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ASISTENCIA EN LA RACIONALIZACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TRÁMITES; PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y APOYO AL SEGUIMIENTO

DE LOS PLANES ACCIÓN Y DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

MARIO ALBERTO CONTRERAS CORTÉS

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2008

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ASISTENCIA EN LA RACIONALIZACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TRÁMITES; PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y APOYO AL SEGUIMIENTO

DE LOS PLANES ACCIÓN Y DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO - SECTOR HACIENDA

MARIO ALBERTO CONTRERAS CORTÉS

Informe Final de Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del

último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público

ASESOR ESAP: GABRIEL ANDRES HILARION AMAYA

ASESOR ENTIDAD: DRA LUZ ANGELA MARTINEZ JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP

FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS

BOGOTÁ, D.C. 2008

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AGRADECIMIENTOS

Agradezco a mis padres y hermanos que contribuyeron a mi formación como persona y profesional, así también a todos mis compañeros y amigos que durante todo este tiempo compartieron conmigo. De igual manera un profundo agradecimiento a la Escuela Superior de Administración Pública, por acogerme en estos más de cinco años; por lo que me brindo le quedare agradecido de corazón, espero algún día retribuirle su gesto.

4

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 1

I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 1. DESCRIPCIÓN DEL MINITERIO DE HACIENDA Y

CRÉDITO PÚBLICO 4

2. OBJETIVOS 5

2.1. OBJETIVO GENERAL 5

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 5 2.3 RESULTADOS ESPERADOS 5 3 MARCO DE REFERENCIA 6 3.1. MARCO INSTITUCIONAL 6 3.2. MARCO TEORICO 8 3.2.1. Tramites 8 3.2.2. Plan de Desarrollo Administrativo 9 3.2.3. Planes de Acción 10 3.2.4 Sistemas de Gestión y Seguimiento a la metas de

Gobierno 10

3.3. MARCO CONCEPTUAL 11 3.4. MARCO NORMATIVO 11 3.5. MARCO GEOGRAFICO 12

5

4. METODOLOGIA 13 4.1. FASE DIAGNOSTICA 13 4.2. FASE ANALITICA 13 4.3. FASE DE DISEÑO DEL DOCUMENTO 14

II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 5. VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS

PROCEDIMIENTOS DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO.

16

6. SEGUIMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO

ADMINISTRATIVO EN EL SECTOR HACIENDA. 53

7. RACIONALIZACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TRÁMITES,

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN EL SECTOR HACIENDA.

54

7.1. Metodología para la medición de Costos de Tramites 54 7.2 Seguimiento a la Publicación de Tramites del Sector

Hacienda. 55

8. COLABORAR EN EL SEGUIMIENTO DE LOS PLANES

DE ACCIÓN EN EL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO.

56

9. INFORMES AUDIENCIA PÚBLICA 61 9.1. ASISTENCIA 9.2. INVITACIONES EXTENDIDAS 62 9.3. PREGUNTAS EN NUMEROS ABSOLUTOS Y

PARTICIPACION PORCENTUAL SUGÚN OPCIONES PERMITIDAS EN SU DILIGENCIAMIENTO PARA ASISTENTES

62

6

10. SISTEMA DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO A LAS METAS DEL GOBIERNO SIGOB, DEL SECTOR HACIENDA

64

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

65

GLOSARIO 66 BIBLIOGRAFIA 67 ANEXOS 68

7

LISTA DE CUADROS Cuadro 1. Relación Publicaciones Tramites Sector Hacienda 55 Cuadro 2. Consolidación Avance Planes Acción 56 Cuadro 3. Asistencia Audiencia Pública 61 Cuadro 4. Relación Invitaciones 62 Anexo 1 Tabulación encuestas Audiencia Pública 71 Anexo 2 Seguimiento SIGOB octubre 72

Pág.

8

LISTA FLUJOGRAMAS

Pág.

Modificaciones Presupuestales – Traslados 18

Elaboración de Plan de Desarrollo Administrativo 21 Preparación y seguimiento del Plan Indicativo Sectorial 24 Elaboración de Plan Estratégico Institucional 29 Programación del ante Proyecto de gastos de Funcionamiento de la entidad 31 Emisión de Concepto de Vigencias Futuras 34 Registro y/o actualización de proyectos de inversión pública en el Banco de Proyectos de Inversión 37

Elaboración Plan de Acción 41 Elaboración de Informes 43 Actualización Procedimientos 45 Asesoría y acompañamiento en la definición y racionalización de trámites. 47 Análisis y Revisión del Marco de Gastos de Mediano Plazo 50

9

LISTA FORMATOS

Pág. Formato 1. Encuesta 69 Formato 2. Asistencia 70 Formato 3. Pregunta 70

10

INTRODUCCION

Los trámites desde la perspectiva Administración pública han sido enfocados con el objetivo y funcionalidad de facilitarle al ciudadano la obtención de un servicio, convirtiéndolo en usuario, y a su vez garantizándole la vigencia de un derecho, regular cierta actividad de interés para la sociedad, atender las inquietudes de los ciudadanos y permitir el cumplimiento de una obligación, así también la aproximación y la interacción entre los ciudadanos y el Estado. Las entidades públicas, para dar cumplimiento al trámite, deben ejecutar procesos que, a su vez, se desarrollan mediante procedimientos en los que se compromete toda la capacidad organizacional. De aquí que la racionalización de trámites, procesos y procedimientos sea una propuesta del Departamento Administrativo de la función Publica (DAFP) para el mejoramiento de la gestión de la Entidades Públicas; el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en mejora de su gestión y desarrollo de los principios de celeridad y economía previstos en la Constitución política, a través de la Oficina Asesora de Planeación se enfocan en proceso de actualización y racionalización de tramites procesos y procedimientos, para contribuir a la eficiencia y eficacia en la gestión administrativa de las entidades, elementos fundamentales en la relación Estado/sociedad. Por otro lado, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público como cabeza del Sector Hacienda, realiza un seguimiento del Plan de Desarrollo Administrativo de este sector, con el fin de analizar y mejorar los avances en los programas, proyectos, acciones y actividades dirigidos al mejoramiento de las entidades, en el marco de las políticas de desarrollo administrativo. A su vez de manera integral el Ministerio a través de los Planes de Acción busca facilitar el logro de los objetivos estratégicos establecidos, dotándoles de un elemento cuantitativo y verificable a lo largo del plan, y estableciendo la participación de las diferentes dependencias. De tal manera que el seguimiento a dichos Planes ya señalados permiten un contribuir al desarrollo y mejoramiento de la gestión tanto del Ministerio, como del Sector mismo de Hacienda. Por lo tanto el objetivo principal de esta práctica se centra en asistir en la racionalización y actualización de trámites; procesos y procedimientos y apoyar el seguimiento de los planes acción y de desarrollo administrativo. En síntesis el trabajo a desarrollar dentro de la presente práctica administrativa es el de un

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conjunto de actividades desplegadas en el marco de procesos de asesoría y/o consultoría tendientes a dotar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público de una base Documental Actualizada sobre los principales procedimientos desarrollados al interior del mismo, así también apoyar la racionalización de tramites relacionados con un seguimiento de las etapas que implica. Por otro lado se deberá apoyar los seguimientos al Sector Hacienda, a través del Sistema de Gestión y Seguimiento a las Metas del Gobierno SIGOB, de los planes de Desarrollo Administrativo en el Sector y de los Planes de Acción en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, estos dos últimos trimestrales.

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I PARTE

LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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1. DESCRIPCIÓN DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público tiene como objetivo la definición, formulación y ejecución de la política económica del país, de los planes generales, programas y proyectos relacionados con ésta, así como la preparación de las leyes, la preparación de los decretos y la regulación, en materia fiscal, tributaria, aduanera, de crédito público, presupuestal, de tesorería, cooperativa, financiera, cambiaria, monetaria y crediticia. Su visión para el año 2010 esta enfocada en administrar eficiente y efectivamente los dineros de los contribuyentes para proveer los servicios que le corresponden al Estado, honrando la deuda en un ambiente de crecimiento sostenido. Su misión consiste en ser el Ministerio que diseña, coordina, regula y ejecuta la política económica del Estado garantizando la óptima administración de las finanzas públicas para el desarrollo económico y social del país. Esta estructurado principalmente por ocho dependencias, que son el eje de diferentes Subdirecciones, Oficinas y Comites, estas son: Despacho del Ministro, Despacho del Viceministro General, Despacho del Viceministro Técnico, Secretaría General, Dirección General del Presupuesto Público Nacional, Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, Dirección General de Apoyo Fiscal, y Organos de Asesoría y Coordinación.

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2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

2.1. General

Asistir en la racionalización y actualización de trámites; procesos y procedimientos y apoyar el seguimiento de los planes acción y de desarrollo administrativo.

2.2. Específicos 2.2.1 Coordinar la racionalización y actualización de trámites, procesos y

procedimientos en el Sector Hacienda. 2.2.2 Validar los procedimientos actualizados y modificados en el Ministerio de

Hacienda y Crédito Público. 2.2.3 Asistir en el seguimiento del Plan de Desarrollo Administrativo en el

Sector Hacienda. 2.2.4 Colaborar en el seguimiento de los Planes de Acción en el Ministerio de

Hacienda y Crédito Público. 2.2.5 Participar en el seguimiento al Sistema de Gestión y Seguimiento a las

Metas del Gobierno SIGOB, del Sector Hacienda. 2.3 Resultados Esperados ü Informe de la asistencia y coordinación prestada a la Racionalización y

actualización de trámites, procesos y procedimientos en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

ü Informe de los procedimientos actualizados. ü Documento .doc y html para plataforma TUTOR del procedimiento

actualizado y/o modificado, incluyendo los documentos relacionados a este, como códigos, formatos, instructivos, navegadores, referencias y demás que implica la plataforma TUTOR y la funcionalidad de la publicación.

ü Informe del seguimiento al Plan de Desarrollo Administrativo del Sector.

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ü Informe del seguimiento realizado a los Planes de Acción en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

ü Informe del seguimiento realizado al Sistema de Gestión y Seguimiento a las Metas del Gobierno SIGOB, del Sector Hacienda.

3. MARCO DE REFERENCIA

3.1 MARCO INSTITUCIONAL El Ministerio de Hacienda y Crédito Público de acuerdo a los Decretos 4646 y 4647 de 2006, tiene como objetivo la definición, formulación y ejecución de la política económica del país, de los planes generales, programas y proyectos relacionados con ésta, así como la preparación de las leyes, la preparación de los decretos y la regulación, en materia fiscal, tributaria, aduanera, de crédito público, presupuestal, de tesorería, cooperativa, financiera, cambiaria, monetaria y crediticia. De aquí que su Misión sea diseñar, coordinar, regular y ejecutar la política económica del Estado garantizando la óptima administración de las finanzas públicas para el desarrollo económico y social del país. El Sector Administrativo de Hacienda y Crédito Público está integrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que tendrá a su cargo la orientación del ejercicio de las funciones atribuidas a las siguientes entidades adscritas y vinculadas: Entidades adscritas: Unidad Administrativa Especial - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF. Unidad Administrativa Especial - Contaduría General de la Nación. Superintendencia Financiera de Colombia. Superintendencia de la Economía Solidaria. Fondo de Garantías de Instituciones Financieras -FOGAFIN. Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas -FOGACOOP. Entidades vinculadas: Banco Cafetero – Bancafé (en Liquidación) Gran Banco S.A. Central de Inversiones S.A - CISA Banco del Estado (en Liquidación) Fiduciaria La Previsora S.A

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Financiera de Desarrollo Territorial S.A. - FINDETER- La Previsora S.A. Compañía de Seguros Banco Central Hipotecario – BCH (en Liquidación) Fiduciaria del Estado S.A. - FIDUESTADO (en Liquidación) La Oficina Asesora de Planeación tiene definidas distintas funciones entre las cuales conviene resaltar: Ø Asesorar al Ministro, Viceministros, Secretaría General y demás dependencias en la

presentación de planes, programas y proyectos que debe desarrollar el sector de Hacienda y Crédito Público.

Ø Diseñar metodologías para construir índices e indicadores que permitan medir y evaluar la gestión y resultados del Ministerio y sus entidades adscritas y vinculadas.

Ø Diseñar metodologías para elaborar y/o actualizar los manuales de procesos y procedimientos de cada una de las dependencias del Ministerio y coordinar su elaboración, desarrollo e implementación.

Ø Elaborar, con base en el Plan Nacional de Desarrollo y los lineamientos impartidos por el Viceministerio General, y en coordinación con las dependencias del Ministerio y sus entidades adscritas y vinculadas, el Plan Indicativo del Sector Hacienda y realizar el seguimiento y evaluación al mismo.

Ø Coordinar con las Direcciones del Ministerio, de acuerdo con las directrices del Viceministro General, la elaboración del Plan General Institucional y realizar el seguimiento y evaluación a su ejecución. Así mismo, velar por la elaboración del Plan Institucional de cada una de las entidades adscritas y vinculadas al Ministerio.

Ø Coordinar con las dependencias del Ministerio y sus entidades adscritas y vinculadas, con base en las instrucciones dadas por el Viceministro General, la elaboración del Plan de Desarrollo Administrativo del Sector Hacienda, y realizar seguimiento a su ejecución.

Y las demás señaladas los Decretos 4646 y 4647 de 2006

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3.2 MARCO TEÓRICO 3.2.1 Trámites Toda organización según su naturaleza tiene una serie de fin o fines a seguir, los cuales se materializan en base a los diferentes procesos que se llevan a cabo en su interior. Tales procesos pueden ser significativamente complejos de tal manera que involucren un sinfín de interrelaciones entre individuos, materiales, equipos, tecnología y otros recursos, con interdependencia entre estos; así también, unos menos complejos que sólo demandan un mínimo de componentes para relacionarse. Desde una visión más amplia, los procesos se constituyen en el determinante para dirigir una organización. A su vez un proceso puede subdividirse en subprocesos que lo soportan y contribuyen, en los que existe una relación lógica con las fases que permiten la consecución del objetivo del proceso y de los procedimientos que determinan el cumplimiento de las fases o etapas. Por lo cual, la mejor gestión será consecuencia del análisis constante de los procesos y procedimientos de dicha organización. Es claro que toda organización estatal, dentro de su ejercicio institucional, debe generar servicios a la sociedad para desempeñar su objeto social y por el cual había sido concebida. En la manera de acceder a los bienes o servicios estatales se identifican los diferentes trámites que adelanta la ciudadanía ante una entidad o la Administración Pública en general. Por lo tanto el trámite es generado por un actor externo a la organización, dependiendo de acciones reguladas por el Estado, las cuales han de llevar a cabo los usuarios con el fin de adquirir un determinado producto o para garantizar la adecuada y correcta prestación de un servicio, el reconocimiento de un derecho, la regulación de una actividad de especial interés para la sociedad o la debida ejecución y control de las actividades propias de la Administración pública. Es importante entender de acuerdo a los lineamientos de Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) a través de su guía, que los procesos se definen como una serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad. Y en cuanto a los procedimientos se debe decir que permiten precisar la forma de hacer algo; incluyen el qué, el cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea e involucran los elementos técnicos para emplear, las condiciones requeridas, los alcances y limitaciones fijadas, el número y características del personal que interviene, entre otros.

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Adelantar entonces, un proceso de racionalización de trámites, procesos y procedimientos requiere una metodología práctica que conlleva una aplicación sistémica. El Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) se propone para seguir este proceso bajo cinco elementos: - Identificación y clasificación. - Descripción. - Análisis. - Propuesta de mejoramiento. - Implementación de la propuesta. En síntesis según el DAFP este proceso de racionalización debe estar encaminado a: § Reducir pasos y actividades inútiles y/o duplicadas. § Determinar la contribución de los pasos y actividades al resultado final que se quiere conseguir. § Reducir el tiempo de ciclo del proceso. § Analizar la tecnología implementada en cada proceso y el procedimiento para el logro de una mayor eficiencia y eficacia. § Establecer los costos de desempeño o ejecutoria de las fases que componen un proceso y la incidencia de cada una de ellas en los costos totales. 3.2.2 Plan de Desarrollo Administrativo Este Plan debe ser visto como un proceso de mejoramiento permanente y planeado para la buena gestión administrativa y uso eficiente de los recursos incluyendo el de talento humano en los organismos y entidades de la Administración Pública. Los principales propósitos son: a) Creación de relaciones de cooperación, aceptación y reconocimiento entre los servidores públicos, los particulares investidos para el ejercicio de funciones administrativas y la comunidad en general; b) Cumplimiento de los fines sociales del Estado y de las responsabilidades y compromisos del servidor público; c) Mejoramiento de los niveles de gobernabilidad de la Administración Pública; d) Mejoramiento en la calidad de los bienes y servicios a cargo del Estado

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Con base en lo anterior los Planes de Desarrollo Administrativo surgen como un instrumento, en el que se determinan los programas, proyectos, acciones, actividades, responsables e indicadores para el mejoramiento de la gestión de los organismos y entidades de la Administración Pública, en el marco de las políticas de desarrollo administrativo. Estos planes de desarrollo administrativo deben obedecer a criterios de integralidad que generen mejores alternativas de carácter organizacional e involucren orientaciones concretas para el mejoramiento de la capacidad administrativa y el desempeño institucional de las entidades. 3.2.3 Planes de Acción Son instrumentos institucionales, debidamente estructurados que buscan facilitar el logro de los objetivos estratégicos establecidos, dotándoles de un elemento cuantitativo y verificable a lo largo del plan. Dichos planes, en líneas generales, ubican en un espacio definido de tiempo y responsabilidad las tareas específicas para contribuir a alcanzar el objetivo general. Dentro de sus elementos más comunes se pueden señalar: Objetivo general, objetivos específicos, resultados esperados, metas Actividades, cronograma y productos. 3.2.4 Sistema de Gestión y Seguimiento a las Metas del Gobierno SIGOB Es un sistema en línea que contiene cuáles son las metas del Gobierno de acuerdo al Plan Nacional de desarrollo y cuál es el cumplimiento de las mismas. A su vez permite ser actualizado por los funcionarios de cada sector, encargados de reportar los avances en cada meta. Este seguimiento se hace por sectores y en cada uno de ellos aparece la entidad responsable de cumplir con esa tarea. Consta de varios módulos que complementan y asisten los esquemas de trabajo de la gestión gubernamental, entre otros:

• Seguimiento a las tareas formuladas en los Consejos Comunales de Gobierno. • Seguimiento a las instrucciones dadas por el señor Presidente en las sesiones de

Consejo de Ministros. • Monitoreo a los distintos medios de comunicación por parte de la Oficina de

Prensa de la Presidencia (Sistema de Noticias en Línea - SNOL). • Gestión y seguimiento a las metas presidenciales.

3.3 MARCO CONCEPTUAL

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A partir de la Guía Para La Racionalización De Trámites, Procesos Y

Procedimientos1, se debe distinguir o asimilar el proceso como una serie de fases o

etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un

resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se suministra un producto o

servicio a un cliente externo o interno para satisfacer una necesidad, diferenciadose

del procedimiento puesto que al hacer referencia a este se relaciona con el conjunto

o sucesión de actividades, ampliamente vinculadas y cronológicamente dispuestas,

realizadas al interior de la entidad y dirigidos a precisar la forma de hacer algo,

incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea.

De aquí que un trámite pueda contener un procedimiento, puesto que este primero es un conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado que han de efectuar los usuarios para obtener un determinado producto o para garantizar debidamente la prestación de un servicio. 3.4 MARCO NORMATIVO Constitución política de 1991 (artículos 83, 84, 209 y 333): establece el principio de la buena fe, el no poder exigir requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho, los principios de la función administrativa, de la actividad económica y la iniciativa privada. Código Contencioso Administrativo (artículo 3o): establece que las actuaciones administrativas se desarrollarán con base en los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción. Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 (artículos 1o y 4o): establece el ejercicio del control interno de obligatorio cumplimiento en toda la estructura administrativa,

• 1 Departamento Administrativo de la Función Pública. 2002.

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mediante la elaboración, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, manuales de funciones y procedimientos. Ley 489 de 1998 (artículo 18): establece la supresión y simplificación de trámites como política permanente de la Administración pública. Decreto No. 3622 de 2005 Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el capítulo cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo Decreto 4646 de 2006: Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. • Artículo 1o. Sector Administrativo de Hacienda y Crédito Público. • Artículo 10o. Funciones de la Oficina Asesora de Planeación. 3.5 MARCO GEOGRAFICO El Ministerio de hacienda y Crédito Público esta ubicado en la Cra 8 n. 6 - 64, en Centro Histórico de Bogotá, colinda con la Avenida 7ª y la Avenida Jose Asunción Silva.

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4. METODOLOGÍA

Para realizar la práctica administrativa referente asistencia en la racionalización y actualización de trámites, procesos y procedimientos, y apoyo al seguimiento de los planes acción y de desarrollo administrativo se tendrán en cuenta las siguientes fases: 4.1 FASE DIAGNOSTICA Se pretende realizar recolección de información de tipo normativo y administrativo con el fin de determinar los aspectos más importantes y relevantes concernientes a los procedimientos, trámites y planes de desarrollo administrativo y de acción. La información también será suministrada por medio de los practicantes que acompañan estos procesos que racionalización y actualización. Lo relativo a la información de los planes será recopilada de acuerdo a los informes presentados por las dependencias y entidades vinculadas - adscritas. 4.2 FASE ANALÍTICA La información recopilada permitirá determinar los procedimientos, procesos y trámites a trabajar, en base a ello y a la prioridad de estos, se adelantara la revisión de las modificaciones realizadas según la normatividad y apreciaciones hechas por el encargado del trámite y/o procedimiento. Para ello se tendrán en cuanto las directrices del DAFP, según y guías y demás documentos referentes a dichos procesos. Para el caso del procedimiento se verificara su estructura de acue rdo a plataforma Tutor, a su vez simulando en este el flujograma, numeración, distribución y el HTM 2; en caso de ser necesario se actualizaran los diferentes códigos, referencias y demás documentos generados a través de tutor. Adicionalmente se acompañara en el proceso de publicación del procedimiento vía Internet. En cuanto al seguimiento de los planes tanto de desarrollo administrativo como de acción. Se contrastara los avances que se han tenido de acuerdo a lo propuesto (los 2 Formato de archivo para la publicación en Ia Web

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indicadores establecidos), así como lo reportado en los informes, con las respectivas observaciones, generando un consolidado de estos planes y de los responsables de la evolución de estos. A partir del SIGOB3, obteniendo una información actualizada sobre el avance de metas e ind icadores priorizados en el marco de la Política General de Gobierno, se analizara y se relacionara el desenvolvimiento de Sector. 4.3 FASE DE DISEÑO DEL DOCUMENTO Las actividades de esta fase giraran en torno a la identificación de los puntos estratégicos resueltos y analizados en la Normatividad y del Análisis realizado. Es luego de este proceso que se lograra elaborar la documentación que se pondrá a consideración de la oficina de planeación para su estudio modificación, aprobación y firma con la que se dará por terminado el objeto de la práctica.

3 Sistema de Gestión y Seguimiento a las Metas del Gobierno

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II PARTE

RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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5. VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO.

• Oficina de Control Interno Durante las dos primeras semanas programas de practica, se logro actualizar y revisar los procedimientos de la Oficina de Control Interno, a partir de la verificación de su estructura de acuerdo a la plataforma Tutor, a su vez generando el flujograma, numeración, distribución y el HTM; fue necesario que se actualizaran los diferentes códigos, referencias y demás documentos generados a través de tutor. Finalmente se entro en el proceso de publicación del procedimiento vía Internet en base a los HTM. Fueron trabajados los procedimientos PRO11201 al PRO11222. Los procedimientos PRO11210 y PRO11220 fueron eliminados por solicitud de la misma oficina. • Oficina Asesora de Planeación Se actualizaron los siguientes procedimientos de la Oficina, en base a las observaciones de los diferentes asesores, a su vez se establecieron las numeraciones y distribuciones: PROC18001 Modificaciones Presupuestales – Traslados PROC18002 Elaboración de Plan de Desarrollo Administrativo PROC18003 Preparación y seguimiento del Plan Indicativo Sectorial PROC18004 Elaboración de Plan Estratégico Institucional PROC18005 Programación del ante Proyecto de gastos de Funcionamiento de la entidad PROC18006 Emisión de Concepto de Vigencias Futuras PROC18007 Registro y/o actualización de proyectos de inversión pública en el Banco de Proyectos de Inversión – BPIN. PROC18008 Elaboración Plan de Acción PROC18009 Elaboración de Informes PROC18010 Actualización Procedimientos PROC18011 Asesoría y acompañamiento en la definición y racionalización de trámites. PROC18012 Análisis y Revisión del Marco de Gastos de Mediano Plazo – Sector Hacienda Dicho proceso de actualización implico la creación de nuevas referencias:

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REF18024 Resolución 5544 de 2003 REF18021 Resolución 5774 de 2006 REF18025 Resolución 2150 de 2007 REF18026 Resolución 584 de 2006 REF18028 Decreto 568 de 1996 REF18029 Decreto 4730 de 2005 REF18030 Resolución 843 de 2006 REF18031 Decreto 2260 de 1996 Se genero un nuevo procedimiento PRO18012 Análisis y Revisión del Marco de Gastos de Mediano Plazo – Sector Hacienda. Con la distribución por actores, numeración por tareas. Con el cambio de programa para el manejo de proyectos del Banco de Proyectos de Inversión, se vio la necesidad de crear nuevos navegadores, que permitieran y sirvieran de guía para el uso de la plataforma. Se crearon 6 nuevos navegadores: NAV18001 Banco de Proyectos de Inversión(NBPIN) – Registro de Proyectos. NAV18002 Banco de Proyectos de Inversión(NBPIN) – Recepción. NAV18003 Banco de Proyectos de Inversión(NBPIN) – Viabilidad. NAV18004 Banco de Proyectos de Inversión(NBPIN) – Transmisión de Información. NAV18005 Banco de Proyectos de Inversión(NBPIN) – Consultas y Reportes. NAV18006 Banco de Proyectos de Inversión(NBPIN) – Emisión de Concepto. En cuanto a códigos se actualizaron los inventarios relacionados a los procedimientos, referencias, y navegadores, debido a la generación de nuevos. COD18001 Inventario de Procedimientos. COD18002 Inventario de referencias y COD18004 Inventario de Navegadores. Una vez actualizados los procedimientos de la Oficina, en base a las observaciones de los diferentes asesores, se establecieron los flujogramas :

Flujograma 1. PROC18001 Modificaciones Presupuestales – Traslados

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Inicio

Secretaria de laOficina dePlaneación

Recibe y radica losdocumentos desolicitud de lamodificaciónpresupuestal. (1)Entrega documentosal Jefe de laOficina dePlaneación. (2)

Jefe de laOficina dePlaneación

(PC) Revisa lainformación desolicitud (Oficio yanexos). (3)

¿Es informacióncompetente de la

oficina?


Devuelve ladocumentación paraque se adelante eltrámite respectivo oa donde corresponda.(4)

Fin


Asigna el trabajo.(5)Entrega a laSecretaria de laOficina dePlaneación. (6)


Traslada ladocumentación alfuncionarioresponsable(Asesor). (7)

Asesor de laOficina dePlaneación

Recibe documentacióndel trámite deltraslado. (8)

A

N

S


(PC) Revisasolicitud delconcepto deModificacionesPresupuestales. (9)Analiza laconsistencia,antecedentes y demásinformaciónnecesaria de laevaluación que seadelanta a losdocumentos soportesdel trámite. (10)

¿Es de inversión?


(PC) Revisadocumentos delproyecto deInversión. (11)(PC) Revisa ladocumentación deltramite de lamodificaciónPresupuestal. (12)

¿, essatisfactorio?


Solicita aclaracióno ampliación en lainformación soportede la solicitud paraemisión de concepto.(13)

Interesado enModificación

Presupuestal deTraslado

Aclara o amplia lainformación (14)

B

C

C

A

N

SS

N

29


(PC)Emite conceptoen el sistema Bancode Proyectos deInversión Nacional(NBPIN) (15)

> Emisión Concepto


Genera transmisiónal DepartamentoNacional dePlaneación. (16)

> Transmisión


Imprime las fichasEBI de los proyectosafectados. (17)

> Consultas yReportes


Prepara el Oficiopara solicitar elconcepto delDepartamentoNacional dePlaneación-DNP. (18)Presenta oficio alJefe de la Oficinade Planeación parala firma. (19)


(PC) Verificainformación y firmaoficio de solicitudal DepartamentoNacional dePlaneación. (20)Entrega a laSecretaria de laOficina dePlaneación. (21)


Remite el trámite alDepartamentoNacional dePlaneación. (22)Archiva la copia.(23)

D

C


(PC) Realiza elseguimiento altramite en elDepartamentoNacional dePlaneación. (24)

Dir deInversiones/

FinanzasPúblicas del DNP

Emite conceptofavorable odesfavorable (25)


Recibe y radicaoficio de conceptoemitido por el DNP.(26)


Remite al Jefe de laOficina dePlaneación. (27)


Revisa lainformación remitidapor el DNP. (28)

¿, es favorable?


Da continuidad altrabajo por partedel Asesor queinicialmente atendióla solicitud. (29)


Prepara y/o revisaProyecto deResolución deTraslado. (30)Prepara oficio parael trámitecorrespondiente porparte de laDirección General dePresupuesto PublicoNacional. (31)Presenta oficio parafirma del Jefe de laOficina dePlaneación anexando:(32)

E

F

D

B

N

S

30


(PC) Verificainformación deloficio, anexos yfirma. (33)Entrega a laSecretaria de laOficina dePlaneación. (34)


Envía documentos ala Dirección Generaldel PresupuestoPúblico Nacional yradica. (35)

Dir General dePresupuesto

PúblicoNacional-DGPPN

Aprueba o rechaza lamodificaciónpresupuestal ycomunica a laOficina dePlaneación y/oDependencia. (36)


Archiva la copia conel recibido. (37)


Comunica resultadodel tramite alsolicitante de lamodificación, encaso de no serinformado de formadirecta por la DGPPNo en caso deconceptodesfavorable porparte del DNP. (38)

Fin

F E

Fuente: Documento y archivo “PROC18001.doc”4, Oficina Asesora de Planeación.

4 Archivo con terminación doc, hace referencia a la tipología de archivo, en este caso documento, compatible con Microsoft Word y la plataforma Tutor.

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Flujograma 2. PROC18002 Elaboración de Plan de Desarrollo Administrativo

Inicio


Recibe y radica ladocumentación conlos lineamientosgenerales expedidospor el DepartamentoAdministrativo de laFunción Publica parala elaboración delPlan de DesarrolloAdministrativo. (1)Entrega documentosal Jefe de laOficina dePlaneación. (2)


(PC) Analiza eloficio y anexosenviados por elDepartamentoAdministrativo de laFunción Publica (3)


Asigna trabajo (4)


(PC) Recibe yanaliza losdocumentos. (5)Prepara comunicaciónde convocatoria parareunión con lasentidades del SectorHacienda. (6)Somete aconsideración delJefe de la Oficinade Planeación eloficio deconvocatoria y decomunicación de loslineamientos. (7)


Revisa comunicación.(8)


Realiza los ajustesa la comunicación deacuerdo con lasobservaciones delJefe de la Oficinade Planeación. (9)


Envía comunicaciónal Viceministro deHacienda para sufirma. (10)

A

32

Viceministro deHacienda

(PC) Revisa y firmael oficio para sudistribución. (11)Devuelve los oficiosfirmados al Jefe dela Oficina dePlaneación. (12)


Adjunta al oficiolos documentosanexos. (13)


Radica y envía a laoficina decorrespondencia parala distribución alas diferentesentidades del SectorHacienda. (14)


Coordina reunión delcomité del SectorHacienda. (15)


Preside y coordinareunión para laelaboración deldiagnostico y elPlan de DesarrolloAdministrativo delsector Hacienda.(16)Imparteinstrucciones alAsesor para queconsolide lainformación yprepare el documentodel Plan deDesarrolloAdministrativo de lavigencia. (17)

B

A


Consolida lainformación yprepara el documentodel Plan deDesarrolloAdministrativo de lavigencia y lo remitea las entidades delsector para suconsideración (18)Efectúa ajustesplanteados por lasentidades del sectory los entrega alJefe de la Oficinade Planeación parasu revisión. (19)


(PC) Revisa, analizay planteaobservaciones delcaso y lo entrega alAsesor (20)


Ajusta el plan deacuerdo con lasobservacionesplanteadas. (21)Prepara comunicaciónpara el envió delPlan de DesarrolloAdministrativo alDepartamentoAdministrativo de laFunción Publica.(22)


(PC) Revisacomunicación ypropone lasmodificacionespertinentes y loentrega al Asesor.(23)


Ajusta comunicacióny la entrega aldespacho delViceministro Generalpara su firma. (24)

C

B

33


Firma lacomunicación deremisión del Plan deDesarrolloAdministrativo. (25)


Recoge, radica yenvía el Plan deDesarrolloAdministrativo. (26)


Prepara comunicaciónpara remitir el Plana las entidades delsector. (27)


(PC) Realizaseguimiento al Plande DesarrolloAdministrativo (28)Presenta el Plan ysus correspondientesseguimientos deejecución al Jefe dela Oficina dePlaneación. (29)


Analiza elseguimiento del Plany toma las medidasnecesarias paragarantizar sucumplimiento encomité. (30)

¿Presentaincumplimiento de

metas?


Prepara comunicaciónrelacionando losincumplimientospresentados por laentidad en laejecución del Plan.(31)

Fin

D

C

S

N


Archiva consolidadode avance del Plande DesarrolloAdministrativo. (32)

Fin

D

Fuente: Documento y archivo “PROC18002.doc”, Oficina Asesora de Planeación.

34

Flujograma 3. PROC18003 Preparación y seguimiento del Plan Indicativo Sectorial

Inicio


Recibe documentoinstructivo del PlanIndicativo y radicaen el sistema. (1)


Revisa ladocumentación delPlan Indicativo,asigna trabajo eimparteinstrucciones. (2)


Actualiza lainformación de latarea en el sistemay distribuye. (3)


Analiza ladocumentación delPlan Indicativorecibida delDepartamentoNacional dePlaneación. (4)Esboza el esquema deacción a seguir parapreparar el PlanIndicativoSectorial. (5)Ubica la informacióndel Plan Nacional deDesarrollo. (6)


Identifica temas delPlan Nacional deDesarrollo a loscuales puedecontribuir el SectorHacienda. (7)Prioriza temas conlos cuales el SectorHacienda puedecontribuir al logrode los objetivos delPlan Nacional deDesarrollo. (8)


Preparacomunicaciones paralas entidadesadscritas,vinculadas ydependencias delMinisterio. (9)

A

B

35

Jefe de laOficina de

Planeación yAsesor de la

Oficina dePlaneación

Definen propuestatemática que permitela contribución delSector frente alPlan Nacional deDesarrollo. (10)

¿Hay ajustes?


Efectúa ajustes a lapropuesta temáticadel Plan IndicativoSectorial, con lasobservacionesencontradas. (11)


Presenta propuestatemática alViceministro deHacienda para suaprobación. (12)


Revisa la propuestatemática de PlanIndicativo Sectorialpara ser gestionadaen el sector. (13)

¿Aprueba?


Firma lacomunicación deinvitación a lasentidades adscritas,vinculadas ydependencias delMinisterio. (14)

B

A

C

A A

S

NS

N


Ingresa lainformación en elsistema decorrespondencia ydistribuye ladocumentación a losdestinatarios. (15)


Archivaconsecutivamente lacopia de lacomunicación enviadaa las entidadesadscritas y/ovinculadas ydependencias delMinisterio. (16)

Entidadesadscritas -

vinculadas –dependencias

Revisan la propuestatemática de PlanIndicativo preparadopor el Ministerio deHacienda encumplimiento delPlan Nacional deDesarrollo. (17)

¿No esta deacuerdo?



Efectúa los ajustesa la propuestatemática del PlanIndicativo Sectorialpreparado por elMinisterio. (18)Socializa, alinterior de suentidad odependencia delMinisterio, lapropuesta temáticade Plan Indicativoajustada. (19)Determinación decompromisosinstitucionales o delas dependenciasfrente al PlanNacional deDesarrollo. (20)El delegado orepresentante asistea la reunión depreparación de PlanIndicativosectorial. (21)

A

D

C

A

S

N

36

Comité Sectorial

Define el temariodefinitivo de PlanIndicativoSectorial. (22)



Presenta al ComitéSectorial lapropuesta decompromisosinstitucionales o dedependencias frenteal Plan Nacional deDesarrollo. (23)

¿Es necesarioefectuar ajustes?



Efectúa los ajustesa la matriz de PlanIndicativo Sectorialen lo concerniente ala entidad. (24)



Prepara comunicaciónremitiendo la matrizde Plan Indicativo.(25)


Recibe y radica ladocumentación dePlan Indicativoenviado por lasentidades o lasdependencias delMinisterio. (26)


Revisa, asignaresponsabilidades eimparteinstrucciones parala consolidación delPlan IndicativoSectorial. (27)

E

D F

N

S


Actualiza lainformación de latarea en el sistemay distribuyedocumentación. (28)


(PC)Revisa ladocumentaciónrecibida de lasentidades ydependencias delMinisterio. (29)

¿Informacióncompleta?


Solicita a laentidad del sector odependencia delMinisterio laactualización de almatriz de PlanIndicativo. (30)


Consolida la matrizde Plan IndicativoSectorial. (31)Presenta consolidadode matriz de PlanIndicativo parapreaprobación. (32)


(PC)Revisa la matrizconsolidada de PlanIndicativo delSector Hacienda.(33)

¿Está conforme?


Efectúa los ajustes,modificaciones ydevuelve paraconsolidación. (34)

F

G

A

E

A

S

N

N

S

37


Concerta compromisossectoriales con elDepartamentoNacional dePlaneación. (35)

¿Haymodificaciones?


Contacta entidad odependencia delMinisterio paracomunicarle elajuste propuesto.(36)



(PC)Evalúa ajustes yrealiza lasmodificaciones en lamatriz decompromisosinstitucionales o delas dependencias delMinisterio. (37)

¿Los cambios son encompromisos?



(PC)Analiza laviabilidad dealcanzar las metas ola medición delindicador propuesto.(38)

¿Es alcanzable?H

I

J

K

G

MS

N

N

S

S

N



Actualizainformación de lamatriz decompromisosinstitucionales o dela dependencia delMinisterio. (39)Remite comunicacióninformando de laaceptación lamodificación de metay/o indicadores.(40)



Manifiesta porescrito laimposibilidad decomprometerse conesa meta o indicadorsectorial. (41)


Efectúa ajustesaceptados por lasentidades odependencias delMinisterio. (42)


Presenta matrizconcertada yajustada paraaprobaciónMinisterial. (43)


Presenta la matrizconcertada yajustada de PlanIndicativo alViceministro. (44)


Revisa la matrizconcertada y ajusta.(45)

¿Aprueba?

L

A

J

K

IA

H

N

S

38


Presenta matriz alMinistro (46)

Ministro deHacienda

(PC)Revisa elcontenido de laMatriz de PlanIndicativoSectorial. (47)

¿Presenta ajustes?

Ministro deHacienda

Devuelve paracorrección yajustes. (48)

Ministro deHacienda

Firma la remisión dela Matriz de PlanIndicativo Sectorialal DepartamentoNacional dePlaneación. (49)


Remite matriz dePlan Indicativo alDepartamentoNacional dePlaneación. (50)


Imparteinstrucciones parala divulgación delPlan IndicativoSectorial. (51)


Prepara comunicaciónpara socializar elPlan Indicativo enel Sector Hacienda.(52)

M

N

L

N

S


Revisa lascomunicaciones dedivulgación del PlanIndicativo y firma.(53)


Ingresa lainformación en elsistema decorrespondencia ydistribuye ladocumentación a losdestinatarios. (54)Archivaconsecutivamente lacopia de lacomunicación enviadaa las entidadesadscritas y/ovinculadas ydependencias delMinisterio. (55)



Desarrolla o ejecutasu Plan Indicativode acuerdo con loscompromisosestablecidos. (56)Presenta informe deseguimientotrimestral. (57)


Recibe informe deavance del PlanIndicativo porresponsable y radicaen el sistema. (58)


Revisa ladocumentación delPlan Indicativo,asigna trabajo eimparteinstrucciones. (59)


Actualiza lainformación de latarea en el sistemay distribuye. (60)

O

N

39


(PC)Revisa elcontenido delinforme de avancetrimestral yconsolida lainformaciónsectorial. (61)

Fin

O


Flujograma 4. PROC18004 Elaboración de Plan Estratégico Institucional

40

Inicio


Desarrolla informepreliminar de laslíneas de políticasa desarrollar por elMinisterio deHacienda y CréditoPúblico durante lavigencia aprogramar. (1)Prepara lametodología para laelaboración del PlanEstratégicoInstitucional. (2)Presenta lametodología y laslíneas de políticaal Jefe de laOficina dePlaneación para suaprobación. (3)


(PC)Revisa lametodología y laslíneas de política(4)Define las líneas depolítica adesarrollar por elMinisterio de lavigencia aprogramar. (5)


Elabora oficios paraconvocar a lasdiferentesdependencias delMinisterio para lapresentación de lametodología y líneasde política paraelaborar el PlanEstratégicoInstitucional (6)


Revisa el contenidode los oficios deconvocatoria (7)

¿Esta de acuerdocon el contenido?


Firma los oficios yentrega a laSecretaria de laOficina dePlaneación (8)

A

A

A

S

N


Radica los oficios ylos distribuye enlas diferentesdependencias delMinisterio (9)


Presenta a lasdiferentesdependencias delMinisterio, lametodología y líneasde política paraelaborar el PlanEstratégicoInstitucional (10)Envía por correoelectrónico lametodología y laslíneas de política alas dependencias delMinisterio. (11)

Dependencias delMinisterio

Identifican laslíneas de políticaque la dependenciase compromete adesarrollar en elMinisterio. (12)


Consolida en undocumento lainformaciónsuministrada por lasdependencias (13)


Revisa el PlanEstratégicoInstitucional yrealiza los ajustespertinentes (14)Envía a lasdiferentesdependencias delMinisterio el PlanEstratégicoInstitucional (15)Entrega a laSecretaria de laOficina dePlaneación para suarchivo (16)

B

A

41


Archiva en lacarpetacorrespondiente alPlan EstratégicoInstitucional (17)

Fin

B


42

Flujograma 5. PROC18005 Programación del ante Proyecto de gastos de

Funcionamiento de la entidad

Inicio


(PC) Defineinstructivo para lapreparación delanteproyecto degastos defuncionamiento conbase en lasdirectricesimpartidas por laDirección General dePresupuesto PúblicoNacional. (1)Determina lasfuentes deinformaciónnecesarias parapreparar elanteproyecto. (2)


Prepara oficio desolicitud deprogramación denecesidades de lasdependencias delMinisterio. (3)


(PC) Revisa yanaliza laconsistencia de ladocumentación desolicitud deinventario denecesidades. (4)

¿Es correcta?


Firma el oficio y loentrega a laSecretaria de laOficina dePlaneación para sudistribución. (5)


Coloca la fecha alos oficios desolicitud denecesidades y radicala documentación desalida. (6)

A

A

A

S

N


Distribuye losoficios en lasdependencias yarchiva la copia conel recibido. (7)


Brinda asesoría yapoyo necesariohasta que losinteresados remitanla versión final dela programación desus necesidades. (8)


(PC) Recibe y radicaen el sistema losoficios de lasdependencias. (9)


(PC) Revisa ladocumentaciónrecibida y asigna laresponsabilidad alAsesor de la Oficinade Planeación,respectivo. (10)


Actualiza lainformación en elSistema de correo.(11)


Actualiza o preparauna relación de lasdependencias que hanenviado ladocumentación y decuáles hacen faltapor remitir. (12)(PC) Revisa yanaliza lainformación de lasnecesidades de lasdependencias. (13)

B

A

C

43

¿Son razonables?


Solicita aclaracióna la dependencia encaso de presentarsealgunainconsistencia. (14)


Actualiza loscuadros deconsolidación delanteproyecto degastos defuncionamiento conla información denecesidades de lasdependencias. (15)Registra lainformación de losrubros de gastosgenerales. (16)Establece loscálculos de personaldel Ministerio. (17)Prepara el documentoconsolidado delanteproyecto degastos defuncionamiento. (18)Solicitacertificación deplanta a laSubdirección deRecursos Humanos.(19)


(PC) Revisa laconsistencia de loscuadros deconsolidación. (20)Termina de prepararel documento finaldel anteproyecto.(21)Prepara los anexosrequeridos para lapresentación delanteproyecto a laDirección Generaldel PresupuestoPúblico Nacional.(22)

CD

B

N

S




(PC) Analiza yrevisa el documentodel anteproyecto.(23)


Realiza los ajustesal documento deanteproyecto y demásinformación. (24)Prepara lapresentación delAnteproyecto a laSecretaría Generaldel Ministerio deHacienda y CréditoPúblico. (25)


Presenta elanteproyecto depresupuesto a laSecretaría General.(26)

SecretaríaGeneral

(PC)Aprueba losestimativos de losrubros que se estáncontemplando en elanteproyecto. (27)

¿Aprueba?


Realiza los ajustesestablecidos por laSecretaría General.(28)Proyecta oficio parala remisión delanteproyecto degastos defuncionamiento a laDirección Generaldel PresupuestoPúblico Nacional.(29)

E

E

D

S

N

44


Remite elanteproyecto degastos defuncionamientodefinitivo a laDirección Generaldel PresupuestoPúblico Nacional.(30)

Dirección dePresupuesto

Presenta elpresupuesto alCongreso. (31)


(PC) Valida lascifras del proyectocontra las delanteproyecto depresupuesto de laentidad. (32)




Prepara y presentaCarta deModificaciones alproyecto dePresupuesto deGastos deFuncionamiento. (33)Prepara presentaciónde la Carta deModificaciones alViceministro deHacienda. (34)


Presenta la carta demodificaciones conlas respectivasjustificaciones alViceministro deHacienda. (35)


Analiza y apruebalas modificacionespropuestas alproyecto depresupuesto. (36)

¿Está de acuerdo?

F

G

E

H

S

N


Firma y remite lacarta demodificaciones a laDirección Generaldel PresupuestoPúblico Nacional.(37)

Fin


Realiza los ajustessugeridos por elViceministro deHacienda y devuelveal Viceministro parafirma. (38)Presentadocumentación alJefe de la OficinaAsesora dePlaneación para lafirma. (39)


(PC) Verificainformación deldocumento y firma.(40)Entrega a laSecretaria de laOficina dePlaneación. (41)


Archiva una copia.(42)

H

F

G


45

Flujograma 6. PROC18006 Emisión de Concepto de Vigencias Futuras

Inicio


Recibe y radica losdocumentos desolicitud devigencia futura. (1)Entrega documentosal Jefe de laOficina dePlaneación. (2)




oficina?



Fin





A

BN

S

46


Recibe documentacióndel trámite deVigencias Futuras.(8)(PC) Revisasolicitud deConcepto deVigencias Futuras(9)(PC) Analiza laconsistencia de lainformación anexa enla solicitud para laemisión del conceptode vigenciasfuturas. (10)

¿Cumple con lasnecesidades y

exigencias de Ley?


Solicita aclaracióno ampliación en lainformación soportede la solicitud paraemisión de concepto.(11)

¿Se recibeaclaración?


Define si se emiteel concepto devigencias futuras.(12)

¿Emite concepto?


Prepara el oficioconcepto favorablede vigenciasfuturas. (13)

¿Es de inversión?

B

B

C

D

A

S

N

S

N

S

N

S

N


Actualiza lainformación delproyecto deinversión en elaplicativo Banco deProyectos deInversión Nacional.(14)

> Actualizar Proyecto> Viabilidad


Genera transmisiónal DepartamentoNacional dePlaneación. (15)

> Transmisión


Prepara el Oficiopara solicitar elconcepto delDepartamentoNacional dePlaneación-DNP. (16)Presenta oficio alJefe de la Oficinade Planeación parala firma. (17)


(PC) Revisa y firmaoficio de solicitudde autorización devigencias futuras alDepartamentoNacional dePlaneación. (18)Entrega a laSecretaria de laOficina dePlaneación. (19)


Remite el trámite alDepartamentoNacional dePlaneación. (20)Archiva la copia.(21)


(PC)Realiza elseguimiento altramite en elDepartamentoNacional dePlaneación. (22)

E

C

47

Dir deInversiones/


Emite conceptofavorable odesfavorable (23)


Recibe y radicaoficio de conceptoemitido por el DNP.(24)Remite al Jefe de laOficina dePlaneación. (25)


Revisa lainformación remitidapor el DNP. (26)

¿, es favorable?


Da continuidad altrabajo por partedel asesor queinicialmente atendióla solicitud. (27)


Elabora oficio desolicitud deaprobación devigencias futuraspara la DirecciónGeneral dePresupuesto PúblicoNacional - DGPPN.(28)Presenta oficio parafirma del Jefe de laOficina dePlaneación anexando:(29)

F

G

E D

S

N


(PC) Revisa y firmaoficio de solicitudde autorización devigencias futuras ala Dirección Generalde PresupuestoPúblico Nacional -DGPPN. (30)Entrega a laSecretaria de laOficina dePlaneación. (31)


Remite el trámite ala Dirección Generalde PresupuestoPublico Nacional-DGPPN (32)


Firma y aprueba orechaza cupo paraasunción deobligaciones concargo aapropiacionespresupuestales devigencias futuras.(33)


Recibe y radica eloficio de aprobacióno rechazo devigencias futuraspor parte del DGPPN.(34)Entrega al Jefe dela Oficina dePlaneación. (35)


Verifica lainformación remitidapor la DGPPN. (36)

¿, es favorable?


Devuelve el trámitede la solicitud.(37)

Fin

H

G

N

S

48


Da continuidad altrabajo por partedel analista queinicialmente atendióla solicitud. (38)


Prepara lacomunicación alinteresado para darrespuesta a lasolicitud. (39)Presenta oficio alJefe de la Oficinade Planeación parala firma. (40)


(PC) Verificainformación deloficio, anexos yfirma. (41)Entrega a laSecretaria de laOficina dePlaneación. (42)


Archiva la copia conel recibido. (43)Comunica resultadodel trámite alsolicitante de lavigencia futura, encaso de no serinformado de formadirecta por la DGPPNo el DNP, en caso deser desfavorable elconcepto. (44)

Fin

H

F


Flujograma 7. PROC18007 Registro y/o actualización de proyectos de inversión pública en el Banco de Proyectos de Inversión – BPIN.

49

Inicio


Prepara anualmenteel cronograma parala recepción de losProyectos deInversión. (1)Presenta aconsideración delJefe de la Oficinade Planeación. (2)


(PC) Evalúa elcronogramapresentado,garantizando que seplanee consuficienteantelación larecepción,evaluación yregistro de losproyectos en lasfechas establecidaspor el DepartamentoNacional dePlaneación. (3)

¿Se requiere hacerajustes al

cronograma?


Hace ajustes alcronograma propuesto(4)


Prepara oficio paracomunicar elcronograma deregistro y/oactualización deproyectos deinversión (5)

A

N

S


(PC) Revisa y firmalos oficiosdirigidos a cadaentidad adscrita ydependencia delMinisterio. (6)Entrega a laSecretaria de laOficina dePlaneación. (7)


(PC) Recibe, radicay distribuye lacomunicación delcronograma a losFormuladores deProyectos deInversión. (8)

Formuladores deProyectos de

Inversión

Formula el Proyectode Inversión. (9)Diligencia la fichade EstadísticasBásicas deInversión. (10)Asiste a la reuniónde asesoría con laOficina dePlaneación para lapresentación de losproyectos deinversión (11)

¿Es necesario hacerajustes a la

evaluación delproyecto?


Inversión

Ajusta lainformaciónpertinente bien seaen la formulacióndel proyecto o en laficha deEstadísticas Básicasde Inversión. (12)


Inversión

Remite el Proyectode Inversión a laOficina dePlaneación delMinisterio. (13)

B

A

N

S

50


Radica lacorrespondenciarecibida. (14)


(PC) Analiza lainformación recibidade cada uno de losproyectos reportadospara registro y/oactualización en elBanco de Proyectosde InversiónNacional-BPIN.Verifica que lainformacióncontenida en laficha EstadísticasBásicas deInversión, se ajustea la metodologíaajustada Banco deProyectos deInversión. (15)

¿Se ajustametodológicamente?


Solicita ajustes alos proyectos deinversión recibidos(16)

C

A

B A

N

S


Carga la informacióndel proyecto alBanco de Proyectosde InversiónNacional. (17)

¿La información delproyecto está en

medio magnético ocorreo electrónico?


Registra el Proyectode Inversión en elNBPIN (18)

> Registro Proyecto


Carga la informacióndel proyecto deinversión deldisquete o correoelectrónico alsistema. Opción“Recepción” delBanco de Proyectosde InversiónNacional. (19)

> Recepción


Emite el concepto deviabilidad delProyecto deInversión. (20)

> Viabilidad

¿El proyecto es delMinisterio?

A

D

E

C A

S

N

S

N

51


Genera un resumengerencial de losproyectospresentados pararegistro oactualización (21)Entrega el resumengerencial al Jefe dela Oficina dePlaneación (22)


Presenta lainformación de losproyectos deinversión a laSecretaría General.(23)

¿Esta de acuerdo?

SecretaríaGeneral

(PC) Analiza yautoriza incluir losproyectos deinversión objeto deprogramación. (24)

SecretaríaGeneral

Prioriza losproyectos deinversión e indicalos ajustes arealizar (25)


Efectúa los ajustesplanteados por laSecretaría General(26)


Prepara resumengerencial parapresentar alViceministro deHacienda (27)Prepara un oficioremitiendo losproyectos alDepartamentoNacional dePlaneación (28)

F

D

E

S

N


Presenta lainformación de losproyectos deinversión alViceministro deHacienda (29)

Viceministro

(PC) Evalúa lanecesidad yoportunidad deregistrar losproyectospresentados. (30)

¿Los Proyectos sonprioritarios?

Viceministro

(PC) Firma el oficioremisorio de losproyectos deinversión. (31)

Viceministro

Prioriza losproyectos deinversión para elsector. (32)


Efectúa los ajustesplanteados por elViceministro (33)


Prepara losdocumentos soportesdel oficio remisorioal DepartamentoNacional dePlaneación. (34)

> Transmisión deInformación


Imprime las fichasEBI de cada uno delos Proyectos deInversión (35)

> Consultas yReportes

A

G

F A

N

S

52


Remite proyectos deinversión alDepartamentoNacional dePlaneación (36)

DepartamentoNacional dePlaneación

Registra losProyectos deInversión (37)Comunica cuota deinversión del sectorpara la vigencia(38)




(PC) Prepara cartade modificaciones alproyecto dePresupuesto. (39)

Fin

G


53

Flujograma 8. PROC18008 Elaboración Plan de Acción


Recibe losdocumentos con lainformacióndiligenciada por lasdependencias. (10)(PC) Verifica quelos contenidos esténacordes con lametodologíaestablecida. (11)

¿La información esconsistente?


Consolida latotalidad de lainformación delPlan. (12)


Revisa lapreparación yconsolidación delPlan de Acción. (13)

¿Aprueba?


Realiza lasobservaciones ydevuelve a ladependencia para quese adelanten losajustes respectivos.(14)


Efectúan los ajustesal Plan de acuerdocon lasobservaciones de laOficina dePlaneación. (15)

A

B

C

A A

N

S

S

N

54


Publica el Plan deAcción consolidadoen la página deInternet delMinisterio deHacienda y CréditoPúblico (16)


Efectúan laejecución del Plande Acción. (17)


Prepara solicitud deinformación deavance trimestral alas dependenciaspara la firma delJefe de la Oficinade Planeación. (18)


Solicita a lasdependencias enforma trimestral, elenvío del avance deejecución de losPlanes de Acción enlos formatosrespectivos (19)


Reportan los avancestrimestrales deejecución del Plande Acción en mediofísico y por correoelectrónico, a laOficina dePlaneación. (20)


(PC)Recibe losdocumentos, radica yentrega al Jefe dela Oficina dePlaneación. (21)

D

B


Revisa los informesde avance y asignaal Asesorresponsable deltema. (22)


(PC)Analiza y revisala información deavance enviado porlas dependencias.(23)

¿Hay observaciones?


Efectúa a través decorreo electrónico,las observacionesencontradas en elcumplimiento de losobjetivos y lasmetas del Plan. (24)


Prepara informesemestral deejecución del Plande Acción. (25)


(PC)Analiza yaprueba el informede ejecución delPlan y lo envía através de correoelectrónico a lasdependencias delMinisterio. (26)

¿Es el informetrimestral?

E

F

D

N

S

S

N

55


Firma el memorandoremisorio condestino al Jefe dela Oficina deControl Interno (27)


(PC) Radica yentrega informetrimestral deejecución del Plande Acción. (28)


Envía a través decorreo electrónicoel informe semestralde ejecución delPlan de Acción a lasdependencias deMinisterio (29)

Fin

E F


Flujograma 9. PROC18009 Elaboración de Informes

56

Inicio


Recibe y radica lassolicitudes deinformación (1)


Revisa la solicitudde información y laasigna al Asesor dePlaneación. (2)


Estudia el contenidode la solicitud deinformación, y si serequiere informaciónadicional a la queremitenperiódicamente lasdependencias delMinisterio o lasentidades adscritasy vinculadas;elabora memorando uoficio de solicitudcon los formatosrespectivos. (3)

¿Se requieresolicitud deinformación?


Revisa documentos,firma los memorandosu oficios y losentrega a lasecretaria para elenvío a lasdiferentesdependencias delMinisterio y/o a lasentidades adscritasy vinculadas. (4)


Envía los memorandosu oficios a lasdiferentesdependencias delMinisterio y/o a lasentidades adscritasy vinculadas. (5)

A

B

C

N

S

Dependencias delMinisterio y/o

EntidadesAdscritas/

Vinculadas

Elaboran losinformes derespuesta a losrequerimientos deinformación de laOficina dePlaneación, en losformatosrespectivos. (6)


Recibe y radica losinformes y losentrega al Jefe dela Oficina dePlaneación. (7)


Revisa los informesy los entrega alAsesor de Planeaciónpara suconsolidación yelaboración deldocumentodefinitivo. (8)

¿Tieneobservaciones?


(PC)Revisa elcontenido de losinformes de lasdiferentesdependencias delMinisterio y/oentidades adscritasy vinculadas. (9)

¿La informaciónestá completa?

C A

A

B A D

N

S

N

S

57


Consolida lainformación, elaborael documento delinforme, prepara eloficio de respuestay lo entrega al Jefede la Oficina dePlaneación. (10)


(PC)Revisa elcontenido delinforme y deloficio. (11)

¿Está de acuerdo?


Firma el oficio deenvío a ladependenciasolicitante y loentrega con elinforme a laSecretaria de laOficina dePlaneación. (12)


Entrega el oficio yel documento con elinforme en ladependenciasolicitante. (13)

Fin

D

A

S

N


58

Flujograma 10. PROC18010 Actualización Procedimientos

Inicio

FuncionarioSolicitante

Identifica lasmodificaciones arealizar alprocedimiento. (1)Redacta lamodificación. (2)

Jefe de Área

(PC) Verifica yaprueba lamodificación. (3)Envía modificación ala Oficina dePlaneación. (4)


Recibe y radicacomunicación desolicitud deactualización deprocedimientos yentrega al Jefe dela Oficina dePlaneación. (5)


Recibe lacomunicación desolicitud deactualización deprocedimientos de ladependenciapertinente y asignael analista queprestará la asesoríay acompañamientorespectivo. (6)


(PC) Evalúaconjuntamente con elfuncionarioencargado de ladependenciasolicitante el tipode actualización(modificar,suprimir, oestructurar), que sedebe implementar.(7)Incorpora en laherramientainstitucional laactualización de losprocedimientos de ladependencia. (8)

A

D

59

¿La Oficina deControl Interno

solicita larevisión del

procedimientoactualizado?


Presenta oficio alJefe de la Oficinade Planeación parala firma y envío ala Oficina deControl Interno. (9)


(PC) Revisa y firma.(10)Entrega a lasecretaria de laOficina dePlaneación. (11)


Remite a la Oficinade Control Interno.(12)


Remite a la Oficinade Control Internode oficio y elprocedimientoactualizado de unadeterminadadependencia delMinisterio deHacienda y CréditoPúblico. (13)

Jefe Oficina deControl Interno

(PC) Revisa yefectúa lasobservacionespertinentes alprocedimientoactualizado. (14)

B

C

A

S

N

¿Hay observaciones?

Jefe Oficina deControl Interno

Remite de oficio ala Oficina dePlaneación elprocedimientoevaluado sinobservaciones. (15)


Recibe y radicacomunicación de laOficina de controlInterno y lo entregaal Jefe de laOficina dePlaneación. (16)


Ordena al Asesor dela Oficina dePlaneaciónresponsable lapublicación delprocedimientodebidamenteactualizado. (17)


Publica en la páginade Intranet delMinisterio deHacienda y CréditoPúblico elprocedimientorespectivo. (18)

Fin

D

C B

N

S


60

Flujograma 11. PROC18011 Asesoría y acompañamiento en la de finición y racionalización de trámites.

61

Inicio


Recibe y radicasolicitudesrelacionadas con eltema de trámites:(1)


Asigna la atenciónde la solicitud alAsesor de la Oficinade Planeación,indicando lasinstrucciones ypautascorrespondientes.(2)

¿Se recibesolicitud de

asesoría en ladefinición de untrámite nuevo?

¿Se recibesolicitud deasesoría y

acompañamiento enla racionalizacióny simplificación de

trámites?

¿Se recibesolicitud de

información porparte de entidadeso dependencias del

Ministerio?


Establececomunicación con lasdependencias delMinisterio deHacienda y CréditoPúblico, analiza lainformación deltrámite a incluir yconceptúa. (3)

A

A

B

C

D

A

N

S

S

N

S

N


Da visto bueno alconcepto del nuevotrámite. (4)

Grupo InternoAntitrámites/

AtenciónEfectiva al

Ciudadano - GIAA

Revisa lainformación deltrámite nuevo ydefine si se envíapara aprobación delDAFP. (5)

¿Se define que eltrámite se envía

para aprobación delDAFP?

Fin


Envía oficio al DAFPsolicitando laaprobación deltrámite nuevo (6)

D.A.F.P.

(PC) Aprueba arechaza el trámitenuevo e informadecisión a laOficina dePlaneación delMinisterio (7)


Da aviso de ladecisión del DAFP ala dependenciasolicitante. (8)

E

D

N

S

62

¿El trámite esaprobado por el

DAFP?

Fin

Delegado detrámites de ladependencia

Ingresa informacióndel trámite nuevo aSUIT – Sistema Únicode Información deTrámites, somete aconsideración delJefe de ladependencia y envíaal DAFP. (9)

D.A.F.P.

(PC) Revisainformación deltrámite en el SUIT(10)

¿El trámite esaprobado?

D.A.F.P.

Publica trámite enGobierno en Línea.(11)

Fin


Establececomunicación con ladependenciasolicitante para lacoordinación de lasactividades adesarrollar. (12)


Desarrolla las fasesde racionalización ysimplificación deltrámite, conparticipación delAsesor de la Oficinade Planeación ytodos losfuncionarios,dependencias oentidadesinvolucradas en eltrámite (13)

A

F

E

A

A

N

S

S

N


(PC) Realiza lapropuesta deltrámiteracionalizado ysimplificado, convisto bueno de todaslas partesinvolucradas (14)

Jefe deDependencia

Revisa y apruebapropuesta deltrámiteracionalizado ysimplificado y envíaal DAFP (15)

D.A.F.P.

Analiza la propuestade racionalizacióndel trámite y si esdel caso somete aconsideración delGRAC – Grupo deRacionalización yActualización deTrámites (16)Informa lasdecisiones tomadasal Jefe deDependencia delMinisterio para elregistro del trámitey su implementación(17)

Fin


Elabora la respuestaa la solicitud deinformación (18)


(PC)Analiza eldocumento, aprueba yfirma o realizaajustes en caso deconsiderarloprocedente. (19)

¿Se requiereajuste?


Realiza los ajustessolicitados por elJefe de la Oficinade Planeación (20)

G

F

B

S

N

63


Recibe, radica ydistribuye lainformación derespuesta. (21)

Fin


Prepara informacióntrimestral de losavances en elproceso deracionalización detrámites y de losrequerimientossolicitados para lapresentación en lasreuniones del GrupoInterno AntiTrámitesy Atención Efectivaal Ciudadano -GIAAdel MHCP: (22)


Realiza laconvocatoria a lareunión del GIAA ypresenta el informea consideración.(23)Realiza el acta dela reunión del GrupoGIAA y las accionestendientes a laobtención de lafirma del acta (24)Realiza las accionessolicitadas en lareunión del GIAA(25)

Fin

G

C


64

Flujograma 12. PROC18012 Análisis y Revisión del Marco de Gastos de Mediano

Plazo – Sector Hacienda

Inicio


Recibe y radica losdocumentos dePropuestasPresupuestales deMediano Plazo. (1)Entrega documentosal Jefe de laOficina dePlaneación. (2)




oficina?



Fin






Recibe documentacióndel trámite deltraslado. (8)

A

N

S


(PC) Revisa lasPropuestasPresupuestales deMediano Plazo. (9)Analiza laconsistencia,antecedentes y demásinformaciónnecesaria de laevaluación que seadelanta a losdocumentos soportesdel trámite. (10)

¿, essatisfactorio?


Solicita aclaracióno ampliación en lainformación soportede la solicitud parael análisis. (11)

Interesado enPropuesta

Presupuestal deMediano Plazo

Aclara o amplia lainformación. (12)


Imprime la PropuestaPresupuestal deMediano Plazo delSector Hacienda pararevisión y discusiónen los comitéssectoriales. (13)Imprime la PropuestaPresupuestal deMediano Plazodefinitiva delSector Hacienda yprepara envío porpágina WEB delMinisterio. (14)Presenta PropuestaPresupuestal deMediano Plazodefinitiva delSector Hacienda alJefe de Planeación.(15)

A

B

A A

S

N

65


(PC) Verificainformación y firmaoficio y/o realizay/o autoriza envíopor correoelectrónico de laPropuestaPresupuestal deMediano Plazodefinitiva delSector Hacienda a laDirección Generaldel PresupuestoPúblico Nacional yal DepartamentoNacional dePlaneación. (16)Entrega a laSecretaria de laOficina dePlaneación. (17)


Remite el trámite ala Dirección Generaldel PresupuestoPúblico Nacional yal DepartamentoNacional dePlaneación. (18)Archiva la copia.(19)


(PC) Realiza elseguimiento altramite en laDirección Generaldel PresupuestoPúblico Nacional yel DepartamentoNacional dePlaneación. (20)


PúblicoNacional-DGPPN y

Dir deInversiones/


Informan sobreaprobacióndefinitiva. (21)


Recibe y radicaoficio de tramiteemitido por la DGPPNy el DNP. (22)Remite al Jefe de laOficina dePlaneación. (23)

C

B


Revisa lainformación remitidapor la DGPPN y elDNP. (24)Da continuidad altrabajo por partedel analista queinicialmente atendióla solicitud. (25)


Archiva la copia conel recibido. (26)


Comunica resultadodel trámite alsolicitante de laPropuestaPresupuestal deMediano Plazodefinitiva delSector Hacienda, encaso de no serinformado de formadirecta por la DGPPNo el DNP. (27)

Fin

C


66

• MAFP II El nuevo procedimiento PRO11023 Incorporación de Rendimientos Financieros, fue adaptado a la plataforma Tutor “.doc”, revisado en la septima semana. Se genero su respectiva distribución, numeración y flujograma; esta pendiente la aprobación del MAFP II para la publicación del procedimiento. El Código COD11001 Actualizó, incluyendo el nuevo procedimiento. Dirección Administrativa - Subdirección Financiera Se actualizó el procedimiento PRO24325 Conciliación de Saldos Operaciones Reciprocas. Así también los navegadores relacionados con el PRO24325; NAV 224322, NAV24323, NAV24324. Siendo posteriormente publicados. El Inventario de Navegadores COD24003 se ge nero el .doc a partir del HTM, con el fin de introducir en la relación de navegadores anteriormente citados. Igualmente se actualizó PRO24002 Generación y Expedición de Obligaciones. Los procedimientos en el proceso de actualización han sido respaldados por us respectivo flujograma, numeración y distribución.

67

6. SEGUIMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO EN EL SECTOR HACIENDA.

Recopilación y consolidación de información del Plan de Desarrollo Administrativo.

Esta actividad se ha desarrollado durante las tres primeras semanas de práctica permitiendo en primer lugar durante la semana uno se consolido la información para el Sector Administrativo de Hacienda y Crédito Público, en la matriz de seguimiento al Plan de Desarrollo Administrativo a corte de julio 31; con excepción de los avances de la DIAN, Contaduría General de la Nación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público; puesto que la información de estas entidades fue suministrada entre la segunda y principios de la tercera semana de la practica. Una vez adquirida toda la información se consolido en su totalidad, haciendo las observaciones pertinentes de acuerdo al Plan de Desarrollo Administrativo (PDA). Posteriormente se genero un informe donde se relacionaron las Po líticas, acciones, metas, avance y respectiva observación, relacionando Ministerio y Sector Hacienda. Finalmente se colaboro en elaboración de la presentación en dispositivas de dicho seguimiento En el manejo de la matriz de seguimiento se recomendó que deben ser aclarados los parámetros para la inclusión o exclusión del avance de una entidad en el promedio, de acuerdo a los responsables que relaciona el PDA. (Política de Gestión de Calidad – Findeter)

68

7. RACIONALIZACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TRÁMITES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN EL SECTOR HACIENDA.

7.1 Metodología para la medición de Costos de Tramites En la asistencia frente a la Racionalización de Tramites de acuerdo a la Guía Para La Racionalización De Trámites, Procesos Y Procedimientos del Departamento de la Función Pública (DAFP), se estableció la necesidad de la medición de los costos de los tramites, por lo tanto, se inicio la formulación y construcción de una metodología que lo permitiera. Actualmente el grupo de pasantes (7) estamos desarrollando dicha metodología, generando diferentes aportes. De momento se aportaron de manera personal los siguientes elementos a tener en cuenta, en base a la tabla de contenido facilitada por el Asesor del Ministerio ; se ha profundzió en el ítem de “Variables” :

• Definición: a partir desde lo controlable y/o medible. Es importante reconocer lo medible y no medible.

• Identificación: Se debe hacer la distinción de estas a partir de similitudes y diferencias.

• Características: Identificar tales como las cualitativas, cuantitativas, discreta, continua.

• Variables extrañas: Como no se controlan directamente, es necesario reconocer y determinar que pueden influir en el resultado del análisis o investigación.

-Identificación de variables extrañas. –Según el grado de influencia e importancia- -Control variables extrañas: Eliminación, constancia de condiciones, balanceo, contrabalanceo.

• Relaciones entre variables: Es necesario determinar la independencia y

dependencia: estableciendo la capacidad pa ra influir, incidir o afectar a otras variables.

• Gráfico y análisis de relaciones: Facilitaran la interpretación y comprensión de la variable desde sus características y relaciones.

• Relaciones entre variables: Es necesario determinar la independencia y dependencia: estableciendo la capacidad para influir, incidir o afectar a otras variables.

69

7.2 Seguimiento a la Publicación de Tramites del Sector Hacienda. A través de la página Web de Gobierno en Línea, de comunicados de las diferentes entidades y reuniones con el Departamento Administrativo de la Función Pública, se determino el avance en la publicación de trámites del Sector Hacienda:

Cuadro 1. Relación Publicaciones Tramites Sector Hacienda Septiembre 7 / 2007 Septiembre 24 / 2007 Octubre 12 / 2007 Octubre 25

ENTIDAD publicados por publicar publicados por

publicar publicados por publicar Publicados

Supersolidaria 22 1 23 0 23 0 23 Contaduria 7 0 7 0 7 0 7

UIAF - Fiduprevisora 9 1 9 1 9 1 9 Previsora 0 2 0 2 0 2 0

Central de Inversiones 9 0 9 0 9 0 9 Dian 90 0 90 0 90 0 90 Findeter 3 0 3 0 3 0 3 Fogacoop 3 0 3 0 3 0 3

Superfinanciera 49 1 50 0 50 0 50 Fogafin 2 0 2 0 2 0 0

Minhacienda 32 2 34 0 34 0 34 Total 226 7 230 3 230 3 228

Fuente: Pagina Web Gobierno en línea www.gobiernoenlinea.gov.co Para Septiembre Supersolidaria, Superfinanciera y Minhacienda publicaron tramites pendientes, estas dos primeras un tramite mientras el Ministerio dos. Durante el mes de octubre las variaciones en cuanto a publicación fueron mínimas, para finales de este mes Fogafin bajo la publicación de sus dos tramites con el fin de realizar una serie de modificaciones a estos.

70

8. COLABORAR EN EL SEGUIMIENTO DE LOS PLANES DE ACCIÓN EN EL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO.

Se consolido la información a partir de los informes facilitados por las distintas dependencias del Ministerio, relacionando el avance de los proyectos que estas mismas lideran, en base a las fechas y cortes propuestos.

Cuadro 2. Consolidación Avance Planes Acción 5

NOMBRE DEL PROYECTO INDICADOR ACTIVIDADES DEL

PROYECTO META ACTIVIDAD

AV

AN

CE

30

DE

SE

PT,

FE

CH

A D

E

TE

RM

INA

CIÓ

N

Manual sobre la forma de manejar todos los aspectos relacionados con el Congreso, aprobado y difundido

Mejora de los procedimientos

Elaboración del Manual con indicadores mensuales de gestión que puedan controlar la acción de las diferentes dependencias del Ministerio frente a la acción legislativa.

100% 15/03/2007

Sistema terminado y funcionando con sus respectivos manuales

Sistema de Información sobre el trámite de los proyectos de ley operando en la intranet del Ministerio

92% 19/07/2007

Módulo terminado y funcionando con sus respectivos manuales

Fortalecimiento de herramientas tecnológicas. Existencia de un Módulo para

el seguimiento de los trámites internos ante el Congreso, con elementos que faciliten la consulta

95% 20/07/2007

Fortalecer la gestión administrativa del Ministerio en su relación institucional con el Congreso de la República

Documento con la estimación de los costos relacionados con el grupo de trabajo.

Fortalecimiento de áreas de apoyo.

Preparación de un documento donde se especifiquen los térmiinos de referencia para la contratación

100% 23/02/2007

5 Fuente: Informes Suministrados Dependencias Ministerio de Hacienda.

71

Consecución de los recursos y contrataciones.

Creación de un grupo de trabajo dedicado a la cuantificación de los efectos fiscales y macroeconómicos de los diferentes proyectos de ley.

0% 31/03/2007

Continuación Cuadro 2

NOMBRE DEL PROYECTO INDICADOR

ACTIVIDADES DEL PROYECTO META ACTIVIDAD

AV

AN

CE

30

DE

SE

PT,

FE

CH

A D

E

TE

RM

INA

CIÓ

N

Efectuar el diagnóstico del cumplimiento de requisitos establecidos en la NTCGP1000:2004 y el MECI

Documento de diagnóstico 99% Octubre 31 de 2007

Modelo Integral de Gestión - Implementación de la Norma de Calidad NTCGP1000:2004 y Modelo Estándar de Control Interno MECI.(Sistema Unico de Gestión -SUG) (1)

Porcentaje de avance de las actividades

programadas para el 2007. Efectuar el diseño o el

rediseño de los procesos misionales del Ministerio.

Documentos con los procesos misionales diseñados o rediseñados

13% Diciembre 31 de 2007

Continuar con la Elaboración de las líneas jurisprudenciales del régimen económico y de la Hacienda Pública

Línea Jurisprudencial terminada

Línea Jurisprudencial Nº 4, 5 y 6: 1. lectura de las sentencias escogidas; 2.construcción de las subreglas de las sentencias; 3. análisis de las subreglas; 4. elaboración de la línea jurisprudencial.

Líneas terminadas 70% 31/12/2007

Preparar Plan de Capacitación, preparar material de apoyo y definir y organizar la logistica del evento.

Entregar documento de apoyo a la capacitación 100% 30/03/2007

Realizar la capacitacion Dejar constancias de asistencia.

100% 15/12/2007

Capacitación a Municipios, Departamentos y Otros Emisores de Bonos Pensionales en el Nuevo Sistema de Bonos Pensionales

Solicitudes de Capacitación Atendidas Sobre las programadas

Prestar soporte técnico funcional sobre inquietudes presentadas en el uso del nuevo Sistema

Vitácora de seguimiento -Solcitud de Clave de acceso al sistema de los Otros Emisores capacitados.

100% 15/12/2007

72

Balance fiscal del sector público consolidado

Balance Fiscal del SPC como % del PIB

A. Seguimiento a la trayectoria de deuda neta de activos totales del sector público no financiero, para alcanzar la meta de 28,7% del PIB para el 2007. B. Seguimiento al plan financiero 2007.

Meta para el Balance del SPC en -1,5% del PIB en 2007

75% 31/12/2007


NOMBRE DEL PROYECTO

INDICADOR ACTIVIDADES DEL PROYECTO

META ACTIVIDAD

AV

AN

CE

30

DE

SE

PT,

FEC

HA

DE

T

ER

MIN

AC

IÓN

Invitar a empresas que tengan en funcionamiento un Call Center.

Conocer el alcance y funcionamiento de un Call Center.

100% 31 de

Marzo de 2007

Solicitar a las diferentes áreas del Ministerio de Hacienda y Crédito Público información, requerimientos y/o necesidades frente a la posibilidad de tener un Call Center.

Establecer el alcance y requerimientos de los usuarios internos y externos, para mejorar la atención al cliente interno y externo.

100% 30 de Abril de 2007

Consolidar la información de los requerimientos y/o necesidades de las áreas.

Tener información precisa. 100% 15 de Mayo de 2007

Analizar la información de los requerimientos y/o necesidades de las áreas y evaluarla frente a la información de las empresas invitadas.

Tener información precisa. 100% 15 de Junio

de 2007

Estudio de Factibilidad para la Definición, Diseño y Estructuración de un CALL CENTER

No. de Actividades Cumplidas / No. de Actividades Programadas x 100

Elaborar un borrador de los Términos de Referencia.

Elaborar un borrador de los Términos de Referencia para la contratación de la Consultoría que defina la viabilidad de tener un Call Center.

100% 15 de Julio de 2007

73

Enviar a la Subdirección Jurídica para realizar el proceso de Contratación de la Consultoría.

Contratar la Consultoría para establecer la viabilidad de tener un Call Center.

100% 15 de

Agosto de 2007


NOMBRE DEL PROYECTO INDICADOR ACTIVIDADES DEL

PROYECTO META ACTIVIDAD

AV

AN

CE

30

DE

SE

PT,

FE

CH

A D

E

TE

RM

INA

CIÓ

N





100% 31 de

Marzo de 2007

Afinamiento del diseño del sistema SIIF Nación 2

Afinamiento y documentación de los modelos detallados de arquitectura de seguridad, de comunicaciones y de administración operacional. 100,00%

Dic 31-07

Modelamiento de artefactos de Automatización de Pruebas

Artefactos modelados

8,94%

Dic 31-07

Realización de pruebas de acuerdo al cronograma del contrato de desarrollo de SIIF Nación 2

Matrices probadas acorde con cronograma del contrato de desarrollo del SIIF Nación 2

61,17%

Dic 31-07

Ampliación de la cobertura institucional y funcional del SIIF Nación

A.Porcentaje de modelos documentados en el 2.007 B. Número de artefactos modelados C. Número de Matrices probadas / Número de matríces definidas D. Porcentaje de interfaces puestas en producción

Seguimiento y control a la ejecución del contrato de desarrollo del sistema

Puesta en producción de los módulos entregados por el proveedor

100,00%

Dic 31-07

74

Imp lementación del modelo de interfaces e interoperabilidad de SIIF Nación 2

Interfaces puestas en producción

100%

Dic 31-07

Instalación de los ambientes de capacitación

Ambiente de capacitación Instalado 100%

Feb 6-07

Instalación de los ambientes de producción

Ambiente de producción Instalado 100%

Feb 23-07

A. Porcentaje de ambiente de capacitación instalado B. Porcentaje de sitio alterno instalado

Acondicionar el sitio alterno como contigencia del ambiente de producción de SIIF Nación 2. (Acorde con cronograma del contrato)

Sitio Alterno Acondicionado

85%

Sep 30-07

Definición de la estructura organizacional propuesta preliminar

Documento de Propuesta preliminar de estructura

100%

Febrero 14 de 2007

Definición de la estructura organizacional propuesta definitiva

Documento definitivo de Estructura Organizacional propuesta

100%

Julio 16 de 2007

A. Porcentaje de aplicación de la estructura prop uesta por la interventoria

Definición de la propuesta de plan de implementación de la estructura organizacional definida y presentada

Documento propuesta de plan de implementación, de la estructura definitiva propuesta.

100%

Agosto 30 de 2007


NOMBRE DEL PROYECTO

INDICADOR ACTIVIDADES DEL PROYECTO

META ACTIVIDAD A

VA

NC

E 3

0 D

E

SEPT

,

FEC

HA

DE

T

ER

MIN

AC

IÓN





100% 31 de Marzo de 2007

Reformar el sistema presupuestal colombiano e implementar el decreto 4730 de 2005

Elaborar proyecto de decreto por medio del cual se reglamenta la constitución de reservas presupuestales

1. Reuniones de consulta a las entidades que conforman el PGN 2. Elaboración proyecto de decreto

Remitir el proyecto de decreto para el trámite respectivo

100% 31/12/2007

1. Circular programación 2008 -2011 2.Documento MGMP

Programación presupuestal según la perspectiva del MGMP

Formular el presupuesto del año 2008 con base en la metodología

100% 31/12/2007

Registro actualizado de todas las leyes que generan gasto

1. Revisión de leyes 2. Estimación gasto generado por las leyes 3. Revisión de recursos apropiados para estos fines

Registro actualizado con el gasto correspondiente a cada una de las leyes

100% 31/12/2007 Modernizar la Administración Financiera

Documento resultado 1. Revisión de metodología actual 2. Diagnóstico 3. Elaboración documento

Documento que contenga elementos para una propuesta metodológica

60% 31/12/2007

75

Informar al Congreso el Plan de enajenación Plan de Enajenación 2007 100% mar-07

Realizar seguimiento y ajustes a los términos de referencia

Definir términos de referencia. 100% dic-07

Seguimiento a la contratación de los Banqueros de Inversión

Contratación Banquero de Inversión 55% dic-07

Revisión y asesorias sobre la valoración efectuada a la empresa por el Banquero de Inversión

Valoración final de la empresa 33% dic-07

Revisión y seguimiento a la elaboración del decreto que aprueba el programa de enajenación de cada empresa

Decreto que aprueba el programa de enajenación 33% dic-07

Coordinar con las empresas y banqueros de inversión los procesos de oferta al sector solidario y/o público en general para su adjudicación.

Cumplir cronograma de actividades para la venta de activos públicos y adjudicación

33% dic-07

Aprovechar la venta de activos públicos para contribuir con el saneamiento de las finanzas públicas

(No. de actividades desarrolladas/No. de actividades programadas)*100

Seguimiento plan de pagos establecido

Recaudo de dinero para la Nación 38% dic-07

9. INFORMES AUDIENCIA PÚBLICA Con la realización de la Audiencia Pública del Sector Hacienda, del 29 de Noviembre de 2007, se participó en la creación de los informes de dicha Audiencia, presentados a la Oficina de Control Interno (Minhacienda) y a la Procuraduría General de la Nación; estableciendo la tabulación de la asistencia y de la encuesta realizada en el evento, así como la respectiva interpretación. En el evento de Audiencia Pública presidida por el Sr. Ministro de Hacienda y Crédito Público, con la asistencia de aproximadamente 100 asistentes, que estuvo acorde a la capacidad de sillas ocupadas y disponibles, en el auditorio del evento. Realizándose 50 encuestas de opinión debidamente diligenciadas y entregadas por los asistentes al finalizar el evento, sobre diferentes tópicos, con el fin de medir la calidad en organización y participación de los diferentes entes en dicho evento, se obtuvieron los siguientes resultados y se concluyo6: 9.1 ASISTENCIA

6 Se anexan formato de encuesta, asistencia y pregunta.

76

La participación de asistentes al evento fue la siguiente:

Cuadro 3. Asistencia Audiencia Pública PARTICIPANTES TOTAL

PARTICIPANTES PORCENTAJE

PARTICIPACIÓN MINISTERIO DE HACIENDA 17 16.5%

ADSCRITAS DIAN 9 SUPERSOLIDARIA 9 CONTADURIA GENERAL 8 SUPERFINANCIERA 7 FOGACOOP 7 FOGAFIN 4 UIAF 7 SUBTOTAL 51 49.5%

VINCULADAS CISA 6 FIDUPREVISORA 5 LA PREVISORA S.A. 4 FINDETER 9 SUBTOTAL 24 23.3% SECTORES Y CIUDADANOS EN GENERAL 11 10.7% TOTAL ASISTENTES 103 100%

Fuente: Registro acceso y sillas ocupadas Auditorio de Radio Televisión Nacional de Colombia (RTVC), Noviembre 29 de 2007. Oficina Asesora de Planeación 9.2 INVITACIONES EXTENDIDAS La relación de entidades invitadas fue la siguiente:

Cuadro 4. Relación Invitaciones INVITADOS TOTAL

INVITACIONES PORCENTAJE

PARTICIPACIÓN ENTIDADES DE ORDEN NACIONAL 26 9.5% BANCOS 25 9.1% ADMINISTRADORAS DE FONDOS Y PENSIONES 5 1.8% FIDUCIARIAS 18 6.6% CORREDORES DE SEGUROS 27 9.9% CAPITALIZADO RAS 4 1.5% UNIVERSIDADES 31 11.3% COMPAÑIAS DE SEGUROS 19 6.9% COMPAÑIAS DE FINANCIAMIENTO 15 5.5% ASOCIACIONES, SOCIEDADES Y FEDERACIONES 47 17.2% COMISIONISTAS DE BOLSA 20 7.3% FONDOSY ENTIDADES DE FINANCIACIÓN ESTATALES 9 3.3% COOPERATIVAS 28 10.2% TOTAL INVITADOS 274 100%

77

Fuente: Registro de invitaciones extendidas a los diferentes entes del estado y privadas para asistencia de la audiencia pública, noviembre 29 de 2007 Diciembre 07 de 2007 9.3 PREGUNTAS EN NUMEROS ABSOLUTOS Y PARTICIPACION PORCENTUAL SUGÚN OPCIONES PERMITIDAS EN SU DILIGENCIAMIENTO PARA ASISTENTES. 7

o De 50 respuestas, 49 (98%) de los asistentes consideraron que la audiencia pública

se desarrollo de manera organizada. o De 50 respuestas, 50 (100%) de los asistentes consideraron que la explicación inicial

sobre el procedimiento de las intervenciones en la audiencia pública fue clara. o De 40 respuestas, 38 (95%) de los asistentes consideraron que la oportunidad de

opinar durante la audiencia pública fue equitativa o igual. o De 47 respuestas, 25 (53%) de los asistentes consideraron que los temas que se

trataron en la audiencia pública se desarrollo de manera profunda, en tanto que el 18 (38%) consideraron que los temas de la audiencia pública fueron discutidos de manera moderadamente profunda.

o De 52 respuestas, 42 (81%) de los asistentes consideraron que la invitación se realiza

de manera directa, en tanto que 5 (10%) consideraron que se enteraron de la audiencia publica por medio de las tres paginas Webs habilitadas con la información pertinente de la audiencia.

o De 49 respuestas, 23 (47%) de los asistentes consideraron como muy grande la

utilidad de la audiencia pública como espacio para la participación de la ciudadanía en la vigencia de la gestión pública, en tanto que 23 (47%) la calificaron como de gran utilidad.

o De 49 respuestas, 34 (69%) de los asistentes consideraron después de haber tomado

parte en la Audiencia Pública, que su participación en el control de la gestión pública es muy importante, en tanto que 15 (31%) la calificaron como importante.

o De 50 respuestas, 50 (100%) de los asistentes consideran necesario continuar con la

realización de audiencias públicas para el control de la gestión pública.

7 Se anexa cuadro de Tabulación de Encuestas (Ver Cuadro anexo 1)

78

10. SISTEMA DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO A LAS METAS DEL GOBIERNO SIGOB, DEL SECTOR HACIENDA.

A través de este sistema en línea que contiene cuáles son las metas del Gobierno de acuerdo al Plan Nacional de desarrollo y que establece cuál es el cumplimiento de las mismas. Se observo la actualización por los funcionarios del sector Hacienda, encargados de reportar los avances en cada meta. se anexa (Cuadro Anexo 2) entonces el informe de seguimiento presentado en dicha actividad.

79

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Las dificultades encontradas en el conjunto de actividades relacionadas con la actualización de procedimientos correspondieron al acceso de la información de los procedimientos debido a la restricciones que se tienen, dada la delicadeza de este tipo de información; el inconveniente puede ser superado generado copias alternas y autorizadas. Como recomendación se debe señalar que es necesario gestionar el acceso de los practicantes a la intranet como funcionarios, para permitirles una visión global y constante de los procedimientos. Con la plataforma actual (TUTOR) se ve la necesidad, de una actualización o modificación de esta, de tal manera que permita una visión más por procesos, que por procedimientos.

Frente al Plan de Desarrollo Administrativo, en el manejo de la matriz de seguimiento debe ser aclarados los parámetros para la inclusión o exclusión del avance de una entidad en cálculos como el promedio , y más profundamente en las acciones, de acuerdo a los responsables que relaciona el PDA.

80

La Audiencia Pública durante los ultimo años le ha permitido al Sector Hacienda, una mayor participación ciudadana, pero es importante aclarar que de manera comparativa con años anteriores y según la asistencia presentada, esta ultima Audiencia, no mostró la diversidad participativa, como pudo implicar la participación de otros sectores, claro esta que las invitaciones fueron extendidas a estos; La participación universitaria se vio reducida dada la fecha de Rendición de Cuentas, por lo tanto se recomendaría a futuro, una fecha con mayores oportunidades para la participación. En base al Plan de Acción de Racionalización de Tramites del Ministerio de Hacienda, es evidente la necesidad de gestionar una guía mejor estructurada para dicha racionalización, esto por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública, ya que la actual guía no define claramente la medición de costos, elemento fundamental para la racionalización de trámites. A su vez en este punto se debe trabajar idealmente con un grupo de profesionales, recomendablemente como mínimo : Un Administrador Público, un Economista y un Ingeniero Industrial.

GLOSARIO

Gestión: todas aquellas actividades que en forma integral asume la organización con el propósito de obtener los objetivos y metas que a través del proceso de planeación se ha propuesto. Proceso: serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se suministra un producto o servicio a un cliente externo o interno para satisfacer una necesidad. Procedimiento: conjunto o sucesión de actividades, ampliamente vinculadas y cronológicamente dispuestas, realizadas al interior de la entidad y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea. Punto de control: es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitan conocer el avance o estado de un proceso o procedimiento, con el fin de lograr mantenerlo bajo control. Estas acciones pueden incorporar insumos como documentos, personas, registros, firmas, formatos, entre otros.

81

Racionalización: objetivo que propende a la revisión, simplificación, supresión o modificación de trámites, procesos, procedimientos y métodos administrativos para imprimir celeridad, eficiencia, eficacia, transparencia y observancia del principio de buena fe en las relaciones entre la Administración pública y los ciudadanos o usuarios. Es la organización lógica de las actividades, con el fin de obtener un mejor rendimiento en los procesos. Tarea: acción que un funcionario debe realizar de acuerdo con unas especificaciones y unos tiempos determinados para contribuir al normal desarrollo de un proceso. En una organización la tarea constituye la menor unidad posible dentro de la división del trabajo. Trámite: conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado que han de efectuar los usuarios para obtener un determinado producto o para garantizar debidamente la prestación de un servicio, el reconocimiento de un derecho, la regulación de una actividad de especial interés para la sociedad o la debida ejecución y control de las actividades propias de la Administración publica. Tutor Author: Es una metodología ORACLE para documentar y publicar manuales de procedimientos. Adicionalmente es un software que permite crear vínculos entre documentos.

BIBLIOGRAFIA

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Para

La Racionalización De Trámites, Procesos Y Procedimientos, 2002.

82

MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO – OFICINA ASESORA DE

PLANEACIÓN. Apuntes de Tutor, 2005

LEY 87 DEL 29 DE NOVIEMBRE DE 1993. LEY 489 DE 1998 DECRETO 3622 DE 2005 DECRETO 4646 DE 2006 DECRETO 4647 DE 2006

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ANEXOS

Formato 1. Encuesta

SECTOR HACIENDA 2007 FORMATO DE ENCUESTA PARA LA EVALUACIÓN DE LA AUDIENCIA PÚBLICA

DIA____ MES____________AÑO______ NOMBRE:_____________________________________________________________ C.C.____________________DE____________ ________________________________ PERSONAL______________________ORGANIZACIÓN______________________

1. Cree usted que la Audiencia Pública se desarrollo de manera:

a. Bien organizada ___

84

b. Regularmente organizada___ c. Mal organizada ___

2. La explicación inicial sobr e el procedimiento de las intervenciones en la Audiencia Pública fue:

a. Clara ___ b. Confusa___

3. La oportunidad de los asistentes inscritos para opinar durante la Audiencia Pública fue:

a. Igual___ b. Desigual___

4. El tema de la Audiencia Pública fue discutido de manera:

a. Profunda___ b. Moderadamente profunda___ c. Superficial___

5. ¿Cómo se enteró de la realización de la Audiencia Pública?

a. Por aviso público___ d. A través de la comunidad___ b. Prensa u otros medios e. Boletín___

de comunicación___ c. Invitación directa___ f. Pagina Web___

6. La utilidad de la Audiencia Pública como espacio para la participación de la ciudadanía en la vigilancia de la gestión

pública es:.

a. Muy Grande ___ c. Poca ___ b. Grande ___ d. Muy poca ___

7. Después de haber tomado parte en la Audiencia Pública, considera que su participación en el control de la gestión pública

es:

a. Muy importante___ b. Importante___ c. Sin importancia___

8. ¿Considera necesario continuar con la realización de audiencias públicas para el control de la gestión pública?

a. Si___ b. No___

Formato 2. Asistencia

85

Formato 3. Pregunta

86

CUADRO ANEXO 1. TABULACION ENCUESTAS AUDIENCIA PÚBLICA - NOVIEMBRE 29 DE 2007

Fuente: Encuesta Directa en la sede de RTVC . Noviembre 29 de 2007 Oficina Asesora de Planeación - Diciembre 06 de 2007

DESCRIPCION PROGRAMA

ESTRATEGIAESTADO ACTUAL

LINEA BASE

FECHA DE CORTE

FECHA DE ACTUALIZACION

Disminuir la deuda neta del sector publico no financieo (SPNF)

Deuda Neta de Activos Totales del Sector Público no Financiero (% del PIB)

SI SI SI SI 12/07/2007 12/07/2007 NO TIENE SI

Lograr balances fiscales consistentes con la sostenibilidad del sector público

Balance Fiscal del Sector Público Consolidado (% del PIB)

SI SI SI SIno tiene

(01/01/0001)26/10/2007 NO TIENE

SI (falta acumulacion)

DNP por el momento sugiere no tipificar el indicador

Estado de Fenecimiento de La Cuenta con la Contraloría (CGR)

Porcentaje de entidades del sector con la cuenta fenecida

SI SI SI SI 24/01/2007 24/01/2007 NO TIENE NO TIENExq la fecha de actualizacion

no coincide con la de historico de avances

Porcentaje de avance en la implementación del sistema de gestión de calidad en el

sector30/09/2007 26/10/2007 SI TIENE NO TIENE

Porcentaje de entidades del sector certificadas en sistema de gestión de

calidad (NTCGP 1000:2004)31/08/2007 02/10/2007 NO TIENE NO TIENE

Aumentar los recursos por cartera recuperada y venta de inmuebles por

parte de CISA

Recursos de Cartera recuperados y venta de inmuebles, CISA ($ millones)

NO NO NO NO 31/08/2007 10/10/2007 SI TIENE SI

Aumentar los recursos de recaudo total anual

Valor de los Recursos de Recaudo Total Anual como % del PIB (incluye recaudo

tributario anual por gestión)NO NO NO NO 31/03/2007 09/07/2007 SI TIENE

SI ( falta descripcion, linea base)

Proceso de Certificación de la Calidad SI

26/09/2007

SI SI SI

SI

SI

INFORMACION CUALITATIVA

En el historico de avances se repite la informacion del reporte del martes 5 de

junio

SI TIENE NO TIENE30/09/2007 13/09/2007

SI

30/09/2007 SI TIENE

Fortalecer entidades territoriales en depuración de información financiera,

mejoramiento ingresos y saneamiento de pensiones

Entidades Territoriales Capacitadas en temas financieros y tributarios

SI SI

Número de entidades territoriales saneadas y fortalecidas fiscalmente

CUADRO ANEXO 2 SEGUIMIENTO SIGOB OCTUBRE DE 2007INDICADORES

AVANCE DEL CUATRENIO

ENTIDAD PROGRAMA INDICADORFICHA

TECNICANOTAS

INFORME SEGUIMIENTO SIGOB - 29 - OCTUBRE - 2007

72

DESCRIPCION PROGRAMA

ESTRATEGIAESTADO ACTUAL

LINEA BASE

FECHA DE CORTE

FECHA DE ACTUALIZACION

Colocaciones de crédito en el sector saludValor de las colocaciones por Findeter para

salud ($ millones)SI SI SI SI 30-Sep-07 08-Oct-07 SI TIENE SI

Colocaciones de crédito en el sector de educación

Valor de las colocaciones por Findeter para educación ($ millones)

SI SI SI SI 30-Sep-07 08-Oct-07 SI TIENE SI (hace falta linea base)

Colocaciones de crédito en el subsector de acueducto

Valor de las colocaciones por Findeter para acueducto ($ millones)

SI SI SI SI 30-Sep-07 08-Oct-07 SI TIENE SI

Colocaciones de crédito en el subsector de alcantarillado

Valor de las colocaciones por Findeter para alcantarillado ($ millones)


Colocaciones de crédito en el subsector de aseo

Valor de las colocaciones por Findeter para aseo ($ millones)


Créditos y microcréditos inmobiliarios desembolsados para VIS (Findeter)

30-Sep-07 08-Oct-07 SI TIENE SI

Valor de las colocaciones por Findeter para vivienda ($ millones)

30-Sep-07 08-Oct-07 SI TIENE SI

Colocaciones de crédito en el sector transporte

Valor de las colocaciones por Findeter para transporte ($ millones)


Colocaciones de crédito en el sector turismo

Valor de las colocaciones por Findeter para turismo ($ millones)


Capacitar las autoridades y entidades vigilantes de lavado de activos

Porcentaje de autoridades y entidades vigilantes del lavado de activos y la

financiación del terrorismo capacitadas en estos temas

NO NO NO NO 30/09/2007 03/10/2007 SI TIENE SI

Recuperación de activos en proceso de liquidación por parte de Fogafin

Porcentaje de entidades con procesos de liquidación finalizados

SI SI SI SI 30/09/2007 05/10/2007 SI TIENE NO TIENE pendiente metas

73

* En el reporte del 13 de septiembre no hay datos

¨historico de avances¨ .YA SE ELIMINO ESTA FECHA ,

menos en el programa de transporte, en donde aparece mal editada.

* En el programa del Sector Salud se repite el reporte del

14 de septiembre Colocaciones de crédito en el sector

viviendaSI SI SI SI

NOTASPROGRAMA INDICADOR

INFORMACION CUALITATIVA INDICADORES

Continuación cuadro anexo 2

AVANCE DEL CUATRENIO

FICHA TECNICA

ENTIDAD

INFORME SEGUIMIENTO SIGOB - 29 - OCTUBRE - 2007

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