08. sgc - gestión documental – trd
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GESTIÓN DOCUMENTAL
“Los archivos representan una riquezaincomparable. Son el resultado de laproducción documental de la actividadhumana y constituyen el testimonioirremplazable de hechos pasados.Garantizan el funcionamiento democráticode las sociedades, la identidad de losindividuos y de las comunidades, y ladefensa de los derechos del hombre.”
Archivo General de la Nación
Etapas de Gestión Documental
GESTIÓN DOCUMENTAL
Planeación
Producción
Gestión y Trámite
Organización
Transferencia
Disposición
Preservación a largo
plazo
Valoración
*Decreto 1080 de 2015, Título II, art. 2.8.2.5.9
Documentos de Archivo
Planeación/Producción/Valoración
Trámite / Organiza
ción
Todos los procesos
Transferencia/Disposición/Preservación
Consulta y
Préstamo
*GD-P-002: Comunicaciones
Oficiales
*GD-P-003: Documentos normativos
y contractuales
*GD-G-001: Guía
para la Gestión
Documental en las
dependencias del
SENA (aplicación
TRD)
*GD-P-004:
Organización de
Archivos de
Gestión Central e
Histórico
GD-P-001: Control de
Registros
- Ajuste de TRD según
Archivos de Gestión
*GD-G-001: Guía para la
Gestión Documental en
las dependencias del
SENA (aplicación TRD)
- Áreas para archivo
-Transferencias
documentales
*GD-P-005: Servicio
de información-
consulta y préstamo
de documentos
-Copias controladas
-Sala de Consulta en
Archivo Central
- Uso de medios
electrónicos
(OnBase)
Procedimientos en SENA
Avances en Gestión Documental I Semestre 2016
Ajuste y actualización de
TRD
Depósitos de Archivo en
Dirección Generaly Regionales
Cronograma deEjecución
Contrato 977 de2015
Responsabilidadde funcionarios,
contratistas einstructores SENA con la
Gestión Documental
Actualización y Ajuste de Tablas de Retención Documental - TRD
RealizadasPor realizar
7
62
Mesas de trabajo en Dirección General*
Con vistoBueno Sin Visto
Bueno
3
66
TRD con Visto Bueno del responsable del área*
*Datos con fecha de corte a 14/07/2016
TRD VIGENTE
Actualización y Ajuste de Tablas de Retención Documental - TRD
Actualización y Ajuste de Tablas de Retención Documental - TRD
TRD AJUSTADA Y ARMONIZADA CON SIGA
Cronograma II semestre de 2016Ítem ACTIVIDAD FECHA INICIO FECHA FIN
1 Mesas de Trabajo en Dirección General 11 de julio de 2016 31 de agosto de 2016
2 Ajuste de TRD en áreas de Dirección General 18 de julio de 201630 de septiembre de 2016
3Visto Bueno de responsables de Área Dirección General
25 de julio de 201630 de septiembre de 2016
4 Ajuste de TRD en áreas de Direcciones Regionales 1 de octubre de 2016 31 de octubre de 2016
5Ajuste de TRD en áreas de Centros de Formación Profesional
1 de noviembre de 201630 de noviembre de 2016
6Aprobación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo por acta y resolución
Sesión de diciembre de 2016
Sesión de diciembre de 2016
7Envío de TRD a Archivo General de la Nación para convalidación
10 de enero de 2017 20 de enero de 2017
8Capacitación y cargue en el módulo TRD del aplicativo CompromISO
1 de marzo de 2017 31 de octubre de 2017
Actualización y Ajuste de Tablas de Retención Documental - TRD
Depósitos de Archivos Centrales
En Dirección General
Antes de la adecuación Después de la adecuación
Depósitos de Archivos Centrales
En Dirección General
Antes de la adecuación Después de la adecuación
Cronograma de Ejecución Contrato 977 de 2015*
2016Elaboración y entrega por acta del componente de
Tablas de Valoración Documental – TVD (identificación del
patrimonio archivístico de SENA)
Digitalización de Fichas Acumulativas (cargue en OnBase)
2017
Organización de Archivos de Gestión y
Centrales de 11 Regionales
Aplicación de TVD en Regionales y Centros de
Formación (recuperación del patrimonio
archivístico de SENA)
2018
Organización de Archivos de Gestión y Centrales de
22 Regionales
Continuación de la Aplicación de TVD en
Regionales y Centros de Formación (recuperación
del patrimonio archivístico de SENA)
*Objeto del Contrato: “Organizar los Archivos Centrales y de Gestión; elaborar y aplicar Tablas de Valoración Documental y realizar la Digitalización Certificada de las Fichas Acumulativas del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA a nivel Nacional."
Realidad documental SENA en Regionales y Centros de Formación
Ejecución Contrato 977 de 2015 (termina
en 2018)
Producto esperado de la ejecución del
Contrato
Responsabilidad de los funcionarios, contratistas e instructores SENA
Ley General de Archivos
(Ley 594 de 2000)
Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares,
entregarán los documentos y archivos a su cargo
debidamente inventariados, conforme a
las normas y procedimientos que establezca el Archivo
General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la
responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidad. (Art. 15)
Código Disciplinario
(Ley 734 de 2002)
Custodiar y cuidar la documentación e
información que por razón de su empleo,
cargo o función conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción,
destrucción, ocultamiento o
utilización indebidos. (Art. 34, num. 5)
Acuerdo 38 de 2002 - AGN
El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización,
uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de
sus funciones (Art. 1)
Todo servidor público, al ser vinculado, trasladado o
desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos
debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública (Art. 2)
Transferir conocimiento sobre la gestión documental en el Sena, losprocesos y procedimientos existentes y los formatos que se aplican.
Identificar acciones de control requeridas para mejorarpermanentemente y prevenir riesgos identificados en la GestiónDocumental.
Fomentar las buenas prácticas en materia de elaboración y control delos documentos asociados a los procesos, promoviendopermanentemente la cultura de la información como base para latransparencia en la gestión pública y en la toma de decisiones efectivas.
RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO SIGA
Detectar necesidades de mejora en materia de Gestión Documental einformarlas al Secretario General como responsable del proceso.
Coordinar la definición e implementación de los planes demejoramiento a través de un ejercicio de corresponsabilidad de todoslos procesos con la Gestión Documental.
Apoyar la actualización permanente de los procesos y de losdocumentos asociados a los mismos garantizando la necesariaarticulación de éstos con la gestión documental y con las TRDactualizadas.
Contribuir con la aplicación de las TRD, su difusión y seguimiento
RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO SIGA
Sesión de Preguntas
CONTACTO
Ninfa Mercedes Naranjo MayorgaCoordinadora Grupo de Administración
Alicia Rico AtencioLíder SIGA Dirección General
Procesos Gestión del Talento Humano y Gestión Documental