1 Procedimiento Entrada Almacen

GC-03-PR-01 PROCEDIMIENTO ENTRADA DE ALMACEN

Versión: 2

Página: 1/7 PROCESO GESTIÓN COMPRAS E

INVENTARIOS 05/06/2009

Universidad Autónoma Del Caribe

Elaborado por: Asistente Admtivo Claudia Ramírez

Revisado por: Dr. Luis Gette

Director Administrativo

Aprobado por: Dr. Luis Gette


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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE

PROCEDIMIENTO DE ENTRADA DE ALMACÉN

GESTIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS


Versión: 2










1. OBJETO Establecer las actividades desarrolladas en el Dpto. de Almacén de la Universidad Autónoma del Caribe para efectuar la recepción de la mercancía enviada por los diferentes proveedores. 2. ALCANCE Se aplica a las actividades tendientes a recibir la mercancía enviada por los proveedores. Este procedimiento empieza con la recepción de mercancías y finaliza con el reporte a contabilidad. 3. RESPONSABLES Son responsables por el correcto desarrollo del proceso, en cada una de sus etapas:

- Director Administrativo y/o Asistente Administrativo, por la supervisión del correcto

desarrollo del procedimiento - Jefe de Almacén, por el correcto direccionamiento y desarrollo de las actividades del

procedimiento. - Ayudante de Almacén, por la ejecución de las actividades del procedimiento.

4. DEFINICIONES

4.1 Mercancía: Cualquier cosa que se puede comprar y vender. 5. DESARROLLO 5.1 DESCRIPCIÓN POR FASES

Entrada de mercancías de proveedores

1. Recepción de Mercancía: El Ayudante de Almacén recibe la mercancía enviada por el proveedor. En caso de que sea entregada por una empresa transportadora, pasa a la actividad 2, en caso contrario pasa a la actividad 3. Para los casos de entrega de equipos el Jefe de almacén deberá llamar al funcionario competente para que efectúe la evaluación técnica de los mismos, consignándola en el Formato Revisión Técnica.

2. Revisión de guía de entrega: El Ayudante de Almacén revisa que el paquete venga sellado y que la cantidad reportada corresponda a la entregada. Si está sellado y corresponde a la guía recibe la mercancía, firma la guía de la transportadora, almacena la guía de recibido y pasa a la actividad 8. En caso contrario pasa a la actividad 5.


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3. Entrega por remisión o por factura: El Ayudante de Almacén recibe el documento de entrega de la mercancía. Si es una remisión por entrega parcial, pasa a la actividad 4, en caso contrario pasa a la actividad 7.

4. Revisión entrega por remisión: El Ayudante de Almacén recibe del proveedor la mercancía constatando mediante conteo que la cantidad reportada en la remisión corresponde a la cantidad entregada. A su vez verificara que la entrega de la mercancía, sea conforme a las especificaciones establecidas en la Orden de compra. En caso de que la mercancía entregada corresponda a la reportada en la orden de compra y remisión, firma la copia del proveedor, registra la entrada en el formato Entrada de Almacén las cantidades respectivas con su descripción y su codificación, y luego archiva la copia de recibido en el correspondiente A-Z y pasa a la actividad 7. En caso de que no corresponda pasa a la actividad 6.

5. Conteo de verificación: El Ayudante de Almacén verifica en presencia del transportador la

integridad del pedido y decide con asesoría del Jefe de Almacén si debe ser rechazada o aceptada la mercancía. Si la mercancía es rechazada se anota en un libro de actas y se termina el procedimiento. En caso contrario pasa a la actividad 6.

6. Recepción condicionada: El Ayudante de Almacén recibe la mercancía modificando el

número reportado en la remisión por aquel que corresponda al número de la mercancía entregada, una vez verificada también por la orden de compra, entonces firma la copia del proveedor, registra la entrada en el formato Entrada de Almacén las cantidades respectivas con su descripción y codificación, y luego archiva la copia de recibido en el correspondiente A-Z y pasa a la actividad 8.

7. Reporte a Contabilidad: El jefe de almacén envía los formatos de Entrada de Almacén al Departamento de Contabilidad para su respectivo registro en el sistema de inventarios, y como documento soporte al momento de recibir la factura del proveedor.

8. Seguimiento devolución mercancía: En caso de devolución de la mercancía se

diligenciara el formato de devolución de mercancía a proveedor, el cual deberá contener los motivos de la devolución, descripción del articulo a devolver y firma del proveedor que recibe la mercancía. Es responsabilidad del Jefe de Almacén hacerle el respectivo seguimiento a la devolución, sobre todo en los casos en que la factura ya esta en proceso de pago o esta cancelada y no se le pueda descontar al proveedor la devolución.

Entradas de trabajos de taller de carpintería

1. Reporte en almacén: una vez es entregado el mueble, el responsable de taller entrega al almacén una copia del formato de salida del taller, para que éste se encargue del trámite correspondiente.


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2. Elabora entrada al almacén: el ayudante de almacén se encarga de elaborar la entrada

respectiva, a partir del formato y firma de satisfacción registrada.

El jefe de almacén se encarga de registrar en el formato de control de entradas de trabajos del taller de carpintería con el fin de informar semanalmente a la Dirección Administrativa, quienes se encargan del control sobre los trabajos entregados al taller y finalizados por él.

3. Reporte a Contabilidad: El jefe de almacén envía los formatos de Entrada de Almacén al Departamento de Contabilidad para su respectivo registro en el sistema de inventarios, y como documento soporte al momento de recibir la factura del proveedor.

4. Seguimiento devolución mercancía: En caso de devolución de la mercancía se

diligenciara el formato de devolución de mercancía a proveedor, el cual deberá contener los motivos de la devolución, descripción del articulo a devolver y firma del proveedor que recibe la mercancía. Es responsabilidad del Jefe de Almacén hacerle el respectivo seguimiento a la devolución.


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5.2 Diagrama de flujo

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1. Recibe la mercancía enviada por los proveedores.

1. Auxiliar de almacén.

2. Contrasta la cantidad entregada con la reportada en la guía de entrega.


3. Clasifica la entrega según sea parcial o por factura.


4.Verifica la cantidad entregada 4. Auxiliar de almacén. 5. Verifica la integridad del pedido y decide si recibirla o no.

5. Jefe de almacén / auxiliar de almacén.

6. Recibe la mercancía realmente entregada y anota la no correspondencia entre el documento y la cantidad entregada.


1. Recepción de Mercancía

4. Revisión entrega por

emisión

5. Conteo de verificación

2. Revisión de la guía de entrega

6. Recepción condicionada

Inicio

¿Está sellada y corresponde?

¿Entrega por empresa Trasportadora?

Si

No

Si

No

3. Entrega por remisión o por factura

8

No

¿Entrega parcial?

Si

¿Rechaza la mercancía?

Si

7No

Fin

¿Corresponde?

Si

No 8

A

Guía



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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

7. Recibe la mercancía y registra la entrada.


8. Coloca en los espacios determinados por tipo de mercancía el material recibido.


9. Reporta a Dirección Financiera las entradas.

9. Jefe de almacén.

10. Envía a Contabilidad los formatos de entrada de almacén.

10. Jefe de almacén.

8. Almacenamiento

10 Reporte a Contabilidad

9. Reporte a Financiera

A

Fin

7. Revisión entrega por factura

Reporte

Factura

Reporte



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6. REFERENTES NORMATIVOS Norma ISO 9001 Numerales 8.3 / 8.5.1 7. REGISTROS

Tiempo de retención


Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Frecuencia Clasificación Archivo

gestión Archivo central

Jefe de almacén / Auxiliar de almacén

Formato de Entrada de Almacén

Carpeta de entradas de mercancía

Por cada entrada atendida

NA Físico Restringido Cronológica 2 años


Guías de empresas transportadoras



NA Físico Restringido Cronológica 2 años




Remisión proveedor Físico Restringido Cronológica 2 años NA


Formato Revisión técnica



GC- 03-PR-01-F01 Físico Restringido Cronológica 2 años

Formato devolución de mercancía a proveedor




GC- 03-PR-01-F02 Físico Restringido Cronológica 2 años

Control de entradas trabajos de taller

GC- 03-PR-01-F03 Físico Restringido

Carpeta de entradas de

mercancía del taller



Cronológica 2 años

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