1 „GESUNDE SCHULE“ in Niederösterreich Grundlagen des Projektmanagements Teil 1 Okt. 2008, Teil...
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Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 1
„GESUNDE SCHULE“ in NiederösterreichGrundlagen des Projektmanagements Teil 1 Okt. 2008, Teil 2 Jän. 2009Vortragender: Ing. Rainer VOLK BSc
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 2
• Erster Tag (Okt. 2008)– Der Projektbegriff– Das magische Projektmanagement Dreieck– Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren von Projekten– Projektzieldefinition– Der Projektauftrag– Projektumwelten / Projektstakeholder– Basiselemente der Projektplanung inkl. Projektstrukturplanung
• Zweiter Tag (Jän. 2009)– Grundlagen der Anforderungsanalyse– Grundlagen des Risikomanagements– Grundlagen von Aufwandschätzungen– Ressourcenplanung, Kostenplanung und Terminplanung– Projektdurchführung, Projektcontrolling und Projektsteuerung– Projektdokumentation– Change Management– Der Projektabschluss
Inhalte
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 3
Was kennzeichnet ein Projekt?• Merkmale eines Projektes
– Zeitliche Ziele (Start- und Endtermin)– Inhaltliche Ziele– (relative) Neuartigkeit bzw. Einmaligkeit– Ressourcenverbrauch– Komplexität
• Daraus entstehende Konsequenzen– (Projekt)Risiken– (Projekt)Managementmethoden
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 4
Beispiele für historische Projekte• Große historische Projekte
– Bau der ägyptischen Pyramiden (2550 – 1550 v. Chr.) – z.B. Bau der Cheops-Pyramide
• 146 m Höhe, 2,3 Mio. Steinquader• 20 Jahre Bauzeit • ca. 100.000 Arbeiter/Sklaven
Umzug des Flughafens München (1992)
• Landung des ersten Menschen auf dem Mond (1969)
• Apollo-Programm (1968 – 1972) • Schrittweise Realisierung des
Ziels• 2.000 Institutionen und Firmen• 300.000 Beschäftigte; 25 Mrd. $
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 5
Beispiele für Projekte - heute• Projekte in Unternehmen
– Entwicklung eines neuen Produktes – Entwicklung einer neuen Serviceleistung – Abwicklung eines Kundenauftrags– Neuorganisation der Firma / einer Abteilung– Aufbau / Schließung einer Organisationseinheit– Fusion mit einer anderen Firma– Entwicklung / Einführung eines neuen Informationssystems
• Schulprojekte– Neuausrichtung der Pausenplatzgestaltung– Optimieren von Klassenräumen– Realisierung eines Kindergartenplatzes– Errichtung eines Pausenkiosk– Erstellung eines Suchtpräventionskonzeptes
• Private Projekte– Bau eines Hauses– Organisation einer Familienfeier
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 6
Merkmale von Projekten
Komplexität
ProjektklareZielsetzung
Inter-disziplinär
begrenzteRessourcen
RisikenEinmalig-
keit
Innovation, Neuartigkeit
Termin
Jedes Projekt ist ein Investitionsvorhaben Nutzen höher als Kosten !
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 7
Welche Tätigkeiten sind kein Projekt?• Einfache bzw. wiederkehrende Tätigkeiten
– Fahrscheine kaufen– Kopieren von Unterlagen– Erstellen einer Einkaufsliste für den täglichen Bedarf
an Lebensmitteln– Einreichen der Arbeitnehmerveranlagung (ehemals
Jahresausgleich)– ............
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 8
Übung: Abgrenzung Projekt / Nicht-Projekt
• Entwicklung eines Prototypen in der Automobilindustrie
• Anmeldeverfahren einer PKW-Zulassung
• Blinddarmoperation
• Trennung von siamesischen Zwillingen
• Auswahl eines neuen Betriebsstandortes für ein mittelständisches Unternehmen
• Unbemannte ESA Marsmission
• Umstellen der Serverlandschaft von Windows auf Linux
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 9
TerminzielProjektendtermin
KostenzielProjektbudget
SachzielQualität und Funktion
„Softfacts“
Das magische PM-Dreieck
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 10
Der PMI Standard
Ausführungs-prozesse
Kleinere Anpassungen im Rahmen des Basisplanes
Anpassungen des Basis-planes notwendig
Steuerungs-prozesse
Soll/Ist Vergleich (Vergleich des Basisplans mit den Ist-Werten)
Ist-Werte (Aufwände, Kosten, Inhalte u. Termine)
Planungs-prozesse
Basisplan (= SOLL für Termine, Kosten und Inhalte)
ProjektstrukturplanTerminplanKostenplan etc.
Initiierungs-prozesse
Projektauftrag
Abschließende Prozesse
Projektergebnis
PMI Wissensgebiete
– Integrationsmanagement– Umfangsmgmt. (Scope)– Zeitmanagement– Kostenmanagement– Qualitätsmanagement– Personalmanagement– Kommunikationsmgmt.– Risikomanagement– Beschaffungsmanagement
Quelle: PMBOK Guide, Ausgabe 2000
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 11
Wann ist ein Projekt erfolgreich?
• Klassische Erfolgsfaktoren– Definierte Funktionalität & Qualität lt. Spezifikation– Im definierten Zeitrahmen– Im definierten Kostenrahmen
• Erweiterte Erfolgsfaktoren– Ziele erreicht– Laufende Kosten im definierten Rahmen– Akzeptanz der Anwender
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 12
Projekterfolgs- und Misserfolgsfaktoren
Abgebrochen31%
Gefährdet53%
Erfolgreich16%
Projekterfolgs- bzw. Misserfolgsraten • Die Hauptursache für Erfolge bzw. Misserfolge sind managementbedingt
• Projektmanagement
• Risikomanagement
• Anforderungsmanagement
• Qualitätsmanagement
• Mangelnder Support des Managements
• StakeholderkonflikteQuelle: CHAOS Report der Standish Group
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 13
• Projekte sind erfolgreich, wenn soziale und management-bedingte Probleme beachtet und minimiert werden
• Konsequente Anwendung von Methoden und Tools
• Konsequentes Anforderungs- und Change Management
Die wichtigsten Erfolgsfaktoren
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 14
Die wichtigsten Misserfolgsfaktoren
• Projekte scheitern primär an sozialen und management-bedingten Problemen
• Mangelnde Anwendung von Methoden und Tools ist bei größeren Projekten sehr problematisch
• Mangelndes Anforderungs- und Change Management ist sehr problematisch
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 15
Gruppenarbeit
• Erfahrungen der Teilnehmer– Gründe für besonders erfolgreiche bzw.
besonders problematische Projekte
– Persönliche Erfahrungen von Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren
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Projektziele
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 17
Projektziele• Für jedes Projekt müssen klare Ziele (angestrebtes
Projektergebnis) definiert sein
• Die Ziele müssen so definiert sein, dass zu Projektende Erfolg/Misserfolg bewertet werden können (nach den „SMART“-Kriterien)
• Ziele geben dem Projekt eine Richtung
• Die Formulierung von Zielen ist eine zentrale Aufgabe im Zuge der Projektdefinition bzw. Projektplanung
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 18
Priorisierung der Projektziele
• Muss-Ziele– sind Ziele, welche unbedingt erreicht werden müssen, damit das
Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann
• Soll-Ziele– sind Ziele, welche wichtig sind und zumindest größtenteils
erreicht werden sollten
• Kann-Ziele– sind Ziele, welche eventuell später realisiert werden, wenn noch
genug Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen
• Nicht-Ziele– sind Ziele, welche nicht angestrebt werden bzw. nicht mit
diesem Projekt verwirklicht werden
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 19
Zieldefinition nach der SMART Methode
S pecific (spezifisch)
M easurable (messbar)
A greed (abgesprochen)
R ealistic (realistisch)
T ime constraint (zeitlich beschränkt)
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 20
Beispiel Ziele-Definitionstabelle
Zielart Projektziele Adaptierte Projektziele per ....
Hauptziele
Zusatzziele
Nicht-Ziele
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 21
Praxisbeispiele
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 22
Stakeholderanalyse (1/3)
Identifizieren von direkt betroffene Personen bzw. Abteilungen seitens
des Auftragnehmers und des Auftraggebers
ProjektmanagerIn mit dem Kernteam
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 23
Erkennen von „Seilschaften“ und „Unverträglichkeiten“, Anwendung
von „Empathie“
Weitere (indirekte) Stakeholder z.B. Betriebsrat,
Behörden etc.
Stakeholderanalyse (2/3)
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 24
• Aspekte im Zuge der Stakeholderanalyse– Einnehmen der Vogelperspektive– Ermitteln der Stakeholder von der „Longlist“ zur „Shortlist“– Eigenschaften und Beziehungen der Stakeholder– Anforderungen der Stakeholder an das Projekt– Können die Erwartungen der Stakeholder erfüllt werden?– Gibt es unerwünschte Konsequenzen für die Stakeholder?– Welche Maßnahmen sind für die Zufriedenheit der Stakeholder
erforderlich?
• Kunde zufrieden gutes Projekt• Kunde und Stakeholder zufrieden sehr gutes Projekt
Stakeholderanalyse (3/3)
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 25
Fallbeispiel Stakeholderdiagramm
Externe Umwelten(Kunde)
Interne Umwelten(Projektdurch-führendes Unernehmen)
LegendeStarke / schwache Beziehung
Intensive / weniger intensive Beziehung
Konfliktreiche Beziehung
Projekt
PMO
Projekt-leitung
Restl. interne Organisation
Projekt-Koordinator
Abteilung Applik.Operat. Management-
Board
GSM NW-Lieferant
Telco-Bereichs-
leitung
Konkurrenz-Operatoren
Support-Organisation
Account-Management
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 26
Fallbeispiel Stakeholder Bewertungsmatrix
Umfeldgruppe Bedeutung Macht 1-5
Erwartungen(+), Befürchtungen(-)
Klima, Stimmung +/=/-
Strategien, Maßnahmen
Geschäftsführung
Interner Projektauftrageber
Projektleiter
Projektteam
Betroffene Abteilungen
Formale Entscheidungsträger
Informelle Entscheider
Kundenbereiche
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 27
Der Projektauftrag• Offizielle Bevollmächtigung durch den
Projektauftraggeber• Beinhaltet die wichtigsten Eckpunkte
– Ziele– Kosten / Budget / Aufwand– Termine (Start- & Endtermin, event. Meilensteine)– Inhalte– Projektmanager– Kernteammitglieder– Risiken
• Wird vom Projektauftraggeber unterschrieben
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 28
Reihenfolge der Projektstartaktivitäten
Projektidee
Anforderungs-definition
Stakeholder-analyse
Projektziele
Bedürfnisse
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 29
Übung Projektauftrag
• Definieren Sie die den Projektauftrag für das Projekt „Schulverpflegung“ lt. Fallbeispiel mit zumindest folgenden Inhalten– Ziele– Termine– Wichtigste Inhalte– Wichtigste Stakeholder– Kernteammitglieder– Risiken
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Projektplanung
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 31
Typische Situation zu Projektstart
Quelle: Procon Austria
Klare ZieleUnerkannte Risiken
Klarer Plan
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 32
Typische Situation während der Umsetzung des Projektplanes
Quelle: Procon AustriaPlanänderungen
Projektrisiken
Mitarbeiter-fluktuation Zieländerungen
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 33
Projektplanung: Überblick
1. Projekt strukturieren
2. Arbeitspakete (APs) definieren
AP 1 AP 2
3. Aufwandsschätzung
4. Abhängigkeitsermittlung
Projektablaufplan
Projektstrukturplan
AP1 AP2
Meilensteinplan
Terminplan
5. Ressourcenplanung
6. KostenplanungRessourcenplan
Kostenplan
7. Planoptimierung
Weitere Planungsthemen• Risikomanagement• Projektkommunikation• Projektdokumentation• Qualitätsmanagement, ...
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 34
Projektplanung: Vom Groben ins Detail1. Projektbeschreibung 2. Projektstrukturierung 3. Meilensteinplanung
4. Terminplanung 5. Kapazitätsplanung 6. Kostenplanung
Das Projekt ist klar beschrieben und zwischen
Auftraggeber und Projekt-leiter geklärt.
Die Teilprojekte und Arbeits-pakete sind klar beschrieben.
Der Ablauf des Projektes istklar vorausgeplant.
Die Termine sind realistisch berechnet.
Die Kapazitäten sind in allenbetroffenen Bereichen abge-deckt.
Die Kosten des Projektver-laufs sind vorausgeplant.
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 35
Zweck von Projektstrukturplänen (1/2)• Hierarchische Gliederung der Aufgaben in plan- und
kontrollierbare Arbeitspakete• Erhöhung der Projekttransparenz• Grundlage für die Verteilung von Aufgaben und
Verantwortlichkeiten im Projekt• Ausgangsbasis für die Ablauf- und Terminplanung• Voraussetzung für Kostenplanung und Kostenkontrolle• Grundlage für Risikoanalysen• Mittel zur Strukturierung von Projektsteuerungssitzungen• Gliederungsschema für Projektberichte und deren Ablage
• Zentrales Kommunikationsinstrument
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 36
• Der Projektstrukturplan …– hilft durch die Unterteilung in kleine, leicht überschaubare
Aktivitäten, die Komplexität des Projekts zu reduzieren– kann durch die hierarchische Darstellung einfach auf
Vollständigkeit überprüft werden - auch von projektfremden Fachleuten
– ist einfach zu verstehen und eignet sich gut für Präsentationen– ist ein hervorragendes Kommunikationsmittel, mit dem jeder
Beteiligte sofort seinen Beitrag zum Gesamtprojekt erkennt– fördert den Teamentwicklungsprozess, da er im Rahmen eines
neuen Projekts eines der ersten gemeinsam erarbeiteten Dokumente darstellt
Zweck von Projektstrukturplänen (2/2)
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 37
Beispiel eines PSP
AP1.1.1
AP1.1.2
A u fga be 1 .1
AP1.2.1
AP1.2.2
AP1.2.3
A u fgabe 1 .2
Aufgabenblock 1
AP2.1.1
AP2.1.2
AP2.1.3
AP2.1.4
A u fgabe 2 .1
AP2.2.1
AP2.2.2
AP2.2.3
A u fga be 2 .2
AP2.3.1
AP2.3.2
A u fga be 2 .3
Aufgabenblock 2
ProjektGesam taufgabe
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 38
Ablauf bei der Erstellung eines PSPs1. Strukturierungsvorbereitung
– Sichtung vorhandener Unterlagen zum Projekt– Standard-Projektstrukturpläne als Orientierungsgrundlage
2. Entwurf eines vorläufigen Strukturplans– Zunächst Phasen, dann Aktivitäten– Erste Zuordnung von Aufgaben zu Verantwortlichen
3. Überprüfung des Planentwurfes– Vollständigkeit, Spezifikationserfüllung– Überschneidungsfreiheit– Eindeutige Verantwortlichkeit– Aufwands-/Kostenerfassung
4. Identifikations-Nummerierung (PSP-Nummer)5. Erstellung von Arbeitspaket/Meilenstein-Beschreibungen6. Verabschiedung der Strukturpläne und Änderungsdienst
Basisplan
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 39
Arbeitspakete – Grundlagen• Die hierarchisch niedrigsten Positionen ds PSP• Ein Arbeitspaket ist ein Leistungselement mit klaren
einfachen Abgrenzungen und Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen
• Jedes Arbeitspaket weist ein genau spezifizierbares und überprüfbares Ergebnis auf und kann termin- und kostenmäßig überwacht werden
• Jedes Arbeitspaket soll genau einem Verantwortlichen zugeordnet werden können
• Aufwand eines Arbeitspaketes: Ca. 80 Std.
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 40
Arbeitspakete - Beispiel
Erstellen der Spezifikation aller für die Migration notwendigen TätigkeitenErstellen einer detaillierten DokumentationEntwickeln von „Fall-Back“ SzenarienDurchführen von Migrations-Simulationen
AP-Nicht-Inhalt Keine organisatorische BetrachtungSchnittstellen zu anderen APs
SysteminegrationstestsAbnahmetests des KundenMigrations-SpezifikationsdokumenteMigrations-DokumentationProtokoll der Ergebnisse der Migrations-SimulationenHr. Kritz (Mitarbeiter: Hr. Kirisitz)Unterstützung durch den techn. Support des Kunden50%: Alle Spezifikations- & Dokumentationsdokumente erstellt75%: Alle Fall-Back Szenarien entwickelt100%: Alle Migrations-Simulationen lt. Spezifikation erfolgreich abgschlossen
Arbeitspaketbezeichnung: Detailmigrationsplanung
AP-Inhalt
PSP-Code: 1.5.1
Leistungsfort-schritts-messung
Verantwortlich
AP-Ergebnisse
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 41
Praxisbeispiele
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 42
Übung Projektplanung
• Entwickeln Sie einen phasenorientierten Projektstrukturplan für das Projekt „Schulverpflegung“
• Spezifizieren Sie zumindest ein Arbeitspaket
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 43
Grundlagen der Anforderungsanalyse
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 44
…. Wie es nicht sein sollte….
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 45
Grundlagen• Eine Anforderung ist eine Aussage über eine
zu erfüllende Eigenschaft• Anforderungsdefinition ist ein systematischer
Ansatz zum festlegen, analysieren und dokumentieren von Anforderungen eines Projektes
• Die Anforderungsspezifikation fasst alle Anforderungen in einem Dokument zusammen
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 46
Aufgaben einer Anforderung• Kommunikationsgrundlage• Grundlage für Ausschreibung und
Vertragsgestaltung• Optimierung des Kundenutzens• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 47
Ablauf bei der Erstellung von Anforderungen
Quelle: Patzak / Ratty
Erkennen und sammeln der Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden
Umsetzen der Wünsche in Einzelanforderungen in der Sprache des Kunden Lastenheft
Abstimmen der Anforderungen nach Realisier-barkeit und Priorität Anforderungskatalog
Festlegen der Qualitätskriterien
Vergleich mit Konkurrenz
(Benchmarking)Vertragsgestaltung,
Definition der Abnahmebedingungen
Vertrags-überprüfung
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 48
Anforderungsdefinition nach der SMART Methode
S pecific (spezifisch)
M easurable (messbar)
A greed (abgesprochen)
R ealistic (realistisch)
T ime constraint (zeitlich beschränkt)
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 49
Grundlagen des Risikomanagements
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 50
Risikomanagementprozesse im Überblick
Prozess Beschreibung
Identifizieren Suche und orte Risiken, bevor Sie zum Problem werden
Analysieren Übersetze Risiko-Daten in entscheidungsrelevante Informationen. Bewerte Auswirkungen, Wahrscheinlichkeit und Zeigrahmen, klassifiziere und priorisiere Risiken
Planen Transformiere Risiko-Informationen in Entscheidungen und Vermeidungs- bzw. Vorsorge-Maßnahmen und führe diese Aktionen durch
Verfolgen Überwache Risiko-Indikatoren und Vorsorge- bzw. Vermeidungsstrategien
Kontrollieren Korrigiere Abweichungen vom Risiko-Maßnahmenplan
Kommunizieren Informiere die Stakeholder über Risikoaktivitäten, über akute sowie sich neu anbahnende Risiken. Kommunikation zieht sich quer durch alle Risiko Management-Funktionen.
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 51
Risikomanagement - Gesamtübersicht
Projektrisiko vor Risikomanagement
Identifiziertes Projektrisiko
Bewertetes Projektrisiko
Projektrisiko nach Risikomanagement
(Restrisiko)
Externe Risiken Interne Risiken
Risiko-Identifikation
Risiko-Analyse
Risiko-Steuerung
Risiko-Überwachung
• Vermeiden der Risiken• Vermindern der Risiken• Überwälzen der Risiken• Akzeptieren der Risiken
Nicht zu Identifi-zierende Risiken
Überwachung des Risiko-
managementsystems
Quelle: Patzak / Rattay
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 52
RisikoanalyseA
usw
irkun
gen
bei R
isik
oein
tritt
Eintrittswahrscheinlichkeit
5=hoch
4= relativhoch
3= mittel
2= niedrig
1= sehrniedrig
5=hoch
4=relativhoch
3=mittel
2=niedrig
1=sehr
niedrig
A
B
C
D
A = unbedeutende und mittlere RisikenB = Bedeutende RisikenC = Schwerwiegende RisikenD = Projektgefährdende Risiken
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 53
Mögliche Reaktionen auf RisikoartenA
usw
irkun
gen
bei R
isik
oein
tritt
Eintrittswahrscheinlichkeit
In Kauf nehmen
Versichern
Erstellen von Notfallplänen
Präventiv-maßnahmen
Genau planen und ständig im Auge behalten
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 54
Inhalte eines Risikovorsorgeplans
• Risikobasisinformationen• Nr. und Kurzbeschreibung• Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen• Verantwortlicher und ggf. Mitarbeiter• Kategorie und Frühwarnindikatoren
• Ausführliche Risikobeschreibung• Beschreibung der Risikomaßnahmen bzw. der
Strategien zur Vermeidung / Reduktion
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 55
Praxisbeispiele
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 56
Übung Anforderungsanalyse und Risikomanagement• Anforderungsanalyse
– Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Anforderungen für das Projekt „Schulverpflegung“
– Kategorisieren und priorisieren Sie diese Anforderungen
• Risikomanagement– Analysieren Sie die wichtigsten Risiken lt.
Projektauftrag und erstellen Sie für das größte Risiko einen Vorsorgeplan
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 57
Grundlagen von Aufwandschätzungen
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 58
Einflussfaktoren
Projektgröße Qualitäts-anforderungen
Termine Produktivität
Aufwand und Kosten
Alle Einflussfaktoren für die Aufwandsschätzung sind gleichzeitig wichtige Projektziele!
Ziel-konkurrenz
erfordert Prioritäten-
setzung!
Quelle: Dr. Seibert 2002
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 59
Notwendigkeit für Schätzungen• Bereits in frühen Phasen eines Projekts (noch vor der
Genehmigung) muss eine Aussage über die Machbarkeit und die Kosten (Geld und Zeit) getroffen werden
• Schätzungen sind Basis für Entscheidungen (Business Case)
• Genauigkeit der Schätzung muss über die Projektlaufzeit zunehmen
• Schätzungen sind Basis für die gesamte Projektplanung (Ressourcen, Mitarbeiter) und auch für Folgeaktionen (Einführung, Werbekampagnen etc.)
Aufwandsschätzungen gehören zu den Kernaufgaben des Projektmanagements!
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 60
Probleme bei Aufwandschätzungen• Unvollständiges Wissen über
– Tatsächlichen Projektumfang– Voraussichtliche Projektmitarbeiter– Technischen und organisatorisches Umfeld
• Vergleichbarkeit der Projekte bei neuen Technologien, Mitarbeitern und ggf. Vorgehensweisen
• Zeitproblem
• Ungenauigkeit der Schätzverfahren
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 61
Komponenten von Aufwandschätzungen• Kosten
– Personal (in Personentagen bzw. in Kosten bewertet)– Materialkosten (Rechner, Rechenzeit, Tools etc.)– Projektnebenkosten (Reisekosten, Mieten, etc.)
• Zeit– Gesamte Zeitdauer– Zeitliche Abhängigkeiten
• Mitarbeiter (Anzahl, Qualifikation, zeitliche Verfügbarkeit)
• Infrastrukturvoraussetzungen (Räume, techn. Infrastruktur etc.)
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 62
Praxisbeispiele
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 63
Termin-, Ressourcen-und Kostenplanung
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 64
Terminplanung - Darstellungsarten• Terminliste
– Liste der Arbeitspakete sowie Endtermin je Arbeitspaket
• Balkenplan– Liste der Arbeitspakete , Starttermin und Endtermin je
Arbeitspaket bzw. Dauer, Fixtermine
• Vernetzer Balkenplan– Liste der Arbeitspakete, Dauer je Arbeitspaket,
Fixtermine und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen
• Netzplan– Grafische Darstellung der Abhängigkeiten mit
kritischem Pfad sowie Pufferzeiten je Arbeitspaket
aufw
ärts
kom
patib
el
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 65
Terminberechnung• Benötigte Informationen
– Aufwand pro Arbeitspaket– Zugeteilte Ressourcen– Dauer pro Arbeitspaket– Abhängigkeiten der einzelnen Vorgänge
• Weitere Schritte– Erster Planentwurf– Überarbeitung lt. Stakeholderwünschen– Endgültiger Plan Basisplan
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 66
Ressourcenplanung• Bestimmung der Ressourcen, welche die
Projektaktivitäten durchführen zu können• Optimierung des Einsatzes von Menschen und
Maschinen• Basisinformationen
– Projektstrukturplan– Historische Daten– Ressourcenpool– Organisatorische Vorgaben
• Ergebnis– Ressourcenbedarf– Ressourcenauslastung
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 67
Kostenplanung - Grundsätzliches• Der Projekterfolg hängt häufig davon ab, ob der
genehmigte Kostenrahmen (d.h. das Projekt-Budget) eingehalten wird
• Ziel der Kostenplanung: Transparente Darstellung der Projektkosten
• Die Kostenplanung ist Basis für die Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung
• Gliederung der Projektkostenplanung sollte der Gliederung des Projektstrukturplans entsprechen
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 68
Kostenarten – Übersicht• Personalkosten• Materialkosten / Gerätekosten / Betriebsmittel• Kapital- und Finanzierungskosten• Kosten für Fremdleistungen• Gemeinkosten• Sonstige Kosten
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 69
Beispiel: Kostenartentabelle
Kostenart Plan-kosten
Adaptierte Plan-kosten per .....
Istkosten Kostenab-weichung
PSP-Code, AP-Bezeich-nung
Objekt-code
Personal
Material
Fremd-leistungen
Sonstige
Gesamt
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 70
Praxisbeispiele
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 71
Gruppenarbeit Projektplanung
• Ermitteln Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt „Schulverpflegung“
• Erstellen Sie einen groben Terminplan für das Projekt
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 72
Projektdurchführungund Controlling
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 73
Aufgaben des Projektcontrollings• die Sicherstellung der Durchführung und Dokumentation
der Zielplanung bzgl. Zeit-, Aufwands-, Kosten- und Qualitätszielen
• die Sicherstellung der Erarbeitung von Zielen und Zieleinhaltung (im Team und in den Gruppen)
• die Sicherstellung der Integration von Teilzielen und Teilplänen
• die Sicherstellung der Koordination der Prozesse• die Sicherstellung der Durchführung von Reviews zur
Zielüberprüfung
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 74
Beitrag des Controlling zum Projekterfolg• Einhaltung von
– Kosten– Zeit– Qualität– Ressourcenvorgaben
• Vermeidung bzw. Reduzierung von– Überschreitungen – Abweichungen
• Ermittlung des Fortschrittsgrades• Bereitstellung von Informationen• Steuerung des Projekts
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 75
Übersicht – Ausführung und Controlling
Ausführung lt. aktuellem Basisplan
Controlling mittels Vergleich Basisplan
zu Ist-Werten
Aktueller Basisplan
Ist-Werte (Aufwand, %
fertig etc.)
Alle Tasks erledigt?
Projektabschluss
N
J
Abweichungen innerhalb der erlaubten
Grenzen?
J Gegebenenfalls steuernde
MaßnahmenNUmplanung
(Inhalte / Termine / Kosten)
Genehmigung der Stakeholder einholen
Neue Version Basisplan erstellen
und freigeben
Planung freigegeben
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 76
Übersicht der Steuerungsmaßnahmen
Ziel:Termin
einhalten
Leistung• Reduzieren• Variantenbildung• Zukauf
Produktivität• Ausbilden• Information• Kommunikation• Motivation
Aufwand• Alternativen
Kapazität• Vergrößern• Umverteilen• Zukaufen
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 77
Übung Projektsteuerung• Aktuelle Projektsituation
– Sie haben das Projekt zu ca. 50% fertig gestellt und haben soeben festgestellt, dass Sie ca. 15% der Kosten überschritten haben und ca. 2 Wochen Verzug bei wichtigen Arbeitspaketen haben
– Der Projektauftraggeber akzeptiert zwar die höheren Kosten, eine mögliche Terminverschiebung wird jedoch nicht akzeptiert
• Aufgabenstellung– Entwickeln Sie geeignete steuernde Maßnahmen und
erstellen Sie einen entsprechenden Vorschlag für den Auftraggeber
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 78
Projektdokumentation
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 79
Übersicht der wichtigsten Dokumente• Projektantrag
– event. mit Vorstudien, Machbarkeitsstudien, Nutzwertanalyse, Umfeldanalyse, Interessenanalyse, Wirtschaftlichkeitsunter-suchung etc.)
• Projektauftrag• Projekthandbuch• Projektordner• Berichte, Protokolle
– Fortschrittsberichte, Statusberichte, Controllingberichte, Sonderberichte, Abschluss-berichte, Sitzungsprotokolle, Änderungsprotokolle, Abnahmeprotokolle etc.
• Projekttagebuch / Logbuch• Emails / Fax / sonst. Schriftverkehr
Wer schreibt, der bleibt !
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 80
Das Projekthandbuch - Generelles
• Das Projekthandbuch ist die „Bibel“ für alle Projektbeteiligten
• Das Projekthandbuch regelt und beschreibt die wichtigsten projekt-relevanten Aspekte
• Das Projekthandbuch wird vom Projektmanager zu Projektbeginn erstellt und danach nach Bedarf aktualisiert
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 81
Die wichtigsten Inhalte des Projekthandbuchs
• Projektdefinition• Umfeldmanagement• Gestaltung der Projektorganisation• Projektplanung (Termine, Ressourcen, Kosten)• Qualitätsmanagement• Risikomanagement• Änderungs- und Entwicklungsmanagement• Projektinformationswesen und Projektkommunikation• Projektadministration und Projektdokumentation• Projektcontrolling• Glossar, Event. Anhänge
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 82
Berichtswesen – Fragestellungen
Wozu?
Wie?
Wann?
An wen?
Wer?
Was?
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 83
Was wird berichtet (Berichtsarten)• Standardberichte
– Ergebnisse, Erlöse, Kosten, Deckungsbeiträge für– Projekte, Kunden, Regionen, Vertriebszwecke für– Monat / Jahr (Abweichungen, Forecasts etc.)
• Abweichungsberichte– Kosten / Termine– Event. mit Ampelfunktion
• Sonderberichte
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 84
4. Offene Entscheidung-/Klärungsbedarfe:
5. Persönliches Fazit / weitere Einschätzung
6. Status: (Ampelfarben eingeben!)Inhaltlicher Stand des Projektes:Termin:Budget:
1. Erledigte Aktivitäten:
2. Erzielte Ergebnisse:
3. Nächste Schritte (mit Terminangabe)
Beispiel ProjektstatusberichtProjekt: Projektleiter: Projekt-Nr.
Datum: Berichtszeitraum:
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 85
Praxisbeispiele
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 86
Änderungsmanagement (Change Management)
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 87
Ziele des Change Managements• Projektänderungen beherrschbar machen
• Geordneten Prozess zur Abarbeitung von Change Requests (Änderungsanträgen) sicherstellen
• Rasches Erkennen, Erfassen und unterscheiden von– Durch den Auftraggeber verursachten Änderungen – Durch den Auftraggeber gemeldeten Claims (Forderungen)– Durch den Auftragnehmer verursachten Änderungen
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 88
Vorgehensschritte beim Change Mgmt.
• Änderungswunsch wird geäußert (meist von Auftraggeber initiiert)
• Erfassung und Dokumentation des Änderungsantrages• Analyse und Bewertung der Auswirkungen auf Termine,
Inhalte und Kosten• Entscheidung über die Durchführung der gewünschten
Änderung inkl. Kommunikation an alle Beteiligten und kommerzielle Klärung
• Definition von steuernden Maßnahmen• Umsetzung der Maßnahmen verfolgen und sichern
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 89
Der Change Request• Formular für die Erfassung und Organisation von
Änderungen– Mindestanforderung
• Allgemeine Informationen (Projekt, Auftraggeber, Datum, Änderungs-nummer, Antragsteller, Projektleitung etc.)
• Beschreibung und Begründung der Änderung• Beschreibung der Auswirkungen auf Inhalte, Termine und Kosten• Entscheidung (event. mit Begründung) & Genehmigungen
(Unterschriften)– Optionale Informationen
• Zu ändernde Dokumente• Priorität der Änderung• Kommerzielle Details (Preise für Durchführen der Änderung und
event. für die Evaluierung der Änderung)• Diverse Anhänge
• Wichtig: Standardisiertes Change Request Formular
Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 90
Übung Change Management
• Aktuelle Projektsituation– Der Projektauftraggeber hat neue Erkenntnisse zum
Thema „kalorienbewusste Ernährung“ gewonnen und möchte diese in das Projekt einfließen lassen
• Aufgabenstellung– Wie reagieren Sie auf diesen Änderungswunsch?– Wie könnte ein Change Request für diesen
Änderungswunsch definiert werden?
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Der Projektabschluss
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Projektabschlussaktivitäten• Dokumentation des Projektverlaufs• Bug-Fixing • Integration der Module zu einem Gesamtsystem• Abnahme / Übergabe des Projektergebnisses an
den Auftraggeber• Tests• Probelauf • Marketing • Ist-Soll-Vergleich • Ressourcen zurückführen • Mitarbeiter Feedback zusammentragen & auswerten
für zukünftige Projekte
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Projektabschluss-Dokumentation • Produkt-Dokumentation
– Teil der Projektabnahme– Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit
• Projekt-Abschlussbericht– Zusammenfassung der wichtigsten
Ergebnisse des Projektes– Adressat: Lenkungsausschuss / Auftraggeber
• Projektdokumentation– Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich– Nach Wichtigkeit zusammenstellen– „Überholte“ Dokumentation am Projektende ausmisten– Idealerweise: CD mit sämtlichen relevanten Projektdateien
erstellen
Abschluss-bericht
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Abschlusspräsentation
• Zielgruppe: Auftraggeber / Lenkungsausschuß
• Primäres Ziel: Projektabnahme• Inhalt der Präsentation
– Darstellung: Ziele – Ergebnisse– Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des
Projektes– Durchgeführte Arbeiten (nur im
Überblick)
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Projektabnahme
• Abnahmeverfahren – Festlegung zu Beginn des Projektes (!)– Durchführung am Ende des Projektes– Alternative: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme– „Big Bang“-Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden
• Projektleiter übergibt formal die Ergebnisse (Produkte) an den Auftraggeber
• Auftraggeber prüft, ob Projektziele erreicht wurden und nimmt das Projekt ab