備品の購入や休暇の申請など

そろそろ紙から脱却したい。

上司が不在だと、承認まで時間がかかって・・。

何かいい方法はないかな。

07 プロセス管理

承認経路や業務プロセス（ワークフロー）を

設定することができるプロセス管理機能を、

「備品購入申請アプリ」を例に解説します！

2020年 10 月版

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プロセス管理導入前

備品の購入申請方法

・所定の備品購入申請書（紙）に記入して提出

→ 承認まで時間がかかる

→ 承認者が不在だと、なかなか承認をもらえない

→ 承認フローが、今どこで止まっているかが分からない

→ 申請書の管理が大変

• 【今までの申請フロー】

①紙の申請書に記入する

②上司に提出する

③承認する

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プロセス管理導入後

備品購入申請アプリ

・アプリを作成して、プロセス管理を設定

→ ボタン１つで、次の人にフローを回せる

→ 会社に戻らなくても、確認や承認ができる

→ 次に承認する人などの進捗状況がすぐ分かる

→ すべての申請情報がアプリに蓄積されて検索しやすい

①申請者：申請情報をフォームに登録する

②承認者：ワンクリックして承認できる

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プロセス管理の設定方法

kintone の「プロセス管理」機能を使用すると、複数のユーザーでレコードの編集や確認をするための

プロセス（ワークフロー）を設定できます。

• プロセス管理の主な用途

プロセス管理は、「申請の承認や稟議の決裁を管理する」アプリ（稟議書、交通費申請、休暇申請など）

や、「複数のユーザーで作業するタスクを管理する」アプリ（作業タスク管理、クレーム処理など）など

でよく使われます。

• 通知と未処理

自分が対応する申請や作業タスクが登録されると、通知が届きます。「通知のメール通知」を設定してお

けば、通知をメールで受け取ることも可能です。

さらに、ポータル上に「未処理」の作業タスク数がアプリごとに表示されます。対応しなければならな

い作業がいつでも確認できるので、タスク漏れを防ぐこともできます。

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ここでは、申請の承認や稟議の決裁を管理する「備品購入申請アプリ」に対して、プロセス管理を設定します。

【プロセスイメージ】

【完成イメージ（設定画面）】

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• 1. プロセス管理の準備

プロセス管理の設定画面を開いて、プロセス管理を有効化しましょう。

①プロセス管理の設定画面を開く

「備品購入申請アプリ」の「設定」タブから、「一般設定」にある「プロセス管理」をクリックします。

②プロセス管理を有効化する

プロセス管理を使うには、事前にプロセス管理を有効化する必要があります。

「１．有効化」にある「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスを選択します。

②「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスを選択する

①「プロセス管理」をクリックする

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• 2. ステータスの設定

ステータスとは、レコードの処理状況です。各レコードに現在のプロセスのステータスが表示されるよ

うになります。プロセスに必要なステータスを登録しておきましょう。

【プロセスイメージ】

①ステータスを設定する

ここでは、「未申請」「上長確認中」「差し戻し」「承認済」のステータスを登録します。 「２．ステータス」に、「未申請」「上長確認中」「差し戻し」「承認済」の４つのステータスを設定します。 ※あらかじめ「未処理」「処理中」「完了」の 3 つのステータスが設定されています。

※右側の を押すと、ステータスを追加することができます。

①ステータスを入力する

①「＋」をクリックして、ステータスの項目を追加する

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• 3. プロセスの設定について（アクション・作業者）

プロセスは、作業者、アクション実行前のステータス、アクション名、アクション実行後のステータスの組み合わせで設定します。

アクションとは、レコードを別のステータスに変更するための操作です。ステータスごとに設定するこ

とができます。（例：「上長確認中」ステータス→承認する→「承認済」ステータス）

アクションを設定すると、レコードにアクションを実行するためのボタンが表示されます。

ユーザー（作業者）がボタンをクリックすることで、レコードのステータスを変更することができます。

１つのステータスに、複数のアクションを設定することも可能です。

作業者とは、アクションを実行することができるユーザーです。こちらもステータスごとに設定します。

アクションのボタンは、作業者の画面だけに表示されます。

アクションを実行するためのボタン（アクションボタン）

※次のユーザーには［現在の作業者を変更］ボタンが表示され、作業者を変更できます。 ・cybozu.com共通管理者 ・アプリの管理権限を持つユーザー

作業者の画面 作業者以外の画面

※ ※

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• 4. ステータスごとのプロセスの設定

4-1から 4-3では、ステータスごとのプロセスを設定していきます。

【設定画面の見方】

【プロセス完成図（設定画面）】

ここがプロセス管理の一番のポイントです！

先ほど登録したステータスごとに、「作業者」や「アクション」を

設定していきましょう。

このステータスのとき この条件であれば このボタンが

表示され

クリックすると このステータス

へ遷移する

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4-1. 「未申請」ステータスのプロセスを設定

作成者が「申請する」アクションを実行すると、「上長確認中」にステータスが変更されるプロセスを設

定します。

①作業者を設定する

「未申請」ステータスを変更できる「作業者」を設定します。ここでは「作成者」（レコードを作成した人）を選択します。

②アクション名を設定する

アクションを実行するためのアクション名を設定します。ここでは「申請する」と入力します。

設定したアクション名が、アクションのボタンに表示されます。

①作業者に「作成者」を選択する

②アクション名に「申請する」と入力する

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③アクション実行後のステータスを選択する

アクション実行後のステータスを選択します。ここでは「上長確認中」を選択します。

「未申請」ステータスのプロセスが完成しました。

【実際の運用画面イメージ（レコード詳細画面）】

③アクション実行後のステータスに「上長確認中」を選択する

画面上部に「申請する」ボタンが表示されます

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• 4-2. 「上長確認中」ステータスのプロセスを設定

承認者が「承認する」アクションを実行すると「承認済」ステータスに変更され、「差し戻す」アクションを実行すると「差し戻し」ステータスに変更されるプロセスを設定します。

① 作業者を設定する

「上長確認中」ステータスを変更できる作業者を設定します。ここでは「フォームのフィールドを追加」から「承認者」（「承認者」フィールドに選択されているユーザー）を選択します。

②アクションを追加して、アクション名を設定する

ここでは「差し戻す」と「承認する」の２つのアクションを作成します。

画面右側の「＋」をクリックしてアクションを追加します。アクションを実行するためのボタンを設定します。それぞれのアクション名に「差し戻す」、「承認する」と入力します。

①作業者に「承認者」を選択する

※作業者として「フォームのフィールドを追加」で承認者を設定するには、あらかじめフォームに「ユーザー選択」フィールドを追加し、フィールド名を「承認者」にしておきます。

②「＋」をクリックして、アクションを追加する

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③アクション実行後のステータスを選択する

アクションが実行された後のステータスに「差し戻し」と「承認済」を選択します。

「上長確認中」ステータスのプロセスが完成しました。

②アクション名に「差し戻す」「承認する」と入力する

③「アクション実行後のステータス」を設定する

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【実際の運用画面イメージ（レコード詳細画面）】

• 4-3. 「差し戻し」ステータスのプロセスを設定

作成者が「再申請する」アクションを実行すると、「上長確認中」ステータスに変更されるプロセスを設

定します。

①プロセスを追加する

「アクション実行前のステータス（ここでは「上長確認中」）」の「＋」をクリックして、プロセスを追

加します。

「差し戻す」「承認する」の 2 つのボタンが表示されます

今回のように、2 つのアクション（承認する・差し戻す）を設定して、

プロセスの分岐を作成することもできます。

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②アクション実行前のステータスを選択する

「アクション実行前のステータス」を設定します。ここでは、「差し戻し」を選択します。

下に、プロセスが追加されます

①「＋」をクリックして、プロセスを追加する

３つ以上のステータスも、下に追加していくことができます。 複雑なプロセスも設定できますね！

②「差し戻し」を選択する

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③作業者を設定する

「差し戻し」ステータスを変更できる作業者を設定します。ここでは、申請した人が再申請できるよう

に「フォームのフィールドを追加」から「作成者」を選択します。

④アクション名を設定する

アクションを実行するためのアクション名を設定します。ここでは「再申請する」と入力します。

⑤アクション実行後のステータスを選択する

アクションが実行された後のステータスを選択します。ここでは「上長確認中」を選択します。

これで、プロセスの設定が完成しました！

⑤「上長確認中」を選択する

③「作成者」を選択する

④「再申請する」と入力する

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【完成図（設定画面）】

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• 5. 設定を保存してアプリを更新

①設定を保存する

画面上部の「保存」をクリックします。

②アプリの変更を適用する

画面左上の「アプリを更新」をクリックして、アプリの変更を運用環境に適用します。

プロセス管理の設定が完成しました。 プロセス管理を設定すると、「（作業者が自分）」という一覧が作成されます。

ここには、自分が作業者（プロセスの作業者）に指定されているレコードの一覧が表示されます。

①「保存」をクリックする

②「アプリを更新」をクリックする

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| Letʼs Try プロセス管理を使ってみよう！ • 申請者の操作

①レコードを作成して保存 ※「承認者」フィールドに入力されたユーザーが、「作業者」に設定されるので必ず入力してください。

②「申請する」アクションを実行

［申請する］をクリックして、作業者を確認し、［実行］をクリックする

③「ステータス」が上長確認中、「現在の作業者」が「承認者（佐藤 心一）」に変更されました。

②「承認者」フィールドで選んだユーザーが、次の「作業者」になる

①「承認者」を必ず入力する

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• 承認者の操作

① 通知／未処理を確認してクリック

②自分が作業者のレコード一覧

自分が「作業者」になっているレコード一覧が表示されます。レコードの詳細画面を表示します。

③申請を承認

レコード画面上部の「承認する」（アクションボタン）をクリックして、「実行」をクリックします。

②レコードの詳細画面を表示する

③「承認する」をクリックして、「実行」する

①kintone の通知、もしくは未処理のアプリをクリックする

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「ステータス」が承認済になりました！

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Tips • 作業者にユーザー・組織を設定する

先ほどの例では、「作業者」を「フォームのフィールドを追加」から選択しましたが、「ユーザー／組織／グループを追加」を利用して、ユーザーや組織・グループを直接選択することも可能です。

[例：必ず代表の山田さんのチェックが必要]

[例：経理部のチェックが必要]

• 条件分岐を設定する

「アクションが実行できる条件」を設定すると、フィールドの値によって次のアクションを分岐させる

ことができます。

［例：合計金額が 10万円以上（要部長決裁）と 10万円未満（上長決裁）で分岐させる］

「合計金額」で分岐させる

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• 作業者が複数いる場合の「ステータス変更ルール」を選択する

複数の作業者がいる場合は、ステータス変更の条件を以下の３つから選択できます。

・次のユーザーから作業者を選択：作業者が指定したユーザーがアクションを実行したら、

ステータスが変更される

・次のユーザー全員：作業者全員がアクションを実行したら、ステータスが変更される

・次のユーザーのうち 1 人：作業者のうち誰か 1人がアクションを実行したら、ステータスが

変更される

• 通知のレコードタイトルを変更する

届いた通知内容が分かりやすいように変更したい場合は、「レコードのタイトル」を設定することがで

きます。

［レコードタイトルの設定方法］ アプリの設定画面 ＞ レコードのタイトル（初期設定では「自動設定を利用する」が選択されています）

レコードのタイトル

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• 「ステータス」「作業者」の項目を使う

プロセス管理を有効化すると、「ステータス」「作業者」の項目が追加されます。

例えば、これを使って、一覧画面に「ステータス」「作業者」を追加したり、絞り込みの条件に使ったり

することが可能です。

[例：一覧画面に「ステータス」「作業者」を追加]

「ステータス」「作業者」が追加されている

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| Sample プロセス管理 活用例 • 交通費申請 ≪申請の承認や稟議の決裁を管理≫

毎月の交通費を登録して、承認者に申請できます。

• 旅費精算申請 ≪申請の承認や稟議の決裁を管理≫

発生した旅費・経費・日当などをまとめて申請でき、社外からも確認・承認できます。

お疲れ様でした！

プロセス管理を活用することで､申請フローの見える化や､ペーパレス

で効率的な申請業務を実現できますね！