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Curso de
Gerencia de Proyectos para
Unoversitarios
Gestión de los Riesgos
Ing. Carlos Trigo Pérez, PMP
2
OBJETIVOS DE LA SESIÓN
Conocer la importancia de la Gestión del Riesgo en el manejoeficiente de todo proyecto.
Entender en que consiste y como se obtiene el Plan deGestión del Riesgo
Entender en que consiste y como se obtiene el Plan de Respuesta a Riesgos
Proporcionar algunos tips para la aplicación práctica de losprocesos de la Gestión del Riesgo
3
1. Gerencia de los riesgos del proyecto
2. Planificar la gestión de riesgos
3. Identificar los riesgos
4. Realizar el análisis cualitativo de riesgos
5. Realizar el análisis cuantitativo de riesgos
6. Planificar la respuesta a los riesgos
7. Monitorear y controlar los riesgos
Contenido de la Sesión
4
Gerencia de los Riesgos del
Proyecto
Tiempo
Niv
eles
de
Cost
o y
Per
sonal
Fase Inicial
Fases Intermedias
Fase Final
P
E
CI
S y C
PLANIFICAR LA GESTION DE RIESGOS
Identificar
los Riesgos
Realizar el análisis
Cualitativo
de Riesgos
Realizar el análisis
Cuantitativo
de Riesgos
Planificar
la respuesta a los
Riesgo
Monitorear y Controlar
los Riesgos
La Gerencia de Riesgos del Proyecto incluye los
procesos concernientes con la conducción de
planificación, identificación, análisis, respuestas y
control de los riesgos en un proyecto
Objetivo:
Incrementar la probabilidad e impactos de
eventos positivos (oportunidades) y
Disminuir la probabilidad e impacto de
eventos adversos (riesgos) a los objetivos
del proyecto.
5
Gerencia de los Riesgos del
ProyectoRiesgo del proyecto:
Es un evento o condición incierta, que si ocurre, tiene un efectopositivo o negativo en por lo menos un objetivo del proyecto.
Características:
Es un evento futuro que puede o no puede ocurrir
La probabilidad de ocurrencia del evento futuro debe ser mayor que 0%pero menor que 100%
El efecto o consecuencia probable es determinado o calculado
Las dos dimensiones del riesgo:
Incertidumbre: Probabilidad
Objetivos: Impacto
“Los riesgos conectan incertidumbre con objetivos”
6
Gerencia de los Riesgos del
Proyecto
Diferencia entre Riesgo, Causa y efecto:
Causas: son acontecimientos o circunstancias
concretos que eXIisten en el proyecto o su
ambiente, y que causan incertidumbre
Riesgos: son incertidumbres que si ocurriesen,
afectarían los objetivos del proyecto de manera
NEGATIVA (amenazas) o POSITIVA
(oportunidades)
Efecto/Impacto: son variaciones imprevistas en
los objetivos del proyecto, o positivas o negativas,
que surgirán como consecuencia de si ocurren los
riesgos
“Riesgo”
Causa
Efecto
7
INCERTIDUMBRE
INCERTIDUMBRE
INCERTIDUMBRE
INCERTIDUMBRE
INCERTIDUMBRE
ALCANCE
CALIDAD
Impacto en los objetivos del
proyectoNivel de Riesgos individuales
Nivel de Riesgos
Generales
8
Entradas
.1 Factores ambientales de la empresa
Actitudes y tolerancia
.2 Activos de los procesos de la
Organización
Enfoques predefinidos
.3 Enunciado del alcance del proyecto
.4 Plan de gestión del proyecto (Costo,
tiempo y comunicaciones)
P
I
¿Cuál es su actitud hacia el riesgo?
P
I
2. Planificar la gestión de los
Riesgos
9
Herramientas y Técnicas
.1 Reuniones y análisis de planificación
¿Quiénes deben participar?
Definición de los planes básicos para gestionar
Determinación de costo de los riesgos y las actividadesprogramadas.
Asignación de responsabilidades
Adecuación de las plantillas organizacionales
Niveles de probabilidad de riesgo por tipo de riesgo
Niveles de impacto por tipo de objetivos
La matriz de impacto y probabilidad, y otras plantillas
Entregable final Plan de Gerencia de los Riesgos
2. Planificar la gestión de
Riesgos
Ejemplo: Plan de Gestión de
RiesgosCuadro 1 : Metodología de Gestión de Riesgos
Proyecto:
Project Manager:
Fecha:
Actividad Descripción Herramientas Fuentes de Informacion
Planificación de Gestión de Riesgos Elaborar Plan de Gestión PMBOK Sponsor y Usuarios en general
PMI Compendium PM y equipo de proyecto
Identificación de Riesgos Identificar riesgos del proyecto Checklist de RiesgosSponsor y Usuarios en general
RBS estándarPM y equipo de proyecto
PM's y equipos de proyectos similares
Consultores y proveedores tecnológicos
Archivos históricos de proyectos
Análisis Cualitativo de Riesgos Evaluar probabilidad e impactoDefinición de Probabilidad Sponsor y Usuarios en general
Establecer ranking de importancia Definición de Impacto
PM y equipo de proyecto
Matriz de Probab-Impacto
PM's y equipos de proyectos similares
Welcom Risk
Consultores y proveedores tecnológicos
Análisis Cuantitativo de Riesgos
Evaluar probabilidades e impacto global
@Risk 4.1 for MS Project
Sponsor y Usuarios en general
Cálculo de Reserva de ContingenciaPM y equipo de proyecto
PM's y equipos de proyectos similares
Consultores y proveedores tecnológicos
Planificación de la Respuesta a Riesgos Definir respuestas a riesgos Welcom Risk Sponsor y Usuarios en general
Planificar ejecución de respuestasPM y equipo de proyecto
PM's y equipos de proyectos similares
Consultores y proveedores tecnológicos
Archivos históricos de proyectos
Supervisión y Control de RiesgosVerificar ocurrencia de riesgos
Welcom Risk Sponsor y Usuarios en generalSupervisar ejecución de respuestasPM y equipo de proyecto
Verificar efectividad de respuestas
Verificar aparición nuevos riesgos
Cuadro 2: Roles y Responsabilidades
Proyecto:
Project Manager:
Fecha:
Actividad Roles Personas Responsabilidades
Equipo de Gestión de Riesgo:
Planificación de Gestión de Riesgos Líder AVL Dirigir la actividad, responsable directo
Apoyo FGG, HGH, JKU, JHG Proveer definiciones
Miembros CVF, BGH, NMM, ERD Ejecutar la actividad
Equipo de Gestión de Riesgo:
Identificación de Riesgos Líder AVL Dirigir la actividad, responsable directo
Apoyo FGG, HGH, JKU, JHG Proveer información
Miembros CVF, BGH, NMM, ERD Ejecutar la actividad
Equipo de Gestión de Riesgo:
Análisis Cualitativo de Riesgos Líder AVL Dirigir la actividad, responsable directo
Apoyo FGG, HGH, JKU, JHG Proveer información
Miembros CVF, BGH, NMM, ERD Ejecutar la actividad
Equipo de Gestión de Riesgo:
Análisis Cuantitativo de Riesgos Líder AVL Dirigir la actividad, responsable directo
Apoyo FGG, HGH, JKU, JHG Proveer información
Miembros CVF, BGH, NMM, ERD Ejecutar la actividad
Equipo de Gestión de Riesgo:
Planificación de la Respuesta a Riesgos Líder AVL Dirigir la actividad, responsable directo
Apoyo FGG, HGH, JKU, JHG Proveer información
Miembros CVF, BGH, NMM, ERD Ejecutar la actividad
Equipo de Gestión de Riesgo:
Supervisión y Control de Riesgos Líder CVF Dirigir la actividad, responsable directo
Apoyo JKU, JHG Proveer información
Miembros NMM, ERD Ejecutar la actividad
Ejemplo: Plan de Gestión de
Riesgos
Cuadro 3: Presupuesto de Gestión de Riesgo
Proyecto:
Project Manager:
Fecha:
Actividad Personas Materiales Equipos Total
Planificación de Gestión de Riesgos Líder $300 Suministros $30 Laptop $30
Apoyo $45 Viajes $400 Fotocopiadora $10
Miembros $50
$395 $430 $40 $865
Identificación de Riesgos Líder
Apoyo
Miembros
Análisis Cualitativo de Riesgos Líder
Apoyo
Miembros
Análisis Cuantitativo de Riesgos Líder
Apoyo
Miembros
Planificación de la Respuesta a Riesgos Líder
Apoyo
Miembros
Supervisión y Control de Riesgos Líder
Apoyo
Miembros
TOTAL PRESUPUESTO
Ejemplo: Plan de Gestión de
Riesgos
Cuadro 4: Periodicidad de Gestión de Riesgo
Proyecto:
Project Manager:
Fecha:
Actividad Momento de ejecución Entregable del WBS Periodicidad de Ejecución
Planificación de Gestión de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez
Identificación de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez
En cada replanificación del proyecto 1.4 Replanificación del proyecto Semanal
Análisis Cualitativo de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez
En cada replanificación del proyecto 1.4 Replanificación del proyecto Semanal
Análisis Cuantitativo de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez
En cada replanificación del proyecto 1.4 Replanificación del proyecto Semanal
Planificación de la Respuesta a Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez
En cada replanificación del proyecto 1.4 Replanificación del proyecto Semanal
Supervisión y Control de Riesgos En cada ciclo de control del proyecto 1.8 Monitoreo semanal de riesgos Semanal
Ejemplo: Plan de Gestión de
Riesgos
14
Salidas
.1 Plan de gestión de riesgos
Definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos
Terminología
Naturaleza única de los proyectos
No se registran las “lecciones aprendidas”
Estimación VS medición
Score Escala Rango
5 Muy alto >50%
4 Alto 26-50%
3 Medio 11-25%
2 Bajo 5-10%
1 Muy bajo >5%
Definición de Probabilidades (fuente: David Hillson´s research – 2004)
2. Planificar la gestión de
Riesgos
15
Salidas
.1 Plan de gestión de riesgos
Definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos
Los impactos sobre los objetivos del proyectos son determinados en el escenario de si el riesgo ocurre
Las escalas de impacto son específicas a:
Los objetivos potencialmente impactados,
Al tipo y tamaño del proyecto,
A las estrategias de la organización y
Al estado financiero y grado de sensibilidad a impactos particulares.
Costo Cronograma Cliente Recurso Mercado
Valor del impacto
3= severo
2= moderado
1= bajo impacto
Planificar la gestión de
Riesgos
SEVERO MODERADO BAJO IMPACTO
COSTOIncremento costo mayor al 30%
Incremento costo 10 al 30%
Incremento del costo menor al 10%
16
3. Identificar los riesgos
Involucra:
Identificar los riesgos que puedan ocurrir enun proyecto en particular y determinar cuálesriesgos podrían afectar los objetivos delproyecto y documentar sus características.
Los participantes:
El gerente del proyecto,
Los líderes del equipo del proyecto,
El equipo del proyecto,
El equipo de gerencia de riesgos del proyectosi es que ha sido designado,
Los eXIpertos en temas técnicos de fuera delequipo del proyecto,
Clientes, usuarios finales, otros gerentes deproyectos, stakeholders, y eXIpertos eXIternosen gerencia de riesgos.
17
Es un proceso iterativo porque se pueden conocer nuevos riesgos a medida que elproyecto avanza en el ciclo de vida del proyecto
La frecuencia de iteración y quién participa en cada ciclo puede variar según sea elcaso.
El equipo del proyecto debe involucrarse en el proceso con el fin de poder desarrollar ymantener un sentido de pertenencia de una responsabilidad por los riesgos y accionesasociadas de respuestas a los riesgos.
Las personas fuera del equipo pueden proveer información adicional objetiva.
El proceso de Identificar los Riesgos usualmente lleva al proceso de AnalizarCualitativamente los Riesgos, Alternativamente, puede llevar directamente al procesode Analizar Cuantitativamente los Riesgos, cuando se conduce por un gerente deriesgos con eXIperiencia.
En algunas ocasiones la simple identificación del riesgo puede sugerir su respuesta, yestos deben documentarse para un análisis posterior e implementación en el procesode Planificar la Respuesta a los Riesgos
3. Identificar los riesgos
18
Entradas
.1 Plan de Gestión de Riesgos
.2 Estimados de Costos de las Actividades
.3 Estimados de la Duración de Actividades
.4 Línea Base del Alcance
.5 Registro de Involucrados
.6 Plan de Gestión de Costos
.7 Plan de Gestión del Cronograma
-8 Plan de Gestión de Calidad
.9 Documentos del Proyecto (Supuestos, Valor Ganado, L. Base etc)
.10 Factores Ambientales de la Empresa (Tolerancia al riesgo, Bases de datos
comerciales, etc),
·11 Activos de Procesos de la Organización (Lecciones aprendidas, archivos
del Proyecto, Plantillas)
3. Identificar los riesgos
19
Herramientas y Técnicas
.1 Revisión de documentación
Revisión estructurada de los documentos del proyecto, incluyendo los planes,supuestos, archivos de proyectos pasados, y otra información. La calidad delos planes, la consistencia entre dichos planes y los requerimientos ysupuestos del proyecto pueden ser indicadores del riesgo en el proyecto.
.2 Técnicas de recopilación de información
Brainstorming – Tormenta de ideas: “No matar las ideas”. Uso de Moderador.
Técnica Delphi – Consenso de eXIpertos. Participación anónima. ConModerador.
Entrevistas – A eXIpertos en temas relacionados con el proyecto
Identificación de las causas raíz.
Análisis FODA – Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Y Amenazas
3. Identificar los riesgos
20
Herramientas y Técnicas
.3 Análisis de listas de control (Checklists)
Checklists basado en información histórica.
El nivel inferior del RBS se puede usar como checklist
.4 Análisis de asunciones (supuestos)
Supuestos, escenarios, o hipótesis.
Si no se cumplen se generan riesgos, o por falta de precisión oinconsistencia
.5 Técnicas de diagramación
Diagramas de causa efecto (Espina de pescado)
Diagramas de flujo
Diagramas de influencia.
Son representaciones gráficas de situaciones, mostrandoinfluencias causales, ordenamiento en el tiempo de eventos, yotras relaciones.
3. Identificar los riesgos
21
Salidas
.1 Registro de riesgos
Son las primeras entradas en el registro de riesgos, que formaparte del plan de gerencia de riesgos.
Este registro al final contiene los resultados del resto de losprocesos de gestión de riesgos.
Lista de los riesgos identificados, incluyendo sus causasraíz.
Lista de respuestas potenciales (a usarse en la planificaciónde respuestas a los riesgos)
Causas raíz de los riesgos. Condiciones fundamentales oeventos que podrían dar lugar al riesgo identificado.
Categorías de riesgos actualizadas.
(RBS actualizado)
Registro
de
Riesgos
3. Identificar los riesgos
10 Trigger (disparador)
Identificación, análisis y respuesta a los riesgos
23
4. Realizar el análisis Cualitativo de
Riesgos
Incluye los métodos para priorizar losriesgos identificados, para una mayor accióntal como:
Un análisis cuantitativo de los riesgos óuna planificación de respuestas a losriesgos.
Mejora el desempeño del proyectoenfocándose principalmente en los riesgoscríticos
Importancia en la calidad de la información
Método rápido y efectivo para establecerprioridades
Debería revisarse durante el ciclo de vidadel proyecto
24
Entradas
.1 Registro de riesgos
Lista de riesgos identificados
.2 Plan de gestión de riesgos
Roles y responsabilidades, presupuesto, cronograma de actividades, categorías deriesgos, definición de probabilidad e impacto, matriz de probabilidad e impacto,tolerancias a los riesgos de los interesados.
.3 Enunciado del alcance del proyecto
Los proyectos de tipo repetitivo o recurrente tienden a tener riesgos másentendidos.
Proyectos con más incertidumbre:
Los que usan “estado del arte”
Primera tecnología de su tipo
Proyectos altamente complejos
.4 Activos de los procesos de la organización
Datos sobre riesgos de proyectos anteriores
Lecciones aprendidas
4. Realizar el análisis Cualitativo de
Riesgos
25
Herramientas y Técnicas
.1 Evaluación de probabilidades e impacto de los riesgos
La probabilidad y el impacto se determinan para cada uno de los riesgos identificados.
Los riesgos pueden ser evaluados en entrevistas o reuniones
Documentar los supuestos y la justificación de la evaluación
Emplear juicio de eXIpertos
Apoyarse con un facilitador eXIperimentado
4. Realizar el análisis Cualitativo de
Riesgos
26
Herramientas y Técnicas
.2 Matriz de probabilidad e impacto
NR WBS Costo Cronograma Cliente Recurso Mercado Probabilidad Score
1 1.3.2 2 1 1 3 2 5 45
2 1.4.4 3 1 1 2 1 4 32
3 14.6 2 3 3 2 3 5 65
Matriz de análisis de riesgo
Definición de Priorización de riesgos:
Riesgos altos >60 (ROJOS)
Riesgos moderados 30-60 (AMARILLOS
Riesgos bajos < 30 (VERDES)
I
P
4. Realizar el análisis Cualitativo de
Riesgos
27
Herramientas y Técnicas
.2 Matriz de probabilidad e impacto
Prb. Amenazas Oportunidades
0.9 0.045 0.09 0.18 0.36 0.72 0.72 0.36 0.18 0.09 0.045
0.7 0.035 0.07 0.14 0.28 0.56 0.56 0.28 0.14 0.07 0.035
0.5 0.025 0.05 0.10 0.20 0.40 0.40 0.20 0.10 0.05 0.025
0.3 0.015 0.03 0.06 0.12 0.24 0.24 0.12 0.06 0.03 0.015
0.1 0.005 0.01 0.02 0.04 0.08 0.08 0.04 0.02 0.01 0.005
0.05 0.1 0.2 0.4 0.8 0.8 0.4 0.2 0.1 0.05
4. Realizar el análisis Cualitativo de
Riesgos
28
Herramientas y Técnicas
.3 Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos
Grado de entendimiento del riesgo, precisión, calidad,confiabilidad e integridad
Podría consumir recursos y tiempo más de lo planificado
.4 Categorización de riesgos
Usando: RBS (por fuente de riesgo), WBS (por área delproyecto afectada), Fase del Proyecto, etc.
.5 Evaluación de la urgencia del riesgo
Considerar como los más urgentes a los riesgos querequieren de respuestas en el corto plazo.
Los indicadores de prioridad pueden incluir el tiempo paraafectar una respuesta al riesgo, señales y síntomas del riesgoy la calificación del riesgo (risk rating).
4. Realizar el análisis Cualitativo de
Riesgos
29
Salidas
.1 Registro de riesgos (Actualizaciones)
Calificación relativa o listas priorizadas de los riesgos del proyecto.
Según los objetivos del proyecto
Documentar la base para el calculo de P e I
Riesgos agrupados por categorías.
Concentración de riesgos
Lista de riesgos que requieren de una respuesta en el corto plazo.
Lista de riesgos que requieren análisis y respuestas adicionales.
Análisis cuantitativo de los riesgos ó acción de respuesta.
Listas de observación para riesgos de baja prioridad.
OJO con los de MUY ALTO IMPACTO/muy baja prioridad !!!
Tendencias en los resultados del análisis cualitativo
Registro
de
Riesgos
4. Realizar el análisis Cualitativo de
Riesgos
30
5. Realizar el análisis
Cuantitativo de Riesgos Analiza numéricamente el efecto de todos los riesgos
identificados con los objetivos del proyecto.
También presenta un enfoque cuantitativo para la toma dedecisiones.
Utiliza técnicas tales como la Simulación Monte Carlo y elanálisis de árboles de decisión con el fin de:
Cuantificar los posibles resultados para el proyecto ysus probabilidades
Determinar la probabilidad de lograr unos objetivosespecíficos del proyecto
Identificar los riesgos que requieren de mayor atencióncuantificando su contribución relativa al riesgo total delproyecto
Identificar objetivos viables y realistas de costos,cronograma, o alcances, dados los riesgos del proyecto
Determinar las mejores decisiones de gerencia delproyecto cuando algunas condiciones o resultados soninciertos.
31
Entradas
.1 Registro de los riesgos
Lista de los riesgos identificados, lista de los riesgospriorizados y los riesgos ordenados por categorías.
.2 Plan de gestión de riesgos
Roles y responsabilidades, presupuestos, cronograma deactividades, categorías de riesgos, RBS, y tolerancias alos riesgos de los interesados
.3. Plan de Gestión del Proyecto
Plan de Gestión del cronograma del proyecto
Plan de Gestión de los costos del proyecto
.4 Activos de los procesos de la Organización
5. Realizar el análisis Cuantitativo
de Riesgos
Herramientas y Técnicas
.1 Técnicas de recopilación y representación de datos
Entrevistas.
Determinar P e I para cada riesgo
Depende de la distribución de probabilidad que se usará
Distribución: Triangular (O, MP, P) y normal (media y d.s.)
Documentar
P I
WBS Bajo Mas Probable Alto
1. Fundación 4 8 12
2. Piso 1 5 20 25
3. 2do Piso 4 15 20
4. Acabados 15 25 50
Total 68
Rangos estimados de costo
Ejemplo:
-Estimado del costo mas probable es 68
-Simulación nos da la probabilidad
de tener ese costo en el proyecto
(puede haber sorpresas)
5. Realizar el análisis
Cuantitativo de Riesgos
33
Herramientas y Técnicas
.1 Técnicas de recopilación y representación de datos
Distribuciones de Probabilidad
Continuas y discretas
.2 Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado
Análisis de Sensibilidad
Cuáles riesgos tienen el mayor potencial de impactar en elproyecto.
EXIamina la medida en que la incertidumbre de cadaelemento del proyecto afecta a los objetivos eXIaminadoscuando todos los demás elementos inciertos se mantienenen sus valores base.
0 0.2 0.4 0.6 0.8 1
1
0.8
0.6
0.4
0.2
0
Distribución BETA
Distribución
Triangular
5. Realizar el análisis Cuantitativo
de Riesgos
34
Herramientas y Técnicas
.2 Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado
Análisis de Valor Monetario Esperado (EMV)
EMV = Prob. ÉXIito XI VPN de ÉXIito– ProbFracaso XI VPN del Fracaso
EMV se calcula multiplicando el valor de cada resultado posible por su probabilidad de ocurrir y se suman los resultados.
Se recomienda el modelamiento y la simulación para usarse en análisis de riesgos en costos y cronograma ya que son más poderosos y menos proclives a ser mal utilizados que el EMV
Ejemplo: Árbol de decisión
5. Realizar el análisis
Cuantitativo de Riesgos
35
Herramientas y Técnicas
.2 Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado
Simulación: Monte Carlo
En una simulación, se resuelve el modelo del proyecto muchasveces (miles de iteraciones) con valores de entrada (los costosde los elementos del proyecto o duraciones de las tareas delcronograma) escogidos de manera aleatoria para cada iteraciónde la distribución de probabilidades de cada variable. Se calculauna distribución de probabilidades de los resultados delproyecto (por ejemplo, los costos totales o la fecha de terminación).
Para un análisis de riesgo de costos, la simulación puede usar elWBS tradicional del proyecto o una estructura de descomposiciónde costos como modelo. Para un análisis del cronograma delproyecto, se usa el método de diagrama de precedencias (PDM)
5. Realizar el análisis Cuantitativo
de Riesgos
36
11.4 Análisis Cuantitativo de Riesgos
37
. Salidas
.1 Registros de riesgos (Actualizaciones)
Análisis Probabilístico del proyecto
Fechas y costos probables de terminación
Reservas de contingencia de costos y plazos
La probabilidad de lograr los objetivos de los costos y
cronograma.
Lista priorizada de riesgos cuantificados.
Las que generan la mayor amenaza y presentan la mayor
oportunidad
Tendencias en los resultados del análisis cuantitativo de
los riesgos.
Registro
de
Riesgos
5. Realizar el análisis Cuantitativo
de Riesgos
38
6. Planificar la Respuesta a
los Riesgos Es el proceso de desarrollar opciones y determinar las
acciones para:
Mejorar las oportunidades y
Disminuir las amenazas a los objetivos del proyecto.
Criterios para una respuesta eficaz al riesgo:
Apropiada: según importancia del riesgo
Razonable: Costo-rendimiento
Oportuna: “ventana de acción”
Alcanzable: viabilidad
Valorada: “valorada despues de responder”
Convenida: consenso y compromiso de interesados
Asignada y aceptada: “risk owner”, recursos y apoyo
39
Herramientas y Técnicas
Para cada riesgo, debe seleccionarse la estrategia o mezcla deestrategias mas probable de ser efectiva.
Se pueden usar herramientas para la toma de decisiones tales comoanálisis de árboles de decisión para escoger entre las respuestas másapropiadas.
Luego deberán desarrollarse respuestas específicas para implementardicha estrategia.
Se deben seleccionar estrategias principales y también de respaldo.
Se puede también preparar un plan de retorno (fallback) si es que laestrategia seleccionada resulta no ser totalmente efectiva o si es que ocurreun riesgo que ha sido aceptado.
Muchas veces se asigna una reserva de contingencia para el tiempo o elcosto.
6. Planificar la Respuesta a los
Riesgos
40
Herramientas y Técnicas
.1 Estrategias para riesgos negativos o amenazas
Evitar
Busca eliminar la incertidumbre
Implica cambiar el plan del proyecto
Afrontar Directamente: (por carencia de conocimiento)
Clarificando los requerimientos
Definiendo objetivos
Obteniendo información
Mejorando comunicación
Emprendiendo investigaciones o prototipos
Adquiriendo el eXIpertise
Removiendo la causa
Afrontar Indirectamente:
Cambiando el alcance del proyecto Adoptando aproXIimaciones conocidas
Construyendo redundancia
6. Planificar la Respuesta a
los Riesgos
41
Herramientas y Técnicas
.1 Estrategias para riesgos negativos o amenazas
Transferir – Ejemplo: Seguro
Mitigar
La mitigación busca reducir la probabilidad e impactos de un evento adverso hacia un umbral aceptable.
Tomar acciones tempranas
Adoptar procesos menos complejos, realizar más pruebas, o escoger un proveedor más estable
Desarrollo de prototipos
Diseño de redundancia
6. Planificar la Respuesta a
los Riesgos
42
Herramientas y Técnicas
.2 Estrategias para riesgos positivos u oportunidades
EXIplotar. El objetivo de esta estrategia es de eliminar la incertidumbre asociada con un riesgo positivo en particular haciendo que la oportunidad ocurra de todas maneras.
Asignación de personal con mayor talento
Compartir. El compartir un riesgos positivo involucra la asignación de propiedad a un tercero que es más capaz de lograr dicha oportunidad para el beneficio del proyecto.
formación de alianzas.
Mejorar. Esta estrategia busca modificar el “tamaño” de la oportunidad incrementando la probabilidad e impactos positivos, e identificando y maXIimizando los principales elementos impulsores (key drivers) de estos riesgos de impacto positivo.
Facilitar o reforzar la causa
6. Planificar la Respuesta a los
Riesgos
43
Herramientas y Técnicas
.3 Estrategia común ante amenazas y oportunidades
Aceptar
Se decide no cambiar el plan del proyecto para lidiar conun riesgo o no es capaz de identificar cualquier otraestrategia de respuesta.
Aceptación Activa – Plan/Reserva de Contingencia.
Aceptación Pasiva – “no hacer nada”
.4 Estrategia de respuesta de contingencias
Algunas respuestas se diseñan para usarse sólo si ocurrenciertos eventos.
6. Planificar la Respuesta a los
Riesgos
44
Salidas
.1 Registro de riesgos (Actualizaciones)
Se debe retroalimentar a los procesos apropiados (tiempo y costo)
Se incluyen respuestas a Riesgos escogidos y acordados
Riesgos críticos se detallan y riesgos bajos se incluyen en la “lista de alerta” (watch list)
Los componentes del registro de riesgos en este punto incluyen:
Los riesgos identificados.
Los dueños de los riesgos y sus responsabilidades
Los resultados de los procesos de análisis cualitativo y cuantitativo, incluyendo las listas de los riesgos priorizados y el análisis probabilístico del proyecto.
Estrategias de respuestas acordadas
Acciones específicas para implementar la estrategia escogida
El nivel de riesgo remanente después de las acciones
Los síntomas y signos de aviso de la ocurrencia de los riesgos
El presupuesto y las actividades requeridas para implementar las respuestas escogidas
Registro
de
Riesgos
6. Planificar la Respuesta a los
Riesgos
45
Las reservas de contingencia en tiempos y costos
Planes de contingencias y disparadores
Planes de “retorno” (fall back plans) para usarse como una reaccióna un riesgo que ha ocurrido
Riesgos residuales que se espera que se mantengan luego que selleven a cabo las respuestas a los riesgos, así como aquellos riesgosque han sido aceptados deliberadamente
Riesgos secundarios que se generan como resultado directo deimplementar una respuesta a los riesgos
.2 Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo
.3 Plan de gestión del proyecto (Actualizaciones)
Registro
de
Riesgos
6. Planificar la Respuesta a
los Riesgos
46
7. Monitorear y Controlar los
riesgos Identificar, analizar, y planificar para
nuevos riesgos que aparezcan
Realizar un seguimiento de los riesgosidentificados y los que están en la listade observación (watch list)
Monitorear condiciones dedisparadores para los planes decontingencia
Monitorear los riesgos residuales
Revisar la ejecución de lasrespuestas a los riesgos mientras seevalúa su efectividad.
Es un proceso continuo en el ciclo devida del proyecto.
47
Otros propósitos:
Verificar si supuestos aún son válidos
Análisis de la tendencia del riesgo
Asegurar seguimiento de políticas yprocedimientos adecuados de gerencia deriesgos.
Ejecutar un plan de contingencia o de retorno(fallback),
Llevar acciones correctivas, y modificar el plande gerencia del proyecto.
Reportar periódicamente la efectividad delplan (risk owner)
Actualizar los activos de los procesos de laorganización
Lecciones aprendidas
Plantillas
7. Monitorear y Controlar los
riesgos
48
Entradas
.1 Registro de riesgos
Detalle de los Riesgos identificados
Lista para supervisar los riesgos de baja prioridad,
Las reservas de contingencia de costo y tiempo.
.2 Plan de Gestión del proyecto
Dueños de los riesgos, tiempos, y otros recursos asignados
.3 Información sobre el rendimiento del trabajo
Estado de los entregables del proyecto, acciones correctivas, yreportes de rendimiento.
.4 Informes de rendimiento
Salud del proyecto
7. Monitorear y Controlar los
riesgos
49
Herramientas y Técnicas
.1 Reevaluación de los riesgos
Identificación de nuevos riesgos y reevaluación de los riesgos actuales
La cantidad y nivel de detalle esta en función del avance del proyecto enrelación con sus objetivos
.2 Auditorías de los riesgos
EXIaminan y documentan la efectividad de las respuestas a los riesgos y delproceso de gerencia de los riesgos.
Son programadas regularmente
.3 Análisis de variación y de tendencias
Análisis del valor ganado
.4 Medición del rendimiento técnico
Desviación de lo real con lo planeado en el aspecto técnico
.5 Análisis de reserva
Análisis de reservas restantes con la cantidad de riesgos restantes
.6 Reuniones sobre el estado de la situación
Tema de Riesgos debe estar en agenda de las reuniones del proyecto
Monitorear y Controlar los riesgos
50
.Salidas
.1 Registro de riesgos (Actualizaciones)
.2 Activos de los procesos de la Organización (Actualizaciones)
Plantillas para el plan de gestión de riesgos del proyecto:
Matriz de Impacto y probabilidad
Registro de riesgos.
Se puede actualizar el RBS.
Se actualiza las lecciones aprendidas.
.3 Solicitudes de Cambios
Debido a la implementación de:
Planes de contingencia y
Planes alternativos (workaround plans) , son respuestas no planificadas originalmente, requeridas para tratar los riesgos emergentes, y deben documentarse apropiadamente.
.4 Plan de Gestión del proyecto (Actualizaciones)
.5 Documentos del proyecto actualizados
Registro
de
Riesgos
Monitorear y Controlar los riesgos