1 prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman Dr. Van Dijk 20 e druk 1 Grondslagen...
-
Upload
johanna-eilander -
Category
Documents
-
view
242 -
download
7
Transcript of 1 prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman Dr. Van Dijk 20 e druk 1 Grondslagen...
1
prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman
Dr. Van Dijk
20e druk
1
Grondslagen Administratieve Organisatie
Deel B processen en systemen
2
• Magazijnfunctie• Magazijnproces• Informatiebehoeften• Procesactiviteiten• Voorraadsysteem/ fin-adm proces• Voorraadinventarisatie
Hoofdstuk 4
Het magazijnproces- en voorraadsysteem
3
De magazijnfunctie
Bewarende functie
◦ Goederen moeten zorgvuldig worden bewaard
◦ Voorraden leiden tot vermogensbeslag en dus tot rentekosten
◦ Risico’s van waardevermindering, enz.◦ Opslagkosten en handlingkosten
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
4
De magazijnfunctie Waarom voorraden aanhouden?
◦ Tijd-en ritmeverschillen tussen Inkoop en verkoop (handelsonderneming) Inkoop en productie (ind. Bedrijven) Inkoop en dienstverlening (dienstverlenende bedrijven)
◦ Onzekerheid Variatie in vraag Veranderende levertermijnen
◦ Economisch motief: kostenafweging – trade off bestelkosten/omstelkosten versus
voorraadkosten (opslagkosten en handlingkosten) kosten van variatie in productieritme versus
voorraadkosten
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
5
De magazijnfunctie Magazijnfunctie = schakel tussen twee
beschikkende functies in het waardekringloopproces.
Inkoop Magazijn Verkoop
beschikken bewaren beschikken
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
6
Gesloten en open magazijnen
Onderscheid ◦Technisch => geen/wel toegang voor personeel◦Administratief => wel/geen uitgiftebon
Open magazijnen◦ Geen magazijnafgiftedocumenten◦ Grijpvoorraden◦ Indirecte verbruiksmeting◦ Toepassingsgebieden
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
7
Het magazijnproces
Productie- proces
Human resource
proces
Financieel- administratief
proces
MAGAZIJN-PROCES
Verkoop- proces
Inkoop-proces
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
8
Procesanalyse
1. In ontvangst nemen van goederen2. Keuring van ontvangen goederen3. Opslaan van ontvangen goederen4. Afgeven van goederen (intern/extern)5. Verzenden van goederen6. Aanhouden van eigen registratie7. Inventariseren van voorraden
8. Secundaire activiteiten
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
9
Informatiebehoeften
Uitvoerders procesactiviteiten => operationele informatiebehoeften
T.b.v. de planningfunctie◦ Aanwezigheid van voorraden◦ Staat waarin goederen zich bevinden
T.b.v. de controlfunctie◦ Klachteninformatie◦ Informatie over voorraadverschillen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
10
1. Goederenontvangst
Autorisatie tot inontvangstneming◦ Overzicht te ontvangen zendingen◦ Verzameling kopie-bestelorders
Eerste globale controle bij portier
Zelfstandig vaststellen wat ontvangen is◦Juiste artikelen/hoeveelheid/kwaliteit◦Geautomatiseerde ontvangstmeldingen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
11
2. Kwaliteitscontrole (keuring)
Normen waaraan kwaliteit inkomende goederen moet voldoen
Keuringsprocedure
Procedure afgekeurde goederen
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
12
3. Opslag van goederen
Afsluitbare ruimten, enz. Voorkomen dat kwaliteit achteruitgaat Periodiek onderhoud
Doelmatige magazijninrichting◦ Locatiecode:
gang (straat)/pad (zijstraat)/stelling/vak◦ Ligging van ‘fast moving’ vs ‘slow moving’◦ Geautomatiseerd opslaan en uitleveren
AS - AR
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
13
4. Afgifte van goederen
Autorisatie tot goederenafgifte Afgifteorganisatie
◦ Individuele uitgiftebonnen◦ Verzameluitgiftelijsten (picking lists)
verzamelen gaat sneller + betere controle mogelijk; nadeel is extra ruimte- en tijdbeslag
Geautomatiseerd verzamelsysteem
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
14
5. Verzenden van goederen
Magazijnchef of Expeditiechef Eigen vervoer/externe transporteur
Fysieke distributie◦ Routeplanning◦ Verzendprocedure (vrachtbrief/routelijst)
Kosten
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
15
6. De magazijnadministratie
Afleggen van verantwoording◦Bewaren◦Ontvangen/afgeven van goederen
Controle door inventarisatie:◦Inventarisatie vs. info uit artikelbestand
Stellingkaart voor niet-geautomatiseerde omgevingen◦Zelfcontrole enz.
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
16
7. Voorraadinventarisatie (zie 4.5)
Doel◦ Controle op de bewaarder
Controle op juistheid en volledigheid van de voorraadadministratie◦ Verbruiksmeting bij open magazijnen
Methoden◦ Integraal◦ Partieel roulerend◦ (simultaan)
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
17
8. Vernietigen van goederen
Niet op eigen initiatief magazijnchef: beschikkend functionaris geeft opdracht
Afval en uitval; kosten van vernietiging Opmaken proces-verbaal (protocol)
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
18
Het voorraadsysteem
Informatieve en controlerende aard◦ Functies van voorraden (voorraadbegrippen)◦ Opslaglocaties◦ Prijzen bij mutaties en waardering
(prijssystemen)◦ Registratiemethoden
Per stuk Per artikelsoort Per partij Per artikelgroep (financieel)
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
19
Voorraadinventarisatie
Doel◦ Controle op de bewaarder◦ Controle op juistheid en volledigheid van de
voorraadadministratie◦ Verbruiksmeting bij open magazijnen
Methoden van voorraadopname◦ Integraal◦ Partieel roulerend ◦ (simultaan)
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff
20
Inventarisatieprocedure
Aanwijzen van controleur Bepalen van inventarisatiemoment Uitprinten inventarisatielijst Vergelijken IST – SOLL met
verschillenanalyse Afboeken magazijnverschillen (autorisatie
door procuratiehouder) Bijhouden verschillenstatistiek
Voorraden bij derden◦Positieve methode◦Negatieve methode
Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff