คู่มือการปฏิบตัิงาน (Work Manual)¸„ ม อการปฏ...

คมอการปฏบตงาน (Work Manual)


ส านกงานคณะกรรมการพฒนาระบบขาราชการ (ก.พ.ร.)


วตถประสงคของหลกสตร

เพอใหผเขารบการอบรม มความร ความเขาใจ ในหลกการหรอแนวทางในการจดท าเอกสารทจ าเปนในองคกร เขาใจโครงสรางเอกสารในระบบมาตรฐานสากล สามารถจดท าคมอการปฏบตงานของหนวยงานตนเองไดอยางมประสทธภาพ สามารถน าเครองมอตาง ๆ เพอมาชวยในการวเคราะหและชวยในการปรบปรงกระบวนการ

ท างานในหนวยงานตนเองได เขาใจและทราบประโยชนในการควบคมเอกสารและวธการควบคม


หวขอการฝกอบรม 1. ภาพรวมของระบบเอกสารภายในองคกร 2. โครงสรางของระบบเอกสารในองคกร 3. ประเภทของเอกสารตาง ๆ ในองคกร 4. วตถประสงคและประโยชนของเอกสารแตละประเภท 5. ลกษณะของเอกสารการปฏบตงานทด 6. คณสมบตและทกษะของผจดท าเอกสารการปฏบตงาน 7. ขนตอนในการจดท าคมอการปฏบตงาน 8. แนวทางและเทคนคในการจดท าเอกสารประเภทตาง ๆ 9. เมอใดตองปรบปรงคมอ และปรบปรงอยางไร 10. ปญหาและอปสรรคในการจดท าคมอ 11. การแกไขและปองกน 12. การควบคมเอกสารทเปนมาตรฐานสากล


ค าจ ากดความ

เอกสารคออะไร สงหรอสอทใชอธบายถงทศทาง แนวทาง ขนตอนหรอวธการปฏบตงาน โดย

อาจจะอยในลกษณะตาง ๆ เชน ระเบยบปฏบต คมอการปฏบตงาน วธการท างาน รปภาพ แบบฟอรม เปนตน

การจดท าเอกสารคออะไร การก าหนดแนวทาง ขนตอน หรอวธการไวเปนลายลกษณอกษร เพอใชในการ

ตดตอสอสารหรอเปนแนวทางในการปฏบตงาน


ภาพรวมดานเอกสารภายในองคกร (Documentation Overview)

เอกสารของแตละองคกรมกประกอบดวย • เอกสารแสดงวสยทศน ภารกจ นโยบาย และวตถประสงค ขององคกร • คมอคณภาพ (Quality Manual)

• ระเบยบปฏบต คมอการปฏบตงาน (Procedure Manual/Work Manual)

• วธการท างาน (Work Instruction)

• เอกสารจากภายนอกทจ าเปนตองใชในการปฏบตงาน (Support Document)


โครงสรางของระบบเอกสารในองคกร

1

2

3

4 แบบฟอรม, บนทกและเอกสารสนบสนน (Form, Record and Support document)

วธปฏบตงาน/วธการท างาน ( Work Instruction)

ระเบยบปฏบตงาน (Procedure Manual), คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

คมอคณภาพ (Quality Manual)

โดยทวไปแบงเปน 4 ระดบ


ระดบท 1: คมอคณภาพ

คมอคณภาพ (Quality Manual) ระบรายละเอยดขององคกร และนโยบาย วสยทศน ภารกจ ขององคกร ประกอบดวยกระบวนการตางๆทอยในความรบผดชอบขององคกร อางองถงระเบยบปฏบตทสนบสนนนโยบายขององคกรและกระบวนการ

อธบายปฏสมพนธของแตละกระบวนการภายในองคกร


โครงสรางของคมอคณภาพ

ประกอบดวย • วตถประสงค/ขอบเขตขององคกร • ขอมลแนะน าองคกร ประวตองคกร • โครงสรางองคกร หนาทความรบผดชอบ • นโยบายขององคกร (นโยบาย วสยทศน ภารกจ) • ผงกระบวนการภายในองคกร • รายละเอยดของแตละกระบวนการโดยสงเขป


ประโยชนของคมอคณภาพ

เปนแนวทางใหกบเจาหนาททราบถงนโยบาย วสยทศน ภารกจ ขององคกร ใชอธบายจดประสงคและโครงสรางองคกร สรางความประทบใจใหแกบคคลทวไป ใหมความมนใจมากขน ใชอธบายรายละเอยดของกระบวนการ เปนพนฐานส าหรบผบรหารใชในการทบทวนและตรวจตดตามระบบบรหาร

คณภาพภายใน


ระดบท 2: ระเบยบปฏบต / คมอการปฏบตงาน (Procedure / Work Manual)

เปรยบเสมอนแผนทบอกเสนทางการท างานทมจดเรมตน และสนสดของกระบวนการ

ระบถงขนตอนและรายละเอยดของกระบวนการตางๆ ขององคกรและวธควบคมกระบวนการนน

มกจดท าขนส าหรบลกษณะงานทซบซอน มหลายขนตอนและเกยวของกบคนหลายคน

สามารถปรบปรงเปลยนแปลงไดเมอมการเปลยนแปลงการปฏบตงาน


วตถประสงคของการจดท า ระเบยบปฏบต/คมอการปฏบตงาน

1. เพอใหการปฏบตงานในปจจบนเปนมาตรฐานเดยวกน 2. ผปฏบตงานทราบและเขาใจวาควรท าอะไรกอนและหลง 3. ผปฏบตงานทราบวาควรปฏบตงานอยางไร เมอใด กบใคร 4. เพอใหการปฏบตงานสอดคลองกบนโยบาย วสยทศน ภารกจ และเปาหมายของ

องคกร 5. เพอใหผบรหารตดตามงานไดทกขนตอน 6. เปนเครองมอในการฝกอบรม 7. ใชเปนเอกสารอางองในการท างาน 8. ใชเปนสอในการประสานงาน


โครงสรางของระเบยบปฏบต/คมอการปฏบตงาน

ประกอบดวย 1. วตถประสงค 2. ขอบเขต 3. ค าจ ากดความ 4. ความรบผดชอบ 5. ระเบยบปฏบต (ขนตอน) 6. เอกสารอางอง 7. แบบฟอรมทใช 8. เอกสารบนทก


ประโยชนของการจดท าระเบยบปฏบต/คมอการปฏบตงาน ไดงานทมคณภาพตามทก าหนด ผปฏบตงานไมเกดความสบสน แตละหนวยงานรงานซงกนและกน บคลากรหรอเจาหนาทสามารถท างานแทนกนได สามารถเรมปฏบตงานไดอยางถกตองและรวดเรวเมอมการโยกยายต าแหนงงาน ลดขนตอนการท างานทซบซอน ลดขอผดพลาดจากการท างานทไมเปนระบบ ชวยเสรมสรางความมนใจในการท างาน ชวยใหเกดความสม าเสมอในการปฏบตงาน ชวยลดความขดแยงทอาจเกดขนในการท างาน ชวยลดการตอบค าถาม ชวยลดเวลาในการสอนงาน ชวยใหการท างานเปนมออาชพ ชวยในการออกแบบระบบงานใหมและปรบปรงงาน


วธการปฏบตงานจะมรายละเอยดวธการท างานเฉพาะ หรอแตละขนตอนยอยของกระบวนการ

เปนขอมลเฉพาะ ค าแนะน าในการท างาน และรวมทงวธทหนวยงานใชในการปฏบตงานโดยละเอยด

ระดบท 3: วธปฏบตงาน/วธการท างาน

(Work Instruction)


การจดท าเอกสารวธปฏบตงาน

มลกษณะดงน • มการระบถงวตถประสงค • ไมมโครงสรางทชดเจน เขยนไดหลายลกษณะตามความ เหมาะสมของงาน • ควรเขยนใหเขาใจงาย มความยดหยนและรดกม • ใชค าศพทใหเหมาะสมกบผใชงานเอกสาร

• อาจเปนขอความ Flow chart รปภาพ รปการตน หรอวดโอ


ประโยชนของเอกสารวธปฏบตงาน

ผปฏบตงานทราบรายละเอยดและท างานไดอยางถกตอง ทราบถงต าแหนงงานทรบผดชอบ ทราบถงเทคนควธการท างานทมประสทธภาพ


ระดบท 4:แบบฟอรม บนทกและเอกสารสนบสนน

เปนเอกสารทใชในการท างานเพอใหงานนนๆ มความสมบรณ แบบฟอรม (Forms) • ใชส าหรบลงบนทกผลการท างานและผลลพธทไดจากการท างาน

บนทก (Record) • จะถกเกบไวส าหรบการเรยกออกมาใชและควรมการควบคมตาม

กระบวนการควบคมบนทก เอกสารสนบสนน (Support Document) • เอกสารทใชอางองหรออธบายรายละเอยดในการท างานใน

รปแบบทองคกรมใชอย เชน พระราชบญญต พระราชก าหนด กฎหมาย หนงสอชแจง มาตรฐานตาง ๆ เปนตน


ประโยชนของแบบฟอรมและเอกสารสนบสนน

ชวยใหการท างานนนๆ มความสมบรณ ครบถวน เปนเอกสารอางองในการท างาน ชวยใหไมท างานผดขนตอน ชวยปองกนอบตเหต ท างานไดอยางปลอดภย


สาเหตทหลายองคกรไมจดท าคมอ

อางองบคคลในหนวยงานทท างานมานาน มประสบการณสง จงไมเหนความจ าเปนในการจดท าคมอ

บางหนวยงานมลกษณะงานทไมซ าซอน มขนตอนนอยและตายตวไมมการเปลยนแปลง จ านวนบคลากรไมมากจงไมเหนความจ าเปนในการจดท าคมอ

บางหนวยงานไมเคยมคนใหมเขามาท างาน คนเดมหรอคนปจจบนรงานหมดแลว จงไมเหนความจ าเปนในการจดท าคมอ


ตวอยางเอกสารการปฏบตงาน ระเบยบปฏบตหรอคมอการปฏบตงานส าหรบกระบวนการทมการปฏบตเปนประจ า ไดแก การจดซอจดจาง การจดการฝกอบรม การปรบปรงหลกสตร การน านกศกษาดงาน ทศนศกษา การประเมนผลการปฏบตงาน บคลากร

ระเบยบปฏบตหรอคมอการปฏบตส าหรบโอกาสพเศษหรอเฉพาะกจ ไดแก การเตรยมงานคณะฯครบ 55 ป การเตรยมการตอนรบราชอาคนตกะทเสดจรวมงาน การประชม วชาการระดบนานาชาต


ลกษณะของเอกสารการปฏบตงานทด

กระชบ ชดเจน เขาใจไดงาย เปนประโยชนส าหรบการท างานและฝกอบรม เหมาะสมกบองคกรและผใชงานแตละกลม มความนาสนใจ นาตดตาม มความเปนปจจบน (Update) ไมลาสมย แสดงหนวยงานทจดท า วนทบงคบใช มตวอยางประกอบ

Clear

Complete

Concise Correct


คณสมบตและทกษะ ของผจดท าเอกสารการปฏบตงาน

คณสมบต มความรความเชยวชาญในการปฏบตงานเรองนน ๆ เปนคนชางสงเกต เอาใจใสในรายละเอยดของการปฏบตงาน มความรพนฐานของการวเคราะหระบบงาน รหลกการสอสารในรปแบบตาง ๆ รเทคโนโลยสมยใหม

ทกษะ • ทกษะการวเคราะห

(Analysis Skills)

• ทกษะการสอสาร (Communication Skills)

• ทกษะออกแบบ (Design Skills)

• ทกษะการประเมนผล (Evaluation Skills)


ใครบางทเกยวของ

ผปฏบตงานในกระบวนการ ผจดท าเอกสารการปฏบตงาน ผอนมต ผอาน • ภายในองคกร

ผบรหาร อาจารย นกศกษา

• ภายนอกองคกร ประชาชน ผปกครอง ผเขาชมงาน


12 ขนตอนการจดท าเอกสารการปฏบตงาน

1. ศกษารายละเอยดของงานจากเอกสาร 2. สงเกตการปฏบตงานจรง 3. จดท า Work Flow อยางงาย 4. จดท ารายละเอยดในแตละขนตอน 5. มการทดสอบโดยใหผปฏบตงานอาน และผทไมไดปฏบตงานอาน 6. ตรวจสอบกบหวหนางาน หรอผบงคบบญชาระดบเหนอขนไป วามประเดน

ใดขดตอกฎหมาย หรอกฎระเบยบของทางหนวยงานหรอไม หากมใหแกไขปรบปรง


12 ขนตอนการจดท าเอกสารการปฏบตงาน (ตอ)

7. ขออนมต 8. บนทกเขาระบบการควบคมและแจกจายเอกสาร 9. ด าเนนการแจกจายหรอเผยแพร 10. ด าเนนการฝกอบรมหรอชแจงวธการใช 11. มการทดสอบความเขาใจของผใชงาน 12. รวบรวมขอเสนอแนะเพอปรบปรงคมอใหเกดประสทธภาพสงสด


เครองมอพเศษในการจดท าเอกสาร

1.การศกษาและวเคราะหกระบวนการ (Process Analysis)

• Input-Output Analysis

2. การใช Flow Chart

Inputs Output

Process ทรพยากรทจ าเปน ขอก าหนด

หลกเกณฑ เงอนไข

การกระท าเพอเปลยนสภาพ Input ไปเปน Output

ผลลพธทตองการ


แนวทางการเขยน Flow Chart

การใชสญลกษณตางๆ ในการเขยนแผนผงการท างาน เพอใหเหนถงลกษณะ และความสมพนธกอนหลงของแตละขนตอนในกระบวนการท างาน

Flow Chart คออะไร?

ประโยชนของ Flow Chart • ชวยใหเขาใจกระบวนการท างานงายขน

• เปนเครองมอส าหรบฝกอบรมพนกงาน

• การชบงถงปญหา และโอกาสในการปรบปรงกระบวนการ

• ชวยใหเหนภาพความสมพนธระหวางบคคล

• สะดวกในการน าไปเขยนเปนระเบยบปฏบต คมอการปฏบตงานหรอวธการปฏบตงานในล าดบตอไป


สญลกษณทใช

จดเรมตนและสนสดของกระบวนการ

กจกรรมและการปฏบตงาน

การตดสนใจ เชน การตรวจสอบ การอนมต

แสดงถงทศทาง หรอการเคลอนไหวของงาน

จดเชอมตอระหวางขนตอน


การเขยน Flowchart

ผเขยนควรเขาใจกระบวนการและการปฏบตงานจรง ก าหนดกระบวนการทตองเขยน Flowchart

เขยนขนตอน กจกรรม การตดสนใจ จดล าดบกอนหลงของขนตอนดงกลาว เขยน Flowchart โดยใชสญลกษณทเหมาะสม ตรวจสอบและปรบปรง Flowchart ทเขยนเสรจ

ปฏบตได กระบวนการมประสทธภาพ ไมซ าซอน ท าแลวไดประโยชน


ตวอยาง Flow Chart

อนมต

ลง LOG

ออกใบ P/O

No

Yes

สงใบ P/O

สงคน

จดเกบเขาคลงสนคา

ออกเอกสารขอซอ (PR)

ตรวจสอบสนคา No

Yes


ตวอยางระเบยบปฏบต ชอหนวยงาน......

ระเบยบปฏบตเรอง เลขท แกไขครงท วนทบงคบใช หนา

การจดซอ QP-PUR-001

00 19/11/0 1/7

จดท าโดย ______________________

ตรวจสอบโดย _______________________

อนมตโดย _______________________

ประวตการแกไข

วนทบงคบใช แกไขครงท ขอความ

19/11/05

00

เอกสารออกใหม


ตวอยางระเบยบปฏบต (ตอ) ชอหนวยงาน.......

ระเบยบปฏบตเรอง เลขท แกไขครงท วนทบงคบใช หนา

การจดซอ DEC-STA-001

00 19/11/10 2/7

1. วตถประสงค 2. ขอบเขต 3. ค าจ ากดความ 4. ความรบผดชอบ 5. ระเบยบปฏบต 6. เอกสารอางอง 7. แบบฟอรมทใช 8. เอกสารบนทก


1. วตถประสงค (Objectives)

ความหมาย:

เปนการชแจงใหผอานทราบถงวตถประสงคในการจดท าเอกสารเรองนขนมา

ตวอยางวตถประสงคเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน เพอใหมนใจวาไดมการปฏบตตามขอก าหนด ระเบยบ หลกเกณฑเกยวกบการตรวจสอบภายใน

ทก าหนดไวอยางสม าเสมอและมประสทธภาพ สอดคลองกบนโยบายและวตถประสงคขององคกร


2. ขอบเขต (Scope) ความหมาย: เปนการชแจงใหผอานทราบถงขอบเขตของกระบวนการในคมอวาครอบคลม

ตงแตขนตอนใด ถงขนตอนใด หนวยงานใด กบใคร ทใด และเมอใด

ตวอยางขอบเขตเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน ระเบยบการปฏบตนครอบคลมขนตอนการตรวจสอบภายในของผตรวจสอบ

ภายในและผรบการตรวจสอบ ตงแตการวางแผนการตรวจสอบ การด าเนนการตรวจสอบ การจดท ารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจตดตามซ า ส าหรบทกครงทมการตรวจสอบ ของกรมควบคมโรค กระทรวงสาธารณสข


3. ค าจ ากดความ (Definition) ความหมาย: เปนการชแจงใหผอานทราบถงค าศพทเฉพาะซงอาจเปนภาษาไทยหรอภาษาองกฤษ หรอค ายอ ท

กลาวถงภายใตระเบยบปฏบตนนๆ เพอใหเปนทเขาใจตรงกน

ตวอยางค าจ ากดความ เรอง : คมอการตรวจสอบภายใน Auditor = ผตรวจสอบทไดรบมอบหมายอยางเปนทางการ Auditee= แผนก หนวยงาน หรอบคคลผไดรบการตรวจสอบ CAR = Corrective Action Report - การรองขอใหด าเนนการแกไข


4. หนาทความรบผดชอบ (Responsibilities)

ความหมาย: เปนการชแจงใหผอานทราบวามใครบางทเกยวของกบระเบยบปฏบตนน ๆ โดย

มกจะเรยงจากผมอ านาจหรอต าแหนงสงสดลงมา

ตวอยางหนาทความรบผดชอบเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน

ผอ านวยการกอง: อนมตแผนการตรวจสอบ ตดตามและพจารณาผลการตรวจสอบภายใน

หวหนางานทกงาน: รบทราบและใหความรวมมอในการตรวจสอบ นกวชาการ 6 ว. : จดท าแผน ด าเนนการตรวจสอบ สรปผลและตดตามผล


5. ขนตอนการปฏบตหรอระเบยบปฏบต (Procedure)

ความหมาย: เปนการอธบายขนตอนการท างานอยางละเอยด วาใคร ท าอะไร ทไหน อยางไร เมอใด โดยสามารถ

จดท าไดในรปแบบตาง ๆ ไดแก การใชขอความอธบาย การใชตารางอธบาย การใชแผนภม และการใช Flow Chart

ตวอยางการเขยนขนตอนการปฏบต 5.1 เขยนรายละเอยดเอกสารทตองการจดท า การแกไขหรอการเปลยนแปลง 5.2 พจารณาเหตผลการขอจดท า แกไขหรอเปลยนแปลง 5.3 ด าเนนการจดท า 5.4 แจกจายส าเนาเอกสาร

5.5 บนทกการแจกจาย


6.เอกสารอางอง (Reference

Document) ความหมาย: เปนการชแจงใหผอานทราบถงเอกสารอนใดทตองใชประกอบคกนหรออางองถง

กน เพอใหการปฏบตงานนนๆ สมบรณ ไดแก ระเบยบปฏบตเรองอน พระราชบญญต กฎหมาย กฎระเบยบ หรอวธการท างาน เปนตน

ตวอยางเอกสารอางองเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน ระเบยบการปฏบตเรองการแกไขและปองกน(QP-QMR-01)

ระเบยบปฏบตเรองการทบทวนโดยฝายบรหาร (QP-QMR-02)


7.แบบฟอรมทใช (Form)

ความหมาย: เปนการชแจงใหผอานทราบถงแบบฟอรมตาง ๆ ทตองใชในการบนทกขอมลของผทเกยวของ

ในการปฏบตงานของกระบวนการนน ๆ

ตวอยางแบบฟอรมเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบค าถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02) แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)


8.เอกสารบนทก (Record)

ความหมาย: เปนการชแจงใหผอานทราบวาบนทกใดบางทตองจดเกบเพอเปนขอมลหรอหลกฐานของการปฏบตงานนน ๆ

พรอมทงระบถงผรบผดชอบในการจดเกบ สถานท ระยะเวลา และวธการจดเกบ ตวอยางเอกสารบนทก เรอง : คมอการตรวจสอบภายใน

ชอเอกสาร ผรบผดชอบ สถานทจดเกบ ระยะเวลา วธการจดเกบ

Audit Checklist

นกวชาการ ตรวจสอบภายใน

หองเอกสารของผ ตรวจสอบ

10 ป เรยงตามวนท


วธการเขยนขนตอนการปฏบตงาน ในการเขยนขนตอนการปฏบตงานของโครงสรางเอกสารระเบยบปฎบตอาจ

อยในรปของ • ขอความทงหมด (Wording)

• ตาราง (Table)

• แผนภมจ าลอง (Model) • เปนผงการไหลของการปฏบตงาน (Flow Chart)


ตวอยางการเขยนขนตอนแบบขอความ

ขนตอนการรบการฝกอบรม 5.1 ผขอรบการฝกอบรม

5.1.1 ศกษาขอมลหรอหลกสตรทจ าเปนตอการปฏบตงาน 5.1.2 กรอกแบบค ารองขอรบการฝกอบรมภายนอกพรอมแนบหลกฐานหรอขอมลของหลกสตรดงกลาว 5.1.3 เสนอใหผบงคบบญชาจนถงระดบผอ านวยการอนมต 5.1.4 น าสงยงกองการเจาหนาทลวงหนากอนวนสมมนาหรอฝกอบรม 15 วน

5.2 เจาหนาทฝายการเจาหนาท 5.2.1 ตดตอสถาบนหรอหนวยงานทจดฝกอบรม 5.2.2 สงเรองยงหนวยงานการเงนเพอของบประมาณ

5.3 ผเขารบการฝกอบรม 5.3.1 เขารบการฝกอบรมตามวนและเวลาทก าหนด 5.3.2 เมอเสรจสนการฝกอบรม จดท ารายงานพรอมน าสงเอกสารประกอบการฝกอบรม 5.3.3 น าความรทไดรบไปจดท าแผนพฒนาและปรบปรงตนเอง

ดตวอยางเพมเตมจากเอกสารแนบเรองการควบคมเอกสาร


ตวอยางการเขยนขนตอนแบบตาราง ผรบผดชอบ ขนตอนการด าเนนงาน ระยะเวลา แบบฟอรมทใช

เจาหนาท กองการเจาหนาท

1.ส ารวจความจ าเปนในการฝกอบรม

เดอนพฤศจกายน ของทกป แบบส ารวจความจ าเปนในการฝกอบรม

(HR-TN-F-001)

เจาหนาททกระดบ 2. กรอกรายละเอยดความตองการในการฝกอบรมและสงกลบคนกองการเจาหนาท

ภายในเดอนธนวาคม ของทกป

แบบส ารวจความจ าเปนในการฝกอบรม

(HR-TN-F-001)

หวหนากลมงาน กองการเจาหนาท

3. พจารณา รวบรวมและจดท าแผนการฝกอบรมประจ าปสงใหผอ านวยการกอง

ภายในเดอนมกราคมของปถดไป

แผนการฝกอบรมประจ าป

(HR-TN-F-002)


ตวอยางการเขยนขนตอนแบบแผนภม


ล าดบท ผงกระบวนการ รายละเอยดงาน ผรบผดชอบ บกทก เอกสารอางอง

1 หนวยงานทขอซอกรอกรายละเอยดสนคาทจะซอ ผขอซอ ใบ PR PU-F-001

2 ผมอ านาจลงนามอนมต หากไมอนมตใหผขอซอน ากลบไปพจารณาหรอแกไข

ผมอ านาจลงนาม

ใบ PR

3 บนทกเลขท PR ในสมดบนทกเพอเปนหลกฐานอางอง

เจาหนาทจดซอ Log Book

PU-F-002

4 เปดเอกสาร PO โดยกรอกรายละเอยดตามเอกสาร PR

เจาหนาทจดซอ ใบ PO PU-F-003

5 สงใบสงซอสนคา (PO) ใหกบทางผขาย โดยทาง Fax หรอE-mail และยนยนการซอ

เจาหนาทจดซอ ใบ PO

6 ตรวจรบสนคาจากทางผขาย หากไมตรงตามขอก าหนดใหสงคน และไมตองช าระเงน

เจาหนาทตรวจสอบ

ใบตรวจรบสนคา

QC-F-001

จดเกบสนคาทผานการตรวจสอบยงคลงสนคาและบนทก Stock ใหตรงกบสนคา

เจาหนาทคลงสนคา

Stock Card

WH-F-001

ออกเอกสารขอซอ (PR)

อนมต

สงใบ PO

ออกใบ PO

จดเกบเขาคลง

ลง Log Book

ตรวจรบสนคา

Yes

No

Yes

No สงคน

ตวอยางการเขยนขนตอนแบบ Flow Chart


เทคนคการจดท าคมอใหเขาใจงายและนาสนใจ

การใชภาพถายอางอง การใชภาพการตน การใชแบบฟอรมบนทก

การใช Multi Media


การใชภาพถายอางอง

ขอด • เขาใจไดงาย ประหยดเนอท • เปนรปธรรม จงใจใหเกดการปฏบตตามไดงาย

ขอดอย • การหาภาพทเหมาะสมอาจหาไดยาก • ความพรอมของอปกรณและความสามารถในการถายภาพ • ไฟลภาพมขนาดใหญในการจดเกบในคอมพวเตอร


ตวอยางการใชภาพจรงอางอง

ผดวธ ถกวธ

การนงปฏบตงานกบคอมพวเตอร


เครองแตงกายหอง Gray room

(smock)

Cap head cover

Gloves

shoes

Smock


การใชภาพการตน

ขอด • มสสนสะดดตา นาสนใจ • เขาใจไดงายส าหรบผอานทกระดบ

ขอดอย • ดไมเปนทางการ • หาคนทมฝมอไดยาก • ลงรายละเอยดไดไมครบถวน


ตวอยางการใชภาพการตน

คมอการดแลโรคปวดหลงจากการท างาน


คมอการปองกน โรคปวดหลงจากการท างาน

1. จดทาทางในการปฏบตงานทถกตอง 2. การนง

3. การยกของ 4. การนอน


การใชแบบฟอรม

ขอด • มความชดเจนในการปฏบตงานไดตามขนตอน • เกบรายละเอยดไดครบ • มความยดหยนในการแกไข

ขอดอย • ไมมรายละเอยดวธการบนทกขอมล • หากไมมการฝกอบรมวธการใช อาจผดพลาดได • แกไขไดยากหากสงพมพจากโรงพมพ • ส าเนาแบบฟอรมทไมชดเจน


ตวอยางการใชแบบฟอรม

แบบฟอรมการควบคมการแจกจายเอกสาร ชอคมอการ

ปฏบตงาน รหสเอกสาร ผจดท า วนท

ประกาศใช หนวยงานทตอง

แจกจาย ผถอครองเอกสาร ลายมอชอ

ผรบเอกสาร

การจดฝก อบรมภายใน

QP-TN-01

กลมพฒนาระบบบรหาร

ส านกงานฯ อ.ย.

1 ม.ค. 49 ทกหนวยงาน ในกระทรวงสาธารณสข

ผบรหารตงแตระดบหวหนากลมงาน ขนไป

_______________

นายไสว ใจด

การตรวจสอบภายใน

QP-AU-01

กลมตรวจสอบภายใน ส านกงานฯ อ.ย.

30 ม.ย. 49 ทกหนวยงาน ในกระทรวงสาธารณสข

ผบรหารตงแตระดบหวหนากลมงาน ขนไป

_______________ นายปรด ดใจ


การใช Multi Media

ขอด • มความทนสมยทงภาพและเสยง นาตดตาม • มประสทธภาพในการสรางท าความเขาใจ • สะดวกในการเผยแพร จดเกบ หรอบนทก

ขอดอย • คาใชจายในการจดท าสง • ขอจ ากดดานความสามารถของบคลากรในการใชงาน • ขอจ ากดดานความเพยงพอของเครองมออปกรณ


ตวอยางการใช Multi Media


ขอควรค านงในการจดท าเอกสาร

ใครคอผใชเอกสาร : บคคลภายในหรอภายนอกองคกร ปรมาณของเนอหา : มาก นอย การใชสญลกษณหรอรปภาพ : เหมาะสม เขาใจงาย การฝกอบรมวธการใช : โดยใคร เมอใด อยางไร ส าหรบใคร


เมอใดทตองปรบปรงคมอและท าอยางไร เมอใด เมอมการปรบเปลยนนโยบาย กระบวนการท างาน เมอมการปรบเปลยนผรบผดชอบ แบบฟอรม หรอเอกสารอางองตางๆ ควรมการทบทวนกระบวนการทไมมการเปลยนแปลง อยางนอยทก ๆ 3 ป เพอใหแนใจวายง

เปนฉบบปจจบน (Update)อย อยางไร เสนอเรองเพอขออนมตจากเจาของเรองเดมหรอผมอ านาจอนมต ด าเนนการปรบปรงตามความเหมาะสมตอการปฏบตงาน บนทกประวตการปรบปรงวาไดเปลยนแปลงเรองใด ด าเนนการแจกจายเพอทดแทนเอกสารคมอฉบบเดม น าเอกสารคมอฉบบเดมกลบมาท าลาย เกบเอกสารคมอตนฉบบของเดมเพอใชอางอง


ปญหาและอปสรรคในการจดท าและใชงาน

ผจดท าเอกสารขาดความร ความเขาใจในกระบวนการปฏบตงานนน ๆ อยางถองแท

ผจดท าเอกสารไมทราบวธการเลอกประเภทของคมอใหเหมาะสมกบการปฏบตงาน ท าใหผใชเขาใจยากและไมน าไปปฏบตตาม

ไมไดรบความรวมมอจากบคคลตาง ๆ ทเกยวของในการใหขอมล ขาดอปกรณทเพยงพอและเทคโนโลยททนสมย ไมมการสอสารหรอฝกอบรมวธการใชคมอหลงจากท าเสรจแลว ไมมการน าเอกสารทจดท าเสรจแลวไปใชอยางจรงจง ไมมการแกไขปรบปรงใหทนสมย ผทท าการแกไขเปลยนแปลงไมใชเจาของเรองเดม


การแกไขและปองกน

มการประชมชแจงใหทกหนวยงานทราบวาจะมการจดท าเอกสารการปฏบตงานขนมาอยางเปนระบบ

มการแตงตงตวแทนของแตละหนวยงานเพอจดท าและประสานงานตดตามผล

ผบรหารหรอระดบหวหนางานตองใหการสนบสนนและมความรในการจดท าเอกสารเชนเดยวกน

จดกจกรรมในการสอสารหรอเผยแพรเอกสารทจดท าใหเปนทเขาใจ


การควบคมเอกสาร

การควบคมเอกสารคอ

• ระบบการจดการดานเอกสาร ครอบคลมตงแต กระบวนการในการจดท า การทบทวน การอนมต การแจกจาย การยกเลก และการท าลาย

เหตผลของการควบคมเอกสาร • เพอใหมนใจวา มเอกสารทจ าเปนตองใช • เอกสารปฏบตงานมความถกตองและทนสมย • การปฏบตงานไปในทศทางเดยวกน


การควบคมเอกสาร(ตอ)

วธการควบคมเอกสาร • มขนตอนการจดการเรองเอกสาร (Document Procedure) • มหมายเลข หมวดหมเอกสาร (Index, Number) • อนมตเอกสารโดยผทมอ านาจ (Approval) • มเอกสารหลก (Master List) • มการชบง (Identification) • ควบคมการแจกจายเอกสาร (Distribution List) • ควบคมการเรยกเกบเอกสารฉบบทลาสมย(Obsolete) • ควบคมเอกสารทงจากภายในและภายนอก (Internal & External Document Control)


วธการในการควบคมเอกสาร

ระบบการจดล าดบเลข • ตองงายตอการเขาใจ มความตอเนอง เปดชองใหสามารถ

แกไข เพมเตมได

ตวอยาง ไดแก • AA-BB-CC

AA = ประเภทของเอกสาร BB = ชอยอของหนวยงานเจาของเอกสาร CC = ล าดบเลขทของเอกสาร

การควบคม

แผน

การเรยนร

ผลการ

ปฏบตงาน

สมรรถนะ

ระเบยบปฏบต

เรอง

การประเมนผล

การปฏบตงาน

QP-PM-01


เทคนคการสอสารคมอไปยงผใช

พจารณาวาตองแจกจาย (Distribute) ใหผใดบาง ไดแก ผใชงาน หรอเกยวของทตองรบทราบ

จะใชชองทางใดในการแจกจาย • ส าเนาเอกสาร พรอมแนบจดหมายชแจง • จดฝกอบรมวธการใช

• Post บน Internet หรอ Intranet • และเปดโอกาสใหซกถาม


ถาม-ตอบ


แบบฝกหด A

แบบฝกหด A : วเคราะหกระบวนการทมปฏบตเปนประจ า หรอโอกาสพเศษของทาน เพอจดท าเอกสารระเบยบปฏบตหรอคมอการปฏบตงาน

เวลาในการท ากจกรรม : เตรยม 5 นาท


กจกรรม B

แบบฝกหด B: วเคราะหรวมกนวาจะเลอกงานใดเพอท าเอกสารระเบยบปฏบต และรปแบบของคมอการปฏบตงาน

เวลาในการท ากจกรรม : เตรยม 10 นาท น าเสนอ กลมละ 5 นาท


กจกรรม C

แบบฝกหด C: การเขยนคมอการปฏบตงานในรปแบบ Flow Chart ของกลม

เวลาในการท ากจกรรม : 15 นาท น าเสนองานกลม รวมกนอภปราย กลมละ 5 นาท


กจกรรม D

แบบฝกหด D: การเขยนคมอการปฏบตงานในรปแบบ Flow Chart รายบคคล

เวลาในการท ากจกรรม : 15 นาท น าเสนองานรายบคคล รวมกนอภปราย คนละ 10 นาท

คู่มือการปฏิบตัิงาน (Work Manual)¸„ ม อการปฏ...

Documents

Transcript of คู่มือการปฏิบตัิงาน (Work Manual)¸„ ม อการปฏ...