklingsprocesser
mellem myndighedsfunktion og interne udførere med henblik på at skabe et
fælles sprog, øget forståelse for hinandens roller og vilkår samt et fælles rum
til at definere kerneopgaven
At myndighed og intern udfører arbejder med udgangspunkt i fælles
socialfaglige værdier og forventninger til de resultater, der skal og kan opnås
med borgerne. Det gælder både politisk godkendte strategier og standarder,
administrative beslutninger og afklaring gennem løbende drøftelser på tværs
At der i forbindelse med ændringerne i kompetencefordelingen mellem
myndighed og udfører, som er Assens Kommune har indført, sikres tydelighed
omkring forventninger, ansvar, initiativret m.v.
5.5 Dokumentation Dokumentation er et afgørende redskab i det socialfaglige arbejde. At dokumentere i
en sag kan ofte synes som en stor arbejdsopgave, der fjerner fokus og ressourcer fra
det egentlige socialfaglige arbejde. Faktum er dog, at tilstrækkeligt dokumenterede
sager sparer tid på den lange bane. Når en sag er veldokumenteret, er det tydeligt for
alle, hvad opgaven er. Det betyder, at der ved sagens mange snitflader ikke bliver tabt
information, mål og retning mellem fagpersoner og for borgeren. Det betyder også, at
der ved sagsbehandlerskift kan sikres uvurderlige oplysninger og vurderinger.
Fokusområdet dokumentation omfatter vurderinger af, hvorvidt der er tilstrækkelig
dokumentation i sagerne, hvorvidt sagsskridt, afgørelser og vurderinger er
dokumenteret, samt hvorvidt mellemregningerne er synlige i sagerne. Derudover
omfatter fokusområdet, hvorvidt dialog med borger og pårørende er dokumenteret.
5.5.1 Vurdering På baggrund af gennemgangen af sager på voksenområdet vurderer KLK, at
dokumentationen i sagerne gennemgående er god, og giver overblik over konkrete
sagsskridt og afgørelser. Der opleves generelt at være udførlig dokumentering af
aftaler og samtaler med borgere, pårørende, udfører mv.
Sagsaudit i Assens Kommune Side 21 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
Generelt er der i sagerne fravær af synlige mellemregninger. Eksempelvis er det typisk
ikke tydeligt, hvilke faglige refleksioner og vurderinger, der ligger til grund for den
bevilgede indsats, og de mål der sættes for indsatsen. I de fleste sager savnes der
beskrivelser af, hvilke faglige overvejelser rådgiveren har gjort sig i forhold til den/det
konkrete indsats/tilbud, der peges på. Hvorfor peges der netop på dette tilbud frem for
andet? Hvilke forventninger er der til, at netop dette tilbud kan opnå den ønskede
udvikling med borgeren? m.v.
Ud fra et rehabiliterende sigte er det afgørende at arbejde med dokumentation af
borgers ønsker, drømme og mål. Borgerens ønsker dokumenteres primært i sagerne i
forhold til, hvilken indsats borgeren ønsker. Det kan eksempelvis være ønsker om
botilbud eller rammer for indsats i egen bolig, eller eksempelvis ønsker om plads til
hund. Det fremgår ikke tydeligt i sagerne, hvad borger ønsker at opnå, har af drømme
og ønsker for livet, og dermed heller ikke, hvordan indsatserne er et skridt på vejen.
I mange af sagerne ses der ikke en systematik i, hvordan referater fra møder mv.
anvendes i sagsbehandlingen. Endelig er det ikke tydeligt i sagerne, hvorvidt der er
overensstemmelse mellem, hvad der visiteres/bevilliges, og hvad der leveres. Endelig
skal det bemærkes, at god systematik og dokumentation letter arbejdet i tilfælde af
sagsbehandlerskifte.
5.5.2 Anbefaling til udviklingspunkter Med afsæt i KLK’s vurdering vil KLK anbefale følgende:
At Assens Kommune igangsætter en udviklingsproces omkring god
dokumentationspraksis i socialsager, der har fokus på at sikre meningsfuldt og
relevant dokumentation og en tydelighed om, hvad der skal dokumenteres,
hvordan og hvad det skal bruges til. Dette kan eventuelt suppleres med
konkrete retningslinjer med konkrete eksempler på, hvordan man kan
dokumentere fx rådgivers faglige vurderinger
At understøtte udviklingen af en kultur i organisationen med fokus på faglig
udvikling og viden om, hvad der virker. Denne kultur skal tage afsæt i
systematisk dokumentation og evaluere resultater. En kultur hvor evaluering
indgår som en naturlig del af den socialfaglige praksis og ses som en udvikling
af fagligheden og som input til de beslutninger, der dagligt skal tages i mødet
med borgeren.
5.6 Fælles faglig praksis Fokusområdet omfatter vurderinger af, hvorvidt der kan konstateres et ensartet
udmøntet serviceniveau på tværs af sager, herunder hvorvidt borgerne vurderes efter
samme systematik, samt hvorvidt borgerne inddrages efter samme tilgang.
5.6.1 Vurdering Med afsæt i sagsgennemgangen vurderer KLK, at de 15 sager generelt er udtryk for et
godt og solidt socialfagligt arbejde. Generelt er de lovmæssige krav opfyldt, der er
udarbejdet VUM, handleplan, indsatsmål m.v.
Generelt vurderes der at være en relativ ensartet udførelse af kommunens
serviceniveau. Dvs. der opleves at være en ensretning og en systematik omkring
borgers funktionsevneniveau og bevilliget indsatsniveau. Ved usikkerhed omkring
borgers funktionsevne anvendes systematisk træningslejlighed i en kort periode, hvor
borgers behov kan udredes yderligere. Dette med henblik på større målretning af det
indsatsforløb, der efterfølgende iværksættes.
Gennemgående opleves der at være en god og systematisk tilgang i forhold til at sikre
tværfaglighed og koordination på tværs, både internt i organisationen og eksternt i
Sagsaudit i Assens Kommune Side 22 af 22 Statusnotat
www.klk.kl.dk
forhold til psykiatri, eksterne tilbud m.v. En koordineret og sammenhængende indsats
indebærer bl.a., at indsatsen koordineres systematisk mellem alle involverede aktører
og organisatoriske enheder. En forudsætning herfor er bl.a., at der i organisationen er
en samarbejdsstruktur, der understøtter, at de enkelte enheder tænker og handler
helhedsorienteret og tværfagligt i forhold til borgerens samlede behov og ønsker. De
iværksatte indsatser, målrettet borgere i Assens Kommune med psykiske
vanskeligheder. synes at være præget af rammer, struktur og kultur, der underbygger
helhedsorienterede og tværfaglige forløb.
Generelt opleves det, at der lyttes og i høj grad tages højde for borgers ønsker til
indsatsforløbet. KLK har set flere eksempler på, at myndighed strækker sig langt for at
møde borgerne og undgå yderligere forstyrrelser i borgerens liv, herunder for at sikre
lette overgange for borgere i forbindelse med opsigelser fra bolig, flytning mellem
kommuner mv., så der fx undgås et slip i støtten.
Derimod vurderes der ikke at være en solid fælles faglig praksis omkring
dokumentation, tilgangen i udredningen med afsæt i VUM, ligesom det vurderes, at der
ikke er en fælles visitationspraksis med fokus på langsigtede mål og perspektiver for
borgerne, som er beskrevet under de konkrete fokusområder. Endelig vurderes der
ikke at være en fælles praksis omkring ansvar og roller i myndighedsudøvelsen.
5.6.2 Anbefaling til udviklingspunkter Med afsæt i KLK’s vurdering vil KLK anbefale følgende:
At der blandt rådgivergrupperne og lederne igangsættes et fælles
læringsforløb med fokus på et fælles borgersyn. Skal borgersynet eksempelvis
tage udgangspunkt i et rehabiliterende perspektiv, der vil pege på en fælles
tilgang i forhold visitationspraksis, myndighedsudøvelse m.v.
At Assens Kommune igangsætter en udviklingsproces omkring god
dokumentationspraksis i socialsager, jf. fokusområdet om dokumentation.
At Assens Kommune iværksætter fælles lærings- og udviklingsprocesser
mellem myndighedsfunktion og interne udførere med henblik på at skabe et
fælles sprog, øget forståelse for hinandens roller, ansvar og vilkår samt et
fælles rum til at definere kerneopgaven, jf. fokusområdet om samarbejde
mellem myndighed og udfører.