1 Algemene zaken 2 van bijtellingsregels

DOSSIER AUTO VAN DE ZAAK

Wegwijs in het doolhofvan bijtellingsregelsSinds de verhuizing van de auto van dezaak van de inkomstenbelasting naar deloonbelasting per 2006 heeft u er behoor-lijk wat werk bij gekregen. Bovendien is erin die tussentijd nogal wat aangepast in debijbehorende fiscale regels. Zo zijn de bij-tellingspercentages de laatste jaren flinkuitgebreid. Misschien bent u inmiddels dedraad een beetje kwijtgeraakt wanneer enwat u precies bij het loon van de werkne-mer moet bijtellen wegens privégebruikvan de auto van de zaak? In dat geval biedt

dit dossier een uitkomst. U vindt hierinnamelijk onder andere alles over de bijtel-lingsregels, dus wanneer u moet bijtellenwegens privégebruik of de bijtelling juistachterwege kunt laten. Ook krijgt u tipsvoor hoe u het risico op (financiële) pro-blemen achteraf zo veel mogelijk kuntbeperken, en komt de vastlegging vanafspraken rond de auto aan bod. Kortom:met dit dossier heeft u alle zaken rondomde auto van de zaak overzichtelijk bijelkaar!

1 Algemene zaken 2

secundaire arbeidsvoorwaarde •

leaseauto • selectie werknemers

2 Voordeel is loon in natura 4

loonbelasting • bijtelling • bijtellings-

percentages • tijdsevenredig • eigen

bijdrage • grondslag • oude auto’s •

bestelauto’s • werkkostenregeling

3 Gevolgen van bijtellen 9

bijdrage ZVW • levensloop • 30%-

regeling • afdrachtvermindering •

pensioen • vakantie

4 Achterwege laten bijtelling 11

alleen zakelijk • rittenregistratie •

vrije bewijsleer • Verklaring geen

privégebruik • regels bestelauto’s •

wachtdienst

5 Speciale situaties 17

terugvorderen • deel van het jaar •

uit dienst • nieuwe bedrijfsauto •

andere vervoersmiddelen

6 Beperking risico’s 21

verantwoordelijkheid • naheffings-

aanslag • boete • bezwaar maken

7 Vastleggen autoregels 24

gebruikersovereenkomst • privége-

bruik • schade • boetes • brandstof •

parkeerkosten

Bijlagen 27

verklaring geen privégebruik auto •

modelrittenstaat • modelverbod

privégebruik auto van de zaak •

modelgebruikersovereenkomst auto

THEMADOSSIER

INHOUD

DOSSIER SALARIS RENDEMENT • AUTO VAN DE ZAAK2

Algemene zaken De auto van de zaak is en blijft voor werknemers een populaire secun-

daire arbeidsvoorwaarde. Ondanks de verplichte bijtelling is een auto

van de zaak over het algemeen voordeliger dan een eigen auto. Ook

voor de werkgever biedt het voordelen om werknemers een auto van de

zaak te bieden. Tenminste, als zij voor hun werk veel op pad zijn. Een

auto van de zaak levert namelijk veel minder administratieve lasten op

dan het vergoeden van alle zakelijke kilometers. Maar wanneer is er nu

precies sprake van een auto van de zaak?

Als de werkgever een auto ter beschikkingstelt aan zijn werknemers, is het in de eer-ste plaats belangrijk om te weten wanneerer sprake is van een auto van de zaak. Ergelden dan namelijk speciale regels voorhet privégebruik van de auto. Gebruikt dewerknemer de auto privé, dan is er sprakevan loon in natura. In dat geval moet u dewaarde van het privégebruik meetellenvoor de loonbelasting/premie volksverze-keringen en inkomensafhankelijke bijdra-ge Zorgverzekeringswet (ZVW) . Dit is debekende bijtelling voor de auto van dezaak. Deze bijtelling valt buiten de werk-kostenregeling die per 1 januari 2011 isingevoerd omdat u het voordeel van eenauto van de zaak altijd bij de werknemermoet belasten. De regels voor de auto vande zaak zijn dus niet gewijzigd.

1.1 Auto ter beschikking

Volgens de Belastingdienst is er sprakevan een auto van de zaak als de werkgeverde werknemer een auto ter beschikkingheeft gesteld. Dit kan een personenauto ofeen bestelauto zijn. In de volgende geval-len is er sprake van een ter beschikkinggestelde auto:

De werknemer kan een auto van de zaakgebruiken voor zakelijke en privédoel-einden, waarbij normaal gezien alle kos-ten voor rekening komen van de werk-

gever. De auto is eigendom van dewerkgever of hij heeft deze gehuurd ofgeleased.De werkgever vergoedt alle kosten(aanschaf, brandstof en dergelijke) vande eigen auto van de werknemer.De werkgever vergoedt de kosten vande auto die de werknemer zelf heeftgehuurd of geleased.De werknemer kan de auto van dezaak gebruiken wanneer hij maar wil.De werkgever heeft met de werknemerde afspraak gemaakt dat hij de autoalleen zakelijk gebruikt.

Alleen zakelijk Als de werknemer privé geen gebruik-maakt van een ter beschikking gesteldeauto, omdat hij dat niet wil of omdat dewerkgever met hem de afspraak heeftgemaakt dat hij de auto alleen voor zake-

Kantoormedewerker mag ook auto van de zaak rijden

In principe stellen de meeste werkgeversalleen een auto van de zaak ter beschik-king aan hun werknemers als zij die ookdaadwerkelijk nodig hebben voor hunwerk. Maar dat is dus niet verplicht! In2006 heeft de Hoge Raad besloten dathet enige criterium om een auto van de

zaak aan te bieden is dat een werknemerwerkzaamheden voor zijn werkgevermoet verrichten. Dus ook als werkne-mers de hele dag op kantoor zitten, kande werkgever ze een auto van de zaakaanbieden. In dat geval is de autogewoon een extra arbeidsvoorwaarde.

lijke ritten gebruikt, is er ook sprake vaneen auto van de zaak. Het loon in naturakunt u dan op nul zetten en u hoeft nietsbij het loon op te tellen.

KilometervergoedingAls de werknemer met zijn eigen autorijdt en de werkgever hem alleen een(onbelaste) vergoeding van g 0,19 per kilo-meter voor zakelijke ritten geeft, is er geensprake van een door de werkgever terbeschikking gestelde auto. Bijtelling kuntu in dat geval dus achterwege laten. Andersom mag de werkgever geen onbe-laste kilometervergoeding geven als eenwerknemer met een ter beschikkinggestelde auto rijdt. De werkgever mag dewerknemer dus niet ook nog eens eenonbelaste kilometervergoeding betalenvoor reizen waarbij hij gebruikmaakt vande auto van de zaak.

1.2 Secundaire arbeidsvoorwaarde

De auto van de zaak is een aantrekkelijkesecundaire arbeidsvoorwaarde voor werk-nemers. Ondanks de bijtelling voor hetprivégebruik is een auto van de zaak overhet algemeen voor een werknemer veelvoordeliger dan een eigen auto en alledaarmee samenhangende kosten. Boven-dien rijden ze dan vaak in de nieuwstemodellen. Een organisatie kan zichonderscheiden in de arbeidsmarkt door

11

DOSSIER SALARIS RENDEMENT • AUTO VAN DE ZAAK 3

een auto als secundaire arbeidsvoorwaar-de aan te bieden.

RedenEen voor de hand liggende reden om eenauto van de zaak ter beschikking te stel-len is als de werknemer voor zijn functieveel moet reizen. Bijvoorbeeld omdat dewerknemer veel bij klanten op bezoekgaat. Dit levert veel minder administratie-ve lasten op dan wanneer de werkgeverde zakelijke kilometers vergoedt die dewerknemer maakt met zijn eigen auto.

Niet altijd goedkoperOverigens is een auto van de zaak nietaltijd goedkoper. Dit hangt af van de cata-loguswaarde van de auto, het aantal gere-den kilometers (zakelijke en privé), deafschrijvingskosten, het brandstofver-bruik, de eigen bijdrage van de werkne-mer en het brutojaarinkomen. Naarmateeen auto een hogere cataloguswaardeheeft en de werknemer meer zakelijkekilometers maakt, is een kilometerver-goeding minder aantrekkelijk voor dewerkgever. Woon-werkverkeer valt vol-gens de fiscus overigens ook onder zake-lijk verkeer. Voor werknemers die met deauto naar het werk komen, kan het dusook aantrekkelijk zijn dat hun werkgeverhun een auto ter beschikking stelt.

1.3 Leaseauto

Het grootste deel van de auto’s van dezaak is een leaseauto. Voor werkgevers ishet belangrijkste voordeel van leasen datde organisatie geen bedrijfsauto’s hoeftaan te schaffen. De leasemaatschappijneemt de werkgever verder veel romp-slomp uit handen. Afhankelijk van hetsoort contract hoeft de organisatie vaakook de daarmee samenhangende kostenen afschrijving niet te betalen. De werkge-ver kan kiezen tussen twee leasevormen:operational lease en financial lease.

1.3.1 Operational leaseDit is de meest voorkomende leasevorm.Bij operational lease blijft de auto eigen-dom van de leasemaatschappij en dewerkgever huurt de auto bij de maat-schappij. Daarvoor betaalt hij een vast

bedrag per maand aan de leasemaat-schappij. Bij zogenoemde ‘netto opera-tional lease’ betaalt de werkgever alleendit huurbedrag en moet hij zelf bijko-mende kosten als verzekeringen, repara-ties en brandstof betalen. Bij full opera-tional lease zijn al dit soort services bijhet huurbedrag inbegrepen. De lease-maatschappij is dan verantwoordelijkvoor het functioneren van de auto endraagt alle kosten. De werkgever heeft erverder geen omkijken meer naar. Uiter-aard zijn er tussenvormen mogelijk, metmeer of minder services. Het voordeelvan deze vorm van lease is dat de werk-nemers nooit met verouderde auto’s hoe-ven te rijden, omdat de werkgever regel-matig een nieuw model kan leasen.

1.3.2 Financial leaseBij financial lease gaat het in feite alleenom de financiering van de auto en wordtde werkgever direct eigenaar. Maandelijksbetaalt de onderneming een bedrag aan deleasemaatschappij voor rente en afschrij-ving. Onderhoud, verzekeringen en repa-raties komen voor rekening van de werk-gever. Financiële lease kan aantrekkelijkzijn als de auto ook na afloop van hetleasecontract nog van waarde is voor deorganisatie. Dit kan bijvoorbeeld het gevalzijn bij vrachtwagens. Daarnaast kan hetuit financieel oogpunt ook voordelig zijnomdat er bij aanschaf van een nieuwe autogehandeld kan worden met de dealer.

1.4 Selectie werknemers

Niet alle werknemers zullen in aanmer-king komen voor een auto van de zaak.

Bovendien is het ook een kostbare aange-legenheid om alle werknemers een autoter beschikking te stellen. Soms kan eenwerkgever er niet onderuit, bijvoorbeeldin branches waarin het heel gebruikelijkis om in een auto van de zaak te rijden,zoals in de IT. Dan moet hij wel een autoter beschikking stellen om zo als werkge-ver aantrekkelijk te blijven op de arbeids-markt.

Een beleid voor auto's van de zaak isbelangrijk omdat over het algemeen nietalle werknemers een auto van de zaakkrijgen. De werkgever kan er uit kosten-overwegingen voor kiezen om alleenauto’s te geven aan werknemers dieregelmatig voor hun werk op pad moe-ten. Daarnaast kan hij een selectief beleidhanteren om zo statusverschillen binnende organisatie te benadrukken, bijvoor-beeld door alleen het hogere personeeleen auto te geven of door ze auto’s meteen hogere cataloguswaarde ter beschik-king te stellen. Het ter beschikking stel-len van een auto kan ook gekoppeld zijnaan de prestaties op het werk. Presteerteen werknemer uitstekend, dan is debonus een auto van de zaak. Een vervolg-stap zou kunnen zijn dat bij aanhoudendgoede resultaten de werkgever hem eenduurdere auto ter beschikking stelt.

Reiskostenvergoeding telt als auto van de zaak

Lucas heeft geen auto van de zaak, maarontvangt van zijn werkgever een vergoe-ding voor zakelijk gebruik en woon-werk-verkeer. Hij was in 2010 e 23.000 aanautokosten kwijt, zoals benzine, onder-houd, reparaties, verzekeringen, parkeer-geld en afschrijving. Lucas ontvangt vanzijn werkgever een vergoeding van e 0,45per kilometer. In 2010 kwam deze vergoe-

ding in totaal neer op e 22.500 (50.000kilometer x e 0,45). Op e 500 na vergoedt Lucas’ werkgeverdus alle kosten voor het gebruik van deauto. Daarom is in dit geval sprake vaneen ter beschikking gestelde auto door dewerkgever aan Lucas. De werkgever moetde waarde van het privégebruik dus bijhet loon van Lucas optellen.

Beleid toekenningvan auto’s van de zaak

is belangrijk


Voordeel is loon in naturaDe auto van de zaak is volgens de Belastingdienst een vorm van loon in

natura. Dat betekent dat u maandelijks een bijtelling bij het loon van de

werknemers met een auto van de zaak moet doen. Tenminste, als de

werknemer meer dan vijfhonderd privékilometers per jaar maakt. Er gel-

den verschillende bijtellingspercentages, die afhankelijk zijn van hoe

zuinig de auto is. En is de auto ouder dan 15 jaar, dan berekent u de

bijtelling weer op een andere manier. In dit hoofdstuk leest u alles over

de bijtelling bij een auto van de zaak.

De bijtelling van de auto van de zaakvalt onder de Wet op de loonbelasting.Dit houdt in dat de Belastingdienst vanu verwacht dat u maandelijks de bijtel-ling voor het privégebruik van de autobij het loon moet optellen als de werk-nemer meer dan vijfhonderd privékilo-meters rijdt per jaar. Over deze bijtel-ling moet u dan loonbelasting/premievolksverzekeringen inhouden en deinkomensafhankelijke bijdrage ZVWinhouden en vergoeden. Let op: u hoeftover de bijtelling geen premies werkne-mersverzekeringen te betalen.

2.1 Loonbelasting

De auto van de zaak is dus geen loon ingeld, maar loon in natura. Dit heeftgevolgen voor de grondslag waarover ubepaalde componenten berekent. Zo telthet privévoordeel van de auto van dezaak niet mee als pensioengevend loonvoor de pensioenopbouw. Hetzelfdegeldt voor de grondslag waarover u devakantiebijslag berekent. Wel neemt ude auto van de zaak in beschouwingvoor andere loonregelingen. Zo pakt eenen ander voordelig uit voor de directeur-grootaandeelhouder (dga), die zich hier-door in het kader van de gebruikelijk-loonregeling minder loon hoeft toe tekennen. Verder houdt u rekening met

de auto van de zaak bij het berekenenvan de 30%-regeling en de afdrachtver-minderingen.

2.2 Voordelen

De auto van de zaak heeft voordelenvoor de werkgever en de werknemer. Dewerknemer rijdt een relatief nieuwe

auto tegen een lage vergoeding, somszelfs inclusief benzinevergoeding.Bovendien komen verzekeringskosten,reparatiekosten of onderhoudsbeurtenmeestal niet voor zijn rekening.

AftrekAan de andere kant is het voor de werk-gever voordelig dat de aanschaf- ofleasekosten in aftrek gebracht kunnenworden van de vennootschapsbelasting,de belasting op de winst. Deze kostenmoeten wel zijn terug te leiden naar de zakelijke gebruikskosten. Ook indeze context is het dus essentieel dat de

werknemer zakelijk en privé gescheidenhoudt.

2.3 Bijtellen?

De bijtelling speelt een rol als de werk-nemer de auto bovenmatig veel privérijdt. Bovenmatig wil zeggen: meer danvijfhonderd privékilometers per jaar.Woon-werkverkeer telt overigens nietmee als privégebruik. Als u niet bijteltomdat de werknemer niet boven degestelde grens uitkomt, moet u dit inuw administratie kunnen bewijzentegenover de fiscus. De werkgever kanervoor kiezen een (collectieve) afspraakmet de Belastingdienst te maken over de manier van controleren. Wat verdertot de mogelijkheden behoort, is de‘Verklaring geen privégebruik auto’ vande Belastingdienst. De werknemer moeteen aanvraagformulier hiervoor zelfdownloaden van de website van de Belas-tingdienst of bestellen bij de BelastingTe-lefoon (0800 0543) en neemt met hetinvullen hiervan alle verantwoordelijk-heid op zich. In bijlage 1 vindt u eenvoorbeeld van deze verklaring. Bij eventu-ele naheffingen is de werkgever in ditgeval gevrijwaard, maar u moet dan weleen kopie van de verklaring in uw admi-nistratie bewaren. Als het om een bestel-auto gaat, kan de werkgever een verboduitvaardigen over het privégebruik ervan.In dat geval blijft de werkgever echteraltijd aansprakelijk. Meer over bewijs-plichten om bijtelling te voorkomen, leestu in het volgende hoofdstuk.

KritischDe werkgever is verantwoordelijk vooreen correcte bijtelling. Zorg daarom dat u altijd zo kritisch mogelijk blijft. Eenfout is immers zo gemaakt en de fiscalegevolgen daarvan kunnen groot zijn.Controleer maandelijks de gegevens die

Auto heeft voordelen voor werkgeveren werknemer

22


de werknemer aan u doorgeeft, zodat unaheffingen van de Belastingdienst kuntvoorkomen.

2.4 Bijtellingspercentages

Er zijn vier verschillende bijtellingspercen-tages – ook wel forfaits genoemd – name-lijk: 0%, 14%, 20% en 25%. Het bijtel-lingspercentage is afhankelijk van hoe zui-nig de auto is. Hoe lager de CO2-uitstootvan de auto, hoe lager de bijtelling. Betaaltde werknemer een eventuele eigen bijdra-ge voor privégebruik, dan kunt u die inmindering brengen op het forfait.

2.4.1 Bijtelling van 0%Heeft de werknemer een elektrische autoter beschikking, dan is de bijtelling 0%.Elektrische auto’s zijn duurder in aan-schaf, maar stoten geen CO2 uit. De over-heid wil zo elektrische auto’s stimuleren.

2.4.2 Bijtelling van 14%Rijdt de werknemer in een zeer zuinigeauto, dan geldt het bijtellingspercentagevan 14%. U moet dan wel kunnen aanto-nen dat de werknemer in zo’n zuinigeauto rijdt. De Belastingdienst beoordeelteen auto als zeer zuinig als de CO2-uit-stoot niet meer is dan:

95 gram per kilometer (bij dieselauto’s);110 gram per kilometer (bij benzi-neauto’s).

Wilt u weten wat de hoogte van de CO2-uitstoot is, kijk dan op het milieulabelvan de auto of op het certificaat van over-eenstemming, dat u bij de importeur offabrikant kunt opvragen.

Brandstofverbruiksboekje U kunt ook in het brandstofverbruiksboek-je kijken dat de Rijksdienst Wegverkeer(RDW) jaarlijks uitgeeft. In dit boekje staateen overzicht van de CO2-uitstoot van allenieuwe modellen auto’s. Het brandstofver-bruiksboekje is te downloaden van de web-site van de RDW (rdw.nl).

2.4.3 Bijtelling van 20%Zuinige auto’s vallen onder de bijtellingvan 20% van de cataloguswaarde. Eenauto wordt als zuinig beoordeeld bij eenCO2-uitstoot van:

meer dan 95 en niet meer dan 116gram (bij dieselauto’s);meer dan 110 en niet meer dan 140gram (bij benzineauto’s).

2.4.4 Bijtelling van 25%Voor alle overige auto’s geldt automatischhet bijtellingspercentage van 25% van decataloguswaarde. Tenzij de auto meerdan 15 jaar oud is; voor deze auto’s geldtnamelijk een bijtellingspercentage van35%. Hierover leest u verderop in dithoofdstuk meer.

2.4.5 Excessief gebruikBij excessief privégebruik, dat wil zeggendat het privégebruik een hogere waardedan 25% van de cataloguswaarde verte-genwoordigt, heeft de belastinginspecteurhet recht om een hogere bijtelling toe tepassen, namelijk de werkelijke waardevan het privégebruik. Dit geldt ook voorde lagere bijtellingspercentages. Ook dankan er immers sprake zijn van excessiefprivégebruik. In het geval van zuinige

auto’s mag u wel een percentage van decataloguswaarde in mindering brengenop de bijtelling volgens het werkelijkeprivégebruik:

5% bij zuinige auto’s;11% bij zeer zuinige auto’s;25% bij elektrische auto’s zonder CO2-uitstoot.

2.5 Tijdsevenredig berekenen

Het is belangrijk om de fiscale bijtellingtijdsevenredig te berekenen. In de praktijkkomt het wel eens voor dat de maandelijk-se bijtelling van de auto van de zaak isgekoppeld aan het aantal gewerkte SV-dagen (loondagen). Dit heeft geen gevol-gen voor de inhouding van loonbelas-ting/premie volksverzekeringen als eenwerknemer gedurende een volledig kalen-derjaar dezelfde auto heeft. Maar als eenwerknemer bijvoorbeeld halverwege eenmaand een nieuwe auto krijgt, kan dit pro-blemen opleveren bij het vaststellen van debijtelling. Als u de berekening baseert op

Controleer de rittenstaat zeer zorgvuldig!

Een salarisadministrateur ontvangt perloontijdvak (maandelijks) de rittenregis-tratie van een werknemer. Hij gaat ereigenlijk van uit dat de gegevens die dewerknemer inlevert, kloppen. De controlebestaat eruit dat hij een blik werpt op derittenstaat om te kijken of het een rondverhaal is. Op een gegeven moment ontdekt hij echter toevalligerwijs dat eenrit die de werknemer als zakelijk heeftaangemerkt, eigenlijk privé is. Bij nadere

inspectie blijken er meer ‘gaten’ in de rit-tenverantwoording van dat loontijdvak te zitten. De salarisadministrateur zietzich nu genoodzaakt om ook de gegevensvan voorliggende maanden te controlerenin relatie tot andere documenten. DeBelastingdienst controleert immers zijnwerk en niet dat van de werknemer. Alsde fiscus ontdekt dat de administratie opdit punt niet klopt, is hij aansprakelijkvoor naheffingen.

Voorbeeld van tijdsevenredige bijtelling

Chantal rijdt in een auto van de zaak meteen cataloguswaarde van e 24.000. Jaar-lijks legt zij 650 privékilometers af. Ditbetekent dat bijtellen verplicht is. Chantalheeft een zeer zuinige auto, waarvoor hetbijtellingstarief van 14% geldt. Het loon-tijdvak van Chantal is één maand. Perloontijdvak is de bijtelling in haar geval

dus: 1/12 x 14% x e 24.000 = e 280. ZouChantal haar loon per vier weken ontvan-gen, dan zou de berekening van de bijtel-ling als volgt zijn: 1/13 x 14% x e 24.000= e 258. Berekent u de bijtelling permaand terwijl het loontijdvak vier wekenis, dan moet u dit bij wijzigingen in deloop van het jaar achteraf rechttrekken.


het aantal werkelijke kalenderdagen, voor-komt u verwarring.

Onderbreking Niet alleen als een werknemer een ande-re auto gaat rijden, ook als er een onder-breking is in de bijtelling moet u de bij-telling tijdsevenredig bereken. De werk-nemer die ziek is of zonder auto opvakantie gaat, heeft in principe de autonog steeds tot zijn beschikking. De bijtel-ling rekent u ook tijdens zo’n periode dusnog steeds tot het loon. Dit kan de werk-nemer alleen voorkomen als hij tijdensziekte of vakantie de auto van de zaak bijde werkgever inlevert.En stelt u zich voor dat een auto van dezaak langdurig defect is en dat de lease-maatschappij een vervangende auto terbeschikking heeft gesteld. Voor de fiscusstaat de leaseauto dan nog steeds terbeschikking van de werknemer en geldtde gebruikelijke fiscale bijtelling. Als deleaseauto is gestolen en er wordt een ver-vangende auto geregeld, loopt het lease-contract meestal nog twee maanden door.Daarna rekent u de bijtelling voor de ver-vangende auto.

2.6 Eigen bijdrage privégebruik

Het komt geregeld voor dat werkgeveren werknemer afspreken dat de werkne-mer een eigen bijdrage betaalt voor hetprivégebruik van de auto van de zaak.Deze kosten kunnen worden afgetrok-ken van het bedrag dat de werknemerkwijt is aan de bijtelling. Het kan ge-beuren dat de eigen bijdrage de waardevan het privégebruik in een loontijdvakoverstijgt. In principe mag dit nietgebeuren, maar de Belastingdienstmaakt een uitzondering bij de auto vande zaak. De eigen bijdrage mag in eenloontijdvak namelijk tot een negatiefsaldo leiden, als de totale bijtelling opkalenderjaarbasis maar positief uitkomt.Is dit niet het geval, dan zult u dit ach-teraf in de salarisadministratie moetenrechttrekken.

Slim toepassen Kosten van de auto van de zaak zijn voorde werknemer niet aftrekbaar in de

Auto van de zaak voor een deel van het jaar

Marlies krijgt een auto van de zaak, maarrijdt hier alleen in van 1 januari tot enmet 30 april. De cataloguswaarde vande auto is e 27.000. In de vier maandendat de auto tot haar beschikking staat,legt Marlies in totaal zo’n 400 privékilo-meters af. Dit komt dus neer op 100kilometer per maand. Zou Marlies deauto het hele jaar tot haar beschikking

hebben gehad, dan zou ze 12 x 100 =1.200 privékilometers afleggen. Ze gaatdus ruimschoots over de grens van vijf-honderd privékilometers heen. Dat bete-kent dat bijtellen verplicht is. De bijtellingzou 1/12 x 25% x e 27.000 = e 563 zijn.Omdat Marlies de auto vier maandenheeft gebruikt, moet u in totaal 4 x e 563= e 2.252 bij haar loon optellen.

Voorbeeldberekening bijtelling min eigen bijdrage

Jos krijgt van de zaak een Audi A3 2.0TFSI Quattro met een catalogusprijs vane 40.285. Hij betaalt per maand een eigenbijdrage voor privégebruik van e 200. Het loontijdvak is een maand en het bij-tellingspercentage is 25%. U berekent de bijtelling dan als volgt: 1/12 x 25% x

e 40.285 = e 839,27. Van dit bedrag trekt u de eigen bijdrage van e 200 af, waar-door u op e 639,27 uitkomt. U rekent dusper loontijdvak e 639,27 tot het loon enhoudt over dit bedrag loonbelasting/pre-mie volksverzekeringen en de inkomens-afhankelijke bijdrage ZVW in.

Rekenvoorbeeld hoogte eigen bijdrage

Hieronder vindt u een rekenvoorbeeld om de hoogte van de eigen bijdrage voor werk-nemers te berekenen. Hierin wordt uitgegaan van het standaardbijtellingstarief van 25%.

Catalogusprijs auto van de zaak: e 25.000Kosten voor wassen, parkeren en dergelijke gemiddeld op jaarbasis: e 400Tarief loonbelasting/premie volksverzekeringen voor de werknemer: 42%

Situatie ADe werknemer betaalt zelf de kosten voor wassen, parkeren en dergelijke:Eigen bijdrage privégebruik: e 2.000Bijkomende kosten: e 400Loonbelasting/premie volksverzekeringen over bijtelling na aftrek eigen bijdrage (25% x e 25.000) - e 2.000 = e 4.250 x 42%: e 1.785Totaal door de werknemer te betalen: e 4.185

Situatie BDe werkgever betaalt de kosten voor wassen, parkeren en dergelijke waarvoor hij deeigen bijdrage met e 400 verhoogt. Eigen bijdrage privégebruik: e 2.400Loonbelasting/premie volksverzekeringen over bijtelling na aftrek eigen bijdrage: (25% x e 25.000) - e 2.400 = e 3.850 x 42%: e 1.617Totaal door de werknemer te betalen: e 4.017

Situatie B pakt dus voordeliger uit voor de werknemer, het scheelt hem e 168 (42%van e 400).


inkomstenbelasting, maar kunnen welbelastingvrij worden vergoed. Daarom ishet verstandig dat de werkgever bepaaldekosten van de auto van de zaak op zichneemt en deze vervolgens via een eigenbijdrage ‘terugclaimt’.

VastleggenDe eigen bijdrage van de werknemervoor privégebruik van de auto is aftrek-baar van de bijtelling voor het privége-bruik. Voorwaarde daarvoor is dat dewerkgever hierover vooraf afsprakenheeft gemaakt met de werknemer. Umoet dit schriftelijk doen zodat hieroverachteraf geen twijfel kan ontstaan. Deeigen bijdrage kan worden toegeschre-ven aan bijvoorbeeld parkeerkosten,accessoires, een hoger leasebedrag vooreen auto uit een duurdere klasse, deafkoopsom van het leasebedrag bij heteinde van de dienstbetrekking en eenvast bedrag per gereden privékilometer.Let op: de werknemer die een eigen bij-drage betaalt om eventuele schade op tevangen, mag deze schade niet zelf heb-ben veroorzaakt door onrechtmatig ofonzorgvuldig handelen.

2.7 Grondslag voor de bijtelling

Om de hoogte van de bijtelling te kun-nen berekenen, moet u het juiste per-centage vermenigvuldigen met de zoge-noemde ‘grondslag voor de bijtellingprivégebruik auto’, oftewel de catalogus-waarde. Dit is de nieuwprijs van eenauto inclusief omzetbelasting (BTW) enbelasting van personenauto’s en motor-rijwielen (BPM).

CatalogusprijsDe catalogusprijs is de in Nederland doorde importeur geadviseerde verkoopprijsop het tijdstip dat het motorrijtuig voorhet eerst in gebruik werd genomen. Ditgaat ook op als de auto in het buitenlandis gekocht of geregistreerd staat. De cata-logusprijzen staan geregistreerd in eenonlinedatabase van de RDW (rdw.nl). Indeze database legt de RDW alle catalo-gusprijzen vast van auto’s die per 1 janu-ari 2010 voor het eerst zijn geregistreerd.Is een auto vóór 1 januari 2010 geregis-

treerd, dan kunt u gebruikmaken van dehistorische prijslijsten van de officiëleimporteurs.

AccessoiresVoor alle auto’s met een kentekenregis-tratie sinds 1 juli 2006 geldt dat u geenbijtelling hoeft te betalen over de acces-soires die niet door of namens de fabri-kant/importeur zijn aangebracht. Dezeaccessoires vallen buiten de BPM. Dat isiets om in het achterhoofd te houden bijhet vaststellen van de cataloguswaarde.

2.8 Oude auto’s

Bij auto’s ouder dan 15 jaar geldt een ver-soepelde regeling als het gaat om de cata-loguswaarde. De bijtelling voor privége-bruik is in dat geval een percentage van dewerkelijke waarde in het economisch ver-keer. Deze kan meevallen, maar de waardekan ook hoger zijn. Gewilde oude auto’skunnen met de jaren namelijk flink in

waarde toenemen. Om een gedegen adviesaan de werkgever te kunnen geven overhet wel of niet behouden of aanschaffenvan een oude auto, doet u er dan ook goedaan om de waarde in het economisch ver-keer te controleren. Veilinghuizen zijnhiervoor een goede bron, maar ook dedoor de verzekering getaxeerde waardevormt een prima uitgangspunt.Houd er verder rekening mee dat het bij-tellingspercentage voor het privégebruikbij auto’s van 15 jaar en ouder een stukhoger ligt dan voor andere auto’s, name-lijk 35%.

2.9 Bestelauto’s

In principe berekent u de bijtelling vooreen bestelauto die ook privé wordtgebruikt op dezelfde manier als voorgewone personenauto’s. Dus over decataloguswaarde, vermeerderd met BTWen BPM. Maar als het kenteken van debestelauto vóór 2005 is toegekend, hoeft

Een oldtimer als auto van de zaak

Benjamin heeft een auto van de zaak uitaugustus 1996. Op dit moment is de economische waarde van deze auto e 13.000. In het bouwjaar had de autoeen cataloguswaarde van e 25.000. Tot en met juli 2011 is deze auto jonger dan15 jaar en is de cataloguswaarde van e 25.000 dus de basis. Maar na juli is dezeauto ouder dan 15 jaar en moet u de economische waarde van e 13.000 als uit-

gangspunt nemen. Ook geldt vanaf danhet bijtellingspercentage voor oldtimers. Zo berekent u de bijtelling over 2011:

januari tot en met juli 2011: 7/12 x 25%x e 25.000 = e 3.645,83;augustus tot en met december 2011:5/12 x 35% x e 13.000 = e 1.895,83.

De totale bijtelling van 2011 bedraagt voorBenjamin dus e 3.645,83 + e 1.895,83 = e 5.541,66.

Economische waarde van een oldtimer

Ruben heeft een auto van de zaak uitapril 1996, de economische waarde vandeze auto bedraagt e 26.000 terwijldezelfde auto in het bouwjaar een catalo-guswaarde van e 15.000 had. Tot en metmaart 2011 is deze auto nog geen old-timer en geldt dus de cataloguswaarde vane 15.000 als basis. Na die tijd is de autoechter 15 jaar geworden en dus officieeleen oldtimer. Vanaf dat moment geldt de

economische waarde van e 26.000 als uit-gangspunt. Dit levert de volgende bereke-ning voor de grondslag voor de bijtellingwegens privégebruik op:

eerste helft 2011: 3/12 x e 15.000 = e 3.750 grondslag voor bijtelling overjanuari tot en met maart;tweede helft 2011: 9/12 x e 26.000 = e 19.500 grondslag voor bijtelling overapril tot en met december.


u de BPM niet mee te tellen. Alle acces-soires die zijn aangebracht vóór de kente-kentoekenning tellen wel mee in de cata-loguswaarde.

Type chassiscabineAls de werknemers in een bestelauto vanhet type chassiscabine rijden, wordt erover speciale aanpassingen voor bedrijfs-matig gebruik – dus aanpassingen dienoodzakelijk zijn om het werk uit te voe-

ren – ook geen BPM en dus ook geen bij-telling gerekend. Denk hierbij aan dekosten voor het laten plaatsen van eenlaadbak of takelinstallatie.

2.10 Werkkostenregeling

Op 1 januari 2011 is de werkkostenrege-ling ingegaan. Dit is een nieuwe manierom vergoedingen en verstrekkingen aanwerknemers te behandelen. In het korthoudt de werkkostenregeling in dat dewerkgever tot een bedrag van 1,4% van defiscale loonsom per jaar onbelast aan zijnwerknemer mag vergoeden en verstrek-ken. Daarnaast zijn er een aantal zaken

die de werkgever onbelast mag blijvenvergoeden of verstrekken door gerichtevrijstellingen toe te passen. Over hetbedrag boven de vrije ruimte betaalt dewerkgever een eindheffing van 80%. Tot en met 2013 kunt u nog kiezen of u de werkkostenregeling wilt toepassen ofdat u liever nog een tijdje met het oudesysteem van vergoedingen en verstrekkin-gen werkt. In 2014 gaat iedere werkgeververplicht over naar de werkkostenregeling.De werkkostenregeling biedt diverse voor-delen. Zo kunt u een vast percentage vande loonsom onbelast vergoeden en ver-strekken en hoeft u de meeste vergoedin-gen niet meer op werknemersniveau inuw loonadministratie te registreren.

Gevolgen auto van de zaakWelke gevolgen heeft de werkkostenrege-ling nu precies voor de auto van de zaak?Niet zo veel. De auto van de zaak magnamelijk niet als eindheffingsloon wordenaangemerkt – en dus ten laste van de vrijeruimte worden gebracht – en is dus altijdbelast loon. Dit betekent dat voor de autovan de zaak gewoon de huidige regels blij-ven bestaan. De werknemer blijft dus viade loonbijtelling betalen voor het privége-bruik van de auto.

Buitengewone beveiligingsmaatregelenEen uitzondering hierop vormen buiten-gewone beveiligingsmaatregelen, zoalskogelvrij glas, doorrijbanden en deur- ofvloerbepantsering. De loonbijtelling voor

deze buitengewone beveiligingsmaatrege-len mag u wel als eindheffingsloononderbrengen in de vrije ruimte.

2.11 Aangifte doen

U bent uiteraard verantwoordelijk voorde aangifte loonheffingen. Rond de autovan de zaak zijn hierbij de volgende stap-pen noodzakelijk:1. Reken de waarde van het privégebruik

per loontijdvak tot het loon van dewerknemer.

2. Boek het berekende privévoordeel inkolom 10 van de loonstaat.

3. Noteer de eigen bijdrage als negatiefbedrag in kolom 10.

4. Boek het loon, waarover de loonbelas-ting/premie volksverzekeringen isingehouden, in de loonaangifte in dewerknemersgegevens onder de gege-vensnaam/rubriek ‘Loon LB/PH’.

5. Vermeld in de gegevensnaam ‘Waardeprivégebruik auto’ de forfaitaire waar-de van het privégebruik, vóór aftrekvan de eigen bijdrage.

6. Vermeld in de gegevensnaam ‘Werk-nemersbijdrage privégebruik auto’ deeigen bijdrage van de werknemer.

Vijf codesStelt de werkgever een auto van de zaakter beschikking, maar vindt er geen bijtel-ling plaats, dan moet u een verklarendecode vermelden in de aangiften loon-heffingen. Er zijn vijf codes:

Code 1: afspraak via werkgever metBelastingdienst.Code 2: werknemer heeft een ‘Verkla-ring geen privégebruik auto’ van deBelastingdienst.Code 3: ander bewijs personen- enbestelauto.Code 5: doorlopend afwisselendgebruik bestelauto.Code 6: 0% bijtelling.

U gebruikt code 5 bij werknemers voorwie u eindheffing toepast omdat twee ofmeer werknemers de auto afwisselendgebruiken en het voor u moeilijk is omde regeling voor privégebruik individueeltoe te passen. Met ingang van 2007 iscode 4 – bestelauto zonder privégebruik –komen te vervallen.

Een oldtimer is niet altijd goedkoper

Een auto die ouder is dan 15 jaar, is vol-gens de Belastingdienst een oldtimer.Rijdt één van de werknemers in een oldti-mer, dan moet u voor het bepalen van debijtelling wegens privégebruik de catalo-guswaarde vervangen door de waarde inhet economische verkeer van de auto. Alsde staat van de auto goed is en het omeen uniek model gaat, zal deze waardehoger uitvallen dan de cataloguswaarde.Het kan natuurlijk ook dat de waarde vande oldtimer op dit moment juist lager isdan de cataloguswaarde. In dat geval zal

de bijtelling ook lager uitvallen dan aande hand van de cataloguswaarde.Jaap wil geen spiksplinternieuwe lease-auto, hij rijdt liever in een klassieker. Zijnwerkgever vindt dit prima en Jaap kiesteen mooi gerestaureerde VolkswagenKever Cabrio uit. De huidige waardebedraagt e 11.000. In het jaar dat de autois gebouwd, 1973, bedroeg de catalogus-waarde omgerekend e 5.768. Omdatsprake is van een oldtimer, moet hijvoor de bijtelling echter uitgaan van dehuidige waarde van e 11.000.

Over bepaaldeaanpassingen aan

bestelauto geen bijtelling


Gevolgen van bijtellenIn het vorige hoofdstuk heeft u alle regels gelezen voor het berekenen

van de bijtelling voor de auto van de zaak. Maar daarnaast moet u ook

rekening houden met de gevolgen die de loonbijtelling voor privége-

bruik heeft voor werknemers. Dit kunnen gunstige gevolgen zijn, bij-

voorbeeld voor de levensloopregeling, de 30%-regeling en de gebruike-

lijkloonregeling. Maar over de bijtelling bouwt de werknemer helaas

geen pensioen en vakantiegeld op. In dit hoofdstuk leest u wat de bijtel-

ling precies voor consequenties heeft.

Als salarisadministrateur is het vanbelang om te weten welke gunstige enhelaas ongunstige gevolgen de bijtellingvoor privégebruik van de auto van dezaak heeft voor verschillende loonafhan-kelijke regelingen voor werknemers. Inde meeste gevallen telt de bijtellinggewoon mee, maar in sommige gevallenniet. Houd rekening met deze conse-quenties en maak hier goede afsprakenover met de werknemers.

3.1 Zorgverzekeringswet

De bijtelling op het loon voor een terbeschikking gestelde auto die de werkne-mer ook privé gebruikt (geboekt als loonin natura), telt ook mee voor de inkomens-afhankelijke bijdrage ZVW. U moet deinkomensafhankelijke bijdrage ZVWinhouden op het loon van de werknemer(die de werkgever verplicht is aan de werk-nemer te vergoeden). De loonbijtellingheeft uiteraard alleen gevolgen voor deZVW-bijdrage als de werknemer het maxi-mumbijdrageloon voor de ZVW nog nietheeft bereikt. Deze grens ligt voor 2011 opg 33.427.

3.2 Levensloop

Omdat de auto van de zaak tot het loonbehoort, heeft dat gevolgen voor de grond-

slag van de levensloopregeling. Voor delevensloopregeling mag een werknemerper jaar 12% van het brutojaarsalaris spa-ren. Peildatum is 1 januari van het spaar-jaar. In totaal mag de werknemer maxi-maal 210% van het brutojaarsalaris (vanhet voorgaande jaar) sparen. Het loonbe-grip voor de 210% staat vast, zijnde hetjaarloon van vorig jaar, inclusief het loonin natura en eventuele eenmalige belonin-gen (denk aan een 13e maand). Tantièmesen toevallige beloningen – zoals fooien –worden niet meegerekend.

VrijheidWat betreft het loonbegrip voor de 12%heeft u meer vrijheid. De werkgever kankiezen uit drie loonbegrippen:

het fiscale loon: het brutoloon, inclu-sief ZVW-vergoeding, het bedrag waar-over u de loonheffing berekent;

het brutoloon in geld, vermeerderdmet de waarde van loon in natura,fooien en uitkeringen uit fondsen;het fiscale loon vermeerderd met depensioenpremie, WW-premie en deinleg in de levensloopregeling.

Kiest u ervoor om alleen het primaireloon met vakantiegeld als basis te nemen,dan scheelt dat flink in de te maken bere-keningen. U moet de bijtelling voor deauto van de zaak in elk geval altijd meere-kenen, omdat dit onderdeel is van hetprimaire loon van de werknemer. Degrondslagen voor de maximumpercenta-ges stijgen als een werknemer bijtelt voorde auto van de zaak en daarmee stijgt ookhet spaarbedrag.

3.3 30%-regeling

De bijtelling van het privégebruik van deauto van de zaak werkt ook door naar de30%-regeling, één van de loonafhanke-lijke regelingen. Buitenlanders die tijde-lijk in Nederland komen werken enNederlanders die tijdelijk in het buiten-land gaan werken mag u een onbelastevergoeding geven voor de extraterrito-riale kosten die zij maken. Ook mag u30% van het loon inclusief vergoedingbelastingvrij verstrekken. Deze regelingstaat bekend als de 30%-regeling. Hier-voor is het niet nodig eventuele kostente bewijzen. De regeling geldt ook voor

Geen loon, toch bijtelling voor auto van zaak

Een werknemer die met onbetaald verlofis en een auto van de zaak heeft, ont-vangt soms geen loon of (te) weinig loonin geld. Als de bijtelling vanwege privége-bruik tot het loon behoort, moet u wel hetbedrag van de verschuldigde loonbelas-ting/premie volksverzekeringen en inko-

mensafhankelijke bijdrage ZVW afdragen.In een later loontijdvak kan dan de nietingehouden loonbelasting/premie volks-verzekeringen en de inkomensafhanke-lijke bijdrage ZVW verrekend worden met het netto-inkomen van de werknemerzodat hij toch alles netjes betaalt.

33


bestuurders van een bv en voor dga’s.Loon in natura behoort ook tot de grond-slag voor de 30%-regeling. De auto vande zaak is daarmee ook onderdeel voorhet berekenen van de grondslag van de(onbelaste) 30%-vergoeding. De bijtellinglevert dus een hogere vrije vergoeding opin de 30%-regeling.

3.4 Afdrachtverminderingen

De auto van de zaak telt in de salarisad-ministratie op reguliere wijze mee voorde afdrachtverminderingen. Op grondvan de Wet vermindering afdracht loon-belasting en premie voor de volksverzeke-ringen (WVA) kunt u gebruikmaken vaneen vermindering van de belasting- enpremieafdracht voor verschillende groe-pen werknemers of voor bepaalde kostendie u maakt. U hoeft dan minder loonbe-lasting/premie volksverzekeringen eneindheffing af te dragen dan u heeft aan-gegeven in de loonaangifte. U kunt rechthebben op de volgende kortingen:

afdrachtvermindering onderwijs;afdrachtvermindering speur- en ont-wikkelingswerk;afdrachtvermindering zeevaart.

De belangrijkste doelen van de afdracht-verminderingen zijn het stimuleren vande werkgelegenheid en het bevorderenvan onderwijs en onderzoek. Zo kan een

werkgever korting krijgen als hij zijnwerknemers onderwijs laat volgen.

3.5 Gebruikelijkloonregeling

De dga neemt een aparte plaats in deloonadministratie in. Niet alleen geldenvoor de dga afwijkende regels met betrek-king tot de socialeverzekeringsplicht, ookrondom zijn beloning gelden andereregels dan voor ‘gewone’ werknemers. Bijde dga is het namelijk zo dat de fiscus eraltijd van uitgaat dat hij van zijn bv eensalaris krijgt, ongeacht wat hij daarvoordoet. Over dit bedrag moet u loonheffin-gen inhouden en afdragen. Dit noemenwe de gebruikelijkloonregeling. De autovan de zaak telt op reguliere wijze mee inde gebruikelijkloonregeling. Voor het jaar2011 bedraagt het bedrag aan gebruikelijkloon ten minste g 41.000.

Minder loon toekennenDe gebruikelijkloonregeling is overigensvoordelig voor de dga met een auto vande eigen zaak, want die hoeft zich hier-door minder loon toe te kennen. Bij deregeling kan de auto twee keer een rolspelen. Aan de ene kant bij het vaststel-len van het gebruikelijk loon, aan deandere kant bij de vaststelling van hetloon dat de dga al heeft genoten. Overi-gens moet u bij de vaststelling van hetgebruikelijk loon ook rekening houdenmet een eventuele vergoeding voor deinkomensafhankelijke bijdrage ZVW.

3.6 Pensioen

Een belangrijke loonafhankelijke regelingvoor werknemers is het pensioen. Helaasvoor hen telt de bijtelling vanwege hetprivégebruik van de auto van de zaak nietmee voor het pensioengevende loon. De

werknemer ontvangt geen pensioenrech-ten over de bijtelling en bouwt hierovergeen pensioen op.

3.7 Vakantiebijslag

Naast het pensioen valt ook de vakantie-bijslag onder de regelingen waarvoor debijtelling voor het privégebruik van deauto niet meetelt. De auto van de zaak isimmers geen loon in geld, maar loon innatura. Het percentage van minstens 8%vakantiebijslag berekent u dus over hetten laste van de werkgever komende loonzónder deze loonbijtelling.

3.8 Werknemersverzekeringen

Over de bijtelling hoeft u geen premieswerknemersverzekeringen te betalen. Dat scheelt de werkgever weliswaar geld,maar het betekent ook dat de bijtelling nietmeetelt voor de vaststelling van een even-tuele uitkering, zoals een WW-uitkering. Als het wetvoorstel Uniformering loonbe-grip ingaat – beoogde ingangsdatum: 1 januari 2013 – gaat de auto van de zaakwél meetellen voor de premies werkne-mersverzekeringen. Wel geldt voor deheffing van de werknemersverzekeringeneen maximumpremieloon. Gaat het loonvan de werknemer al zonder de bijtellingover deze grens heen, dan hoeft u geenextra premies werknemersverzekeringente betalen. Als de werknemer het maxi-mumpremieloon nog niet heeft bereikt,telt de bijtelling mee en zijn meer pre-mies werknemersverzekeringen verschul-digd, door de werkgever! Bijkomendvoordeel voor de werknemer: hij heeftdaardoor ook recht op een hogere uitke-ring op grond van de werknemersverze-keringen.

Afdrachtvermindering

De afdrachtvermindering onderwijs kuntu in een aantal situaties toepassen alshet loon van de werknemer niet hoger isdan een bepaald grensbedrag, het zoge-noemde toetsloon. De auto van de zaaktelt mee in de berekening daarvan.

Lijfrente biedt oplossing voor pensioen

Voor werknemers is de bijtelling wegensprivégebruik erg nadelig voor de pensioen-opbouw. Er bestaat echter een oplossingvoor dit probleem, waar u de werknemerop kunt wijzen. Het niet opbouwen van

pensioenrechten is eenvoudig op te los-sen door een lijfrente. Bij het bepalen vande hoogte van de fiscaal aftrekbare lijfren-tepremie behoort het voordeel (opmerke-lijk genoeg) wel tot de premiegrondslag.

Gebruikelijk loon dga

Een dga geniet per jaar een loon in geldvan e 35.000 en heeft een bijtelling voorhet privégebruik van de auto van dezaak van e 3.000. Voor de vaststellingvan het gebruikelijk loon moet u nogminimaal e 3.000 bijtellen.


Achterwege laten bijtellingBijtellen wegens privégebruik is niet altijd verplicht. Als een werknemer

zijn auto van de zaak alleen voor de zaak gebruikt, hoeft u geen bijtel-

ling te doen. Concreet komt het erop neer dat hij dan jaarlijks niet meer

dan vijfhonderd privékilometers mag maken. Bij bestelauto’s is bijtellen

ook niet altijd noodzakelijk. Is een bestelwagen alleen geschikt voor

goederenvervoer, onder andere dan geldt de bijtelling niet. In dit hoofd-

stuk leest u in welke gevallen bijtellen niet nodig is en hoe u aan de

Belastingdienst moet bewijzen dat u geen bijtelling hoeft te doen.

De Belastingdienst is behoorlijk striktals het gaat om de bewijsvoering op ditpunt. De fiscus controleert streng ofwerknemers hun auto van de zaak echtniet voor meer dan vijfhonderd kilome-ters privé gebruiken. Om aan te tonendat u geen bijtelling hoeft te doen, moet

u in de meeste gevallen een nauwkeurigerittenregistratie kunnen tonen aan deBelastingdienst. En dat moet ook échtnauwkeurig. De werknemer moet elkemeter registeren en elke rit en elk adresnoteren. Maar als de auto van de zaak échtalleen voor de zaak is bedoeld, dan loonthet de moeite om goed aan de regeltjesvan de Belastingdienst te voldoen. Wantgeen bijtelling betalen scheelt flink in dekosten voor de werknemer en scheelt aar-dig wat werk voor u.

4.1 Alleen zakelijk

In sommige gevallen is de auto van dezaak alleen voor zakelijk gebruik

bestemd. De werknemer wil de auto nietprivé gebruiken of de werkgever ver-biedt dat. In dat geval is het niet wense-lijk dat er een bijtelling wegens privége-bruik bij het loon plaatsvindt.

VoorkomenDit kunt u op verschillende manierenvoorkomen, de ene keer levert u dit rela-tief veel werk op en de andere keer watminder. Maar het is nooit slechts eenkwestie van handtekeningen verzame-len. Zoals u intussen bekend is, is debijtelling pas van toepassing als dewerknemer meer dan vijfhonderd privé-kilometers per kalenderjaar aflegt. Blijfteen werknemer onder deze grens, danverwacht de Belastingdienst hiervanovertuigende bewijzen te zien.

4.2 Afspraken maken

Het is van belang om goed na te denkenover de manier waarop u zaken rond hetprivégebruik van de auto van de zaakvastlegt. U kunt bijvoorbeeld een (collec-tieve) afspraak maken met de Belasting-dienst over de manier waarop u afspra-ken rond het privégebruik vastlegt. Dit isvooral een goed idee als het voor werkne-mers niet handig is om een rittenregis-tratie bij te houden, en werkgever enwerknemer toch zekerheid willen over de

geldigheid van hun werkwijze in de ogenvan de fiscus.

BewijsmiddelU kunt bijvoorbeeld met het belasting-kantoor afspreken dat geen enkele werk-nemer binnen de onderneming of afde-ling de auto van de zaak privé maggebruiken. Een rittenregistratie kan danachterwege blijven, de vastgelegde ennageleefde afspraak geldt als bewijsmid-del om de bijtelling voor privégebruik tevoorkomen.

4.3 Rittenregistratie

In de meeste gevallen wordt het privége-bruik van de auto bijgehouden door dewerknemer via een rittenregistratie. Hier-mee kunt u de nodige gegevens adminis-

tratief correct verwerken. U heeft de rit-tenadministratie ook nodig voor de loon-aangifte. De rittenadministratie moet eenaantal verplichte gegevens bevatten. Hetgaat hierbij om het merk, type en kente-ken van de auto, de periode waarin deauto aan de werknemer ter beschikkingstaat en uiteraard de ritgegevens moetenerin staan. Voor deze laatste eis moet dewerknemer in ieder geval het volgendenoteren per rit:

de datum;of de rit een zakelijk of privédoel heeft;de stand op de kilometerteller vóór enna de rit;de gevolgde route, als dit niet de meestgebruikelijke route is;

Fiscus controleertstreng op

auto van de zaak

Rittenregistratie moet bepaalde gegevens

bevatten

44


omschrijving van de bestemming,inclusief het adres van de bezochterelaties en klanten.

Extra kolomZijn er meer werknemers die van debedrijfsauto gebruikmaken, dan moet van-wege de limiet aan het privégebruiknatuurlijk wel duidelijk zijn wie wanneervan de auto gebruik heeft gemaakt. Hier-toe kunt u een extra kolom aan de ritten-staat toevoegen, waarin de werknemershun naam vermelden. Zo wordt in de rittenregistratie duidelijk welke werkne-

mer welke rit heeft gemaakt. Een voor-beeld van een rittenstaat waarin de werk-nemer de registratie van de gereden rit-ten bij kan houden, vindt u in bijlage 2.

ControleHet spreekt voor zich dat het aan teraden is om de rittenregistratie goed na te kijken op onjuistheden. De Belas-tingdienst geeft het advies om de juist-heid vast te stellen aan de hand van kantooragenda’s, orderbriefjes, garage-nota’s en elektronische routeplanners.Deze informatie kunt u vervolgens het

beste bewaren bij de loonadministratiezodat u bij een eventuele inspectie doorde Belastingdienst alles bij de handheeft.

4.4 Vrije bewijsleer

Naast de sluitende kilometerregistratie of een afspraak met de Belastingdienstkunt u kiezen voor een alternatievebewijsvoering. De fiscus noemt dit dezogenoemde vrije bewijsleer. Een alter-natieve bewijsmethode is bijvoorbeeldom de werknemer alleen de privérittente laten bijhouden en deze te vergelijkenmet het totaal aantal gereden zakelijkekilometers. Dit kunt u ondersteunendoor het maken van een schriftelijkeafspraak met de werknemer waarin isovereengekomen dat de auto niet of nau-welijks is gebruikt voor privédoeleinden.Het is wel vereist dat u het autogebruikdaadwerkelijk controleert. Ook het feitdat de werknemer een andere auto voorprivégebruik tot zijn beschikking heeft,kan overtuigend werken. Het is in elkgeval verstandig om bij het volgen vandeze route afspraken te maken met deBelastingdienst over aanvaardbaarbewijs. Achteraf komt u dan niet voorverrassingen te staan.

Geen bewijsmateriaalDe volgende voorbeelden beschouwt deBelastingdienst in ieder geval als onaan-vaardbaar bewijsmateriaal:

uitsluitend een schriftelijke overeen-komst tussen werkgever en werknemerdat ander gebruik van de auto dan voorzakelijke doeleinden niet is toegestaan,niet ondersteund door andere bewijs-middelen;een overeenkomst die niet voorziet inenige vorm van controle op wat is afge-sproken, terwijl niet gebleken is dat erfeitelijke controle heeft plaatsgevon-den;een gespecificeerde schatting van hetwoon-werkverkeer en ander zakelijkgebruik.

4.4.1 OvereenkomstIn een overeenkomst tussen werkgeveren werknemer kunnen afspraken staan

Werknemer moet elke privémeter registreren

De rittenregistratie van de auto van dezaak is niet altijd even eenvoudig en leidtnog wel eens tot misverstanden. Is hetbijvoorbeeld echt nodig om de rittenregis-tratie tot op de meter bij te houden? Datmoet inderdaad! En er mag geen rit ont-breken. Dit werd nog eens bevestigd ineen rechtszaak uit 2008.

OnvolledigEen werkneemster had de beschikkingover een auto van de zaak. Hiervoor hieldzij een rittenadministratie bij. Volgenshaar registratie had zij in 2002 maar 283privékilometers gereden. Haar werkgeverhoefde dus geen bijtelling vanwege privé-gebruik te doen en de werkneemster gafdie ook niet op in haar aangifte inkom-stenbelasting (zoals dat in 2002 nogging). Maar de werkneemster had haaradministratie niet volledig ingevuld. Deadressen en plaatsnamen van privérittenontbraken. En van de zakelijke ritten hadze wel de plaatsnamen ingevuld, maar de

adressen niet. Verder had de werkneem-ster de kilometers voor het gemak afge-rond op tientallen. De inspecteur van deBelastingdienst verwierp de rittenregistra-tie, omdat deze onvolledig was en nietaan alle eisen voldeed. Er moest daaromtoch bijtelling plaatsvinden voor het privé-gebruik, omdat de werkneemster onvol-doende kon aantonen dat zij minder danvijfhonderd privékilometers had gemaakt.

Hoger beroepDe werkneemster ging in beroep tegen deuitspraak. Helaas voor haar vond de rech-ter dat zij niet overtuigend kon aantonendat zij in 2002 niet meer dan vijfhonderdkilometers privé had gereden. Haar ritten-administratie was onvolledig en voldeedniet aan de eisen en daarmee was dekous af. Het gerechtshof stelde de inspec-teur in het gelijk en er moest dus bijtel-ling plaatsvinden vanwege privégebruik. Gerechtshof Den Haag, 7 maart 2008, LJN: BC8700

Regelmatig versus onregelmatig reispatroon

Een onregelmatig reispatroon (bijvoor-beeld van een vertegenwoordiger) vereistmeer toezicht dan een regelmatig reispa-troon (bijvoorbeeld een bouwvakker dieeen aantal maanden naar dezelfde bouw-plaats reist). Zo zal bij de vertegenwoor-

diger een wekelijkse controle meer voorde hand liggen en bij de bouwvakker eenmaandelijkse. Het vereiste toezicht kan inoverleg met de Belastingdienst steek-proefsgewijs plaatsvinden, rekening hou-dend met de aard van de onderneming.


over het niet toestaan van privégebruik ofbijvoorbeeld de gang van zaken na werk-tijd. Zo kunt u vastleggen dat de werkne-mer de bedrijfsauto na werktijd op hetbedrijfsterrein stalt, waarna hij de auto-sleutels bij u inlevert. Het is in elk gevalhandig om een soortgelijke structuur aante houden:

duidelijke omschrijving van de opge-legde beperkingen aan het privége-bruik;

manier van toezicht houden op denaleving van gestelde beperkingen;manier waarop u gegevens omtrentnaleving vastlegt;aard van de sanctie bij het niet nako-men van vastgelegde afspraken.

4.4.2 Black box gebruikenNaast de sluitende rittenregistratie is hetgebruik van een black box toegestaan. Ditis een geautomatiseerd systeem dat degereden kilometers nauwkeurig registreerten in die zin de administratieve inspan-ningen vermindert. Wel moet de bestuur-der voor elke rit aangeven of het om eenzakelijke of privérit gaat. Dit is natuurlijk

nogal fraudegevoelig. De fiscus vertrouwtdan ook niet helemaal op de black box.Vaak vindt extra controle plaats aan dehand van kantooragenda’s, orderbriefjesen garagenota’s. De rapportage van deblack box, samen met deze anderebescheiden, bewijzen op een acceptabelemanier het feitelijke gebruik van de autovan zaak.

4.5 Verklaring van de werknemer

Een werknemer zit niet te springen omeen bijtelling bij zijn loon, zeker niet alshij onder de vijfhonderdkilometergrenszit. Daarom geeft de Belastingdienst de werknemer de mogelijkheid een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aante vragen. Hij kan hiervoor een aan-vraagformulier downloaden op de sitevan de Belastingdienst of bestellen viade BelastingTelefoon (0800 0543). Een model van deze verklaring vindt uin de bijlage van dit themadossier. Eenwerkgever kan deze verklaring niet aan-vragen.

4.5.1 Werknemer is verantwoordelijkMet het afgeven van een ‘Verklaring geenprivégebruik auto’ (zie bijlage 1) heeft dewerknemer alle verantwoordelijkheid opzich genomen. Hij moet op aanvraag vande fiscus na afloop van het kalenderjaarkunnen bewijzen dat hij niet meer danvijfhonderd privékilometers heeft gere-den. Dat kan hij bijvoorbeeld doen door

een sluitende rittenregistratie bij te hou-den. De werkgever is in elk geval gevrij-waard van eventuele naheffingen bijonrechtmatig gebruik. De Belastingdienstkan tot en met vijf jaar na dato nog eennaheffingsaanslag opleggen, in dit gevalaan de werknemer.

4.5.2 Bewaren Werknemers die een ‘Verklaring geenprivégebruik auto’ van de fiscus hebben

ontvangen en u deze hebben getoond enu een kopie ervan in de salarisadminis-tratie heeft bewaard, kunnen niet op hunlauweren rusten. Het bijhouden en bewa-ren van een kilometeradministratie blijftook voor hen van belang. De Belasting-dienst kan namelijk tot vijf jaar terugcontroleren of de werknemer daadwerke-lijk niet minder dan vijfhonderd kilome-ters per jaar privé heeft gereden. Als defiscus ineens op de stoep staat en eenwerknemer niet meer kan aantonen dathij de auto inderdaad niet of nauwelijksprivé heeft gereden, heeft hij een pro-bleem. De ‘Verklaring geen privégebruikauto’ alleen is niet genoeg. De kilometer-

Verklaring volledig intrekken bij te veel privégebruik van de auto van de zaak

Puck heeft een auto van de zaak met eencatalogusprijs van e 26.000. Ze gebruiktde auto alleen voor zakelijke doeleindenen heeft dan ook haar ‘Verklaring geenprivégebruik auto’ aan haar werkgevergetoond, die er een kopie van in zijn sala-risadministratie bewaart. Deze verklaringis per januari 2011 van kracht. Maar injuli constateert Puck dat zij de vijfhonderdprivékilometers gaat overschrijden en ver-zoekt daarom om intrekking van de ver-klaring. Haar werkgever krijgt dit via deBelastingdienst te horen.

Puck heeft een loontijdvak van een maand,dus de Belastingdienst legt haar een na-heffingsaanslag loonbelasting/premievolksverzekeringen op over een bijtellingvan zeven maanden (1 januari tot en met31 juli): 7/12 x 25% x e 26.000 = e 3.792.Puck krijgt bovendien te maken met eeneventuele naheffing van de inkomensaf-hankelijke bijdrage ZVW. Verder kan de fiscus besluiten de aanslag te verhogenmet een boete en, als de aanslag in eenvolgend kalenderjaar wordt opgelegd, metheffingsrente.

De werkgever moet met ingang van 1 augustus 2011 per loontijdvak de vol-gende bijtelling tot het loon rekenen: 1/12x 25% x e 26.000 = e 542. Op dit bedragwordt dan loonbelasting/premie volksver-zekeringen en eventueel de inkomens-afhankelijke bijdrage ZVW ingehouden.Was de werkgever op de hoogte van deonrechtmatigheid van de verklaring, dankan de Belastingdienst ervoor kiezen hemde naheffingsaanslag loonbelasting/pre-mie volksverzekeringen en inkomensaf-hankelijke bijdrage ZVW op te leggen.

Belastingdienst kantot vijf jaar

terug controleren

Afspraken overprivégebruik vastleggen

in overeenkomst


administratie vormt het echte bewijs datde verklaring terecht is gebruikt.

4.5.3 Wijzigen of intrekken De ‘Verklaring geen privégebruik auto’heeft een looptijd van onbepaalde duur.Als de situatie waarvoor de verklaring isafgegeven wijzigt, moet de werknemerhet formulier ‘Wijzigen of intrekkenverklaring geen privégebruik auto’ aande Belastingdienst sturen. Het is ver-standig om de werknemer hierin waarmogelijk te begeleiden. U mag dan nietaansprakelijk zijn zolang de verklaringvan kracht is, bij onrechtmatig gebruikkan de fiscus de werkgever onderzoekenop eventuele ‘medeplichtigheid’. Dewerknemer moet de verklaring wijzigenof intrekken als:

hij een bestelauto gaat rijden en hier-voor schriftelijke afspraken en verbo-den op privégebruik gelden;het privégebruik de vijfhonderdkilome-tergrens overschrijdt;

er geen sprake meer is van een autovan de zaak.

InformerenDe werknemer moet u zo snel mogelijkinformeren over een eventueel ingetrok-ken verklaring. De Belastingdienst steltu hiervan eveneens op de hoogte en ver-meldt meteen wat de gevolgen voor uwonderneming zijn. Bij overschrijdingvan de vijfhonderdkilometergrens moetu namelijk een bijtelling bij het loongaan doen. De werknemer krijgt boven-dien een naheffingsaanslag loonbelas-ting/premie volksverzekeringen en inko-mensafhankelijke bijdrage ZVW, even-tueel verhoogd met heffingsrente en een boete. U bent in dit geval niet ver-plicht om deze inkomensafhankelijkebijdrage ZVW te vergoeden.

4.5.4 Strenge controlesIn 2010 controleerde de Belastingdienstextra streng of werknemers die in een

auto van de zaak reden en een ‘Verkla-ring geen privégebruik auto’ haddeningeleverd, niet stiekem toch extra privé-kilometers maakten. De Belastingdienstzocht met flitsauto’s die automatischkentekens registreren naar overtredersbij bijvoorbeeld evenementen, attractie-parken en grensovergangen. De fiscusverwerkt deze gegevens in een uitge-breide database. Als een werknemerwordt gesnapt en niet kan aantonen dat hij jaarlijks maximaal vijfhonderdprivékilometers maakt, krijgt hij eennaheffing.

4.6 Bestelauto

Rijden de werknemers in een bestelautovan de zaak, dan gelden net iets andereregels. Ook voor hen kan de werkgevereen verbod op het privégebruik uitvaardi-gen. Een voorbeeld van zo’n verbod vindtu in bijlage 3. De werkgever blijft welaltijd zelf verantwoordelijk voor controleop de naleving van dit verbod en hij blijftaansprakelijk voor eventuele naheffingenvan de Belastingdienst.

4.6.1 RegelsAls het zo is geregeld dat het een werk-nemer verboden is om de bestelwagenvan de zaak voor privéritten te gebrui-ken, hoeft u in principe niets bij te tel-len bij het loon. Let wel, in principe,want u moet in dat geval wel aan drievoorwaarden voldoen.

VoorwaardenIn de eerste plaats moet het verbodschriftelijk worden vastgelegd en bewaardbij de loonadministratie. Daarnaast moetde werkgever er zorg voor dragen dat hetverbod ook daadwerkelijk nageleefdwordt. Hier kunt u een bijdrage aan leve-ren, bijvoorbeeld door het bewaren envastleggen van bewijs van overtredingen.Een verkeersboete is altijd een goedbewijs om een overtreding van het ver-bod aan te tonen, zowel aan de overtre-der als aan de controleur van de Belas-tingdienst. Tot slot kunt u de werkgeveradviseren om bij een overtreding daad-werkelijk een sanctie op te leggen. Ookdit is namelijk een voorwaarde om in

Roulatie tussen bestelauto’s: een voorbeeld

Bij De Wit Elektrotechniek zijn negenwerknemers in dienst die afwisselendgebruikmaken van vier bestelauto’s. Datsysteem werkt prima. Ze kiezen op ver-schillende momenten van de dag een wil-lekeurige bestelauto om naar een klus tegaan en pakken vervolgens weer eenandere bestelauto voor de volgende klus.Maar aan het einde van de dag gaan viervan de werknemers altijd met dezelfdebestelbus naar huis. Er is in dit geval dusgeen sprake van doorlopend afwisselendgebruik, omdat het geen probleem is om

de privékilometers van de vier betreffendewerknemers te registreren.

Twee werknemers, twee auto’s Ook in het volgende geval is geen sprakevan doorlopend afwisselend gebruik: tweewerknemers hebben ieder de beschikkingover een bestelauto. Regelmatig wisselenze van auto omdat het zo uitkomt. Voorhet goed uitvoeren van hun werkzaamhe-den is het echter niet nodig om te wisse-len van bestelauto. Daarom valt dit nietonder doorlopend afwisselend gebruik.

Mogelijk einde rittenregistratie bestelauto

In 2009 is de rittenregistratie voor bestel-auto’s vereenvoudigd. Maar er komtmogelijk zelfs een einde aan de verplich-te rittenregistraties voor werknemers die in een bestelauto van de zaak rijden.Vooral kleine bedrijven balen van al die administratieve rompslomp die de

rittenregistratie met zich meebrengt.Staatssecretaris Weekers van Financiënonderzoekt de mogelijkheden om toteen regeling te komen die de rittenregis-tratie voor bestelauto’s overbodig maaktom zo werkgevers tegemoet te komen.Wordt vervolgd!


aanmerking te komen voor het achter-wege laten van de bijtelling.

4.6.2 Vereenvoudigde rittenregistratieVoor bestelauto’s geldt sinds 2009 eenvereenvoudigde rittenregistratie. Dezevereenvoudiging vermindert de adminis-tratieve lasten van de werkgever en dewerknemer. Werknemers die voor hun

werk veel verschillende ritten op eendag rijden, mogen om praktische rede-nen het bewijs voor het aantal geredenprivékilometers leveren met de combi-natie van:

een vereenvoudigde rittenregistratie;de zakelijke adressen die in de (pro-ject)administratie van de werkgeverstaan.

De werkgever moet dan wel met de werk-nemer hebben afgesproken dat hij een ver-eenvoudigde rittenregistratie bijhoudt, datprivégebruik tijdens werken lunchtijd

verboden is en dat de werkgever de zakelij-ke adressen in zijn administratie heeft.

4.6.3 Afwisselend gebruik Het is heel goed mogelijk dat een bestel-auto door twee of meer werknemerswordt gebruikt. Deze situatie kan zichbijvoorbeeld voordoen als er tien mon-teurs voor de onderneming werken,maar er slechts twee bestelauto’sbeschikbaar zijn. Krijgt één van hen eenoproep, dan zal hij één van beide auto’sgebruiken en na afhandeling weerterugbrengen, waarna een collega metdezelfde auto een andere oproep afhan-delt. In deze situatie wordt het lastig omte bepalen wie welke kilometers privéheeft gereden met welke auto. In datgeval is het moeilijk om de autokosten-fictie individueel toe te passen. U kuntdan kiezen voor het afkopen van deadministratieve verplichting en de vast-gestelde eindheffing van g 300 perbestelauto op jaarbasis toepassen. In deaangifte loonheffingen vermeldt u ditbedrag in de rubriek ‘Eindheffing loonmet een bestemmingskarakter’.

Sluitend bewijsMocht u toch de bijtellingsregeling individueel kunnen toepassen en er is

sluitend bewijs dat de werknemer onderde vijfhonderdkilometergrens blijft, dankunt u de bijtelling achterwege laten.Als sprake is van een collectieve af-spraak met de Belastingdienst, en er dus ook geen bijtelling vereist is, meldtu dit in de vorm van een code in deloonaangifte. Deze codes kunt u terug-vinden in hoofdstuk 2. Een afspraak

met de Belastingdienst geeft u aan metcode 1.

4.6.4 Richtlijnen voor afwisselendgebruikIn de praktijk kan het moeilijk zijn omte bepalen of er binnen de ondernemingsprake is van doorlopend afwisselendgebruik van bestelauto’s. In de ogen vande fiscus is dat echter een duidelijkafgebakend begrip. U kunt als richtlijnaanhouden dat als het voor u moeilijk isom de regeling voor privégebruik indivi-

Stinkende en stoffige bestelauto voorkomt bijtelling auto van de zaak

In principe geldt dat een werknemer bij-telling moet betalen als zijn bestelautogeschikt is voor personenvervoer. Dus:als de auto een passagiersstoel heeft. Hetmaakt hierbij niet uit of de auto ook daad-werkelijk wordt gebruikt voor het vervoe-ren van personen. Maar uit jurisprudentieblijkt dat het steeds vaker mogelijk is omonder deze bijtelling uit te komen. Bij-voorbeeld als de auto heel vies is en ont-zettend stinkt.

NavorderingsaanslagHof Amsterdam deed vorig jaar uitspraakin een zaak over een schilder die van2001 tot en met 2006 in een bestelautoreed van zijn eigen bv. Deze bestelautohad een laadruimte en een passagiers-

stoel. Om het verschuiven van materiaal tevoorkomen, was tussen de laadruimte ende stoelen een plaat aangebracht. Verderwas in de laadruimte van de bestelautomet schroeven een kunststofbak bevestigd.Daarom was de schilder van mening dathij geen bijtelling voor privégebruik hoefdete rekenen. Helaas was de inspecteur vande Belastingdienst het hier niet mee eensen de schilder kreeg voor de jaren 2002tot en met 2004 een navorderingsaanslaginkomstenbelasting voor zijn kiezen. De schilder stapte naar de rechter en voer-de aan dat de auto vanwege de schilder-werkzaamheden vies en erg stoffig was.Verder stonk de auto ontzettend door hetvervoer van verf en kwastenreinigers. Daar-naast was er een kunststofbak in de auto

bevestigd die alleen door een garagebe-drijf verwijderd kon worden. Kortom: debestelauto was volgens de schilder abso-luut ongeschikt voor privégebruik.

GeloofwaardigHet hof vond de verklaring van de schil-der geloofwaardig en trok de conclusiedat de bestelauto inderdaad alleengeschikt was voor het vervoer van goede-ren. Het was dus terecht dat de schilderde forfaitaire bijtelling achterwege hadgelaten. Ook uit eerdere jurisprudentie isal eens naar voren gekomen dat voorbestelauto’s met een passagiersstoel nietaltijd automatisch een bijtelling geldt. Gerechtshof Amsterdam, 9 februari 2010,LJN: BL5620

Vereenvoudigderittenregistratie voor

bestelauto’s

Eindheffing mogelijkvoor doorlopend

afwisselend gebruik


dueel toe te passen, de eindheffing vantoepassing is. Is het niet ingewikkeldom de regeling voor privégebruik indivi-dueel toe te passen, dan geldt de regu-liere bijtelling. Blijft de werknemer danonder de grens van vijfhonderd privé-kilometer, dan kunt u de bijtelling ach-terwege laten. Er is bijvoorbeeld geensprake van doorlopend afwisselendgebruik als een werknemer de ene weekin een bestelauto rijdt en de week ernaeen andere werknemer de bestelautooverneemt.

4.6.5 Alleen goederenBij bestelauto’s speelt ook de aard van delading mee. Voor bestelauto’s die uitslui-

tend zijn ingericht om goederen te ver-voeren, geldt een vrijstelling van bijtel-ling. Het gaat bijvoorbeeld om een autodie alleen een bestuurdersstoel heeft enwaarvan de bevestigingspunten van depassagiersstoel zijn weggeslepen ofdichtgelast. Als de inrichting zelfs maarde mogelijkheid biedt personen te ver-voeren, geldt in principe toch de gebrui-kelijke bijtelling van de cataloguswaar-de, al laat jurisprudentie steeds meerafwijkmogelijkheden zien.

Werkelijke waardeVerder is een voorwaarde van deze rege-ling dat de werknemer gereden privé-

kilometers bijhoudt en de werkelijkewaarde hiervan bij zijn inkomen telt. Debijtelling is in zo’n geval dus: het werke-lijk verreden aantal kilometers x de wer-kelijke kilometerprijs van de bestelauto.Een eigen bijdrage van de werknemermag van het resultaat van deze bereke-ning worden afgetrokken, maar hetsaldo kan niet negatief zijn. Dit is dusanders dan bij de bijtelling voor de rege-ling privé-gebruik auto, waar de eigenbijdrage wel tot een negatief saldo kanleiden, althans in een loontijdvak.

4.6.6 Parkeren op bedrijfsterreinAls de werknemer volgens afspraak debestelauto buiten werktijd op het be-drijfsterrein parkeert, hoeft u ook geenbijtelling te doen. Voorwaarde is wel dathierop controle plaatsvindt. De werk-gever kan dit doen door de werknemersde sleutels van de bestelauto na werk-tijd in te laten leveren en ten bewijs henhiervoor te laten tekenen.

4.7 Bijzondere vervoersmiddelen

Een ambulance zal niet zo gauw vooreen privéritje gebruikt worden door deambulancebroeders. Evenmin zal eenuitvaartondernemer de lijkenwagen pak-ken voor een gezinsuitje. Hetzelfde kangezegd worden van een politiewagen.Ook bij bestelauto’s die herkenbaar zijnals en uitgerust zijn voor geldtranspor-ten, transport van dieren of gevangenen-vervoer gaat de fiscus ervan uit dat zulkebijzondere vervoersmiddelen nauwelijksvoor privédoeleinden worden gebruikt.Tenzij de realiteit anders is, hoeft u bijbijzondere voertuigen geen bijtelling teberekenen.

Privegebruik berekenenIs er toch sprake van privégebruik, danmoet u dit tot het loon rekenen. In datgeval berekent u de bijtelling door hetaantal privékilometers te vermenigvuldi-gen met de werkelijke kilometerprijs. Deeigen bijdrage van de werknemer magvan het resultaat van deze berekeningworden afgetrokken, maar het saldo kanniet negatief zijn, zoals bij de regelingprivégebruik auto binnen een loontijdvakwel het geval kan zijn.

4.8 Wachtdienst

Bij werknemers die voor wachtdiensteneen auto van de zaak ter beschikking heb-ben, kan fiscale bijtelling uitblijven. Eenwachtdienst is een roulatiesysteem waar-bij de werknemer een bepaalde periodeoproepbaar moet zijn. Hiervan is vaaksprake bij bijvoorbeeld de marechausseeof de politie, maar ook bij particulierebeveiligingsbeambten die met een dienst-auto rijden. Of aan de auto is af te lezendat die eigendom is van de instantie of defirma is onbelangrijk. De regeling houdtin dat u gereden kilometers tijdens dewachtdienst (inclusief het aansluitende

woon-werkverkeer) als zakelijk kunt aan-merken. Als de situatie voldoet aan de volgendevoorwaarden is sprake van de wachtdienst-regeling:

De werknemer heeft geen invloed opde keuze van de aangeschafte auto.De werknemer heeft privé een auto die(beter) geschikt is voor privégebruik.Tijdens de wachtdienst moet de werk-nemer op redelijke afstand van zijnwoonplaats blijven.De werknemer registreert het aantalgereden kilometers en de bijzonderhe-den van de bestemmingen tijdens dewachtdienst.

Met de bestelauto naar de sportschool karren

Marieke is schilder en rijdt met een be-stelwagen naar haar klanten. Deze bestel-auto is alleen geschikt voor het vervoervan goederen en heeft maar één stoel.Marieke heeft zelf ook een auto, maar éénkeer per week rijdt ze direct vanuit haarwerk met de bestelauto naar de sport-

school. Deze omrijkilometers gelden alsprivékilometers en moeten daarom alsloon in natura bij het salaris wordenopgesteld. Maandelijks rijdt Marieke 76kilometer om. U berekent de bijtelling alsvolgt: 76 x e 0,29 (werkelijke kilometer-prijs van deze bestelauto) = e 22,04.

Bij bestelauto’sspeelt aard van de

lading een rol

Geen bijtellingvoor

wachtdienstregeling


Speciale situatiesBij het lezen van de vorige hoofdstukken in dit dossier heeft u al ont-

dekt dat de auto van de zaak een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde is,

maar dat hij u behoorlijk wat werk oplevert! Vooral het berekenen van

de bijtelling is aan veel regels gebonden. Dit hoofdstuk gaat in op de

uitzonderingen die gelden als het gaat om deze bijtelling. Hoe zit het

bijvoorbeeld als een werknemer lange tijd ziek is of halverwege het jaar

uit dienst gaat? En wat zijn de regels als de werknemers steeds in ande-

re bedrijfsauto’s rondrijden?

Regelmatig doen zich situaties voor waar-bij een werknemer een bepaalde periodeafwezig is, bijvoorbeeld tijdens zijnvakantie. Maar de afwezigheid kan ookhet gevolg zijn van ziekte, een schorsingof bij technische werkloosheid. Zijn autovan de zaak staat hem gedurende deafwezigheid nog steeds ter beschikkingen de bijtelling voor privégebruik geldtdan ook nog steeds.

5.1 Langdurige afwezigheid

In het geval van langdurige ziekte, schor-sing of het niet beschikbaar zijn vanwerk, kunnen er wel bijkomende proble-men ontstaan. Zo kan het nodig zijn omeen vervanger aan te nemen die de werk-zaamheden van een zieke overneemt.Aangezien de zieke voor het uitvoerenvan het werk een auto nodig had, geldtdit ook voor zijn vervanger. Een andereauto regelen is dan een optie, maar weleen dure. Goedkoper is het om de ziekezijn auto te laten inleveren. Het is echternog maar de vraag of u een niet-actievewerknemer de auto kunt afnemen.

5.1.1 Auto terugeisenWerd de auto alleen voor zakelijke doel-einden gebruikt, dan is er geen probleemals de gebruiker door omstandighedenniet kan werken. De werknemer heeft in

dat geval geen recht op de auto. Het islouter een middel dat hem ter beschik-king staat om bepaalde werkzaamhedenuit te voeren. Gebruikte de werknemer deauto echter ook voor privédoeleinden,dan liggen de zaken anders. Het privége-bruik van een auto van de zaak moet unamelijk beschouwen als ‘loon in natura’.Zo’n voordeel kunt u de werknemer inprincipe niet afnemen zolang de arbeids-overeenkomst loopt.

ArbeidscontractToch behoort terugeisen van de auto tot demogelijkheden. Dit is in de eerste plaatshet geval als hierover afspraken zijn vast-gelegd, bijvoorbeeld in het arbeidscontractof de leaseovereenkomst. U moet hierbijwel een redelijke termijn voor teruggavehanteren. Gebruikelijk is een periode vanéén maand. Bovendien is zo’n afspraakalleen geldig als u deze heeft vastgelegd bijaanvang van de overeenkomst.

Eenzijdig wijzigingsbedingLatere afspraken op dit terrein zijn alleenmogelijk als er een zogenoemd ‘eenzij-dig wijzigingsbeding’ in de arbeidsover-eenkomst staat. Op basis van dit be-ding kunnen arbeidsvoorwaarden op initiatief van de werkgever gewijzigdworden, maar alleen als er sprake is vaneen ‘zwaarwichtig bedrijfsbelang’, bij-

voorbeeld omdat de onderneming finan-ciële problemen heeft.

Zwaarwichtige belangenEen andere mogelijkheid om een autovan de zaak terug te eisen, heeft ook temaken met een ‘zwaarwichtig bedrijfsbe-lang’. Kan de werkgever namelijk aanto-nen dat zijn belangen bij de auto groterzijn dan die van de werknemer, dan moetde werknemer de auto alsnog inleveren.Denk hierbij aan een auto die speciaalvoor bepaalde werkzaamheden is toege-rust. Als de vervanger van de werknemerof een collega deze werkzaamheden nietkunnen uitvoeren zonder deze auto, is ersprake van een zwaarwichtig belang.

5.1.2 CompensatieWat de werkgever ook besluit en opwelke grond hij dat ook doet, voor u is

het essentieel om in de gaten te houdenof de desbetreffende werknemer bij inle-vering van de auto recht heeft op een ver-goeding. Aangezien privégebruik van een bedrijfsauto beschouwd moet wordenals loon in natura, heeft de werknemerrecht op compensatie voor verlies van ditloon. U kunt hier niet van afwijken, ten-zij de werknemer in het verleden een ver-klaring ondertekend heeft waarin hijafziet van deze vorm van compensatie.

Hoogte vergoedingEr zijn echter geen eenduidige regels omde hoogte van de vergoeding te bepalen.U moet zelf, in alle redelijkheid, deze

Recht op vergoeding bij inleveren

auto

55


maandelijkse compensatie vaststellen.Eén mogelijkheid is om de bijtelling diede Belastingdienst hanteert, 14%, 20% of25% van de cataloguswaarde van de autoper jaar, te gebruiken als maatstaf voorde compensatievergoeding. U kunt echterook uitgaan van het gemiddelde bedragdat het per maand kost om in een bepaal-de auto te rijden. Hiervoor kunt ugebruikmaken van de lijsten ‘autokostennieuwe auto’s’ op de website van deANWB (anwb.nl, zoek op ‘autokostennieuwe auto’s’). Een andere mogelijkheidis berekenen hoeveel het kost om met hetopenbaar vervoer te reizen in plaats vanmet de auto. Informatie over die tarievenvindt u onder meer op de website van deNS (ns.nl).

RedelijkDe uitkomsten van deze berekeningenkunnen sterk uiteen liggen. Of de geko-zen vergoeding daadwerkelijk redelijk is,

moet de rechter bepalen als één van departijen uit ontevredenheid zijn oordeelvraagt. Eén ding staat vast: hoe hoog oflaag de vergoeding ook is, deze kwalifi-ceert altijd als loon. Het gevolg daarvan isdat u over het bedrag loonheffingen moetinhouden en afdragen.

5.2 Deel van het jaar

Voor de berekening van de bijtelling voorprivégebruik speelt naast de aard en hetaantal beschikbaar gestelde bedrijfsauto’sook de factor tijd een rol. Als de werkne-mer maar een deel van het jaar voorprivédoeleinden de bedrijfswagen heeftgebruikt, moet u een berekening naarrato maken. In de eerste plaats moet udan het aantal afgelegde privékilometersomrekenen naar een heel jaar. Reed dewerknemer bijvoorbeeld achthonderdprivékilometers in vier maanden tijd, dan gebruikt u de formule 4/12 x 800 =

2.400 kilometer per jaar. In dit gevalwordt de grens van vijfhonderd kilometerduidelijk overschreden. U moet dan ookhet bijbehorende percentage van de cata-loguswaarde bij het loon van de werkne-mer optellen, uiteraard alleen voor dievier maanden. De berekening past u ooktoe op werknemers die tijdens eenlopend kalenderjaar in dienst treden ofuit dienst gaan.

5.3 Einde dienstverband

Gaat een werknemer in de loop van hetjaar uit dienst, dan moet u de bijtellingnaar rato berekenen, zoals hiervoor isbeschreven. Hetzelfde geldt als de werk-nemer halverwege het jaar in diensttreedt. Wat er met de auto zelf gebeurt, iseen zaak tussen de werkgever en de ver-trekkende werknemer: of de werknemerkoopt de auto, of hij geeft de wagenterug. De financiële consequenties kun-nen in beide gevallen gunstig zijn, voorwerkgever en werknemer, maar u doet erwel goed aan om waakzaam te zijn.

5.3.1 LeaseautoAls een werknemer uit dienst gaat enbeschikte over een leaseauto, loopt hetleasecontract van deze auto mogelijk nogeen tijd door, met alle kosten van dienvoor de onderneming. In eerste instantiezal de werkgever de leaseauto proberendoor te schuiven naar een andere werk-nemer die in aanmerking komt voor eenauto van de zaak. Is de auto niet nodigvoor een andere werknemer, dan doet uer goed aan om de werkgever te advise-ren het leasecontract te verkopen aan een andere werkgever. Marktplaatsen opinternet zijn hiervoor een uitermategeschikt middel.

5.3.2 Auto van de zaak overnemenWerknemers kiezen er vaak voor om deauto van de zaak te kopen van hun werk-gever. Ze kennen de auto immers enweten exact in welke staat deze verkeert.Denken werkgever en werknemer echterdat ze de koop voor een spreekwoorde-lijk prikje kunnen sluiten, dan zoudenze wel eens van een koude kermis kun-nen thuiskomen. Verkoopt u de auto

Hoogte vergoeding bij terugeisen bedrijfsauto

Jeffrey is al geruime tijd ziek en moet zijnbedrijfsauto – een Mini Cooper Cabrio1.6 Sidewalk met de nodige extra’s van defabrikant – inleveren. Hij wendt zich tot umet de vraag op welke compensatiever-goeding hij recht heeft zolang hij arbeids-ongeschikt is. U maakt een aantal proef-berekeningen, telkens met een verschil-lend uitgangspunt:

bijtelling van de Belastingdienst: 1/12(per maand) x 25% (bijtelling) x e 32.810 (cataloguswaarde) = e 683,54;

gemiddelde autokosten per maand: e 712 (anwb.nl);openbaarvervoerskosten, bijvoorbeeldeen OV-maandabonnement 2e klas): e 359,50 per maand (ns.nl).

Kiest u voor deze laatste optie, danbespaart u maandelijks maar liefst e 352,50 ten opzichte van het duurstealternatief. Bedenk wel dat bij een goed-kopere bedrijfsauto de verhoudingenheel anders kunnen liggen dan in ditvoorbeeld.

Veel en weinig privékilometers in één maand

Linda begint op 1 december met haarnieuwe baan en krijgt een auto van dezaak. In deze ene maand rijdt zij veertigprivékilometers met haar nieuwe auto.Dat is per jaar dus 12 x 40 = 480 kilo-meter. Ze blijft net onder de grens vanvijfhonderd privékilometers per jaar enkrijgt dus niet met een bijtelling over hetprivégebruik te maken. Haar collega

Frans, die tegelijk met haar is begonnen,heeft een stuk meer privéritjes gemaaktmet zijn nieuwe auto. Hij reed in de eer-ste maand 170 privékilometers in zijnauto van de zaak. Omgerekend is dat 12 x170 = 2.040 kilometer per jaar. Hij kandus wel op een bijtelling rekenen. Dezebijtelling komt neer op 1/12 x 25% x cata-loguswaarde van de auto.


namelijk voor een bedrag onder de reëlewaarde van de wagen in het economischverkeer, dan moet u het verschil tussende koopsom en de echte waardebeschouwen als belastbaar loon. Overdit bedrag moet u dus loonheffingeninhouden en afdragen.

5.4 Nieuwe bedrijfsauto

Er is een tijd van komen en van gaan,ook voor bedrijfsauto’s. De werkgeverkan er natuurlijk ook voor kiezen eenoude auto in gebruik te houden, maar ditis niet per definitie gunstiger dan hetaanschaffen van een nieuwe. Los van detoenemende risico’s op stijgende onder-houds- en herstelkosten, geldt voor debijtelling ook een ander uitgangspunt alsde auto 15 jaar of ouder is, zoals u inhoofdstuk 2 heeft kunnen lezen. Advi-seert u de werkgever om een nieuwe autoter beschikking te stellen aan een werk-nemer, dan moet u ook in dit geval extraaandacht aan de berekening van de bijtel-ling besteden als de auto in de loop vanhet jaar wordt aangeboden.

WisselingAls een werknemer in de loop van het jaarvan auto wisselt, heeft dit gevolgen vooruw berekening van de bijtelling. U moetin dat geval namelijk het privégebruik vanbeide auto’s per gebruikte periode bereke-nen. Natuurlijk geldt dit ook in het gevaldat een werknemer halverwege het jaar

een andere leaseauto tot zijn beschikkingkrijgt. Een voorbeeldberekening vindt u inhet kader hier rechtsboven.

5.5 Meerdere auto’s

Uitzonderlijk, maar het komt daadwerke-lijk voor: werknemers die tegelijkertijdmeerdere auto’s van de zaak voor deeigen voordeur hebben staan, bijvoor-beeld een bestelwagen en een personen-auto. In dat geval moet u het privége-bruik per auto van de zaak bekijken.Komt dat voor één van de auto's boven degrens van vijfhonderd kilometer uit, danmoet u de waarde van het privégebruikoptellen bij het loon van de werknemer.Gaat ook één of meerdere andere auto'svan de zaak over de grens heen, danmoet u voor elk van deze auto's afzonder-lijk de bijtelling berekenen. De Belasting-dienst is wel coulant: is de werknemeralleenstaand of heeft geen van zijngezinsleden een rijbewijs, dan hoeft umaar voor één auto bij te tellen, namelijkvoor die met de hoogste cataloguswaarde.Wilt u zeker weten dat u het goed doet,neem dan contact op met de Belasting-dienst.

5.6 Regels voor de autobranche

Sommige werknemers wisselen niet éénkeer van auto, maar hebben ze aan delopende band voor het uitkiezen. Bij bij-voorbeeld een autodealer rijden de mede-

werkers van de verkoopafdeling vastregelmatig in een nieuwe (demonstra-tie)wagen rond. Wie in welke auto hoe-veel privékilometers heeft gereden, is indit geval zo goed als onmogelijk bij tehouden. Dit zou tot onevenredig hogeadministratieve lasten leiden.

5.6.1 RegelingDaarom gelden er voor de autobranche algeruime tijd speciale afspraken. Sinds

2008 kent de Belastingdienst de regeling‘Bijtelling privégebruik auto voor de auto-branche’. Deze regeling is van toepassingop werkgevers in de autobranche die lastigde grondslag voor de bijtelling privégebruikkunnen vaststellen vanwege het steedswisselende gebruik van de auto’s. Nietalleen autodealers, maar ook autohandela-ren, leasemaatschappijen en importeurskunnen gebruikmaken van deze regeling.

5.6.2 Per dagU berekent de bijtelling per dag voorwerknemers die regelmatig een verschil-lende auto gebruiken. Ook als de werkne-mer de auto een dag niet gebruikt. U

Nieuwe baan, toch nog bijtelling

Gerard heeft een nieuwe baan gevonden en dient zijn ontslagin. Zijn dienstverband eindigt op 31 mei. Hij heeft een auto vande zaak, dus u moet uitrekenen welke gevolgen dit heeft voorde bijtelling. De termijn loopt van 1 januari tot en met 31 meien de auto heeft een cataloguswaarde van e 21.000. Gerardlegde in deze vijf maanden 340 privékilometers af, dus dit is 68kilometer per maand. In een heel jaar zou Gerard dus 12 x 68 =816 privékilometers afleggen. Hij overschrijdt daarmee de grensvan vijfhonderd kilometer per jaar en bijtellen is dus verplicht.Per maand komt de bijtelling neer op 1/12 x 25% x e 21.000 = e 437,50. Over de vijf maanden dat Gerard nog in dienst is engebruikmaakt van een auto van de zaak telt u dus 5 x e 437,50= e 2.187,50 bij het loon op.

Nieuwe auto van de zaak

De eerste helft van het jaar rijdt Martijn 1.000 privékilome-ters met de oude bedrijfswagen (cataloguswaarde e 25.000). Op 1 juli krijgt hij de beschikking over een nieuwe auto vande zaak (cataloguswaarde e 30.000). Hiermee rijdt hij de twee-de helft van het jaar ruim 700 privékilometers.

BerekeningVoor de berekening van de bijtelling maakt u in dit geval devolgende berekening:

oude auto: 6/12 x 25% x e 25.000 x = e 3.125;nieuwe auto: 6/12 x 25% x e 30.000 = e 3.750;totale bijtelling op jaarbasis: e 3.125 (oude auto) + e 3.750(nieuwe auto) = e 6.875.

Regeling voorde autobranche werkt

per dag


moet dus per dag bekijken welke auto dewerknemer meeneemt om te kunnenbepalen wat de hoogte van de bijtellingis. Dit is dus ook nog een hele klus. Maarhet is in elk geval praktischer dan voorelke auto het aantal kilometers bij te hou-den en het privégebruik te bepalen.

Vier situatiesDe bijtelling per dag is logischerwijs1/365 van de bijtelling per jaar. Daarnaastis het nog de vraag op basis van welkeauto u de bijtelling moet rekenen. Er kansprake zijn van vier situaties:

De werknemer neemt na werktijd eenauto mee naar huis. Deze auto vormtvoor die dag de basis voor de bijtelling.De werknemer werkt niet, maar heeftwel een auto meegenomen. Op basisvan die auto berekent u de bijtelling.De werknemer neemt tijdens werktijdeen auto mee, parkeert die ergens enbrengt hem niet meer terug. Na werk-tijd vertrekt de werknemer zonder autonaar huis. In dit geval baseert u de bij-telling op de cataloguswaarde van deniet teruggebrachte auto.

De werknemer neemt aan het einde vande werkdag geen auto mee of heeft tij-dens dagen waarop hij niet werkt geenauto tot zijn beschikking. In dat gevalbaseert u de bijtelling op de auto waar-op u de twee maanden daarvoor hetvaakst de bijtelling heeft gebaseerd.

Het is van belang dat uit uw administra-tie per werknemer blijkt op welke auto ude grondslag voor de bijtelling per dagheeft gebaseerd. U moet daarvoor ookbeargumenteren waarom u op een dagvan die auto bent uitgegaan.

5.7 Andere vervoersmiddelen

Als de werkgever een ander vervoermiddeldan een personen- of bestelauto aan dewerknemer ter beschikking stelt, geldt eenandere fiscale regeling. Rijdt een werkne-mer dus met een motor, brommer of zelfseen quad van de zaak, dan moet u één enander anders berekenen.

5.7.1 BerekeningHet privévoordeel is ook bij zulke voertui-gen loon in natura. De waarde in het eco-

nomische verkeer van het privégebruik isloon voor de loonheffingen. Dit kunt uals volgt berekenen: de waarde bedraagthet aantal privékilometers vermenigvul-digd met de werkelijke kilometerprijs,verminderd met de bijdrage die de werk-nemer u betaalt voor het privégebruik.Deze waarde kan per saldo niet negatiefzijn. De werkelijke kilometerprijs omvatalle kosten van het vervoermiddel. Nietalleen de brandstofkosten zijn hierin ver-werkt, ook verzekeringskosten, afschrij-ving, reparaties en dergelijke.

5.7.2 FietsregelingVoor fietsen geldt een andere fiscaleregeling: de fietsregeling. Met deze rege-ling is het mogelijk om de werknemerseens per drie jaar onbelast een fietscadeau te doen. De belangrijkste voor-waarde hiervoor is dat de werknemerzijn fiets voldoende gebruikt voor woon-werkverkeer. Dat komt erop neer dat hijin ten minste 50% van de gevallen(deels) met de fiets naar het werk moetkomen.

OnbelastU kunt binnen de fietsregeling werkne-mers een fiets vergoeden, verstrekken ofter beschikking stellen zonder dat u eenbedrag bij het loon moet optellen. De prijsvan de fiets mag hiervoor niet boven de g 749 (inclusief BTW) uitkomen. Alles watwel boven dit bedrag uitkomt, moet u als-nog bij het loon optellen. U kunt de kos-ten voor met de fiets samenhangendezaken – zoals onderhoud en accessoires –voor uw rekening nemen of dit aan dewerknemer vergoeden zonder dat dit toteen bijtelling leidt. Dit kan echter slechtsonbelast tot een maximumbedrag van g 82. Een gangbare fietsverzekering mag uook onbelast vergoeden of verstrekken.

WerkkostenregelingBent u in 2011 overgestapt op de werkkos-tenregeling? In dat geval is de genoemdefietsregeling voor u komen te vervallen! Inplaats daarvan kunt u zonder nadere nor-meringen en beperkingen werknemersonbelast een fiets vergoeden of verstrek-ken door deze onder te brengen in de vrijeruimte van 1,4% van de loonsom.

Proefritten maken in de autobranche

Als een auto van de zaak niet alleen terbeschikking staat van een werknemer,maar ook beschikbaar is voor proefritten,gelden bepaalde eisen voor de registratievan deze gang van zaken. Zo is het raad-zaam om een getekend bewijs van uitle-nen aan de klant (waar begin- en eindkilo-meterstand op staan) op te nemen in de

rittenregistratie. Een afschrift van de rit-tenregistratie kan in de auto blijven zodateen volgende gebruiker kan ‘doorschrij-ven’ totdat de auto verkocht wordt. Ucontroleert dan of de laatst genoteerdekilometerstand in de administratie van debelanghebbende overeenkomt met dekilometerstand op datum van aflevering.

Hoe zit het met een motor van de zaak?

Karin rijdt op een motor die door haarwerkgever ter beschikking is gesteld. Zokan zij op weg naar haar werk en ‘savonds terug naar huis de dagelijkse filevoorbij rijden, uiteraard met gepastesnelheid. In haar vrije tijd mag Karingraag een toerrit maken met de motor.Dit privégebruik is loon in natura. Voorhet privégebruik betaalt Karin een eigen

bijdrage van e 50 per maand aan haarwerkgever. Gemiddeld rijdt zij maande-lijks driehonderd privékilometers. Dewerkelijke kilometerprijs, waarin allekosten zijn verwerkt, is e 0,35. De waar-de van het privévoordeel is dus (300 x e 0,35) -/- e 50 = e 55 per maand. Ditbedrag moet haar werkgever bij haarloon optellen.


Beperking risico’s In voorgaande hoofdstukken heeft u alles gelezen over hoe u de bijtel-

ling voor privégebruik van de auto van de zaak moet berekenen. Maar

wat zijn de consequenties als u onterecht geen of te weinig bijtelling

heeft berekend? Dan loopt u het risico op een naheffingsaanslag,

heffingsrente en een boete van maximaal g 4.920. En dat wilt u natuur-

lijk voorkomen. In dit hoofdstuk leest u hoe u de risico’s op verrassin-

gen achteraf zo veel mogelijk kunt beperken.

De bijtelling is in principe de verant-woordelijkheid van de werkgever. Als hijauto’s ter beschikking stelt aan de werk-nemers, zult u ervoor moeten zorgendat over de waarde van het privégebruikloonbelasting/premie volksverzekerin-gen en inkomensafhankelijke bijdrageZVW wordt ingehouden. Maar zoals uin voorgaande hoofdstukken heeft kun-

nen lezen, is bijtellen niet nodig als dewerknemer minder dan vijfhonderdprivékilometers per jaar rijdt. Dit moetdan wel aangetoond kunnen worden. De verantwoordelijkheid kan bij dewerkgever óf bij de werknemer zelfkomen te liggen.

6.1 Verantwoordelijkheid werkgever

Rijdt de werknemer minder dan vijfhon-derd kilometer per jaar privé met de auto,dan is er geen sprake van belast loon. Alsu de loonbijtelling achterwege laat in ver-band met deze kilometergrens, is dat inprincipe uw verantwoordelijkheid. Maaru moet er dan wel helemaal zeker van

zijn dat er daadwerkelijk niets hoeft teworden bijgeteld zodat u geen naheffin-gen (en boetes) op uw bordje krijgt. Naasthet onterecht niet bijtellen vanwegeprivégebruik, kunnen er andere oorzakenvoor een naheffing zijn, zoals een onjuis-te (tijdsevenredige) verloning van de bij-telling over het betreffende tijdvak, een tehoge of te lage cataloguswaarde van deauto en een onjuiste verrekening van deeigen bijdrage met de bijtelling.

6.1.1 AdministratieEén van de belangrijkste aandachtspun-ten bij het tellen van privékilometers iseen goede bewijsvoering. Dit kan eennaheffing namelijk uitsluiten. Zoals in de voorgaande hoofdstukken bespro-ken is, kunt u met de werknemerafspreken dat deze een nauwkeurige ensluitende rittenadministratie voert,waaruit moet blijken dat hij op jaarbasisminder dan vijfhonderd privékilometersrijdt. U moet deze administratie contro-leren en daarmee ook het privégebruikvan de auto.

VerlonenAls in de loop van het jaar blijkt dat dewerknemer toch meer dan vijfhonderdprivékilometers zal rijden, moet u devolledige autokostenbijtelling (zoalsdeze geldt op jaarbasis) verlonen over deresterende tijdvakken in het betreffendejaar. Het is ook mogelijk om de verant-

woordelijkheid bij de werknemer te leg-gen. Hierover leest u meer in paragraaf6.2.

6.1.2 CorrectieverplichtingAls u tijdens het lopende jaar ontdektdat een sluitende kilometeradministratieontbreekt of u merkt op dat een bijtel-ling ten onrechte achterwege is geble-ven, moet u deze fout herstellen. U bentverplicht onjuistheden of onvolledighe-den te verbeteren of aan te vullen. Als uerachter komt dat u een verkeerde loon-aangifte heeft gedaan en de aangifteter-mijn is nog niet verstreken, moet uopnieuw aangifte doen met daarin dejuiste gegevens. Is de aangifte op tijd,dan zal de fiscus geen boete opleggen.Ontdekt u de fout na afloop van de aan-giftetermijn, dan bent u verplicht een

correctiebericht in te dienen. Dezestuurt u op samen met de eerstvolgendeof daaropvolgende aangifte. Deze wor-den dan met elkaar verrekend.

6.1.3 TermijnDaarnaast kan ook de Belastingdienst eenfoute aangifte constateren en u verplichtenom de juiste gegevens te verstrekken. Deinspecteur stelt dan een correctietermijnvast. Geeft u geen gehoor aan de correctie-verplichting of dient u het correctieberichtniet of niet op tijd in, dan kan er eenbetaalverzuimboete volgen van 2% van hette laat betaalde bedrag, met een minimumvan g 50 en een maximum van g 4.920.Als de gegevens in het correctiebericht

Bewijs is belangrijkom bijtelling

achterwege te laten

U bentverplicht onjuistheden

te verbeteren

66


niet kloppen of onvolledig zijn, kunt ueveneens een boete verwachten van maxi-maal g 4.920. Deze boetebedragen geldenook als u er zelf achterkomt dat iets nietklopt, maar verzuimt een correctieberichtin te sturen.

6.2 Verantwoordelijkheid werknemer

Als een werknemer de auto van de zaakvoor minder dan vijfhonderd kilometer

per jaar voor privédoeleinden gaatgebruiken, kan hij een ‘Verklaring geenprivégebruik auto’ aanvragen bij deBelastingdienst. Op basis van zo’n ver-klaring hoeft u vervolgens niets bij tetellen. De werknemer moet wel in of naafloop van het kalenderjaar op verzoekvan de Belastingdienst overtuigend kun-nen bewijzen dat hij de auto voor nietmeer dan vijfhonderd kilometer perkalenderjaar voor privédoeleinden heeftgebruikt. Dat kan bijvoorbeeld met eensluitende rittenregistratie. Met de ‘Ver-klaring geen privégebruik auto’ bent ugevrijwaard van eventuele naheffingen,als achteraf blijkt dat de werknemer deverklaring ten onrechte had. De Belas-tingdienst zal in dat geval de verschul-digde loonbelasting/premie volksverze-keringen en de inkomensafhankelijke

bijdrage ZVW bij de werknemer nahef-fen. De naheffing kan verhoogd wordenmet de verschuldigde heffingsrente eneventueel een boete.

Wijzigingen De ‘Verklaring geen privégebruik auto’heeft een looptijd van onbepaalde duur.Als de omstandigheden wijzigen waar-onder de werknemer de verklaring heeftaangevraagd, moet hij dat zo spoedigmogelijk aan de Belastingdienst melden.De verklaring kan dan worden herzien.Vanaf dat moment moet u de bijtellingvoor het privégebruik op de normalemanier tot het loon gaan rekenen. Dewerknemer hoeft geen nieuwe verkla-ring aan te vragen als hij van werkgeververandert.

6.3 Naheffingsaanslag

Als u te weinig of geen loonheffingenafdraagt, kan de Belastingdienst dit bij u– en in sommige gevallen bij de werk-nemer – naheffen via een naheffings-aanslag. De inspecteur heeft geen nieuwfeit nodig om te kunnen naheffen. Ditin tegenstelling tot het opleggen van eennavorderingsaanslag inkomstenbelas-ting/premie volksverzekeringen, waarbijdit in principe wel mogelijk is. De fiscuskan de te weinig afgedragen loonheffin-gen maximaal over de afgelopen vijf jaarterugvorderen. Uiteraard gelden bij hetopleggen van een naheffingsaanslagloonheffingen wel de beginselen vanbehoorlijk bestuur. Is een loonbestand-deel eenmaal in de inkomstenbelas-ting/premie volksverzekeringen betrok-ken, dan kan de inspecteur deze heffingniet meer via een naheffingsaanslag loon-heffingen regelen. Bij een naheffings-aanslag moet u de loonbelasting/premievolksverzekeringen in de regel betalenmet de bijgevoegde acceptgiro.

6.3.1 Redenen De Belastingdienst kan u een naheffings-aanslag opleggen als:

u de ingehouden loonbelasting/premievolksverzekeringen verkeerd heeftberekend en daarom te weinig heeftafgedragen;

u ten onrechte geen loonbelasting/pre-mie volksverzekeringen heeft ingehou-den; u ingehouden loonbelasting/premievolksverzekeringen of verschuldigdeeindheffing niet of niet geheel opaangifte afdraagt; u te veel afdrachtvermindering heeftgeclaimd; u de verschuldigde eindheffing niet ofniet helemaal heeft afgedragen;u de verschuldigde premies werkne-mersverzekeringen niet of niet hele-maal heeft afgedragen; u de verschuldigde en ingehoudeninkomensafhankelijke bijdrage ZVWniet of niet helemaal heeft afgedragen.

6.3.2 Werkgever krijgt aanslagOver het algemeen krijgt de werkgever,als inhoudingsplichtige, de naheffings-aanslag. De Belastingdienst kan er ookvoor kiezen om deze aanslag (behalvevoor het component premies werkne-mersverzekeringen) op te leggen aan

de werknemer als er te weinig loon-heffingen zijn ingehouden als gevolgvan een fout van de werknemer. Bijvoor-beeld omdat de werknemer de loonbe-lastingverklaring onjuist heeft ingevuld.

PraktijkIn de praktijk legt de Belastingdienst ech-ter niet vaak een naheffingsaanslag loon-

Ongeldige verklaring

Als u weet dat de werknemer tenonrechte over de ‘Verklaring geen privé-gebruik auto’ beschikt, staat de Belas-tingdienst niet bij de werknemer, maarbij u op de stoep. U bent dan alsnogverantwoordelijk voor de naheffingsaan-slag. De Belastingdienst moet natuurlijkwel kunnen bewijzen dat u wist dat deverklaring ongeldig was.

Betalingstermijn

De naheffingsaanslag moet u binnen 14 dagen na dagtekening betalen. Valtde laatste dag van de betalingstermijnop een zaterdag, zondag of erkendefeestdag, dan moet u ervoor zorgen datu vóór die dag heeft betaald.

Werknemer kanVerklaring geen

privégebruik aanvragen

Zowel werkgever alswerknemer kan

naheffingsaanslag krijgen


heffingen op aan de werknemer. Het isnamelijk ook mogelijk om de heffing viade inkomensbelasting te corrigeren.

6.3.3 BoetesAls u geen of te weinig loonheffingenheeft ingehouden, moet u naast de ver-schuldigde loonheffingen ook eenbetaalverzuimboete betalen van 2% vanhet te laat betaalde bedrag, met eenminimum van g 50 en een maximumvan g 4.920. Bent u bovendien te laatgeweest met de loonaangifte, dan moetu ook nog eens een boete betalen vanmaximaal g 4.920 voor het niet (tijdig)doen van de aangifte.

OpzetAls u met opzet een onjuiste aangifteheeft gedaan en de Belastingdienst komtdaarachter, kan de fiscus u, naast denaheffingsaanslag, een boete opleggentot maximaal 100% van het verschuldig-de bedrag. De inspecteur moet wel opzetof grove schuld kunnen bewijzen. Straf-vervolging behoort dan ook tot de moge-lijkheden.

HeffingsrenteBij een onjuiste aangifte berekent deBelastingdienst heffingsrente over hetverschuldigde bedrag. Dit percentagestelt het ministerie van Financiën voor-afgaand aan elk kwartaal vast. Deheffingsrente voor het tweede kwartaalvan 2011 is 2,5%.

6.3.4 JuridischU kunt de naheffingsaanslag juridischgezien deels op de werknemer verhalen.Maar over het algemeen is het vrij moeilijkom dit daadwerkelijk uit te voeren. Het isbijvoorbeeld niet ondenkbaar dat de werk-nemer al lange tijd uit dienst is. Ook kuntu zich bezwaard voelen om de (ex-)werk-nemer met zo’n naheffing op te zadelen.De boete die u naast de naheffingsaanslagheeft gekregen, kunt u overigens niet ver-halen op de werknemer.

6.4 Bezwaar maken

Bent u van mening dat de Belasting-dienst ten onrechte een naheffingsaan-

slag heeft opgelegd, dan kunt u bezwaarmaken binnen zes weken na dagtekeningvan de aanslag bij de bevoegde belasting-eenheid (de inspecteur). U kunt ookbezwaar maken tegen de eventuele boeteen heffingsrente.

Beroep aantekenenKomt de inspecteur niet aan het bezwaartegemoet, dan kunt u tegen de uitspraakvan de inspecteur beroep aantekenen bij de rechtbank. Tegen de uitspraak vande rechtbank kunt u eventueel in hogerberoep gaan bij het gerechtshof. Het ge-rechtshof kan, net als de rechtbank, ookeen oordeel geven over de feiten die vanbelang zijn. Bent u het ook niet eens met de uitspraak van het hof, dan kunt unog in cassatie gaan bij de Hoge Raad, dehoogste rechter in Nederland.

6.5 Voor de zekerheid

De bijtelling voor de auto van de zaakvereist specifieke aandacht. Om eventuelenaheffingen en boetes te voorkomen, is

het naast een goede en goed gecontro-leerde administratie verstandig om dewerknemer schriftelijk te laten verklarenof hij wel of niet meer dan vijfhonderdprivékilometers met de auto rijdt. Ookkunt u de werknemer verplichten om u te informeren als hij over deze grensheen gaat.

Overschrijding Een andere mogelijkheid die zekerheidbiedt, is om er standaard van uit te gaandat de werknemer jaarlijks de vijfhon-derdkilometergrens overschrijdt. In datgeval rekent u standaard het bijtellings-percentage van de cataloguswaarde vande auto bij het loon en houdt daaroverloonbelasting/premie volksverzekeringenen de inkomensafhankelijke bijdrageZVW in. Dan loopt u in elk geval niet het risico dat er te weinig heffing is inge-houden. Als dit achteraf te veel blijkt tezijn, kan de werknemer de te veel inge-houden loonbelasting/premie volksverze-keringen via zijn aangifte inkomstenbe-lasting terugkrijgen.

Voorbeeld naheffing bij onterechte verklaring

David rijdt in een auto van de zaak meteen catalogusprijs van e 24.000. Hijbeschikt met ingang van 1 januari overeen ‘Verklaring geen privégebruik auto’waarvan zijn werkgever een kopie in deadministratie bewaart. In septembervraagt de werknemer aan de Belasting-dienst om intrekking van de verklaringomdat hij verwacht dat hij toch meer danvijfhonderd privékilometers zal maken indat jaar. De fiscus legt hem een bijtellingop van 9/12 x 25% x e 24.000 = e 4.500.

Over dit bedrag worden loonbelasting/premie volksverzekeringen en eventueelook de inkomensafhankelijke bijdrageZVW nageheven; de Belastingdienst kande aanslag nog verhogen met een boete.De werkgever moet vanaf 1 oktober permaand een bijtelling tot het loon vanDavid rekenen van 1/12 x 25% x e 24.000= e 500. Over dit bedrag worden danloonbelasting/premie volksverzekeringenen eventueel de inkomensafhankelijke bij-drage ZVW berekend.

Invorderingsrente bij uitstel van betaling

Als de werkgever bij de rechtbank inberoep is gegaan tegen een naheffings-aanslag of boete, moet hij die wel gewoonbetalen. Hij kan een schriftelijk verzoekom uitstel van betaling bij de Belasting-dienst indienen voor het gedeelte van het

bedrag waarmee hij het niet eens is. Overde periode van uitstel van betaling be-rekent de fiscus wel invorderingsrente.De invorderingsrente voor het tweedekwartaal van 2011 is 2,5%. Per 1 juli 2011wordt dit 2,75%.


Vastleggen autoregelsHet is van belang om vooraf duidelijke afspraken te maken over het

gebruik van de auto van de zaak, om te voorkomen dat er misverstan-

den ontstaan. Het gaat bijvoorbeeld om afspraken over privégebruik,

brandstofkosten en parkeerkosten. Daarnaast is het handig om de

hoogte van de eigen bijdrage schriftelijk vast te leggen. Al deze afspra-

ken neemt u op in een gebruikersovereenkomst, zodat beide partijen

weten waar zij aan toe zijn.

Allereerst zullen werknemer en werkgeverafspraken moeten maken over het privé-gebruik van de auto. Hier zijn immers fis-cale consequenties aan verbonden. Als dewerknemer de auto niet privé mag of wilgebruiken, moet dat voor de Belasting-dienst bewijsbaar zijn. In de gebruikers-overeenkomst (zie bijlage 3) kan de werk-gever een bepaling opnemen dat privé-gebruik niet is toegestaan. Dit alleen is

overigens niet voldoende als bewijs voorde Belastingdienst. Daarnaast moet u hetautogebruik goed controleren.

7.1 Privégebruik

Uiteraard is het ook mogelijk om in deovereenkomst een bepaling op te nemendat privégebruik wel is toegestaan. Het isverstandig daarbij te vermelden dat defiscale consequenties, de bijtelling, voorrekening van de werknemer zijn.

7.1.1 Eigen bijdrage werknemerDe werkgever kan van de werknemer eeneigen bijdrage verlangen voor het gebruik

van de auto voor privéritten. Voorbeeldenzijn bijdragen voor parkeerkosten, acces-soires, onderhoud, wasbeurten, een hogerleasebedrag voor een auto uit een duurde-re klasse en de afkoopsom van het leasebe-drag bij het einde van de dienstbetrekking.

Vast bedragAl deze kosten kunt u ook ondervangendoor de werknemer een vast bedrag pergereden privékilometer te laten betalen ofeen vast bedrag per maand. In degebruiksovereenkomst kunt u precies vast-leggen voor welke kosten de werknemereen eigen bijdrage moet betalen en hoehoog de eigen bijdrage per maand of perkilometer is. De eigen bijdrage brengt u inmindering op de loonbijtelling voor hetprivégebruik, op voorwaarde dat duidelijkis vastgelegd dat het om een eigen bijdra-ge wegens privégebruik gaat.

Verhoging eigen bijdrageAls de werknemer heel veel privégebruikmaakt van de auto, kunt u over-wegen om de eigen bijdrage te verhogen.Uiteraard moet deze mogelijkheid vantevoren overeengekomen zijn.

7.1.2 Andere gebruikersAls een werknemer een auto van de zaakook privé gebruikt, zal het vaak voorko-men dat ook anderen gebruikmaken vande auto. Bijvoorbeeld de partner van dewerknemer of kinderen die in het bezit

zijn van een rijbewijs. Werkgever en werk-nemer kunnen afspreken dat het gebruikdoor derden zich beperkt tot de gezinsle-den of dat alleen de werknemer de automag besturen.

Collega’sAls het een bedrijfsauto betreft die colle-ga’s ook mogen gebruiken, is het verstan-dig om vast te leggen in de gebruiksover-eenkomst dat de auto van de zaak ookbeschikbaar moet zijn voor zijn collega’s,als dit nodig is voor hun werkzaamheden.

7.1.3 OnderhoudEen auto heeft regelmatig onderhoudnodig. Banden slijten, olie moet wor-den bijgevuld en één keer per jaar moe-ten auto’s van drie jaar en ouder naar de garage voor een apk-keuring. Werk-gever en werknemer moeten vastleggen

wie verantwoordelijk is voor het onder-houd en uiteraard wie de kosten betaalt.

7.1.4 TerugvorderingVooraf moeten werkgever en werknemerafspraken maken over het eventueel terug-vorderen van de auto. Dit kan nodig zijnals de werknemer een langere periode nietkan werken, bijvoorbeeld door ziekte,arbeidsongeschiktheid, schorsing, intrek-king van het rijbewijs of non-actiefstelling.

7.2 Verantwoordelijkheid schade

Een paaltje dat de chauffeur over hethoofd ziet, een aanrijding: een ongeluk

Afspraken over autovastleggen

in overeenkomst

Leg vastwie voor welke kosten

opdraait

77


zit in een klein hoekje. Ook met de autovan de zaak kan zoiets natuurlijk voorko-men. De vraag is dan wie verantwoorde-lijk is voor de schade.

7.2.1 Onder werktijdIn principe is de werkgever verantwoor-delijk voor de schade die is ontstaan aaneen auto van de zaak, als deze schade isontstaan tijdens de werkzaamheden. Dewerkgever moet in dat geval de schadevoor zijn rekening nemen en kan dewerknemer niet dwingen dit te betalen ofde kosten op hem verhalen.

Opzet of roekeloos gedragHet is alleen mogelijk om de schade op dewerknemer te verhalen als hem opzet ofbewuste roekeloosheid te verwijten valt.Hiervan is in ieder geval sprake als deschade is ontstaan door onbehoorlijkgebruik of onderhoud van de auto. Dewerknemer valt ook opzet of roekeloosgedrag te verwijten als hij rijdt onderinvloed van drank, drugs of medicijnen.Komen daar ongelukken van, dan mag ude kosten op de werknemer verhalen.Hetzelfde geldt als de werknemer de autogebruikt voor joyriding of straatraces en deauto van de zaak loopt daarbij schade op.In gebruiksovereenkomsten zijn over hetalgemeen voorwaarden opgenomen overdrank- en drugsmisbruik en het onder-houd van de auto.

7.2.2 Buiten werktijdSchade ontstaat niet alleen tijdens zakelij-ke ritten, maar ook tijdens privégebruik.In principe kan de werkgever deze scha-de verhalen op de werknemer. Vaak spre-ken werkgever en werknemer af dat dewerknemer een eigen bijdrage betaalt bijschade. In feite wordt dan een eigen risi-co afgesproken. Beide partijen kunnenook afspreken dat bij het eerste schadege-val in een jaar de werknemer geen eigenbijdrage hoeft te betalen.

BijtellingBetaalt de werknemer een eigen bijdragebij schade, dan mag u deze in minderingbrengen op de bijtelling. Dit mag echterniet als de schade het gevolg is vanonrechtmatig of onzorgvuldig handelen

(opzet en roekeloosheid). Dan betaalt hijhet volle pond.

7.2.3 Vervangende autoAls de auto van de zaak in reparatie is,moet de werknemer nog wel over eenauto kunnen beschikken om zijn werk-zaamheden te kunnen uitvoeren of omnaar zijn werk te kunnen komen. Dewerkgever moet in dat geval vervangendvervoer regelen. Bij een leaseauto is eenvervangende auto meestal onderdeel vanhet contract.

7.3 Boetes

Een parkeerbon of een snelheidsboete zijnverkeersovertredingen en vallen daarmeein de categorie ‘schade ontstaan dooropzet of roekeloos gedrag’. De werkgeverkan de boetes in dat geval dus verhalen opde werknemer. Als de werkgever afziet vanhet verhaalsrecht, geniet de werknemerwel een voordeel: hij betaalt immers eenboete die aan de werknemer toe te reke-nen valt. Dit voordeel moet u tot het loonvan de werknemer rekenen. U mag hieropeindheffing toepassen. In dat geval hoeft uover het boetebedrag geen premies werk-nemersverzekeringen te betalen en deinkomensafhankelijke bijdrage ZVW in tehouden en af te dragen.

7.4 Brandstof

Zonder benzine, diesel of gas komt eenauto niet ver: een auto heeft regelmatigeen tankbeurt nodig. Werkgever en werk-nemer kunnen voor de kosten verschil-lende constructies afspreken. De eerstemogelijkheid is dat de werkgever allebrandstof betaalt, ook voor de privéritten.Hij kan van de werknemer een vasteeigen bijdrage vragen voor de brandstof-kosten.

PrivégebruikU kunt ook afspreken met de werknemerdat deze alle brandstof betaalt die hijprivé gebruikt. In dat geval moet de werk-nemer een rittenregistratie gaan bijhou-den, omdat er bij een tankbeurt meestalmeer brandstof ingaat dan de werknemergebruikt voor die privéreis. Een rittenre-gistratie is meestal niet wenselijk, omdatde werknemer dat met de bijtelling voorprivégebruik nu juist voorkomt. Een vasteeigen bijdrage is dan dus handiger.

7.4.1 BrandstofpasAls u de brandstofkosten vergoedt, levertdat een hoop tankbonnetjes op in de por-temonnee van de werknemer. Deze moetde bonnetjes niet verliezen, anders kanhij ze niet meer bij u declareren. Handi-

Moet de werkgever verkeersboetes betalen?

Er is lange tijd onduidelijkheid geweestover of de werkgever verkeersboetes vante hard rijdende werknemers nu wel ofniet moet betalen. In 2008 is deze kwestieeindelijk opgelost. Deze oplossing kwamvoort uit een rechtszaak die een werkne-mer tegen zijn werkgever had aangespan-nen, omdat die een snelheidsboete ophem had verhaald. Het gerechtshof inDen Haag stelde de werknemer in eersteinstantie in het gelijk. Bij een overschrij-ding van de maximumsnelheid met min-der dan tien kilometer per uur zou name-lijk geen sprake zijn van opzet of bewusteroekeloosheid. De rechter stelde dat alleverkeersboetes voor maximaal tien kilo-meter te hard rijden voor rekening van de

werkgever moesten komen. Dan is sprakevan een voordeel voor de werknemer.

Discussie geslotenDeze uitspraak deed flink wat stofopwaaien. De zaak kwam voor de HogeRaad en deze stelde uiteindelijk dat debetreffende rechter de wet verkeerd haduitgelegd. De eindconclusie was dat dewerkgever álle verkeersboetes gewoonmag verhalen op de werknemer. Die heeftzich immers onder werktijd niet aan desnelheidsregels gehouden. Verhaalt dewerkgever de boete niet, dan is de boetebelast loon. En daarmee is de discussiegesloten. Hoge Raad, 13 juni 2008, LJN: BC8791


vervolgens bij u declareren. Vervolgensvergoedt u die kosten onbelast aan dewerknemer en houdt u het bedrag in alseen eigen bijdrage voor privégebruik. Umoet deze afspraken wel vooraf goedvastleggen in de gebruikersovereenkomstvan de auto van de zaak!

CafetariasysteemDe werknemer kan de onbelaste kosten-vergoeding ook als doel in een cafetaria-systeem inzetten. In dit geval houdt datdus in dat de werknemer brutoloon kanruilen voor de brandstofkostenvergoeding.De werknemer hoeft dan geen belasting-heffing over het betreffende bedrag tebetalen. Voor u is het kostenneutraal, ubespaart zich zo zelfs de premies werkne-mersverzekeringen en vergoeding van debijdrage ZVW over het bedrag.

7.5 Parkeerkosten

Het is een open deur, maar als een autoniet rijdt, staat hij geparkeerd. En in som-mige gevallen brengt dat kosten met zichmee. Wie betaalt wat?

Bij het werk De vergoeding of verstrekking van par-keergelegenheid bij de plaats van de werk-zaamheden is onbelast. Dit kan de eigenwerkplek zijn, maar ook bijvoorbeeld hetadres van een klant. Dit betekent dat u dewerknemer een parkeerplek mag verstrek-ken bij het werk, zonder dat het hem eenprivévoordeel oplevert. Ook parkeerticketsmag u onbelast aan de werknemer vergoe-den, zolang deze werkgerelateerd zijn.

Thuis De vergoeding of verstrekking van eenparkeerplaats in of bij de woning van dewerknemer is belast voor de loonheffin-gen. Parkeergelegenheid bij de woning isbijvoorbeeld een garage of een oprijlaan.Daaronder valt ook een garagebox, eenparkeerdek of een vaste parkeerplek in deonmiddellijke nabijheid van de woning.De vergoeding of verstrekking daarvan isloon in natura. Binnen de werkkostenre-geling kunt u zo’n vergoeding of verstrek-king binnen uw vrije ruimte van 1,4%van de fiscale loonsom onderbrengen.

Voorbeeldberekening voorschot brandstofkosten

Een werkgever heeft aan werknemer Rutheen leaseauto ter beschikking gesteld.Brandstof zit bij het leasecontract inbe-grepen en wordt bijgehouden met eenbrandstofpas. Haar werkgever betaalthiervoor maandelijks een voorschot van e 231 aan de leasemaatschappij. Ditbedrag is gebaseerd op de woon-werk-afstand, brandstofprijs, verbruik van deauto en het verwachte privégebruik:

woon-werkafstand: 87 kilometer (heen-en terugreis);

brandstofprijs: e 1,28 per liter;verbruik: 1 op 13;verwacht privégebruik: 435 kilometersper maand;aantal werkdagen per maand: 22.

Het geschatte aantal kilometers permaand kunt u als volgt berekenen: (22 x 87) + 435 = 2.349 kilometer. Hetvoorschot voor de brandstofkosten dat de werkgever betaalt aan de lease-maatschappij bedraagt dan (2.349/13)=180,69 x e 1,28 = e 231 (afgerond).

Intermediaire vergoedingen en de auto van de zaak

Als u in 2011 bent overgestapt op dewerkkostenregeling, kunt u bepaaldebedragen die de werknemer heeft voorge-schoten onbelast vergoeden. Dit zijnnamelijk zogenoemde ‘intermediaire’ ver-goedingen en die worden niet tot het loongerekend. Als het gaat om de auto van de

zaak, kunt u denken aan brandstofkostenvoor zakelijke ritten, het wassen van deauto en onderhoudskosten, zoals de apk-keuring. Omdat deze vergoedingen niettot het loon worden gerekend, gaan zedus niet ten koste van de vrije ruimte van1,4% van de fiscale loonsom.

ger is het om met een brandstofpas te wer-ken. De meeste leasemaatschappijen wer-ken met zo’n pas, maar ook voor de autovan de zaak die op naam staat van dewerkgever, kan met een tankpas wordengewerkt. Met een tankpas hoeft de werk-nemer de brandstofkosten niet langer voorte schieten. Met een tankpas kan de werk-nemer ook vaak olie en wasbeurten afreke-nen. Om misbruik te voorkomen zijntankpassen beveiligd met een pincode.

FactuurAlle tanktransacties van alle bedrijfsauto’skomen eens per maand op een factuur,die de werkgever voldoet. Voor deze ser-vice betaalt hij een vast bedrag per maand. De werknemer moet bij het afrekenen vande brandstof de kilometerstand invoeren.U kunt zo zicht houden op het brandstof-verbruik en het aantal gereden kilometers.

7.4.2 LeaseautoBij een leaseauto betaalt de werkgevereen vast bedrag per maand aan de lease-

maatschappij voor de huur. Als de werk-gever voor een fullservicecontract met deleasemaatschappij kiest, zitten daar ookde brandstofkosten bij in. Het termijnbe-drag bevat dan een voorschot op debrandstofkosten. Achteraf vindt dan deafrekening plaats van de werkelijkgemaakte brandstofkosten.

7.4.3 BuitenlandMoet een werknemer een zakelijke reisnaar het buitenland maken, dan vergoedtde werkgever uiteraard zijn brandstofkos-ten. Maar voor privégebruik vergoeden demeeste werkgevers alleen de brandstofkos-ten in Nederland. Gaat een werknemernaar het buitenland op vakantie, dan zijnde brandstofkosten voor eigen rekening.

BijtellingHet is wel mogelijk om de brandstofkos-ten in het buitenland af te trekken van debijtelling voor het privégebruik van deauto van de zaak. Hiervoor moet de werk-nemer de brandstof eerst zelf betalen en

Bijlage 1: Aanvraagformulier ‘Verklaring geen privégebruik auto’



Auto : Blz.Kenteken :

Datum Ritnr. Beginstand Eindstand Naar (route) Bezoekadres Z P

ToelichtingDe ritten worden per dag genummerd.Kolom zakelijk (Z) of privé (P) aankruisen.Woon-werkverkeer geldt als zakelijk verkeer.

Bijlage 2: Modelrittenstaat


Aanvulling op de arbeidsovereenkomst inzake verbod op privé-gebruik van de ter beschikking gestelde bestelauto.

De ondergetekenden:

A. [NAW-gegevens + loonheffingennummer] ... hierna te noe-men werkgever en

B. [NAW-gegevens + BSN + functie] ..., hierna te noemenwerknemer

zijn het volgende overeengekomen:

Artikel 1: Ter beschikking gestelde bestelautoDe werkgever heeft met ingang van ... de volgende bestelautoaan de werknemer ter beschikking gesteld: (merk, type, kente-ken en waarde van de bestelauto inclusief BTW en – voorbestelauto’s aangeschaft op of na 1 juli 2005 – BPM).

Artikel 2: Verbod op privégebruikHet is de werknemer niet toegestaan om de bestelauto voorprivédoeleinden te gebruiken.

Artikel 3: Toezicht op naleving door de werkgeverDe werkgever houdt voldoende toezicht op de naleving van hetverbod op privégebruik van de bestelauto.

Artikel 4: SanctiesIndien uit welke hoofde dan ook door de werkgever wordtgeconstateerd dat het verbod op privégebruik door de werkne-mer wordt overtreden, worden de volgende sancties opgelegd:

De werkgever legt de werknemer een boete op van e ... pergeconstateerde overtreding alsmede een bedrag van e ... perverreden privékilometer. Deze boete wordt op het nettoloonvan de werknemer ingehouden.Ingaande de datum van de geconstateerde overtredingwordt de waarde van het privégebruik (14%, 20% of 25% ofmeer van de waarde van de bestelauto) van de bestelautotijdsevenredig tot het loon van de werknemer gerekend, voorde tijdvakken van het kalenderjaar waarvoor de aangifteter-mijn is verstreken dienen correctieberichten op de loonaan-gifte te worden opgemaakt, tenzij de werknemer aan de werk-gever alsnog overtuigend kan bewijzen dat de ter beschikkinggestelde bestelauto in het kalenderjaar niet meer dan vijfhon-derd kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt.

Alle verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekerin-gen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekerings-wet alsmede de boete en de heffingsrente die voortvloeienuit de overtreding van het verbod op privégebruik verhaaltde werkgever op de werknemer. De werkgever kan ervoorkiezen om (geheel of gedeeltelijk) van verhaal af te zienvoor zover hij niet heeft voldaan aan de in artikel 3 neer-gelegde verplichting tot het houden van voldoende toe-zicht.

Indien het verbod op privégebruik herhaaldelijk wordt overtre-den, kan dit naast de hiervoor beschreven sancties ook anderedisciplinaire maatregelen en eventueel ontslag uit de dienstbe-trekking tot gevolg hebben.

Artikel 5: Tijdsduur Deze overeenkomst gaat in op ... en is overeengekomen/vantoepassing tot ... (doorhalen wat niet van toepassing is).

Artikel 6: Overige bepalingenBij deze overeenkomst hoort een toelichting die onlosmakelijkdeel van de overeenkomst uitmaakt. Werkgever en werknemerverklaren bekend te zijn met de inhoud en strekking van dezetoelichting.Wijzigingen en/of aanvullingen die betrekking hebben op dezeovereenkomst dienen direct te worden gemeld en schriftelijkdoor zowel werkgever als werknemer te worden bevestigd. De werkgever en de werknemer verklaren door ondertekeningakkoord te gaan met de inhoud van deze overeenkomst en dezezorgvuldig na te leven. Aan het opleggen van de sancties zal strikt de hand wordengehouden.Gedurende de looptijd van deze overeenkomst vermeldt dewerkgever in de aangifte loonheffingen bij de gegevens van dewerknemer code 1 (afspraak privégebruik auto).

Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend te ... op ... 2011.

Handtekening werknemer Handtekening werkgever

Naam werknemer Naam en functie gemachtigde van werkgever

Bijlage 3: Modelverbod privégebruik auto van de zaak

Bijlage 4: Modelgebruikersovereenkomst auto


De ondergetekenden:

1. ..., gevestigd en kantoorhoudende te ..., in deze rechtsgeldigvertegenwoordigd door de heer/mevrouw ..., hierna te noe-men ‘werkgever’;en

2. de heer/mevrouw ..., geboren op ..., wonende te ..., hiernate noemen ‘werknemer’;

verklaren als aanvulling op de tussen hen bestaande arbeidsover-eenkomst als volgt te zijn overeengekomen:

Artikel 1: Auto1.1 Werkgever stelt aan werknemer met ingang van ... de vol-

gende auto van de zaak ter beschikking:van het merk: ...,type: ...,kleur: ...,met het kenteken: ...,voor de periode van ... maanden indien en voor zover dearbeidsovereenkomst in deze periode blijft voortbestaan.

1.2 Zonder uitdrukkelijke toestemming van werkgever mogenaan de auto geen aanpassingen worden aangebracht. Moge-lijke kosten van herstel van de zelf aangebrachte veranderin-gen welke mogelijk schade aan de auto toebrengen zullenworden verhaald op werknemer, zonodig en indien mogelijkzal een en ander worden verrekend via de salarisafrekening.

Artikel 2: Gebruik2.1 De auto van de zaak moet door werknemer worden gebruikt

bij de uitoefening van zijn functie en daartoe ook te allentijde beschikbaar zijn.

2.2 Het is werknemer uitdrukkelijk verboden de auto aan derdenter beschikking te stellen, behalve aan de partner van werk-nemer. De auto van de zaak dient in overleg met werkgeverook beschikbaar te zijn voor andere medewerkers van werk-gever, dit uitsluitend ten behoeve van het uitoefenen vanbedrijfsactiviteiten.

2.3 Werknemer en zijn partner dienen in bezit te zijn van eengeldig Nederlands rijbewijs. Indien en voor zover dit omwat voor reden dan ook wordt ingevorderd, dient de autovoor de duur van de invordering onverwijld te worden inge-leverd.

2.4 Het rijden onder invloed van alcoholhoudende drankenen/of enig bedwelmend middel, alsmede het gebruiken vande auto voor snelheidsproeven, prestatieritten of lesdoelein-den is verboden. Werknemer is aansprakelijk voor alle scha-de en andere kosten die voortvloeien uit overtreding van hetverbod genoemd in dit artikel, voor zover deze niet doorenige verzekering worden vergoed.

2.5 Bij overtreding van het verbod in artikel 2.4. is werkgever ge-rechtigd de auto onverwijld van werknemer terug te vorderen,werknemer is gehouden de auto onverwijld terug te geven.

Artikel 3: Onderhoud3.1 Werknemer is verplicht de ter beschikking gestelde auto op

een zodanige wijze te gebruiken en te onderhouden dat de kos-ten van brandstof, onderhoud en dergelijke binnen normaleproporties blijven en dat de levensduur niet minder zal bedra-gen dan voor de betreffende auto als normatief wordt gezien.

3.2 Werknemer is verplicht de reguliere onderhoudswerkzaam-heden aan de auto tijdig te laten verrichten.

3.3 Kosten voortvloeiend uit overtreding van de in dit artikelgenoemde verboden zullen op werknemer worden verhaald.

3.4 Kosten die door werknemer worden gemaakt ten behoevevan het wassen en poetsen van de auto blijven voor zijnrekening. Werknemer is verplicht de auto regelmatig (nor-matief eens per 14 dagen) te wassen.

Artikel 4: Privégebruik en eigen bijdrage4.1 Het is werknemer toegestaan de ter beschikking gestelde

auto voor privédoeleinden te gebruiken met dien verstandedat indien het privégebruik meer dan vijfhonderd kilometerper jaar bedraagt, de fiscale bijtelling volledig voor rekeningvan de medewerker is.

4.2 Voor privégebruik betaalt werknemer aan werkgever eenstandaard eigen bijdrage van e ... per maand.

Artikel 5: Belastingen/heffingen/boetes5.1 Alle belastingen, heffingen en lasten die ter zake van het

privégebruik van de auto worden opgelegd, komen ten lastevan de werknemer en worden door werkgever niet vergoed.

5.2 Boetes ten gevolge van gepleegde verkeersovertredingendoor (de partner van) werknemer, komen ten laste van werk-nemer. Werknemer ontvangt een kopie van de beschikkingdie middels de salarisafrekening op zijn salaris zal wordeningehouden. Bij herhaalde overtredingen is werkgevergerechtigd de auto van werknemer in te vorderen.

Artikel 6: Schade 6.1 Bij schade door eigen schuld wordt als volgt gehandeld:

a. De eerste schade komt voor risico van werkgever.b. Bij de tweede schade binnen een periode van 12 maanden

na dat het eerste schadegeval plaatsvond, komt 50% vanhet eigen risico voor rekening van werknemer.

c. Bij een derde en volgende schade(n) vallend binnen de inartikel b genoemde periode komt het eigen risico volledigvoor de rekening van werknemer.

d. Het eigen risico is bepaald op basis van de verzekerings-overeenkomst en bedraagt thans e ....

Paraaf werknemer: ... Paraaf werkgever: ...

6.2 In geval van schade dient werknemer werkgever hiervan binnen 24 uur opde hoogte te stellen en de schade af te wikkelen conform de daarvoor gel-dende regels.

6.3 Werkgever behoudt zich het recht voor bij duidelijke nalatigheid, onjuistgebruik of herhaaldelijk voorkomen van schade door eigen schuld heteigen risico op werknemer te verhalen.

Artikel 7: Arbeidsongeschiktheid/non-actief7.1 Bij arbeidsongeschiktheid langer dan twee maanden behoudt werkgever

het recht de ter beschikking gestelde auto terug te vorderen. Over de perio-de van terugvordering betaalt de werknemer geen eigen bijdrage.

7.2 Mocht werknemer geschorst dan wel op non-actief zijn gesteld, dan kanwerkgever de auto onverwijld terugvorderen. Voorts behoudt werkgeveralsdan het recht de nog resterende termijnen van de aanvullende bijdrageals genoemd in artikel 4, te vorderen en te verrekenen met het nog te beta-len salaris.

Artikel 8: FunctiewijzigingIndien werknemer een andere functie gaat bekleden of de omstandighedenwaarbinnen hij de huidige functie uitoefent zich zodanig wijzigen dat hij daar-door niet meer in aanmerking komt voor een auto van de zaak, dan wordt dezeovereenkomst ontbonden en is werknemer gehouden de auto onverwijld terugte geven.

Artikel 9: Einde dienstverbandBij tussentijdse beëindiging van de dienstbetrekking op initiatief van de werk-nemer, kan de werkgever de werknemer verplichten de <merk> <type> over tenemen tegen de handelswaarde, inclusief BTW, zoals deze door de <merk>dealer voor de regio <plaats> is vastgesteld.

Artikel 10: Uitdiensttreding10.1 Werknemer dient onmiddellijk na beëindiging van het dienstverband, dat

wil zeggen binnen 24 uur, de ter beschikking gestelde auto in oorspronke-lijke staat in te leveren op kantoor van werkgever. Alle bescheiden, sleutelset cetera. dienen hierbij bij werkgever te worden ingeleverd.

10.2 De eventuele kosten voor het herstel van de bij inlevering geconstateer-de schaden en/of achterstallig onderhoud zijn voor rekening van werk-nemer.

10.3 Alle kosten die werkgever moet maken teneinde de auto terug te vorderenvan werknemer indien deze niet op het eerste verzoek van werkgever vrij-willig door werknemer is teruggegeven, waaronder begrepen zowel degerechtelijke als ook de buitengerechtelijke kosten, zijn voor rekening vanwerknemer.

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt, per bladzijde geparafeerden ondertekend te ... op ... 2011.

De heer/mevrouw De heer/mevrouw namens werkgever werknemer


COLOFON

Dossier Salaris Rendement is een periodiek ver-schijnend thematisch magazine voor de loon- enpersoneelsadministratie, zoals salarisadministrateurs,hoofden financiële en salarisadministratie en medewerkers personeelsadministratie en P&O-managers

Dossier Salaris Rendement is een uitgave vanRendement Uitgeverij BVGroot Handelsgebouw Unit D1.109Conradstraat 38, Rotterdam Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam (redactieadres)Tel. (010) 243 39 33Fax (010) 243 90 28www.rendement.nl/salaris

Hoofdredacteur Lotte van Reese-mail: [email protected]

Eindredactie Ravestein & Zwart

Medewerkers Anne-Marie van der Aa, BastiaanGeleijnse, Sascha Jacobs, Annemieke van Ramshorst, John Reid, Muriël Simons, Albert van der Spoel, Esther van Tienen, Jean-Marc van Tol, Richard van Zijll de Jong

Algemeen hoofdredacteur Robert Hiemstra

Uitgever Marnix Hoogerwerf

AbonnementenadministratieRendement Uitgeverij BVPostbus 27020, 3003 LA RotterdamTel. (010) 243 39 33Fax (010) 243 90 28e-mail: [email protected]

Advertentie-exploitatieRendement Uitgeverij BV Ralph PennenburgTel. (010) 243 39 33Fax (010) 243 90 28e-mail: [email protected]

Basisontwerp Pino Design, ArnhemDruk Ten Brink, Meppel

AbonnementenDossier Salaris Rendement verschijnt 5 x per jaarnaast het nieuws- en adviesmagazine SalarisRendement. De prijs voor een abonnement op Dossier Salaris Rendement bedraagt voorabonnees op Salaris Rendement e 129 per jaar. De normale abonnementsprijs bedraagt e 161,50 per jaar. Losse nummers: e 41.Alle prijzen zijn inclusief verzendkosten en exclusief BTW.(Proef-)abonnementen kunnen ieder momentingaan, maar slechts worden beëindigd indienuiterlijk twee maanden voor het einde van deabonnementsperiode schriftelijk is opgezegd. Zonder of bij niet tijdige opzegging wordt hetabonnement automatisch met een periode vaneen jaar verlengd.

© Rendement Uitgeverij BV 2011

ISSN 1871-6369

Niets uit deze uitgave mag, noch geheel, nochgedeeltelijk, worden overgenomen en/of ver-menigvuldigd zonder voorafgaande schriftelijketoestemming van de uitgever.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgavede uiterste zorg is besteed, aanvaarden deauteur(s), redacteur(en) en de uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvol-komenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

1 Algemene zaken 2 van bijtellingsregels

Documents

Transcript of 1 Algemene zaken 2 van bijtellingsregels