.л^охч^ УНИВЕРСИТЕТ им. В.П.Астафьева П« 1^% 19,42 ... · 2.5....

.л^охч^

П« ,1̂ % 19,42 ,.;' _ *

'"•'-. „V»»*"

КРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙУНИВЕРСИТЕТ им. В.П.Астафьева

ДП «Управление документацией»

СМКДП 4.4.2-14

^°ФГ' ^гоги^%

«э ^УТВЕРЖДАЮра КГПУ им. В.П. Астафьева

В.А. Ковалевский^сентября 2014 г.Ъ '•••*

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Управление документацией

СМК ДП 4.4.2-14

Версия 4.0

Дата введения: 16.09.2014

СОГЛАСОВАНО

Проректор по образовательной и

учебно-методической

деятельности

(^7 Е.А. Галкина

«16» сентября 2014г.

РазработалСогласовалВерсия: 4.0

Должность

Методист УМЦ УКОПроректор по ОиУМД

Фамилия/Подпись

А.А.Пъянкова/^/Е.А. Галкина*/?? '-

КЭ: У УЭ№

/ Дата

, &. $<? /4" ?&. 03."/

Стр. 1 из 24

.«я*******-*,,,,

~. 1432 ,.•?-?'



СМКДП 4.4.2-14

Содержание

1. Назначение и область применения процедуры 4

2. Описание процедуры 4

2.2. Идентификация и прослеживаемость документов СК 7

2.3. Оформление документов системы качества 8

2.4. Требования к содержанию документов СК 9

2.5. Управление документами СК в КГПУ им. В.П. Астафьева 10

3. Ответственность и полномочия 11

4. Нормативные документы 12

5. Приложения 14

Приложение А. Управление внутренними документами СК КГПУ им. В.П. Астафьева14

Приложение Б. Управление внешними документами СК КГПУ им. В.П. Астафьева 16

Приложение В. Форма Ф 4.4.2.-01 17

Приложение Г. Форма Ф 4.4.2.-02 18

Приложение Д. Форма Ф 4.4.2.-03 19

Приложение Е. Форма Ф 4.4.2.-04 20

Приложение Ж. Форма Ф 4.4.2.-05 21

Приложение 3. Требования к оформлению документов системы качества 22

6. Лист регистрации изменений 24

Версия: 4.0 Стр. 2 из 24

^

$/

• Ш •1934 |



СМКДП 4.4.2-14

Перечень сокращений и обозначений

ДИ - должностные инструкции;

ДП - документированная процедура;

КП - карты процессов;

УМЦ УКО - учебно-методический центр управления качеством образования;

КГПУ им. В.П. Астафьева - ФГБОУ ВПО «Красноярский государственный

педагогический университет им. В.П. Астафьева»;

КЭ - контрольный экземпляр документа;

МИ - методические инструкции;

ОУ - образовательное учреждение;

П - перечни;

ПСП - положение о структурном подразделении;

РК - руководство по качеству;

СМК - система менеджмента качества ;

СП - спецификации процессов;

УК - уполномоченный по качеству;

УЭ - утвержденный экземпляр документа;

Ф - формы.


Ы"' "̂ \II

| 1*« 4-9

'%>«< е&$



СМКДП 4.4.2- 14

1. Назначение и область применения процедуры

Настоящая процедура устанавливает единые формы, правила обозначения,

оформления, разработки, проверки, актуализации, утверждения, учета, хранения и

рассылки документов СК, правил описания процессов, порядка управления документами

СМК, принятыми в КГПУ им. В.П. Астафьева.

Управление документацией заключается в создании условий, обеспечивающих

получение и хранение необходимой документированной информации, ее быстрый поиск и

доведение до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

Документированная процедура реализует требования раздела 4.4. «Типовой модели

СМК ОУ», а также требования раздела 4.2. стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 - 2008 «Системы

менеджмента качества. Требования».

Требования данного документа обязательны для всех подразделений, должностных

лиц и сотрудников КГПУ им. В.П. Астафьева.

Руководитель процесса общий отдел административно-правового управления

КГПУ им. В.П. Астафьева.

2. Описание процедуры

Процесс управления документацией СМК включает следующие виды

деятельности:

разработка и оформление документов в соответствии с установленными

потребностями и требованиями настоящей процедуры;

согласование документов;

утверждение документов;

регистрация и ввод документов в действие;

рассылка документов;

хранение документов;

внесение изменений;

вывод документов из обращения;

архивирование и уничтожение документов (в соответствии с Основными

правилами работы ведомственных архивов).


•• «нг>



СМКДП 4.4.2-14

Структура документации СМК состоит из 5 уровней: первый, второй, третий,

четвертый и пятый (базовый). Структура документации представлена на рисунке 1.

1 - уровень.Политика. Руководство покачества.

2 - уровень.Документированные процедуры.

3 -уровень.Внутренние нормативно-правовыеметодические документы

и организационно-

4 - уровень. Записи5 - уровень. Нормативно-правовая и нормативная документации.

Рисунок 1. Структура документации СМК

Документы первого уровня позволяют понимать цели и задачи в области системы

менеджмента качества, механизм (способы) управления деятельностью для достижения

поставленных целей. Руководство по качеству (РК) КГПУ им. В.П. Астафьева описывает

область применения системы менеджмента качества, включая ссылки на документы

других уровней.

Документы второго уровня описывают осуществляемые в университете процессы,

устанавливают их цели, порядок управления, необходимые ресурсы, цели, показатели

эффективности по каждому процессу, а также виды деятельности в рамках процессов

СМК КГПУ им. В.П. Астафьева.

Документы третьего уровня относят:

1. Внутренние нормативно-правовые, например, положения (П), положения о

структурных подразделениях (ПСП), должностные инструкции (ДИ), номенклатура дел,

инструкция по делопроизводству (управляет Общий отдел).

2. Организационно-методические, например, стандарты организации, концепции,

регламент, методические рекомендации.

Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников

оформляются в соответствии с типовым положением о структурном подразделении и

типовыми должностными инструкциями.

Документы четвертого уровня представляют данные о качестве, служат для

подтверждения достигнутых результатов, а также свидетельствуют об осуществлении

вузом деятельности, направленной на постоянное улучшение. К документам четвертого

уровня относят записи. Описание процесса управления записями представлено в ДП 4.4.3-

14 «Управление записями».

Версия: 4. 0 Стр. 5 из 24

<*Й*№Р>*'*'?Ч,ч

'\^% 1Ш

4̂ 5̂



СМКДП 4.4.2-14

Документы пятого (базового) уровня содержат нормативные требования и условия,

обеспечивающие качество в вузе. К ним относят документы органов власти, контроля и

надзора. Документы пятого уровня позволяют понять, какие требования действующего

законодательства и установленные нормы и правила необходимо выполнять при

осуществлении образовательной деятельности.

СМК вуза включают документы внутреннего и внешнего происхождения. К

внешним относят документы пятого уровня, к внутренним - документы первого, второго,

третьего и четвертого.

Управление внутренними и внешними документами разных уровней

предусматривает следующие этапы:

Для внутренних документов:

разработку, проверку, утверждение и регистрацию документа;

формирование и хранение контрольного экземпляра;

формирование и рассылку учтенных копий контрольного экземпляра

документов;

внесение и идентификацию изменений в контрольный экземпляр;

формирование и хранение контрольного экземпляра с изменением;

рассылку учтенных копий контрольного экземпляра документа с

изменениями;

введение документа в практику работы персонала;ч>

изъятие у пользователей экземпляров отмененных документов и их

уничтожение.

Для внешних документов:

закупку или запрос необходимой документации;

регистрацию и хранение контрольного экземпляра поступившей

документации;

ознакомление персонала с документами;

регистрацию поступивших изменений к нормативной документации;

идентификацию изменений и хранение экземпляра с изменениями;

ознакомления персонала с изменениями.


<л»**йл"*>^_

\ 1932 '1?У



СМКДП 4.4.2-14

Все документы анализируются и актуализируются по мере необходимости,

обеспечивается сохранение документов. В разделе 3 настоящей процедуры приведена

матрица ответственности распределения полномочий по управлению документацией.

2.2. Идентификация и прослеживаемость документов СМК

Для обеспечения идентификации, прослеживаемости и предотвращения

непреднамеренного использования устаревших документов каждый документ СМК КГПУ

им. В.П. Астафьева должен обладать:

идентификационным номером, который указывается в центральной части

титульного листа документа, в вернем колонтитуле титульного листа документа, а также в

верхнем колонтитуле, на каждой последующей странице документа;

номер версии документа - указывается в центральной части титульного

листа документа, а также в нижнем колонтитуле на титульном листе и в нижнем

колонтитуле каждой странице документа (нумерация версий сквозная: 1.0, 2.0, 3.0 и т.д.);

датой введения в обращение текущей версии документа - указывается в

центральной части титульного листа документа.

Для обеспечения прослеживаемости и идентификации изменений документов,

обеспечения наличия соответствующих версий документов в местах их применения,

обеспечения сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми, для избегания

непреднамеренного использования устаревших документов, совершенствования процесса

управления документацией СМК все документы СМК (РК, ДП) включают обязательные

служебные разделы: «Лист регистрации изменений» (п.6 настоящей ДП).

Идентификационный номер документа представляет собой уникальный буквенно-

цифровой код, формируемый по принципу, приведенному на рис.2.

СМКББХ.Х.-XX

Две последние цифры года введение документа в обращение

Номер в соответствии с реестром процессов и видов

деятельности в рамках системы качества ОУ

Буквенное обозначение вида документа -ДП, КП, Ф

Рис.2. Система идентификации документации СМК


/'Ц/рС*4'.

ЧЛ| 1932 .,!•''-?



СМКДП 4.4.2-14

Аббревиатура «СМК» в идентификаторе документа показывает, что данный

документ входит в состав документации системы менеджмента качества КГПУ им. В.П.

Астафьева.

Руководству по качеству присваивается обозначение (шифр), включающее:

сокращенное название документа (РК), порядковый номер - 0.1, и две последние цифры

года выпуска: например, РК 0.2 -11.

Форме СМК присваивается обозначение (шифр), включающий: сокращенное

название документа - Ф, номер соответствующей ДП, и порядковый номер формы в

документе, например, СМК Ф 4.1.-01.

Миссии, Политике и целям в области качества, планам работ идентификационные

номера не присваиваются.

Организационно-распорядительная документация (приказы; распоряжения),

информационно-справочная документация (служебные, докладные записки; акты,

протоколы и пр.), служебные письма, бланки организации оформляются в соответствии с

Инструкцией по делопроизводству КГПУ им. В.П. Астафьева.

Идентификационный код и номер версии указывают на каждом листе документа.

Идентификационные коды документов СМК используются при ссылках на них.

Каждый документ СМК на различных стадиях жизненного цикла обладает одним

из следующих статусов:

проект - с момента разработки до введения в действие приказом ректора;'

, „— действующий документ - документ, официально введенный в действие;

недействующий (недействительный) документ - документ, официально

замененный другим документом или выведенный из состава документации СМК.

2.3. Оформление документов системы качества

Для оформления документов СМК разработаны принципы, благодаря

использованию которых достигается его однозначная идентификация, и

восстанавливаемость, а также обеспечивается его проверка на адекватность и

утверждение до ввода в действие.

Оформление документа СМК включает в себя:

заполнение колонтитулов документа (см. п. 2.3. настоящей процедуры);

разработку текста документа (см. п. 2.3. настоящей процедуры);

Версия: 4.0 Стр. (8 из 24

*«****̂ ,

V Л |О?зШ"1.| ,\ Я

*Ь»- 19» -'-*'

% 0̂̂



СМКДП 4.4.2-14

графическое описание процедур с использованием символьных обозначений

включается по мере необходимости.

Оформление документации СМК типа РК, ДП представлено в Приложениях В, Г,

д.Первый лист является титульным листом, оформление которого представлено в

Приложениях В, Г (форма Ф 4.4.2.-01, Ф 4.4.2.-02)

Верхний колонтитул титульного листа содержит краткое наименование

организации, знак организации, указание вида и названия документа, его буквенное и

цифровое обозначение (п. 2.2. настоящего документа). Основное поле титульного листа

оформляется в соответствии с образцом (форма Ф 4.4.2.-02).

Представленный в Приложении В образец нижнего колонтитула относится только

к некоторым документам СМК, в том числе РК, ДП.

В графе «Разработал», «Проверил», «Согласовал» указываются фамилии

должностных лиц. В графе «Дата» указывается дата согласования документа

должностными лицами. В строке «Версия» указывается номер утвержденной версии

документа, номер текущей страницы и общее число страниц документа, а так же

контрольный экземпляр и номер учтенного экземпляра.

Вид документа, присвоение ему номера учтенного экземпляра, порядковый номер

версии документа устанавливает ответственный за СМК в КГПУ им. В.П. Астафьева.

Контрольному экземпляру номер не присваивается (ставится «галочка» напротив слов

«КЭ »). Номера учтенного экземпляра регистрируются в соответствии с

Приложением Е «Ведомость учтенных экземпляров документов по СМК» (Ф 4.4.2.-04).

Ведомость хранится в УМЦ УКО в бумажном виде.

Все последующие листы документа включают верхний колонтитул и нижний

колонтитул (Приложение Д Форма Ф 4.4.2.-03). В нижнем колонтитуле указываются

номер актуальной версии документа, номер текущей страницы и общее число страниц

документа.

Должностные инструкции (ДИ) выдаются сотрудникам, непосредственно

занимающим данную должность, но не в оригинальном варианте, а с них снимается

копия.

2.4. Требования к содержанию документов СМК


% 1ЯИ йй?



СМКДП 4.4.2-14

Документы системы менеджмента качества вида ДП содержат следующие

разделы:

«1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ».

«2. ОПИСАНИЕ».

«3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ».

«4. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ».

«5. ПРИЛОЖЕНИЯ».

«6. ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ».

В разделе «НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ» определяется цель

регламентируемой деятельности и основные задачи, решение которых обеспечивает

достижение цели, устанавливается область применения объекта документирования,

указанного в наименовании данного документа.

В разделе «ОПИСАНИЕ» дается описание к объекту документирования. В

зависимости от специфики объекта требования могут излагаться в одном или нескольких

разделах.

В разделе «ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ» распределяются

ответственность и полномочия персонала образовательного учреждения по отношению к

данному объекту документирования, при этом подразумевается, что для реализации

ответственности при выполнении какой-то функции персонал наделяется

соответствующими полномочиями, которые могут быть подробно определены в других

\^ документах, например в должностных инструкциях.

В разделе «НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ» перечисляются те документы,

которые необходимы при введении в действие данного документа.

В разделе «приложения» перечисляются приложения к документу в виде таблиц,

шаблонов, схем, матриц, рисунков, форм документов, алгоритмов и.т.п.

Содержание и вид документа типа «Форма» (Ф) определяется разработчиком

данного документа и зависит от цели использования документа данного вида.

2.5. Управление документами СМК в КГПУ им. В.П. Астафьева

Процесс управления документами СМК включает два подпроцесса: управление

внутренними документами и управление внешними документами. Процесс управления

внутренними и внешними документами СМК КГПУ им. В.П. Астафьева описан в блок-

схеме (приложение А, Б соответственно).

Версия: 4. 0 Стр. 10 т 24

%Д 1932 дгА



СМК ДП 4.4.2-14

3. Ответственность и полномочия

Распределение полномочий подразделений и должностных лиц по управлению

документацией СМК приведено в таблице 1 и 2.

Таблица 1

Распределение полномочий по управлению документацией

Отдел, должностноелицо

Ректор

Проректор -ответственный за

СМК в ОУ

УМЦ управлениякачествомобразования -директор УМЦ УКОДиректор УМЦ УКО

Руководителипроцессов

Руководителиподразделений

Полномочия

Ректор ответственен за:определение потребности в документе СК;утверждение документов;отмену действия документов.Ответственный за систему менеджмента качества в ОУ ответственен за:планирование разработки Руководства по качеству;актуализацию Руководства по качеству;разработку Руководства по качеству;согласование документации СМК (РК, ДП).Директор УМЦ УКО ответственен за:актуализацию документации СМК (ДП, КП, Ф);оформление Руководства по качеству;проверку всех документов на соответствие требованиям стандартов в

области качества (серии 18О 9001, ЕЫОА и др.);рассылку актуальных документов и изъятие старых документов СМК

(РК, ДП), подтверждение через акты сдачи-приемки;организацию архивирования документации СМК.Руководитель процесса ответственен за:адаптацию существующей документации СМК (ДП) к изменяющимся

требованиям совместно с УК;разработку новой документации СМК (ДП) для своей области совместно

с УК;внесение изменение в документацию (ДП);рассылку актуализированной документации в пределах своей области

ответственности;изъятие старых документов;возвращение старых документов УК;информирование и соответствующее обучение всего персонала, к

которому относятся изменения.

Каждый руководитель ответственен за:адаптацию существующей документации изменяющимся требованиям;рассылку актуализированной документации в пределах своей области

ответственности;внесение изменение в документацию своей области;изъятие старых документов;разработку новой документации СМК для своей области совместно с

УК;возвращение старых документов СМК УК;


^ЙЗ**0*"*'*.- „•

-'•- Ш-Ё!!̂ --! :-:-' ^\ 193* . . *



СМКДП 4.4.2-14

Все сотрудники

информирование и соответствующее обучение всего персонала, ккоторому относятся изменения.

Все сотрудники ответственны за:применение и исполнение исключительно актуализированной

документации СМК, ДИ.

Таблица 2

Стадии управления и матрица распределения ответственности и полномочий приуправлении документацией СМК

Стадии управления

1 . Определениепотребности в документе2. Планированиеразработки3. Разработка,оформление4. Определение статусадокументов приразработке из числа:5. Проверка6. Утверждение, ввод вдействие7. Регистрация, учет

8. Размножение,распределение9. Хранение:- место хранения- сроки хранения

1 0. Анализ, актуализация,внесение изменений,переутверждение1 1 . Отмена

12. Изъятие, утилизация

13. Архивирование:-место хранения

Должностные лицаРК

Ректор

УК

УК

КЭ, УЭ, ИЭ

УКРектор

Директор УМЦУКОДиректор УМЦУКОУК-КЭДиректор УМЦУКОлица - УЭДо переизданияУК

Ректор

Директор УМЦУКОДиректор УМЦУКО

ДПРуководителипроцессовРуководителипроцессовРуководителипроцессовКЭ, УЭ, ИЭ

Директор УМЦ УКОРектор

Директор УМЦ УКО

Директор УМЦ УКО

Директор УМЦ УКО-КЭ,Руководителипроцессов - УЭДо переизданияРуководителипроцессов

РуководителипроцессовРуководителипроцессовДиректор УМЦ УКО

ДИУправление кадров,Руководители подразделенийУправление кадров,Руководители подразделенийУправление кадров,Руководители подразделенийКЭ,УЭ

Управление кадрамиРектор

Управление кадрами


Управлениекадрами- КЭНа рабочихместах - УЭДо переизданияУправление кадрами



4. Нормативные документы

Глоссарий терминов и определений, используемых в документации системы

качества образовательного учреждения.


/^ гё̂ Ми ,̂ %

%,% 1Щ ;{/.?



СМКДП 4.4.2-14

Руководство по качеству: п. 4.4. РК - "Документация системы качества в КГПУ им.

В.П. Астафьева".

ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная

система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению

документов».

«Инструкция по делопроизводству в Красноярском государственном

педагогическом университете».

Основные правила работы ведомственных архивов.

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».




СМК ДП 4.4.2-14

5. Приложения

Приложение А. Управление внутренними документами СМК КГПУ им. В.П.

Астафьева

Входные данные

ТребованияГОСТ РИСО 9001-2008

Принятиерешения оразработкедокумента.

Проектдокумента(оригинал).

Предложенияпо доработкепроектадокумента.

Доработанныйпроект документа.

Согласованныйдокумент.

Утвержденныйдокумент.Распорядительныйдокумент овведении вдействие.

Подлинник(контрольныйэкземпляр)документа.

Копиидокумента.

Учтенная

Блок-схема

С"" -XНачало )

•̂ _--̂

ч

1

1

г

г

2

1 г

3

1 г

4

^

1

8

7

1

Г

1-+<

К П

г

V

9

V

10

1 Г

1 ^

^Ж^^ нет

12 >̂— ̂| да

. 13. 14. 15

Операция (этап)процесса

Планирование(возникновениепотребности) разработкидокумента.

2. Разработкадокумента. Присвоениеобозначения.

3. Экспертиза проектадокумента.

4. Доработка проектадокумента.

5. Согласование.

6. Утверждениедокумента, подготовкараспорядительногодокумента о введении вдействие (или извещениео введении).

7. Регистрациядокумента.

8. Хранениеподлинника(контрольногоэкземпляра) документа.

9. Тиражирование.

10. Учет ираспределение.Ознакомление сдокументом.

1 1 . Использование в

Выходные данные

Принятиерешения оразработкедокумента.

Проектдокумента(оригинал).

Предложенияпо доработкепроектадокумента.

Доработанныйпроект документа.

Согласованныйдокумент.

Утвержденныйдокумент.Распорядительныйдокумент овведении вдействие.

Подлинник(контрольныйэкземпляр)документа.


Учтеннаякопия документа упользователя.Заполненный листознакомления.

Перечень


у±/гС1%.\

'\%;: |!Ш <//



СМКДП 4.4.2-14

копия документа упользователя.

Акт ревизии(проверки)документа.

Распорядительный документ оботмене(илиизвещение обаннулировании)документа.

к п. 3

к п. 17 после

истечения соока

работе. Составлениеперечня используемыхдокументов.

12.Проверка(ревизия)документа разработчикомна наличиенесоответствий.

13. Разработкаизменения к документу.

14. Подготовкараспорядительногодокумента об отмене (илиизвещение обаннулировании)документа.

15. Разработка новогодокумента(новойредакции).

16. Хранениеподлинника(контрольного экземпляраотмененного документа).

17. Изъятиеотмененного документа упользователя иуничтожение его ссоставлением акта.

действующейдокументации,подлежащейуправлению.

Акт ревизии(проверки)документа.

Откорректированный документ свыпускомизменения.

Распорядительный документ оботмене (илиизвещение обаннулировании)документа.

Проект новогодокумента(новойредакции).

Отмененныйдокумент спометкой обаннулировании.

Акт овыделении иуничтожениидокумента.

Примечание:

В блок-схемах приняты следующие обозначения:

1 1

о<с=^

- выбор решения в зависимости

- символ, обозначающий начало

и (этапа) для принятия решения;

от некоторых переменных условий (Да, Нет);

или конец процесса (работы);

- параллельные действия;

Выполнение операции; внутри прямоугольника - номер операции (этапа);

Стрелками указан порядок выполнения каждого этапа блок-схемы.


/ЙЙ%: . .

'/



СМКДП 4.4.2-14

Приложение Б. Управление внешними документами СМК КГПУ им. В.П.

Астафьева

Входные данные

Выявлениепотребности вналичии внешнейнормативнойдокументации.

Контрольныйэкземпляр.Распорядительныйдокумент о введениив действие.

Копии документа.

Учтенная копиядокумента упользователя.

Актуализирован-ный документ.

Распорядительныйдокумент об отмене.

Блок-схема

С

|

2

' >•

^~7

" ^чНачало ]

^Г11|о5

\ '

4

5 4- -

1 Нет

\6/

8̂

1К п. 2,3

|

9

|

10

V

( Коне )

ч 'к п. 10 после

истечения

хоанения

срока

Операция (этап)процесса

1 . Получение илиприобретение.Подготовкараспорядительногодокумента овведении.

2. Хранениеконтрольногоэкземпляра.

3. Тиражирование.

4. Учет ираспределение.Ознакомление сдокументом.

5. Использованиедокумента в работе.Составление перечнядокументов,подлежащихуправлению.

6. Проверка наактуальность.

7. Наличиеинформации обизменениидокумента, опродлении срокадействия.

8. Наличиеинформации оботмене документа.

9. Хранениеконтрольногоэкземпляраотмененногодокумента.

10. Изъятиеаннулированных инепригодных киспользованиюдокументов.

Выходные данные

Контрольныйэкземпляр.Распорядительныйдокумент овведении вдействие.


Учтенная копиядокумента упользователя.Заполненный листознакомления.

Переченьдокументов,подлежащихуправлению.

Актуализированный документ.

Копииинформационныхданных к документуоб изменениях, опродлении срокадействия.

Распорядительныи документ оботмене.

Отмененныйдокумент с отметкойоб аннулировании.

Акт о выделениидокументов дляуничтожения.


_Хда|1ь2"|%

• "'< Он-ЛЕ^ягт! ' ' *

V* 1992 -г

Х«5^



СМКДП 4.4.2- 14

Приложение В. Форма Ф 4.4.2.-01

Шаблон верхнего колонтитула титульного листа

%5% 1932 (

1

Код документа

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательноеучреждение высшего профессионального образования

Красноярский государственный педагогическийуниверситет им. В. П. Астафьева

Документированная процедура

Наименование процедуры

Шаблон нижнего колонтитула титульного листа

Разработал

Согласовал

Версия:

Должность

Разработчик документа

Руководитель процесса

Фом ил ия/Подп ись

КЭ: УЭ№

Дата

Стр. из


/«е»*а**^

- Ш2 1II



СМКДП 4.4.2-14

Приложение Г. Форма Ф 4.4.2.-02

Шаблон основного поля титульного листа

УТВЕРЖДАЮ

И.о.ректор КГПУ им В.П. Астафьева

В.А. Ковалевский

« » 20 г.

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА

СИСТЕМА КАЧЕСТВА

<Наименование процедуры>

<Код документа>

Версия <4.0>

Дата ведения: <Дата введения документа>

СОГЛАСОВАНО

Проректор по образовательной иучебно-методической работе

Е. А. Галкина

« » 20 г.

Версия: 4.0 Стр. 18 из 2 4

/?'&>

,;ш; 19,42

иКРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ им. В.П.Астафьева


СМКДП 4.4.2-14

Приложение Д. Форма Ф 4.4.2.-03

Шаблон верхнего колонтитула

:;йКРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ им. В.П.Астафьева

ДП «Наименование процедуры»

Код документа

Шаблон нижнего колонтитула

Версия: 3.0 Стр. из __


.«V»™» 1̂ ,

V''- |9:*"'! ''::: '•?

Ч^й^



СМКДП 4.4.2- 14

Приложение Е. Форма Ф 4.4.2.-04

Ведомость учтенных экземпляров документов по СМК

№п/п

1.2.3.4.5.6.7.8.

№УЭ

Код инаименование

документа

Наименованиеструктурного

подразделения

ФИОполучателя

Подписьполучателя

Датаполучения


№«ю*̂ ^а*'ч^у,

| . и»» ,,;*-?'



СМК ДП 4.4.2-14

Приложение Ж. Форма Ф 4.4.2.-05

Журнал регистрации контрольных экземпляров документов по СМК

№п/п

1.2.3.4.5.6.7.8.

Код и наименованиедокумента

Подразделение -разработчик

Датаутверждения

документа

Подпись лица,зарегистрировавшего

документ

Версия: 4.0 \ Стр. 21 из 24

V- '.-: I*** «%•?

%йы*̂



СМКДП 4.4.2-14

Приложение 3. Требования к оформлению документов системы качества

Поля: верхнее - 2 см.; нижнее - 2 см.; левое - 3 см.; правое - 1,5 см.

Текст:

Основной текст: выравнивание по ширине; первая строка отступ 1,25 см;

междустрочный интервал полуторный; шрифт "Тйпез №ЛУ Котап"; размер шрифта 12 пт.;

начертание обычное.

Текст заголовков: выравнивание по левому краю; без отсупа; междустрочный

интервал полуторный; шрифт "Тйпез Ме\у Котап"; размер шрифта 13 пт.; начертание

полужирное.

Текст подзаголовков: выравнивание по левому краю; отступ - 1,25 см.;

междустрочный интервал полуторный; шрифт "Тппез №\у Котап"; размер шрифта 12 пт.;

начертание полужирное.

Список:

Маркированный: положение маркера - отступ 1,25 см.; текст: выравнивание по

ширине; отступ 1,25 см.; начало строки без отступа, междустрочный интервал

полуторный; шрифт "Тппез Ме^ Котап"; размер шрифта 12 пт.; начертание обычное.

Нумерованный: положение номера - отступ 1,25 см.; текст: выравнивание по

ширине; отступ 1,25 см.; начало строки без отступа, междустрочный интервал

полуторный; шрифт "Тппез Ме\у Котап"; размер шрифта 12 пт.; начертание обычное.

Оформление таблиц:Ч_У

Текст «Таблица 1.» выравнивание по правому краю; междустрочный интервал

полуторный; шрифт "Тйпез №\у Котап"; размер шрифта 12 пт.; начертание обычное.

Текст названия таблицы: выравнивание по центру; междустрочный интервал

одинарный; шрифт "Тппез Не^ Котап"; размер шрифта 12 пт.; начертание обычное.

Текст заголовка таблицы: выравнивание по центру; без отступа; междустрочный

интервал одинарный; шрифт "Тйпез Кеу/ Котап"; размер шрифта 11 пт.; начертание

обычное

Основной текст таблицы: выравнивание по ширине; первая строка отступ 0,5 см;

междустрочный интервал одинарный; шрифт "Тппез Ме^ Котап"; размер шрифта 11 пт.;


Условные обозначения выравнивание по ширине; междустрочный интервал

полуторный; шрифт "Тйпез Ме\у Котап"; размер шрифта 11 пт.; начертание обычное.


/ГЙЙ

'\% 1932 е.. • . 1-\



СМКДП 4.4.2-14

Название рисунков:

Текст: Рис. «Название рисунка» - выравнивание по центру; без отступа;

междустрочный интервал одинарный; шрифт "Тнпез Ке^ Котап"; размер шрифта 12 пт.;



у<**̂ '**"*«-

\% 1832 ,:

: ;•?



СМКДП 4.4.2-14

6. Лист регистрации изменений

Номеризмене-

ния

Номера листовзаме-

ненныхновых аннули-

рованных

Основаниедля

внесенияизменений

Подпись Расшиф-ровка

подписи

Дата Датавведения

изменения

.л^охч^ УНИВЕРСИТЕТ им. В.П.Астафьева П« 1^% 19,42 ... · 2.5....

Documents

Transcript of .л^охч^ УНИВЕРСИТЕТ им. В.П.Астафьева П« 1^% 19,42 ... · 2.5....