03 Zpracování textu.pdf
Transcript of 03 Zpracování textu.pdf
Zpracování textu
Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky
Modul 3 Zpracování textu
2
Obsah
Spuštění aplikace Word ........................................................................................................................... 7
Ukončení aplikace Word ......................................................................................................................... 8
Pás Karet .................................................................................................................................................. 9
Prvky okna aplikace Word ................................................................................................................... 9
Další příkazy v dialogových oknech ................................................................................................... 10
Uložení dokumentu ............................................................................................................................... 11
Uložení dokumentu v jiném formátu ................................................................................................ 11
Otevření dokumentu ............................................................................................................................. 14
Vytvoření nového dokumentu založeného na šabloně ..................................................................... 15
Přepínat mezi dvěma otevřenými dokumenty ...................................................................................... 17
Nastavit základní možnosti a předvolby aplikace Word ....................................................................... 18
Nápověda aplikace Word 2007 ............................................................................................................. 20
Psaní textu ............................................................................................................................................. 22
Odstavec ............................................................................................................................................ 22
Tabulátor ........................................................................................................................................... 22
Netisknutelné znaky .......................................................................................................................... 22
Automatické opravy .......................................................................................................................... 22
Inteligentní značky ............................................................................................................................. 23
Lupa – měřítko zobrazení ...................................................................................................................... 24
Přepínání mezi dvěma zobrazeními stránky.......................................................................................... 26
Vlastnosti dokumentu ........................................................................................................................... 27
Pohyb textovým kurzorem, úpravy textu .............................................................................................. 28
Pohyb textovým kurzorem klávesnicí ................................................................................................ 28
Mazání ............................................................................................................................................... 28
Označování aneb výběr ......................................................................................................................... 30
Kouzelná klávesa Shift ....................................................................................................................... 30
Označování myší ................................................................................................................................ 30
Výběrový pruh ................................................................................................................................... 31
Další úpravy textu .................................................................................................................................. 32
Ukončení odstavce ............................................................................................................................ 32
Vložení prázdného řádku před odstavec ........................................................................................... 32
Vložení prázdného řádku za odstavec ............................................................................................... 32
Odstranění prázdného řádku ............................................................................................................ 32
Modul 3 Zpracování textu
3
Rozdělení odstavce na dva ................................................................................................................ 32
Sloučení dvou odstavců ..................................................................................................................... 32
Kopírování, přesuň, výmaz, vrátit zpět .............................................................................................. 32
Kopírování a přemísťování .................................................................................................................... 33
Kopírování ......................................................................................................................................... 33
Přesun textu ...................................................................................................................................... 33
Vrácení poslední akce zpět ................................................................................................................ 34
Vyhledání textu ..................................................................................................................................... 35
Vyhledání a nahrazení textu .............................................................................................................. 35
Změna velikosti písmen ......................................................................................................................... 37
Zadávaní a formátování textu ............................................................................................................... 38
Možností formátování textu .............................................................................................................. 38
Formátování některých textů ............................................................................................................ 39
Kopírování formátu ........................................................................................................................... 41
Formátování odstavce ........................................................................................................................... 42
Dialogové okno Odstavec .................................................................................................................. 43
Nastavení odsazení pomocí pravítka ................................................................................................. 44
Tabulátory a zarážky .............................................................................................................................. 45
Tabulky v textu ...................................................................................................................................... 46
Vložení tabulky .................................................................................................................................. 46
Výběry v tabulkách ............................................................................................................................ 47
Výběr buňky v tabulce ....................................................................................................................... 47
Výběr celé tabulky ............................................................................................................................. 47
Výběr řádků tabulky .......................................................................................................................... 48
Výběr sloupce tabulky ....................................................................................................................... 48
Další možnosti výběru ....................................................................................................................... 48
Vkládání a odstraňovaní sloupců a řádků v tabulce .......................................................................... 49
Úprava šířky sloupců a výšky řádků v tabulce ................................................................................... 50
Úprava Stínování buňky – barva pozadí buňky ................................................................................. 51
Ohraničení buněk .............................................................................................................................. 51
Speciální znaky ...................................................................................................................................... 54
Odrážky, číslování a seznamy ................................................................................................................ 55
Víceúrovňoví seznam......................................................................................................................... 57
Dělení slov ............................................................................................................................................. 59
Modul 3 Zpracování textu
4
Automatické dělení slov v celém dokumentu ................................................................................... 59
Formátování dokumentu pomocí stylů ................................................................................................. 60
Vytvoření nového stylu...................................................................................................................... 60
Vkládání dalších objektů ........................................................................................................................ 63
Vložení Obrázku/Klipartu .................................................................................................................. 63
Vložení obrázku ze souboru .............................................................................................................. 63
Vloženi Klipartů ................................................................................................................................. 63
Vložení Kreslených objektů ............................................................................................................... 64
Vložení grafu ...................................................................................................................................... 65
Změna velikosti objektů .................................................................................................................... 66
Změna pozice objektů ....................................................................................................................... 67
Nastavení obtékání textu .................................................................................................................. 67
Odstraňovaní objektů (obrázků, klipartů, grafů a kreslených objektů) ............................................ 68
Přesouvání/kopírování objektů mezi dokumenty ............................................................................. 68
Vlastnosti dokumentu/stránky .............................................................................................................. 69
Formát stránky papíru pro tisk .......................................................................................................... 69
Stránkování dokumentu ........................................................................................................................ 71
Záhlaví a zápatí dokumentu .................................................................................................................. 72
Editace záhlaví a zápatí dokumentu .................................................................................................. 72
Číslování stránek ................................................................................................................................ 72
Náhled a tisk dokumentu ...................................................................................................................... 74
Možnosti tisku ................................................................................................................................... 75
Hromadná korespondence .................................................................................................................... 77
Hromadná korespondence pomocí Podrobného průvodce hromadnou korespondencí. ................ 78
Krok 1 – vybrat typ dokumentu ......................................................................................................... 79
Krok 2 – Vybrat počáteční dokument ................................................................................................ 80
Krok 3 – Vybrat příjemce ................................................................................................................... 80
Krok 4 – Vytvořit dopis ...................................................................................................................... 81
Krok 5 – Zobrazit náhled dopisu ........................................................................................................ 83
Krok 6 – Dokončit hromadnou korespondenci.................................................................................. 84
Kontrola pravopisu ................................................................................................................................ 85
Klávesové zkratky .................................................................................................................................. 88
Formátování písma ............................................................................................................................ 88
Formátování odstavců ....................................................................................................................... 88
Modul 3 Zpracování textu
5
Psaní speciálních znaků ..................................................................................................................... 89
Ukončení (zalomení) .......................................................................................................................... 89
Funkce programu .............................................................................................................................. 89
Modul 3 Zpracování textu
6
Aplikace Word je pokročilý nástroj umožňující vytvářet dokumenty v počítači. Aplikaci Word je možné
použít k vytváření textu s barevnými fotografiemi, kresbami které jsou použity jako obrázky. Dále
můžete přidávat objekty, jako jsou grafy nebo tabulky. V aplikaci Word můžete snadno vytvořit
obchodní dokumenty, články nebo zprávy. Je také možné vytisknout adresy na obálky nebo napsat
hromadný dopis. Microsoft Word je textový procesor od firmy Microsoft, který je součástí
kancelářského balíku Microsoft Office.
Modul 3 Zpracování textu
7
Spuštění aplikace Word Aplikaci Word spustíte tak, že vyhledáte její ikonu v nabídce Start a klepnete na ni. Najdete ho v Sekci
Všechny programy/Mircosoft Office.
Po výběru Microsoft Office Word 2007 se
zobrazí hlavní okno aplikace.
Modul 3 Zpracování textu
8
Ukončení aplikace Word Aplikaci Word ukončíte jako každou jinou aplikaci, tedy klepnutím na tlačítko s křížkem v právě horní
části hlavního okna. Pokud v dokumentu provedete nějakou změnu (i zcela nepatrnou) a klepnete na
tlačítko Zavřít, zobrazí se okno se zprávou, jestli chcete uložit provedené změny v souboru XY. Pokud
chcete změny uložit, klepněte na tlačítko Ano. Chcete-li aplikaci ukončit bez uložení změn, klepněte
na tlačítko Ne. Pokud jste na tlačítko Zavřít klepli omylem, klepněte na tlačítko Storno.
Modul 3 Zpracování textu
9
Pás Karet Pás karet je vodorovná oblast (pruh), která se po spuštění aplikace sady Office (například aplikace
Word) táhne podél horního okraje okna aplikace. Příkazy, které potřebujete k práci, jsou rozděleny
do skupin a umístěny na kartách, například na kartách (Domů a Vložení). Klepáním na jednotlivé karty
je možné přepínat mezi zobrazenými sadami příkazů.
Prvky okna aplikace Word
1. Záhlaví: Zde je zobrazen název souboru s dokumentem, který upravujete
2. Panel nástrojů Rychlý přístup: Zde jsou umístěny často používané příkazy, například Uložit a
Zpět. Můžete sem přidat své oblíbené příkazy.
3. Tlačítko Office: Klepnutím na toto tlačítko zobrazíte nabídku se základními příkazy, například
Nový, Otevřít, Uložit jako, Tisk a Zavřít. Klepnutím na příkaz Možnosti aplikace Word ve
spodní části této nabídky zobrazíte nastavení aplikace, například předvolby kontroly
pravopisu, která se ve starších verzích aplikace otevírala v nabídce Nástroje příkazem
Možnosti.
4. Pás karet: Zde jsou umístěny příkazy, které potřebujete k práci. Pás karet slouží ke stejnému
účelu jako nabídky a panely nástrojů v jiných programech.
5. Pravítka: vodorovné a horizontální pravítka – slouží pro zobrazení pozice textu na stránce a
pomáhá při formátování dokumentu.
6. Okno úprav: Zde se zobrazí dokument, který upravujete.
7. Posuvník: Dovoluje změnit polohu zobrazení dokumentu, který upravujete.
8. Stavový řádek: Zobrazuje informace o dokumentu, který upravujete.
9. Tlačítka zobrazení: Tato tlačítka umožňují změnit režim zobrazeni upravovaného dokumentu
tak, aby vyhovoval vaším potřebám.
10. Posuvník zvětšení: Umožňuje změnit nastavení zvětšení v dokumentu, který upravujete.
Modul 3 Zpracování textu
10
Další příkazy v dialogových oknech Pokud je v pravém dolním rohu skupiny zobrazena malá šipka (říká se jí ikona pro otevření
dialogového okna), znamená to, že jsou pro tuto skupinu k dispozici podrobnější nebo rozšířené
možnosti. Klepnete-li na šipku, otevře se dialogové okno nebo podokno úloh s dalšími možnostmi.
Pro ovládání Pásu karet se dá použít i klávesnice. Některé klávesové zkratky jsou ve spodní části
dokumentu v přehledné tabulce. Ale můžeme si pomoct i jinak. Když stlačíme Klávesu ALT, zobrazí se
popisky u jednotlivých příkazů. Stlačením dané klávesy se posunete na zkratky ve skupině a další
stlačení klávesy bude znamenat vykonání příkazu, nebo otevření dialogového okna atd. Určitě si
časem na běžné používané kombinace kláves zvyknete a možná zjistíte, že běžné příkazy je lepší
vykonávat právě touto cestou.
Modul 3 Zpracování textu
11
Uložení dokumentu V aplikaci Word je při přerušení nebo ukončení práce nutné dokument uložit, jinak bude práce
ztracena. Ostatně podobně jako v každé jiné aplikaci. Po uložení je dokumentu uložen jako soubor v
počítači. Je důležité si uvědomit, kam soubor ukládáme. Uložený soubor je jedna věc, ale jeho
opětovné otevření bez znalosti toho kde soubor máme, je věc druhá a mnohdy velice náročná.
Uložení dokumentu proběhne klepnutím na tlačítko Uložit (najdeme ho v panelu nástrojů Rychlý
přístup). V tomto případě se bude Word chovat dle situace a to následovně:
1. Dokument jsme ještě neukládali, a tudíž nás Word vyzve k zadání jeho umístění na disku
počítače.
2. Dokument je již uložen a má svoje místo na disku počítače.
Druhý případ je jednodušší, protože stlačením tlačítka Uložit se nic moc nestane, tedy po vizuální
stránce a dokument je jednoduše uložen na disk.
První případ si ale rozebereme:
Musíme žádat umístění, kam chceme dokument uložit.
1. V poli "Uložit do", zadejte umístění, kam chcete dokument uložit. Zobrazí se dříve vybraná
složka Dokumenty.
2. V poli Název souboru je jako název souboru automaticky doplněn text zadaný na prvním
řádku dokumentu. Zadejte nový název a změňte tak název ukládaného souboru.
3. Klepněte na tlačítko Uložit.
Název souboru v záhlaví se změní z „Dokument1“ na název uloženého souboru.
Kontrola, kam byl soubor uložen. Klepněte na tlačítko Start (tlačítko Start a potom na položku
Dokumenty. Ověřte, zda je uložený soubor ve složce Dokumenty.
Uložení dokumentu v jiném formátu Microsoft Word ve verzi 2007 používá soubory s příponou „*.docx“ Je to nový formát souboru a
můžete se setkat se situací, že ten pro koho daný dokument připravujete, ho nemusí ve svém počítači
být schopen otevřít. Je to z toho důvodu, že buď má starší verzi Microsoft Office anebo že MS Word
vůbec nemá. V tomto případě je nutné uložit soubor v jiném formátu, resp. Jako jiný typ dokumentu.
V tomto případě nám pomůže položka hlavního měnu „Uložit jako…“
Modul 3 Zpracování textu
12
V této nabídce najdeme celkem 6 možnosti:
1. Dokument aplikace Word – uloží soubor v původním formátu, ale máme možnost již jednou
uložený dokument umístnit do jiné složky na disku, nebo uložit soubor na přenosné médium
a podobně.
2. Šablona aplikace Word – v tomto případě uložíme dokument, kde máme definované
vlastnosti budoucího dokumentu, jako šablonu. Tímto způsobem si můžeme připravit např.
objednávku, kde umístníme na správné místo logo, identifikační údaje, texty které se
nebudou měnit, nadefinujeme správné styly a formáty písma a uložíme jako šablonu. Při
otevření takovéto šablony, následné úpravě, tedy doplnění údajů konkrétní objednávky
můžeme dokument uložit. V tomto případě se ale nepřepíše původní šablona, ta zůstává
pořád stejná, ale Word uloží objednávku, jako kdyby to byl nový dokument. Samotná šablona
je připravena pro další použití. Stejným způsobem si můžeme připravit šablony pro
nejrůznější dokumenty, jako jsou faktury, maily, pozvánky a mnoho dalšího.
3. Dokument aplikace Word 97-2003 – tuto možnost doporučujeme v případě, že chcete mít
jistotu, že vámi vytvořený dokument si prohlídnou i uživatelé, který nemají aplikaci Word
2007 a novější. Tato možnost uloží dokument Word s příponou „.doc“ a použije starší typ
dokumentu. Pro běžnou práci s dokumenty to nebude mít žádné následky. V případě, ale že
by stě využívali pokročilé funkce aplikace Word, tak o tyto funkce můžete přijít, protože starší
formát „.doc“ tyto vlastnosti nepodporuje.
Modul 3 Zpracování textu
13
4. OpenDocument Text – formát OpenDocument je soubor textového typu, který umí používat
většina moderních textových editorů včetně jiných platforem. Tím se myslí, že dokument
tohoto typu si přečtou i uživatelé např. operačního systému Linux, nebo McOS. Rozhodně to
ale není univerzální cesta jak ukládat dokumenty. Důvody jsou stejné jako v případě ukládání
dokumentu do starších verzí aplikace Word.
5. PDF nebo XPS – formát PDF je ISO standardem na poli textových souboru a proto s tímto
formátem dokumentu nebude mít problém určité žádný operační systém, ani ty starší.
Existuje mnoho aplikací, které umí zobrazit a následně vytisknout dokument ve formátu PDF.
Tento dokument je však určen jen pro zobrazení a následný tisk. Nedají se v něm dělat žádné
další úpravy. Je proto maximálně vhodný pro přenos elektronickou poštou, nebo jako formát
pro publikování dokumentu na internetu. Navíc právě fakt, že je to formát souboru, který
není možné upravovat, můžeme využít pro mnoho situaci.
6. Jiné formáty – v tomto případě se otevře dialogové okno, kde si můžeme vybrat ze široké
palety typu souboru, ve kterém chceme náš soubor uložit. Určitě by smě měli zvýraznit
soubory typu „.txt“ - text bez formátování nebo „.rtf“ – formátovaný text – jeden že starších
ale docela univerzálních formátů.
Modul 3 Zpracování textu
14
Otevření dokumentu Nyní otevřete soubor, který jste právě uložili. Po otevření souboru budete moci pokračovat v práci.
Dokument otevřeme podle následujícího postupu.
1) Klepněte na tlačítko Start (tlačítko Start a potom na položku Dokumenty).
2) Poklepejte na soubor. Zobrazí se spouštěcí obrazovka aplikace Word a následně se zobrazí
dokument.
Pokud klepnete na tlačítko Office v aplikaci Word, je příkaz Otevřít uveden v zobrazené
nabídce. Příkaz Otevřít je možné použít k otevření dokumentu.
1) Klepněte na tlačítko Office a pak klepněte na příkaz Otevřít.
2) Vyberte dokument, který chcete otevřít, a klepněte na příkaz Otevřít.
Je také možné otevřít dokumenty, které jste nedávno uložili, ze seznamu Poslední dokumenty
Pokud v aplikaci Word klepnete na tlačítko Office, zobrazí se seznam posledních souborů uložených v
aplikaci Word. Z toho seznamu můžete vybrat soubor a otevřít jej.
Modul 3 Zpracování textu
15
Vytvoření nového dokumentu založeného na šabloně Při vytvoření nového dokumentu je tento vytvořen/odvozen od výchozí šablony dokumentu. Jak už se
dozvěděli v části u možností uložení dokumentu, je šablona vlastně soubor vlastností celého
dokumentu. Výchozí šablona definuje v základu jen okraje a velikost stránky, nastaví základní písmo
v dokumentu. To je vlastně běžný dokument/stránka. Aplikace Word ale obsahuje více než 30
předem nainstalovaných šablon, které nám můžou ulehčit formátování jiných dokumentů než je
„prázdná stránka“. Můžeme použít např. šablonu typu, jako jsou dopisy, faxy, zprávy, životopisy a
blogy. Najdete je v tomto umístění:
1) Klepněte na Tlačítko Microsoft Office a potom na příkaz Nový.
2) V okně Nový dokument klepněte na položku Nainstalované šablony.
3) Klepněte na miniatury a prohlédněte si náhled vpravo.
4) Po nalezení požadované šablony klepněte na tlačítko Vytvořit.
Modul 3 Zpracování textu
16
Otevře se nový dokument založený na šabloně, u něhož můžete provést požadované změny.
Již jsme dříve uvedli, že když otevřete šablonu, otevře se nový dokument založený na vybrané
šabloně. To znamená, že ve skutečnosti otevíráte kopii šablony, nikoli vlastní šablonu.
A v tom spočívá kouzlo šablon: Otevře se kopie šablony se vším, co obsahuje, v novém dokumentu. V
tomto novém dokumentu můžete pracovat a využívat všech funkcí v šabloně integrovaných a můžete
také přidávat nebo odstraňovat vše potřebné. Vzhledem k tomu, že nový dokument není vlastní
šablona, změny se ukládají do dokumentu a šablona zůstává v původním stavu. Proto může jedna
šablona sloužit jako základ neomezeného počtu dokumentů. Každý dokument je založen na šabloně
určitého typu a šablona zůstává v pozadí.
Modul 3 Zpracování textu
17
Přepínat mezi dvěma otevřenými dokumenty Aplikace Word umožňuje mít otevřených víc dokumentů najednou. Možnosti jak se to může stát je
víc. Nejčastěji si otevřete víc dokumentu z vaší složky Dokumenty nebo z jiného umístění na pevném
disku. Taky se může stát, že si otevřete víc nových dokumentů. V takovém případě je potřebné se
mezi dokumenty přepínat. Nejpohodlnější způsobuje využít přepínání mezi okny, které poskytuje
samotný operační systém, a sice za použití kláves ALT+TAB. V tomto případě nám ale bude zobrazen
seznam i s okny „cizích“ aplikaci. Seznam dokumentu jen aplikace Word najdeme v Záložce Zobrazení
na Pásu karet, pod tlačítkem Přepnout okna:
Zobrazí se seznam dokumentu otevřených ve Wordu a kliknutím na konkrétní dokument se okno
s daným dokumentem přepne do popředí. Pro lepší orientaci aktuálně vybrané okno je označeno
značkou.
Modul 3 Zpracování textu
18
Nastavit základní možnosti a předvolby aplikace Word V aplikaci Word je možné si nastavit některé předefinované hodnoty a nastavení. Tyto volby nám
mají za úkol zrychlit, nebo zpříjemnit práci. Nastavení najdeme po kliknutí na tlačítko Office a tlačítko
Možnosti aplikace Word:
Zobrazí se okno s nastavením:
V základní obrazovce v části „Oblíbené“ najdeme nastavení základního vzhledu aplikace Word a
osobního nastavení. V této části vyplňte svoje jméno a iniciály. Každý vámi vytvořený dokument bude
obsahovat ve vlastnostech jako autora právě toto jméno.
Dalším užitečným nastavení je předefinovaná cesta kam se budou ukládat vaše dokumenty. Správné
nastavení tohoto parametru urychlí ukládání vašich dokumentů a zároveň odstraní chaos ve
Modul 3 Zpracování textu
19
vyhledávání právě uloženého dokumentu. Nejčastější „válečný pokřik“ uživatelů Wordu je: „Kam se
mi to uložilo?! Nemůžu to najít!“
1) Zvolte „Uložit“ pro zobrazení nastavení pro Přizpůsobení ukládání dokumentu
2) Můžete si zvolit výchozí formát ukládání dokumentu. Hodí se v případě, že častěji ukládáte
dokumenty v jiném formátu než předvoleném. Úpravou tohoto parametru si ukládání
zrychlíte.
3) Vyberte složku, kam se budou dokumenty ukládat. V případě výběru volby Uložit jako… bude
tato složka nabídnuta jako výchozí.
4) Všechny provedené změny potvrdíte tlačítkem OK
Modul 3 Zpracování textu
20
Nápověda aplikace Word 2007 Pokud si nebudeme vědět rady jak na nějaký problém, ztratíme se v nastavení nějaké funkci, pak
můžeme s výhodou používat Nápovědu aplikace MS Word. V jakékoli situaci stlačíme klávesu F1 a
zobrazí se okno s nápovědou
Do zvýrazněného pole napíšeme název funkce, nebo oblast ze které potřebujeme pomoc a Nápověda
k aplikaci Word nám najde požadované témata. Výběrem tématu, kliknutím na modře zvýrazněný
text dostaneme text k danému tématu nápovědy.
V příkladu hledáme nápovědu k tématu Seznamy a po stlačení klávesy ENTER, nebo tlačítko Hledat
dostaneme seznam témat.
Modul 3 Zpracování textu
21
Po kliknutí na nadpis Zapnutí nebo vypnutí automatických odrážek nebo číslování že zobrazí text se
samotnou nápovědou. Text je možné označovat, kopírovat a dál s ním pracovat.
Modul 3 Zpracování textu
22
Psaní textu Text se rozděluje na několik prvků. V textu známe jako základní prvek znak, tedy písmenko. Větším
prvkem je slovo a věta. Vysvětlovat tyto pojmy asi nemá význam, ale Odstavec si už popíšeme. Je to
proto, že tady se dělá nejvíc chyb při psaní textu ve Wordu.
Odstavec Za odstavec ve Wordu považujeme soubor znaků, slov, vět oddělených Zalomením odstavce. Je to
jednoduché stlačení klávesy ENTER. Když píšeme text, píšeme ho souvisle. Nesnažíme se na konci
řádku, nebo na konci stránky stláčet klávesu ENTER, protože Word se o zalomení řádků, nebo stránky
stará automaticky sám za nás. Když budete s textem na konci řádku a další slovo se na daný řádek
nevleze, Word automaticky odřádkuje a „pošle“ dané slovo na nový řádek. To samé se automaticky
děje i se zalomením stránky. Existují i jednořádkové odstavce, jako je třeba podpis, nebo datum,
osloveni atd. Samozřejmě, máme možnost i ručně zalomit stránku, nebo řádek a jak nato si ukážeme
trochu dál v textu. Dodržování těchto zásad nám ušetří spoustu práce hlavně s formátováním textu.
Tabulátor Znak tabulátor používáme na odsazení textu od jiného textu anebo (nouzově) odsazení textu od
levého okraje stránky. Tuto možnost ale použijeme, jen když není možnost použít odsazení textu
pomocí formátování odstavce. Ukážeme zase v následujících kapitolách.
Pár typografických pravidel.
Aby text vypadal k světu, je potřebné dodržovat pár pravidel při psaní textu. Říkáme jim typografická
pravidla. Dvě nejdůležitější, které se docela často porušují, si připomeneme:
1) Psát mezeru za každým interpunkčním znaménkem, ale ne před něj ( . , ; ? ! : a další)
2) Uvozovky a závorky přimykejte k textu, který ohraničují - „slovo slovo slovo“ (slovo slovo
slovo) ne takto - “ slovo slovo „ nebo ( slovo slovo )
Netisknutelné znaky Netisknutelné znaky jsou takové, které „nejsou vidět“ na tiskárně, ale na monitoru si jejich zobrazení
můžeme zapnout. V určitých situacích zvláště při formátování textu nám budou velice užitečné. Mezi
tyto znaky patří mezera, tabulátor, zalomení odstavce a zalomení stránky. Jejich zobrazení, resp.
Skrytí dosáhneme zapnutím, resp. Vypnutím přes tlačítko se znakem „¶“
Automatické opravy Word automaticky opravuje některé nejčastější překlepy v textu. Tak např. opravuje za každou
tečkou a mezerou napíše další písmenko automaticky velké, i když zapomenete. Taky opravuje i
některé pravopisné chyby. Např. slovo „které“, které když napíšete bez dlouhého písmenka „e“ na
konci Word tuto chybičku opraví za vás hned, jak stlačíte mezeru za slovem.
Modul 3 Zpracování textu
23
Taky si všímejte červeně vlnkovaně podtržených slov. Takovouto formou Word kontroluje pravopis, a
když slovo nenajde ve svém slovníku, tímto způsobem vás nato upozorní.
Netisknutelné znaky
Znak Název Klávesa pro vložení Význam
· mezera mezerník
º pevná mezera CTRL+SHIFT+mezerník spojuje dvě slova, aby byla vždy spolu na jednom řádku
→ tabulátor TAB odsazuje text
¶ konec odstavce ENTER ukončuje odstavec
↵ konec řádku SHIFT+ENTER ukončuje řádek, ne odstavec
Inteligentní značky Během upravování dokumentu se mohou v různých situacích objevit automaticky tzv. „inteligentní
značky“, které umožní v konkrétní situaci provést určitou akci. Dále jsou k dispozici i „inteligentní
tlačítka“. Například provede-li se automatická oprava textu, objeví se inteligentní značka. Klepnete-li
na ni, budete moci akci vrátit zpět, sdělit programu, že tuto opravu nechcete provádět atd.
Modul 3 Zpracování textu
24
Lupa – měřítko zobrazení Pokud se text na monitoru jeví příliš malý nebo naopak velký, je možné pomocí posouvacího jezdce
v právě dolní části okna měnit zobrazeni. Je nutné si uvědomit, že měníme pouze měřítko zobrazení
nikoli velikost textu, nebo velikost stránky.
V případě že použijeme ze záložky Zobrazení tlačítko Lupa
Můžeme použít další volby
Šířka stránky zobrazí dokument v takové velikosti, kdy je využita maximálně šířka obrazovky.
Šířka textu zobrazí dokument tak, aby byl text dokumentu roztažen právě po celé šířce
stránky.
Celá stránka zobrazí dokument tak, aby byla vidět celá stránka.
Volbu Více stránek využijete především tehdy, chcete-li vidět rozložení textu na protilehlých
stranách (např. píšete-li knihu a chcete vidět, jak budou vedle sebe vypadat levé a právě
stránky).
Modul 3 Zpracování textu
25
Všechny změny se týkají pouze zobrazení dokumentu. Pro nastavení vlastnosti tisku, tedy orientaci a
formát stránky si ukážeme v jiné kapitole.
Modul 3 Zpracování textu
26
Přepínání mezi dvěma zobrazeními stránky V záložce Zobrazení najdeme taky možnost přepínání se mezi různými „pohledy“ na daný dokument.
Můžeme ho vidět, tak jak bude vytištěn na listu papíru (tedy i s okraji), nebo v případě úpravy
dlouhého dokumentu a rychlého psaní textu můžeme použít zobrazení bez okrajů „Koncept“.
V tomto případě budeme vidět oddělení jednotlivých stránek jen jako tečkovanou čaru přes celé
okno a neuvidíme obrázky. Tento režim je vhodný na psaní pouhého textu. Způsob jak se přepnout
mezi jednotlivými zobrazeními najdeme na Záložce Zobrazení v kartě Zobrazení dokumentu.
Další rychlou možností zobrazení rozložení dokumentu je stavový řádek. Tam najdeme pět ikonek pro
různé zobrazení dokumentu: Rozložení při tisku, Čtení na celé obrazovce, Rozložení webové stránky,
Osnovu a Koncept.
Modul 3 Zpracování textu
27
Vlastnosti dokumentu Každý soubor vytvořený ve Wordu má v sobě uloženy i další informace. Jsou to jednak statistické
údaje o počtu slov, vět, odstavců, stránek, ale i informace o tom kdo daný dokument vytvořil.
Standardně jsou do těchto informací vloženy údaje obsažené v operačním systému a o uživateli právě
přihlášeném do systému. Tyto informace lze změnit nebo upravit následujícím způsobem:
Stlačíme tlačítko Office a vybereme příkaz Připravit a Vlastnosti
Můžeme vyplnit jednotlivé vlastnosti a přes křížek v právě části vlastnosti dokumentu uzavřeme.
Modul 3 Zpracování textu
28
Pohyb textovým kurzorem, úpravy textu Napsané znaky se vkládají vždy tam, kde stojí (bliká) textový kurzor. Tento kurzor můžete přesouvat
klávesnicí i myší.
Pohyb textovým kurzorem klávesnicí Šipky kurzor posouvají. Kliknutí ukazatele myši většinou přemístí kurzor tam, kam se kliklo. Existují ale
další užitečné možnosti posouvání kurzoru.
Ctrl + šipky
Drží-li se klávesa kontrol a mačkají šipky doleva a doprava, kurzor se posouvá po slovech. Přesněji
řečeno skáče na začátky slov. To se využije při rychlém přechodu po řádku a při úpravách textu.
Většinou se je totiž potřeba dopisovat další slova do rozepsaného textu. Ctrl + šipky jsou ideální na
rychlý přechod na správnou pozici. Rozhodně je to mnohem rychlejší než klikání na dané místo myší
nebo posouvání kurzoru po jednotlivých znacích.
Ctrl + šipky nahoru a dolů skáčou na začátek dalšího odstavce.
Home, End
Klíčově potřebné klávesy při úpravě textu. Hlavně klávesa End. Když máme rozepsanou větu a něco
se nám nelíbí, přejdeme zpátky a opravíme to. Abychom se pak nemuseli na konec rozepsaného
řádku posouvat šipkami, použijeme End. Home posouvá na začátek řádku.
Ctrl + Home přesouvá kurzor na začátek textu, Ctrl + End na konec. Používáme hlavně, když si
otevřeme dokument a jsme na jeho začátku. Listovat několika stránkovým dokumentem je rozhodně
zdlouhavější než prosté použití Ctrl+End.
Mazání používají se dva způsob mazání
1) Mazání doleva klávesou Backspace (nad Enterem)
2) Mazání doprava klávesou Delete.
Zatímco Backspace (trpně přeložitelné jako zpětná mezera) se hodí zejména při běžném psaní na
okamžité odstraňování překlepů, Delete se hodí víc na pozdější úpravy textu. Pokud používáte jenom
jeden způsob, zkuste se naučit oba, hodně to zrychluje práci.
Existují klávesové zkratky Ctrl + Delete a Ctrl + Backspace, které mažou vpravo nebo vlevo od kurzoru
celé slovo. Další zrychleni práce.
Dalším způsobem mazání je:
3) označit odstraňovaný text a něco zmáčknout.
Je jedno, jestli se zmáčkne Delete, Backspace, nebo se začne rovnou psát. Označený text se prostě
nahradí. Je potřebné si to uvědomit i v kontextu, když nechceme nic mazat, ale text máme náhodou
označený a začneme psát. Častá reakce potom je: „Jejda mě se to ztratilo, kde to mám?“ Následuje
panika a …
Modul 3 Zpracování textu
29
Modul 3 Zpracování textu
30
Označování aneb výběr Vybírání textu je strašně užitečné, nejčastěji kvůli přesouvání a kopírování nebo kvůli změně formátu
(vzhledu) písma.
Skoro všichni umějí vybírat text myší. (Ti co nevědí, čtěte pozorně dál, o kousek níž v textu se to
dozvíme.) Většinou to stačí, ale někdy je to nešikovné a jindy pomalé. Části textu se dají totiž
efektivně vybírat i klávesnicí. Klíčovou roli přitom má klávesa Shift.
Kouzelná klávesa Shift Například zkuste při psaní zmáčknout Shift a odjet šipkou doleva. Měly by se označovat znaky vlevo
od kurzoru. Nebo zkuste dát kurzor někam do textu, zmáčknout a držet Shift a někam jinam kliknout
myší. Označí se text od výchozí do koncové polohy.
Logika Shift-u při označování textu je následující: když se stiskne Shift, zapamatuje si program výchozí
polohu kurzoru. Dokud je Shift zmáčknutý, ví program, že instrukce na přesun kurzoru (např. pohyb
šipkami) má chápat ne jako přesun kurzoru, ale jako změnu oblasti označení. Jakmile se kurzor
zastaví, výběr je hotov.
Jsou možné i jiné kombinace:
jak označit slovo vpravo od kurzoru Shift + Ctrl + šipka vpravo
slovo vlevo od kurzoru Shift + Ctrl + šipka vlevo
dvě slova vlevo od kurzoru Shift + Ctrl + dvakrát šipka vlevo
text od kurzoru do konce řádku Shift + End
text od kurzoru k začátku řádku Shift + Home
text od kurzoru někam jinam Shift a dojet tam šipkami Shift a kliknout tam myší
od začátku textu po kurzor Shift + Ctrl + Home
od kurzoru po konec textu Shift + Ctrl + End
a tak dále. Pokud to chápete jako nudný přehled, vězte, že to má logiku.
Označování myší Prostě zatáhnout text. Funguje to tak, že kliknete na začátek textu, který zamýšlíme označit, držíme
levé tlačítko myší zmáčknuté a taháme až na konec výběru. Když jsme s výběrem spokojení, pustíme
tlačítko. Ne dřív, další stisknutí tlačítka totiž předchozí výběr (mnohdy pracně dosáhnutý) ztratíme a
musíme začít znovu. Korekce jsou povoleny jen v případě pořád stlačeného tlačítka. To je docela
jednoduché, když celý text, který chceme označit, vidíme na jedné obrazovce. Někdy je potřeba
vybrat text, který je přes více obrazovek. Možnosti:
1). Začít označovat, sjet hodně dolů, aby to začalo rolovat, počkat, až se tam "odroluje" a pak myš
pustit. Je to ale docela náročné se na první pokus trefit. Rolování zastavíme zase opačným
přesunutím kurzoru myšky, ale pozor za stálého držení tlačítka myší.
2). Kliknout na začátek výběru, odrolovat dolů (scrollbarem nebo kolečkem), stisknout Shift a kliknout
myší na konec výběru.
Druhá možnost je lepší, ale moc lidí o ní neví a právě proto používá první možnost.
Modul 3 Zpracování textu
31
Některé situace ale přímo vybízí pro označování textu myší, zvlášť když už ji držíme v ruce. V tom
případě se nám hodí pár fintiček s myškou:
Dvojklikem se označí slovo. To funguje skoro ve všech programech. Ve Wordu se trojklikem označí
celý odstavec. Při označování myší přes více slov výběr "expanduje", takže zahrnuje vždycky celá
slova. Při označování Shiftem a šipkami k tomu nedochází.
Výběrový pruh Nalevo od textu má Word takzvaný výběrový pruh. Kliknutím do výběrového pruhu vyberete
sousedící řádek textu. Poklepáním do výběrového pruhu vyberete sousedící odstavec textu.
Modul 3 Zpracování textu
32
Další úpravy textu
Ukončení odstavce Na konci odstavce (nebo samostatného řádku) stiskněte klávesu ENTER – vloží se znak ¶ a tím se
odstavec ukončí.
Vložení prázdného řádku před odstavec 1) Postavte textový kurzor na začátek odstavce, před který chcete vložit prázdný řádek.
2) Stiskněte klávesu ENTER – vloží se znak ¶ a tím i nový řádek (odstavec).
Vložení prázdného řádku za odstavec 1) Postavte textový kurzor na konec odstavce (těsně před znak ¶), za který chcete vložit prázdný
řádek.
2) Stisknete klávesu Enter – vloží se znak ¶ a tím i nový řádek (odstavec).
Odstranění prázdného řádku 1) Postavte textový kurzor na prázdný řádek (těsně před znak ¶), který chcete odstranit.
2) Stisknete klávesu Delete – znak ¶ se smaže a tím i prázdný řádek.
Rozdělení odstavce na dva 1) Postavte textový kurzor na místo, kde chcete odstavec (řádek) rozdělit.
2) Stisknete klávesu Enter – vloží se znak ¶ a kurzor i se zbytkem odstavce se přesune na další
řádek. Dále můžete vložit znak → (klávesa TAB) pro odsazení prvního řádku takto nové
vzniklého odstavce.
Sloučení dvou odstavců 1) Postavte textový kurzor na konec prvního z obou odstavců (těsně před znak ¶).
2) Stiskněte klávesu Delete – znak ¶ se smaže a oba odstavce se spojí v jeden. Pokud jste
odsadili první řádek nového odstavce znakem → (klávesou TAB) stiskněte ještě jednou
klávesu Delete pro vymazání znaku →.
Kopírování, přesuň, výmaz, vrátit zpět Velice často budete potřebovat přesunout text na jiné místo. Část stejného textu objevujícího se
opakovaně, je vhodné místo opisování zkopírovat, což vám ušetří práci.
Modul 3 Zpracování textu
33
Kopírování a přemísťování V této kapitole se budeme zabývat kopírováním a přemístěním textu, či objektů s využitím schránky
Windows. Tato schránka (a uvedený postup) je univerzální ve všech programech, pracujících pod
operačním systémem Windows. Po označení je text (objekt) při kopírování, vyjímání a přesouvání na
přechodnou dobu uložen ve schránce. Následně ho z této schránky vyjmeme a umístíme podle
potřeby.
Kopírování Kopírováním vytvoříme totožnou část textu.
1) Před kopírováním je třeba část textu, obrázek, nebo jiný objekt označit
2) Zvolte jednu z následujících možností kopírování:
a. pomocí pásu karet v části Schránka – Kopírovat
b. na označené části textu, vyvolejte pomocí jednoho kliku pravého tlačítka myší
kontextovou nabídku, kde zvolte Kopírovat
c. stiskem kláves Ctrl+C zkopírujete označený. Text do schránky
3) Přesuňte kurzor myší, či klávesnicí na cílové místo
4) Zvolte jednu z následujících možností vložení:
a. pomocí pásu karet v části Schránka – Vložit
b. na označené části textu, vyvolejte pomocí jednoho kliku pravého tlačítka myší
kontextovou nabídku, kde zvolte Vložit
c. stiskem kláves Ctrl+V vložte text ze schránky na určené místo
Přesun textu 1) Opět je třeba nejdříve část textu, obrázek, nebo jiný objekt označit.
Modul 3 Zpracování textu
34
2) Zvolte jednu z následujících možností vyjmutí:
a. pomocí pásu karet v části Schránka – Vyjmout
b. na označené části textu, vyvolejte pomocí jednoho kliku pravého tlačítka myší
kontextovou nabídku, kde zvolte Vyjmout
c. stiskem kláves Ctrl+X vyjměte označenou část textu (uloží se aut. do schránky)
3) Přesuňte kurzor myší, nebo klávesnicí na cílové místo
4) Zvolte jednu z následujících možností vložení:
a. pomocí pásu karet v části Schránka – Vložit
b. na označené části textu, vyvolejte pomocí jednoho kliku pravého tlačítka myši
kontextovou nabídku, kde zvolte Vložit
c. stiskem kláves Ctrl+V vložte text ze schránky na určené místo
Vrácení poslední akce zpět Pokud se vám někdy povede provést jakoukoliv nechtěnou úpravu, je možné danou akci vrátit zpět
příkazem Úpravy - Vrátit zpět v hlavním menu. Ke stejnému cíli se dopracujete i pomocí kombinace
kláves - Ctrl+Z. Takto lze vrátit zpět až několik desítek akcí - ale jen do té doby, než svoji práci s
Wordem ukončíte a soubor uzavřete.
Modul 3 Zpracování textu
35
Vyhledání textu Je možné rychle najít všechny výskyty určitého slova nebo slovního spojení.
1) Na kartě Domů klikněte ve skupině Úpravy na položku Najít.
2) Do pole Najít zadejte text, který chcete vyhledat.
3) Proveďte jednu z následujících akcí:
a. Chcete-li najít každý výskyt slova nebo fráze, klepněte na tlačítko Najít další.
b. Chcete-li najít všechny výskyty určitého slova nebo fráze najednou, klepněte na
tlačítko Najít vše a potom na položku Hlavní dokument.
c. Chcete-li zviditelnit slova nebo fráze, Klepněte na tlačítko Zvýraznění hodnoty a
potom na položku Zvýraznit vše. Text je zvýrazněn na obrazovce, ale není zvýrazněn
při tisku dokumentu.
d. Můžete si také upravit další podmínky hledání kliknutím na tlačítko Více>>
Najdete tady možností jako je Rozlišovat malá a velká písmena atd.
Probíhající hledání zrušíte stisknutím klávesy ESC.
Vyhledání a nahrazení textu Slovo nebo frázi můžete automaticky nahradit jiným slovem nebo frází.
1) Na kartě Domů klikněte ve skupině Úpravy na položku Nahradit.
2) Klepněte na kartu Nahradit.
3) Do pole Najít zadejte text, který chcete nahrazovat.
4) Do pole Nahradit zadejte text, kterým chcete původní text nahradit.
5) Proveďte jednu z následujících akcí:
Modul 3 Zpracování textu
36
a. Chcete-li vyhledat další výskyt textu, klepněte na tlačítko Najít další.
b. Chcete-li výskyt textu nahradit, klepněte na tlačítko Nahradit. Po klepnutí na tlačítko
Nahradit se aplikace Word posune na další výskyt textu.
c. Jestliže chcete nahradit všechny nalezené texty, klepněte na tlačítko Nahradit vše.
Probíhající nahrazování zrušíte stisknutím klávesy ESC.
Modul 3 Zpracování textu
37
Změna velikosti písmen U aplikace Word můžeme změnit velikost písmen v textu bez toho, aniž bychom museli daný text
přepisovat ručně. Postup je následující:
1) Vyberte text, u kterého chcete změnit psaní velkých písmen.
2) Na kartě Domů klepněte ve skupině Písmo na možnost Velká písmena a klepněte na
požadovanou možnost psaní velkých písmen.
a. Pokud chcete napsat velkým písmenem první písmeno ve větě a ponechat ostatní
písmena malá, klepněte na možnost Velká na začátku věty.
b. Jestliže chcete, aby byla všechna písmena malá, klepněte na možnost všechna malá.
c. Chcete-li, aby byla všechna písmena velká, klepněte na možnost Všechna Velká.
d. Pokud chcete, aby bylo první písmeno každého slova velké a ostatní písmena malá,
klepněte na možnost Velké písmeno na začátku každého slova.
e. Jestliže chcete přepnout mezi dvěma zobrazeními psaní velkých písmen (například
mezi Velké Písmeno Na Začátku Každého Slova a velké písmeno na začátku každého
slova), klepněte na možnost ZAMĚNIT malá a velká.
Modul 3 Zpracování textu
38
Zadávaní a formátování textu
Možností formátování textu Nástroje pro formátování textu se nacházejí na pásu karet především ve skupině Písmo na kartě
Domů.
Následující tabulka obsahuje názvy a funkce tlačítek zobrazených na pásu karet. Zkusíme je
použít kombinovaně a naformátovat určité texty.
Tlačítko Název Funkce
Písmo Změní písmo.
Velikost písma Změní velikost písma.
Zvětšit písmo Zvětší velikost textu.
Zúžit písmo Zmenší velikost textu.
Vymazat
formátování
Vymaže veškeré formátování vybraného textu a
ponechá jen prostý text.
Ohraničení
znaku
Vloží ohraničení okolo sady znaků nebo věty.
Tučné Změní vybraný text na tučný.
Kurzíva Převede vybraný text na kurzívu.
Podtržení Podtrhne vybraný text.
Přeškrtnuté Nakreslí čáru středem vybraného textu.
Dolní index. Vytvoří malá písmena pod základní čarou textu.
Horní index. Vytvoří malá písmena nad čarou textu.
Velká písmena Změní veškerý vybraný text na velká nebo malá
písmena či na jinou z běžných možností pro velikost
písmen.
Barva
zvýraznění textu
Změní text tak, aby vypadal jako označený
zvýrazňovačem.
Barva písma Změní barvu textu.
Stínované Vystínuje pozadí celého řádku. To se označuje jako
stínování znaků.
Tlačítko na pásu karet je možné vybrat a jeho výběr zrušit
Některá tlačítka sloužící k formátování textu mohou být ve stavu vybráno (jsou zobrazena žlutě: )
nebo ve stavu nevybráno (mají stejnou barvu jako pás karet: ). Klepnutím na tlačítko se přepíná
mezi oběma stavy.
Modul 3 Zpracování textu
39
Pokud je tlačítko vybráno, znamená to, že funkce je použita. Pokud změníte aktuální pozici kurzoru,
změní se také stav tlačítka pro toto nové umístění.
Formátování některých textů Formátování textu je možno provádět dodatečně. A je to i doporučovaný způsob psaní. Tedy
napíšeme všechen text bez ohledu na jeho formátování a potom začneme upravovat jeho formu.
Postup je jednoduchý, označíme text, který chceme formátovat a vybereme příslušnou funkci. Např.
po výběru textu se v blízkosti kurzoru zobrazí často používané příkazy.
Výběrem jednotlivých tlačítek budeme měnit označený text (v našem případě slovo „tlačítko“)
požadovaným způsobem (viz předchozí tabulka)
Dalším způsobem jakým je možno formátovat text je pomocí dialogového okna, kde najdeme
všechny možnosti formátování. Toto okno je dobře známé hlavně uživatelům zvyklým na práci ve
starších verzích Wordu. Dostaneme se k němu pomocí rozšiřovacího tlačítka v panelu Písmo:
Okno, které se zobrazí je následující:
Modul 3 Zpracování textu
40
V záložce Písmo můžeme nastavit Typ písma, Řez písma, Velikost, Barvu písma a na co si dávat zvlášť
pozor je Styl podtržení a barva podtržení. V tomto dialogovém oknu můžete najít více možností jak
text podtrhnout a určit i barvu podtržení. Výsledkem může být text, který má červenou barvu písma a
je modře podtržen. V části Styl potom můžete přidat textu další vlastnosti jako je např. Horní a Dolní
index pro zobrazení a správné zapsání chemických vzorců, popř. různých matematických funkcí. Jsou
zde ale i další zajímavé efekty, jako je reliéf, stín, přeškrtnutí atd.
V záložce Proložení znaku najdeme
Měřítko textu, efekt, který rozšíří text při zachování jeho výšky, nebo naopak zúží text. Pokud chceme
udělat mezi znaky větší mezeru, nebudeme za každým písmenkem psát mezeru, ale použijeme
nastavení Mezery:, kde vybereme z rozbalovací nabídky „rozšířeně“ a nastavíme O kolik: hodnotou
která nám bude vyhovovat. Možnosti umístění můžeme měnit vlastnosti zobrazení efektu horního a
dolního indexu.
Modul 3 Zpracování textu
41
Kopírování formátu Někdy, zvláště v malých dokumentech, typicky jednostránkových nepotřebujeme tak robustní nástroj
jako jsou styly písma. I když jejich používání doporučujeme i při běžném psaní, zvláště když si
vytvoříte svoje vlastní styly, kterými můžete psát všechny dokumenty. Ale např. na cizím počítači
takovou možnost nemáme. V tomto případě nemusíme pracně nastavovat všechny parametry ručně,
ale použijeme funkci kopírování formát. Označíme text, jehož formát chceme kopírovat a pomocí
tlačítka z karty Schránka zkopírujeme formát vybraného textu a cokoliv teď označíme,
dostaneme všechny parametry právě zkopírovaného textu, nikoli však text, ten zůstane původní.
Jak je vidět I z nápovědy k tlačítku Kopírovat formát, dvojklikem dosáhneme toho, že tento formát
budeme moci kopírovat vícenásobně na různá místa dokumentu. Funkci ukončíme opětovným
kliknutím na tlačítko Kopírování dokumentu.
Modul 3 Zpracování textu
42
Formátování odstavce Odstavcem v aplikaci Word myslíme souvislý text ukončený koncem odstavce (tedy klávesou ENTER).
Odstavec má nejčastěji několik řádků, ale vyskytuje se i mnoho jednořádkových odstavců. Taky se
setkáme i s prázdným odstavcem, protože každé stisknutí klávesy ENTER ukončí odstavec. Tady je
skutečně důležité si uvědomit existenci jednořádkových a prázdných odstavců, protože v praxi se
často na tuto skutečnost zapomíná.
Před formátováním odstavce musíme vždy určit, který odstavec budeme formátovat. Obyčejně se to
dělá označením textu, ale při formátování odstavce stačí, když budeme mít umístněný textový kurzor
v odstavci, který chceme formátovat. V případě, že budeme chtít formátovat víc odstavců najednou,
musíme již text označovat.
Základní formátování odstavce najdeme v Záložce pásu karet Domů v kartě Odstavec.
V následující tabulce si vysvětlíme jednotlivé tlačítka:
Tlačítko Název Funkce
Odrážky a
číslování
Vytváří a upravuje Odrážky a číslování. Tomuto tématu
se věnuje samostatná kapitola
Zmenšit
odsazeni
Zmenší odsazeni odstavce od levého okraje dokumentu
Zvětšit odsazeni Zvětší odsazeni odstavce od levého okraje dokumentu
Seřadit Seřazení seznamu podle abecedy
Zobrazit vše Zobrazí znaky konce odstavců a další netisknutelné
znaky
Zarovnání
doleva
Zarovná odstavec doleva
Zarovnání na
střed
Zarovná odstavec na střed
Zarovnání
doprava
Zarovná odstavec doprava
Zarovnání do
bloku
Zarovná odstavec na levém i pravém okraji
Řádkování Umožňuje měnit mezeru mezi řádky
Stínovaní Barevně označí pozadí za vybraným textem nebo
odstavcem
Ohraničení Umožňuje ohraničit vybrané buňky tabulky nebo
odstavce
Odstavec Zobrazí dialogové okno Odstavec
Modul 3 Zpracování textu
43
Vyjmenované funkce nejsou ani zdaleka vyčerpávajícím výčtem funkcí, které podporuje formátování
odstavce. Podíváme se na další možnosti. Použijeme k tomu tlačítko Odstavec (poslední řádek
tabulky).
Dialogové okno Odstavec
V části Obecně najdeme rozbalovací seznam, ve kterém určíme způsob zarovnání odstavce. Na výběr
máme všechny čtyři možnosti.
Další vlastností je Odsazení. V políčkách Vlevo a Vpravo určujeme vzdálenost textu od levého a
pravého okraje. V položce Speciální vybereme doplňkové odsazení. Volba První řádek znamená, že
odsadíme první řádek odstavce od ostatních směrem doprava od levého okraje. Předsazení bude
znamenat, že první řádek odstavce bude zarovnán dle nastavení Vlevo a ostatní řádky budou
odsazeny vpravo od levého okraje odstavce. V chlívečku O kolik budeme definovat velikost tohoto
speciálního odsazení. Odsazení lze nastavovat ještě vizuálním způsobem, ukážeme si to na
následujících řádcích.
V části Mezery nastavíme vzdálenosti mezi jednotlivými odstavci. Tedy před a za odstavcem. Je to
užitečné zejména pokud nastavujeme vlastnosti odstavce, který představuje nadpis. Většinou
chceme, aby pod nápisem byla větší mezera, ale prázdný řádek (odstavec) je zase už moc veliká
mezera. Řešením je nastavení mezery za odstavcem. Stejně si můžeme říct, kolik bude mezera před
odstavcem. Velikost mezer před a za odstavcem je určena v bodech.
Dalším důležitým nastavením je řádkování. Pod tím se myslí rozestupy mezi řádky v odstavci. Běžným
řádkováním je jeden a půl řádku. Pro nastavení této hodnoty vybereme v rozbalovacím seznamu
Modul 3 Zpracování textu
44
Řádkování možnost 1.5 řádku. Najdeme i další možnosti: Jednoduché (řádkování 1), dvojité
řádkování. Dále se v praxi používají Násobky, kde v políčku Výška nastavíme, kolik násobné budou
mezery mezi řádky větší než jednoduché řádkování. A Možnost Přesně, kde v bodech určíme rozestup
řádků.
Nastavení odsazení pomocí pravítka
1) Posuvník odsazení zleva – odsazuje začátky řádků
2) Posuvník odsazení zprava – odsazuje konce řádků
Posuvník odsazení zleva
Skládá se ze tří částí:
1) Odsazení/předsazení prvního řádku
2) Odsazení/předsazení ostatních řádků
3) Uzamčené posouvání odsazení prvního i ostatních řádků. Posunutím tohoto ukazatele bude
zachována stejná vzdálenost mezi odsazením prvního a ostatních řádků a posunutím tohoto
posuvnou budete posouvat oběma ukazateli naráz.
Na následujícím obrázku je celá situace ještě jednou ukázána:
Vidíme odstavec textu zarovnány do bloku s odsazeným prvním řádkem odstavce na 2cm, ostatních
řádků na 1cm a odsazení konce odstavce z pravé strany na 13cm. Červená přerušovaná čára
naznačuje „pole působnosti“ jednotlivých posuvníků vodorovného pravítka.
Odsazovat první řádek v textu se dá ještě pomocí tabulátoru. Když totiž použijete na začátku
odstavce klávesu tabulátor (TAB), aplikace Word automaticky použije funkci odsazení prvního řádku.
Můžete si všimnout, že zároveň s touto klávesou se posune i vrchní část posuvníku pro odsazení zleva
na vodorovném pravítku.
Modul 3 Zpracování textu
45
Tabulátory a zarážky V odstavci lze pro jednotlivé bloky textu nastavit tzv. tabulátorové zarážky. Zarážky umožňují
zarovnat text do sloupců, odsazovat text na určitou vzdálenost apod. Každá taková zarážka určuje
místo na řádku, ke kterému se má text zarovnat při vložení tabulátoru (znak →, klávesa TAB). Existují
4 typy zarážek, které si vybíráme na levém okraji vodorovného pravítka.
Kliknutím na tuto ikonku budeme měnit typ tabulátorové zarážky. Každé kliknutí bude znamenat jiný
typ a dle obrázku zjistíme jaký typ, je právě vybrán. Typu zarážek je tam víc, v praxi nás ale budou
nejvíc zajímat následující:
Tlačítko Název Funkce
Levá zarážka Odsazený text bude začínat od této zarážky dál
Zarážka na střed Střed odsazeného textu bude pod touto zarážkou
Pravá zarážka Odsazený text bude končit před touto zarážkou
Desetinná zarážka Odsazený text bude mít desetinou čárku pod touto zarážkou
Zarážky se umísťují na vodorovné pravítko kliknutím na požadované místo. Umístníme vždy zarážku
daného typu, kterou máme vybranou v levé části vodorovného pravítka. Jak už bylo naznačeno,
každý odstavec má svoje vlastní zarážky, pokud tedy budeme chtít definovat zarážky pro více
odstavců, musíme je nejdřív označit. Zarážkou můžeme pohybovat jejím přetažením na jiné místo
anebo přetažením mimo pravítko (směrem dolů) zarážku odstraníme.
Modul 3 Zpracování textu
46
Tabulky v textu V aplikaci Word lze vytvářet v textu tabulky. Přínos upraveného textu v tabulce snad ani není nutno
zdůrazňovat. Takže si hned ukážeme, jak takovou tabulku vytvoříme. Aplikace Word se tvorbě
tabulek věnuje poměrně hodně a tabulkám jsou věnovany celé dvě záložky na pásu karet. Ovšem tyto
jsou vidět jen v případě, že máme textový kurzor v tabulce.
Vložení tabulky 1) Klepněte na místo, kam chcete tabulku vložit.
2) Na kartě Vložení (1) ve skupině Tabulka klepněte na možnost Tabulka (2) a potom v oblasti
Vložit tabulku přetažením vyberte požadovaný počet řádků a sloupců (3).
Na obrázku je vidět:
1) Černá šipka na obrázku nahrazuje kurzor. Přetažením vyberete požadovaný rozměr tabulky.
Rozměr tabulky můžete sledovat taky v nadpisu nástroje Tabulka (4)
2) V případě, že je mřížka pro zamýšlený rozměr tabulky malá použijeme dialogové okno Vložit
tabulku… (5), kde si vybereme počet sloupců a řádků. Samozřejmě počet řádků a sloupců
není konečný a je možné všechny parametry tabulky upravovat i v případě, že už je naplněná
textem.
Modul 3 Zpracování textu
47
Po tabulce se můžeme textovým kurzorem pohybovat pomocí kurzorových šipek (včetně pohybu po
textu), klávesou TAB, když se pohybujeme v rámci buněk tabulky ve směru zleva doprava a poslední
buňka v tabulce nás posune o řádek níž znovu na první sloupec. K pohybu se dá s úspěchem
samozřejmě použít i kliknutí myší na požadované místo.
V buňce ve které máme umístněný textový kurzor, můžeme zadávat, nebo upravovat text běžným
způsobem. Text v buňce se dá označovat a pak můžeme u něj měnit formát písma atd.
Výběry v tabulkách Kromě výběru textu můžeme vybírat celé buňky, řádků, sloupců nebo celé tabulky. Je např. důležité
rozlišovat, jestli jsme označili jen celý text v buňce, nebo vybrali celou buňku. Když potom budeme
měnit vlastnosti jako např. barva stínování (podbarvení), tak bude rozdíl ve výsledku, když
podbarvíme pouze text napsaný v buňce, nebo celou buňku (nebo řádek/sloupec) v tabulce.
Výběr buňky v tabulce Buňku označíme tak, že přesuneme kurzor myši k levému okraji buňky, kterou chceme označit. To, že
jsme na správném místě indikuje změna kurzoru na černou šipečku. Viz obrázek. Kliknutím na toto
místo označíme celou buňku. Další možností je trojí poklepání na buňku.
Výběr celé tabulky Celou tabulku označíme kliknutím na ikonku, která se zobrazí v levém horním rohu tabulky, pokud
máme kurzor myši nad tabulkou. Viz obrázek.
Modul 3 Zpracování textu
48
Výběr řádků tabulky Celý řádek tabulky vybereme kliknutím před řádek tabulky. Správné místo na kliknutí je těsně před
tabulkou a indikace bílé šipky otočené doprava. Viz obrázek:
Výběr sloupce tabulky Sloupec vybereme kliknutím na vrch tabulky, tedy její horní ohraničení. To, že klikáme na správné
místo, indikuje černá šipka ukazující směrem dolů. Tento krok vyžaduje trochu zručnosti, protože
najít tu správnou pozici je obvykle pro začátečníky obtížné. Následující dva obrázky ukazují jak nato.
První obrázek ukazuje stav těsně před změnou kurzoru na „černou šipku“. Tuto změnu dosáhneme
ještě nepatrným pohybem směrem dolů. Ta správná „oblast“ je skutečně malá.
Další možnosti výběru Všechny možnosti (kromě výběru celé tabulky) nabízí taky možnost vícenásobného označení, tedy
více sousedících buněk, řádků nebo sloupců. Dosáhneme toho jednoduchým potáhnutím a držením
levého tlačítka myši při označování. Další neméně zajímavou funkcí je označování „napřeskáčku“, kdy
si označíme více buněk, řádků, nebo sloupců navzájem nesousedících. Postup označování je velice
jednoduchý. Označíme si první prvek standardním způsobem a další už budeme označovat za
současného držení klávesy CTRL. V případě, že označíme, na co jsme původně neměli v úmyslu, stačí,
když se danou oblast pokusím znovu označit a označení se z výběru odstraní. Tato technika je vhodná
jen při formátování písma, nebo nastavování barev. Ne na všechny funkce můžeme použít
vícenásobný výběr. Tady už jen poradíme, abyste si to vyzkoušeli sami.
Modul 3 Zpracování textu
49
Vkládání a odstraňovaní sloupců a řádků v tabulce Obě operace jsou v zásadě stejné, liší se jen tím, jestli označíme řádek, nebo sloupec. Ukážeme si
tedy nejdřív vložení nového řádku/sloupce. Označíme řádek nebo sloupec a klikneme na označenou
oblast pravým tlačítkem. V kontextovém menu najdeme položku „Vložit“ a v ní další možnosti. Dle
potřeby vybereme jednu z nich. Na následujících obrázcích ukážeme, co se stane při použití
jednotlivých příkazu. Na začátku máme tabulku 3x3 naplněnou texty.
Potřebujeme přidat datum narození jako třetí sloupec. Označíme třetí sloupec a vybereme možnost
“Vložit sloupec nalevo”
Výsledek:
Vložení nového řádku na konec tabulky je velice jednoduché. Když napíšeme text do poslední buňky a
stlačíme klávesu TAB, nový prázdný řádek se vloží automaticky. Když ale budeme chtít vložit nový
řádek tak, abychom doplnili novou osobu na první řádek tabulky, použije stejný postup jako při
vkládání sloupců s tím rozdílem, že označíme řádek a budeme vkládat řádky.
Výsledkem bude nový řádek připravený ke vkládání textu.
Modul 3 Zpracování textu
50
Odstraňovaní řádků a sloupců provedeme stejným způsobem. Tedy označíme, co budeme
odstraňovat, sloupec, nebo řádek a místo volby vložit v kontextovém menu vybereme volbu
“Odstranit řádek“ nebo “Odstranit sloupec”.
Úprava šířky sloupců a výšky řádků v tabulce Než tisíc slov opět nám nejlépe nastíní řešení obrázek. Upravovat šířku sloupců a výšku řádků lze
uchopením vodorovně (v případě výšky řádků), nebo svisle (v případě šířky sloupců) dělicí čáry v
tabulce a tažením myší.
Další volbou, kterou můžeme upravit rozměry tabulky, jsou automatické úpravy. Označíme celou
tabulku a přes kontextové menu vybereme možnost “Řádky stejně vysoké” nebo “Sloupce stejně
široké”.
Tato funkce ušetří hodně práce, která by nás ručním přesouváním určité čekala.
Pokud budeme potřebovat nastavit výšku řádků přesně na jeden centimetr, tak nám ruční
nastavování stačit nebude. Máme dvě možnosti. Buď zvolíme z kontextové nabídky možnost
“Vlastnosti tabulky”, kde upravíme požadované vlastnosti, nebo použijeme pás karet, který je v
mnoha ohledech lepší. Hlavně v rychlosti nastavení požadovaných vlastností a přehlednosti.
Pro zobrazení pásu karet Rozložení musíme mít textový kurzor umístněn v tabulce.
1) Kartu pro nastavení vlastností najdeme po kliknutí na “Rozložení” v části Nástroje tabulky.
Modul 3 Zpracování textu
51
2) Ikonka pro odebrání prvků tabulky. Dle toho co máme označené, můžeme odstraňovat
jednotlivé části tabulky.
3) Sada ikon pro vkládání řádků a sloupců
4) Editační boxy pro přesné zadání výšky řádků a šířky sloupců. Nastavením požadované
hodnoty se budou označené, nebo jen aktivní řádek/sloupec měnit dle nastavených hodnot.
5) Určuje zarovnání textu v buňce. Dle piktogramů je zřejmé, jak bude text zarovnán při použití
daného tlačítka. Znovu je nutné myslet na to, že buňky, na které chceme zarovnání aplikovat,
musí být označené.
Úprava Stínování buňky – barva pozadí buňky
1) Označíme buňky, které budeme stínovat
2) Vybereme pas karet “Návrh”
3) Tlačítko Stínování
4) Vybereme požadovanou barvu
Výsledek je vidět s postupem na obrázku. V případě, že stínování budeme chtít vypnout, tak budeme
postupovat stejně, ale v kroku číslo 4 vybereme místo barvy možnost “Bez barvy”. Neměli bychom
vybírat bílou barvu, protože to může být v některých případech nežádoucí.
Ohraničení buněk V tabulce můžeme jednotlivé buňky tabulky kreslit různými druhy čar. Ukážeme si jak nato.
Jedna z nejrychlejších možností je vybrat si jednu z předdefinovaných vlastností. Označíme buňky,
které budeme chtít ohraničit a v Návrhu tabulky vybereme Ohraničení, kde nám rozbalovací tlačítko
nabídne právě nejpoužívanější typy ohraničení. Pokud si nevybereme, zvolíme poslední položku
“Ohraničení a stínování…”. Dostaneme se do dialogového okna, kde máme detailnější možnosti
nastavení.
Modul 3 Zpracování textu
52
Modul 3 Zpracování textu
53
1) V části Nastavení vybereme předdefinované ohraničení vybraných buněk. Pozor, vybraná
akce bude aplikována jen a jen na vybrané buňky.
2) Vybereme Styl čáry.
3) Vybereme Barvu čáry
4) Vybereme Šířku čáry
5) V této části po nastavení všech parametrů čáry budeme jednotlivé čáry “kreslit” výběrem
požadované čáry kliknutím. Tady musíme mít na paměti, že když máme vybraných víc
sousedních buněk, prostřední čáry budou představovat právě vnitřní ohraničení vybraných
buněk.
6) I bez označení můžeme v této volbě zvolit, na jakou oblast budeme změnu aplikovat.
7) Vše potvrdíme.
Pozn.: Je potřebné si uvědomit, že nejdřív musíme vybrat vlastnosti čáry, kterou budeme kreslit a
pak můžeme použít buď ruční kreslení (5) anebo předdefinované (1).
V praxi si ale určitě nebudete “hrát” s každou tabulkou ve vašem textu. Aplikace Word má
předpřipravené Automatické formáty tabulek. V pásu karet Nástroje tabulky – Návrh v kartě Styly
tabulky si můžeme vybrat jeden z předdefinovaných stylů tabulky. Tento způsob formátování je
velice rychlý a elegantní.
Modul 3 Zpracování textu
54
Speciální znaky Do textu můžeme vkládat nejen znaky, které máme na klávesnici, ale také takzvané speciální znaky.
Jsou to většinou jednoduché piktogramy určitého významu. Typickým představitelem může být např.
znak zavináče používaného pro zadávání e-mailové adresy. Dále symbol € Euro, £ britské libry, nebo $
dolaru. Dalšími sice méně často používanými znaky, ale přece, je symbol ©Copyright, ®registrované
značky a ™ Trademark.
K těmto speciálním symbolům se dostaneme přes záložku Vložení, na kartě Symboly je tlačítko
Symbol.
Kliknutím na příslušný symbol vložíme symbol na místo, kde právě stojí kurzor. Pokud v základní
nabídce není symbol, který hledáme, použijme volbu Další symboly… Zobrazí se dialogové okno, kde
si můžeme vybrat z velkého množství dalších symbolů.
Pokud si v rozbalovacím seznamu vlevo nahoře vybereme písmo s názvem Wingdings, dostaneme se
k nejrůznějším piktogramům, které můžeme vkládat to našeho textu. Příkladem může být umístění
znaku telefonu před telefonní číslo v našem dokumentu. Další zajímavé znaky najdeme v písmu
Webdings, Webdings2 a Webdings3.
Modul 3 Zpracování textu
55
Odrážky, číslování a seznamy Seznamy se v dokumentech vyskytují docela často. Jsou důležitou součástí dokumentu. Existují dva
základní druhy:
Číslovaný seznam
Seznam s odrážkami
a dále se dělí podle úrovně:
1. jednoúrovňové
2. víceúrovňové
Víceúrovňové se hodí na znázornění struktury např.:
1. Číslovaný seznam
o jednoúrovňové
o víceúrovňové
2. seznam s odrážkami
a) jednoúrovňové
b) víceúrovňové
Jak je vidět formátu a možností je dostatek, ukážeme si jak nato.
Automatické vytváření seznamu při psaní je velice rychlý a častý způsob. Potřebujete-li seznam s
odrážkami, stačí začít hvězdičkou a poté mezeru. Hvězdička se změní na odrážku a můžete psát text
první odrážky. Stlačením ENTERu se automaticky zobrazí nová odrážka. Číslovaného seznamu
docílíme stejným postupem, ale začneme číslem jedna a tečkou. Seznam můžete ale začít např. i
šipkou, pomlčkou anebo písmenkem A. nebo A) a podobně.
Ukončení zadávání seznamu má více variant. Nejjednodušší způsob je, že po stlačení klávesy ENTER
pro zahájení další odrážky nebudeme už nic psát a stlačíme klávesu ENTER znovu. Poslední odrážka
zmizí a můžeme psát dál běžný text. Rozšířenější variantou je Několikanásobné stlačení klávesy
Backspace. Když stlačíte Backspace poprvé, zmizne odrážka a další psaní textu bude zarovnáno
s textem odrážek. Další stlačení Backspace zarovná další text s úrovní odrážek a další stlačení klávesy
Backspace posune kurzor na začátek řádku.
Změna typu seznamu je jednoduchá. Na Pásu karet najdeme ve skupině Odstavec ikonky pro změnu
druhů odrážek.
Modul 3 Zpracování textu
56
Stačí mít kurzor umístněny v odrážkách, nebo číslovaném seznamu a výběrem těchto tlačítek
změníme typ seznamu. Obě tlačítka (typ odrážek a typ číslování) si budou pamatovat, který typ
seznamu jste naposledy použili, a pokud na ně příště klepnete, použijí stejný typ seznamu.
Chcete-li seznam po vytvoření seřadit, například podle abecedy, můžete použít tlačítko Seřadit .
Pokud řadíte číslovaný seznam, jsou seřazeny pouze položky seznamu, nikoli čísla (takže číslo 1 bude
stále zobrazeno jako první atd.).
Měnit se dá nejenom odrážka – číslování, ale i typ odrážek a typ číslování. Předdefinované možnosti
dostaneme rozbalením příslušného tlačítka:
Pokud nám nebude vyhovovat ani jedna z předdefinovaných, máme možnost si vybrat vlastní, pokud
použijeme volbu Definovat novou odrážku…
Tady můžeme použít místo odrážek buď Symbol, Obrázek, nebo Písmo. Stlačením příslušného tlačítka
a výběrem vhodného znaku, nebo obrázku nadefinujeme novou odrážku. Tato potom už bude
v seznamu předdefinovaných, takže ji při opakovaném použití můžete použít.
Můžete formátovat odrážky nebo číslování seznamu odděleně od textu v položkách seznamu.
Dosáhneme například černý text s tučným červeným číslováním. Klepnete na jednu z odrážek nebo
Modul 3 Zpracování textu
57
na jedno z čísel, abyste vybrali pouze číslo, nikoli text položek seznamu. Jakmile jste vybrali odrážky
nebo číslování, formátujte je stejným způsobem jako kterýkoli text pomocí příkazů na pásu karet.
Nakonec klepněte mimo seznam, aby se zobrazil konečný přeformátovaný seznam.
Víceúrovňoví seznam Vytvořit takový seznam je velice jednoduché. Začneme jako s klasickým seznamem. Když založíme
pomocí klávesy ENTER novou položku, kterou už chceme mít na druhé úrovni (víc odsazenou)
použijeme tlačítko Zvětšit odsazení a pro návrat na předchozí úroveň zase tlačítko Zmenšit
odsazení na pásu karet. Alternativní a při psaní na klávesnicí výhodnější způsob je použití klávesy
TAB pro zvětšení odsazení a kombinace SHIFT+TAB pro zmenšení, resp. návrat do předchozí úrovně.
Opakováním stlačení ať klávesových zkratek, nebo tlačítek Zmenšení a Zvětšení odsazení můžeme
přesouvat úrovně i o víc úrovní. Formát a styl odrážek či číslovaní víceúrovňového seznamu můžete
docílit výše popsaných způsobem. Lze také využít i předdefinovaných stylů anebo si definovat vlastní,
znovu pomocí možnosti Definovat nový víceúrovňový seznam.
Symboly, které můžete použít pro automatické seznamy s odrážkami
Jestliže pro začátek seznamu použijete hvězdičku, bude odrážkou běžné černé kolečko. Pomocí
následujících symbolů vytvoříte další styly:
Jedno znaménko mínus (-)
Dvě znaménka mínus (--)
Jedno nebo dvě znaménka mínus a pravá lomená závorka (-> nebo -->)
Jedno nebo dvě znaménka rovná se a pravá lomená závorka (=> nebo ==>)
Pravá a levá lomená závorka (<>)
Pravá lomená závorka (>)
Písmeno o (funguje, pokud za ním následuje klávesa TAB, nikoli mezera)
Formáty, které můžete použít pro automaticky číslované seznamy
Chcete-li zahájit automaticky číslovaný seznam nebo seznam označený písmeny, použijte počáteční
hodnotu posloupnosti (1, a, A, I, i atd.) následovanou jedním z těchto symbolů a mezerou:
Modul 3 Zpracování textu
58
Tečka (.)
Pravá závorka ())
Tečka a pravá závorka (.))
Pomlčka (–)
Pravá lomená závorka (>)
Číslo nebo písmeno můžete také uzavřít do závorek ().
Modul 3 Zpracování textu
59
Dělení slov Pokud je slovo příliš dlouhé a nevejde se na konec řádku, nebude jej aplikace Word dělit, ale přesune
jej na začátek dalšího řádku. Můžete však použít funkci dělení slov a automaticky nebo ručně rozdělit
slovo, případně nastavit maximální povolenou vzdálenost mezi slovem a pravým okrajem stránky,
aniž by došlo k rozdělení slova.
Pokud zapnete funkci automatického dělení slov, vloží aplikace Word pomlčky automaticky na
požadovaná místa. Při ručním dělení je vyhledán text, který lze rozdělit, a před jeho rozdělením se
zobrazí výzva k potvrzení.
Automatické dělení slov v celém dokumentu Pokud zapnete funkci automatického dělení slov, vloží aplikace Word pomlčky automaticky na
požadovaná místa v dokumentu. Jestliže později dokument upravíte a změníte konce řádků, bude
provedeno nové dělení slov.
1) Ujistěte se, že není vybraný žádný text. (Stačí klepnout kdekoliv na bílou plochu na právem
okraji dokumentu)
2) Na kartě Rozložení stránky klikněte ve skupině Vzhled stránky na tlačítko Dělení slov a
potom na položku Automaticky.
Modul 3 Zpracování textu
60
Formátování dokumentu pomocí stylů Už umíme formátovat text pomocí tlačítek z Pásu karet, nebo z kontextové nabídky. Dát tedy pěkný
formát nějakému nadpisu nebude určité žádný problém. Zvolíme větší velikost písma, přidáme
Formát tučné písmo, nastavíme odsazení předchozího a následujícího odstavce a nastavíme proložení
znaku (rozložení mezer). A je to hotovo, vždyť je to jen pár základních úkonů. Co ale se situací, když
budete chtít stejný formát i u dalšího nadpisu. Můžete použít kopírování formátu, ale to rozhodně
není pohodlné pro několika stránkový dokument s větším množstvím nadpisů. Tady nám pomůžou
styly.
Styly představují speciálně vytvořené balíčky formátování, které umožňují použít více atributů
najednou. Místo samostatného použití jednotlivých prvků stačí použít styl jednou a práce je hotová.
Styl přitom můžete používat znovu a znovu.
Kde tedy tyto styly nalezneme?
Na záložce Domů najdeme kartu Styly. Vidíme základní nabídku stylů a možnost změnit styl. Nejvíc
možností najdeme samozřejmě v dialogovém okně, které vyvoláme rozšiřujícím tlačítkem v právem
dolním rohu. Pro rychle zvolení stylu daného odstavce, tedy toho, na kterém je kurzor zvolíme
z rozbalovací nabídky (na obrázku zvýrazněné tlačítko) požadovaný styl. Styl „Normální“ je výchozí a i
když styly v rámci nějakého malého dokumentu nebudete používat úmyslně, Word vždy tento
základní styl použije. Jinak si můžete vybrat s přednastavených stylů anebo si vlastní styl vytvořit, či
upravit stávající.
Vytvoření nového stylu Po zobrazení Okno styly (pravé dolní tlačítko na kartě Styly) tlačítkem Nový styl:
Modul 3 Zpracování textu
61
Zobrazíme okno pro vytváření nového stylu.
1. Název stylu, pod kterým se Váš nový styl bude nabízet v seznamu stylů
2. Typ stylu – jaký prvek textu budeme upravovat – nejčastěji to bude Odstavec, ale je možné si
vytvořit styl i pro tabulku a seznam
3. V tomto poli Styl založený na, si vyberte výchozí formát stylu. Výhodou tohoto nastavení je,
že se vám může nějaký styl líbit, ale jen potřebujete upravit nějakou drobnost, např.
potřebujete jinou barvu písma. Zvolíte tedy styl, od kterého chcete nový styl odvodit.
4. Po dokončení odstavce se další odstavec začne psát právě tímto stylem, který tady zvolíte.
Použijeme, když definujeme styl pro nadpisy, jako styl následujícího odstavce po nadpisu
bude jeden, že stylů „Normálních“
5. Pruh formátovacích tlačítek pro písmo
6. Pruh formátovacích tlačítek pro odstavec
Dále můžeme vidět ukázku, jak bude nás výsledek vypadat.
7. A kdyby nám formát písma a nastavení vlastnosti odstavce nestačili, můžeme si pomocí
tohoto tlačítka vybrat další možnosti formátování.
A tady vidíme ukázku našeho snažení:
Modul 3 Zpracování textu
62
Vytvořili jsme si nový styl, který je odvozený od Nadpisu 1, má změněné písmo, je zvýrazněno
kurzívou, dvojitým podtržením, které má modrou barvu a zvětšené mezery mezi znaky na 6 bodů.
Tento nový styl se okamžitě zobrazí v seznamu stylů a můžeme jej začít používat.
Pomocí tlačítka v okně Styly (třetí tlačítko vlevo dole), můžeme styly spravovat a jedna z operací
je I výmaz již nepotřebného stylu. Dále si zde můžete styly přeorganizovat, tak aby vámi preferované
byly vždy na začátku seznamu stylů, čím si můžete práci významné urychlit.
Modul 3 Zpracování textu
63
Vkládání dalších objektů Do textu v aplikaci Word, můžeme vkládat další objekty. Jedním z takových objektů je tabulka, o
které jsme si už něco ukázali. Dalšími jsou obrázky, kliparty, grafy a kreslené objekty. Všechny tyto
jmenované toho mají mnoho společného, tedy aspoň co se týče práce s nimi v aplikaci Word.
Vložení Obrázku/Klipartu Obrázek je chápán jako grafický soubor uložený na disku počítače, či výměnným úložišti dát. Může to
být např. digitální fotografie z Vaší dovolené, nebo jiný obrázek. Klipart je zase předdefinovaný
obrázek. Většinou je uložený v galerii klipartů přímo v aplikaci Word, která k této galerii přistupuje
pomocí internetu. V této galerii se dají vyhledávat kliparty v různých kategoriích, nebo zadáte
požadované slovo a aplikace Word vyhledá relevantní kliparty.
Vložení obrázku ze souboru 1) Umístněte textový kurzor na místo, kam chceme vložit obrázek.
2) Na záložce karet Vložení vybereme tlačítkem Obrázek funkci pro vložení obrázku
3) Aplikace Word nám nabídne dialogové okno, kde vybereme z disku počítače požadovaný
soubor.
4) Obrázek se vloží na místo, kde byl předtím textový kurzor.
Vloženi Klipartů 1) Umístněte textový kurzor na místo, kam chceme vložit obrázek.
2) Na záložce karet Vložení vybereme tlačítkem Klipart funkci pro vložení klipartu
3) Aplikace Word otevře na právě straně panel nástrojů s názvem Klipart, kde je políčko pro
zadání slova dle kterého chceme vyhledat klipart. Na obrázku je vidět výsledek po zadání
Modul 3 Zpracování textu
64
slova „letadlo“
4) Pro vložení klipartu klikneme na obrázek.
Vložení Kreslených objektů 1) Umístněte textový kurzor na místo, kam chceme vložit obrázek.
2) Na záložce karet Vložení vybereme tlačítkem Tvary funkci pro vložení Kresleného objektů
3) Zobrazí se seznam kreslících nástrojů, kde si vybereme tvar, který chceme kreslit. V případě,
že potřebujeme kreslit vícero objektů, vybereme poslední volbu „Nové kreslící plátno“, které
nám zobrazí kreslící oblast, kam můžeme libovolně kombinovat kreslení opakovaným
Modul 3 Zpracování textu
65
výběrem kreslícího nástroje.
4) Kreslíme tak, že na požadovaném místě systémem „potáhni a pusť“ nakreslíme nový objekt.
Vložení grafu Grafy mají v aplikaci Word speciální přístup, protože na jejich úspěšné zvládnutí musíme ovládat
aspoň základy práce s aplikací Microsoft Excel, která je součástí balíku Microsoft Office. Při vložení
grafu do dokumentu se nám otevře aplikace Excel, kde zadáme požadované hodnoty grafu. Graf se
potom přímo vykresluje do objektu v našem dokumentu aplikace Word. Ukážeme si tedy jak na to,
práci s aplikací Excel však na tomto místě rozebírat nebudeme.
1) Umístěte textový kurzor na místo, kam chceme vložit graf.
2) Na záložce karet Vložení vybereme tlačítkem Graf funkci pro vložení grafu
Modul 3 Zpracování textu
66
3) Zobrazí se dialogové okno pro výběr typu grafu.
4) Po výběru grafu se vloží na místo kurzoru graf a zároveň se otevře aplikace Excel, kde
upravíme požadované hodnoty grafu, popřípadě změníme vlastnosti tabulky, ze které bude
graf vypočítán. Uzavřením aplikace Excel, nám v textu zůstane Graf.
Výběr a úprava vložených objektů (obrázků, klipartů, grafů a kreslených objektů)
Kliknutím na daný objekt ho vybereme a můžeme s ním následně pracovat. Nejčastějším úkolem,
který budeme řešit je změna velikosti a pozice v textu.
Změna velikosti objektů 1) Vybereme objekt
2) Kolem objektů se zobrazí rámeček, kde budou tečkami zvýrazněné aktivní oblasti, na které
použijeme metodou „potáhni a pusť“ pro změnu velikosti. Rohové aktivní body změní
02468
101214
Řada 3
Řada 2
Řada 1
Modul 3 Zpracování textu
67
velikost na šířku a výšku zároveň a aktivní body uprostřed okrajů mění jen výšku, nebo jen
šířku.
Pozn.: obrázek a klipart přesouváme tažením kdekoliv vevnitř objektů. Aktivní body pro změnu
velikosti je vidět v podobě malých čtverečků. Mají stejnou funkčnost jako je popsané výše.
Změna pozice objektů Problém změny pozice objektů se skládá ze dvou dílčích úkolů.
1) Musíme objektům nastavit, jak se má k němu chovat okolní text
2) Samotné umístění objektů v dokumentu
Nastavení obtékání textu 1) Dvojklikem na objekt anebo Výběrem záložky z pásu karet Formát se dostaneme do záložky
pásu karet Formát objektů
2) Tady tlačítkem Obtékání textu vybereme jednu z možností
a. Rovnoběžně s textem – objekt se bude chovat jako „velké písmenko“, bude tedy
součást řádků – toto je předvolené chování nových objektů
b. Obdélník – Text bude obtékat obrázek ze všech jeho stran
c. Těsně – pokud má obrázek nastavené pozadí, text bude kopírovat siluetu na obrázku
d. Za textem – obrázek bude za textem a text bude zobrazen přes obrázek
Modul 3 Zpracování textu
68
e. Před textem - text bude schovaný za obrázkem
f. Nahoře a dole – obrázek bude mít samostatnou oblast v dokumentu a žádný text
nebude, ani po stranách, ani těsně před a za obrázkem
g. Uvnitř – Obrázek bude uvnitř textu
Odstraňovaní objektů (obrázků, klipartů, grafů a kreslených objektů) 1) Označíme požadovaný objekt
2) Stlačíme klávesu Delete
Přesouvání/kopírování objektů mezi dokumenty Přesouvání, či kopírovaní objektů, mezi dokumenty je velice jednoduché. Princip je stejný jako u
textu, tedy:
1) Označíme objekt, který chceme přesunout/kopírovat
2) Použijeme buď kontextovou nabídku na vyjmutí či kopírování, nebo použijeme CTRL+X
(vyjmout) resp. CTRL+C (kopírovat)
3) Přesuneme textový kurzor na místo kam má být objekt přesunut/kopírován a to i v případě,
že místo určení je v jiném okně, tedy v jiném dokumentu.
4) Buď použijeme kontextovou nabídku Vložit, nebo stiskneme CTRL+V
Modul 3 Zpracování textu
69
Vlastnosti dokumentu/stránky
Formát stránky papíru pro tisk V záložce Rozložení stránky na pásu karet najdeme vše potřebné pro přípravu dokumentu před
tiskem.
1) Záložka Rozložení stránky
2) Změna Orientace papíru – na výšku a na šířku
3) Změna velikosti/ formátu stránky (A4, A5 atd.)
4) Dialogové okno Vzhled stránky
a. Okraje
V této části nastavíme Okraje stránky, nebo jinak řečeno Vzdálenost textu od okraje
Modul 3 Zpracování textu
70
stránky. Taky v tomto okně nalezneme i zadávání Orientace papíru, tedy na výšku,
nebo na šířku
b. Papír
V této části můžeme definovat formát papíru. Na výběr máme z předdefinovaných
hodnot, jako je A3, A4, A5 a mnoho dalších anebo si můžeme zadat rozměry papíru
ručně zadáním přesně Šířky a Výšky do příslušných políček.
Modul 3 Zpracování textu
71
Stránkování dokumentu Určitě všichni známe situaci, kdy potřebujeme, aby určitá část textu vždy začínala na začátku další
stránky. Většinou se tento problém řeší tak, že stlačíme klávesu ENTER a držíme ji do doby, než se
textový kurzor ocitne na začátku další stránky. Je jasné, že tento postup splní úkol dostatečně, ale
z tohoto řešení plyne minimálně jedna veliká nevýhoda. Při vložení dalších řádků textu před
takovouto řadou prázdných odstavců, nám text, který původně byl úhledně na začátku stránky, začne
„odskakovat“ dál a dál. A při každé změně musíme tuto mezeru upravovat.
Řešením je vložení před text, který má začínat na další stránce dokumentu „Konec stránky“.
Dosáhneme toho snad nejjednodušším způsobem, stlačením CTRL+ENTER. Tato klávesová zkratka
způsobí vložení konce stránky do dokumentu a problém popsaný víš, se už neobjeví, protože text za
tímto koncem stránky bude vždy na nové stránce. Další možnosti jak vložíme konec stránky je
samozřejmě přes Pás karet, a sice v záložce Rozložení stránky, kde najdeme tlačítko Vložit konce
stránky a oddílu . Toto tlačítko zobrazí celý seznam různých způsobů jak ukončit stránku nebo
oddíl, nás bude ale v tomto případě zajímat jen první možnost, tedy vložit konec stránky.
Značka, že je v dokumentu konec stránky není normálně vidět, jako je tomu u konce odstavce, proto
si musíme pro její zviditelnění zapnout zobrazení netisknutelných znaků . Značka konce stránky
vypadá takto:
Tato značka se chová jako jeden znak, je ji tedy možné standardním způsobem taky vymazat. Když
nastavíme textový kurzor za ní tak ji odstraníme klávesou Backspace, když bude textový kurzor před
touto značkou tak pro odstranění stlačíme Delete.
Modul 3 Zpracování textu
72
Záhlaví a zápatí dokumentu Záhlaví a zápatí jsou úseky na začátku a konci stránky, které budou zobrazeny na každé stránce. Do
záhlaví nebo zápatí se umísťuje pomocná informace – např. název dokumentu nebo čísla stránek
(např. tyto materiály mají v záhlaví umístěnu linku a nad ní název firmy a název dokumentu, v zápatí
mají linku a pod ní číslo stránky).
Editace záhlaví a zápatí dokumentu Editace těchto prvků dokumentu je oddělená zvlášť. Je to právě z důvodů opakovatelnosti na každé
stránce. Nejjednodušší způsob jak se dostat k editaci záhlaví či zápatí je poklepat na oblast mezi
prvním řádkem a horním okrajem dokumentu, nebo pro zápatí na oblast mezi posledním řádkem a
spodním okrajem dokumentu. (pozn. V tomto případě musíme klikat dostatečně „nízko“, abychom se
trefili mezi poslední možný řádek a okraj dokumentu.)
Normální text dokumentu zašedne, na indikaci toho, že teď ho není možné editovat a naopak je
nožné editovat jen záhlaví a zápatí. V části záhlaví a zápatí teď můžeme vkládat a upravovat text jako
při klasickém dokumentu. Máme k dispozici veškeré nástroje pro práci s textem.
Číslování stránek Oblast záhlaví a zápatí se nejčastěji používá pro automatické číslování stránek dokumentu.
1) Na pásu karet vybereme záložku Vložení
2) Tlačítko Číslo stránky
Modul 3 Zpracování textu
73
3) Vybereme možnost Formát – číslování stránek…
Vybereme formát číslování stránek
4) Potvrdíme tlačítkem OK
Další a pohodlnější možností je výběr číslování stránek z jednoho z automatických, přednastavených
formátů. Ze stejného tlačítka Číslo stránky jen vybereme možnost buď Horní okraj stránky, nebo
Dolní okraj stránky a z nabízených formátů si vybereme číslování stránky. Změna se provede
okamžitě. Výhodou tohoto řešení je, že zde najdeme i graficky velice vydařené způsoby číslování
stránek.
Modul 3 Zpracování textu
74
Náhled a tisk dokumentu Většina dokumentů vytvořených v aplikaci Word je určena k vytisknutí. Před samotným tiskem je ale
vhodné použít náhled tisku. Důvodů je několik. První je úspora času. Tisk dokumentu někdy zabere
poměrně hodně času a zjistit, že je něco špatně až po vytisknutí celého dokumentu nás může stát
hodně času. A jak víme, čas jsou peníze. A to je druhý důvod. Náhled před tiskem nám může ušetřit
všechny prostředky spojené s tiskem, jako je tiskový toner, papír a další náklady. Navíc je tu
ekologické hledisko. Kdo tiskne míň, chrání lesy, takže čím méně vytisknutého zbytečného papíru, tím
lépe.
Předcházet zbytečnému tisku můžeme poměrně účinně zobrazením náhledu dokumentu před
tiskem. Aplikace Word nám v tomto režimu zobrazení ukáže, jak bude tisk skutečně vypadat na námi
zvoleném formátu papíru. Můžeme si zkontrolovat okraje tisku, jestli se dobře zobrazí záhlaví a zápatí
stránky a další detaily, které při běžné editaci textu nejsou patrné.
Nejrychlejší způsob jak se přepnout do náhledu dokumentu před tiskem je klávesová zkratka
CTRL+ALT+I. Je to ale poněkud složitější způsob na zapamatování, proto je tu možnost Náhledu před
tiskem přímo u tiskových funkcí pod tlačítkem Office - Tisk.
V této části menu máme tři možnosti:
1) Tisk – před samotným tiskem budeme mít možnost změnit nastavení tiskárny a upravit počet
kopií tisku
Modul 3 Zpracování textu
75
2) Rychlý tisk – použijeme v případě jedné kopie tisku na předvolenou tiskárnu v systému
3) Náhled – zobrazí dokument, jak bude vypadat na papíře.
V režimu náhledu není možné provádět úpravy textu, ale můžeme upravovat vlastnosti dokumentu.
1) Nástroje pro tisk.
a. Tisk – vytiskne dokument
2) Vzhled stránky
a. Okraje – nastavení okrajů stránky – stejně jako v kapitole kde jsme nastavovali okraje
stránek
b. Orientace – nastavuje orientaci stránek (na výšku, nebo na šířku)
c. Velikost – nastavuje formát stránek (A4, A5,…)
3) Zavřít náhled – protože náhled neumožňuje editaci textu, tak pro návrat použijeme tlačítko
Zavřít náhled
Možnosti tisku Když budeme potřebovat před tiskem upravit možnosti tisku, jako je počet stránek, nebo vybrat
přesně učenou tiskárnu, na kterou se bude dokument tisknout, budeme muset tisknout přes volbu
Tlačítko Office – Tisk – Tisk a zobrazí následující dialogové okno, ve kterém můžeme těsně před
tiskem upřesnit nastavení tisku.
Modul 3 Zpracování textu
76
1) Rozbalovací seznam s dostupnými tiskárnami v operačním systému. Zde vybereme tiskárnu,
na kterou budeme tisknout dokument
2) Rozsah stránek – často se stává, že nepotřebujeme tisknout celý dokument, ale jen konkrétní
stránku, nebo rozsah stránek. Způsob zadávání rozsahu stránek najdeme v krátké nápovědě
hned pod možností Stránky, kde do políčka zadáme, co konkrétně chceme vytisknout. Pozor,
aktuální stránka není ta, na kterou se v dokumentu zrovna díváme, ale ta na které máme
umístnění textový kurzor. Samozřejmě že textový kurzor může být umístněn i na stránce na
kterou se díváme, ale je to častá chybná interpretace Pojmu Aktuální stránka, proto na to
upozorňujeme.
3) Kopie – Zde zadáme počet kopií, které se vytisknou.
4) Lupa – toto je měřítko tisku (ne zobrazení) dokumentu. Tuto volbu doporučujeme používat
v případě, že potřebujeme něco vytisknout „jen tak“. Touto volbou totiž můžeme výrazně
ušetřit jak náklady, tak ulevit životnímu prostředí. Princip je v tom, že za cenu zmenšení textu
vytiskneme např. Dvě stránky na jednu, čímž zredukujeme spotřebu papíru na polovinu.
Zvažte tedy před každým tiskem, na co budeme vytisknutý dokument používat a zda nebude
stačit „zredukovaný“ tisk.
5) Všechny změny potvrdíme tlačítkem OK a dokument bude okamžitě vytisknut.
Modul 3 Zpracování textu
77
Hromadná korespondence Funkce hromadné korespondence se v aplikaci Word používá k vytvoření např. Formulářového
dopisu zasílaného mnoha zákazníkům. Každý takový dopis obsahuje stejný druh informací, ale
samotný obsah je jiný. Tyto dopisy se liší např. v oslovení, adrese vepsané na místo pro okénkovou
obálku atd. Jednotlivé informace pochází z položek ve zdroji dat.
Základní myšlenka pro hromadnou korespondenci je, že si vytvoříme, nebo již máme daný seznam
údajů, které se budou v dokumentu měnit, např. Adresa, oslovení, různé čísla, hodnoty atd. Dalším
souborem bude samotný dokument, který budeme zasílat. Tento dokument bude samotným
dopisem s vlastním obsahem. Třetí krok potřebným pro hromadnou korespondenci je právě sloučení
těchto dvou dokumentů do jednoho. Tedy zdroje dat a samotného dopisu. Před samotným
sloučením je ale potřebné vykonat několik nezbytných kroků, aby sloučení mohlo být smysluplně
dokončeno.
V následujícím postupu si představíme právě samotný proces sloučení hromadné korespondence. To
předpokládá právě existenci hlavního dokumentu a zdroje dat.
Zpracování korespondence zahrnuje následující celkové kroky:
1) Nastavení hlavního dokumentu.
Hlavní dokument obsahuje text a grafiku totožnou v každé verzi sloučených dokumentů,
například zpáteční adresu, datum a vlastní sdělení.
2) Připojení dokumentu ke zdroji dat.
Zdroj dat je soubor obsahující informace, které chcete sloučit do dokumentu. Jsou to
například jména a adresy příjemců dopisu. Může se jednat o databázový soubor, nejčastěji se
v jednoduchých případech používá sešit (tabulka) aplikace Excel.
3) Upřesnění seznamu příjemců nebo položek.
Aplikace Word generuje kopii hlavního dokumentu pro každou položku nebo záznam v
datovém souboru. Jestliže je datovým souborem seznam adresátů, budou těmito položkami
pravděpodobně adresáti korespondence. Pokud chcete generovat jen kopie určitých položek
v datovém souboru, můžete vybrat položky (záznamy), které chcete zahrnout.
4) Vložení zástupních symbolů označovaných jako pole hromadné korespondence do
dokumentu.
Po zpracování hromadné korespondence budou pole hromadné korespondence vyplněna
informacemi z datového souboru.
5) Náhled a dokončení hromadné korespondence.
Před vytištěním celé sady můžete zobrazit náhled každé kopie dokumentu.
Hromadná korespondence se dá v aplikaci Word zrealizovat dvěmi cestami. Ta první, které se
budeme věnovat je podrobnější a má víc možností. Je ale intuitivnější a neztratíte se v krocích, které
je potřeba vykonat. Druhá možnost je vykonat výše popsané kroky ručně, téměř v jakémkoliv pořadí,
ale je potřebné se víc orientovat, kde a co jsme už udělali, resp. neudělali.
Dle předcházejícího seznamu, co všechno musíme mít k úspěšnému dokončení hromadné
korespondence, si připravíme dva dokumenty. Jeden bude jednoduchý dopis pro naše zákazníky a
druhý bude seznam zákazníků, kterým náš dopis zašleme.
Modul 3 Zpracování textu
78
Průvodní dopis může vypadat následovně (osoby, místa a čas jsou smyšlené a jakákoli souvislost se
skutečností je čistě náhodná):
Splněná přání, s.r.o.
U zábradlí 429
664 06 Bílý měsíční kráter
p. Vopršálková
Pod startovací rampou 555
666 00 Měsíc-hlavní město
Vážený/a pan/i
S potěšením Vám oznamujeme, že jste vyhrál/a v naší velké jarní soutěži zájezd do pustiny zvané
Odvrácená strana měsíce s kapesným 2mil Euro.
S pozdravem Já I. Hlava pomazaná
Na Měsíci-hlavní město dne 22. 7. 2045
Dalším dokumentem je seznam osob, kterým budeme dopis zasílat (platí již výše zmíněná poznámka):
Jméno Příjmení Ulice PSČ Město
Jarmila Vopršálková Pod startovací rampou 555 666 00 Měsíc-hlavni město
Jarmil Zmek Za radarem 15 111 50 Mala placka
Jana Hrášková Skleničkova 42 258 85 Velké dílo
Lenka Čubová Chovatelská 45 458 00 Střední kopec
Pozor, oba dokumenty musíme mít uložené na disku zvlášť pod nějakým jménem souboru.
Hromadná korespondence pomocí Podrobného průvodce hromadnou
korespondencí. Na kartě Korespondence (1) vybereme položku Spustit hromadnou korespondenci (2) a pak zvolíme
položku Podrobný průvodce hromadnou korespondencí (3).
Modul 3 Zpracování textu
79
zobrazí se nám na okraji aplikace Word následující průvodce. Tento průvodce se nás bude postupně
ptát na jednotlivé povinné kroky pro úspěšně dokončení hromadné korespondence. Těchto kroků je
šest jak je vidět na spodním okraji průvodce. Pomocí Odkazu se šipkou „Další: …“ se posuneme na
další krok. Když náhodou uděláme něco jinak než jsme si původně představovali, je možné se vrátit
pomocí Odkazu se šipkou doleva „Předchozí: …“ Tři šipky v popisu představují název předchozího,
nebo následujícího kroku a tento text se mění dle toho, v jakém kroku se nacházíme.
Krok 1 – vybrat typ dokumentu V tomto kroku musíme vybrat typ dokumentu, na kterém pracujeme. Je to důležité pro způsob,
jakým bude prezentován výsledek. Pokud např. vybereme E-maily, tak výsledkem nebude tisk ale
odeslání e-mailu a zároveň je potřebné mít v dokumentu s kontakty také e-mailové adresy. Obálky
štítky a adresář mění formát…atd. Nás v tomto případě zajímá možnost Dopisy.
Modul 3 Zpracování textu
80
Krok 2 – Vybrat počáteční dokument Musíme Wordu určit počáteční dokument. Pokud máme zrovna náš dopis otevřený, necháme
nastavenou možnost Použít aktuální dokument. Jinak můžeme vybrat dokument ze šablony, nebo ze
souboru na disku.
Krok 3 – Vybrat příjemce V tomto kroku budeme definovat seznam příjemců, kteří náš dopis dostanou. Opět máme více
možností jak se k sezamu dostat. My máme nachystaný seznam příjemců v tabulce. Je jedno jestli je
tato tabulka jako sešit aplikace Excel, nebo jako v našem případě máme jen napsanou tabulku v
dokumentu aplikace Word. Zvolíme tlačítko Procházet… a vybereme dokument.
Modul 3 Zpracování textu
81
Po zvolení správného dokumentu se sezamem se obrazí okno, ve kterém můžeme upravit seznam
příjemců.
Tady máme víc možností jak seznam upravovat. Pomocí zaškrtávacích políček (zvýrazněno červeným
rámečkem) můžeme jednotlivé kontakty odebírat, nebo přidávat (1), dále máme možnost příjemce
seřadit (2) anebo filtrovat (3). Pokud máme příjemce vybrané, vše potvrdíme tlačítkem OK (4).
Krok 4 – Vytvořit dopis Teď musíme jednotlivé pole (sloupečky z naší tabulky příjemců) umístnit do našeho dopisu. Tím
řekneme hromadné korespondenci kam a jak (formát, barva, velikost písma) umístnit jednotlivé
informace o příjemcích.
Modul 3 Zpracování textu
82
My už adresu v našem dopisu máme. Je tam adresa p. Vopšálkové. Tuto adresu smažeme a přesně na
její místo doplníme pole z naší tabulky. Postup je následující.
1) Vymažeme první řádek adresy a kliknutím na „Další položky…“
2) zobrazí se seznam polí z naší tabulky.
3) A protože potřebujeme vložit na první řádek jméno a příjmení, klikneme na jméno a stlačíme
tlačítko Přidat. Tím přidáme jméno, na místo kde právě stojíme kurzorem. Stejný postup
aplikujeme na příjmení a ukončíme zadávání tlačítkem Zavřít.
Modul 3 Zpracování textu
83
4) Výsledek je následující:
1) políčko reprezentující Jméno
2) políčko reprezentující Příjmení
5) Celé pole musíme chápat jako jeden celek, i s dvojitými špičatými závorkami, a proto s ním
doporučujeme pracovat jako s nedělitelným celkem.
6) Mezi jménem a příjmením není mezera, takže ji tam doplníme.
7) Pro demonstraci budeme chtít jméno a příjmení tučným písmem. Označíme tedy text
<Jméno> a přidáme mu efekt tučného písma. Postup opakujeme na Příjmení.
8) Výsledek je následující:
A konečně stejně postupujeme v případě Ulice, PSČ a Města:
Krok 5 – Zobrazit náhled dopisu Tento krok je už jen kontrolní. Můžeme se podívat, jak bude nás dopis vypadat.
Modul 3 Zpracování textu
84
1) Vidíme, že se změnila adresa a za název pole se doplnila skutečná data.
2) Můžeme se podívat, jak budou vypadat další adresy, přepínáním se na další příjemce.
3) Znovu můžeme upravit seznam příjemců – totožné s krokem číslo 4
Krok 6 – Dokončit hromadnou korespondenci Zbývá nám dokončit funkci hromadné korespondence. V tomto kroku máme dvě možnosti. Buď
dopisy rovnou vytiskneme na tiskárně, nebo si můžeme nechat dopisy uložit do samostatného
souboru, kde je můžeme dál upravovat a následně upravené vytisknout. Druhou možnost použijeme
stlačením tlačítka Upravit jednotlivé dopisy…
Můžeme si vybrat rozsah dopisů, které se vloží do nového dokumentu, a následně se můžeme
podívat v novém dokumentu na výsledek.
Modul 3 Zpracování textu
85
Kontrola pravopisu Při psaní v aplikaci Word se některá slova červeně podtrhávají. Jsou to slova, ve kterých je většinou
pravopisná chyba. Jde o tzv. interaktivní automatickou kontrolu pravopisu.
Aplikace Word má v sobě obsažen slovník a podtrhne všechna slova, která jsou mu neznámá. Je třeba
počítat s tím, že ne všechna slova slovník obsahuje a občas se stane, že nám označí i zcela správné
slovo. Na druhou stranu nelze očekávat např. kontrolu shody podmětu s přísudkem. Program rovněž
označuje výskyt opakovaných slov.
Pokud je v textu zatrženo příliš mnoho slov, je to pravděpodobně tím, že dokument má nastaven jiný
jazyk pro kontrolu gramatiky než je čeština. To jaký jazyk má daná část dokumentu nastaven je vidět
ve stavovém řádku aplikace Word.
Kliknutím na tento text (ať už je jazyk nastaven na jakýkoli) zobrazíme seznam jazyků, které máme
k dispozici pro kontrolu pravopisu.
Vybereme Česká republika a stlačíme tlačítko OK.
Pozor, daný jazyk nastavíme jen na tu část textu, kterou jsme si předtím označili. Je tedy možné
používat různé jazyky v rámci jednoho dokumentu. Proto bude vždy lepší označit celý text
dokumentu (CTRL+A) a potom vybrat jazyk pro daný dokument. Samozřejmě pokud nechcete text
rozdělit na různé jazyky.
Nyní už nezbývá než opravit podtržená slova. Pokud je nechceme přepisovat, lze je opravit i tak, že na
ně klikneme pravým tlačítkem myši. Dostaneme nabídku možných slov a je na nás abychom si z ní
vybrali to, které jsme měli původně na mysli. Pokud tam naše slovo není, pak přece jen musíme ke
klávesnici a slovo opravit ručně do správného tvaru. Dále zde jsou volby Přidat do slovníku a
Přeskakovat. Volbou Přidat do slovníku přidáme naše slovo do slovníku, takže nás na něj program
nebude již příště upozorňovat. Volbou Přeskakovat se ignorují všechny další výskyty tohoto slova v
Modul 3 Zpracování textu
86
dokumentu.
Dalším způsobem jak můžeme zkontrolovat gramatiku je vyvolat si dialogové okno, které nás provede
textem dokumentu a projde všechny chyby v dokumentu.
Tento nástroj spustíme pomocí karty Revize = Pravopis a gramatika.
Funkce ukáže dialogové okno:
Modul 3 Zpracování textu
87
1) Tady vidíme část textu, ve kterém je chyba – je zvýrazněná červenou barvou.
2) Návrhy za které můžeme chybné slovo vyměnit
Pokud se slovo, za které chceme chybu vyměnit, nachází v části návrh, vybereme ho a potvrdíme
tlačítkem Zaměnit. Poté bude kontrola pokračovat k další chybě. Tlačítkem Zaměňovat se můžeme
stejné chybě vyhnout a každou stejnou chybu, na kterou narazí kontrola pravopisu, bude již
automaticky nahrazeno našim výběrem. Pomocí tlačítka Automatické opravy umístíme danou
výměnu do automatických oprav. Důsledek bude ten, že pokud v textu v budoucnu uděláte stejný
překlep, bude tento automaticky nahrazen za správné slovo.
Další tlačítka jako Přidat do slovníku znamená, že dané slovo nebude opraveno, ale již bude dále
považováno za správné. Tlačítko Přeskočit bude toto slovo pro tento výskyt ignorovat a tlačítko
Přeskakovat bude toto slovo ignorovat již do Konce kontroly pravopisu.
Pozor, vždy si zkontrolujte jazyk slovníku, aby se kontroloval pravopis vždy dle správného slovníku.
Ukončení kontroly pravopisu aplikace Word oznámí okénkem se správou o ukončení kontroly.
Modul 3 Zpracování textu
88
Klávesové zkratky
Formátování písma
CTRL+D nebo CTRL+SHIFT+P Otevře dialogové okno Písmo za účelem změny formátování znaků.
CTRL+B Nastaví tučné písmo.
CTRL+I Nastaví kurzívu.
CTRL+U Nastaví podtržené písmo.
CTRL+SHIFT+D Nastaví dvojité podtržení textu.
CTRL+SHIFT+W Podtrhne slova, ale ne mezery.
CTRL+SHIFT+A Nastaví velká písmena.
CTRL+SHIFT+K Nastaví kapitálky
SHIFT+F3 Změní velikost písmen (přepíná mezi malými písmeny, velkými a slovy s velkým počátečním písmenem)
CTRL+SHIFT+H Nastaví skryté písmo.
CTRL+ROVNÁ SE Nastaví dolní index (automatické mezery mezi řádky).
CTRL+SHIFT+ROVNÁ SE Nastaví horní index (automatické mezery mezi řádky).
CTRL+SHIFT+, Zvětší velikost písma o jednu hodnotu.
CTRL+SHIFT+) Zmenší velikost písma o jeden bod.
CTRL+) Zvětší velikost písma o jeden bod.
CTRL+SHIFT+Q Změní text výběru na písmo Symbol.
CTRL+SHIFT+á Zobrazí netisknutelné znaky.
CTRL+MEZERNÍK Odstraní ruční (lokální) formátování odstavce nebo znaků.
Formátování odstavců
CTRL+SHIFT+1 (na hlavní části klávesnice) Jednoduché řádkování
CTRL+SHIFT+2 (na hlavní části klávesnice) Dvojité řádkování
CTRL+SHIFT+5 (na hlavní části klávesnice) Řádkování 1,5
CTRL+0 (nula na hlavní části klávesnice) Přidání nebo odebrání jednořádkové mezery před odstavec
CTRL+L Zarovná odstavec doleva.
CTRL+E Zarovná odstavec na střed.
CTRL+J Zarovná odstavec do bloku.
CTRL+R Zarovná odstavec doprava.
CTRL+M Odsadí odstavec zleva.
CTRL+SHIFT+M Odstraní odsazení odstavce zleva.
CTRL+T Předsadí první řádek.
CTRL+SHIFT+T Zmenší předsazení prvního řádku.
CTRL+SHIFT+L Zapne odrážkový seznam.
CTRL+Q Odstraní formátování odstavce (ale ponechá lokální formátování znaků).
CTRL+SHIFT+S Otevře podokno úloh Použít styl.
ALT+CTRL+SHIFT+S Otevře podokno úloh Styly.
Modul 3 Zpracování textu
89
CTRL+SHIFT+N Použije styl Normální (přebije lokální formátování).
CTRL+ALT+SHIFT+1 (na hlavní části klávesnice) Použije styl Nadpis 1.
CTRL+ALT+SHIFT+2 (na hlavní části klávesnice) Použije styl Nadpis 2.
CTRL+ALT+SHIFT+3 (na hlavní části klávesnice) Použije styl Nadpis 3.
ALT+CTRL+K Spustí příkaz Automatický formát.
Psaní speciálních znaků
ALT+CTRL+KLÁVESA MINUS (na numerické kláv.)
M pomlčka
CTRL+KLÁVESA MINUS (na numerické kláv.) N-pomlčka
CTRL+POMLČKA Volitelný rozdělovník (skrytý znak zajišťuje přednostní dělení slova v daném místě)
CTRL+SHIFT+POMLČKA Pevná pomlčka (na konci řádku nedovolí rozdělení slov spojených tímto znakem např. Brno-venkov)
CTRL+SHIFT+MEZERNÍK Pevná mezera (na konci řádku nedovolí rozdělení slov spojených touto mezerou např. k výtahu, 10 km)
ALT+CTRL+R Symbol registrované ochranné známky ®
ALT+CTRL+T Symbol ochranné známky ™
ALT+CTRL+TEČKA Výpustek … (trojtečka)
Ukončení (zalomení)
SHIFT+ENTER Konec řádku
CTRL+ENTER Konec stránky
CTRL+SHIFT+ENTER Konec sloupce
Funkce programu
CTRL+SHIFT+C Kopíruje pouze formát
CTRL+SHIFT+V Vloží pouze formát (jen v kombinaci s CTRL+SHIFT+C)
CTRL+SHIFT+G Otevře dialogové okno Počet slov.
CTRL+F Funkce Najít vyhledá text, formátování a speciální položky.
CTRL+H Funkce Najít a nahradit; nahradí text, formátování a speciální položky.
ALT+CTRL+Y Zopakuje hledání (po zavření okna Najít a nahradit).
CTRL+PAGE UP Přejde na předchozí místo výskytu hledané položky.
CTRL+PAGE DOWN Přejde na následující místo výskytu hledané položky.
CTRL+G Otevře okno Přejít na, přejde na stránku,
Modul 3 Zpracování textu
90
záložku, poznámku pod čarou, tabulku, komentář, obrázek nebo jiné místo.
ALT+CTRL+Z Přepíná na režim zobrazení Koncept
SHIFT+F5 Přepne mezi posledními čtyřmi upravovanými místy.
ALT+CTRL+HOME Otevře seznam možností procházení. Požadovanou možnost vyberte stisknutím kláves se šipkami a poté stiskněte klávesu ENTER.
ALT+CTRL+I Přepne do náhledu tisku a zpět.