1 DiseñO De Puestos Perfiles Y Manual De Procedimientos B Ok Ok Ok Ok

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“Diseño de puestos y Manuales de Organización y Funciones”

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“Diseño de puestos y Manuales de Organización y

Funciones”

“Diseño de puestos y Manuales de Organización y

Funciones”

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• Relevamiento de Información: La percepciónRelevamiento de Información: La percepción• La entrevista La entrevista • Diseño de PuestoDiseño de Puesto• Análisis y descripción del PuestoAnálisis y descripción del Puesto• Medición de la Carga de Trabajo (Metodología)Medición de la Carga de Trabajo (Metodología)• Manual de Organización y FuncionesManual de Organización y Funciones

TemasTemas

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La Percepción La Percepción

• EL EXTERIOR VISTO DESDE EL INTERIOREL EXTERIOR VISTO DESDE EL INTERIOR

• ¿COMO PERCIBIMOS?:¿COMO PERCIBIMOS?:• Vemos lo que nos ayuda a satisfacer Vemos lo que nos ayuda a satisfacer

nuestras necesidades.nuestras necesidades.• Ignoramos las cosas ligeramente molestas.Ignoramos las cosas ligeramente molestas.• Atiende a las cosas verdaderamente Atiende a las cosas verdaderamente

peligrosas.peligrosas.

• PARA MUESTRA UN BOTON …PARA MUESTRA UN BOTON …

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Si ves que algo gira – ¡¡¡necesitas vacaciones!!!Si ves que algo gira – ¡¡¡necesitas vacaciones!!!Mira detenidamente cada circulo separadamente y veras que ellos estan ¡quietos!Mira detenidamente cada circulo separadamente y veras que ellos estan ¡quietos!

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Mira bien el dibujo...¿que ves?Mira bien el dibujo...¿que ves?Lee la explicacion que esta mas abajoLee la explicacion que esta mas abajo

Las investigaciones han demostrado que los niños pequeños no pueden diferenciar esta pareja, ya que ellos en su memoria aun no tienen esta informacion asociada a nada.¡¡¡Los niños pequeños solo ven 9 delfines!!

MoralejaSi en el transcurso de 3 segundos no encuentras los delfines, te daras cuenta que clase asociaciones tiene tu cerebro...

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¿TIENE MOVIMIENTO?

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¿... Y este?

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¿O quizas no?...

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¡Las lineas rojas siempre estan paralelas entre ellas!

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Mira solo la cruz central. ¡Dentro de un momento el circulo que se mueve se pondra de color verde!

Si continuas mirando la cruz fijamente, en un poco rato desapareceran los circulos de color lila y solo se vera el circulo verde que se traslada por la pantalla...

(Que en realidad es un circulo de color lila)

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Observa solo el punto central.Y mueve tu cabeza hacia adelante y hacia atras...

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Esto desde mi punto de vista es la mejor de las iluciones en un PC.Instrucciones:1. mira por 40 segundos los 4 puntos en el centro del dibujo2. luego mira hacia otro lado y parpadea seguido sin parar

bueno ¿y a quien ves en tus ojos?

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¿ Que edad tiene la mujer?

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La entrevistaLa entrevista

•Individual Individual •Grupal Grupal

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Aspectos a considerarAspectos a considerar

• ObjetivoObjetivo• ParticipantesParticipantes• CaracterísticasCaracterísticas• ConsistenciaConsistencia• AmbienteAmbiente• ClimaClima• Instrumento de apoyoInstrumento de apoyo• LenguajeLenguaje• TiempoTiempo• Esquema Esquema

• Que informarQue informar• Que produce en el Que produce en el

entrevistadoentrevistado• Habilidades del Habilidades del

entrevistadorentrevistador• Rol del entrevistadorRol del entrevistador

• Garantía que da el Garantía que da el entrevistadorentrevistador

• Notas y recursos Notas y recursos

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Levantamiento de información: Levantamiento de información: Entrevista personal Entrevista personal

ANTES DE LA ENTREVISTAANTES DE LA ENTREVISTA• Preparar entrevista: esquema, Preparar entrevista: esquema,

entrevistador de mayor entrevistador de mayor experiencia.experiencia.

• Elegir un lugar privado (fuera Elegir un lugar privado (fuera del puesto de trabajo del del puesto de trabajo del entrevistado)entrevistado)

• Disposición de los Disposición de los entrevistados – igual entrevistados – igual jerarquia.jerarquia.

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Levantamiento de información: Levantamiento de información: Entrevista personal Entrevista personal

DURANTE LA ENTREVISTADURANTE LA ENTREVISTA Explicar objetivos (grabación – Nivel de Explicar objetivos (grabación – Nivel de

confiabilidad).confiabilidad). Rapport (crear un clima de confianza ).Rapport (crear un clima de confianza ). Generar una conversación, más que preguntas Generar una conversación, más que preguntas

y respuestas.y respuestas. Incidir en problemas que se creen importantes.Incidir en problemas que se creen importantes. Escuche. No interrumpa al entrevistado, guié la Escuche. No interrumpa al entrevistado, guié la

conversación.conversación. No juzgue, no adelante juicios, muestre interés, No juzgue, no adelante juicios, muestre interés,

no dé la razón.no dé la razón. No identificarse con el entrevistado.No identificarse con el entrevistado.

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DESPUÉS DE LA DESPUÉS DE LA ENTREVISTAENTREVISTA

Elabore resumen: Elabore resumen: Discrimine las Discrimine las exageraciones e exageraciones e identifique identifique aportes.aportes.

Contraste hechos Contraste hechos y situaciones con y situaciones con otras entrevistas.otras entrevistas.

Concluir Concluir

Levantamiento de información: Levantamiento de información: Entrevista personal Entrevista personal

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Entrevista: ventajas y desventajasEntrevista: ventajas y desventajas

• Individual Individual • Grupal Grupal

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Diseño de puestos de trabajoDiseño de puestos de trabajo

ESTRATEGIA DELA EMPRESA

ESTRUCTURAORGANIZACIONAL

PUESTO DETRABAJO

Alineación estratégica del puesto

ESTRATEGIA DELA EMPRESA

ESTRUCTURAORGANIZACIONAL

PUESTO DETRABAJO

Alineación estratégica del puesto

EE

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Diseño de puestosDiseño de puestos

Gerente GeneralGerente General

Tecnología dela Información

Tecnología dela Información

RecursosHumanosRecursosHumanos

LogísticaLogística ProducciónProducción ComercialComercial FinanzasFinanzas

ComprasCompras

AlmacenesAlmacenes

Materia PrimaMateria Prima

ProductosTerminadosProductosTerminados

Diseño ProductoDiseño Producto

OperacionesOperaciones

Control de CalidadControl de Calidad

MarketingMarketing

VentasVentas

Servicio al cliente

Servicio al cliente

PresupuestosPresupuestos

TesoreríaTesorería

Contabilidad General

Contabilidad General

Contabilidad de Costos

Contabilidad de Costos

Investigación de mercados

Investigación de mercados

ESTRUCTURA FUNCIONAL

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LOGISTICA

ACT 2 ACT 5

ACT 10 ACT 18

ACT 9

ACT 28ACT 32

¿Un solo puesto o varios?

Depende:

Dimensión de las actividades.

Estrategia

Diseño de puestosDiseño de puestos

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LOGISTICAACT 2 ACT 5

ACT 10 ACT 18

ACT 9

ACT 28ACT 32

Varios puestos:

Usar metodología de diseño de Estructura.

Las actividades se vuelven objetivos y estas a su vez tendrán actividades.

Resultado: una estructura (organigrama) de Logística.

Diseño de puestosDiseño de puestos

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LOGISTICA

ACT 2 ACT 5

ACT 10ACT 18

ACT 9

ACT 28

ACT 32

Un puesto:El resumen de las actividades será la función principal del puesto.

ACT2 Función 1ACT5 Función 2ACT9 Función 3ACT10 Función 4ACT18 Función 5ACT28 Función 6ACT32 Función 7

Diseño de puestosDiseño de puestos

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Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos

Descripcióndel trabajo

Ubicaciónorgánica

El trabajador

Análisis de puesto

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Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos

Ubicaciónorgánica

• Área/departamento/sección/puesto• Reporta a• Subordinados• Funciones• Responsabilidades• Puesto (s) que lo suceden• Puesto (s) que lo anteceden• Coordinación

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Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos

Para cambios y/o mejoras de estructura, lasFunciones se definen:

ACTIVIDADES FUNCIONES

Ubicaciónorgánica

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Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos

Para cambios y/o mejoras de estructura, lasFunciones se definen: Caso Hotel

Ubicaciónorgánica

A5A2

I

II

III

A8 A1 A11

A13 A16

A6 A14

A9 A10

A3 A7

A12

A4 A15

A18

A17

n objetivo Actividad

4 Valor de producto El mantenimiento de las habitaciones debe ser oportuno y con calidad

15Competencias del recurso humano

Las camareras realizan su trabajo con eficiencia y calidad

18Equipos con tecnologías

Se mantiene la productividad en las áreas de servicio

Área funcional:HOUSEKEEPING

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Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos Ubicaciónorgánica

Caso HotelDenominación: Denominación: Camarera Camarera Turno: Turno: 11 Código: Código: a514a514

Ubicación Ubicación orgánicaorgánica

GerenciaGerencia DepartamentoDepartamento SecciónSección

OperacionesOperaciones Alojamiento Alojamiento Gobernanta Gobernanta

Función: Función: limpieza de habitaciones y áreas comunes de los pisos con eficiencia y calidad.limpieza de habitaciones y áreas comunes de los pisos con eficiencia y calidad.

Reporta: Reporta: GobernantaGobernanta Subordinados: Subordinados: no tiene.no tiene.

Responsabilidades Responsabilidades

1.1. Limpieza de habitaciones asignadas para check in y check out, como también aquellas Limpieza de habitaciones asignadas para check in y check out, como también aquellas habitaciones ocupadas. Incluye equipos, cama, mobiliario, baños, pisos, ventanas.habitaciones ocupadas. Incluye equipos, cama, mobiliario, baños, pisos, ventanas.

2.2. Reposición de blancos, amenities y suministros de habitación y baño.Reposición de blancos, amenities y suministros de habitación y baño.

3.3. Limpieza de áreas públicas y ambientes utilizados por los huéspedes del hotel.Limpieza de áreas públicas y ambientes utilizados por los huéspedes del hotel.

4.4. Acopio de material de limpieza en carrito para la jornada.Acopio de material de limpieza en carrito para la jornada.

5.5. Cuidado de objetos de propiedad del cliente.Cuidado de objetos de propiedad del cliente.

6.6. Emisión de documentos de control. Emisión de documentos de control.

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Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos Ubicaciónorgánica Caso Hotel

Denominación: Denominación: Camarera Camarera Turno: Turno: 11 Código: Código: a514a514

Ubicación Ubicación orgánicaorgánica

GerenciaGerencia DepartamentoDepartamento SecciónSección

OperacionesOperaciones Alojamiento Alojamiento Gobernanta Gobernanta

Puestos que lo suceden:Puestos que lo suceden:

1.1. Lencera: oportunidad y cuidado en la entrega de blancos y ropa de pasajeros.Lencera: oportunidad y cuidado en la entrega de blancos y ropa de pasajeros.

2. Gobernanta: informes de control de labor.2. Gobernanta: informes de control de labor.

3. Mantenimiento: reparaciones y fallas de equipos e instalaciones.3. Mantenimiento: reparaciones y fallas de equipos e instalaciones.

Puestos que lo anteceden:Puestos que lo anteceden:

1.1. Reservas: conocer los check inReservas: conocer los check in

2.2. Recepción: conocer llegada de pasajeros.Recepción: conocer llegada de pasajeros.

Coordinación:Coordinación:

1.1. Lencera: entrega de ropa para y de lavandería, ropa por reposición o cambio.Lencera: entrega de ropa para y de lavandería, ropa por reposición o cambio.

2.2. Mantenimiento: solución de fallas y problemas en equipos, herramientas y servicios de Mantenimiento: solución de fallas y problemas en equipos, herramientas y servicios de las instalaciones.las instalaciones.

3.3. Room service: productos y servicios AyB, menaje en habitaciones.Room service: productos y servicios AyB, menaje en habitaciones.

4.4. Reservas: cantidad y tipo de pasajeros que arribarán.Reservas: cantidad y tipo de pasajeros que arribarán.

5.5. Recepción: servicios en habitaciones, actividades de pasajeros.Recepción: servicios en habitaciones, actividades de pasajeros.

Page 32: 1 DiseñO De Puestos  Perfiles Y Manual De Procedimientos B Ok Ok Ok Ok

Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos El trabajador

biografía

personalidad

habilidades

actitud

conocimiento

Perfil delpuesto

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Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos

El trabajador biografía

1- EDAD: joven/viejo

2- SEXO: roles

3- ESTADO CIVIL: soltero, casado, viudo, divorciado.

4- ANTIGÜEDAD: productividad/experiencia

5- EDUCACIÓN: posibilidad/requerimiento

6- CULTURA: nivel/requerimiento

7- DEPENDIENTES: responsabilidad

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Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos

El trabajador Habilidades

-aptitud numérica.-comprensión verbal.-velocidad perceptiva.-razonamiento inductivo.-razonamiento deductivo.-visualización espacial.-memoria.

Intelectuales

Físicas-Fortaleza: tronco, dinámica, estática, explosiva.-Flexibilidad: extendida y dinámica.-OTROS: coordinación, equilibrio, estaminal.

Page 35: 1 DiseñO De Puestos  Perfiles Y Manual De Procedimientos B Ok Ok Ok Ok

Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos El trabajador Personalidad

Determinantes Rasgos Atributos

-Herencia: factor biológico

-Ambiente: cultura, grupos

-Situación: incidentes

-Reservado/extrovertido

-CI bajo/alto

-Sentimental/emocional estable.

-Sumiso/dominante

-Responsable/despreocupado

-Oportunista/escrupuloso

-Tímido/osado

-Obstinado/flexible

-Confiado/suspicaz

-Imaginativo bajo/alto

-Franco/astuto

-Seguro/aprensivo

-Conservador/arriesgado

-Dependiente/autosuficiente

-Controlado bajo/alto

-Relajado/tenso

-Lugar de control

-Necesidad de retos

-Autoritarismo

-Maquiavelismo

-Autoestima

-Autocontrol

-correr riesgos

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Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos

El trabajador actitud

-motivación-compromiso-vocación-integración

conocimiento

-procedimientos-técnicas-herramientas-equipos-tecnología

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Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos

El trabajador Perfil del puesto

1- Ambiente, higiene y seguridad.

2- Determinantes del puesto.

3- Formación básica.

4- Cualidades psicotécnicas.

5- Personalidad.

6- Actitud social.

7- Capacidad de organización

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AMBIENTE, HIGIENE Y SEGURIDAD

Características Escala

0 1 2 3 4

- Ruido

- Vibraciones

- Suciedad

- Posición:

- de pie

- sentado

- inclinado

- con desplazamiento

- manipulando equipo

- empujando

- Espacios (estrechos/amplios)

- Temperatura (fría/acondicionada)

- Accidentes

- quemaduras

- cortes

- caídas

- golpes

- descargas- Atmosfera- Iluminación

- natural- Artificial

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CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPING

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DETERMINANTES DEL PUESTO

Características Escala

0 1 2 3 4

- Visión óptica y cromática

- Audición

- Olfato

- Gusto

- Equilibrio físico

- Control emocional

- Resistencia a fatiga

- Resistencia a monotonía

- Capacidad pulmonar y cardiovascular

- Varicoceles

- Sistema genitourinario

- Alergias

- Aparato digestivo

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CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPING

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FORMACIÓN BÁSICA

Características Escala

0 1 2 3 4

- Superior técnico en hotelería

- Estudiante universitario

- Idiomas

- Inglés

- Francés

- Alemán

- Otros

- Otros estudios

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CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPING

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CUALIDADES PSICOTÉCNICAS

Características Escala

0 1 2 3 4

- Razonamiento lógico

- Cálculo numérico

- Concepción espacial

- Comunicación escrita

- Comunicación oral

- Memoria

- Percepción

- Creatividad

- Coordinación física

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CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPING

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PERSONALIDAD

Características Escala

0 1 2 3 4

-reserva/extroversión

-emocional

-sumiso/dominante

-responsable

-oportunista/escrupuloso

-tímido/osado

-obstinado/flexible

-suspicaz/confiado

-astuto/franco

-aprensivo/seguro

-controlado bajo/alto

-conservador/arriesgado

-dependiente/autosuficiente

-tenso/relajado

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CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPING

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ACTITUD SOCIAL

Características Escala

0 1 2 3 4

- Integración a grupo

- Tacto y habilidad social

- Capacidad de trato con clientes

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CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN

Características Escala

0 1 2 3 4

- Programar el trabajo

- Conservar secuencia del proceso

- Tomar decisiones

- Cumplir instrucciones con eficiencia

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CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPING

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Denominación: Camarera Turno: 1 Código: a514

Ubicación orgánica

Gerencia Departamento Sección

Operaciones Alojamiento Gobernanta

Perfil de puesto

1- Requisitos intelectuales:

Educación: técnica en hoteles y en la especialidad, con dominio de inglés/francés

Experiencia: 3 a 5 años en el puesto o similares.

Aptitudes: razonamiento lógico y numérico, concepción espacial, comunicación, memoria, percepción creatividad, capacidad de organización.

2- Requisitos físicos:

Esfuerzo por posición, por traslado, equilibrio, coordinación, sentidos adecuados, resistencia a fatiga y monotonía, sistemas corporales.

3- Actitud:

Integración asertiva a grupos, confiable, escrupuloso, mantiene atención, abierto, seguro, asume riesgos, paciente.

CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPING

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Medición de carga de trabajo: Metodología Medición de carga de trabajo: Metodología

EFICIENCIA EFICACIA

¿QUE ESTA HACIENDO?¿CUÁNTO TIEMPO LE TOMA?¿ESTA SOBRE CARGADO O NO?

¿LE COMPETE?¿PRIORIZA ACTIVIDADES?¿PUEDE DELEGAR ACTIVIDADES?

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Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos

Descripción del trabajo Uso de hoja de medición de la carga de trabajo:

1.1. Determinar actividades (responsabilidades)Determinar actividades (responsabilidades)

2.2. Establecer nivel de relación de actividad con la Establecer nivel de relación de actividad con la función (A: fuerte, B: media, C: baja, D: S/R).función (A: fuerte, B: media, C: baja, D: S/R).

3.3. Determinar frecuencia por mes (diaria, interdiaria, Determinar frecuencia por mes (diaria, interdiaria, semanal, quincenal, mensual) y consignar las veces semanal, quincenal, mensual) y consignar las veces que se presenta la actividad en el mes ( mensual=1, que se presenta la actividad en el mes ( mensual=1, quincenal= 2, semanal= 4, diaria= 26)quincenal= 2, semanal= 4, diaria= 26)

4.4. Determinar el volumen que se presenta por vez.Determinar el volumen que se presenta por vez.

5.5. Tiempo unitario de la actividad.Tiempo unitario de la actividad.

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Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos

Descripción del trabajo

Uso de hoja de medición de la carga de trabajo:Caso: Hotel

Información personalApellidos y Nombres:Nivel de Instrucción:Nombre del Puesto:Organización:

Función Principal:

Detalle de carga de trabajoN Actividades Tipo F Frec. Vol. t (Min) Tiempo Total

1 A Diaria 26 1 5 1302 A Diaria 26 1 20 5203 A Diaria 26 15 25 97504 A Diaria 26 1 10 2605 B Diaria 26 1 45 11706 B Diaria 26 1 20 5207 B Diaria 26 7 5 9108 A Diaria 26 2 2 1049 A Diaria 26 1 5 13010 A Diaria 26 1 20 52011 A Diaria 26 1 10 260

efectuar conteo de material y ropa al final de turnoelaborar informa del turnoentregar el turno a la gobernanta

limpiar áreas públicastrasladar y entregar ropa a lencerasolucionar problemas de clientesreportar objetos perdidos/olvidados

acopiar ropa sucia para lavandería

De periquito a Perico

limpieza de habitaciones y áreas comunes de los pisos con eficiencia y calidad.

abastecer carro con materiales y ropalimpiar habitación

L-S 9:00 - 13:00 y 14:00 - 18:00

recibir instrucciones de la gobernanta

Juana Pérez SeráTécnicoCamarera de houskeeping

Fecha:Horarios:

Horas al mes:

02/09/2007

180

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Elementos del diseño de puestos Elementos del diseño de puestos

Descripción del trabajo

Uso de hoja de medición de la carga de trabajo:Caso: Hotel.

Datos:

Tiempos suplementarios: 10.00% Eficiencia Parcial: 145.4%Timpo según horario (h): 180.00 Análisis: 5Tiempo_Real (h): 237.90Tiempo Real Total (h): 261.69

Actividad Tiempo (min) %A 11674 81.79%B 2600 18.21%C 0 0.00%D 0 0.00%

REPORTE FINAL DE ANALISIS DE CARGA DE TRABAJO

5

D0%

C0%

B18%

A82%

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Elementos del diseño de puestosElementos del diseño de puestos

Diseño dePuestos

ergonomía

Insumos y materiales

Tecnología

Máquinas y equipos

Infraestructuray espacios

Procesos

-distribución-tránsito-servicios

-innovación-calidad-eficiencia

-oportunidad-calidad

-mantenimiento-renovación

-métodos-procedimientos-estándares

-posición -riesgos-esfuerzo -concentración-traslado -ambientación

Descripción del trabajo

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Elementos del diseño de puestosElementos del diseño de puestos

ergonomía

• Puesto de trabajoPuesto de trabajo• Actividad física generalActividad física general• Levantamiento de cargasLevantamiento de cargas• Postura de trabajo y movimientosPostura de trabajo y movimientos• Riesgo de accidenteRiesgo de accidente• Contenido del trabajoContenido del trabajo• AutonomíaAutonomía• Comunicación del trabajador y contactos personalesComunicación del trabajador y contactos personales• Toma de decisionesToma de decisiones• Repetitividad del trabajoRepetitividad del trabajo• AtenciónAtención• IluminaciónIluminación• Ambiente térmicoAmbiente térmico• RuidoRuido

Descripción del trabajo

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Diseño Puesto Final Diseño Puesto Final

Para diseñar cada puesto de trabajo necesitas:Para diseñar cada puesto de trabajo necesitas:• Las actividades que Las actividades que debe realizar el puestodebe realizar el puesto (las (las

actividades que se utilizó para diseñar la estructura).actividades que se utilizó para diseñar la estructura).• Las actividades que Las actividades que actualmente realizaactualmente realiza (Entrevista) (Entrevista)• La carga de trabajo de esas actividadesLa carga de trabajo de esas actividades• Definir el perfil del puesto.Definir el perfil del puesto.

El conjunto de Puesto de Toda la Organización será el El conjunto de Puesto de Toda la Organización será el manual de Funciones.manual de Funciones.

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Un nuevo empleado pregunta a su Un nuevo empleado pregunta a su supervisor: "¿Dónde consigo un vaso con supervisor: "¿Dónde consigo un vaso con agua, señor?" agua, señor?"

"Deberías comenzar por buscar en el Manual "Deberías comenzar por buscar en el Manual de Procedimientos, donde dice: "Tienes de Procedimientos, donde dice: "Tienes Sed", y seguir los procedimientos hasta Sed", y seguir los procedimientos hasta dar con el surtidor de agua, Ah! dar con el surtidor de agua, Ah! jovencito, otra vez me lo pasa por jovencito, otra vez me lo pasa por escrito, ¿eh?".escrito, ¿eh?".

Manuales de Organización y Funciones Manuales de Organización y Funciones

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Tipos • Manual de organización• Manual de Funciones

• Descripciones de puestos

• Manual de procesos

Definición• El manual es un

documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones que una organización considera necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

• Información Pública

• Información Interna

Manuales de Organización y Funciones Manuales de Organización y Funciones

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• Representan un medio de comunicar las decisiones de la administración, sobre :• la organización • políticas y procedimientos

• Objetivo: • Explicar las normas en

términos accesibles a los empleados

• Facilitar el adiestramiento y orientación del personal

• Uniformizar los procedimientos y control de actividades

Manuales de Organización y Funciones Manuales de Organización y Funciones

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• El uso adecuado de manuales permite:

• Tener una visión de conjunto de la organización

• Precisar las funciones de cada unidad administrativa, para especificar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones

• Facilitar la ejecución correcta de las labores del personal y propiciar la uniformidad del trabajo

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices

Manuales de Organización y Funciones Manuales de Organización y Funciones

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Además:Además:• Proporcionar información básica Proporcionar información básica

para la planeación e implantación para la planeación e implantación de estrategiade estrategia

• Facilitar el reclutamiento y Facilitar el reclutamiento y selección del personalselección del personal

• Ser de medio de integración y Ser de medio de integración y orientación al personal nuevo para orientación al personal nuevo para facilitar su incorporación al trabajo.facilitar su incorporación al trabajo.

• Mejor aprovechamiento de los Mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materialesrecursos humanos y materiales

• Ser instrumento útil para la Ser instrumento útil para la orientación e información al orientación e información al públicopúblico

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• Expone con detalle la estructura de la organización. Señala los puestos y la relación existente entre ellos

• Explica la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los órganos de la empresa

• Pueden ser:• Generales, referidos a toda la

organización• Específicos, enfocados en un

departamento o unidad

. .

.

.

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• Es un producto final del proceso de planeación organizativaEs un producto final del proceso de planeación organizativa• Contenido:Contenido:

1. 1. ÍndiceÍndice2. Introducción2. Introducción3. Objetivos de la empresa (misión, visión)3. Objetivos de la empresa (misión, visión)4. Antecedentes Históricos4. Antecedentes Históricos5. Políticas o Normas generales de la empresa5. Políticas o Normas generales de la empresa6. Detalle de la Estructura. Organigrama General.6. Detalle de la Estructura. Organigrama General.

7. Detalle de Puestos por cada unidad Organizativa7. Detalle de Puestos por cada unidad Organizativa8. Descripción de las relaciones, funciones, indicadores de 8. Descripción de las relaciones, funciones, indicadores de

control y perfil de cada puesto.control y perfil de cada puesto.9. Anexos. Detalle de la formulación de indicadores.9. Anexos. Detalle de la formulación de indicadores.10. Glosario de términos10. Glosario de términos

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1. Índice2. Introducción3. Historia de la empresa : logros importantes (opcional) 4. Dirección estratégica de la empresa

VisiónMisiónValoresObjetivos estratégicos (opcional)Políticas generales (opcional)

5. Organización general de la empresa Descripción de la estructura organizacional de la empresa Organigrama general

6. Organigrama de cada unidad organizativa7. Relación de puestos por cada unidad organizativa8. Descripción de puestos.9. Anexos. Detalle de la formulación de indicadores.10. Glosario de términos

Manual deOrganización

Manual deFunciones

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Elaboración del Manual de Organización Elaboración del Manual de Organización

1.1. Definir el grado de detalle del Definir el grado de detalle del documentodocumento

2.2. Identificar fuentes de información Identificar fuentes de información en la empresa: documentos, en la empresa: documentos, personas, realidadpersonas, realidad

3.3. Establecer técnicas de recojo de Establecer técnicas de recojo de datos (entrevista, cuestionario, datos (entrevista, cuestionario, observación directa)observación directa)

4.4. Debe estar hecho en HTML Debe estar hecho en HTML (Intranet)(Intranet)

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• La reglamentación y descripción de La reglamentación y descripción de puestos limitan el desempeño y puestos limitan el desempeño y pueden generar un “vacío de pueden generar un “vacío de productividad”productividad”

• Influencia de los sindicatos en la Influencia de los sindicatos en la reglamentación del trabajoreglamentación del trabajo

• No se hacen:No se hacen:• Subcontratación, abastecimiento por Subcontratación, abastecimiento por

terceros o producción externaterceros o producción externa• Evaluación del costo de hacerlos ante el Evaluación del costo de hacerlos ante el

beneficio de tenerlos…desorganizaciónbeneficio de tenerlos…desorganización

• Quedan como información Quedan como información “clasificada” solo para algunos…..“clasificada” solo para algunos…..

Peligros con los ManualesPeligros con los Manuales