第伍部份 OutLook 個人工作管理系統
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第伍部份
OutLook 個人工作管理系統
OutLook 可用來管理個人化之例行工作,諸如郵件之收發與管理、行事曆、聯絡人、工作排程、分發與管理、工作日誌管理,以及類似日記之記事簿。
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OutLook 功能介紹
• 郵件 : 用來收發與閱讀郵件,郵件追蹤與管理,建立通訊錄,郵件自動簽名及加密處理等。
• 行事曆 : 用來記錄約會、規劃會議日程與通知會議參與人員,具有智慧型日曆查詢功能。
• 聯絡人 : 用來建立及管理親朋好友之通訊錄,可作為會議參與人員之資料來源。
• 工作 : 建立及管理待辦工作、工作分派及進度管理。
• 日誌 : 將歷史工作列管與追蹤。• 記事 : 具有便條紙之功能,隨時可記錄重要事
項。
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OutLook 之啟動
可利用三種不同方式啟動 OutLook
小時鐘圖示
也可使用 OutLook Express簡易版來收發郵件
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OutLook 啟動後視窗 ( 預設為收件匣 )
資料夾及功能選項
主功能表 對應功能之工具列
郵件摘要提示視窗
郵件內容提示視窗
預設為 OutLook 捷徑
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郵件收發管理事前須先設定定帳號與郵件收發伺服器。
可使用 OutLook Express 來設定帳號 :
1. 啟動 OutLook Express
2. 點選 [ 工具 ][ 帳號 ]3. 選擇 [ 新增 ][ 郵件 ] 來加
入新的帳號
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郵件收發管理
輸入帳號名稱
輸入郵件地址
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郵件收發管理
輸入電子郵件伺服器名稱
輸入帳號及密碼, OK!
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閱讀郵件點取收件匣可展示收到的郵件摘要資訊及內容
此處提示摘要資訊
此處提示郵件內容
按此鈕可接收新郵件
郵件應定期刪除,刪除之郵件會轉存在刪除的郵件匣內,視需要可定期刪除。
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閱讀郵件
讀信後可利用桌面之回覆工具來回信、全部回覆或轉寄
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郵寄第一封信
首先打開我的捷徑,點選寄件匣。
點取左上方 [ 新增 ] 工具鈕,然後選擇郵件。
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郵寄第一封信在此處輸入收件者郵址
在此處輸入副本郵址
此處輸入主旨
此處輸入郵件內容
資料輸入完且驗證無誤
後,按[
傳送]
將郵件送
出
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郵寄第一封信
若要附加檔案傳送,可點選 [ 插入 ][ 檔案 ]功能,開啟所需檔案後,點取 [ 插入 ] 鈕將檔案加入郵件。
也可使用 [ 寄件夾 ][ 插入 ][ 檔案 ][ 簽名 ] 來製作簽名檔,郵寄信件時將自動加入簽名。
郵件寄出後,會保留一份備份在寄件夾備份資料夾內。
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通訊錄管理
點選聯絡人之視窗
顯示建檔之聯絡人資料資料顯示順
序
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通訊錄管理點選 [ 新增 ][ 聯絡人 ] 之輸入視窗
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OutLook Express 之簡易聯絡人新增畫面
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以 OutLook Express 之 [ 工具 ][ 通訊錄 ][ 新增 ][ 新群組 ] 來新增群組聯絡人
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行事曆開啟視窗
行事曆管理
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行事曆管理可利用 [ 檢視 ][ 目前檢視 ] 切換不同之檢視視窗
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新增行事曆利用 [ 新增 ][ 約會 ] 來加入新的行事曆
約會備忘錄輸入區
約會前多久
發出聲音和
信息提醒
勾選全天表全天有效起訖時間
輸入主旨
勾選提醒後可在右方輸入提醒音效
通知與會人員設定為定期會議
完成後按此鈕
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新增行事曆
重要約會可利用 [ 執行 ][ 新增全天要事 ] 來登錄,例如親朋、上司之生日等。
全天鈕將自動被勾選
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可利用 [ 可與會人員 ] 驗證工具來挑選空閒時段
空閒時段選擇
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可利用 [ 工具 ][ 選項 ][ 偏好 ] 來設定每週工作日數點選 [ 行事曆選項 ] 可匯入國家別之國定假日
行事曆管理
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匯入國定假日之月別行事曆 選擇檢視週期型態
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規劃會議利用 [ 執行 ][ 規劃會議 ] 來規劃會議
顯示與會者 會議起訖時間
邀請與會人員
鍵入參與人員後按此鈕OutLook 會自動挑選合適開會時間
按此鈕召開會議
顯示與會者
空閒或忙碌
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邀請與會人員登錄視窗
登錄與會人員
與會人員資料來源
指定出席人員
指定列席人員
會議準備人員
回規劃會議視窗
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召開會議之視窗按此鈕發出會議通知
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網路遨遊
在主視窗點取 Internet Explorer 或 Netscape即可進啟動網際網路之連線,連上國際網路。
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設定入口網站
1
2
3
4
啟動連線欲立即登錄心愛的網站,事前須先設定入口網站,設定方式如下
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連上網站之視窗 – 以 Kimo 站為例
可在此輸入欲前往之網址
可利用搜尋引擎來搜尋鍵入字串之網址
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桌面工具及功能說明
回前一次瀏溜覽
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回最近瀏覽之
網頁
停止搜尋
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主功能表 網址輸入區
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搜尋引擎之應用
1. 輸入國立大學 2. 按搜尋鈕
3. 點選搜尋到的分類網頁
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直接點選 Kimo 之網頁分類桌面
點選政府機關
點選下層分類
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使用 IE 桌面之郵件工具收發信件
啟動 OutLook Express開啟收件夾視窗
點選信件
信件瀏覽 區
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點選此按鈕來發信
發信與回信
點選此鈕來回信
郵件編輯視窗