· Web viewOok de conclusie van het MDA (tab RAP) ... Items uit EZIS halen (oa RAP) Collega's...
Transcript of · Web viewOok de conclusie van het MDA (tab RAP) ... Items uit EZIS halen (oa RAP) Collega's...
InformatiekaartKnowlegde
Opdrachtgever : Ellen Vogel (Hoofd unit Neurorevalidatie)
Projectleiders: Wendy Smits (Ergotherapeut)Esther van Elk ( Verpleegkundige)
Datum: 24-04-2015
Startdatum project: Voorjaar 2015
Einddatum project: Najaar 2015
Voor akkoord:
Datum: Datum:
Handtekening projectleiders Handtekening opdrachtgever Wendy Smits Ellen VogelEsther van Elk
Huidige situatieBinnen de unit Neurorevalidatie zijn veel verschillende behandelaren en verpleging bij een revalidant betrokken. De betrokkenheid vindt plaats op individueel niveau en in groepsverband. Op individueel niveau zijn er meestal een of twee vaste behandelaren per discipline betrokken bij een revalidant. Bij groepsbehandelingen wordt gestreefd naar zoveel mogelijk continuïteit van behandelaars in de groep, maar dit is lang niet altijd haalbaar.
De werkwijze bij de groepen is dat iedere groep een eigen klapper heeft. De eigen behandelaar dient een intake te schrijven en bij te werken bij veranderingen. In de praktijk wordt dit vaak vergeten en wordt de groepsbehandelaar kort mondeling of via de mail bijgepraat. De klapper gaat mee naar de groep waar ter plekke ingekeken wordt alvorens men met de revalidant aan de gang gaat. Bij sommige groepen wordt in de klapper inhoudelijk gerapporteerd, bij andere groepen onder decursus in EZIS en bij weer andere groepen wordt geen rapportage bijgehouden. Ook de mondelinge inhoudelijke rapportage is wisselend (in de groep, apart in een half uur met alle groepsbehandelaars of in de wandelgang) of afwezig.
Informatie en voortgang over de revalidant wordt door alle disciplines in EZIS bijgehouden, de eigen rapportage onder tab decursus en informatie die relevant is voor andere disciplines onder tab communicatie. Ook de conclusie van het MDA (tab RAP) en informatie genoteerd onder tab MDO is bron van informatie. Binnen de verpleging zijn de contactpersonen van de revalidant op de hoogte van het gehele behandelplan van de revalidant. Andere verpleegkundigen/verzorgenden zoeken de relevante informatie op in EZIS. De belangrijkste informatie is te vinden in het AAP (Algemeen Activiteiten Profiel) en het activiteitenplan van de revalidant. De contactpersoon is verantwoordelijk voor het up to date houden van deze informatie. De informatie wordt verkregen door overdrachten tussen de verschillende disciplines o.a. in het MDO (Multi Disciplinair Overleg).
ProbleemstellingMomenteel wordt informatie over revalidanten die relevant is voor behandelaren en verpleging op verschillende locaties opgeslagen en opgezocht. Dit kost tijd en is omslachtig. Informatie is lang niet altijd compleet en actueel.Binnen EZIS is geen centrale plaats aanwezig waar alle relevante informatie binnen één overzicht in te zien is. Gevolg van bovenstaande is dat behandelaren en verpleging op het gewenste moment lang niet altijd beschikken over accurate, volledige en/of actuele informatie over de revalidant. Hierdoor is de benadering en begeleiding van de revalidant erg wisselend. Ook de informatie naar revalidant en mantelzorger over de voortgang en gewenste begeleiding vindt fragmentarisch plaats en is lang niet altijd compleet, concreet en actueel.
Dit alles staat het interdisciplinair toewerken naar het bereiken van de revalidatiedoelstelling van de revalidant in de weg.
Momenteel vindt het project Procesoptimalisatie plaats. Binnen dit project wordt de gehele behandeling binnen de Unit Neurorevalidatie opnieuw gestructureerd en inhoudelijk vormgegeven met als doel dat klinische en poliklinische processen patiëntgericht zijn en inhoudelijk op elkaar afgestemd. Er is meer continuïteit, duidelijkheid en voorspelbaarheid in de processen en de behandelinhoud
Bij het werken in de nieuwe behandelstructuur zal nog meer dan voorheen in groepen en op de verpleegafdeling gewerkt worden.
Ideale situatieDe Unit Neurorevalidantie streeft een hoogwaardig behandelaanbod na voor iedere revalidant. Dit behandelaanbod wordt opgehangen aan een revalidatiedoelstelling die we op een gecontroleerde manier willen bereiken. Behandeling dient te voldoen aan eisen van kwaliteit, intensiteit, contextgebondenheid, taakgerichtheid en repetitief oefenen.
Voorwaardenscheppend beschikt elke behandelaar en verpleegkundige op elk gewenst moment over relevante, complete en actuele informatie over de revalidant. Alleen dan is het mogelijk om met een uniforme en passende benadering te werken aan de revalidatiedoelstelling.
DoelstellingProfessionals beschikken altijd over relevante, complete en actuele informatie over de revalidant zodat zij, interdisciplinair werkend, de revalidant optimaal kunnen begeleiden in het werken aan de revalidatiedoelstelling.
ResultaatOntwikkeling en implementatie van een informatiekaart en bijpassende werkwijze waarbij de informatie-overdracht voldoet aan de volgende eisen:
Informatie is relevant voor alle professionals die betrokken zijn bij de revalidant. Informatie is op maat (in woord en/of in (bewegend)beeld). Informatie is makkelijk te actualiseren Informatie is snel toegankelijk bij contact met de revalidant. Het plaatsen/wijzigen van de informatie is een zo min mogelijke belasting voor de
professional Er vindt zo min mogelijk dubbele registratie plaats De informatie is waar mogelijk ook bruikbaar voor de revalidant en/of
mantelzorger De informatie is digitaal toegankelijk voor de professionals
Deelresultaten:1. Informatiekaart voor professionals ten behoeve van individuele
contactmomenten en groepsbehandelingen met de revalidant.
Grenzen van projectWat wordt wel gedaan:• Opstellen van tekst en bepalen van eisen tav Informatiekaart.• Begeleiden van professionals in gebruik van Informatiekaart.• Evalueren dmv analyseren nul- en eindmeting en bijhouden opmerkingen van professionals• Ontwikkelen van EZIS-formulier (door key-users)
Wat wordt niet gedaan:• ontwikkelen van informatie-overzicht primair voor revalidant en/of mantelzorger. Dit is wel een optie als de andere projectactiviteiten voorspoedig lopen én indien er in het kader van ontwikkelingen mbt tot de Zorgportal CVA en/of de doorstart Procesoptimalisatie een vraag ontstaat.
Effecten
Efficientieslag qua patiëntenrapportage, minder IDR nodig (geen aparte registratie meer nodig voor overdracht weekendtherapie of intercollegiale overdrachten bij afwezigheid hoofdbehandelaar.
Projectactiviteiten met planning
Activiteit Deelactiviteiten Mijlpaal Verantwoordelijk
Periode
Projectplan definitief maken
invullen alle kopjes Uitvoeren SWOT-analyse of
vergelijkbaar alternatief concept laten beoordelen
door opdrachtgeven (Ellen Vogel)
concept bijstellen en samenvatting verwerken in document "Doorstart Procesoptimalisatie"
Projectplan laten beoordelen door andere KB'ers en opmerkingen verwerken
Projectplan is definitief
Esther en Wendy
februari-april. Klaar: 15 april(ovb bijstelling nav beoordeling andere KB'ers in juni)
Nulmeting en Eindmeting
Bepalen en uitwerken van instrument (toevoegen van item aan ontslag enquête voor revalidanten en opstellen van enquête voor professionals, deze mogelijk combineren met enquêtes van kopgroep)
enquêtes afnemen resultaten verwerken en
meenemen in evaluatie
EnquêtesAnalyse van resultaten
Esther en Wendy
Nulmeting juni-augustus 2015. Eindmeting begin 2016. Analyse klaar: maart 2016
Lijst ontwikkelen voor Informatiekaart
Items uit EZIS halen (oa RAP) Collega's SMK en andere
(revalidatie)centra raadplegen tbv specifieke items of invulopties
Overleg key-users mbt eisen aan lijst, mogelijkheden in EZIS en consequenties voor lijst
Informatiekaart opgesteld in Word
Esther en Wendy
februari-april. Klaar: 15 april
Ontwikkeling van speciaal formulier in EZIS en plaatsing op juiste plaats daarin.
Consensus over inhoud Informatiekaart en plaats in EZIS
Ontwikkeling en plaatsing binnen EZIS
Formulier staat klaar in EZIS
key-user (naam?)
Tijd: april-juli. Klaar 15 juli
Bepalen van werkwijze om Informatiekaart en Groepskaart door
Inventariseren/polsen van mogelijkheden bij vertegenwoordigers van elke discpline
Werkwijze in DMS en overgedragen aan team
Esther en Wendy
april-juli. Klaar 15 juli
de professionals in te vullen en up-to-date te houden en daarnaast te zorgen voor wekelijkse vervanging van papieren versie in revalidantenklapper
Opstellen van schriftelijke werkwijze, in DMS verwerken
Overdragen van werkwijze aan team (via presentaties en nieuwsbrieven)
Begeleiding bij leren werken met Informatiekaart en Groepskaart
werkwijze tav begeleiding bepalen
begeleiding gedurende pilotperiode uitvoeren
professionals worden tijdens pilot begeleid bij taken als invullen, printen en gebruiken.
Esther en Wendy
werkwijze bepalen juli-augustus. Begeleiding tijdens pilot: september 2015-februari 2016
Posterpresentatie Symposium CVA
opstellen inhoud van poster voorstel door voor indeling
poster feedback door afdeling
Communicatie
Poster in PDF formaat en in A0 formaat uitgeprint via copyshop30 x uitgeprint op A4 formaat
Esther en WendyAfd. Communicatie
Okt-nov. 2015
Evaluatie en borging
Ervaringen en opmerkingen van professionals worden bijgehouden gedurende de pilot (hoe?)
Nul- en eindmeting worden geanalyseerd
Evaluatie met opdrachtgever in overleg
Presentatie over evaluatie en plannen vervolg voor hele behandelteam
Schriftelijke en mondelinge
evaluatie
Esther en Wendy
Klaar: februari-maart 2016
Financiële Aspecten Tijd benodigd door Knowledge Brokers: gemiddeld 2 uur per week per persoon. Tijd benodigd voor Key-users voor overleg over en ontwikkeling van formulieren in
EZIS Tijd benodigd voor team om geïnstrueerd en begeleid te worden in gebruik van
Informatiekaart en Groepskaart: max. 1 uur per teamlid
ProjectteamKnowledge Brokers: Verpleegkundige Esther van Elk en ergotherapeut Wendy SmitsOpdrachtgever: Hoofd Unit Neurorevalidatie Ellen VogelKlankbord: kopgroep (groep interne trainers), Wendy Smits is lid hiervanKey-users ter ondersteuning/advies qua formulier in EZIS: Marion Verhulsdonck, René van Alebeek, Margreet van Voorst (applicatiebeheerder)
Communicatie Minimaal 1 x per 2 weken overleg tussen de Knowledge Brokers met betrekking
tot de voortgang en afstemming van deeltaken, verder via mail. Overleggen met key-users Overleg met opdrachtgever Terugkoppeling naar team via Nieuwsbrief Neurorevalidatie, presentaties binnen
multidisciplinair overleg en interdisciplinair overleg
Randvoorwaarden en risico’s
SWOT analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities & Threats
Kansen (vanuit omgeving voor slagen van het project)
Bedreigingen (vanuit omgeving voor falen van het project)
Profileren van Sint Maartenskliniek Geen aanpassing in EZIS mogelijk
Sterkten (van de betrokkenen en organisatie voor slagen van het project)
Zwakten (van de betrokkenen en organisatie voor falen van het project)
Kopgroep: bevordering cohesie tussen de verschillende deelprojecten
Steun/stimulans vanuit manager qua inhoud en tijd
Twee KB’ers werken samen binnen dit project: minder kwetsbaar en versterking van elkaar
Twijfel of team open staat voor nieuwe werkwijze in deze periode van vele veranderingen.
Beperkte tijd key-users om aan formulieren in EZIS te werken