Meerjarenonderhoudsplanning

B.Simons

Even voorstellen

CeDuBo: promotie duurzaam bouwen sinds 2001CDG : Centrum duurzaam gebouwbeheerNieuw initiatief, gelanceerd 2015Ondersteuning gebouwbeheerderswww.gebouwbeheerder.be

Centrum Duurzaam Gebouwbeheer Kennisplatform

•Werkgroepen•Website •Onderzoeksprojecten

Opleidingen•Platforms

•Inventarisatie•Dagopleidingen

•Brandveilig houden van gebouwen•Onderhoud van daken•Pathologie•Management van gebouwen

•Afternoon sessions•Oplevering en commissioning

Vlisog (Vlaams initiatief voor systematisch onderhoud van gebouwen)

Cluster van bedrijven, actief in onderhoud van gebouwenOpstart: gesteund door Vlaamse overheid, agentschap innoveren

en ondernemenOpstart: gesteund door Vlaamse overheid, agentschap innoveren

Ontstaan

Schoot Vlisog (Vlaams initiatief systematisch onderhoud van gebouwen): Cluster (bedrijven)Schoot CeDuBo: CDG (Centrum duurzaam

gebouwbeheer), platform gebouwbeheerders

WAT VOORAFGAAT: VASTGOEDSTRATEGIE

Waar doen we het voor?

€Kwaliteit

Gebruiksgenot tegen lage kosten

Integraal beheer van huisvesting

Tevredenheid Veiligheid &

Gezondheid Betaalbaarheid

Architectonisch Ruimtelijk Functioneel Technisch

.

Financiën

Direct rendement Indirect rendement

GebruikerVastgoed

Vastgoedstrategie

ONDERHOUD

Taken gebouwbeheerder-facility manager Leiding geven aan diverse teams (activiteiten), zoals technische dienst,

beveiliging …; Algemene ondersteuning van dagdagelijkse taken, zoals de vervanging van

defecte badges, problemen met verlichting of sanitair, …; Werkplekinrichting met inbegrip van verhuizen; Algemene contractbeheer, zowel voor leveringen als voor werken of

onderhoud; Strategische optimalisatie van de afdeling, in functie van de

bedrijfsdoelstellingen. Onderhoudsbeleid en -organisatie

Bron: P.Bockstaele, Technisch gebouwbeheer

Aandachtsgebieden gebouwbeheerder

• Bruikbaar houden van het gebouw• Waardebehoud: borgen van gevraagde kwaliteit gedurende een

bepaalde periode • Reductie van onzekerheid, verkleinen van risico's!• Verlaging/beheersen huisvestingskosten• Plannen van de uitvoering van activiteiten/Inkoop

onderhoudsdiensten• (Interne) communicatie

Onderhoudsconcept

BasisregelsVoorafgaande analyse assetsBedrijfskritischOnderhoud: budgetbeslagBelang in opdracht/visie van organisatieBelang inventaris en as built plannen

Inventaris

Weet wat ermee zal gebeurenWatDetailniveauWelke informatie

Onderhoudsstrategie

Beheer & Onderhoud

Correctief onderhoud

Preventief onderhoud

Calamiteit

Klacht

Storing

TIJD of GEBRUIK gebaseerd

CONDITIE gebaseerd

Onderhoudsstrategiebedrijfskritisch

onderhoudsgevoelig

correctief

preventief

Onderhoudsconcept 1 2 3

Kosten van onderhoud op basis van klacht

Kosten van planmatigonderhoud

Totale Kostenaan onderhoud

€ 0,--

€ x,--

Efficiënt gebouwenonderhoud

= Mix van onderhoud op klacht versus planmatig preventief onderhoud

MeerJaren(onderhouds)Plan (MJP)

goed

Slechtt1

Feitelijke kwaliteit

Gewenste kwaliteitOnderhoud correctiefObject op het gewenste kwaliteitsniveau brengen

Planmatig onderhoudObject op het gewenste kwaliteitsniveau houden

PvE

0 tntijdas

Onderhoud basis, onderhoudscontracten en klachten onderhouden onderhoud nodig om gevaarlijke situaties te voorkomen

Sturing preventief onderhoud

Tijds- of gebruikgebaseerdGarantievoorwaardenOnderhoudscontractenWettelijke verplichtingenDraaiuren …Conditiegebaseerd

Ingrepen

CONDITIEGEBASEERD ONDERHOUD

Conditie gebaseerd onderhoud

Kennis medewerkersDocumenteringObjectiveringSystematische InspectiesTraditioneelNEN2767

Conditiegebaseerde sturing

• Probleem:• De “mening” en “specialismen” van de

inspecteur leiden tot een subjectieve weergavevan de werkelijkheid.

• Oplossing:• persoonsonafhankelijke, objectieve en

transparante registratie van de technische kwaliteit. transparante registratie van de technische kwaliteit.

Vervangen

Niets doen

Repareren

Traditionele inspectie

Zelfde gebrekenVerschillende activiteiten

Traditionele inspectie

Zelfde gebrekenVerschillende activiteiten

Conditiemeting

Zelfde gebrekenEenduidige registratie

Een oplossing ………

Conditiemeting volgens NEN 2767

NEN 2767-1:2011+C1:2013 nl, Conditiemeting van bouw- eninstallatiedelen Deel 1: Methodiek.NEN 2767-2:2008 nl, Conditiemeting van bouw- eninstallatiedelen Deel 2: Gebrekenlijsten.NEN 2767-4: Conditiemeting van Infrastructuur.

NEN 2767

Gestandaardiseerde manier van in kaart brengen van conditie van gebouwenGoed reproduceerbaarEenvormigInitiatief rijksgebouwendienst

Focus op techniek

• NEN 2767 kent nadrukkelijk een technische invalshoek.Bij het ondersteunen van vastgoedbeheer en -beleid is het van belang te onderkennen dat de technische kwaliteit één van de invloedsfactoren is die een rol spelen in de afwegingen.

• Aspecten als gebruikskwaliteit, maatschappelijke kwaliteit, locatie, flexibiliteit e.d. kunnen eveneens een belangrijke rol spelen.

• De conditiemeting is dus één van de relevante (objectief vast te stellen) hulpmiddelen in het organisatiebeleid. Het organisatiebeleid bepaalt de randvoorwaarden waarin de resultaten van de conditiemeting worden vertaald in toepassingen

Consistente management informatie: Inzicht in (technische)kwaliteit van object/installaties; Inzicht in onderhoudsbehoefte;Risico’s bij uitstel van maatregelen; Inzicht in onderhoudskosten: meerjarenplanning.

Resultaat NEN 2767 inspectie

Waaruit bestaat een conditiemeting?

Inventarisatie Gebouwdelen Terreinen Bouw- en installatiedelen Inspectie Gebreken vastleggen Intensiteit en omvang

gebreken bepalen Risico’s bij uitstellen

verhelpen gebreken bepalen

Optioneel Bepalen herstelactiviteiten Plannen onderhoud

Welke onderdelen (assets) meten we?

Relevante bouw- en installatiedelen:BedrijfskritischOnderhoud: budgetbeslagBelang in opdracht/visie van organisatie

Uitgangspunt is veroudering van elementen

• Conditie afhankelijk van veroudering (gebrekenbeeld)

Conditiemeting

NEN2767Eenvoudige en objectieve meetmethodeStaat van bouwelementGenormaliseerd hoe te scoren3 parameters: ernst, intensiteit en omvangVerouderingscurve

Visuele inspectie…..

……..Met hulp van alle zintuigen en “eenvoudige” meetmiddelen wordt een representatieve steekproef genomen.

Conditiescores

Conditie Omschrijving Toelichting

1 zeer goed (nieuwbouw) Incidenteel geringe gebreken

2 Goede conditie Incidenteel beginnende veroudering

3 Redelijke conditiePlaatselijk zichtbare veroudering Functievervulling van bouw- en installatiedelen niet in gevaar

4 Matige conditie Functievervulling van bouw- en installatiedelen incidenteel in gevaar

5 Slechte conditie De veroudering is onomkeerbaar

6 Zeer slechte conditie Niet meer te classificeren onder conditie 5

Functievervulling van bouw- en installatiedelen niet in gevaar3

4

Conditie afhankelijk van:

Gebrekenbeeld:Type gebrekOntwikkelingsstadium gebrekOmvang gebrekTotale gebrekenbeeldTheoretische veroudering (installaties)

Ernstgraad: Ernstige gebreken Werking primair: gebreken waardoor het bouwdeel- of installatiedeel niet functioneert. Constructief primair: gebreken die de stabiliteit en vormvastheid van het bouw- of installatiedeel beïnvloeden. Materiaalintrinsiek: gebreken die te maken hebben met degradatie van het materiaal waarvan het bouw- of

installatiedeel gemaakt is. Basiskwaliteit: onjuiste ontwerp- en materiaalkeuzen beïnvloeden de werking, of de toegepaste

materialen of middelen voldoen niet aan de van toepassing zijnde wettelijke voorschriften.

Type gebrek: Ernstige gebreken

Serieuze gebreken Werking secundair: gebreken waardoor het bouw- of installatiedeel niet voldoende functioneert. Constructief secundair: gebreken die de stabiliteit en vormvastheid van het bouw- of installatiedeel beïnvloeden,

zonder het functioneren ervan direct aan te tasten. Materiaaloppervlak: gebreken aan het oppervlak van de materialen van het bouw- of installatiedeel. Basiskwaliteit en veroudering onderdelen: gebreken aan onderdelen van het bouw- of installatiedeel die de functionaliteit van het

bouw- of installatiedeel niet direct aantasten.

Type gebrek: Serieuze gebreken

Geringe gebreken Onderhoud: werkzaamheden voor het op lange termijn operationeel houden van het bouw- en

installatiedeel zijn niet uitgevoerd. Afwerking: gebreken die de uitstraling van het bouw- of installatiedeel beïnvloeden, Basiskwaliteit en veroudering subonderdelen: gebreken aan subonderdelen van het bouw- of installatiedeel die geen afbreuk doen aan

het functioneren van het bouw- of installatiedeel. Verval: conditiemeting op basis van theoretische levensduur.

Type gebrek: Geringe gebreken

Omvangsklassen

Intensiteitscore

Indicator die aangeeft in welk stadium het gebrek zich bevindtDe conditiemeting gaat uit van een onderverdeling van de

intensiteit in drie klassen

ConditiescoresErnstige gebreken

1. Incidenteel 2. Plaatselijk 3. Regelmatig 4. Aanzienlijk 5. Algemeen

Intensiteit (<2%) (2% tot 10%) (10% tot 30%) (30% tot 70%) (≥ 70%)

1. Laag (beginstadium) 1 1 2 3 42. Midden (gevorderd stadium) 1 2 3 4 53. Hoog (eindstadium) 2 3 4 5 6

Serieuze gebreken1. Incidenteel 2. Plaatselijk 3. Regelmatig 4. Aanzienlijk 5. Algemeen

Intensiteit (<2%) (2% tot 10%) (10% tot 30%) (30% tot 70%) (≥ 70%)

1. Laag (beginstadium) 1 1 1 2 32. Midden (gevorderd stadium) 1 1 2 3 43. Hoog (eindstadium) 1 2 3 4 5

Geringe gebreken1. Incidenteel 2. Plaatselijk 3. Regelmatig 4. Aanzienlijk 5. Algemeen

Intensiteit (<2%) (2% tot 10%) (10% tot 30%) (30% tot 70%) (≥ 70%)

1. Laag (beginstadium) 1 1 1 1 22. Midden (gevorderd stadium) 1 1 1 2 33. Hoog (eindstadium) 1 1 2 3 4

Omvang

Omvang

Omvang

23

Totale gebrekenbeeld

Bij meerdere gebreken op het element wordt een samengestelde conditiescore berekend, waarbij individuele gebreken die leiden tot een slechtere conditie zwaarder meewegen.

Referentiebeelden

Vangnetconstructie: bepalen conditie op basis van ouderdom

Let op: Alleen in specifieke gevallen te gebruiken:

Nen 2767-2: alleen bij de elementen waarbij dit expliciet is vermeld door vermelding van technische levensduur icm het gebrek “verval”.

Condtiemeting volgens NEN2767

VoordelenObjectiefBreed toegepastEenvoudigGoed overzichtBeperkingenEnkel conditiestaatSoms meer detail nodig

En Nu???

Meten is (nog niet) weten → Interpretatie

Factor “risico” Bepaling door bestuur ElementenBelevingswaardeEstheticaGebruik Binnenmilieu – Binnenluchtkwaliteit,vocht, rookgassen of …Veiligheid Constructieve veiligheid, Gevaar op letsel Vervolgschade, Toename Storingsonderhoud, …, Milieu/Duurzaamheid, …etc.

Risicomanagement

• Bij toepassing van de conditiemeting worden naast de kenmerken van gebreken organisatie specifieke risico’s van gebreken geschat. Hiermee worden de mogelijke gevolgen van het eventueel niet oplossen van het gebrek aangegeven.

Laag Hoog

9 8 7 6 5 4 3 2 1

(1) (2) (3)

(1) (2) (3)

(1) (2) (3)

(1) (2) (3)

(1) (2) (3)

(1) (2) (3)

(1) Gering effect (2) Matig effect (3) Sterk effect

PrioriteitRisico aspect

Veiligheid/gezondheid

Cultuurhistorische waarde

Gebruik en bedrijfsproces

Technische vervolgschade

Toename klachtenonderhoudBeleving, esthetica

Risico/prioriteiten

Zelfde gebrek, zelfde conditie, ander risico, andere prioriteit

Bevindingen inspecteur(s)

Kaderstellingen NEN 2767

Conditie Omschrijving

1 zeer goed (nieuwbouw)

2 Goede conditie

3 Redelijke conditie

4 Matige conditie

5 Slechte conditie

6 Zeer slechte conditie

Laag Hoog

9 8 7 6 5 4 3 2 1

(1) (2) (3)

(1) (2) (3)

(1) (2) (3)

(1) (2) (3)

(1) (2) (3)

(1) (2) (3)

PrioriteitRisico aspect

Veiligheid/gezondheid

Cultuurhistorische waarde

Gebruik en bedrijfsproces

Technische vervolgschade

Toename klachtenonderhoudBeleving, esthetica

Exploitatieduur: X jaar

Inspectieresultaat

Elementen risico Beleid Knel punt

cond Beleid

Knelpunt

Gevelafwerkingmetselafwerking 4 3 4 3

Gevelbekleding staal 2 3 6 3

Hemelwaterafvoer PVC 5 3 5 3

Beglazing enkel 4 3 3 3

Plafondafwerking pleisterwerk 5 3 1 3

Knelpuntenlijst

Output een overzicht van aanwezige bouwdelen , hoeveelheden geconstateerde gebreken met hun kenmerken, voorzien van foto’s

of tekeningen van de locatie en de gebreken ter toelichting) conditiescores; directe onderhoudsbehoefte onderhoudsbehoefte en kosten voor een nader vast te stellen

termijn

Output

samenvattende managementrapportages over de verschillende onderdelen van het rapport, presentatie van de rapportages aan een nader vast te stellen groep

belanghebbenden van de opdrachtgever, bijvoorbeeld de beheerder(s) van het object, het managementteam, of aan huurders of investeerders. conditie vergeleken met gehanteerde kwaliteitsbeleid; onderhoudsbegroting met toepassing gehanteerde kwaliteitsbeleid;

Instrument prestatiecontracten

Conditie- en risicoscores o.b.v. NEN 2767 Functionele eisen -> Kritische Prestatie Indicatoren (KPI);

Kwaliteitseisen die buiten de conditiemeting vallen Storingsgedrag, responstijden en maximaal aantal storingen Uitvoeringseisen en –kwaliteit Aanvullende eisen zoals; aanleveren rapportages, keuringen,

tijdstippen van onderhoud en maximale duur van onderhoud

BOEI methodiek

MEEJARENONDERHOUDSPLANNING

Meerjarenbudget

OnderhoudscontractenUnidisciplinairMultidisciplinair Kleinschalige werkenVervangingsopdrachten (einde levensduur)Dienstverlening (keuringen, audits)Marge voor calamiteiten

Van conditiemeting naar meerjarenonderhoudsplanning

Inventarisatie bouwelementen

Conditie

Meerjarenonderhoudsbehoefte

Meerjarenbegroting

Planning en uitvoering

Meerjarenonderhoudsbehoefte

Meerjarenbegroting

Planning en uitvoering

Conditiemeting en risicobeoordeling

Beleidskeuzen

Bepaling verwerking incl Kostprijzen

Periodiciteit

Elementen, restlevensduur, risico

Element 1 Element 2 Element 3 Element 4 Element 5 Element 6 Element 7 Element 8 Element 9 Element 10 Element 11 Element 12 Element 13 Element 14 Element 15 Element 16 Element 17 Element … Element N

Jaar 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 ……..……..…….. Startjaar, risico bij uitstel

Taakstellend Prognose

71

Planvorming: Integrale aanpak

Van behandeling van onderdelen...

...naar denken in het geheel

Benoemen en clusteren activiteiten

Jaar 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 ……..……..……..

Taakstellend Prognose

• Maatregel 1• Maatregel 2• Maatregel 3• Maatregel 4• Maatregel 5• Maatregel 6• Maatregel 7• Maatregel 8• Maatregel 9• Maatregel 10• Maatregel 11• Maatregel 12• Maatregel 13• Maatregel 14• Maatregel 15• Maatregel 16• Maatregel 17• Maatregel …• Maatregel N

Afstemming klant

Afstemmen activiteitenclusters

Jaar 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 ……..……..……..

Taakstellend Prognose

Cluster 8

Cluster 1

Cluster 2 Cluster 3

Cluster 4Cluster 5

Cluster 6Cluster 7

Maatregel 1 Maatregel 2 Maatregel 3 Maatregel 4 Maatregel 5 Maatregel 6 Maatregel 7 Maatregel 8 Maatregel 9 Maatregel 10 Maatregel 11 Maatregel 12 Maatregel 13 Maatregel 14 Maatregel 15 Maatregel 16 Maatregel 17 Maatregel 18 Maatregel 19 Maatregel … Maatregel N

SOFTWARE

Software

Verwerking inspectiesDatabasesEenheidsprijzenOnderhoudsfrequentiesLevensduren

MJP per gebouw

MJP per patrimonium

Keuze software

Weet wat je wilIntegratie in totaal FM concept of enkel gebouwen?FlexibiliteitOndersteuning

UITBESTEDINGEN

Uitbesteden van conditiemetingen: aandachtspunten

Oefening vooraf: Wat willen we bereiken?Prijs recht evenredig met complexiteit en detailniveauSamenstelling projectteamHoe willen we resultaten zien?Wat doen we zelf, wat besteden we uit?Wat is het vervolg?

Uitbesteding van een conditiemeting: aandachtspunten

AangevenWelke gegevens worden gevraagd en hoe gepresenteerdInformatie over te inspecteren object (ligging, grootte, plannen,

onderhoudscontracten, …)Detailniveau en steekproefniveauKwaliteitspolitiekBudgettaire mogelijkheden en beperkingen

Uitbesteding van een conditiemeting: aandachtspunten

Draagvlak bij gebruikersGoede communicatieToegankelijkheid van te inspecteren objectenBasisdataPlannenOnderhoudscontractenVeiligheid (bv inspecties van daken)

Uitbesteding van een conditiemeting: mogelijke selectiecriteria

Aanpak van de opdracht: organiseren en uitvoerenProcedure/proces rondom inspecties en actueel houden van VBIS

Opdrachtgever

Samenstelling Projectteam

Interne en externe communicatie

Borgen van de kwaliteit van de opdracht inhoud van de inspecties

verwerken van de resultaten

innovatief en onderscheidend vermogen met meerwaarde

Uitbesteding van een conditiemeting: mogelijke selectiecriteria

Planning in fasesVoorbereiding

Uitvoeren pilot inspectie, inclusief verwerken data en opstellen planning

Proces herinspecties met verwerken data

Beheersen van onderstaande interne en externe risico’s voor Opdrachtgever aangevuld met tegenmaatregelen.Financieel

Organisatorisch

Tijd

Ontbreken van informatie

Kwaliteit

Certificatie

Waarom certificatie?

Compe-tentie

Kunnen

Kennen

Attitude

De inspecteur NEN2767

KennenGrondige kennis van de methodiek NEN2767 Grondige kennis van de werking van de te inspecteren

bouwonderdelenWerking van een softwareprogrammaOpmerking: onderscheid bouwkundig/installaties

De inspecteur NEN2767

KunnenVraag van een klant correct plaatsen en opdracht correct organiseren en

kwalitatief uitvoerenRapportering opstellen volgens de wensen van de klantProcedure/proces rondom inspecties en opstellen en bewaken Juiste inschattingen makenToepassen conditie en risicoparameters ter bepaling van kwaliteitsniveaus

als input voor het behoefteplan en (meerjaren)onderhoudsbegrotingen.

De NEN2767-inspecteurVoor behalen van het certificaat is nodig Voldoen aan selectiecriteriaMinimum niveau bachelorMinimum 3jaar aantoonbare bouwtechnische ervaring (constructie, beheer, inspectie)Slagen in een theoretisch examen cfr. NLSlagen in een praktisch examen (1/2 dag)Onderzoek van een referentiegebouw100% detectie van “zware gebreken” en “einde levensduur” Jaarlijkse bijscholing volgenHet certificaat is 3 jaar geldig

Uitbesteding onderhoud

Wat voorafgaatInventaris te onderhouden elementen + hun conditieBouwkundigInstallatiesPlannenHistoriekLijst meldingen en tussenkomstenLogboeken, keuringsverslagen, …

Uitbesteding onderhoud

Doel bepalenPlaats in vastgoedstrategieKwaliteitsniveau:Prestatie-eisenKPI’s: kritische prestatie indicatoren (bv conditie 3)SLA’s: service level agreements (bv interventies binnen x tijd)Bij NEN2767 als referentieDetailniveau, wanneer steekproef, ..Bijkomende bepalingen

Uitbesteding onderhoud

Open dialoogRedelijke vraagstellingGaranties oneigenlijk gebruikWetswijzigingenVandalisme

…

Conclusies

Patrimonium: zonder onderhoud: waardeverliesOnderhoud: systematische benadering noodzakelijkInvestering in systematiseren loontVerantwoordelijkheden leggen waar ze horen

En

Dank aan

Dank aan