01102 09001audit internal - komunikasi.ub.ac.id · Melakukan Audit Internal Menerbitkan surat tugas...
Transcript of 01102 09001audit internal - komunikasi.ub.ac.id · Melakukan Audit Internal Menerbitkan surat tugas...
Manual Prosedur
Pelaksanaan Audit Internal Mutu
01102 09001
Jurusan Ilmu Komunikasi UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG 2011
Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Mutu
Jurusan Ilmu Komunikasi
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen : 01102 09001
Revisi : 2
Tanggal : 01 Juli 2011
Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan TTD
Akh. Muwafik Saleh, S.Sos., M.Si.
Disetujui oleh : Ketua Jurusan
TTD
Drs. M. Shobaruddin, MA.
i
Daftar Isi
Tujuan................................................................................................ 1
Ruang Lingkup .................................................................................. 1
Definisi............................................................................................... 1
Rujukan ............................................................................................. 2
Detail Prosedur.................................................................................. 4
Bagan Alir .......................................................................................... 6
Lampiran............................................................................................ 9
ii
FAKULTAS ILMU SOSIAL
& ILMU
POLITIK UNIVERSITAS
BRAWIJAYA
Manual Prosedur Audit Internal
NO. DOKUMEN
01102 09001
NO. REVISI
2
HAL
6
UNIT JAMINAN MUTU
TANGGAL
TERBIT
1 Juni 2011
DITETAPKAN OLEH
KETUA JURUSAN ILMU
KOMUNIKASI
Drs. M. Shobaruddin, MA.
Tujuan
Menjamin bahwa Jurusan Ilmu Komunikasi FISIP Universitas Brawijaya akan melaksanakan Audit Internal (AI) sesuai dengan jadwal dan standar mutu yang telah ditetapkan.
Ruang Lingkup
Audit batch I merupakan audit sistem (desk evaluation) yang ruang lingkupnya meliputi:
1. Organisasi Jurusan ilmu komunikasi, Jurusan/Program Studi
(bagan/ struktur organisasi termasuk struktur UJM, tugas pokok dan fungsi).
2. Sistem dokumen meliputi dokumen Visi, Misi dan Tujuan,
dokumen Rencana Strategis (Renstra), dokumen Program Kerja (Proker) dan dokumen Pedoman Pendidikan.
Definisi
1. Visi Jurusan ilmu komunikasi adalah pernyataan yang
berorientasi ke masa depan tentang apa yang diharapkan oleh Jurusan ilmu komunikasi yang dirumuskan secara jelas untuk
diwujudkan dalam kurun waktu yang tegas.
2. Visi Jurusan ilmu komunikasi adalah pernyataan yang berorientasi ke masa depan tentang apa yang
diharapkan oleh Jurusan/Program Studi yang dirumuskan
secara jelas untuk diwujudkan dalam kurun waktu yang tegas.
3. Misi Jurusan ilmu komunikasi adalah deskripsi mengenai tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi Jurusan ilmu
komunikasi yang harus digunakan untuk pengembangan Tridarma.
4. Misi Jurusan ilmu komunikasi adalah deskripsi mengenai
tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi Jurusanilmu komunikasi yang
harus digunakan untuk pengembangan Tridarma.
5. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya
6. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan
terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan
mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi.
7. Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh auditor fakultas
/program/jurusan/PS bersangkutan yang dikoordinir oleh
Management Representative.
8. Gugus Jaminan Mutu (GJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Kajur dan diberi tugas untuk mengembangkan
Sistem Penjaminan Internal (SPMI) di tingkat Fakultas/ Program.
9. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Kajur dan diberi tugas untuk mengembangkan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Jurusan/ Program Studi.
10. Dokumen induk Fakultas adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat Fakultas dan Kajur dibantu GJM sebagai
bagian dari dokumen SPMI. Dokumen induk untuk Fakultas
meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Kajur, dan Pedoman Pendidikan. Adapun Dokumen induk
untuk Jurusan/program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Ketua Jurusan, dan Pedoman
Pendidikan.
11. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen mutu untuk universitas/fakultas/jurusan/PS meliputi Manual Mutu, manual prosedur, dokumen pendukung
dan borang.
Rujukan
1. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku I Naskah
Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana. Jakarta.
2. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku II
Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Sarjana.
Jakarta
BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IIIA Borang Akreditasi Sajana. Jakarta.
4. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IIIB
Borang Fakultas-Sekolah Tinggi. Jakarta.
5. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IV Panduan Pengisian Instrumen Akreditasi S1. Jakarta.
6. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku V Pedoman Penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana. Jakarta.
7. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku VI Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana. Jakarta.
8. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku VII
Pedoman Asesmen Lapangan. Jakarta.
9. BAN-PT. 2008. Pedoman Evaluasi Diri. Untuk Akreditasi Program
Studi dan Institusi Perguruan Tinggi. Jakarta.
10. BAN-PT 2008. Matriks Penilaian Laporan Evaluasi Diri. Jakarta.
11. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. BUKU I
Naskah Akademik. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta
12. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. BUKU II.
Standart dan Prosedur. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta
13. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IIIA Borang Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta
14. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IIIB
Borang unit Pengelola Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.
15. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IV. Panduan Pengisian Borang Akreditasi. Edisi 7 Januari 2010.
Jakarta.
16. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku VI. Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi.Edisi 7 Januari 2010.
Jakarta.
17. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku VII.
Pedoman Asesmen Lapangan. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.
18. BAN-PT 2008. Akreditasi Program Studi Magister. Pedoman Evaluasi Diri. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 19. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku I Naskah
Akademik. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.
20. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. BUKU II. Standart dan Prosedur. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.
21. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IIIA Borang Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.
22. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku
IIIB Borang unit Pengelola Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.
23. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IV. Panduan Pengisian Borang Akreditasi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.
24. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku VI. Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi.Edisi 7 Januari
2010. Jakarta.
25. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku
VII.Pedoman Asesmen Lapangan. Edisi 7 Januari 2010.
Jakarta.
26. BAN-PT 2008. Akreditasi Program Studi Doktor. Pedoman Evaluasi Diri. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.
27. Dokumen SPMI UB 2010, meliputi Visi, Misi dan Tujuan,
Statuta, Organisasi dan Tata Kerja, Rencana Strategis, Program Kerja Rektor, Pedoman Pendidikan, Manual Mutu, Standar Mutu, Manual Prosedur Wajib ISO 9001:2008, instruksi kerja, dokumen pendukung, serta borang-borang.
28. Peraturan Pemerintah no.17 tahun 2010 tentang
Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan
Detail Prosedur
Prosedur pelaksanaan AIM dilakukan dalam dua tahapan, yaitu Persiapan dan Pelaksanaan.
Persiapan
a. Ketua Jurusan memberi mandat kepada MR (SEKJUR) untuk berkoordinasi dengan UJM untuk melaksanakan Audit internal.
b. K a j u r , M R d a n UJM menyiapkan ruang lingkup dan dokumen audit.
c. Kajur menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AI.
d. UJM menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM serta
menentukan auditor yang akan melaksanakan audit.
e. Kajur meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor.
f. Kajur didampingi MR dan UJM melakukan koordinasi pelaksanaan AI dengan para auditee.
g. UJM meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepada
auditee.
h. UJM menyusun distribusi auditor, jadwal, dan tempat
pelaksanaan audit.
i. SEKJUR menyusun konsep surat tugas Tim AI dan auditor, dan
menyampaikan kepada Kajur untuk ditandatangani.
Pelaksanaan
a. Kajur membuat surat tugas auditor disertai dengan jadwal, dan
tempat audit kepada auditor.
b. Kajur melalui sekjur menyampaikan pemberitahuan kepada
masing-masing unit terkait yg bertindak sebagai auditee untuk mempersiapkan proses audit internal sesuai ruang lingkup yang
disepakati.
c. UJM menyampaikan check list audit dan kelengkapan dokumen
teraudit kepada auditor.
d. Auditor melakukan audit sesuai ruang lingkup AI dalam unit
kerja terkait di FISIP,
e. SEKJUR meminta klarifikasi jika ditemukan ketidaksesuaian (KTS) dengan mengundang auditor dan auditee yang bersangkutan.
f. SEKJUR dibantu UJM menyusun laporan hasil
audit dan menyampaikan kepada Kajur disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi (PTK).
g. Kajur menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan
tindakan koreksi kepada Unit kerja terkait.
h. Unit kerja terkait melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Kajur dan melaporkan perkembangan tindakan koreksi kepada
Kajur.
Bagan Alir
Memberi mandat kepada PJM untuk melaksanakan AIM
Mulai
Kajur
UJM
Kajur
UJM
UJM
UJM
UJM
Memberi mandat
kepada UJM untuk
melaksanaan AIM
Menyiapkan ruang lingkup dan dokumen audit
Melalui MR (Sekjur) menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup
AIM Menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM serta menentukan auditor yang akan melaksanakan audit
Meminta kesediaan dan alokasi
waktu auditor
Mengundang Auditor Internal
untuk mengikuti refreshing AIM Mendampingi Sekjur melakukan koordinasi pelaksanaan AIM
dengan para auditee
Tupoksi UJM
Dokumen audit
Manual Prosedur Pelaksanaan AIM
Jadwal sosialisasi dan daftar auditor Surat permohonan kesediaan
Surat undangan refreshing
Surat Undangan
Koordinasi
A
A
UJM
UJM
UJM
MR Fakultas/
Program, Jurusan/
Prgram Studi
Kajur
Sekjur
Meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit melalui laman
(website) kepada auditee
Menyusun distribusi auditor,
jadwal, dan tempat pelaksanaan audit
Menyusun konsep surat tugas Tim AIM dan auditor, serta
menyampaikan kepada Rektor untuk ditandatangani
Melakukan Audit Internal
Menerbitkan surat tugas disertai
dengan distribusi auditor, jadwal, dan
tempat audit
Memberitahukan kepada auditee untuk mengunggah (upload) ruang lingkup yang diperlukan
dalam AIM
Surat Kesediaan waktu audit Distribusi auditor
Konsep surat tugas
Borang Laporan Audit Internal
Surat Tugas Tim AIM Batch I 2010
Surat Pemberitahuan uploading dokumen
B
Melakukan audit sesuai ruang Auditor lingkup AIM 2010 melalui website masing-masing auditee
B
UJM
Menyampaikan checklist audit dan memberitahukan kepada
auditor bahwa audit sudah dapat dilakukan dengan mengunduh
(download) dokumen
Surat Pemberitahuan downloading dokumen
dan checklist audit
Borang Laporan AIM
UJM
UJM
Kajur
Auditee
Meminta klarifikasi temuan ketidaksesuaian (KTS) dengan mengundang auditor dan auditee yang bersangkutan
Menyusun laporan hasil audit dan menyampaikannya kepada Dekan disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi
(PTK) Menerbitkan dan menyampaikan
surat PTK kepada auditee Melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Kajur dan melaporkannya kepada Kajur
melalui UJM
Surat undangan
klarifikasi hasil AIM
Laporan AIM
Surat PTK
Laporan PTK
Selesai
Lampiran
Lampiran 1. Surat Permohonan Kesediaan menjadi Auditor Nomor : ...... /……/...../.......... Lampiran : 1 (satu) lembar
Perihal : Permohonan Kesediaan menjadi
Auditor untuk AI Kepada Yth.
(Auditor Internal)
Di Jurusan Komunikasi, Universitas Brawijaya Malang
Dalam rangka pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Jurusan komunikasi Universitas Brawijaya melalui Audit Internal (AI), maka diperlukan Tim Auditor yang akan melaksanakan Audit Internal dengan ruang lingkup sesuai Manual Prosedur Pelaksanaan AI 2010. Untuk itu, dimohon kesediaan Saudara untuk menjadi Auditor sesuai alokasi waktu yang kami sediakan dengan mengisi Form Kesediaan terlampir. Form tersebut harap dikirim kembali kepada kami
Atas perhatian dan kesediaannya diucapkan terima kasih.
Malang, ................ Ketua Jurusan
Lampiran Surat No. ...... /......./...../..........
S U R A T K E S E D I A A N
Kepada Yth. Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Brawijaya
Malang
Sehubungan dengan surat Ketua Jurusan Nomor: ……. /...../…… / …… mengenai Permohonan Kesediaan menjadi Auditor untuk AI di Jurusan Ilmu Komunikasi, Universitas Brawijaya, dengan ini saya sampaikan:
Nama :
Jur./PS/Prog. :
Menyatakan BERSEDIA / TIDAK BERSEDIA *) untuk menjadi Auditor Internal untuk AI Jurusan Ilmu Komunikasi -UB bulan ........... tahun ........, serta tidak mengganggu tugas pokok dalam Tri Dharma PT.
Apabila dikemudian hari ditemui hal-hal yang menyebabkan saya berhalangan melaksanakan tugas audit, maka saya akan memberitahu 1 (satu) minggu sebelumnya dan bersedia dibebas-tugaskan.
Atas kepercayaan yang diberikan saya mengucapkan terimakasih.
Malang, ...................... Auditor,
TTD
*) coret yang tidak perlu
(.....................................) Tanda tangan & nama terang
Lampiran 3. Surat Pemberitahuan Proses Audit
Nomor : ......... /...../......./.......... Lampiran : satu lembar Perihal : Pelaksanaan Audit Internal
Kepada Yth. Kepala Bagian/Unit Kerja Auditee
Jurusan Ilmu Komunikasi
Universitas Brawijaya
Malang
Menindaklanjuti Surat Tugas Ketua Jurusan No......../...../..../.......
tentang Tim Auditor untuk Audit Internal (AI) Batch I Tahun 2010, maka dengan ini diharapkan Ketua/Kepala Unit kerja di lingkungan Fakultas FISIP untuk mempersiapkan dokumen dan menyediakan waktu untuk proses audit internal
Alokasi waktu yang ditetapkan untuk audit internal Batch I adalah dan Batch II …
Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Malang, ................
Sekretaris Jurusan, Tembusan:
1. Yth. Ketua GJM
2. Arsip
Lampiran 4. Surat Undangan Pelaksanaan AI
Nomor : ....../......./....../........... Lampiran : -
Perihal : Pelaksanaan AI
Kepada Yth.
Jurusan Ilmu Komunikasi,
Universitas Brawijaya Malang
Dalam rangka pelaksanaan Audit Internal Batch … tahun 2010 FP-UB maka Saudara diharapkan hadir pada,
Hari : ...................................... Tanggal : ...................................... Jam : ...................................... Tempat : ......................................
Acara : Penjelasan dan Pelaksanaan AI Batch ….
Mengingat pentingnya acara tersebut, maka Saudara diharapkan hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima kasih.
Malang, ................ Sekretaris Jurusan
Tembusan : 1. Ketua Jurusan 2. Arsip
Lampiran 5. Checklist Audit Internal Sistem Penjaminan Mutu
Auditor : 1. Auditor Ketua : ………………………………
2. Auditor Anggota : ………………………………
Lingkup : Audit sistem (desk evaluation) tentang: 1. Organisasi Jurusan ilmu komunikasi atau Jurusan/Program Studi
a. Bagan/struktur Organisasi (termasuk struktur GJM/UJM)
b. Tugas Pokok dan Fungsi
2. Sistem Dokumen
a. Dokumen Visi dan Misi
b. Dokumen Rencana Strategis (Renstra)
c. Dokumen Program Kerja (Proker)
d. Dokumen Pedoman Pendidikan
Hari : …………………………………….
Tanggal : …………………………………….
Waktu : …………………………………….
No. Butir Audit Ya/Tidak Keterangan A. Organisasi
1. Pengesahan dan Surat Tugas Tim
Penjaminan Mutu 2. Struktur Organisasi dan Bagan Alir 3. Tugas Pokok dan Fungsi
B. Dokumentasi 1. Visi-Misi dan Tujuan 2. Rencana Strategis 3. Program Kerja 4. Pedoman Pendidikan
C. Sosialisasi Ruang Lingkup AI Batch .. Melalui Laman
1. Pimpinan 2. Dosen 3. Mahasiswa 4. Tenaga Kependidikan 5. Eksternal Stakeholder 6. Alumni
D Manual Prosedur Unit Kerja 1 (Sebutkan) 2 3
Auditor Ketua,
Catatan: Semua informasi dan dokumen diunggah (upload) di laman
(website) unit kerja masing-masing.
Lampiran 6. Borang Laporan Audit Internal
Audit ke : …………..
Bulan : …………..
No. Temuan
Tanggal
Temuan Kategori
Temuan Status Temuan
Auditor
Auditee
Bidang yang
diaudit Uraian
Ketidaksesuaian Tindakan
Perbaikan Target Waktu
Selesai
Verifikasi
Status Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. dst
Malang, ........
Management Representative
…………………………………………
NIP. …………………………………
(1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit
(8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed
Lampiran 7. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi
Kategori Temuan :
Tanggal Temuan : No. Temuan : Auditor :
1.
2. Uraian temuan: Akar penyebab:
Rencana tindakan koreksi atas temuan : Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab :
adwal penyelesaian tindakan koreksi : Penanggung jawab tindakan koreksi :
Dipersiapkan oleh: Tanggal:
Catatan : Tanda Tangan Auditee :
(Nama Teraudit)
(Lembar ini diperuntukkan untuk satu temuan dan dapat diperbanyak sesuai banyaknya temuan)
Lampiran 8. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AI
Nomor : ......... /...../.........../.......... Lampiran : - Perihal : Klarifikasi Hasil AI Batch ... 2011
Kepada Yth. Ketua Unit Terkait Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Brawijaya Malang
Sehubungan dengan telah diperolehnya hasil Audit Internal (AI) Batch … Tahun 2010, maka bersama ini dimohon kepada Auditor Internal dan Teraudit untuk hadir pada,
Hari : ...................................... Tanggal : ...................................... Jam : ...................................... Tempat : ...................................... Acara : Klarifikasi Hasil AI Batch ... 2010
Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Malang, ................ Sekretaris Jurusan
Tembusan: 1. Arsip
Lampiran 9. Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi
Audit ke :
Auditor : 1. 2.
Tanda tangan Ketua Auditor :
Tanggal : Auditee : Tanda tangan
Auditee:
No
Kategori
Status
Uraian Temuan
Tindakan Perbaikan
Tanggal Perbaikan
Dokumen
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
(1) Nomor Urut (2) KTS Berat, KTS Ringan, Observasi (3) New (Kasus Baru), Open (Masih belum diselesaikan), Close (sudah diselesaikan) (4) Uraian Temuan (5) Uraian tindakan perbaikan (6) Tanggal perbaikan (7) Nama dokumen yang dirujuk
Lampiran 10. Instruksi Kerja Pelaksanaan Audit Sistem (Desk Evaluation) untuk Auditor
1. Mengisi/menanda-tangani daftar hadir acara dan mengambil konsumsi
2. Melakukan Audit Sistem terhadap tiga dokumen, Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja dan Laporan Audit Pendahuluan. a. Memeriksa kelengkapan organisasi dan dokumentasi b. Mengisi Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective
Action Requirement – CAR) c. Memberikan saran perbaikan
3. Menyerahkan hasil audit sistem ke SEKJUR/ UJM
Jumlah halaman : 1
Tanggal disahkan : 15 Juni 2010
Revisi ke : 0
Dibuat oleh : Sekretaris UJM
Dikendalikan oleh : Ketua UJM
Disetujui oleh : Sekretaris Jurusan