คู มือการปฏิบัติงาน (Work Manual)
Transcript of คู มือการปฏิบัติงาน (Work Manual)
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
คมอการปฏบตงานคมอการปฏบตงาน
(Work Manual)(Work Manual)สานกงานคณะกรรมการพฒนาระบบขาราชการ
(ก.พ.ร.)
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
วตถประสงคของหลกสตรวตถประสงคของหลกสตร
เพอใหผเขารบการอบรม
• มความร ความเขาใจ ในหลกการหรอแนวทางในการจดทาเอกสารทจาเปนในองคกร
• เขาใจโครงสรางเอกสารในระบบมาตรฐานสากล
• สามารถจดทาคมอการปฏบตงานของหนวยงานตนเองไดอยางมประสทธภาพ
• สามารถนาเครองมอตาง ๆ เพอมาชวยในการวเคราะหและชวยในการปรบปรงกระบวนการทางานในหนวยงานตนเองได
• เขาใจและทราบประโยชนในการควบคมเอกสารและวธการควบคม
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
หวขอการฝกอบรมหวขอการฝกอบรม1. ภาพรวมของระบบเอกสารภายในองคกร
2. โครงสรางของระบบเอกสารในองคกร
3. ประเภทของเอกสารตาง ๆ ในองคกร
4. วตถประสงคและประโยชนของเอกสารแตละประเภท
5. ลกษณะของเอกสารการปฏบตงานทด
6. คณสมบตและทกษะของผจดทาเอกสารการปฏบตงาน
7. ขนตอนในการจดทาคมอการปฏบตงาน
8. แนวทางและเทคนคในการจดทาเอกสารประเภทตาง ๆ
9. เมอใดตองปรบปรงคมอ และปรบปรงอยางไร
10. ปญหาและอปสรรคในการจดทาคมอ
11. การแกไขและปองกน
12. การควบคมเอกสารทเปนมาตรฐานสากล
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
คาจากดความคาจากดความ
เอกสารคออะไร
• สงหรอสอทใชอธบายถงทศทาง แนวทาง ขนตอนหรอวธการ
ปฏบตงาน โดยอาจจะอยในลกษณะตาง ๆ เชน ระเบยบปฏบต
คมอการปฏบตงาน วธการทางาน รปภาพ แบบฟอรม เปนตน
การจดทาเอกสารคออะไร
• การกาหนดแนวทาง ขนตอน หรอวธการไวเปนลายลกษณอกษร
เพอใชในการตดตอสอสารหรอเปนแนวทางในการปฏบตงาน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ภาพรวมภาพรวมดานเอกสาดานเอกสารภายรภายในองคกรในองคกร (Documentation Overview)(Documentation Overview)
เอกสารของแตละองคกรมกประกอบดวย– เอกสารแสดงวสยทศน ภารกจ นโยบาย และวตถประสงค ขององคกร
– คมอคณภาพ (Quality Manual)
– ระเบยบปฏบต คมอการปฏบตงาน (Procedure)
– วธการทางาน (Procedure/Work Manual/Work Instruction)
– เอกสารจากภายนอกทจาเปนตองใชในการปฏบตงาน (Support Document)
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
แบบฝกหดแบบฝกหด AA
• แบบฝกหด A : โครงสรางของเอกสารในองคกรทด
• เวลาในการทากจกรรม : 5 นาท
• แบบฟอรม A
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
โครงสรางของระบบเอกสารในองคกรโครงสรางของระบบเอกสารในองคกร
1
2
3
วธปฏบตงาน/วธการทางาน
( Work Instruction)
ระเบยบปฏบตงาน (Procedure Manual),
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
คมอคณภาพ (Quality Manual)
โดยทวไปแบงเปน 4 ระดบ
4แบบฟอรม, บนทกและเอกสาร
สนบสนน (Form, Record and
Support document)
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ระดบทระดบท 1:1: คมอคณภาพคมอคณภาพ
คมอคณภาพ (Quality Manual)
• ระบรายละเอยดขององคกร และนโยบาย วสยทศน ภารกจ ของ
องคกร
• ประกอบดวยกระบวนการตางๆทอยในความรบผดชอบขององคกร
• อางองถงระเบยบปฏบตทสนบสนนนโยบายขององคกรและ
กระบวนการ
• อธบายปฏสมพนธของแตละกระบวนการภายในองคกร
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
โครงสรางของคมอคณภาพโครงสรางของคมอคณภาพ
ประกอบดวย
– วตถประสงค/ขอบเขตขององคกร
– ขอมลแนะนาองคกร ประวตองคกร
– โครงสรางองคกร หนาทความรบผดชอบ
– นโยบายขององคกร (นโยบาย วสยทศน ภารกจ)
– ผงกระบวนการภายในองคกร
– รายละเอยดของแตละกระบวนการโดยสงเขป
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ประโยชนของคมอคณภาพประโยชนของคมอคณภาพ
• เปนแนวทางใหกบเจาหนาททราบถงนโยบาย วสยทศน ภารกจ ขององคกร
• ใชอธบายจดประสงคและโครงสรางองคกร
• สรางความประทบใจใหแกบคคลทวไป ใหมความมนใจมากขน
• ใชอธบายรายละเอยดของกระบวนการ
• เปนพนฐานสาหรบผบรหารใชในการทบทวนและตรวจตดตามระบบบรหารคณภาพภายใน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ระดบทระดบท 2: 2: ระเบยบปฏบตระเบยบปฏบต // คมอการปฏบตงานคมอการปฏบตงาน
(Procedure / Work Manual)(Procedure / Work Manual)
• เปรยบเสมอนแผนทบอกเสนทางการทางานทมจดเรมตน และสนสดของกระบวนการ
• ระบถงขนตอนและรายละเอยดของกระบวนการตางๆ ขององคกรและวธควบคมกระบวนการนน
• มกจดทาขนสาหรบลกษณะงานทซบซอน มหลายขนตอนและเกยวของกบคนหลายคน
• สามารถปรบปรงเปลยนแปลงเมอมการเปลยนแปลงการปฏบตงาน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
วตถประสงคของการจดทาวตถประสงคของการจดทาระเบยบปฏบตระเบยบปฏบต//คมอการปฏบตงานคมอการปฏบตงาน
1. เพอใหการปฏบตงานในปจจบนเปนมาตรฐานเดยวกน
2. ผปฏบตงานทราบและเขาใจวาควรทาอะไรกอนและหลง
3. ผปฏบตงานทราบวาควรปฏบตงานอยางไร เมอใด กบใคร
4. เพอใหการปฏบตงานสอดคลองกบนโยบาย วสยทศน ภารกจ และเปาหมายขององคกร
5. เพอใหผบรหารตดตามงานไดทกขนตอน
6. เปนเครองมอในการฝกอบรม
7. ใชเปนเอกสารอางองในการทางาน
8. ใชเปนสอในการประสานงาน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
โครงสรางของระเบยบปฏบตโครงสรางของระเบยบปฏบต//คมอการปฏบตงานคมอการปฏบตงาน
ประกอบดวย
1. วตถประสงค
2. ขอบเขต
3. คาจากดความ
4. ความรบผดชอบ
5. ระเบยบปฏบต (ขนตอน)
6. เอกสารอางอง
7. แบบฟอรมทใช
8. เอกสารบนทก
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ประโยชนของการจดทาระเบยบปฏบตประโยชนของการจดทาระเบยบปฏบต//คมอการปฏบตงานคมอการปฏบตงาน
• ไดงานทมคณภาพตามทกาหนด• ผปฏบตงานไมเกดความสบสน• แตละหนวยงานรงานซงกนและกน• บคลากรหรอเจาหนาทสามารถทางานแทนกนได• สามารถเรมปฏบตงานไดอยางถกตองและรวดเรวเมอมการโยกยายตาแหนงงาน• ลดขนตอนการทางานทซบซอน• ลดขอผดพลาดจากการทางานทไมเปนระบบ• ชวยเสรมสรางความมนใจในการทางาน• ชวยใหเกดความสมาเสมอในการปฏบตงาน• ชวยลดความขดแยงทอาจเกดขนในการทางาน• ชวยลดการตอบคาถาม• ชวยลดเวลาในการสอนงาน• ชวยใหการทางานเปนมออาชพ• ชวยในการออกแบบระบบงานใหมและปรบปรงงาน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
• วธการปฏบตงานจะมรายละเอยดวธการทางานเฉพาะ
หรอแตละขนตอนยอยของกระบวนการ เปนขอมล
เฉพาะ คาแนะนาในการทางานและรวมทงวธทองคกร
ใชในการปฏบตงานโดยละเอยด
ระดบทระดบท 3: 3: วธวธปฏบตปฏบตงางานน//วธการทางานวธการทางาน
(Work Instruction)(Work Instruction)
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
การจดทาเอกสารวธปฏบตงานการจดทาเอกสารวธปฏบตงาน
• มลกษณะดงน
– ไมมโครงสรางทชดเจน เขยนไดหลายลกษณะตามความ
เหมาะสมของงาน
– ควรเขยนใหเขาใจงาย มความยดหยนและรดกม
– ใชคาศพทใหเหมาะสมกบผใชงานเอกสาร
– อาจเปนขอความ Flow chart รปภาพ รปการตน หรอวดโอ
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ประโยชนของเอกสารวธปฏบตงานประโยชนของเอกสารวธปฏบตงาน
• ผปฏบตงานทราบรายละเอยดและทางานไดอยางถกตอง
• ทราบถงตาแหนงงานทรบผดชอบ
• ทราบถงเทคนควธการทางาน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ระดบทระดบท 4:4:แบบฟอรมแบบฟอรม บนทกและเอกสารสนบสนนบนทกและเอกสารสนบสนน
เปนเอกสารทใชในการทางานเพอใหงานนนๆ มความสมบรณ
• แบบฟอรม (Forms)
– ใชสาหรบลงบนทกผลการทางานและผลลพธทไดจากการทางานในระบบบรหารคณภาพ
• บนทก (Record)
– จะถกเกบไวสาหรบการเรยกออกมาใชและควบคมตามกระบวนการควบคมบนทก
• เอกสารสนบสนน (Support Document)
– เอกสารทใชอธบายรายละเอยดปลกยอยในการทางานในรปแบบทองคกรมใชอย เชน พระราชบญญต กฎหมาย หนงสอชแจง มาตรฐานตาง ๆ เปนตน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ประโยชนของแบบฟอรมและเอกสารสนบสนนประโยชนของแบบฟอรมและเอกสารสนบสนน
• ชวยใหการทางานนนๆ มความสมบรณ ครบถวน
• เปนเอกสารอางองในการทางาน
• ชวยใหไมทางานผดขนตอน
• ชวยปองกนอบตเหต ทางานไดอยางปลอดภย
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
สาเหตทหลายองคกรไมจดทาคมอสาเหตทหลายองคกรไมจดทาคมอ
• อางองบคคลในหนวยงานททางานมานาน มประสบการณสง จงไมเหน
ความจาเปนในการจดทาคมอ
• บางหนวยงานมลกษณะงานทไมซาซอน มขนตอนนอยและตายตวไมม
การเปลยนแปลง จานวนบคลากรไมมากจงไมเหนความจาเปนในการ
จดทาคมอ
• บางหนวยงานไมเคยมคนใหมเขามาทางาน คนเดมหรอคนปจจบนรงาน
หมดแลว จงไมเหนความจาเปนในการจดทาคมอ
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
แบบฝกหดแบบฝกหด BB
• แบบฝกหด B : วเคราะหเอกสารระเบยบปฏบตหรอ คมอ
การปฏบตงานของทาน
• เวลาในการทากจกรรม : เตรยม 5 นาท
• แบบฟอรม B
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ตวอยางเอกสารการปฏบตงานตวอยางเอกสารการปฏบตงาน
ระเบยบปฏบตหรอคมอการปฏบตสาหรบกระบวนการทปฏบตประจา ไดแก
• การจดซอจดจาง
• การจดการฝกอบรม
• การตรวจสอบภายใน
• การนเทศงาน
• การประเมนผลการปฏบตงาน
ระเบยบปฏบตหรอคมอการปฏบตสาหรบโอกาสพเศษหรอเฉพาะกจ ไดแก
• การเตรยมงานฉลองสรราชสมบตครบ 60 ป
• การเตรยมการตอนรบราชอาคนตกะทเสดจรวมงาน
• การประชม APEC
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ลกษณะของเอกสารการปฏบตงานทดลกษณะของเอกสารการปฏบตงานทด
• กระชบ ชดเจน เขาใจไดงาย
• เปนประโยชนสาหรบการทางานและฝกอบรม
• เหมาะสมกบองคกรและผใชงานแตละกลม
• มความนาสนใจ นาตดตาม
• มความเปนปจจบน (Update) ไมลาสมย
• แสดงหนวยงานทจดทา วนทบงคบใช
• มตวอยางประกอบ
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
คณสมบตและทกษะคณสมบตและทกษะ
ของผจดทาเอกสารการปฏบตงานของผจดทาเอกสารการปฏบตงาน
คณสมบต
• มความรความเชยวชาญในการปฏบตงานเรองนน ๆ
• เปนคนชางสงเกต
• เอาใจใสในรายละเอยดของการปฏบตงาน
• รทฤษฎและความรพนฐานของการวเคราะหระบบงาน
• รหลกการสอสารในรปแบบตาง ๆ
• รเทคโนโลยสมยใหม
ทกษะ
• ทกษะการวเคราะห
(Analysis Skills)
• ทกษะการสอสาร
(Communication Skills)
• ทกษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทกษะการประเมนผล
(Evaluation Skills)
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ใครบางทเกยวของใครบางทเกยวของ
• ผปฏบตงานในกระบวนการ• ผจดทาเอกสารการปฏบตงาน• ผอนมต• ผอาน
– ภายในองคกร• ผบรหาร • รฐบาล • ขาราชการ
– ภายนอกองคกร • ประชาชน• ผเขาชมงาน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
1212 ขนตอนการจดทาเอกสารการปฏบตงานขนตอนการจดทาเอกสารการปฏบตงาน
1. ศกษารายละเอยดของงานจากเอกสาร
2. สงเกตการปฏบตงานจรง
3. จดทา Work Flow อยางงาย
4. จดทารายละเอยดในแตละขนตอน
5. มการทดสอบโดยใหผปฏบตงานอาน และผทไมไดปฏบตงานอาน
6. ตรวจสอบกบนตกร วามประเดนใดขดตอกฎหมาย หรอกฎระเบยบของทางหนวยงานหรอไม หากมใหแกไขปรบปรง
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
1212 ขนตอนการจดทาเอกสารการปฏบตงานขนตอนการจดทาเอกสารการปฏบตงาน ((ตอตอ))
7. ขออนมต
8. บนทกเขาระบบการควบคมและแจกจายเอกสาร
9. ดาเนนการแจกจายหรอเผยแพร
10. ดาเนนการฝกอบรมหรอชแจงวธการใช
11. มการทดสอบความเขาใจของผใชงาน
12. รวบรวมขอเสนอแนะเพอปรบปรงคมอใหเกด
ประสทธภาพสงสด
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
เครองมอพเศษในการจดทาเอกสารเครองมอพเศษในการจดทาเอกสาร
1.การศกษาและวเคราะหกระบวนการ (Process Analysis)
– Input-Output Analysis
2. การใช Flow Chart
InputsInputs OutputOutput
ProcessProcessทรพยากรทจาเปน ขอกาหนด
หลกเกณฑ เงอนไข
การกระทาเพอเปลยนสภาพ Input ไปเปน Output
ผลลพธทตองการ
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
แนวทางการเขยนแนวทางการเขยน Flow ChartFlow Chart
การใชสญลกษณตางๆ ในการเขยนแผนผงการทางาน เพอใหเหนถงลกษณะ และความสมพนธกอนหลงของแตละขนตอนในกระบวนการทางาน
Flow Chart Flow Chart คออะไรคออะไร??
ประโยชนของ Flow Chart
• ชวยใหเขาใจกระบวนการทางานงายขน
• เปนเครองมอสาหรบฝกอบรมพนกงาน
• การชบงถงปญหา และโอกาสในการปรบปรงกระบวนการ
• ชวยใหเหนภาพความสมพนธระหวางบคคล
• สะดวกในการนาไปเขยนเปนระเบยบปฏบต คมอการปฏบตงานหรอวธการปฏบตงาน
ในลาดบตอไป
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
สญลกษณทใชสญลกษณทใช
จดเรมตนและสนสดของกระบวนการ
กจกรรมและการปฏบตงาน
การตดสนใจ เชน การตรวจสอบ การอนมต
แสดงถงทศทาง หรอการเคลอนไหวของงาน
จดเชอมตอระหวางขนตอน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
การการเขยนเขยน Flowchart Flowchart
ผเขยนควรเขาใจกระบวนการและการปฏบตงานจรง
กาหนดกระบวนการทตองเขยน Flowchart
เขยนขนตอน กจกรรม การตดสนใจ
จดลาดบกอนหลงของขนตอนดงกลาว
เขยน Flowchart โดยใชสญลกษณทเหมาะสม
ตรวจสอบและปรบปรง Flowchart ทเขยนเสรจ
ปฏบตได
กระบวนการมประสทธภาพ
ไมซาซอน
ทาแลวไดประโยชน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ตวอยางตวอยาง Flow ChartFlow Chart
อนมต
ลง LOG
ออกใบ P/O
No
Yes
สงใบ P/O
สงคน
จดเกบเขาคลงสนคา
ออกเอกสารขอซอ
(PR)
ตรวจสอบสนคาNo
Yes
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
กจกรรมกจกรรม CC
• แบบฝกหด C: รปแบบของคมอการปฏบตงาน
• เวลาในการทากจกรรม : เตรยม 10 นาท นาเสนอ
กลมละ 5 นาท
• แบบฟอรม C
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ตวอยางระเบยบปฏบตตวอยางระเบยบปฏบตชอหนวยงาน......
ระเบยบปฏบตเรอง เลขท แกไขครงท วนทบงคบใช หนา
การจดซอ QP-PUR-001 00 19/11/0 1/7
จดทาโดย
______________________
ตรวจสอบโดย
_______________________
อนมตโดย
_______________________
ประวตการแกไข
วนทบงคบใช แกไขครงท ขอความ
19/11/05 00 เอกสารออกใหม
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ตวอยางระเบยบปฏบตตวอยางระเบยบปฏบต ((ตอตอ))ชอหนวยงาน.......
ระเบยบปฏบตเรอง เลขท แกไขครงท วนทบงคบใช หนา
การจดซอ QP-PUR-001 00 19/11/05 2/7
1. วตถประสงค
2. ขอบเขต
3. คาจากดความ
4. ความรบผดชอบ
5. ระเบยบปฏบต
6. เอกสารอางอง
7. แบบฟอรมทใช
8. เอกสารบนทก
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
1. 1. วตถประสงควตถประสงค (Objectives)(Objectives)
•• ความหมายความหมาย::
เปนการชแจงใหผอานทราบถงวตถประสงคในการจดทาเอกสารเรองเปนการชแจงใหผอานทราบถงวตถประสงคในการจดทาเอกสารเรองนน
ขนมาขนมา
•• ตวอยางวตถประสงคเรองตวอยางวตถประสงคเรอง :: คมอการตรวจสอบภายในคมอการตรวจสอบภายใน
เพอใหมนใจวาไดมการปฏบตตามขอกาหนดเพอใหมนใจวาไดมการปฏบตตามขอกาหนด ระเบยบระเบยบ หลกเกณฑหลกเกณฑ
เกยวกบการตรวจสอบภายในทกาหนดไวอยางสมาเสมอและมเกยวกบการตรวจสอบภายในทกาหนดไวอยางสมาเสมอและม
ประสทธภาพประสทธภาพ สอดคลองกบนโยบายและวตถประสงคขององคกรสอดคลองกบนโยบายและวตถประสงคขององคกร
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
2. 2. ขอบเขตขอบเขต (Scope)(Scope)
•• ความหมายความหมาย::
เปนการชแจงใหผอานทราบถงขอบเขตของกระบวนการในคมอวาครอบคเปนการชแจงใหผอานทราบถงขอบเขตของกระบวนการในคมอวาครอบคลมตงแตลมตงแต
ขนตอนใดขนตอนใด ถงขนตอนใดถงขนตอนใด หนวยงานใดหนวยงานใด กบใครกบใคร ทใดทใด และเมอใดและเมอใด
•• ตวอยางขอบเขตเรองตวอยางขอบเขตเรอง :: คมอการตรวจสอบภายในคมอการตรวจสอบภายใน
ระเบยบการปฏบตนครอบคลมขนตอนการตรวจสอบภายในของผตรวจสอบภระเบยบการปฏบตนครอบคลมขนตอนการตรวจสอบภายในของผตรวจสอบภายในายใน
และผรบการตรวจสอบและผรบการตรวจสอบ ตงแตการวางแผนการตรวจสอบตงแตการวางแผนการตรวจสอบ การดาเนนการตรวจสอบการดาเนนการตรวจสอบ การจดทารายงานผลการตรวจสอบการจดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจตดตามซาและการตรวจตดตามซา สาหรบทกครงทมการสาหรบทกครงทมการตรวจสอบตรวจสอบ ของกรมควบคมโรคของกรมควบคมโรค กระทรวงสาธารณสขกระทรวงสาธารณสข
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
3. 3. คาจากดความคาจากดความ (Definition)(Definition)
•• ความหมายความหมาย::
เปนการชแจงใหผอานทราบถงคาศพทเฉพาะซงอาจเปนภาษาไทยหรอเปนการชแจงใหผอานทราบถงคาศพทเฉพาะซงอาจเปนภาษาไทยหรอ
ภาษาองกฤษภาษาองกฤษ หรอคายอหรอคายอ ทกลาวถงภายใตระเบยบปฏบตนนๆทกลาวถงภายใตระเบยบปฏบตนนๆ เพอใหเปนเพอใหเปนทเขาใจตรงกนทเขาใจตรงกน
•• ตวอยางคาจากดความตวอยางคาจากดความ เรองเรอง :: คมอการตรวจสอบภายในคมอการตรวจสอบภายใน
Auditor = Auditor = ผตรวจสอบทไดรบมอบหมายอยางเปนทางการผตรวจสอบทไดรบมอบหมายอยางเปนทางการ
AuditeeAuditee= = แผนกแผนก หนวยงานหนวยงาน หรอบคคลผไดรบการตรวจสอบหรอบคคลผไดรบการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action ReportCAR = Corrective Action Report -- การรองขอใหดาเนนการแกไขการรองขอใหดาเนนการแกไข
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
4. 4. หนาทความรบผดชอบหนาทความรบผดชอบ (Responsibilities)(Responsibilities)
•• ความหมายความหมาย::
เปนการชแจงใหผอานทราบวามใครบางทเกยวของกบระเบยบปเปนการชแจงใหผอานทราบวามใครบางทเกยวของกบระเบยบปฏบตนนฏบตนน ๆๆ โดยมกจะโดยมกจะ
เรยงจากผอานาจหรอตาแหนงสงสดลงมาเรยงจากผอานาจหรอตาแหนงสงสดลงมา
•• ตวอยางหนาทความรบผดชอบเรองตวอยางหนาทความรบผดชอบเรอง :: คมอการตรวจสอบภายในคมอการตรวจสอบภายใน
ผอานวยการกองผอานวยการกอง:: อนมตแผนการตรวจสอบอนมตแผนการตรวจสอบ ตดตามและพจารณาผลการตรวจสอบตดตามและพจารณาผลการตรวจสอบ
ภายในภายใน
หวหนากลมทกกลมหวหนากลมทกกลม:: รบทราบและใหความรวมมอในการตรวจสอบรบทราบและใหความรวมมอในการตรวจสอบ
นกวชาการนกวชาการ 66 วว.. :: จดทาแผนจดทาแผน ดาเนนการตรวจสอบดาเนนการตรวจสอบ สรปผลและตดตามผลสรปผลและตดตามผล
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
5.5. ขนตอนการปฏบตหรอระเบยบปฏบตขนตอนการปฏบตหรอระเบยบปฏบต (Procedure)(Procedure)
•• ความหมายความหมาย::
เปนการอธบายขนตอนการทางานอยางละเอยดเปนการอธบายขนตอนการทางานอยางละเอยด วาใครวาใคร ทาอะไรทาอะไร ทไหนทไหน อยางไรอยางไร เมอใดเมอใด
โดยสามารถจดทาไดในรปแบบตางโดยสามารถจดทาไดในรปแบบตาง ๆๆ ไดแกไดแก การใชขอความอธบายการใชขอความอธบาย การใชตารางการใชตารางอธบายอธบาย การใชแผนภมการใชแผนภม และการใชและการใช Flow ChartFlow Chart
•• ตวอยางการเขยนขนตอนการปฏบตตวอยางการเขยนขนตอนการปฏบต
5.1 5.1 เขยนรายละเอยดเอกสารทตองการจดทาเขยนรายละเอยดเอกสารทตองการจดทา แกไขหรอเปลยนแปลงแกไขหรอเปลยนแปลง
5.2 5.2 พจารณาเหตผลการขอจดทาพจารณาเหตผลการขอจดทา แกไขหรอเปลยนแปลงแกไขหรอเปลยนแปลง
5.3 5.3 ดาเนนการจดทาดาเนนการจดทา
5.4 5.4 แจกจายสาเนาเอกสารแจกจายสาเนาเอกสาร
5.5 5.5 บนทกการแจกจายบนทกการแจกจาย
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
6.6.เอกสารอางองเอกสารอางอง (Reference Document)(Reference Document)
•• ความหมายความหมาย::
เปนการชแจงใหผอานทราบถงเอกสารอนใดทตองใชประกอบคกนเปนการชแจงใหผอานทราบถงเอกสารอนใดทตองใชประกอบคกนหรออางองถงกนหรออางองถงกน
เพอใหการปฏบตงานนนๆเพอใหการปฏบตงานนนๆ สมบรณสมบรณ ไดแกไดแก ระเบยบปฏบตเรองอนระเบยบปฏบตเรองอน พระราชบญญตพระราชบญญต กฎหมายกฎหมาย กฎระเบยบกฎระเบยบ หรอวธการทางานหรอวธการทางาน เปนตนเปนตน
•• ตวอยางเอกสารอางองเรองตวอยางเอกสารอางองเรอง :: คมอการตรวจสอบภายในคมอการตรวจสอบภายใน
ระเบยบการปฏบตเรองการแกไขและปองกนระเบยบการปฏบตเรองการแกไขและปองกน(QP(QP--QMRQMR--01)01)
ระเบยบปฏบตเรองการทบทวนโดยฝายบรหารระเบยบปฏบตเรองการทบทวนโดยฝายบรหาร (QP(QP--QMRQMR--02)02)
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
7.7.แบบฟอรมทใชแบบฟอรมทใช (Form)(Form)
•• ความหมายความหมาย::
เปนการชแจงใหผอานทราบถงแบบฟอรมตางเปนการชแจงใหผอานทราบถงแบบฟอรมตาง ๆๆ ทตองใชในการบนทกทตองใชในการบนทก
ขอมลของผทเกยวของขอมลของผทเกยวของ ในการปฏบตงานของกระบวนการนนในการปฏบตงานของกระบวนการนน ๆๆ
•• ตวอยางแบบฟอรมเรองตวอยางแบบฟอรมเรอง :: คมอการตรวจสอบภายในคมอการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายในแบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F(Audit Plan) (F--ADAD--01)01)
แบบคาถามการตรวจสอบภายในแบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F(Audit Checklist) (F--ADAD--02)02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายในแบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F(Audit Report) (F--ADAD--03)03)
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
8.8.เอกสารบนทกเอกสารบนทก (Record)(Record)
•• ความหมายความหมาย::เปนการชแจงใหผอานทราบวาบนทกใดบางทตองจดเกบเพอเปเปนการชแจงใหผอานทราบวาบนทกใดบางทตองจดเกบเพอเปนขอมลหรอหลกฐานนขอมลหรอหลกฐานของการปฏบตงานนนของการปฏบตงานนน ๆๆ พรอมทงระบถงผรบผดชอบในการจดเกบพรอมทงระบถงผรบผดชอบในการจดเกบ สถานทสถานท ระยะเวลาระยะเวลา และวธการจดเกบและวธการจดเกบ
•• ตวอยางเอกสารบนทกตวอยางเอกสารบนทก เรองเรอง :: คมอการตรวจสอบภายในคมอการตรวจสอบภายใน
ชอเอกสาร ผรบผดชอบ สถานทจดเกบ ระยะเวลา วธการจดเกบ
Audit Checklist นกวชาการ
ตรวจสอบภายใน
หองเอกสารของผ
ตรวจสอบ10 ป เรยงตามวนท
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
วธการเขยนขนตอนการปฏบตงานวธการเขยนขนตอนการปฏบตงาน
• ในการเขยนขนตอนการปฏบตงาน (หวขอท 5) ของโครงสราง
เอกสารระเบยบปฎบตอาจอยในรปของ
– ขอความทงหมด (Wording)
– ตาราง (Table)
– แผนภมจาลอง (Model)
– เปนผงการไหลของการปฏบตงาน (Flow Chart)
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ตวอยางการเขยนขนตอนแบบขอความตวอยางการเขยนขนตอนแบบขอความ
ขนตอนการรบการฝกอบรม5.1 ผขอรบการฝกอบรม
5.1.1 ศกษาขอมลหรอหลกสตรทจาเปนตอการปฏบตงาน
5.1.2 กรอกแบบคารองขอรบการฝกอบรมภายนอกพรอมแนบหลกฐานหรอขอมลของหลกสตรดงกลาว
5.1.3 เสนอใหผบงคบบญชาจนถงระดบผอานวยการอนมต
5.1.4 นาสงยงกองการเจาหนาทลวงหนากอนวนสมมนาหรอฝกอบรม 15 วน
5.2 เจาหนาทฝายการเจาหนาท5.2.1 ตดตอสถาบนหรอหนวยงานทจดฝกอบรม
5.2.2 สงเรองยงหนวยงานการเงนเพอของบประมาณ
5.3 ผเขารบการฝกอบรม5.3.1 เขารบการฝกอบรมตามวนและเวลาทกาหนด
5.3.2 เมอเสรจสนการฝกอบรม จดทารายงานพรอมนาสงเอกสารประกอบการฝกอบรม
5.3.3 นาความรทไดรบไปจดทาแผนพฒนาและปรบปรงตนเอง
ดตวอยางเพมเตมจากเอกสารแนบเรองการควบคมเอกสาร
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ตวอยางการเขยนขนตอนแบบตารางตวอยางการเขยนขนตอนแบบตาราง ผรบผดชอบ ขนตอนการ
ดาเนนงาน
ระยะเวลา แบบฟอรมทใช
เจาหนาท
กองการ
เจาหนาท
1.สารวจความจาเปนใน
การฝกอบรม
2. กรอกรายละเอยด
ความตองการในการ
ฝกอบรมและสงกลบคน
กองการเจาหนาท
3. พจารณา รวบรวม
และจดทาแผนการ
ฝกอบรมประจาปสงให
ผอานวยการกอง
แบบสารวจความจาเปนใน
การฝกอบรม
(HR-TN-F-001)
เจาหนาททก
ระดบ
เดอนพฤศจกายน
ของทกป
ภายในเดอนธนวาคม
ของทกป
แบบสารวจความจาเปนใน
การฝกอบรม
(HR-TN-F-001)
หวหนากลมงาน
กองการ
เจาหนาท
ภายในเดอนมกราคม
ของปถดไป
แผนการฝกอบรมประจาป
(HR-TN-F-002)
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ตวอยางการเขยนขนตอนแบบแผนภมตวอยางการเขยนขนตอนแบบแผนภม
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ตวอยางการเขยนขนตอนแบบแผนภมตวอยางการเขยนขนตอนแบบแผนภม
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ลาดบท ผงกระบวนการ รายละเอยดงาน ผรบผดชอบ บกทก เอกสารอางอง
1 หนวยงานทขอซอกรอกรายละเอยดสนคาทจะ
ซอ
ผขอซอ ใบ PR PU-F-001
2 ผมอานาจลงนามอนมต หากไมอนมตใหผขอ
ซอนากลบไปพจารณาหรอแกไข
ผมอานาจลง
นาม
ใบ PR
3 บนทกเลขท PR ในสมดบนทกเพอเปน
หลกฐานอางอง
เจาหนาท
จดซอ
Log Book PU-F-002
4 เปดเอกสาร PO โดยกรอกรายละเอยดตาม
เอกสาร PR
เจาหนาท
จดซอ
ใบ PO PU-F-003
5 สงใบสงซอสนคา (PO) ใหกบทางผขาย โดย
ทาง Fax หรอE-mail และยนยนการซอ
เจาหนาท
จดซอ
ใบ PO
6 ตรวจรบสนคาจากทางผขาย หากไมตรงตาม
ขอกาหนดใหสงคน และไมตองชาระเงน
เจาหนาท
ตรวจสอบ
ใบตรวจ
รบสนคา
QC-F-001
จดเกบสนคาทผานการตรวจสอบยงคลงสนคา
และบนทก Stock ใหตรงกบสนคา
เจาหนาท
คลงสนคา
Stock
Card
WH-F-001
ออกเอกสารขอซอ
(PR)
อนมต
สงใบ PO
ออกใบ PO
จดเกบเขาคลง
ลง Log Book
ตรวจรบสนคา
Yes
No
Yes
Noสงคน
ตวอยางการเขยนขนตอนแบบตวอยางการเขยนขนตอนแบบ Flow Chart Flow Chart
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
กจกรรมกจกรรม DD
• แบบฝกหด D: การเขยนคมอการปฏบตงานในรปแบบ
Flow Chart
• เวลาในการทากจกรรม : 15 นาท
• แบบฟอรม D
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
เทคนคการจดทาคมอใหเขาใจงายและนาสนใจเทคนคการจดทาคมอใหเขาใจงายและนาสนใจ
• การใชภาพถายอางอง
• การใชภาพการตน
• การใชแบบฟอรมบนทก
• การใช Multi Media
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
การใชภาพถายอางองการใชภาพถายอางอง
• ขอด
– เขาใจไดงาย ประหยดเนอท
– เปนรปธรรม จงใจใหเกดการปฏบตตามไดงาย
• ขอดอย
– การหาภาพทเหมาะสมอาจหาไดยาก
– ความพรอมของอปกรณและความสามารถในการถายภาพ
– ไฟลภาพมขนาดใหญในการจดเกบในคอมพวเตอร
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ตวอยางการใชภาพจรงอางองตวอยางการใชภาพจรงอางอง
ผดวธผดวธ ถกวธถกวธ
การนงปฏบตงานกบคอมพวเตอรการนงปฏบตงานกบคอมพวเตอร
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
เครองแตงกายหองเครองแตงกายหอง Gray room Gray room (smock)(smock)
Cap head cover Gloves
shoes
Smock
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
การใชภาพการตนการใชภาพการตน
• ขอด
– มสสนสะดดตา นาสนใจ
– เขาใจไดงายสาหรบผอานทกระดบ
• ขอดอย
– ดไมเปนทางการ
– หาคนทมฝมอไดยาก
– ลงรายละเอยดไดไมครบถวน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ตวอยางการใชภาพการตนตวอยางการใชภาพการตน
• คมอการดแลโรคปวดหลงจากการทางาน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
คมอการปองกนคมอการปองกน
โรคปวดหลงจากการทางานโรคปวดหลงจากการทางาน1. จดทาทางในการปฏบตงานทถกตอง 2. การนง
3. การยกของ 4. การนอน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
การใชแบบฟอรมการใชแบบฟอรม
• ขอด
– มความชดเจนในการปฏบตงานไดตามขนตอน
– เกบรายละเอยดไดครบ
– มความยดหยนในการแกไข
• ขอดอย
– ไมมรายละเอยดวธการบนทกขอมล
– หากไมมการฝกอบรมวธการใช อาจผดพลาดได
– แกไขไดยากหากสงพมพจากโรงพมพ
– สาเนาแบบฟอรมทไมชดเจน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ตวอยางการใชแบบฟอรมตวอยางการใชแบบฟอรม
• แบบฟอรมการควบคมการแจกจายเอกสาร
ชอคมอการชอคมอการ
ปฏบตงานปฏบตงานรหสรหส
เอกสารเอกสารผจดทาผจดทา หนวยงานทหนวยงานท
ตองแจกจายตองแจกจาย
QP-TN-01 กลมพฒนาระบบ
บรหาร
สานกงานฯ อ.ย.
กลมตรวจสอบ
ภายใน
สานกงานฯ อ.ย.
QP-AU-01
ทกหนวยงาน
ในกระทรวง
สาธารณสข
ทกหนวยงาน
ในกระทรวง
สาธารณสข
วนทวนท
ประกาศใประกาศใ
ชช
ผถอครองเอกสารผถอครองเอกสาร ลายมอชอลายมอชอ
ผรบเอกสารผรบเอกสาร
การจดฝก
อบรมภายใน
1 ม.ค. 49 ผบรหารตงแต
ระดบหวหนากลม
งาน ขนไป_______________
นายไสว ใจด
การ
ตรวจสอบ
ภายใน
30 ม.ย.
49
ผบรหารตงแต
ระดบหวหนากลม
งาน ขนไป_______________
นายปรด ดใจ
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
การใชการใช Multi MediaMulti Media
• ขอด
– มความทนสมยทงภาพและเสยง นาตดตาม
– มประสทธภาพในการสรางทาความเขาใจ
– สะดวกในการเผยแพร จดเกบ หรอบนทก
• ขอดอย
– คาใชจายในการจดทาสง
– ขอจากดดานความสามารถของบคลากรในการใชงาน
– ขอจากดดานความเพยงพอของเครองมออปกรณ
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ตวอยางการใชตวอยางการใช Multi MediaMulti Media
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ขอควรคานงในการจดทาเอกสารขอควรคานงในการจดทาเอกสาร
• ใครคอผใชเอกสาร : บคคลภายในหรอภายนอกองคกร
• ปรมาณของเนอหา : มาก นอย
• การใชสญลกษณหรอรปภาพ : เหมาะสม เขาใจงาย
• การฝกอบรมวธการใช : โดยใคร เมอใด อยางไร สาหรบใคร
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
เมอใดทตองปรบปรงคมอและทาอยางไรเมอใดทตองปรบปรงคมอและทาอยางไรเมอใด
• เมอมการปรบเปลยนนโยบาย กระบวนการทางาน
• เมอมการปรบเปลยนผรบผดชอบ แบบฟอรม หรอเอกสารอางองตางๆ
• ควรมการทบทวนกระบวนการทไมมการเปลยนแปลง อยางนอยทก ๆ 3 ป เพอใหแนใจวายงเปนฉบบปจจบน (Update)อย
อยางไร• เสนอเรองเพอขออนมตจากเจาของเรองเดมหรอผมอานาจอนมต
• ดาเนนการปรบปรงตามความเหมาะสมตอการปฏบตงาน
• บนทกประวตการปรบปรงวาไดเปลยนแปลงเรองใด
• ดาเนนการแจกจายเพอทดแทนเอกสารคมอฉบบเดม
• นาเอกสารคมอฉบบเดมกลบมาทาลาย
• เกบเอกสารคมอตนฉบบของเดมเพอใชอางอง
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ปญหาและอปสรรคในการจดทาและใชงานปญหาและอปสรรคในการจดทาและใชงาน
• ผจดทาเอกสารขาดความร ความเขาใจในกระบวนการปฏบตงานนน ๆ อยางถองแท
• ผจดทาเอกสารไมทราบวธการเลอกประเภทของคมอใหเหมาะสมกบการปฏบตงาน ทาใหผใชเขาใจยากและไมนาไปปฏบตตาม
• ไมไดรบความรวมมอจากบคคลตาง ๆ ทเกยวของในการใหขอมล
• ขาดอปกรณทเพยงพอและเทคโนโลยททนสมย
• ไมมการสอสารหรอฝกอบรมวธการใชคมอหลงจากทาเสรจแลว
• ไมมการนาเอกสารทจดทาเสรจแลวไปใชอยางจรงจง
• ไมมการแกไขปรบปรงใหทนสมย
• ผททาการแกไขเปลยนแปลงไมใชเจาของเรองเดม
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
การแกไขและปองกนการแกไขและปองกน
• มการประชมชแจงใหทกหนวยงานทราบวาจะมการจดทาเอกสารการ
ปฏบตงานขนมาอยางเปนระบบ
• มการแตงตงตวแทนของแตละหนวยงานเพอจดทาและประสานงาน
ตดตามผล
• ผบรหารหรอระดบหวหนางานตองใหการสนบสนนและมความรในการ
จดทาเอกสารเชนเดยวกน
• จดกจกรรมในการสอสารหรอเผยแพรเอกสารทจดทาใหเปนทเขาใจ
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
แบบฝกหดแบบฝกหด EE
• แบบฝกหด E: กรณศกษาเรองลกษณะของเอกสารทด
• เวลาในการทากจกรรม : 15 นาท
• แบบฟอรม E
• ตวอยางระเบยบปฏบตเรอง “การควบคมเอกสาร”
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
การควบคมเอกสารการควบคมเอกสาร
• การควบคมเอกสารคอ
– ระบบการจดการดานเอกสาร ครอบคลมตงแต กระบวนการ
ในการจดทา การทบทวน การอนมต การแจกจาย การยกเลก
และการทาลาย
• เหตผลของการควบคมเอกสาร
– เพอใหมนใจวา มเอกสารทจาเปนตองใช
– เอกสารปฏบตงานมความถกตองและทนสมย
– การปฏบตงานไปในทศทางเดยวกน
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
การควบคมเอกสารการควบคมเอกสาร((ตอตอ))
• วธการควบคมเอกสาร– มขนตอนการจดการเรองเอกสาร (Document Procedure)– มหมายเลข หมวดหมเอกสาร (Index, Number)– อนมตเอกสารโดยผทอานาจ (Approval)– มเอกสารหลก (Master List) – มการชบง (Identification)– ควบคมการแจกจายเอกสาร (Distribution List)– ควบคมการเรยกเกบเอกสารฉบบทลาสมย(Obsolete) – ควบคมเอกสารทงจากภายในและภายนอก (Internal & External
Document Control)
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
วธการในการควบคมเอกสารวธการในการควบคมเอกสาร
• ระบบการจดลาดบเลข
– ตองงายตอการเขาใจ มความตอเนอง
เปดชองใหสามารถแกไข เพมเตมได
• ตวอยาง ไดแก
– AA-BB-CC
• AA = ประเภทของเอกสาร
• BB = ชอยอของหนวยงานเจาของเอกสาร
• CC = ลาดบเลขทของเอกสาร
การควบคมแผน
การเรยนรผลการ
ปฏบตงานสมรรถนะ
ระเบยบปฏบต
เรอง
การประเมนผล
การปฏบตงาน
QP-PM-01
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
เทคนคการสอสารคมอไปยงผใชเทคนคการสอสารคมอไปยงผใช
• พจารณาวาตองแจกจาย (Distribute) ใหผใดบาง ไดแก ผใชงาน
หรอเกยวของทตองรบทราบ
• จะใชชองทางใดในการแจกจาย
– สาเนาเอกสาร พรอมแนบจดหมายชแจง
– จดฝกอบรมวธการใช
– Post บน Internet หรอ Intranet และเปดโอกาสใหซกถาม
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
- ราง -
ถามถาม--ตอบตอบ