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Planificación Estratégica en organizaciones públicas
Curso InternacionalGestión Pública por Resultados: PlanificaciónEstratégica, Evaluación institucional y construcción deIndicadores de Transparencia e IntegridadCiudad de Panamá, Panamá16-20 de Abril 2007
Marianela ArmijoConsultoraÁrea de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/[email protected]
2
Quienes somos,que hacemos y para quienes
Quienes somos,que hacemos y para quienes
Donde queremos ir Donde queremos ir
Cómo podemos llegarCómo podemos llegar
Como sabemos que llegamosComo sabemos que llegamos
Objetivos
Estrategias
Indicadores de Desempeño
Misión
La medición del desempeño es parte de un largo proceso de planeamiento
3
PLANIFICACION ESTRATEGICAPLANIFICACION ESTRATEGICA
“Proceso que se sigue para determinar los objetivos y las metas de una organización
y las estrategias que permitirán alcanzarlas”
(*)
La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y
evaluación de gestión
(*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, EntornoProceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998
4
“Directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas para
alcanzar las metas de la organización”
Proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de acción propuestos
Constituyen un medio para establecer el
PROPÓSITO ORGANIZACIONAL en
términos de:
OBJETIVOS
PROGRAMAS DE ACCION
PRIORIDADES EN LA ASIGNACION DE RECURSOS
ESTRATEGIAS
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Planificación Estratégica en las organizaciones públicas
Marco de referencia para la asignación de recursos del presupuesto a los objetivos y metas prioritarias de las organizaciones públicas
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Presupuesto orientado a resultados y planeación estratégica
Es un Presupuesto cuya formulación esté apoyada por una fase de planificación que permita “ priorizar “ objetivos y asignación de recursos que permitan alcanzar los resultados esperados.
Es un Presupuesto que provea información sobre lo que las entidades hacen con los recursos y cuales son los logros (productos, resultados intermedios y finales)
Presupuesto con definición de responsables por la gestión
Es un Presupuesto transparente tanto al interior de la entidad como hacia fuera)
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Definición de estrategias en diferentes niveles de decisión gubernamental Planeación Nacional de Desarrollo –Lineamientos
Estratégicos
Prioridades Sectoriales (Metas Sectoriales)
Planificación Estratégica Institucional- Ministerial
Planificación Estratégica Programa (Entidad descentralizada, etc)
Programación Anual Operativa
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Definiciones estratégicas al interior de la institución,
entidad
Planificación Estratégica Dirección
Planificación EstratégicaDIVISIONES/DEPARTAMENTOS
AREAS DE APOYO
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Esquema del Proceso de Planificación Esquema del Proceso de Planificación EstratégicaEstratégica
MISION
VISIONANALISIS ANALISIS INTERNOINTERNO:
Estructura Organizacional
Procesos
Funciones
Recursos Humanos, tecnológicos
Fortalezas y debilidades
Am
enazas /Oportunidades
ANALISISANALISISEXTERNOEXTERNO
CONTEXTO CONTEXTO FactoresInstitucionales
Marco Legal
Económicos
Tecnológicos
Marco Presupuestario
OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
METAS
INDICADORES
ESTRATEGIAS,ESTRATEGIAS,AREAS CLAVES DEAREAS CLAVES DE
DESEMPEÑODESEMPEÑOE,E,E,CE,E,E,C
PROGRAMAS, PLANES,PROGRAMAS, PLANES,PROYECTOSPROYECTOS
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VISION, MISION, OBJETIVOS, INDICADORES
MISION
VISION
ESTRATEGIAS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
METAS
PROYECTOS, ACCIONES ESPECIFICAS
INDICADORES
PL
AN
E
ST
RA
TE
GIC
O
RAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO
FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD
MEDIOS PARA LOGRAR LA MISION, VISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOS
LOGROS QUE PERMITEN MATERIALIZAR LAS ESTRATEGIAS Y CUMPLIR LA MISION
ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO
PROPOSITOS
FUNDAMENTALES
CONCRECION DE LOS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO
DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS
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PLANIFICACION ESTRATEGICA Y CONTROL DE GESTION
PlanificaciónEstratégica
Control de Gestión
Control de actividades
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CICLO DEL CONTROL DE GESTION
Consideración de nuevos productos y
objetivos estratégicos
Revisión de presupuestos y
programas
Medidas correctivas
EVALU
ACIO
N PRES
UPUES
TO
METAS / PROGRAMACION
EJECUCION
PLANIFICION ESTRATEGIA
(*) Adaptado de Figura: Las cuadtro etapas del control de gestión. Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard
Business School. Ed. Deusto. 1998
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Conceptos
VisiónMisión: Productos-Usuarios
Objetivos EstratégicosMetas
Indicadores
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VISION
Valores y principios de la organización queorienta y dar el marco para el accionar de su
propósito, imagen objetivo.
“SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y
PROACTIVA,FOCALIZADA EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA
DESTACADA EN LA COMUNIDAD”Instituto de Normalización Previsional
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MISIONDeclaración fundamental que le da el carácter
constitutivoa la organización y a su acción, establece su mandato
Fija los los propósitos, fines y límites de la organización
Señala la dirección de las acciones a seguir
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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION: DEFINICION DE LA MISION:
¿PARA QUÉ EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?
¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA?
¿CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS?
¿PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.
¿ CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/ PROGRAMA?
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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION: DEFINICION DE LA MISION:
¿CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA COBERTURA ACTUAL?
¿CUÁL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA INSTITUCION/PROGRAMA?
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El valor de una organización no se limita al valor operativo de la MISION ACTUAL
¿Serán necesarias estas funciones y estos productos?
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Aspectos a considerar en la declaración de la Misión Nivel de concreción o abstracción:
Ejemplos: “Humanizar el trato a los jóvenes”Departamento Juvenil de Massachusetts.
USA
“Reducción de la contaminación”Departamento Medio Ambiental. USA
.
Riesgo implícito en los compromisos asumidos: ¿Cómo se rinde de cuentas de los resultados comprometidos?
21
Utilidad de una “buena” declaración de Misión Establecen el marco que justifica la intervención
pública en el ámbito de responsabilidad
Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante
Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades administrativas de la institución
Mostrar a los grupos de interés la creación de valor público esperado
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Misión InstitucionalSERVIU XI El SERVIU XI Región de Aysén tiene como
misión contribuir a mejorar la calidad de vida de la población regional, a través de la materialización de Planes y Programas propuestos por la Secretaría Regional de Vivienda y Urbanismo, generando igualdad de oportunidades que permitan acceder a una vivienda apropiada para la rigurosidad climática local y ciudades más seguras y equitativas para la comunidad de nuestra región, focalizando nuestro trabajo en el sector más carente y de escasos recursos.
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Análisis de productos y usuariosPara lograr una formulación consistentede la misión QUE-PARA QUIEN, debendefinirse cuales son los:
PRODUCTOS ESTRATEGICOS
USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS
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ANALISIS DE PRODUCTOS ESTRATÉGICOS
Principal bien o servicio que la institución proporciona directamente a un usuario externo”
Tangibilidad o intangibilidad
Prioridad Estratégica: relacionado con el mandato legal, las prioridades degobierno, las prioridades institucionales.
Demanda de los usuarios: continua, sistemática, permanente, cautiva.
Número de transacciones
Recursos que se consumen en su generación (porcentaje del presupuestodestinado a la provisión del servicio) o de recursos humanos (porcentaje defuncionarios afectados a la provisión del servicio
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Principal bien o servicio que la institución proporciona directamente a un usuario externo”
•Servicios “pagados”: tarifas por certificados
•Servicios no pagados: fiscalizaciones, informaciones
•Financiamiento de los servicios (autofinanciado, presupuesto nacional)
ANALISIS DE PRODUCTOS ESTRATÉGICOS
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Productos intermedios dirigidos a clientes/usuarios internos/externos de la institución:
• Relación con los usuarios externos de la institución
• Importancia en el proceso productivo general
• Recursos consumidos para la provisión del servicio (financieros, recursos humanos, etc)
• Requerimientos de servicios de las otras unidades de la organización: rapidez, oportunidad, precisión
• Quién más provee el servicio/ producto en la institución
ANALISIS DE PRODUCTOS INTERMEDIOS
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Análisis de Usuarios/Clientes Principal RECEPTOR DIRECTO DE LOS
SERVICIOS/PRODUCTOS
QUIEN TIENE ACCESO A LOS SERVICIOS A TRAVES DE UN TRATO DIRECTO CON LOS
PROVEEDORES DE ESTOS
A TRAVES DE LA EXPERIENCIA DIRECTA DELSERVICIO O TRANSACCION EL USUARIO EVALUA SU GRADO DE SATISFACCION EN LA ENTREGA DEL SERVICIO
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Análisis de Usuarios/Clientes Interno
AREA/FUNCIONARIO QUE DEPENDE DEL TRABAJOREALIZADO POR EL OTRO
SE INSERTA EN UNA IDEA INTEGRADA DE GESTIONORIENTADA AL SERVICIO Y SATISFACCION AL USUARIO
NIVEL DE SATISFACCION DE CLIENTE INTERNO COMOFACTOR CRITICOFACTOR CRITICO PARA EL LOGRO DE CALIDAD DE LOSSERVICIOS DIRIGIDOS HACIA CLIENTES EXTERNOS
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Definir productos finales e intermedios, clave para la evaluación
PF1 PF2 PF3 PF4
PI 1.1
PI 1.2
PI 2.1
PI 2.2
PI 3.1
PI 3.2
PI 4.1
PI 4.2
PI 4.3
EVALUACION
ESTRATEGICA
Cuantos Productos a quienes
Costo PF/I
Resultado Intermedio
Final- Impacto
A1.1.1
A1.2.1
A1.1.2
A2.1.1,2
A3.2A3.1 A4.1.1
A4.A4.1.2
OPERATIVA
I II I II I II I II
Costo PI/PI/Nº Trabajadores
Costos Insumos
Nº de trabajadoresI II
U1 U4U3U2
USUARIOS EXTERNOS PR
OD
UC
TO
S F
INA
LE
S P
RO
DU
CT
OS
IN
TE
RM
.
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PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOS-BENFICIARIOS
Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios
1Subsidios Habitacionales
Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er decil) que no poseen viviendas
•Familias que viven en condiciones de allegados o arrendatarios
Discapacitados Adulto mayor Organizaciones Comunitarias.
•Corporaciones. •Fundaciones que representan poblaciones de escasos recursos.
Familias de ciudades que viven en condiciones de allegados o arrendatarios. Fundaciones que representen poblaciones de escasos recursos Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4º al 6º decil) que no poseen viviendas Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios (7º al 8º decil) que no poseen viviendas
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PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOS-BENFICIARIOS
2Viviendas
Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er decil) que no poseen viviendas
•Familias que viven en condiciones de allegados o arrendatarios
Discapacitados Adulto mayor Familias de ciudades que viven en condiciones de allegados o arrendatarios. Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4º al 6º decil) que no poseen viviendas Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios (7º al 8º decil) que no poseen viviendas
Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios
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PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOS-BENFICIARIOS
3Obras Urbanas y Programas Concursables
Habitantes de Condominios de Vivienda Sociales que postulan a programas de condominios Organizaciones Comunitarias.
•Corporaciones. •Fundaciones que representan poblaciones de escasos recursos.
Usuarios de calles urbanas de la región Intendencias, Gobiernos Regionales, Gobiernos Provinciales y Municipalidades
Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios
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La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la
organización y aprovechar las ventajas.
Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y
orientaciones de las políticas ministeriales
Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a unapregunta esencial:
¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
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Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de:
programación
procesos
cobertura
calidad
oportunidad del servicio, etc
“Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar, generar, adecuar”
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
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OBJETIVOS ESTRATEGICOS
“Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y
mejorando los procesos constructivos”
“Mejorar la atención al usuario, reduciendo los tiempos de
espera en la tramitación y otorgamiento de los beneficios.”
“Promover el desarrollo personal y profesional de losfuncionarios, su motivación y adhesión hacia el servicios”
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OBJETIVOS ESTRATEGICOS
“Se fortalecerá la acción normativa, de control, prevención y promoción de salud”
“Se focalizará la asistencia médica gratuita hacia los sectoresde población indigentes y de escasos recursos”
“Se promoverá la reforma gradual de gestión de las prestaciones
de los Hospitales Públicos, fundado a través de la descentralización
operativa”
Ministerio de Salud Pública.. Uruguay.
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Objetivos EstratégicosMejorar el servicio de asistencia técnica, disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a través de la informatización del registro de solicitudes de asistencia
Mejorar el servicio de asistencia técnica, disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a través de la informatización del registro de solicitudes de asistencia
Ampliar instrumentos de Asistencia Técnica y uso efectivo de éstosAmpliar instrumentos de Asistencia Técnica y uso efectivo de éstos
Servicio de Cooperación Técnica. Chile
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Objetivos EstratégicosSERVICIO DE VIVIENDA Y URBANISMO
Descripción
Priorizar la focalización de nuestros productos y servicios, en la población regional de escasos recursos, sin desatender otros grupos demandantes del sector. Avanzar en la superación del déficit habitacional, a través de la ejecución y administración de Planes y Programas Habitacionales, orientandos a satisfacer necesidades territoriales de nuestros beneficiarios.
Avanzar en la superación del déficit urbano, mediante la materialización de proyectos urbanos integrales y la recuperación del patrimonio urbano, para que aporten nuevos espacios públicos y mejoren la calidad de vida del habitante urbano.
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40
Qué capacidad tienen los directivos públicos para establecer Objetivos Estratégicos
Facultades, flexibilidadRecursos presupuestarios
Apoyo políticoComprensión del Ministro, Usuarios,
CiudadaníaETC,,,,,
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METASMETAS
CONSTITUYEN LA EXPRESION CONCRETA, CUANTIFICABLE, DE LOS LOGROS QUE SE PLANEAN ALCANZAR EN EL AÑO (U OTRO PERIODO DE TIEMPO) CON RELACION AL OBJETIVO Y PRODUCTO IDENTIFICADO
CONTIENEN DECLARACION EXPLICITA DE NIVELES DE ACTIVIDAS QUE SE QUIERE ALCANZAR TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO
TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO
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REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS
DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.
DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.
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REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS
IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS, POR LO QUE SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS ENTIDADES O FACTORES EXOGENOS
IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS, POR LO QUE SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS ENTIDADES O FACTORES EXOGENOS
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REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS
ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE LA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA
ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE LA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA
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Ejemplos de Metas ambiguas y adecuadas Metas ambiguas
Mejoremos el sistema de tramitación de Quejas Compraremos la mayor cantidad de libros posibles para las
escuelas Llegaremos a tener el mejor servicio de buses de la región Lograremos que nuestros usuarios estén completamente
satisfechos con nuestros servicios
Metas adecuadas Aumentar a un 10% la cobertura de beneficiarios del Programa
Salud para todos Mejorar el tiempo promedio de atención a los usuarios,
reduciendo a 30 minutos el trámite de iniciación de actividades comerciales
Aumentaremos el número de visitas a las bibliotecas locales en un 20% antes del 31 de Diciembre de 2006
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INDICADORES INSTRUMENTOS DE MEDICION DE
LAS VARIABLES ASOCIADAS A LAS METAS
MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO UNA INSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS OBJETIVOS Y METAS
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EJEMPLOS PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO PARTE DEL PRESUPUESTO NACIONAL
48
49
50
BALANCE GESTION INTEGRAL
DEFINICIONES ESTRATEGICAS
EVALUACION DE PROGRAMAS
INDICADORES DE DESEMPEÑO
BALANCE GESTION INTEGRAL
PROCESO PRESUPUESTARIO
EVALUACION INTERNA DIPRES
FORMULACION LEY DE PRESUPUESTOS EJECUCION
PresentaciónProyecto
Aprobación Ley
FONDO CONCURSABLE
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE GESTION
BALANCE GESTION INTEGRAL
CHILE: INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN E INTEGRACIÓN AL CICLO PRESUPUESTARIO
Misión: Productos, usuarios
Objetivos Estratégicos
Metas, Indicadores
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Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores críticos
Rol de las entidades centrales con compentecias en Planificación, Presupuesto y Evlauación
Incentivos para los Jerarcas y funcionarios: cómo potenciar un uso efectivo como insumo para la Programación y formulación presupuestaria
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Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores críticos
Compromiso y liderazgo de directivo : Más que hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE
Regularidad, continuidad en la aplicación y articulación entre la Planificación Institucional y Programática
Alinear la planificación estratégica al ciclo presupuestario y considerarlo como insumo para su formulación
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Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores críticos
Internalización de la PE en los procesos de la institución
Unidad de control de gestión, profesionales capacitados en las técnicas de gestión (planificación, indicadores, evaluación)
Tecnologías de información (simples y accesibles) para asociar la planificación estratégica al control de gestión.
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Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores críticos
Capacidad de retroalimentar a los niveles directivos (centros de responsabilidad) el nivel de logros de compromisos alcanzados y generar acciones correctivas.
Comunicación de los resultados de la planificación estratégica