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Initiation à l’établissement d’un cahier des charges pour le Nettoyage

9 février 2017

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Agenda

1. Les objectifs à se fixer pour la réalisation du cahier des charges2. La structure et type de cahier des charges3. Le contenu du Cahier des Charges Techniques4. Les principaux postes à inclure dans le cahier des charges5. La notion de cadences de travail ou détermination des heures !6. La détermination des heures et du prix7. Les annexes éventuelles8. Les quelques questions complémentaires9. La comparaison des offres

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1. Objectif à se fixer pour la réalisation d’un cahier des charges

• Exprimer clairement la nature et l’étendue de vos besoins en terme de nettoyage

• Juger les offres et devis des entreprises de nettoyage• Permettre au prestataire de vous proposer un devis juste et réfléchi• Avoir les bases et se donner les moyens de la meilleure gestion de son contrat

à venir (qualité et financier)

« Le nettoyage … un costume sur mesure »!

Il existe aussi une normeNorme NF X50-791 pour « Cahier de charges »

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Clauses administratives

Clauses techniques

Inventaire ou Bordereau de prix

Annexes

2. La structure d’un cahier des charges

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• Programme/Fréquences/cadences = Heures • Heures x Tarif = Prix

3. Type de cahier des charges techniques

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• Budget global moyen alloué « all in »Obligations du résultat

Le cahier des charges peut être étudié suivant différentes approches :— soit un cahier des charges à obligations de moyens— soit un cahier des charges à obligations de résultats

Moyens Résultats

Pour chacun des travaux prévus au programme, il est nécessaire de vérifier son exécution

Implique un « référentiel de contrôle » stricte, compréhensible et applicable

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• Heures• Tarif horaire• Si nécessaire un programme indicatif

Proposition IPSOUn mixte « Moyens + résultats »

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Un engagement de moyens

Une obligation de résultats

Des règles de gestion basées sur des SLA

• Budget global moyen alloué

• Obligations du résultat via contrôle.

• Contrôle du respect du cahier de charges

• Moyens d’actions (ou sanctions)

La combinaison entre

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4. Les principaux postes à inclure dans le cahier des charges

• Mesure d’exécution pour le poste 1 – Travaux journaliers• Général• Précision indispensable pour les sols• Précision pour les permanences

• Mesure d’exécution pour le poste 2 – basses fréquences• Planning intervention

• Mesure d’exécution pour le poste 3 – parties vitrées• Planning intervention

• Précision sur les fournitures du poste 4

• Autres comme nuisibles – relamping – etc.

• Précision sur poste 5 – services ponctuels ou sur demande

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4. Les principaux postes à inclure dans le cahier des charges

SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES RELATIVES AU MARCHE

• Schéma opérationnel• Ressources humaines et ressources techniques

• Gestion opérationnelle• gestion du chantier

• Planning intervention • Réunions opérationnelles• Etat des lieux• Etc.

• Gestion de la qualité• Contrôle administratif – technique• Contrôle de la propreté• Contrôle bactériologique• Réponse aux manquements

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5. Notions de cadences de travail ou détermination du nombre d’heures !

• Cadence de production pour un genre de local indique le nombre de m² au sol que l’on peut nettoyer en 1 heure

• Tient compte de toutes les opérations contenues dans le programme annuel• Différence de productivité en fonction des locaux , occupation, fréquence, vétusté, conditions

atmosphériques.. • Provient principalement de l’expérience

• Doit dire ce qui n’est pas prévu

• La cadence est incompressible• Si cadences élevées = compression des programmes et fréquences

• Nota • Norme = document de référence • Cadence = répétition d’action

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Notions de cadences de travail ou détermination du nombre d’heures !

EXEMPLE : Quel est votre estimation pour le nettoyage de votre bureau de 18 m² ?Quelles informations souhaitez-vous ?

Moquette – occupation normale – nombre de jours ouvrés – petit chantier – Bonne qualité de travail

Réponse : Moquette Cadence rencontrée sur le marché 350 m²/heureTemps par opération 18/350 = 0,0513 h ou 0,0513*60 = 3 minutesHeures annuelles prévues 0,0513 * 251 jours/an = 12,99 heures/anTarif horaire 26 €/heure

Budget annuel 12,99 * 26 = 106 * 24 = 337,7 €/an

Prix/m² 337,8/18 = 18,76 €/m²/an

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Notions de cadences de travail ou détermination du nombre d’heures !

QUE ME FAUT-IL POUR AVOIR UNE « CADENCE GLOBALE » POUR UN BÂTIMENT ?

Regroupement des métréspar catégorie de locauxpar revêtement de solpar fréquence

Éventuellement un descriptif des opérations et des contraintes.

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6. La détermination des heures et du prix !

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A partir des données opérationnelles, le client établi L’entreprise détermine

Type de sol Fréquence

Ses cadences

Type de locaux

Qui détermine les heures à prester

Ce qui détermine le prix de revient final initial.

X le Tarif horaire

Ce qui détermine le bordereau de prix

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6. La détermination des heures et du prix !

Poste 1 : Les Travaux Journaliers = Travail à obligations de résultats

Nous avons donc besoin de découper notre bâtiment en catégorie de locaux ayant les mêmes besoins de nettoyage aux mêmes fréquences.

Ce découpage nous permettra une première analyse budgétaire.

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Associations catégorie/revêtement/m²/cadence/fréquence = heures

Pour des travaux réguliers

Exemple

Catégorie Revêtement M²

(1)

Cadence appliquéem²/h(2)

Tps/op

(3)=(1)/(2)

Fréq/an

(4)

h/an

(5) = (3)*(4)

Paysagers Moquette 500 400 1,25 251 313,75

Toilettes Carrelage 30 80 0,375 251 94,13

Archives Linoleum 120 120 1 12 41

Total 650 m² 2,65 h/op 420 h/an

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Cadence moyenne ???

Heures moy/jour = 420/251 = 1,67 h/j ou 389 m²/heure.Cf, exemple de bordereau de prix et impact fréquence / cadence

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Sur une charge de travail de 100 %

6. La détermination des heures etdu prix pour le poste 2 – Basses fréquences !

Il est très important de budgéter le poste reconditionnement lors de la négociation achats car il aura un impact significatif sur le maintien ultérieur des niveaux de qualité convenus.

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Le cycle de vie d’un revêtement

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6. La détermination des heures etdu prix pour le poste 2 – Basses fréquences !

Associations catégorie/revêtement/m²/cadence/fréquence = heures

Pour des travaux « basses fréquences pour les sols et/ locaux »

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Catégorie

RevêtM²(1)

Cadence m²/h(2)

Tps/op(3)=(1)/(2)

Fréq/an(4)

h/an(5) = (3)*(4)

Parking Béton 2091 6

Shampoing locaux Moq 4152 1

Shampoing couloirs Moq 1110 4

Décapage et protection sol souple Lino 690 1

Total h/an

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6. La détermination des heures etdu prix pour le poste 2 – Basses fréquences !

Associations catégorie/revêtement/m²/cadence/fréquence = heures

Pour des travaux « basses fréquences pour les sols et/ locaux »

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Catégorie M²/unité(1)

Cadence m²/h(2)

Tps/op(3)=(1)/(2)

Fréq/an(4)

h/an(5) = (3)*(4)

Cloisons vitrées (I/I) 350 2

Face extérieure 300 4

Face intérieure 500 1

Total h/an

Trucs et astuces : Accès – Prix nacelles – méthodes de travail peuvent influencer prix et cadences

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7. Les annexes éventuelles – le manuel qualité !

Objectif : Définir les règles et assurer une gestion proactive du contrat

Concrètement, le CCT comportera quelques annexes importantes comme :

• Annexe A1 Mode opératoire concernant le système de management SLA - KPI• Annexe A2 Mode opératoire concernant le contrôle administratif• Annexe A3 Mode opératoire concernant le contrôle de la propreté• Annexe A4 Exemple d’un programme de nettoyage• Annexe A5 Autres comme contrôle des vitres, techniques, bactériologiques

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Annexe A1 Exemple de SLA - KPI

7. Les annexes éventuelles – le manuel qualité !

Personnel Matériel KPI Pénalités en cas de non respect

Tour le personnel présent aura reçu une formation de min. 20 heures dans les 3 mois aprèsengagement

Formateur externe indépendant au chantier

Certicat de formation homologué 50 €/agent non formé/mois de retard

Gestion de la qualité Matériel KPI Pénalités en cas de non respect

Obtention du niveau de qualité par catégorie de locaux

Logiciel de controle “Flash control” Obtention d’un résultat de 90 % minimum

-1% et -5% 125 €-5% et -15% 250€> -15 % 500 €

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7. Les annexes éventuelles – le manuel qualité !

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NQA CATEGORIES DE LOCAUX Niveau Rouge Très bonne qualité + qualité hygiénique

90 %

Salon VIP - Bureau direction - Douches – Sanitaires – salle de réunion - infirmerie

Niveau Bleu Bonne qualité

85 %

Halls d’entrée – couloirs – Bureaux – Cabines ascenseurs – kitchenette/réfectoire – vestiaires secs et humides – coins détentes – tous locaux accessibles au public - escaliers principaux – Hébergement – contrôle bagage et fouille – escalator

Niveau vert Qualité moyenne

80 %

Entrées secondaires – escaliers fréquentés – archives vivantes – monte charge – coins fumeurs – trottoirs et abords

Niveau jaune qualité moyenne avec plus grande tolérance

75 %

Locaux techniques – archives mortes – stockage – quai – couloirs techniques – parking

Manière de contrôler

Niveau de qualité

Règles d’échantillonnage

Système de mesure

Annexe A3 Mode opératoire concernant le contrôle de la propreté

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Annexe 4 Exemple d’un programme de travail (si souhaité)

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7. Les annexes éventuelles – le manuel qualité !

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1/ Produits et matériel prévisionnel pour son bâtiment

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8. Quelques questions complémentaires !Annexes – But : Permettre une analyse qualitative de son chantier

Nom description Modèle Nombre prévu situation Chariot de ménage

Type………. 5

Aspirateur classique

Numatic 4

Monobrosse basses vitesse

Nilfisk 2

Laveuse de sol

Modèle … 2

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8. Quelques questions complémentaires !2/ Structure prévue de l’organisation du chantier

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8. Quelques questions complémentaires !

• Autres exemples comme

• Qualité et efficacité des méthodes proposées pour l’entretien des moquettes (3 points) – pierres naturelles (0.5 point) – grès cérame (0.5 point) – Parquet ( 0.5 point) –inox ( 0.5 point)

• Gestion environnementale

• Formation

• Etc.

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4 Pages maximum

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1/ La comparaison des heures et des prix permet de faire ressortir des anomalies importantes

2/ Une autre alternative ! La méthode de la moyenneLa "méthode de la moyenne" ne favorise pas la société qui détient actuellement le marché.

• En effet, si du fait de son expérience, elle sait où elle pourrait réaliser des économies, elle ne peut néanmoins pas introduireune offre extrêmement basse en vue d'obtenir coûte que coûte le marché, car dans ce cas, elle court le risque d'être éliminée pour cause de trop grand éloignement de la moyenne

• Cette méthode ne restreint pas non plus la concurrence

• En effet, elle est basée sur la moyenne des prix présentés par les soumissionnaires, donc par le marché. L'élément novateur étant que les soumissionnaires sont obligés d'introduire une offre qui reflète le juste prix pour la prestation à fournir, sans excès, ni vers le haut, ni vers le bas

• Dès lors, il s'agit d'une méthode neutre qui laisse jouer au maximum la libre concurrence dans l'intérêt du client.

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8. La comparaison des offres !

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Merci de votre attention!

Q&A

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