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APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS

DOCUMENTO QUE SE ACTUALIZA Manual para captura y elaboracion de polizas de ingresos, egresos y diario para alimentar el sistema de contabilidad gubernamental.

CÓDIGO DEL DOCUMENTO QUE SE ACTUALIZA

15-528-PO.12-L02 NUMERO DE REVISIÓN 00

RAZÓN DE LA SUSTITUCIÓN Revisión y actualización del procedimiento

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIOSe da de alta el lineamiento.

FECHA DE APROBACIÓN 31/08/2012

FIRMAS DE AUTORIZACIÓNLAS FIRMAS AUTÓGRAFAS APARECEN SOLO EN EL ORIGINAL.

Edgar Tello BacaDirector General

APROBÓ

René Carrillo LópezEncargado de la Subcoordinación de

Administración y Finanzas REVISÓ

Alejandra Casillas SaldivarCoordinadora de Contabilidad Financiera

ELABORÓ

SECRETARÍA DE EDUCACIÓNSUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR

DIRECCIÓN GENERAL

CÓDIGO SCGC-PG-01-F01FECHA DE ELABORACIÓN 16/04/2012PÁGINA 1 DE 1

COLEGIO DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA DEL ESTADO DE MEXICO

Titulo: Manual para captura y elaboración de polizas de ingresos, egresos y diario para alimentar el sistema de contabilidad gubernamentalCódigo: 15-528-PO.12-L02 Revisión 00 Fecha de aprobación 31/08/2012 Página 1 de 18

El CONALEP Estado de México cuenta con seis licencias Progress para ejecutar el Sistema de Contabilidad Gubernamental (SCG), dichas licencias están distribuidas de la siguiente manera:

Recursos Humanos: Cuenta con una licencia. Finanzas y Remesas: Cuenta con una licencia. Contabilidad: Cuenta con cuatro licencias.

El número de usuarios será definido por cada área de acuerdo a la información que se alimentara al sistema, cada usuario contará con contraseña para acceso y alimentación del sistema.

Objetivo de Sistema:

Realizar el registro en términos monetarios de todas y cada una de las operaciones realizadas por el Conalep Estado de México, para emitir información veraz, oportuna y confiable que coadyuve a la toma de decisiones para el logro de los objetivos Institucionales.

SIGLAS:

SCG.- Sistema de Contabilidad Gubernamental

P1.- Póliza Uno

P2.- Póliza Dos

PA.- Póliza de Ajuste.

Tabulador

MENUS:

CUENTAS: En este menú se realiza el alta y baja de las cuentas que se encuentran en el sistema.

POLIZAS: Se realiza la consulta, alta, modificación y carga de pólizas de cualquier tipo.

AFECTACIÓN: Se realiza la afectación o desafectación del mes que se esta trabajando.

CONSULTAS: Se realiza la consulta por subcuenta, por partida presupuestal, por flujo de efectivo, la conciliación entre cuentas de balance y cuentas presupuestales, se tiene habilitado el submenú integración de saldo donde se puede consultar los movimientos por subcuenta.

REPORTES: En el submenú gráfico se despliegan los Estados Financieros y Presupuestales, al igual que el Mayor de Cuentas (Auxiliar de Mayor).

NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera el Masterweb del Sistema CONALEP serán considerados como COPIA NO CONTROLADA, por lo que el usuario deberá asegurarse que el documento que consulta es vigente”.



UTILERIAS: Dentro de este menú se encuentra el ajuste de número de pólizas y acumulación de saldos.

Las áreas y planteles involucrados en la alimentación del sistema serán responsables de la información que emitan así como de los ajustes y/o reclasificaciones que por revisión y/o análisis de la información se requiera, debiendo considerar las fechas establecidas para su óptimo proceso.

Tiempos y/o Fechas:

1. Semanalmente:

Los planteles y Cast enviarán los días lunes el reporte semanal de Ingresos, cabe mencionar que cuando el mes concluya a media semana, ésta se incluirá en la anterior, considerando que la entrega debe ser el último día de mes.

Los días miércoles alimentará el sistema con la póliza de Ingresos propios según resumen semanal.

Conforme se tenga conocimiento la Jefatura de Tramite de Pago y Análisis de Ingresos y Gastos, creará en el sistema los compromisos adquiridos por el colegio.

Los lunes y jueves la Coordinación de Finanzas entregará a la Jefatura de Contabilidad los pagos realizados por los diversos conceptos, para la alimentación del sistema.

2. Quincenalmente:

La Coordinación de Recursos Humanos alimentará los movimientos por pasivo de Nomina Administrativa, Docente y Preceptorías mismas que se cargaran al sistema en el caso de la primer quincena a mas tardar los días 18 del mes que corre, si este cayera en inhábil, el siguiente día hábil; para la segunda quincena la fecha límite es el último día hábil del mes a cerrar; en caso de existir alguna nomina extraordinaria ésta se cargara al sistema dentro de los tres días siguientes al que surta efecto.

Los planteles enviaran vía correo electrónico sus movimientos en el archivo Excel considerando en la P1 los movimientos del 01 al 15 enviándola los días 16 del mes que corre, si este cayera en inhábil el siguiente día hábil, en la P2 se consideraran los movimientos del 16 al último día del mes que corre, enviándola el último día hábil del mes a cerrar, la PA (póliza de ajustes) se enviara el siguiente día hábil de recibido el archivo para revisión y análisis de saldos contables.

La Jefatura de Contabilidad alimentará la P1 de Planteles el día 18 del mes que corre, si este cayera en inhábil el siguiente día hábil, y la P2 de Planteles la fecha límite es el




cuarto día hábil del mes siguiente al que se está alimentando y/o cargando en el sistema SCG.

La Coordinación de Remesas alimentará las remesas remitidas a los planteles, creando el pasivo por fondo fijo de los planteles que solicitaron remesa por dicho concepto, las remesas serán registradas en dos pólizas, considerando en la primera las enviadas del 01 al 15 y en la segunda del 16 al último día del mes que corre, estas serán alimentadas en el SCG el día 18 del mes que corre, si este cayera en inhábil el siguiente día hábil, para la segunda, la fecha límite es el último día hábil del mes a cerrar.

3. Mensualmente:

La Jefatura de Activo Fijo alimentara todo lo relacionado a los Bienes Muebles e Inmuebles del Colegio como son: altas y bajas de activo fijo por cualquier situación o medio, por lo que los Planteles, Delegación, Cast y Áreas de la Dirección General deberán informar en el momento que tengan conocimiento de este tipo de movimientos.

La jefatura de Contabilidad registrara todos aquellos conceptos que quedan dentro de su función (traspasos entre cuentas, traspaso de ingresos propios, compra y venta de fondos, etc.).

El encargado de Ingresos propios registrará los ajustes pertinentes del mes inmediato anterior.

NOTA: Con respecto a la información mensual se puede considerar que esta puede ser alimentada durante el mes.

La Información Financiera Contable que se emita del sistema será mensual, por lo que es indispensable para el logro del objetivo del mismo, la puntual alimentación de las operaciones que cada responsable emite.

ELABORACION Y CARGA DE POLIZAS DE INGRESOS, EGRESOS Y DIARIO.

Para realizar la elaboración de las pólizas que serán capturadas o cargadas en el SCG, se debe identificar el tipo de póliza a elaborar considerando la operación a registrar, para eso contamos con tres tipos de pólizas:

A. Póliza de Ingreso: En estas pólizas se realiza el registro de cualquier movimiento que represente un ingreso para la institución, mismo que será destinado a la operación normal del mismo, así como en aquellos casos donde el Colegio sea intermediario (Becas Institucionales, Particulares y Otras), algunos de los conceptos de Ingresos son:




Ingresos por Subsidio Estatal, Federal o de Inversión Sectorial. Ingresos Propios de acuerdo a Recibos de Ingresos. Ingresos Propios de acuerdo al Estado de Cuenta Bancario de Ingresos

Propios por Plantel. Ingresos por Intereses Devengados en las Cuentas Bancarias. Ingresos por Cursos de Capacitación. Ingresos por Becas Institucionales, Particulares y Otras. Ingresos por Examen CENEVAL. Ingresos por Prueba Enlace.

NOTA: Los ingresos se dividen en:

Propios: Todos aquellos ingresos que representan una entrada de efectivo para el colegio y son propios de la actividad como: Inscripción y reinscripción, cuotas de recuperación, seguro estudiantil, etc.

Subsidio: Recurso recibido por parte del Gobierno del Estado para cubrir el pago de los servicios personales (cap.1000) estos pueden provenir de FAETA o Estatal.

Productos Financieros: Intereses generados en las cuentas bancarias del Colegio. Otros: Son aquellos ingresos que no representan efectivo para el colegio, sin embargo si

incrementan el rubro como: Inasistencias del personal y donaciones en especie.

B. Póliza de Diario: En estas pólizas se realiza el registro de cualquier operación que realice la institución que no represente una salida o entrada de dinero a su cuenta bancaria; algunos de los movimientos son:

Pasivo de Nomina Administrativa, Docente y Preceptorías. Traspaso de Ingresos Propios. Traspaso entre cuentas. Compra – Venta de fondos de inversión. Comprobación de gastos. Ajustes y/o reclasificaciones por error en captura, depuración y análisis de

cuentas, conciliación de cifras contables, etc. Movimientos de planteles. Envió de remesas a planteles. Cobros indebidos por banco (comisiones bancarias por recuperar, error en

cheques, ingresos no identificados por conciliación bancaria, etc).




C. Póliza de Egresos: En estas pólizas se realiza el registro de cualquier operación que realice la institución pero que represente en ese momento una salida de dinero de la cuenta bancaria ya sea por cheque o transferencia, algunos de los movimientos son:

Pago de servicios personales, materiales, servicios generales y activo fijo. Anticipo o liquidación a proveedores por la adquisición de bienes y/o

servicios. Pago de retenciones realizadas al personal administrativo, docente y

preceptor, así como las aportaciones patronales a cuenta de los mismos. Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores (ADEFAS).

NOTA: Los egresos se dividen en capítulos, los QUE APLICAN AL Colegio son los siguientes:

Cap. 1000: Servicios personales; todos los pagos realizados al personal administrativo, docente y receptor, capitulo pagado con Subsidio Estatal.

Cap. 2000: Materiales y Suministros; entiéndase por materiales cualquier bien tangible (papelería, material eléctrico, material informático, material de limpieza, material para prácticas tecnológicas, etc.), este capítulo se cubre con ingreso propio.

Cap. 3000: Servicios Generales; entiéndase por servicios cualquier bien intangible (servicio de limpieza, servicio de jardinería, servicio de vigilancia, servicio telefónico, servicio de energía eléctrica, servicios por mantenimientos, etc.) este capítulo se cubre con ingreso propio.

Cap. 5000: Bienes muebles e inmuebles; compra de mobiliario y equipo de oficina, equipo de transporte, bien inmuebles, este capítulo se cubre con ingreso propio.

Cap. 6000: Inversión sectorial u Obra; este capítulo se cubre generalmente con ingreso propio e ingreso estatal o federal.

Cap. 9000: ADEFAS; adeudos de ejercicios anteriores, este capítulo se cubre con el ingreso de acuerdo al gasto por el que se genere.

CAPTURA O CARGA DE POLIZA

Una vez identificado el tipo de operación a registrar y la póliza a utilizar, se procede a la creación de la carátula de la póliza y a la captura “EN EL SISTEMA” o bien a la carga desde un archivo de Excel.

NOTA: El sistema se manipula principalmente con la tecla TAB para la cual utilizaremos , los menús

habilitados para todos los usuarios son: menú completo de pólizas, menú de consultas submenú “subcuenta”, menú completo reportes y menú utilerías submenú acumulación de saldos y ajuste número de pólizas, el usuario responsable del sistema tiene habilitados todos los menús del mismo.

CREACION DE LA CARÁTULA DE POLIZA




CARATULA DE POLIZA: Para crear la carátula de la póliza se deben seguir los siguientes pasos:

1. El usuario accesará al sistema con su clave.

2. Se introducirá al menú de pólizas, en el submenú mantenimiento, el sistema arrojara la pantalla de las pólizas.

Para los siguientes pasos ver figura “A”.

3. Dara clik en el botón de “crear póliza”, y el sistema automáticamente lo posicionara en la casilla de “Tipo de póliza”, donde se colocara para Póliza de Ingresos “I”, Diario “D” y Egresos “E”,




una vez colocada la letra de acuerdo al tipo de póliza que se va a crear , el sistema colocara

el cursor en mes donde se colocara con dos dígitos el número del mes que se va a alimentar y al que corresponde el movimiento a registrar ejemplo: 01 enero, 02 febrero, 09 septiembre, 11 noviembre, etc. el sistema dará el numero de póliza sistemáticamente .

4. Automáticamente el sistema emitirá un mensaje con la leyenda “no existe número de póliza, se genera?” a lo cual aceptaremos, es importante terminar este paso ya que de lo contrario, no tendremos consecutivo de pólizas, en caso de no terminar este paso y cerrar la ventana se deberá ir al menú utilerías y dar clik en el submenú ajuste numero de pólizas, para que el sistema dé la numeración correspondiente.

5. Después de dar aceptar en crear póliza el cursor se colocara en la casilla de fecha, donde se colocará la fecha en el formato dd/mm/aaaa y posicionándose en concepto se captura el

concepto de la póliza y .

6. Posicionándose en cifra control, nuevamente y el sistema emitirá un mensaje con la leyenda

“se actualiza registro” donde elegiremos aceptar, dando fin a la creación de la carátula de nuestra póliza.




Figura “A”




Carátula de Póliza




CARGA DE POLIZA DESDE EL SISTEMA

CAPTURA DE MOVIMIENTOS EN NUESTRA POLIZA (CARÁTULA DE POLIZA): Para realizar la captura de los movimientos en nuestra póliza debemos seguir los siguientes pasos:

1. Una vez que el usuario ha creado la carátula de la póliza a utilizar dara clik en el botón “adicionar”, el cursor se posicionará automáticamente en el primer renglón (en caso de estar agregando un registro a una póliza ya con datos se posicionara en el ultimo renglón).

2. Se captura la cuenta de mayor y se oprime , se captura subcuenta y subssuctas dependiendo

de los niveles de la cuenta a utilizar, cambiando de casilla con , cabe mencionar que se

deberá consultar el catálogo vigente para realizar una captura sin problemas, dando

posicionándose en el concepto del renglón correspondiente, se captura el concepto del registro teniendo, hasta 75 caracteres para este, aprime , nos posiciona en referencia (ref) colocando

el numero de póliza que se está capturando, nuevamente colocándonos en tipo para Póliza

de Ingresos “I”, Diario “D” y Egresos “E”, oprimiendo .




3. Nos colocamos en la casilla del debe (cargo) y con un mas en la casilla del haber (abono),

dependiendo de la cuenta a utilizar se colocara el importe a afectar de acuerdo a lo que se esté registrando, teniendo en cuenta lo siguiente para las cuentas de bancos (1112) y gastos (5100).

En el caso de la cuenta de bancos una vez capturado el importe en la casilla del debe o el haber el sistema arrojara un recuadro donde se deberá registrar la clave del flujo de efectivo (ver catalogo de flujo de efectivo) dependiendo de la aplicación realizada, considerando que no se aceptan números negativos en esta cuenta.

En el caso de la cuenta de gastos se deberá colocar en la casilla posterior a la de haber, la cuenta presupuestal a afectar.




BANCOS CUENTA 1112 GASTOS CUENTA 5100

4. Al termino de cada renglón (después de la casilla haber) el sistema automáticamente brincara al siguiente renglón debiendo comenzar desde el punto 2 de este tema (captura de movimientos).

5. Una vez capturados todos los movimientos a registrar se deja el cursor en el ultimo renglón que automáticamente adiciono el sistema y se presiona la tecla F5, esta cierra la póliza, debiendo presionar nuevamente la tecla agregar si se requiere agregar otro registro.

7. Por último se coloca en la cifra control el importe reflejado en las casillas sumas, las cuales deberán ser idénticas, se presiona y el sistema emitirá un mensaje con la leyenda “se

actualiza registro” donde elegiremos aceptar, dando fin a la captura de nuestra póliza.

CARGA DE POLIZA DESDE EL SISTEMA

ELABORACION DE LA POLIZA EN ARCHIVO DE EXCEL.

Para realizar la carga de la póliza desde un archivo de Excel es necesario respetar las características que esta requiere.




LA POLIZA DEBERA CUBRIR LAS SIGUIENTES CARACTERISTICAS

COLUMNA CONTENIDO LONGITUD TIPO CARACTERISTICAS

A " 1 TEXTO DOBLE COMILLA

B CUENTA MAYOR 4 TEXTO CUENTA DE MAYOR

CSUBCUENTA (DEPENDENCIA PARA 5100) 10 TEXTO

PARA 5100 DEPENDENCIA, EN LOS OTROS SUBCUENTA ASIGNADA 205Y010 + CLAVE DE PLANTEL

D SUB SUB CTA 14 TEXTO

PARA 5100 ESTRUCTURA PROGRAMATICA+REGIÓN+FUENTE DE FINANCIAMIENTO, EN LOS OTROS SUB SUB CUENTA ASIGNADA

E SUB SUB SUB CTA 4 TEXTO

PARA 5100 PARTIDA PRESUPUESTAL, EN LOS OTROS SUB SUB SUB CUENTA ASIGNADA

F SUB SUB SUB SUB CTA 3 TEXTO SUB SUB SUB SUB CUENTA ASIGNADA

G CONCEPTO 75 TEXTO CONCEPTO DEL REGISTRO

H CARGOS 12 NUMERICO

CON DOS DECIMALES SIN COMAS FORMATO NUMERO SIN SEPARACIÓN DE MILES

I ABONOS 12 NUMERICO

CON DOS DECIMALES SIN COMAS FORMATO NUMERO SIN SEPARACIÓN DE MILES

J " 1 TEXTO DOBLE COMILLA

CARACTERISTICAS DE POLIZA EN EXCEL

1. En el caso de la columna A y J se colocarán comillas y el ancho de la columna será de 1.

2. Para la columna B se colocara la cuenta a nivel mayor (primer nivel) y el ancho de la columna es de 4.

3. Para la columna C se colocara:

En el caso de la cuenta 5100 se colocará la dependencia, cada plantel es una, por lo cual se integra por 205Y010 + clave de plantel (ver catalogo anexo de dependencias).

Para las demás cuentas se coloca la subcuenta a segundo nivel, verificando el catalogo vigente, es necesario consultar el manual único de contabilidad gubernamental para verificar los niveles de las cuentas.




El ancho de la columna es de 10.

4. Para la columna D se colocara:

En el caso de la cuenta 5100 se colocará la estructura programática + región + fuente de financiamiento, cada plantel pertenece a una región (ver catalogo anexo de dependencias).

Para las demás cuentas se coloca la subcuenta que sea a tercer nivel verificando el catalogo vigente, de ser necesario consultar el manual único de contabilidad gubernamental para verificar los niveles de las cuentas.


5. Para la columna E se colocara:

En el caso de la cuenta 5100 se colocará la partida presupuestal de acuerdo al gasto que se está efectuando.

Para las demás cuentas se coloca la subcuenta que sean de cuatro niveles verificando el catalogo vigente, de ser necesario consultar el manual único de contabilidad gubernamental para verificar los niveles de las cuentas.


6. Para la columna F se colocara la subcuenta que sea de quinto nivel verificando el catalogo vigente, de ser necesario consultar el manual único de contabilidad gubernamental para verificar los niveles de las cuentas, y el ancho de la columna es de 3.

7. Para la columna G se colocara el concepto del registro que se está realizando pudiendo ser diferente el concepto colocado en el cargo y el abono (pasivo nomina docente y/o administrativa, renta de lona, materiales para curso, etc.) En el caso de pago, se colocará en el concepto de bancos el número de cheque seguido del nombre de la persona física o moral beneficiaria, el ancho de la columna es de 75.

8. Para la columna H e I se colocara el importe con dos decimales sin comas (formato de celda "numero" y "sin separación de miles") según corresponda en el cargo o abono, colocando en el “no” ocupado un cero, el ancho de las columnas es de 12, en el caso de la cuenta de bancos no se pueden colocar números en negativo.

PARA CREAR LA POLIZA EN ARCHIVO DE EXCEL: Una vez que se tiene el archivo en excel a cargar y la carátula de la póliza que se va a afectar, se siguen los siguientes pasos:

1. Se abre el archivo de Excel debidamente llenado, respetando todas las características del mismo, se guarda con el nombre xtransfer en la carpeta C:OpenEdge101C subcarpeta conalep0000 (en lugar de los ceros se coloca el año que se está trabajando en el formato aaaa).




2. Nuevamente se guarda en la misma carpeta con el nombre xtransfer en el formato “texto con formato (delimitado por espacios)” aceptando las modificaciones que le realiza al archivo, se cierra el archivo, este se considera definitivo para cargar al sistema.

3. Ya que se convirtió el archivo de Excel a formato de “texto con formato (delimitado por espacios)” terminación PRN, entramos al menú de pólizas submenú carga de pólizas, el sistema abrirá una pantalla para realizar la carga de la misma.

4. Para realizar la carga del archivo de Excel se debe tener presente la póliza previamente creada (carátula de póliza), se coloca la clave “ycarga” , número del mes al que corresponde la póliza

(01 enero, 02 febrero, 09 septiembre, 11 noviembre, etc.), tipo de póliza de Ingresos “I”, Diario “D” y Egresos “E”, y el número de la póliza que se va a cargar, en el botón “Revisión o Carga” se coloca R para realizar la revisión de la póliza a cargar, se da clik en correcto, el sistema emite un mensaje indicando “este proceso puede tardar algunos minutos, oprima ok y espere por favor…” dando aceptar.

5. Una vez que el sistema muestra en pantalla los datos que fueron cargados en el archivo de Excel se realiza la revisión de la misma verificando que existan “0” ceros en la columna anterior al concepto del registro.




6. Una vez revisada la póliza y confirmando que no hay errores se selecciona en el botón “Revisión o Carga” la letra “C” de carga presionando correcto, el sistema muestra el mensaje de “este proceso puede tardar algunos minutos, oprima ok y espere por favor…” dando aceptar, posteriormente emitirá el mensaje de “inicia carga oprima aceptar y espere por favor” donde aceptaremos la carga.

7. Una vez terminado el proceso de carga el sistema mostrará nuevamente los datos alimentados en el archivo de Excel, donde presionaremos la tecla Fin.

8. Para que el sistema reconozca como “póliza correcta” la alimentada por esta opción, una vez terminado el proceso de carga, se debe accesar a la póliza en el menú pólizas submenú mantenimiento o consulta.

NOTA: SE DEBE VERIFICAR QUE LAS POLIZAS CAPTURADAS NO TENGAN ERRORES, PARA LO CUAL SE UTILIZA EL BOTON DE “POLIZAS INCORRECTAS” PARA REALIZAR ESTA REVISIÓN, ESTA SE REALIZA POR EL MES QUE SE ESTA CAPTURANDO COLOCANDO EN LA CASILLA DE MES EL NUMERO DEL MISMO (01 ENERO, 02 FEBRERO, 09 SEPTIEMBRE, 11 NOVIEMBRE, ETC.).




ELABORÓ

C.P. SANDRA PATRICIA NUÑEZ FLORES

AUTORIZÓC.P. ALEJANDRA CASILLAS

SALDIVAR


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