1.0 PENGENALANhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2558-e-motab.pdf1 1.0 PENGENALAN...
Transcript of 1.0 PENGENALANhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2558-e-motab.pdf1 1.0 PENGENALAN...
1
1.0 PENGENALAN
‘Inovatif’ diambil dari kata dasar „Inovasi‟ yang membawa maksud suatu cetusan idea
mampan yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian perkhidmatan.
Ianya juga merupakan idea yang berkait rapat dengan sistem penyampaian perkhidmatan
serta sebagai idea baru atau yang diadaptasi untuk digunapakai berdasarkan kesesuaian
agensi. Idea-idea ini dapat direalisasikan dari beberapa perubahan dan transformasi amalan
sedia ada dalam bentuk produk, perkhidmatan, proses atau teknologi.
‘Kreatif’ pula bermaksud keupayaan untuk mencipta atau menghasilkan sesuatu yang baru
atau dalam bentuk baru melalui kemahiran imaginasi. Ia melibatkan keupayaan berfikir
secara kritikal yang dapat melahirkan idea baru yang unik dan menarik serta penilaian
secara analitikal terhadap idea dan seterusnya mengemukakan cadangan penyelesaian.
Selain itu juga ia memerlukan keupayaan berfikir secara praktikal yang dapat
menterjemahkan idea dan teori kepada bentuk aplikasi.
Kumpulan Inovatif & Kreatif (KIK) adalah merujuk kepada sekumpulan kecil kakitangan
daripada unit kerja dalam sesebuah jabatan yang bermesyuarat secara tetap untuk
mengenalpasti, memilih, menganalisis masalah yang berkaitan dengan kerja dan
mengemukakan cadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk dipertimbangkan
pihak pengurusan serta melaksanakan keputusan tersebut setelah dipersetujui. Program
KIK bukan sahaja menyediakan teknik-teknik untuk menyelesaikan masalah yang wujud
dalam organisasi, tetapi juga merangkumi kaedah untuk membolehkan ahli-ahli KIK
bertindak secara kreatif dan inovatif bagi menghasilkan sesuatu yang baru melalui
kemahiran imaginasi yang membawa kepada peningkatan sistem penyampaian
perkhidmatan yang berkesan.
Pada 21 November 2019 Kumpulan KIK Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang
iaitu INNO LIB telah ditubuhkan dengan beberapa siri perbincangan antara ahli KIK telah
diadakan. Kumpulan ini telah diberi tugas untuk mengenalpasti permasalahan yang wujud di
dalam perpustakaan dan memberikan buah fikiran yang berbentuk kreatif dan berinovasi
untuk mengatasi masalah dan boleh diaplikasikan di dalam proses kerja dan perkhidmatan
perpustakaan.
2
2.0 LATAR BELAKANG MAJIKAN
Perlaksanaan projek ini dilaksanakan di Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang,
JKR 2118 Jalan Perpustakaan, Seberang Jaya, 13700 Perai Pulau Pinang.
No. Telefon : 043971058
No. Faks : 04-3970226
2.1 PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM PULAU PINANG
MISI
Menyelaras Pembangunan Perpustakaan Dan Perkhidmatan Maklumat
Mengurus Kecemerlangan Koleksi Negeri
Memperkukuhkan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Dan Perpustakaan Maklumat
Membentuk Masyarakat Berilmu Dan Berbudaya Membaca
Menyebar luas Maklumat Untuk Pembelajaran Sepanjang hayat
3
VISI
Peneraju Dalam Membina Masyarakat Berilmu Menjelang Tahun 2020
MOTO
" MEMBACA MEMBINA KETAMADUNAN BANGSA "
FUNGSI
PPAPP bertanggungjawab untuk memberi perkhidmatan perpustakaan yang baik, bermutu
tinggi dan menyeluruh untuk semua rakyat di Negeri Pulau Pinang
DASAR KUALITI
PPAPP komited dalam membina koleksi yang terbaik, memberi perkhidmatan perpustakaan
yang komprehensif dan melangkaui jangkaan pengguna serta memastikan penambahbaikan
sistem penyampaian secara berterusan.
OBJEKTIF
• Memastikan 50% daripada koleksi PPAPP dalam bahasa melayu, 30% Bahasa Inggeris
serta 10% Bahasa Cina dan Tamil.
• Memastikan tempoh penggunaan bahan media diselenggara dalam tempoh 10 minit.
• Memastikan setiap pertanyaan yang mudah dan tidak memerlukan penyelidikan lanjut
dapat disiapkan dalam tempoh 15 minit,
manakala pertanyaan yang sukar dan memerlukan penyelidikan lanjut disiapkan dalam
tempoh 1 hari.
• Memastikan pendaftaran keahlian untuk setiap ahli disiapkan dalam tempoh 10 minit.
• Memastikan perkhidmatan pinjaman dan pemulangan bahan bacaan untuk setiap ahli
disiapkan dalam tempoh 3 minit.
• Memastikan aktiviti galakan membaca dijalankan dengan penyertaan sekurang-
kurangnya 30 orang peserta.
• Memastikan koleksi PPAPP diproses dalam tempoh masa 14 hari bekerja.
Piagam Pelanggan
Piagam Pelanggan merupakan komitmen PPAPP dalam menentukan objektif kualiti dicapai
dan dilaksana :
• Memberikan perkhidmatan yang cekap,tepat dan mesra
4
• Berusaha menyediakan koleksi yang lengkap dan taratur ke arah membentuk satu
pusat kecemerlangan maklumat negeri
• Permohonan Pendaftaran setiap ahli yang lengkap akan disiapkan dalam tempoh 15
minit
• Proses pinjaman bahan bacaan setiap ahli akan mengambil masa 5 minit
• Proses pemulangan bahan setiap ahli akan mengambil masa 5 minit
• Perkhidmatan rujukan sentiasa bersedia membantu anda untuk mengesan bahan
maklumat dalam tempoh 15 minit
• Perkhidmatan perpustakaan bergerak akan berada di tempat anda sekali dalam 2
minggu mengikut jadual lawatan yang ditetapkan
• Merancang dan melaksanakan aktiviti-aktiviti yang bersesuaian bagi menggalakkan
minat membaca ke arah melahirkan rakyat negeri
Pulau Pinang yang berbudaya membaca dan bermaklumat
3.0 LATAR BELAKANG KUMPULAN
Perlaksanaan projek ini dilaksanakan oleh Kumpulan Inovasi dan Kreatif, Perbadanan
Perpustakaan Awam Pulau Pinang yang dikenali sebagai Kumpulan INNO LIB.
3.1 Pengenalan
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang telah mengambil inisiatif untuk
menubuhkan beberapa kumpulan inovasi & kreatif. Kumpulan ini yang terdiri dari
penglibatan kakitangan perpustakaan sendiri telah diberi peranan untuk
merevolusikan perkhidmatan perpustakaan dengan penyelesaian permasalahan
berbentuk inovasi dan kreatif. Beberapa penciptaan inovasi telah dan akan dilakukan
untuk digunapakai secara meluas disamping beberapa penambahbaikan berterusan.
Mengambil kelangsungan kumpulan KIK ini sebagai satu tanggungjawab, Kumpulan
Inovatif dan Kreatif INNO LIB telah memulakan projek baru dengan ahli baru pada
bulan November 2018. Kumpulan ini telah diberi peranan dalam mengenalpasti
permasalahan semasa dan memberikan cadangan berbentuk inovasi yang boleh
diaplikasikan di perpustakaan.
3.2 Kumpulan Inovasi dan Kreatif INNO LIB
Nama Kumpulan : INNO LIB
Kategori : Inovasi Penyampaian Perkhidmatan
Tarikh Penubuhan : 21 November 2018
Fasilitator : Puan Azizah Binti Zainon
Ketua kumpulan : Encik Muhammad Hanafi Bin Ibrahim
Bilangan ahli : 5 orang
3.3 Keanggotaan Kumpulan
KIK INNO LIB dianggotai oleh 5 orang staf PPAPP iaitu :
Ketua Kumpulan :
Encik Muhammad Hanafi Bin Ibrahim
Penolong Pustakawan (S29)
Ahli :
1. Azizi Bin Ismail
Pemandu (R11)
2. Mohd Zamri Bin Ibrahim
Pembantu Pustakawan (S19)
3. Amirul Bin Ahmad
Pembantu Pustakawan (S19)
4. Zarimi Bin Kamis
Pembantu Pustakawan (S19)
Keanggotaan KIK INNO LIB adalah mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan untuk
ditubuhkan kumpuan KIK ini.
Surat Penubuhan Ahli Kumpulan seperti di Lampiran .
3.4 Carta Organisasi Kik INNO LIB
PENASIHAT
PUAN SHARIMAH SALLEH
FASILITATOR
PN. AZIZAH ZAINON
KETUA KUMPULAN
EN. MUHAMMAD HANAFI
BIN IBRAHIM
AHLI
Azizi Bin Ismail
AHLI
Mohd Zamri
Bin Ibrahim
AHLI
Amirul Bin
Ahmad
AHLI
Zarimi Bin
Kamis
3.5 Logo Kumpulan
Definisi Logo
Orang Ahli Kumpulan yang terdiri daripada lima orang ahli dari pelbagai bahagian /
Unit perkhidmatan
Lampu
Percambahan idea untuk menghasilkan idea kreatif dalam KIK
Moto Kumpulan
”BERILMU, BERMAKLUMAT DAN BERETIKA”
Objektif Kumpulan
Mengenalpasti permasalahan jabatan dan mencadangkan penyelesaian yang berinovasi
kreatif dan efisen terutama ketika aktiviti bersama pengguna dijalankan
Misi Kumpulan
Kepelbagaian perlaksanaan program gerakan membaca menerusi gerakan literasi maklumat sentiasa dirancang
bagi menimbulkan integrasi minat membaca dalam kalangan penduduk Pulau Pinang bagi menyokong amalan
pembelajaran sepanjang hayat serta Memantau dan membantu organisasi dalam meningkatkan pengurusan
sumber ilmu dan maklumat bagi mewujudkan satu sistem perkhidmatan perpustakaan yang lebih efisen dan
berkualiti.
3.6 Visi Kumpulan
Menjadikan perkhidmatan perpustakaan yang berkualiti dari segi pengurusan maklumat dan
kepuasan pelanggan.
Tanggungjawab Ahli Kumpulan
Didalam merealisasikan penyelesaian permasalahan yang telah ditetapkan, setiap ahli KIK INNO
LIB diberikan tanggungjawab dan peranan khusus untuk dilaksanakan. Ini bagi memastikan segala
pembahagian tugas antara ahli kumpulan dapat dilaksanakan serentak dan berjalan lancar.
4.0 PEMILIHAN MASALAH
Bagi mengenalpasti masalah-masalah yang mungkin berlaku di dalam sistem perkhidmatan
perpustakaan,beberapa kaedah telah digunakan oleh ahli kumpulan ketika proses pemilihan
masalah. Setiap ahli kumpulan berpeluang mencadangkan masalah-masalah yang mungkin
berlaku menerusi pemerhatian, laporan, aduan daripada pengguna, dan sebagainya.
4.1 Kaedah Percambahan Fikiran (Brain Storming)
Kaedah pertama yang telah dipilih adalah percambahan fikiran atau „Brain Storming‟. Oleh
itu, beberapa masalah ketara yang memerlukan tindakan telah dikenalpasti oleh ahli
kumpulan seperti berikut:
BIL. CADANGAN PENCADANG
1.
Ruang Perpustakaan Yang Terhad Untuk
Menampung Perkembangan Koleksi Bahan
Perpustakaan
Hanafi
2. Masalah Penyusunan Majalah Di Unit Sirkulasi
PPAPP
Zarimi
3.
Kegagalan Mengesan Buku Yang Tiada Di Rak
Amirul
4.
Proses Penyelenggaraan Komputer Yang
Mengambil Masa Yang Lama
Zamri
5.
Permasalahan pengguna perpustakaan ketika
menjalankan aktiviti Galakan Membaca
Azizi
KAITAN DENGAN FUNGSI UTAMA JABATAN
Ahli kumpulan mengambil bahagian dengan mengutarakan sebanyak mungkin
masalah berdasarkan pengalaman, penemuan semasa atau cadangan dari staf lain
melalui sesi percambahan fikiran ini, sebanyak 5 masalah telah berjaya dikenalpasti.
Dalam aktiviti ini semua ahli diberi kebebasan untuk mengemukakan permasalahan
tersebut tanpa gangguan samada secara lisan atau bertulis.
Kesimpulan Pemilihan
Berdasarkan analisa yang dijalankan oleh kumpulan, Permasalahan pengguna
perpustakaan ketika menjalankan aktiviti Galakan Membaca menjadi keutamaan untuk
diselesaikan oleh kumpulan. Oleh yang demikian kumpulan dengan sebulat suara
memilih Permasalahan pengguna perpustakaan ketika menjalankan aktiviti Galakan
Membaca untuk diselesaikan dalam projek kali ini.
Perincian Projek
Berdasarkan permasalahan Pengguna Perpustakaan ketika menjalankan aktiviti Galakan
Membaca, Kumpulan KIK INNO LIB telah mewujudkan satu projek iaitu E MOTAB.
Signifikasi pemilihan projek adalah
Projek ini berkait rapat dengan dasar kualiti Jabatan iaitu :
.
PPAPP bertanggungjawab untuk memberi perkhidmatan perpustakaan yang baik, bermutu
tinggi dan menyeluruh untuk semua rakyat di Negeri Pulau Pinang
MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN DAN STAKEHOLDER
KAITAN DENGAN AGENDA NASIONAL DAN EKOSISTEM SEMASA
Dengan penghasilan “E MOTAB” Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang dalam berusaha untuk menjaga imej jabatan dengan menekankan keselesaan pengguna perpustakaan ketika menggunakan perkhidmatan yang ditawarkan supaya dapat membendung pengguna menggunakan perkhidmatan dalam keadaan tidak merasa selesa yang terutamanya kerusi dan meja di PPAPP sudah penuh diduduki oleh pengguna yang lain, penumpuan dan konsentrasi mereka akan terganggu dan tidak dapat bertahan lebih lama. Secara tidak langsung, jumlah turut terjejas dan menyebabkan aduan yang kerap diterima.
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang merupakan hub bagi pengguna yang datang ke perpustakaan dan menggunakan perkhidmatan. Pengguna seringkali membaca buku, mengulangkaji pelajaran, membuat kerja sekolah, melukis, ,mewarna dan sebagainya. Kadangkala pengguna-pengguna perpustakaan ini menggunakan ruang lantai untuk menjalankan aktiviti tersebut akibat daripada ruang tempat duduk yang terhad mahupun lebih berminat menjalankan aktiviti secara santai di bawah. Namun demikian, apabila pengguna menggunakan ruang lantai untuk menjalankan aktiviti, mereka agak sukar untuk membaca, menulis dan sebagainya kerana terpaksa meletakkan bahan bacaan dan alatan di atas lantai. Ini akan menyebabkan adanya aduan kerana pengguna merasakan tidak berpuas hati.
Kaedah Pemilihan Projek dan analisis
Pemilihan projek “E MOTAB” ini adalah bagi mengatasi Permasalahan pengguna
perpustakaan ketika menjalankan aktiviti Galakan Membaca di pusat perkhidmatan.
Kajian yang dijalankan oleh ahli Kumpulan kepada kakitangan yang terlibat dengan
penganjuran aktiviti bersama pengguna:
Melalui Analisis Responden (Temubual dan soal selidik) yang telah diperolehi dari petugas
yang berkhidmat di beberapa Bahagian Rangkaian Perpustakaan adalah seperti berikut :
1. Suraya Baharom ( Pembantu Pustakawan – Perpustakaan Pekan Bagan Ajam)
"Apabila nak melakukan sesuatu aktiviti seperti mewarna dan melukis, kami terpaksa
menyediakan alas untuk peserta untuk menjalankan aktiviti.”
2. Mawardi ( Pembantu Pustakawan – Perpustakaan Bergerak 2)
“Masalah membawa meja bagi menjalankan aktiviti mewarna kerana ruang didalam bas
amat terhad.”
3. Ummil Khairiah Azhar ( Penolong Pustakawan - Perp. Negeri Seberang Jaya)
“Masalah timbul apabila Pihak penganjur tidak menyediakan meja untuk aktiviti yang telah
dirancang seperti mewarna, melukis, permainan tradisional. Kesesuaian meja juga
memainkan peranan untuk melakukan aktiviti.
4. Samhah Zakaria ( Pemandu Skuad Sains - Perp. Negeri Seberang Jaya)
“Apabila melakukan aktiviti bersama kanak-kanak, ruang yang amat terhad dan sempit
menjadi masalah utama. Setiap hujung minggu, pengguna kanak-kanak yang menyertai
aktiviti terpaksa menjalankan aktiviti diatas lantai”
CADANGAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN
CADANGAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN (IDEATE)
Setelah pemantauan dijalankan oleh Unit Gerakan Literasi, maka tertubuhlah kumpulan
INNO LIB yang menghasilkan ‘E MOTAB’ singkatan kepada ‘ EASY MOBILE TABLE’ bagi
membuat ujikaji serta menghasilkan projek ini
CARTA ALIR "E MOTAB"
MULA
PERANCANGAN AKTIVITI
KEMUDAHAN
PENYEDIAAN MEJA
PELAKSANAAN AKTIVITI
TAMAT
MAKLUM SEMULA
Aktiviti seperti mewarna,melukis, dan lain-lain dirancang untuk pengguna pusat perkhidmatan
Staf akan menyediakan kemudahan seperti kerusi dan meja untuk kegunaan aktiviti
Pertukaran aktiviti atau menghadkan penyertaan kerana kemudahan seperti meja tidak mencukupi
Aktiviti diteruskan sekiranya kemudahan yang mencukupi
PELAN TINDAKAN PENYELESAIAN (PROTOTYPE)
Kumpulan IINO LIB merumuskan pelantindakan penyelesaian melalui SCAMPER seperti
berikut :
SCAMPER
S
C
A
M
P
E
R
Pembinaan Lukisan Kejuruteraan
Deraf Lakaran yang dilakukan oleh ahli kumpulan
MENINGKAT.
KESAN JANGKA PENDEK DAN NILAI TAMBAH
KEBERHASILAN PROJEK - IMPAK PROJEK DAN PEMBUKTIAN
PENGURANGAN ADUAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN YANG MENJALANKAN AKTIVITI
E MOTAB telah memudahkan pengguna dengan menggunakan meja serbaguna ini untuk
menjalankan aktiviti.
DAPAT MEMBANTU MENGURANGKAN KETIDAKSELESAAN PENGGUNA
Penciptaan E MOTAB ini dapat mengurangkan ketidakselesaan pengguna perpustakaan
ketika menjalankan aktiviti. Secara tidak langsung ruang di dalam perpustakaan dapat digunakan
sebaik mungkin dan ianya dapat memenuhi keperluan pengguna.
PENJIMATAN KOS KEWANGAN JABATAN
Pembinaan E MOTAB tidak memerlukan kos yang tinggi untuk disiapkan.Bahan yang
digunakan juga dari bahan terpakai dan dilakukan sendiri oleh ahli kumpulan.
Impak Projek dan Pembuktian adalah seperti berikut :
Meja Serbaguna yang dihasilkan oleh KUMPULAN INNO LIB dari Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang ini dinamakan ‘E MOTAB’ singkatan kepada ‘ EASY MOBILE TABLE’ yang merupakan satu penghasilan idea kreatif apabila ahli kumpulan mendapati pengguna yang datang ke perpustakaan seringkali membaca buku, mengulangkaji pelajaran, membuat kerja sekolah, melukis, ,mewarna dan sebagainya. Kadangkala pengguna-pengguna perpustakaan ini menggunakan ruang lantai untuk menjalankan aktiviti tersebut akibat daripada ruang tempat duduk yang terhad mahupun lebih berminat menjalankan aktiviti secara santai di bawah. Namun demikian, apabila pengguna menggunakan ruang lantai untuk menjalankan aktiviti, mereka agak sukar untuk membaca, menulis dan sebagainya kerana terpaksa meletakkan bahan bacaan dan alatan di atas lantai.
4.2.1 KESAN JANGKA PANJANG DAN NILAI TAMBAH
Dalam merealisasikan idea penghasilan meja serbaguna ‘E MOTAB’ ini, sebuah meja dihasilkan untuk pengguna menggunakannya ketika menjalankan aktiviti di ruang lantai. Meja yang dihasilkan ini boleh dilaraskan mengikut kesesuaian pengguna, lebih ringan, mudah alih dan boleh digunakan oleh semua peringkat umur berbanding meja sedia ada yang lain.
Projek ini dibangunkan secara dalaman oleh ahli kumpulan tanpa melibatkan kos. Sebarang
pengubahsuaian dan penambahbaikan dapat dilakukan serta merta.
4.2.1 (a) KESAN JANGKA PANJANG KEPADA JABATAN
Terhasilnya E MOTAb ini sedikit sebanyak dapat memberikan imej yang baik kepada semua
warga Perbadanan di samping dapat menjalankan tugasan yang telah diamanahkan dengan lebih
baik, tekun, dan bermotivasi. Pihak Perbadanan dan pengguna dapat menjalankan aktiviti dengan
selesa dan sempurna.
KESAN JANGKA PANJANG
Meja Serbaguna E MOTAB ini boleh dikormesilkan. Selain digunakan di Perpustakaan, meja ini
boleh digunakan di sekolah, surau, masjid ataupun di rumah ketika anak-anak ingin menyiapkan
kerja sekolah. Ini kerana meja ini boleh dilaraskan mengikut kesesuaian pengguna
122
13.0 KESIMPULAN
Meja Serbaguna yang dihasilkan oleh KUMPULAN INNO LIB dari Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang ini dinamakan ‘E MOTAB’ singkatan kepada ‘ EASY MOBILE TABLE’ yang merupakan satu penghasilan idea kreatif apabila ahli kumpulan mendapati pengguna yang datang ke perpustakaan seringkali membaca buku, mengulangkaji pelajaran, membuat kerja sekolah, melukis, ,mewarna dan sebagainya. Kadangkala pengguna-pengguna perpustakaan ini menggunakan ruang lantai untuk menjalankan aktiviti tersebut akibat daripada ruang tempat duduk yang terhad mahupun lebih berminat menjalankan aktiviti secara santai di bawah. Namun demikian, apabila pengguna menggunakan ruang lantai untuk menjalankan aktiviti, mereka agak sukar untuk membaca, menulis dan sebagainya kerana terpaksa meletakkan bahan bacaan dan alatan di atas lantai. Dalam merealisasikan idea penghasilan meja serbaguna ‘E MOTAB’ ini, sebuah meja dihasilkan untuk pengguna menggunakannya ketika menjalankan aktiviti di ruang lantai. Meja yang dihasilkan ini boleh dilaraskan mengikut kesesuaian pengguna, lebih ringan, mudah alih dan boleh digunakan oleh semua peringkat umur berbanding meja sedia ada yang lain. PPAPP menekankan keselesaan pengguna perpustakaan ketika menggunakan perkhidmatan yang ditawarkan supaya dapat membendung pengguna menggunakan perkhidmatan dalam keadaan tidak merasa selesa yang terutamanya kerusi dan meja di PPAPP sudah penuh diduduki oleh pengguna yang lain, penumpuan dan konsentrasi mereka akan terganggu dan tidak dapat bertahan lebih lama. Secara tidak langsung, jumlah turut terjejas. Meja serbaguna dan mudah alih E MOTAB ini dihasilkan secara ‘in house’ oleh ahli kumpulan INNO LIB sendiri dengan menggunakan kreativiti dan kepakaran masing-masing. E MOTAB dihasilkan menggunakan kayu pallet terpakai dan menggunakan cetusan idea dari lakaran yang dihasilkan oleh ahli kumpulan.