1 Mercurio, il modello trentino di eprocurement - innovazione a favore del territorio -
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1
Mercurio,
il modello trentino di eprocurement- innovazione a favore del territorio -
2
Informatica Trentina – La SocietàInformatica Trentina – La Società
Costituita nel 1983 su iniziativa della Provincia Autonoma di Trento e di altri Enti pubblici del Trentino.
OGGETTO SOCIALE:gestione del Sistema Informativo Elettronico Provinciale e progettazione, sviluppo e realizzazione di altri interventi affidati dalla Provincia Autonoma di Trento ai sensi della L.P. 6 maggio 1980, nr. 10 o comunque previsti da altre leggi provinciali.
•51,366% PAT•39,710% Tecnofin Spa• 1,720% Regione Autonoma
Trentino-AltoAdige• 1,243% Comune di Trento• 1,243% C.C.I.A.A. di Trento• 0,393% Comune di Rovereto• 4,323% suddiviso in parti uguali tra gli 11 Comprensori.
LA COMPAGINE AZIONARIA ALCUNI DATI al 31/12/2007:
• Valore della Produzione:oltre 46 milioni di Euro
• Numero dipendenti: 273
3
Informatica Trentina – La MissioneInformatica Trentina – La Missione
Informatica Trentina è diventata oggi strumento di sistema per il settore pubblico provinciale per fornire soluzioni globali nel campo dell’informatica e delle telecomunicazioni (I.C.T. - Information & Communication Technology).
Siamo quindi il punto di riferimento delle Amministrazioni e degli Enti del territorio trentino come:
•strumento di sistema, in quanto concorriamo allo sviluppo del sistema trentino per la diffusione delle nuove tecnologie dell’informazione e delle telecomunicazioni nel settore pubblico;
•strumento di innovazione, in quanto definiamo progetti di innovazione tecnologica per l’ammodernamento della Pubblica Amministrazione;
•strumento di cooperazione con le imprese ICT del settore economico locale, per favorire la collaborazione e la crescita dei rapporti con le Aziende del territorio.
4
Informatica Trentina – I ServiziInformatica Trentina – I Servizi
GESTIONE Servizi di SUPPORTO APPLICATIVO Esercizio SERVER CENTRALIZZATI (250 server) Servizi sui CLIENT E SU SERVER DECENTRALIZZATI (oltre 10.500 PC) Servizi di TELECOMUNICAZIONE (oltre 1.100 uffici collegati) Servizi di CUSTOMER SERVICE DESK ( CSD – circa 150.000 contatti/anno)
SVILUPPO SVILUPPO E MANUTENZIONE DI SOFTWARE APPLICATIVO Servizi professionali di CONSULENZA Servizi professionali TECNICI Servizi professionali di SUPPORTO Servizi professionali di FORMAZIONE
I principali servizi erogati dalla Società nei confronti della PAT:
5
Gli utenti del sistemaIl Sistema Pubblico Trentino
PROVINCIA
ENTI FUNZIONALI: n° 14
AGENZIE: n° 8
ISTITUZIONI SCOLASTICHE: n° 79
ENTI PUBBLICI ECONOMICI: n° 1
FONDAZIONI: n° 3 (più altre minori)
SOCIETA’ CONTROLLATE: n° 10
SOCIETA’ CON PARTECIPAZIONE MINORITARIA: n° 9
ENTI LOCALI: n° 223 (di cui 123 con meno di 1000 abitanti)
Poco più di 500.000 abitanti ed un sistema pubblico esteso ed articolato
6
L’e-Procurement indica un’insieme di strategie d’acquisto abbinate a strumenti
tecnologici, aspetti procedurali e organizzativi che consentono l’acquisizione
di beni e servizi on-line, sfruttando le possibilità offerte da Internet
Tecnologie
Processi Organizzazione
Strategie di Strategie di acquistoacquisto
Il progetto di e-ProcurementIl progetto di e-Procurement
7
Gli strumenti di e-ProcurementGli strumenti di e-ProcurementS
iste
mi d
i su
pp
ort
o
ERP
Sistemi transazionali
ERP
Sistemi transazionali
Attività prevalentemente
manuali o con strumenti di office
automation
Attività prevalentemente
manuali o con strumenti di office
automation
Dat
a w
areh
ou
se
Dat
a w
areh
ou
se
Dat
a w
areh
ou
se
Dat
a w
areh
ou
seProcesso di e-Procurement
Analisidella
Spesa
Analisidella
Spesa
Strategia di acquisto
Strategia di acquisto
Logistica e Contabilità
Logistica e Contabilità
Monitoraggio della spesa e dei fornitori
Monitoraggio della spesa e dei fornitori
Quanto acquistare
Come e cosa acquistare
Produrre/comprare Prioritizzazioni Scelta dei modi Aggregazioni
Benchmark Misurazioni Interventi di
miglioramento
Ricevimento Magazzini Pagamento …
Selezione e Negoziazione
Selezione e Negoziazione
Gestione degli ordini
Gestione degli ordini
Chi invitare Dinamica di
negoziazione Quanto pagare
Quando e come acquistare
Richieste, approvazioni
Emissione ordini
Strumenti di eProcurement
Strumenti di eProcurement
FOCUSdella tecnologia
8
Componenti di e-Procurement
Mercato elettronico (Marketplace)
Mercato virtuale:
Consiste in un mercato
virtuale, accessibile quindi
mediante Internet, in cui le
Pubbliche Amministrazioni
possono acquistare beni e/o
servizi, al di sotto della soglia
comunitaria, offerti da più
fornitori tramite i loro cataloghi
di prodotti abilitati attraverso
apposita procedura
Gare telematiche
Strumento per negoziazione
e aggiudicazione di gare:
Consiste in una procedura di
selezione del fornitore basata
su sistemi di negoziazione
attraverso internet, applicabile
ad acquisti di beni e/o servizi
sotto e sopra alla soglia
comunitaria, che possono
essere valutati in base a criteri
tecnico/economici di tipo
quali/quantitativo
I Componenti di e-ProcurementI Componenti di e-Procurement
Negozi elettronici
Strumento per effettuare
acquisti sulla base di
contratti predefiniti
(convenzioni quadro):Consiste in una “vetrina su internet” in cui vi è la possibilità di ordinare direttamente prodotti e/o servizi sotto e sopra soglia, a condizioni economiche prestabilite e sulla base di contratti già stipulati (tradizionalmente o in via telematica)
9
Il modello di eProcurement per la Provincia di Trento Il modello di eProcurement per la Provincia di Trento
• Al fine di delineare un modello di eProcurement della Provincia di Trento sono state analizzate un numero significativo di esperienze svolte in ambito pubblico da parte di alcune amministrazioni locali
• Tale approfondimento ha permesso l’individuazione di 6 variabili principali che riguardano aspetti socio-economici, tecnologici, istituzionali-normativi:
1. Ambito di azione: ovvero portata geografico-istituzionale dell’ambito dell’iniziativa
2. Approccio socio-economico: grado di intensità con cui l’iniziativa si pone nei confronti del tessuto economico del territorio
3. Coordinamento istituzionale: tipologia di rapporto (facoltà ad aderire VS obbligo) tra la struttura di servizio e gli enti
4. Ruolo della struttura di eProcurement: in termini di servizi svolti
5. Copertura della spesa: percentuale della spesa totale per beni e servizi aggredita
6. Tecnologia: quanto e come supporta i diversi processi di acquisto
• In base alle variabili definite nel modello è stata caratterizzata anche l’iniziativa di eProcurement della Provincia Autonoma di Trento nonché l’approccio di evoluzione ipotizzato
Le variabili del sistema
10
Il modello di eProcurement per la Provincia di TrentoIl modello di eProcurement per la Provincia di Trento
FACOLTA’
FACOLTA’OBBLIGO CONDIZIONATO
OBBLIGO CONDIZIONATO
OBBLIGO FORTE
OBBLIGO FORTE
AP
PR
OC
CIO
AP
PR
OC
CIO
DI M
ER
CA
TO
DI M
ER
CA
TO
AP
RR
OC
IO
AP
RR
OC
IO
SO
CIA
LES
OC
IALE
EUROPEO
EUROPEO
NAZIONALE
NAZIONALE
ZONE NAZIO
NALI
ZONE NAZIO
NALI
REGIONALE
REGIONALE
PROVINCIA
LE
PROVINCIA
LE
MONOENTE
MONOENTE
CO
PE
RT
UR
A
CO
PE
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A
LIM
ITA
TA
LIM
ITA
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CO
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RT
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OP
ER
TU
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AM
PIA
AM
PIA
INTEGRAZIONE DI BACK-END
INTEGRAZIONE DI BACK-END
MARKETPLACE
MARKETPLACE
NEGOZI ELETTRONICI
NEGOZI ELETTRONICI
GARE TELEMATICHE
GARE TELEMATICHE DATABASE
DATABASE
SUPPORTO
SUPPORTO
INFORMAZIO
NE
INFORMAZIO
NE
SUPPORTO
SUPPORTO
PROCESSI
PROCESSI
SUPPORTO
SUPPORTO
INDIR
ETTO
INDIR
ETTO
SERVIZIO
SERVIZIO
DIRETTO
DIRETTO
Ruolo struttura dieProcurement
Ambito di azione
Copertura spesa
Coordinamento istituzionale
Tecnologia
Approccio socio-economico
1
2
3
4
5
6
Avvio > RegimeAvvio > Regime
Approccio ....
11
Contribuire alla razionalizzazione della spesa per beni e servizi della Provincia di Trento coerentemente con orientamenti a livello nazionale, creando un attore locale al fine di valorizzare il territorio
Offrire ai Fornitori Locali di piccole/medie dimensioni l’accesso al mercato della Pubblica Amministrazione, mettendo a disposizione canali digitali di vendita con un possibile ampliamento della base clienti
ObiettiviObiettivi
ApproccioApproccioSviluppo graduale della spesa affrontata e delle categorie
merceologiche considerate
Coinvolgere gradualmente gli Enti Pubblici
Coinvolgere i fornitori nello sviluppo delle iniziative di progetto
Contesto Contesto NormativoNormativo
Gli obiettivi e l’approccio al progettoGli obiettivi e l’approccio al progetto
Normativa comunitaria: la DIRETTIVA 2004/18/CE
Normativa nazionale: Il D.P.R. n. 101/02Normativa provinciale: la L.P. n. 23/90; il Regolamento provinciale.
Avviare parallelamente sviluppo piattaforma e gestione acquisti
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I benefici e le opportunitàI benefici e le opportunità
Risparmio della spesa
Semplificazione delle procedure e velocità
Innovazione e Controllo
per i FORNITORI localiper i FORNITORI localiper gli ENTI del territorioper gli ENTI del territorio
Nuovi canali di vendita
Trasparenza, visibilità e competitività
Innovazione e velocità
ALFABETIZZAZIONE DIGITALE DEL TERRITORIO (ENTI E MERCATO DELLA FORNITURA)ALFABETIZZAZIONE DIGITALE DEL TERRITORIO (ENTI E MERCATO DELLA FORNITURA)
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L’organizzazione a supporto:L’organizzazione a supporto:il ruolo della Centrale Acquistiil ruolo della Centrale Acquisti
Il modello organizzativo individuato prevede Informatica Trentina quale Struttura di servizio volta a favorire la razionalizzazione della spesa
Il modello di coordinamento della Struttura di servizio con i vari enti prevede un differente modello/approccio a seconda dei diversi livelli di complessità delle caratteristiche del sistema prodotto:
SISTEMA PRODOTTO / CATEGORIA MECEOLOGICASISTEMA PRODOTTO / CATEGORIA MECEOLOGICA- complesso + complesso
SS
CCCC
CC
SS
MODELLO CENTRALIZZATO quanto più il sistema prodotto è semplice (es. carta, cancelleria,
TLC ), tanto più può essere “conveniente” delegare lo
svolgimento di fasi del processo di acquisto ad un’unica struttura di
servizio
MODELLO DISTRIBUITO in situazioni intermedie viene proposto un
modello che possa coniugare la valorizzazione delle competenze del
sistema prodotto sviluppate nei singoli enti (Centri di Competenza) con le competenze
del processo di acquisto proprie della struttura di servizio
MODELLO AUTONOMO quanto più il sistema prodotto è
complesso (es. protesi e materiali specialistici vari), tanto più può essere
“conveniente” lasciare che lo svolgimento delle fasi del processo di acquisto sia in
carico agli enti in cui il fabbisogno si manifesta (ad es. cottimi fid.)
ss
14
Il modello di funzionamento centralizzato
SS
MODELLO CENTRALIZZATO
Sviluppo strategie di acquisto
AGENZIE
PAT
CLIENTI
BENI
UNIVERSITA’
Forniscono bene/erogano servizio
Gestisce il processo
di selezione del fornitore
SERVIZI
FORNITORI
ENTIFUNZIONALI
CENTRALE ACQUISTICENTRALE ACQUISTI
Accedono ai servizi
BENI
ENTILOCALI EX-MUNICIPALIZZATE
Ordinano beni e servizi
Fabbisogni di acquisto Monitoraggio e
Reportistica
Formazione e supporto Formazione e
supporto
L’organizzazione a supporto:L’organizzazione a supporto:il modello centralizzatoil modello centralizzato
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I servizi della Centrale AcquistiI servizi della Centrale Acquisti
PIANIFICAZIONE SPESAPIANIFICAZIONE SPESA
I SERVIZI ATTIVII SERVIZI ATTIVI I SERVIZI DA ATTIVAREI SERVIZI DA ATTIVARE
NEGOZIO ELETTRONICONEGOZIO ELETTRONICO
GARE TELEMATICHE SOTTO SOGLIA (Beni, Servizi e Lavori pubblici)
GARE TELEMATICHE SOTTO SOGLIA (Beni, Servizi e Lavori pubblici)
ASSISTENZA E FORMAZIONEAGLI ENTI/FORNITORI
ASSISTENZA E FORMAZIONEAGLI ENTI/FORNITORI
MERCATO ELETTRONICOMERCATO ELETTRONICO
PORTALE INFORMATIVOPORTALE INFORMATIVO
GARE TELEMATICHESOPRA SOGLIA
(Beni e Servizi e Lavori Pubblici)
GARE TELEMATICHESOPRA SOGLIA
(Beni e Servizi e Lavori Pubblici)
FIRMA DIGITALE E POSTAELETTRONICA CERTIFICATA
FIRMA DIGITALE E POSTAELETTRONICA CERTIFICATA
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Le fasi del processo di pianificazione della spesa sono le seguenti:
Raccolta fabbisogniRaccolta
fabbisogniAnalisi e
classificazioneAnalisi e
classificazione
Elaborazione Piano Operativo di
Gestione
Elaborazione Piano Operativo di
Gestione
I servizi attiviI servizi attivi
Pianificazione della spesaPianificazione della spesa
Gare telematicheGare telematiche
Le attività necessarie per la realizzazione di una gara telematica possono essere distinte in 5 fasi, come di seguito riportato:
Definizione strategia di gara
Definizione strategia di gara
Predisposizione documentazionePredisposizione documentazione
Abilitazione fornitori
Abilitazione fornitori
Effettuazione negoziazioneEffettuazione negoziazione Stipula contrattoStipula contratto
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I servizi attiviI servizi attivi
Negozio elettronicoNegozio elettronico
Le attività necessarie per la realizzazione di un negozio elettronico possono essere distinte in 5 fasi, come di seguito riportato:
Assistenza e FormazioneAssistenza e Formazione
Le attività di assistenza e formazione possono essere distinte in 3 fasi, come di seguito riportato:
Assistenza enti/fornitori (CSD)
Assistenza enti/fornitori (CSD)
Formazione fornitori
Formazione fornitori Formazione entiFormazione enti
Allestire negoziazione
Allestire negoziazione
Abilitazione fornitori
Abilitazione fornitori
Effettuazione negoziazioneEffettuazione negoziazione
Stipula convenzione
Stipula convenzione
Pubblicazione e gestione catalogo
Pubblicazione e gestione catalogo
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I servizi attivi: il ruolo della Centrale acquistiI servizi attivi: il ruolo della Centrale acquisti
SERVIZIO PROCESSIMODELLO
CENTRALIZZATOMODELLO
DISTRIBUITOMODELLO
AUTONOMO
Analisi e definizione della spesa
Raccolta fabbisogni
Analisi e classificazione
Elaborazione Piano Operativo di gestione
Gara telematica
Definizione strategia di gara
Predisporre documentazione
Abilitare fornitori
Effettuazione negoziazione
Stipula Contratto
Negozio elettronico
Allestire negoziazione
Abilitare fornitori
Effettuazione negoziazione
Stipula Convenzione
Pubblicazione e gestione cataloghi
Assistenza e Formazione
Assistenza fornitori/enti (CSD)
Formazione enti
Formazione fornitori
Portale informativoAbilitare enti al sistema
Gestire e aggiornare il sito Mercurio
Processo erogato
completamente
Processo erogato solo in parte
Processo non erogato
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Gli utenti del sistemaI fornitori
Fornitori registrati alla Centrale AcquistiNr. ° fornitori registrati per anno (rilevazione I trim 2008)
Fornitori registrati
112
140
173
97
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
2005 2006 2007 mar-08
Anno di registrazione
Nr.
Fo
rnit
ori
reg
istr
ati
Fornitori registrati
20
Fornitori registrati per categoria merceologica (rilevazione I trim 2008)
Gli elenchi (primi 30) contenenti un numero di fornitori maggiore di 10
Gli utenti del sistemaI fornitori
81
58
48
3836
32 31 31 3129
23 22 22 20 18 17 17 17 16 16 15 15 15 14 14 13 13 12 11 11 11
0
15
30
45
60
75
90
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21
Risultati al 31/12/2007Risultati al 31/12/2007Valore di transato e risparmio conseguitoValore di transato e risparmio conseguito
2003 2004 2005 2006 2007
Transato totale 2.878 440 6.614 22.441 42.023
Risparmio 647 (22%) 93 (21%) 592 (9%) 3.055 (13,6%) 4.492 (10,7%)
Nr. Iniziative 1 (EU) 5 (ST) 29=1 EU+28 ST 72=4 EU+68 ST 103=8 EU+95 ST
Aggiudicato
Risparmio
22
La scelta SAP SRMLa scelta SAP SRM
La scelta della soluzione SAP SRM, a supporto del modello complessivo di E-Procurement, è riconducibile ai seguenti elementi:
ampia gamma di funzionalità supportate (gare e aste telematiche, cataloghi elettronici, self-service procurement, sourcing, spend analysis, gestione contratti)
integrazione nativa con i sistemi SAP R/3 o mySAP ERP di backend per le attività amministrative/contabili e di controlling
utilizzo di modalità di integrazione e comunicazione standard (architettura SOA, PDF, OCI)
sicurezza nell’evoluzione della piattaforma a fronte di una roadmap evolutiva di lungo periodo
soluzione stabile e diffusa a livello internazionale
utilizzo di un brand di riferimento nel software come garanzia per i fornitori che accedono alla piattaforma
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Team di progetto
L’approccio organizzativo al progettoL’approccio organizzativo al progetto
L’approccio organizzativo di tipo “partecipativo”, ha consentito al progetto di svolgersi con la presenza di tutte le componenti fondamentali, sia in termini di competenze che di sponsorship:
• Conoscenza processi d’acquisto PAT
• Presidio degli aspetti normativi locali
• Valutazione degli impatti sul territorio
• Sponsorship di progetto
• Comunicazione
• Supporto nella definizione del modello di riferimento
• Attività di Project Management
• Implementazione della soluzione
• Competenze in ambito SAP SRM
• Realizzazione della Centrale Acquisti
• Erogazione dei servizi
• Coordinamento e pianificazione, Program Management
• Competenze IT
• Comunicazione
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Strumenti e-Procurement >>> Sistema Gestionale degli entiStrumenti e-Procurement >>> Sistema Gestionale degli enti
Gare Telematiche(Per ogni importo)
Gare Telematiche(Per ogni importo)
Negozi elettronici(Convenzioni)
Negozi elettronici(Convenzioni)
PagamentoPagamento
MarketplaceMarketplace
Strumenti di supportoStrumenti di supporto
Knowledge Management (Document / Data e Workflow Management + Archiviazione)Knowledge Management (Document / Data e Workflow Management + Archiviazione)
Monitoring,Analysis eReporting
Monitoring,Analysis eReporting
Tracking ordiniGestione Magazzini
Tracking ordiniGestione Magazzini
Registrazione eConciliaz.ne Fattura
Registrazione eConciliaz.ne Fattura
Comunicazione Inbound e Outbound e FormazioneComunicazione Inbound e Outbound e Formazione
Single Sign-on e Sicurezza Single Sign-on e Sicurezza
Monitoring,Analysis eReporting
Monitoring,Analysis eReporting
Posta certificata + firma digitale + marcatura temporale + conservazione sostitutivaPosta certificata + firma digitale + marcatura temporale + conservazione sostitutiva
Project e Program Management Project e Program Management
Sistema gestionale interno (ciclo passivo, ciclo attivo, amministrazione, finanza e controllo)Sistema gestionale interno (ciclo passivo, ciclo attivo, amministrazione, finanza e controllo)
Aggregazione dell’OffertaAggregazione dell’Offerta
Pianificazione eaggregazione
della domanda
Pianificazione eaggregazione
della domanda
Pianificazione e controllo della
domanda
Pianificazione e controllo della
domanda
Selezione e negoziazioneSelezione e
negoziazioneLogistica e pagamentiLogistica e pagamenti
Controllo e monitoraggioControllo e
monitoraggio Procurement ProcurementDefinizione
strategie d’acquisto
Definizione strategie
d’acquisto
Macro funzionalità della tecnologia di supportoMacro funzionalità della tecnologia di supportosoluzione completasoluzione completa
Soluzione da approfondire
Plug-in sistemi gestionali esterniPlug-in sistemi gestionali esterni
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Fattori Critici di SuccessoFattori Critici di Successo
Ruolo del Commitment
Change Management (normativo e procedurale)
Coinvolgimento e condivisione con i diversi attori coinvolti
Copertura funzionale dell’applicazione scelta
Ambiente tecnologico coerente con strategie di sviluppo PAT
Logica dei Quick-Wins
Scelta dei Partner strategici
26
Grazie per l’attenzione
www.mercurio.provincia.tn.it