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L’aspetto organizzativo: come L’aspetto organizzativo: come cambiano funzioni e cambiano funzioni e responsabilità dell’ufficio responsabilità dell’ufficio acquistiacquisti
Riflessioni sulla base delle esperienze in corso e Riflessioni sulla base delle esperienze in corso e sull’utilizzo della leva tecnologicasull’utilizzo della leva tecnologica
L’aspetto organizzativo: come L’aspetto organizzativo: come cambiano funzioni e cambiano funzioni e responsabilità dell’ufficio responsabilità dell’ufficio acquistiacquisti
Riflessioni sulla base delle esperienze in corso e Riflessioni sulla base delle esperienze in corso e sull’utilizzo della leva tecnologicasull’utilizzo della leva tecnologica
Giacomo Samuelli FerrettiAssociate Partner Central Government di IBM
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Obiettivo della presentazione/agenda dei contenuti
• Obiettivo della presentazione è condividere alcune esperienze in corso presso alcuni clienti, al fine di individuare tendenze comuni ed indicare possibili azioni di supporto al cambiamento
• Agenda dei contenuti:
1. La situazione attuale dell’organizzazione dell’Ufficio Acquisti: limiti e criticità
2. Le esigenze di cambiamento ed i vantaggi attesi
3. Le linee evolutive oggi in atto nell’organizzazione
4. Gli strumenti di supporto al cambiamento: il change management
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• Struttura organizzativa generica più “teorica” che reale, di cui esistono numerosa varianti
• Principali caratteristiche:– Prevalenza della logica
“burocratico/amministrativa” tesa a garantire il rispetto delle procedure ed il rispetto della norma
– Limitata integrazione tra la struttura acquisti e le strutture di “line” (come ad es. gli assessorati)
– Limitata capacità di programmazione e controllo
• Sono in genere in corso modifiche di struttura organizzativa
Vestiario
Cancelleri
a
Sede di…
Beni mobi
li
Altri tipi di
beni
Servizi
Provveditorato
Ufficio Acquisti
Economato Uff. tecnico Magazzino
L’attuale struttura organizzativa – “tipo” dell’ufficio acquisti è finalizzata alla trasparenza delle procedure 1. La situazione
attuale
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I driver del cambiamento sono determinati da esigenze esterne e di contesto
1. Necessità di ridurre la spesa per acquisti, espressa nelle ultime finanziarie
2. Riduzione dei trasferimenti alle amministrazioni locali (patto di stabilità)
3. Istituzione di un organismo (Consip) preposto alla gestione della spesa per gli enti centrali
4. Necessità di corresponsabilizzazione nella riduzione della spesa delle strutture operative territoriali e delle “line”
5. Possibilità di introdurre, attraverso la “leva tecnologica”, strumenti che portano ad una drastica semplificazione del processo di acquisto
2. Gli elementi del cambiamento
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La tecnologia offre degli strumenti che permettono di ridurre drasticamente la complessità ed i tempi di processo
1. NEGOZIO ELETTRONICO: i fornitori, selezionati con apposito bando di abilitazione, espongono i propri cataloghi, che costituiscono un’offerta irrevocabile di vendita. Le Amministrazioni, o le unità operative, se interessate al prodotto pubblicato, lo acquistano direttamente in via elettronica. E’ adatto a beni e servizi complessi.
2. ASTA ON LINE: supporta la gestione elettronica dell’intero processo, dall’emissione del bando all’aggiudicazione. Può essere di vari tipi: a ribasso, a busta chiusa, all’offerta economicamente più vantaggiosa. Durante l’asta, le condizioni vengono contrattate dai partecipanti. E’ adatta per beni specifici, con frequenza d’acquisto medio-bassa.
3. MARKETPLACE: permette la negoziazione dinamica attraverso la prequalifica di fornitori su requisiti essenziali. Offre la possibilità di acquistare tramite la scelta tra offerte comparabili. E’ uno strumento adatto all’acquisto di beni facilmente classificabili, per acquisti sotto soglia e con frequenza di acquisto medio-alta.
2. Gli elementi del cambiamento
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Comprensionedella domanda
(Accounting)
Gestione degli acquisti
Predisposizionedell’offerta(Popolamento)
Comprensione dell’offerta
(Sourcing)
Il ruolo organizzativo della funzione acquisti diviene quello di un intermediario fra chi acquista e chi vende
Organizzazione “estesa”
Ufficio acquisti
centrale
FF
AAFF
FF
FFFF
POPO
AAPOPO
POPO
POPOPOPO
3. Le linee evolutive oggi in atto
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Il ruolo dell’ufficio acquisti diviene centrale, rispetto ad UN SISTEMA COMPLESSO di interlocutori
• I passi del processo di acquisto vanno dall’inizio della fase di analisi dell’esigenza, fino alla consegna del bene/servizio ed al monitoraggio dei risultati
PAFornitori
Aggregazioni
Catalogfactory
Marketmaker
….
CONSIPASP garetelem.
Regioni
OutsourcerMKPL
Definizione Domanda• analisi
• aggregazione
Definizione Fabbisogno• pianificazione• specifica prodotti
Definizione Offerta• qualifica • pre-negoziazione (gare)
Pianificazione Offerta• pianificazione capacità
Predisposizione Offerta• cataloghi
Fornitura• logistica e pagamenti• magazzini e contabilità
Acquisto• ordine• negoziazione (RFQ-gare)
Sviluppo Offerta• progettazione• sviluppo prodotti
mercato elettronico della PA
Uff. acquisti
3. Le linee evolutive oggi in atto
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Qualsiasi progetto di avvio di un sistema di e-procurement richiede di lavorare sui tre fronti principali: clienti, fornitori, sistema
Ingegnerizzare il processo di produzione
di nuove iniziative (miglioramento degli strumenti tecnologici)
Incrementare la capacità di
comprensione delle esigenze degli utenti (ad esempio, avviando iniziative di CRM,
analisi di settore)
Affinare i criteri di scelta dello strumento (negozio/marketplace, revisione strategie di
sourcing)
Risultati raggiungibili: Drastica riduzione dei costi/tempi di processo
Miglioramento del servizio
3. Le linee evolutive oggi in atto
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L’avvio di un sistema di e-procurement attraversa diverse fasi nel tempo
tempo
• L’uscita dalla fase sperimentale deve prevedere una serie di azioni specifiche sul tema della liquidita’ (=numero attori presenti, quantità transate), in modo da garantire la crescita dei principali parametri di utilizzo del sistema e, quindi, l’attrattivita’ complessiva del sistema.
e-marketplacee-marketplace
Mass AttractorsMass Attractors
Critical MomentumCritical Momentum
Mass FollowersMass Followers
Core MassCore Mass
liquidita’
sperimentazione lancio estensionecrescita gestione evolutiva
Source: ” Designing Business-to-Business e-Marketplaces: A Business Strategy Perspective” by Sugato Bagchi and Anees Gopalani, IBM Research Report
3. Le linee evolutive oggi in atto
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La nuova struttura organizzativa dell’ufficio acquisti è basata sulle dimensioni oggi prevalenti
Tecnologia
Proj.Mgmt
DirettoreDARPA
Mercati Sourcing Comunicazione
Strategie e-procurement
3. Le linee evolutive oggi in atto
• Struttura organizzativa orientata alle tre dimensioni: clienti, fornitori, tecnologia
• Funzione acquisti vista in logica di servizio alle strutture “di line”• Principali caratteristiche:
– La leva tecnologica gioca un ruolo chiave– Fattore critico di successo è la capacità di interagire in modo efficace con i
“clienti” (interni od esterni)– Responsabilizzazione sul rispetto del budget totalmente attribuita alle
funzioni operative/clienti
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Il Change Management è un processo (insieme ordinato di attività), che ha l’obiettivo di fornire ad un sistema organizzativo l’adeguato supporto nella transizione dal modello di business attuale ad un modello futuro.
Per facilitare il successo del processo di cambiamento si può avviare un progetto di change management
Transition State
Current State
People & Organization
Technology
Business Process
Target State
4. Gli strumenti di supporto
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Un progetto di change management si compone di vari aspetti fra loro collegati
Transition StateCurrent State
People & Organization
Technology
Business Process
D. Training &Knowledge
Transfer
A. Analisidegli Stakeholder
B. Comunicazione
C. AllineamentoOrganizzativo
Identificare i fattori abilitanti e le resistenze
Creare un clima “positivo” rispetto al cambiamento
Favorire la nascita e la diffusione di una cultura aziendale in linea con le esigenze del nuovo modello Definire in modo chiaro
il Ruolo e le Responsabilità di ciascuno nel nuovo modello
Favorire lo sviluppo di conoscenze e comportamenti in linea con il nuovo modello
Fornire l’adeguato supporto alle persone per operare nel “modo nuovo”
Target State
4. Gli strumenti di supporto
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Un esempio di Piano di Lavoro per un progetto di change management di supporto alla trasformazione organizzativa
BusinessBlueprint
RealisationFinal
PreparationGo Live
& SupportProject
Preparation
Identificare gli Attori chiave
Assessment Degli attori chiave
Matrice degli attori chiave
Implementare il piano di comunicazione
Supporto al Business
Capire dove impatta il cambiamento
Definire approccio e strategia
Definire le nuove Posizioni Organizzative
“Popolare” la struttura organizzativa
Definire la strategia di comunicazione
Training Needs AnalysisKick Off Meeting
Go Live Date
Progettare, organizzare ed erogare il training
4. Gli strumenti di supporto
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