1. MS ACCESS

1.1. РЕЛАЦИОНА БАЗА НА ПОДАТОЦИ

1.1.1. ОБЈЕКТИ НА БАЗАТА НА ПОДАТОЦИ ACCESS

Најважни објекти во базата на податоци во Microsoft Access се:

Објекти Објаснување

Табели Tables

Основен елемент на Access е табела во која се наоѓаат по-лиња (fields) и записи (records)

Запис Record Еден ред во табелата

Поле Filed Една колона во табелата

Ќелија Cell Пресек на запис и поле.

Прашалници Queries

Прашалниците обезбедуваат начин на прикажување само на податоците кои се потребни

Формулари Forms

Со оглед на тоа дека табелите се непрегледни при ракува-ње со записи, за нивно прикажување и обработка се кори-стат формулари

Извештаи Reports

Врз основа на табелите и прашалниците се дизајнираат извештаи (reports) во кои се сумираат информации во формат прегледен за печатење

Пред да ја креира базата на податоци, секој корисник би требало да води сметка за следниве прашања:

♦ Зошто служат податоците кои треба да се меморираат и кој е најдобриот начин за нивно организирање? Со ова се одлучува какви табели треба да се креираат.

♦ Кои типови на податоци е потребно да се знаат за работата за која е наменета ба-зата? Со ова се одлучува какви формулари треба да се креираат.

♦ Какви информации се потребни за да се следи статусот на работата? Со ова се одлучува какви извештаи се потребни.

1.1.2. ПЛАНИРАЊЕ НА ТАБЕЛИТЕ

Технички гледано, потребна е само една табела за функционирањето на базата на податоци. Но, голема грешка што повеќето корисници ја прават е сместувањето на многу информации во една табела. Access е програма за релациони бази на податоци што значи дека може да се работи со повеќе табели и да се постават релации помеѓу нив.

Нека се претпостави, на пример, дека треба да се зачува информација за контакт со секој потрошувач врз база на секоја направена трансакција. Ако сето ова се чува во една та-бела, ќе мора да има повторување на името на потрошувачот, адресата и телефонскиот број при секое внесување на нова трансакција. Ако потрошувачот ја промени адресата, тогаш таа ќе треба да се промени во сите трансакции.

Поотрошувач Тел. Адреса Датум Вкупно Картинг 211-111 Маркова река 2 01.03.06 140.000,00 Оли-ви 231-123 Рајкова куќа 234 05.03.06 65.000,00 Картинг 211-111 Маркова река 2 07.03.06 78.000,00 Водно 222-333 Јане Сандански 26 08.03.06 45.000,00

Подобар начин е на секој потрошувач да му се додели идентификационен (ID) број (шифра). Овој број би се содржел во табелата на потрошувачи, во која уште би биле името, адресата и телефонскиот број на потрошувачот. Во табелата за трансакции, исто така, би се вклучил (ID) бројот на потрошувачот (шифрата) како врска со првата табела, а би се содр-желе информациите за трансакциите.

Табела: Потрошувачи

Шифра на потрошувач Фирма Тел. Адреса

1 Картинг 211-111 Маркова река 2 2 Оли-ви 231-123 Рајкова куќа 234 3 Водно 222-333 Јане Сандански 26

Табела: Трансакции

Шифра на потрошувач Датум Вкупно

1 01.03.06 140.000,00 2 05.03.06 65.000,00 1 07.03.06 78.000,00 3 08.03.06 45.000,00

Втора голема грешка што повеќето корисници ја прават, е настојувањето да се креи-ра посебна табела за секој извештај. Во тој случај одредени податоци се повторуваат во по-веќе табели. Ова е сосема непотребно, бидејќи мошне лесно може да се креира извештај или формулар во кој можат да бидат вклучени информации од повеќе табели, што значи де-ка е доволно одредена информација да постои само во една табела.

Нека се претпостави, на пример, дека треба да се зачува информацијата за тоа кои вработени завршиле одредени курсеви. Притоа, ќе има многу вработени и многу курсеви. Еден начин на организација е сето ова да се зачува во една табела на вработени.

Име и презиме Раб. место Тел. Курс Часови Борка Кирчова Економист 455-554 Word 25 Трајча Петковски Инкасант 421-123 Excel 20 Борка Кирчова Економист 455-554 Excel 25 Борка Кирчова Економист 455-554 Windows 20 Слободан Постолов Референт 124-015 Outlook 20

Но, што ако се случи еден вработен да завршил повеќе курсеви? Мораат да се дода-дат дупли записи во табелата, а притоа ќе се појави проблемот објаснет претходно: повеќе записи со одреден број идентични полиња. А што ако се случи вработениот кој завршил одреден курс да ја напушти фирмата (на пример, Кирчова Борка)? Во тој случај, кога ќе се избрише записот за вработениот, ќе се избрише и информацијата за траењето на курсот.

Име и презиме Раб. место Тел. Курс Часови Трајча Петковски Инкасант 421-123 Excel 20 Слободан Постолов Референт 124-015 Outlook 20

Подобар начин е креирање на одвоени табели за вработените, за курсевите и за за-вршените курсеви, а врската помеѓу нив да се обезбедува со идентификационени броеви (шифри).

Табела: Вработени

Шифра на вработен Име и презиме Раб. Место Тел.

1 Борка Кирчова Економист 455-554 2 Трајча Петковски Инкасант 421-123 3 Слободан Постолов Референт 124-015

Табела: Курсеви

Шифра на курсот Курс Часови

К1 Word 25 К2 Excel 20 К3 Windows 20 К4 Outlook 20

Табела: Завршени курсеви

Шифра на вработен

Шифра на курс Оценка

1 К1 4 2 К2 5 1 К2 4 1 К3 4 3 К4 5

1.1.3. ПЛАНИРАЊЕ НА ФОРМУЛАРИТЕ

Формуларите претставуваат алатки за внесување на податоци. На еден формулар можат да се сместат полиња од повеќе табели.

Кога се размислува за тоа каков формулар е потребен, треба да се утврди за каква работа ќе служи тој формулар. Во следнава листа се дадени некои акции кои можат да се внесуваат на посебен формулар.

♦ Вработување (внесување податоци за вработените во базата).

♦ Продавање на роба или услуги.

♦ Купување на роба.

♦ Евиденција на инвентарот.

1.1.4. ПЛАНИРАЊЕ НА ИЗВЕШТАИТЕ

Извештаите треба да ги задоволат потребите за информации од меморираните пода-тоци. Тие обично служат за печатење, за разлика од табелите и формуларите кои вообичае-но се користат за прикажување на екранот. На пример, може да е потребен извештај за сите луѓе кои не ја платиле членарината или сите платени трансакции над одредена сума. Изве-штаите, вообичаено, се прават за луѓе кои немаат можност информациите да ги погледаат директно на компјутерот на корисникот.

Извештаи можат да се креираат во секое време, без разлика на тоа дали тие биле планирани во моментот на креирање на базата.

1.2. АКТИВИРАЊЕ И ЗАТВОРАЊЕ НА АCCESS

1.2.1. АКТИВИРАЊЕ НА ACCESS

Access може да се активира преку Start менито на следниов начин: 1. Се кликнува на копчето Start за да се отвори менито Start. 2. Во Start менито се избира All Programs. 3. Се избира Microsoft Office. 4. Во следното мени се кликнува на Microsoft Office Access 2003.

Кога Access ќе се активира, на екранот се појавува прозорец на апликацијата Access.

1.2.2. ПРОЗОРЕЦ НА ACCESS

Прозорецот на Access многу наликува на прозорците на останатите Windows апли-кации. Тој содржи мениа, ленти со алатки, статусна лента и сл. Ако некои копчиња на лен-тата со алатки се сиви, тоа значи дека во моментот не може да се повика акцијата претста-вена со соодветното копче (не е применлива).

Лентите со алатки во Access се мошне слични со лентите со алатки во другите апли-кации. Тоа се всушност редови со копчиња кои претставуваат одредени наредби. Најчесто, копчињата од лентите со алатки се кратенки за наредбите од менито.

Која лента со алатки ќе се користи зависи од објектот на кој тековно се работи (та-бела, формулар и сл.) и што всушност се работи. Повеќе ленти со алатки се појавуваат кога се работат одредени специјални активности, како што е цртање. За да се открие улогата на копчето, доволно е да се позиционира покажувачот на глувчето на копчето, по што името на копчето се појавува веднаш до копчето. Името на копчето ќе се појави дури и кога тоа не може да се користи.

1.2.3. ЗАТВОРАЊЕ НА ACCESS

Access се затвора на ист начин како и која било друга апликација, а наједноставно е со:

♦ Се кликнува на Close (X) во Access прозорецот, или

♦ Се селектира наредбата File→Exit.

1.3. КРЕИРАЊЕ, ОТВОРАЊЕ И ЗАТВОРАЊЕ НА БАЗА НА ПОДАТОЦИ

1.3.1. КРЕИРАЊЕ ПРАЗНА БАЗА НА ПОДАТОЦИ

Креирањето на празна база е доста едноставно: 1. Се селектира наредбата File→New, по што вдолж десниот раб на прозорецот на

Access се појавува интерактивната лента New File.

2. Од оваа лента, во секцијата New се избира Blank database – за креирање празна ба-за на податоци. Се појавува интеркативен прозорец Save As за да се определат ло-кацијата и името на базата на податоците.

3. Се кликнува на кочето Create за да се изврши креирањето врз основа на избраните локација и име. Се појавува интерактивен прозорец за избор на начинот на креира-ње на табелите на базата.

◙ Начините за креирање на табелите и останатите елементи на базата е објаснет понатаму во текстот.

1.3.2. КРЕИРАЊЕ БАЗА НА ПОДАТОЦИ СО ВОЛШЕБНИК

Со помош на волшебникот можат автоматски да се креираат скоро сите табели, из-вештаи и формулари кои се потребни. Единствено што треба да се направи е да се одбере вистинскиот волшебник кој ќе одговара на потребите на корисникот.

Креирањето база на податоци со помош на волшебник се прави на следниот начин: 1. Се селектира наредбата File→New, по што вдолж десниот раб на прозорецот на

Access се појавува интерактивната лента New File.

2. Од оваа лента, во секцијата Templates се избира:

Templates on Office Online со цел преку Интернет да се пристапи до базата на шаблони на Microsof

On my computer за да се пристапи до колекцијата шаблони што се наоѓа на комп-јутерот инсталирана со инсталирањето на Office.

3. Ако се кликне на опцијата On my computer ќе се појави нинтерактивниот прозорец Templates.

4. Се кликнува на:

Blank database – за креирање празна база на податоци.

Blank data access page – за креирање база која се базира на постојна веќе креирана база.

5. Се кликнува на картичката Databases за да се прикаже листата на волшебници.

6. Се кликнува на некој од волшебниците за креирање на бази (волшебниците се при-кажани како мали икони со волшебно стапче над нив). Кога ќе се кликне на некој од волшебниците, неговиот изглед се појавува во делот Preview.

7. Кога ќе се пронајде потребниот волшебник се кликнува на OK, по што се појавува интерактивниот прозорец New Database.

8. Се внесува името на базата и се кликнува на копчето Create, по што се активира волшебникот. Притоа се прикажуваат информации за тоа што ќе направи волшеб-никот.

9. Се кликнува на копчето Next за да се продолжи, по што се појавува листата од та-бели кои треба да се креираат. Имињата на табелите се појавуваат во левата рамка, додека во десната се прикажуваат полињата на селектираната табела.

10. Се селектираат табелите една по една за да се провери и одреди кои полиња ќе ги содржи секоја од нив. Опционите полиња се напишани си искосени букви. Опцио-ните полиња се вклучуваат во базата со тоа што треба да се селектираат (да се оз-начат).

◙ Можат да се деселектираат само опционите полиња, додека останатите мораат да останат во табелата. Но, сепак, подоцна можат да се избришат сите непотребни полиња.

11. Се кликнува на копчето Next, по што волшебникот бара да се избере стилот на прикажување на екранот.

12. Се кликнува на листата на стиловите и се проверуваат типовите на креираните стилови. Кога ќе се одбере потребниот, се кликнува на копчето Next по што вол-шебникот ќе побара да се одбере стилот на извештаите за печатење.

13. Се кликнува на стиловите на извештаи, по што нивниот изглед може да се види во делот Preview. Кога ќе се одбере потребниот стил се кликнува на копчето Next

14. Се внесува насловот на базата кој ќе стои и на извештаите за печатење.

◙ Ако е потребно да се внесе некоја слика (како, на пример, логото на компанијата) на формуларите и извештаите, тогаш треба да се кликне на опцијата Yes, I’d Like to Include a Picture. Потоа се кликнува на копчето Picture за да се одбере графичкиот фајл и на крај се кликнува на копчето Open.

15. Се кликнува на копчето Next, по што се појавува последниот екран на кој се клик-нува на Finish копчето. После ова волшебникот ја креира базата на податоци.

Кога базата ќе биде креирана на екранот се појавува главна табла. Главната табла автоматски се прикажува секогаш кога ќе се отвори базата на податоци. Главна табла имаат сите бази кои се креирани со помош на волшебник. Таа овозможува најчестите операции во базата да се извршуваат со кликнување на нејзините копчиња.

Кога ќе се затвори главната табла, на екранот ќе се прикаже прозорецот на базата на податоци. Ако тој е минимизиран, потребно е двојно да се кликне на неговата насловна ли-нија (во левиот долен агол од екранот) за да се појави на екранот. Потребно е да се кликне

на картичката Tables за да се погледаат креираните табели. Со кликнување на другите кар-тички можат да се видат и другите креирани објекти за таа база на податоци.

1.3.3. СНИМАЊЕ НА БАЗА НА ПОДАТОЦИ

Креираната или модифицирана база на податоци е неопходно да се сними за да не се изгубат направените промени со исклучувањето на компјутерот. Кога се креира базата на податоци, со доделувањето на нејзиното име таа автоматски се снима. Исто така, при внесувањето на секој запис во базата, тој автоматски се снима во базата и нема потреба за посебно снимање освен кога базата се затвора.

Кога се менува структурата на некоја табела, формулар, или некој друг објект, Access нема да дозволи затворање на базата без да се потврди дали промените се снимаат или не. Се појавува интерактивен прозорец на кој треба да се кликне на Yes за да се снимат промените. Може да се забележи дека Save и Save As наредбите од менито File не се дос-тапни во поголем дел од работата. Кога е отворена некоја одредена табела, може да се зада-де наредбата Export. Оваа наредба се користи со цел табелата да се сними во друг формат и да може да се прочита од друга апликација (на пример, Excel).

1.3.4. ЗАТВОРАЊЕ НА БАЗА НА ПОДАТОЦИ

Кога ќе се заврши работата со базата, таа би требало да се затвори. Кога ќе се завр-ши со работата со Access тогаш се изглегува од програмата на претходно објаснетиот на-чин со што се затвораат и отворените бази на податоци. Но, ако не е завршена работата со Access, тогаш нема потреба да се затвора програмата само за да се затворат базите на пода-тоци. Затворањето на базите може да се направи со кликнување на копчето Close (X) во горниот десен агол или со селектирање на наредбата File→Close.

◙ Во исто време можат да бидат отворени повеќе бази на податоци, при што може да се врши трансфер на подато-ци помеѓу нив.

1.3.5. ОТВОРАЊЕ НА БАЗА НА ПОДАТОЦИ

Најлесниот начин за отворање на базата која неодамна се користела е со нејзино се-лектирање преку менито File на следниов начин:

1. Се отвора менито File, при што на дното се наоѓаат имињата на неодамна користе-ните бази на податоци.

2. Се кликнува на базата која треба да се отвори.

Ако базата што треба да се отвори не се наоѓа во листата на скоро користени бази, тогаш таа треба да се отвори на следниов начин:

3. Се селектира наредбата File→Open или се кликнува на копчето Open од стандард-ната лента со алатки. Притоа се појавува интерактивниот прозорец Open.

4. Се избира фолдерот во кој е снимена базата. 5. Откако името на базата ќе се појави во листата, двојно се кликнува на него и база-

та на податоци ќе се отвори.

◙ Отворањето на базата на податоци преку интерактивниот прозорец Open е постапка потполно идентична со отворањето на документите во другите Office апликации.

1.4. КРЕИРАЊЕ И УРЕДУВАЊЕ ТАБЕЛИ

1.4.1. КРЕИРАЊЕ ТАБЕЛА СО ВОЛШЕБНИК

Табелите се основа за целата база на податоци и тие ги содржат сите податоци. По креирањето на празна база на податоци треба да се креираат и табелите што ќе ги содржи таа база. Ако базата на податоци се креира со помош на волшебник, во текот на оваа пос-тапка се креираат и табелите што базата ќе ги содржи.

Креирањето на табелите може да биде со помош на волшебник за табели или пак мануелно.

Ако полињата што треба да ги содржи базата на податоци што треба да се креира, се слични со полињата на некоја од креираните бази, тогаш со употребата на волшебникот за табели се заштедува доста време и труд. Креирањето на табела со помош на волшебник за табели се прави на следниов начин:

1. Се селектира наредбата Insert→Table или се кликнува на картичката Tables на про-зорецот на базата и потоа се кликнува на копчето New, по што се појавува интера-ктивниот прозорец New Table.

2. Се кликнува на Table Wizard а потоа се кликнува на OK, по што се појавува инте-рактивниот прозорец Table Wizard.

3. Се кликнува на табелата во Samples Tables (листа на табели), по што во Samples Fields (листа на полиња) се прикажуваат полињата на таа табела.

◙ Постојат две одвоени листи на табели. Иницијално се нуди бизнис листата, а ако е потребно да се погледа лич-ната листа, се кликнува на опционото копче Personal кое се наоѓа веднаш под листата Samples Tables.

4. Ако во листата на полиња постои поле кое треба да се вклучи во новата табела, тоа се селектира и потоа се кликнува на копчето > за да го префрли полето во листата на полиња на новата табела. Ако во новата табела треба да се префрлат сите поли-ња се кликнува на копчето >>.

◙ Ако во листата на полиња има поле кое одговара на потребите, но не одговара неговото име, тоа прво се вметну-ва во новата табела, потоа се кликнува на полето, се кликнува на копчето Rename Fields, се внесува новото име и се кликнува на OK.

5. Се повторуваат чекорите 3 и 4 за да се селектираат други полиња од други табели, сé додека не се комплетира листата на полиња во новата табела. Кога ќе се заврши со додавањето на полиња, се кликнува на копчето Next.

6. Се внесува името на табелата кое би требало да ја опишува нејзината содржина. 7. Се кликнува на Yes, Set a Primary Key for Me, со што се дозволува волшебникот да

го избере полето што ќе биде примарен клуч или се кликнува на No, I’ll Set the Pri-

mary Key за да се овозможи примарниот клуч корисникот сам го одреди. Ако се кликне на Yes се преминува на чекор 10.

◙ Примарен клуч (Primary Key). Во секој запис мора да постои поле кое ќе биде уникатно (неговата содржина е различна во секој запис). Тоа се обично идентификациони броеви (ID), бидејќи кај другите полиња може да се случи два записа да имаат иста вредност на полето.

8. Се појавува интерактивен прозорец во кој од надолното мени се селектира кое по-ле ќе биде примарен клуч.

9. Се одбира типот на полето – примарен клуч.

Consecutive numbers Microsoft Access assigns automatically to new records (после-дователни броеви кои автоматски се доделуваат на новите записи). Со одбирање на оваа опција, примарен клуч ќе биде бројот на записот.

Numbers I enter when I add new record (броеви кои со внесувањето на записите ко-рисникот сам ги внесува). Со одбирање на оваа опција корисникот сам го внесува бројот во полето - примарен клуч. Притоа, не се дозволува внесување на букви или други специјални знаци.

Numbers and/or letters I enter when I add new record (броеви и/или букви кои со внесувањето на записите корисникот сам ги внесува). Со одбирање на оваа опци-ја во полето можат да се внесуваат и бројки и букви.

10. Се кликнува на копчето Next за да се продолжи. 11. Се појавува прашање за врските на новокреираната табела со оние што веќе посто-

јат во базата. Се кликнува на Next за да се прескокне овој чекор (види "Воспоста-вување релации помеѓу табелите").

12. Во последниот екран, се кликнува на некоја од следниве опции:

Modify the table design. Со ова се отвора Table Design приказот за менување на полињата во табелата.

Enter Data directly into the table. Со ова се отвора Table Datasheet приказот со што се овозможува да се внесе нов запис на дното од табелата.

Enter Data into the table using a form wizard creates for me. Со оваа се преминува на волшебникот за креирање на формулари (кој ќе биде објаснет подоцна).

13. Се кликнува на Finish со што се завршува процесот на креирање на табелата.

Штом ќе се заврши работата со табелата, таа се затвора со кликнување на копчето Close (X) од прозорецот на табелата.

1.4.2. КРЕИРАЊЕ ТАБЕЛА ВО ПРИКАЗОТ TABLE DESIGN

Иако волшебниците во Access се доста корисни, тие ја немаат потребната флекси-билност како при мануелното креирање. На пример, ако треба да се креира табела која со-држи посебни полиња кои ги нема во волшебникот, тогаш е подобро табелата да се креира во Table Design.

Креирањето на табели во приказот Table Design се врши на следниов начин: 1. Се селектира наредбата Insert→Table или се кликнува на картичката Table на про-

зорецот на базата и се кликнува на копчето New, по што се појавува интерактивни-от прозорец New.

2. Се кликнува на Design View, а потоа се кликнува на OK, по што се отвора прика-зот Table Design.

3. Се внесува името на полето во првата празна линија во колоната Field Name, а по-тоа се притиска копчето Tab за да се премине во колоната Data Type.

◙ Имињата на полињата можат да содржат до 64 карактери меѓу кои можат да се најдат празни места како и сите специјални знаци освен точката (.), извичникот (!), горниот наводник (‘) и средните загради ([]).

4. Се отвора надолното мени Data Type и се селектира типот на полето.

5. Се притиска копчето Tab за да се премине во колоната Description и потоа се вне-сува описот за полето (табелата ќе функционира и без да се внесе описот).

6. Во долната половина од интерактивниот прозорец се прикажуваат својствата на селектираниот тип на поле.

7. Ако треба да се внесат повеќе полиња, се повторуваат чекорите од 3 до 6. 8. Се кликнува на Close (X) копчето на Table Design прозорецот. 9. Кога ќе се појави прашањето за снимање на промените, се кликнува на Yes, по

што се појавува интерактивниот прозорец Save As. 10. Се внесува името на табелата во Table Name текст рамката и се кликнува на OK.

◙ Кога се затвора приказот Table Design, можно е да се добие информација дека не е доделен примарен клуч.

1.4.3. ОДРЕДУВАЊЕ ТИПОВИ НА ПОДАТОЦИ И ФОРМАТИ ВО TABLE DESIGN

Секое поле мора да има свој тип со цел Access да знае како да се однесува со него-вата содржина. Типот на полето во Table Design приказот се одредува со клик на надолното мени Type и избор на една од опциите.

Постојат следниве типови на податоци:

Text. Обичен текст кој може да содржи бројки, букви и симболи. Текст полето може да содржи до 255 карактери.

Memo. Исто така обичен текст, со тоа што лимитот за максималната должина на полето е 64.000 карактери.

Number. Обични бројки (не валути или датуми). Во ова поле не се дозволува вне-сување на текст.

Date/Time. Само датум или време.

Currency. Форматирани броеви кои прикажуваат вредност на пари.

AutoNumber. Број кој автоматски се пополнува со секој последователен запис.

Yes/No. Овој тип на поле може да содржи две вредности ON/OFF (во табелата се штиклираат).

Ole Object. Врска со други типови на бази или фајлови.

Hyperlink. Врска до некоја локација на WWW.

Lookup Wizard. Овозможува да се креира листа преку која би се избрала вредност од друга табела или листа од вредности во Combo box за секој запис.

Како додаток на типот на полето, секое поле поседува опции за форматирање. Тие се појавуваат во долната половина на интерактивниот прозорец. Опциите за форматирање кои се на располагање зависат, пред сé, од типот на полето.

Некои од поважните опции за форматирање се следниве:

Field Size. Максималниот број на карактери кои корисникот може да ги внесе во полето.

Format. Надолно мени со формати за тој тип на поле. Може, исто така, да се креи-ра и кориснички формат.

Default Value. Ако се знае точно вредноста што треба да ја содржи полето (на пример, некој поштенски број), тогаш таа вредност може да се внесе. Внесената вредност ќе се појавува во секој нов запис и таа може да се пребрише ако некој запис е исклучок.

Decimal Places. За нумеричките податоци може да се внесе бројот на децимални-те места.

Required. Може да се одбере Yes или No со цел да се одреди дали, при внесува-њето на записот, е дозволено содржината на полето да остане празна.

1.4.4. ПОСТАВУВАЊЕ ПРИМАРНИ КЛУЧЕВИ

Во секоја табела мора да има барем едно поле кое ќе биде уникатно за секој запис, односно содржината на тоа поле нема да се повторува во ниту еден запис. Тоа се обично идентификациони броеви (нумерички податоци) или некое друго поле чија вредност не се повторува. Ваквото поле се нарекува примарен клуч на табелата.

При работата со табелите, мора да се одреди полето кое ќе биде примарен клуч, за да се оневозможи внесување на иста вредност на полето во два различни записа. Поставу-вање на примарен клуч се прави на следниов начин:

1. Во приказот Design се селектира полето кое треба да биде примарен клуч. 2. Се селектира наредбата Edit→Primary Key или се кликнува на копчето Primary Key

од лентата со алатки.

◙ Симболот во форма на клуч се појавува лево од името на полето.

1.4.5. ВОСПОСТАВУВАЊЕ РЕЛАЦИИ ПОМЕЃУ ТАБЕЛИТЕ

Веќе е речено дека е пожелно информациите кои не се директно поврзани да се сме-туваат во различни табели. Исто така, информациите можат да се извлекуваат од повеќе та-бели истовремено, но оваа постапка ќе има најдобри резултати ако постои дефинирана ре-лација помеѓу табелите.

На пример, ако се користат две табели, при што во табелата Kupuvaci се сместени информациите за купувачите, а во втората табела Poracki се наоѓаат нивните порачки. И двете табели имаат едно заедничко поле: ID бројот на купувачот (шифра на купувачот). Се-кој запис од табелата Poracki одговара на некој запис во табелата Kupuvaci.

Релација помеѓу две тебели се воспоставува на следниов начин: 1. Се селектира наредбата Tools→Relationships. 2. Ако табелите не се одбрани, се појавува интерактивниот прозорец Show Table. Ако

интерактивниот прозорец не се појави, треба да се кликне на копчето Show Table на лентата со алатки.

3. Се кликнува на табелата која треба да се користи во релацијата, а потоа се кликну-ва на копчето Add.

4. Се повторува чекорот 3 сé додека не се одберат сите потребни табели, а потоа се кликнува на копчето Close. Во интерактивниот прозорец Relatoinships, секоја табе-ла се појавува во своја рамка.

5. Се кликнува на полето во табелата кое треба да претставува врска со друга табела. 6. Се држи притиснато копчето на глувчето и се влече до полето за врска во другата

табела. Притоа се појавува интерактивниот прозорец Edit Relationships.

7. Се кликнува на копчето Create. Притоа, помеѓу двете полиња се креира врска, која може да се види во Relationships прозорецот, а врската се однесува на врската по-меѓу двете табели.

◙ Најчесто, за поставување на релација помеѓу две табели се користат полињата со шифри (ID).

Релацијата се модифицира во Relationships интерактивниот прозорец на ист начин како што таа се креира.

За отстранување на релацијата, потребно е само да се кликне на неа во Relationship прозорецот, а потоа да се притисне копчето Delete. Потоа се бара потврда за бришењето и ако се кликне на Yes, релацијата ќе биде отстранета.

1.4.6. УРЕДУВАЊЕ НА ПОЛИЊАТА

Без разлика на кој начин е креирана табелата (дали е креирана со помош на волшеб-ник или не), таа може да се модифицира во приказот Table Design.

За да се влезе во приказот Table Design, потребно е да се направи следново:

♦ Во прозорецот Database се кликнува на картичката Table, се селектира табелата со која треба да се работи и се кликнува на копчето Design.

♦ Ако табелата се појави во приказот Datasheet се селектира наредбата View→Design View.

◙ Можно е брзо префлување помеѓу приказите со помош на копчето View од стандардната лента со алатки. Се кликнува на надолното мени View и од него се селектира потребниот приказ.

Во овој приказ може да се врши уредување на кое било поле од табелата, на следни-ов начин:

1. Се кликнува на името на полето во листата Field Name. 2. Ако е потребно се кликнува на делот каде се одредува типот на полето (Fields Data

Type) и од надолното мени се селектира нов тип. 3. Во делот за својствата на полето на дното од екранот, ако треба да се промени не-

кое својство се кликнува на соодветната текст рамка.

4. Се повторуваат чекорите од 1 до 3 за секое поле кое треба да се промени.

1.4.7. ВМЕТНУВАЊЕ ПОЛИЊА

Пред да се внесат податоците во табелата, треба да се биде потполно сигурен дека табелата ги содржи сите потребни полиња. Ако подоцна се додава некое поле, ќе биде по-требно да се внесува содржината на тоа поле за секој од претходно внесените записи. Ако се промени пак должината на полето, се ризикува губење или менување на веќе внесените податоци.

Додавањето на полиња може да се изведе во Table Design на следниов начин: 1. Се селектира полето пред кое треба да се појави новото поле. 2. Се селектира наредбата Insert→Rows, по што во листата Field Name се појавува

празен ред. 3. Се внесува името, типот, описот и другите потребни детали за новото поле.

1.4.8. БРИШЕЊЕ ПОЛИЊА

Ако, откако ќе се креира табелата, се утврди дека некои полиња не се потребни, то-гаш тие лесно можат да се отстранат од табелата. Ако не се избришат, ќе биде потребно за секој запис да се внесуваат непотребни информации.

Постапката на бришење во приказот Table Design е следна: 1. Се повикува приказот Table Design. 2. Се селектира полето. 3. Се притиска копчето Delete на тастатурата или се селектира наредбата

Edit→Delete Row.

◙ Можно е бришење на полињата и во Datasheet приказот. Тоа се прави со селектирање на целата колона што тре-ба да се избрише и потоа се селектира наредбата Edit→Delete.

1.4.9. БРИШЕЊЕ ТАБЕЛА

Бришењето на табелата е мошне лесно и се прави на следниот начин: 1. Во прозорецот Database, се кликнува на картичката Tables. 2. Се селектира табелата што треба да се избрише. 3. Се селектира наредбата Edit→Delete или се притиска копчето Delete. 4. Се појавува порака за потврдување на бришењето, на која се кликнува на Yes.

1.4.10. ПЕЧАТЕЊЕ ТАБЕЛА

Брзо печатење на содржината на табелата се прави на следниов начин: 1. Се отвора табелата. 2. Се кликнува на копчето Print од лентата со алатки, по што табелата се печати.

◙ Одредени параметри можат да се прилагодат пред да се започне со печатењето. Наместо да се кликне на копче-то Print од лентата со алатки, се селектира наредбата File→Print. Потоа се одбираат потребните опции од инте-рактивниот прозорец Print и се кликнува на OK, по што печатењето на табелата се врши според наведените спе-цификации.

1.4.11. ЗАТВОРАЊЕ ТАБЕЛА

На табелата може да се гледа како на обичен прозорец, што значи дека за да се за-твори доволно е да се кликне на Close (X) копчето.

1.5. ОПЕРАЦИИ СО ПОДАТОЦИТЕ ВО ТЕБЕЛИТЕ

1.5.1. ВНЕСУВАЊЕ ЗАПИСИ ВО ТАБЕЛА

За да се внесуваат податоци во табелата, таа најпрвин мора да се отвори. Табелата може да се отвори со двојно кликнување во Database прозорецот, или со едно кликнување и потоа кликнување на копчето Open.

Внесувањето на податоците се прави на следниов начин: 1. Се кликнува на првата празна ќелија во првата празна колона.

◙ Ако при креирањето на табелата било поставено првото поле автоматски да се пополнува (на пример, со секц-венцијална низа од броеви со која се врши автоматско нумерирање), внесувањето започнува од второто поле.

2. Се внесува вредноста на таа ќелија. 3. Се притиска копчето Tab за да се префрли во нова ќелија и се внесува нејзината

вредност. 4. Се притиска Tab и се внесуваат вредностите сé додека не се поминат и пополнат

сите ќелии во записот. Кога повторно се притисне Tab, курсорот ќе се помести во првото поле од следната линија, со што започнува пополнувањето на новиот за-пис.

5. Се продолжува со пополнувањето на записите сé додека не се пополни и послед-ниот.

Новиот запис во Access се вметнува автоматски. Не можат да се вметнуваат нови за-писи помеѓу постојните. Новите записи секогаш се вметнуваат на крајот од табелата.

1.5.2. БРЗО ВНЕСУВАЊЕ ВРЕДНОСТИ

Сите податоци можат да се внесат преку тастатурата, но со притискање на некои специјални комбинации на копчиња, работата може да се забрза.

♦ За да се вметне тековниот датум, се притиска Ctrl+; (точка-запирка). За да се вметне тековното време се притиска Ctrl+: (две точки).

♦ Дефинираната иницијална вредност за полето се внесува со притискање на Ctrl+Alt+Spacebar (празно место).

♦ За да се повтори вредноста од истото поле од претходниот запис се притиска Ctrl+’ (наводник).

1.5.3. ДВИЖЕЊЕ НИЗ ТАБЕЛА

Веќе е покажано дека низ табелата може да се движи со притискање на копчето Tab. Освен овој начин, постојат и други начини за движење низ табелата кои во одредени слу-чаи можат да бидат поприкладни. На пример, може да се кликне со глувчето во која било ќелија и курсорот ќе се појави во таа ќелија. Во следнава табела се дадени комбинациите на копчиња од тастатурата за движење низ табелата.

Да се придвижи до Се притиска Следното поле Tab Претходното поле Shift+Tab Последното поле во записот End Првото поле во записот Home Истото поле во следниот запис Стрелката за надолу Истото поле во предходниот запис Стрелката за нагоре Истото поле во последниот запис Ctrl+ стрелката за надолу Истото поле во првиот запис Ctrl+ стрелката за нагоре Последното поле во последниот запис Ctrl+End Првото поле во првиот запис Ctrl+Home

1.5.4. СЕЛЕКТИРАЊЕ ЗАПИСИ

Како дополнување на уредувањето на индивидуални ќелии, постои можност да се работи со целиот запис одеднаш. За да се направи ова, се кликнува на стрелката која се нао-ѓа лево од записот. Притоа, се селектира целиот запис, односно редот се обојува во црно, а буквите во бело.

Постои можност да се селектираат повеќе записи одеднаш и со нив да се работи ка-ко група. За да се направи ова, треба да се селектира првиот запис, потоа се притиска и се држи копчето Shift и се селектираат останатите записи. Можат да се селектираат само пос-ледователни записи (не можат да се селектираат поединечни записи од целата листа).

◙ Постојат неколку начини за брзо селектирање на сите записи наеднаш. Може да се кликне на празниот квадрат, кој се наоѓа во пресекот помеѓу насловниот ред и колона, може да се притисне Ctrl+A или да се селектира на-редбата Edit→Select All Record.

1.5.5. БРИШЕЊЕ ЗАПИСИ

Ако во табелата се пронајдат непотребни записи, тие лесно можат да се избришат. Можат да се избришат и повеќе записи одеднаш на следниов начин:

1. Се селектираат записите кои треба да се избришат. 2. Се кликнува на копчето Delete Record од линијата со алатки, или се притиска коп-

чето Delete на тастатурата, или се селектира наредбата Edit→Delete или се селек-тира наредбата Edit→Delete Record.

1.5.6. ПРЕМЕСТУВАЊЕ И КОПИРАЊЕ ПОДАТОЦИ

Како и во другите Office апликации, можат да се користат наредбите за копирање и преместување на податоците Copy, Cut и Paste. Тоа се постигнува на следниов начин:

1. Се селектира полето, записот, ќелијата или текстот што треба да се премести или копира.

2. Се селектира наредбата Edit→Cut (за преместување) или Edit→ Copy (за копира-ње), или пак се кликнува на копчињата Cut и Copy на лентата со алатки.

3. Се позиционира курсорот на местото каде што треба да се вметне материјалот што се преместува или се копира.

4. Се селектира наредбата Edit→Paste или се кликнува на копчето Paste на лентата со алатки по што материјалот се сместува на означената локација.

◙ Може да се премести или да се копира цела табела. Од прозорецот Database се селектира табелата, извештајот и сл., што треба да се премести или да се копира. Потоа се извршуваат наредбите Cut или Copy, се поставува кур-сорот на место каде треба да се смести објектот (на пример, во некоја друга база) и потоа се извршува наредбата Paste.

1.5.7. ПРОМЕНА НА ШИРОЧИНА НА КОЛОНА И ВИСОЧИНА НА РЕД

Еден од најчестите проблеми при работата со табелите е тоа што не може комплет-но да се види содржината на полињата. Често пати, во полињата можат да се сместат и по-веќе податоци кои излегуваат надвор од широчината на колоната.

Во Access постојат неколку начини за менување на широчината на табелата од кои корисникот може да го одбере оној што најмногу му одговара.

Еден од најлесните начини за прилагодување на широчината е едноставно со влече-ње на насловите на колоната (првата ќелија во колоната). Ова се постигнува на следниов начин:

1. Се поставува покажувачот на глувчето помеѓу две имиња на полиња (наслови на колоните). Притоа покажувачот на глувчето добива форма на вертикална линија со стрелка кон лево и кон десно.

2. Се притиска и се држи копчето на глувчето и широчината на колоната може да се намалува (со движење кон лево) и да се зголемува (со движење кон десно).

3. Се ослободува копчето на глувчето кога ќе се добие потребна широчина на коло-ната.

◙ Друг, попрецизен начин за прилагодување на широчината на колоната е со помош на интерактивниот прозорец Column Width што се отвора со наредбата Format→Column Width по претходно селектирана колона.

Ако не може да се промени широчината на колоната, а сепак, е потребно целосно да се видат податоците во ќелиите, тогаш може да се промени височината на редовите.

◙ Без разлика на тоа кој ред е селектиран, поставената височина се применува на сите редови.

Еден од начините за менување на височината на редот е со влечење на граничници-те, на ист начин како што со влечење се менува широчината на колоната. Покажувачот на глувчето се поставува помеѓу два реда и потоа во зависност од потребите се влече нагоре или надолу.

Друг начин е со интерактивниот прозорец Row Height. Овој интерактивен прозорец е ист како и интерактивниот прозорец Column Width, само што овде постои опцијата Best Fit. Интерактивниот прозорец може да се добие на два начина: со десен клик на колоната и потоа од појавеното мени да се избере Row Height или да се селектира наредбата Format→Row Height.

1.5.8. ПРОМЕНА НА ФОНТ

Во табелата не може да се одредува фонтот на индивидуални полиња. Може да се избере друг фонт, но тој автоматски ќе се примени на целиот текст во табелата, вклучувај-ќи ги и насловите на колоните.

Промените на фонтот кои се направени во прозорецот Database, не се појавуваат во извештаите, условите за пребарување или формуларите.

◙ Со намалување на фонтот на овој начин може да се постигне на екранот да се прикаже поголем дел од содржи-ната на полињата без да се менуваат димензиите на колоните и редовите.

Промена на фонтот се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата Format→Font, по што се појавува интерактивниот прозо-

рец Font. 2. Се одбира фонтот од листата Font. 3. Се одбира стилот од листата Font Style. 4. Се одбира големината од листата Size. 5. Се одбира бојата од надолното мени Color. 6. Се кликнува на опцијата Underline ако е потребно текстот да биде подвлечен. 7. Кога ќе се заврши со форматирањето, се кликнува на копчето OK.

1.6. ФОРМУЛАРИ Внесувањето и уредувањето на податоците може да се врши директно во табелата,

но тоа не е секогаш најдобар начин. На пример, ако димензиите на ќелијата се мали, тогаш не може комплетно да се види нивната содржина. Исто така, ако треба да се внесуваат по-датоци во повеќе табели, тогаш треба поединечно да се отвори секоја табела.

Подобар начин за внесување на податоците е тоа да се прави со користење на фор-мулар. Со помош на формуларот може да се додели онолку простор колку што е потребно да се прикаже целата содржина на полето, а можат и наеднаш да се внесат податоци во по-веќе табели. Исто така, не мора да се внимава со кој запис во табелата се работи, бидејќи секој формулар во еден момент покажува само еден запис.

Постојат неколку начини за креирање на формулар:

AutoForm е погодна опција кога треба брзо да се креира формулар што ги содржи сите полиња од една табела.

Form Wizard обезбедува компромис помеѓу брзината и управувањето. Формула-рот се креира преку серија дијалог прозорци во кои се одбираат полињата што тој ќе ги содржи.

Мануелно креирање на формуларот е најтешкиот начин, но сепак начин каде формуларот може најдобро да се прилагоди на потребите на корисникот.

1.6.1. АВТОМАТСКО КРЕИРАЊЕ ФОРМУЛАР

Ова претставува најлесен начин за креирање формулар. AutoForm едноставно ги сместува полињата од една табела на формулар. Креираниот формулар е најмалку флекси-билен, но е доста прикладен кога треба брзо да се креира. Креирањето се прави на следниов начин:

1. Во прозорецот Database во секцијата Objects се кликнува на копчето Forms.

2. Се кликнува на копчето New, по што се појавува интерактивниот прозорец New.

3. Се кликнува на AutoForm:Columnar за да се креира формулар што ќе ги содржи полињата во една колона, може да се кликне на AutoForm:Tabular за да се креира формулар што личи на табела или AutoForm:Datasheet за да се креира формулар што личи на база.

4. Се отвора надолното мени на дното од интерактивниот прозорец и се одбира од која табела ќе се прикажуваат податоци.

5. Се кликнува на OK, по што се појавува формулар подготвен за внесување на пода-тоци.

Ако формуларот што е креиран со помош на AutoForm не одговара на потребите, тој може да се избрише и да се креира формулар со помош на волшебникот за формулари. Формуларот може да се избрише со затворање, а притоа да се одбере No кога ќе биде по-ставено прашањето дали тој да се сними.

1.6.2. КРЕИРАЊЕ ФОРМУЛАР СО ВОЛШЕБНИК

Волшебникот за формулари е добар компромис помеѓу автоматизацијата на AutoForm и котролата на креирање што постои при мануелното креирање. Волшебникот за формулари се употребува на следниов начин:

1. Во прозорецот Database во секцијата Obects се кликнува на картичката Forms. 2. Се кликнува на копчето New, по што се појавува интерактивниот прозорец New. 3. Се кликнува на Form Wizard. Се отвора надолното мени на дното од интерактив-

ниот прозорец и се одбира од која табела ќе се прикажуваат податоци.

4. Се кликнува на OK за да се стартува волшебникот.

5. Се отвора надолното мени Tables/Queries и се избира табелата од каде ќе се селе-ктираат полињата.

6. Во листата Available Fields, се кликнува на полето кое треба да се појави на фор-муларот, а потоа се кликнува на копчето > за да се премести тоа во листата Selected Fields.

7. Се повторува чекорот 6 сé додека не се селектираат сите полиња кои треба да се појават во формуларот. Ако во формуларот треба да се постават и полиња од друга табела или прашалник, се повторуваат чекорите 5 и 6 каде се одбираат табелата и полињата од неа.

◙ Можно е брзо преместување на сите полиња од листата Available Fields во листата Selected Fields со кликнување на копчето >>. Одредени полиња можат да се вратат од Selected Fields листата со кликнување на копчето <.

8. Се кликнува на копчето Next за да се продолжи. Потоа треба да се одбере видот на формуларот: Columnar, Tabular, Datasheet или Justufied. Може да се кликне на се-кое од копчињата за да се види како би изгледал тој тип на формулар. Откако ќе се донесе одлуката, се кликнува на соодветното копче и се кликнува на Next.

9. Во овој чекор се одбира стилот. Може да се кликне на секој од стиловите од листа-та за да се види како тој изгледа и откако ќе се одбере стилот што најмногу одго-вара се кликнува на Next.

10. Се внесува насловот на формуларот во текст рамката на врвот од интерактивниот прозорец.

11. Се кликнува на копчето Finish, по што се појавува формуларот подготвен за внесу-вање на податоци. Во формуларот се прикажува првиот запис од табелата.

◙ Можно е и мануелно креирање на формулар, но тоа е препорачливо само за поискусни корисници. Постапката се иницира со наредбата New→Design View od картичката Forms.

1.6.3. ВНЕСУВАЊЕ ПОДАТОЦИ ПРЕКУ ФОРМУЛАР

Главната цел на креирањето на формуларите е преку нив да се врши лесно внесува-ње на податоци во табелата. Внесувањето на податоци преку формуларот се прави на след-ниов начин:

1. Отворањето на формуларот се прави со клик на картичката Form во прозорецот Database и двојно се кликнува на името на формуларот.

2. Се кликнува на почетното поле и се внесува податокот. 3. Се притиска Tab за поместување на курсорот на следното поле. Ако треба курсо-

рот да се помести на претходното поле се притиска Shift+Tab. Кога ќе се стигне до последното поле со притискање на Tab се врши поместување до првото поле на нов празен запис.

◙ Поместувањето до следниот запис пред да се стигне до последното поле или да се врати на претходниот запис се прави со кликнување навигациските копчиња на дното на формуларот.

4. Се повторуваат чекорите 2 и 3 додека не се внесат сите потребни записи. Со само-то внесување секој запис автоматски се снима во табелата.

1.6.4. КОРЕКЦИИ НА ФОРМУЛАР

Најчестите промени во формуларите се однесуваат на полињата. Тука спаѓаат поме-стување на полиња на нови локации во формуларот, додавање на нови полиња или можеби менување на редоследот на постојните полиња. Модифицирањето на формуларот се прави во приказот Form Design, на следниов начин:

1. Се кликнува на името на полето за тоа да се селектира. Притоа, тоа е опкружено со селекционен правоаголник (селекциони рачки). Можат да се селектираат и повеќе полиња наеднаш, при што треба да се држи притиснато копчето Shift и да се клик-не на секое од полињата.

2. Се позиционира покажувачот на глувчето на полето, по што тој добива форма на рака. Ако се поместуваат повеќе полиња, покажувачот на глувчето може да се по-зиционира на кое било од селектираните полиња.

3. Се притиска и се држи левото копче на глувчето и се влече полето до новата лока-ција.

4. Кога полето ќе се постави на потребната локација, се отпушта копчето на глувче-то.

◙ Димензиите на полињата се менуваат со влечење на десната страна на селекциониот правоаголник.

Исто така, една од најчестите промени е вметнување на текст во формуларот. На формуларот можат да се постават наслови, поднаслови или текст за појаснување. Додава-њето на текст се прави на следниов начин:

1. Се селектира наредбата View→Toolbox или се кликнува на копчето Toolbox од лентата со алатки.

2. Се кликнува на алатката Label (алатка на која се прикажани буквите "Аа"). По ова покажувачот на глувчето добива форма на голема буква "А", со знак "+" веднаш до неа.

3. Се кликнува на позицијата во формуларот, каде што треба да се постави текстот. По ова се појавува тенка рамка во која се внесува текстот и таа се задржува на ек-ранот сé додека текстот се внесува.

4. Се внесува и се форматира текстот (на сличен начин како и во останатите Office апликации.

5. Се притиска Enter или се кликнува каде било надвор од рамката со текст.

1.6.5. ПРОМЕНА НА РЕДОСЛЕДОТ НА ПОЛИЊАТА ВО ФОРМУЛАР

Кога се внесуваат податоците со помош на формуларот, со притискање на копчето Tab се врши поместување од едно поле на друго, со редослед по кој тие се прикажани на формуларот. Кога ќе се креира формуларот, редоследот на полињата е од врвот кон дното на формуларот. Кога се врши поместување на полињата, нивниот редоследот не се менува. На пример, ако 10 полиња биле наредени во колона и ако тие подоцна се преуредат на тој начин што десеттото се постави на врвот на формуларот, ова поле сé уште ќе биде десетто во редоследот. Ова претставува проблем при пополнувањето на формуларот и затоа е по-требно редоследот на полињата да се промени.

Прилагодувањето на редоследот се прави во Form Design приказот на следниов на-чин:

1. Се селектира наредбата View→Tab Order, по што се отвора интерактивниот прозо-рец Tab Order.

2. Се прикажуваат полињата наредени според редоследот. Ако треба некое поле да го промени местото во редоследот, се кликнува на тоа поле и се влече нагоре или надолу.

3. Ако се кликне на копчето Auto Order, редоследот автоматски ќе се одреди според позициите на полињата.

4. Се кликнува на копчето OK.

1.7. ПРЕБАРУВАЊЕ НА ПОДАТОЦИТЕ

1.7.1. ПРОНАОЃАЊЕ ЗАПИС

Опцијата Find се користи за пронаоѓање на одреден запис внесен во базата.

Пронаоѓањето на запис се прави на следниов начин: 1. Се отвора табелата во приказот активира Datasheet или пребарувањето се врши во

приказот Form. 2. Се кликнува на полето кое ја содржи информацијата што треба да се пронајде. 3. Се кликнува на копчето Find на лентата со алатки, или се притиска Ctrl+F, или се

селектира наредбата Edit→Find, по што се појавува интерактивниот прозорец Find and Replace. Картичката Find се користи за пронаоѓање на специфицирана содржи-на, а картичката Replace се користи за пронаоѓање на специфицираната содржина и замена со нова.

4. Во текст рамката Find What се внесува текстот или бројот што треба да се пронај-де.

5. Иницијално се пребарува селектираното поле во чекорот 2. Доколку треба да пре-бара цела табела, тоа се прави со клик на надолното мени Look In по што се избира името на табелата.

6. Се отвора надолното мени Match и се селектира една од следниве опции:

Whole Field опцијата ги пронаоѓа сите полиња, каде специфицираниот текст е единствен што се наоѓа во полето.

Start of Fields опцијата ги пронаоѓа сите полиња чии вредности започнуваат со специфицираниот текст.

Any Part of Field ги пронаоѓа сите полиња кои каде било го содржат специфици-раниот текст.

7. Ако треба да се вметнат дополнителни услови во пребарувањето се кликнува на копчето More по што се проширува интерактивниот прозорец Find.

8. Ако треба да се пребараат само записите после одреден запис, тогаш се отвора на-долното мени Search и се селектира Down. Ако треба да се пребараат претходните записи, се селектира Up (иницијално се пребаруваат сите записи All).

9. За да се ограничи пребарувањето само на содржини кои се напишани со исти бу-кви (според големината) како и текстот што се пребарува, тогаш се селектира Match Case опцијата.

10. Ако пребарувањето треба да се ограничи и на форматирањето на внесениот текст се вклучува опцијата Search Fields As Formatted.

11. Се кликнува на копчето Find Next за да се пронајде првиот запис што го содржи бараниот текст.

◙ Ако е потребно, интерактивниот прозорец Find може да се помести (се влече за насловната линија) за да може да се види записот што е пронајден.

12. За да се пронајде следниот запис што го содржи специфицираниот текст, се клик-нува на Find Next. Ако понатаму не можат да се пронајдат други записи, се јавува порака The Search item was not found. Со кликнување на OK оваа порака се губи од екранот.

13. Кога ќе се заврши со пронаоѓањето на податоците, се кликнува на копчето Close за да се затвори интерактивниот прозорец Find.

1.7.2. ПРОНАОЃАЊЕ И ЗАМЕНА НА ПОДАТОЦИТЕ

Заменувањето е слично како и пребарувањето. Имено, прво се пронаоѓа специфици-раниот текст, а потоа тој се заменува со друг текст, што исто така се специфицира.

Пронаоѓањето и земенувањето на податоците се прави на следниов начин: 1. Се селектира наредбата Edit→Replace по што на екранот се појавува интерактив-

ниот прозорец Find and Replace со отвоирена картичка Replace. 2. Во текст рамката Find What се внесува текстот што треба да се пронајде. 3. Во текст рамката Replace With се внесува текстот што треба да го замени пронајде-

ниот текст.

4. Се селектира некоја од претходно објаснетите опции кои се користат како и при пребарувањето.

5. Се кликнува на Find Next по што се пронаоѓа првиот запис што го содржи барани-от текст.

6. Се кликнува на Replace копчето за да се изврши промената на текстот. 7. Се кликнува на Find Next за да се пронајдат другите појавувања на текстот.

◙ Ако корисникот е сигурен дека сака да ги промени сите појавувања на текстот во табелата наеднаш, тогаш може да се кликне на копчето Replace All.

8. Кога ќе се заврши со заменувањето се кликнува на копчето Close.

1.7.3. ПОДРЕДУВАЊЕ НА ПОДАТОЦИТЕ

Подредувањето на записите се врши на следниов начин: 1. Се кликнува каде било во полето според кое треба да се подредува. 2. Се кликнува на копчињата Sort Ascending или Sort Descending од лентата со ала-

тки.

◙ Ако е потребно записите повторно да се прикажат неподредени, се селектира наредбата Records→Remove Filter/Sort.

1.7.4. ФИЛТРИРАЊЕ НА ПОДАТОЦИТЕ

Филтрирањето е погодно во оние случаи кога повеќе од записите не се потребни, односно на овој начин ќе останат само оние записи кои се од интерес. Врз основа на поста-вените услови, филтрирањето привремено го намалува бројот на записи што се прикажува-ат.

Постојат три начини за филтрирање на податоците: филтрирање преку селекција, филтрирање преку формулар и напредно филтрирање – подредување. Првите два метода често се употребуваат во секојдневните случаи, додека третиот метод е за напредни корис-ници.

◙ Сите методи на филтрирање на записите, истовремено овозможуваат и подредување. Подредувањето на филтри-раните записи се прави на ист начин како што се врши обичното подредување.

Филтрирањето преку селекција е најлесниот метод на филтрирање. Но, пред да се изврши филтрирањето, мора да се пронајде барем еден запис што ја содржи вредноста што треба да ја содржат филтрираните записи.

Филтрирањето преку селекција се врши на следниов начин: 1. Во полето се пронаоѓа една вредност што треба да ја содржат сите филтрирани за-

писи. 2. Вредноста се селектира со користење на следниве методи:

За да се пронајдат сите записи што содржат вредност идентична со селектирана-та, треба да се селектира целата содржина на полето.

За да се пронајдат сите записи кои содржат вредности кои започнуваат со селе-ктираната вредност треба да се селектира дел од полето почнувајќи од првиот ка-рактер.

За да се пронајдат сите записи кои имаат поле што ја содржи селектираната вред-ност треба да се селектира дел од полето почнувајќи после првиот карактер.

3. Се кликнува на копчето Filter by Selection од лентата со алатки или се селектира наредбата Records→Filter→Filter by Selection. Потоа се прикажуваат сите записи кои го задоволуваат критериумот за селектирање.

◙ Кога се филтрира преку селекција истовремено може да се филтрира само според еден критериум. Сепак, може последователно да се извршат повеќе филтрирања за да се добијат потребните податоци.

Можат да се филтрираат и записи кои не ја содржат селектираната вредност. Имено, откако ќе се селектира вредноста, се кликнува со десното копче на глувчето и се селектира Filter Excluding Selection.

Филтрирањето преку формулар е помоќен метод од филтрирањето преку селекција. Со овој метод може истовремено да се филтрираат записи според повеќе од еден критери-ум. Исто така, помеѓу филтрите може да се постави логичкиот оператор "или", што значи можат да се филтрираат записи кои исполнуваат некој од повеќето критериуми. Можат да се употребуваат и други логички оператори, како на пример, "поголемо од некоја вред-ност".

Филтрирањето преку формулар се врши на следниов начин: 1. Во приказите Datasheet или Form, се кликнува на копчето Filter by Form од лентата

со алатки или се селектира наредбата Records→ Filter by Form. Се појавува празен формулар на кој е сместена табела со еден ред.

2. Се кликнува на полето според кое треба да се формира критериумот, по што се по-јавува надолно мени. Саканата вредност може да се селектира од листата или да се внесе директно во полето.

3. На секое поле може да се постави по еден критериум. 4. Ако е потребно да се постави некој "или" услов, се кликнува на картичката Or на

дното на интерактивниот прозорец Filter by Form и се внесува алтернативниот кри-териум за формуларот. Откако ќе се внесе алтернативниот критериум се појавува нова картичка Or, што значи дека можат да се постават повеќе "или" услови.

5. Откако ќе се внесат критериумите, се кликнува на копчето Apply Filter од лентата со алатки, по што се појавуваат филтрираните податоци.

◙ Филтрирањето може да се откаже со кликнување на копчето Remove Filter (кое е исто како копчето Apply Filter) или да се селектира наредбата Records→Remove Filter/Sort.

Користењето на филтри е прикладна замена на креирањето на едноставни прашал-ници. Филтерот може да се сними и потоа да се користи како прашалник, односно да се по-јави во листата (Queries) во прозорецот Database. Снимањето на филтерот како прашалник се прави на следниов начин:

1. Се прикажува филтерот во приказот Query by Form. 2. Се селектира наредбата File→Save As Queries или се кликнува на копчето Save од

лентата со алатки. 3. Потоа во интерактивниот прозорец Save As се внесува името на прашалникот и се

кликнува на OK, по што тој е снимен.

1.8. ПРАШАЛНИЦИ Во Access постојат повеќе начини да се пронајде потребната информација од базата

на податоци. Прашалникот претставува еден вид подредување и филтрирање на податоци-те. При креирањето на прашалник, овозможено е да се специфицира:

♦ Кои полиња да се прикажат.

♦ Редоследот на прикажување на полињата.

♦ Филтер критериум за секое поле.

♦ Редоследот по кој секое поле ќе биде подредено.

1.8.1. КРЕИРАЊЕ ЕДНОСТАВЕН ПРАШАЛНИК СО ВОЛШЕБНИК

Најлесниот начин за креирање на прашалник е креирање со помош на волшебници-те, а најлесниот од нив е Simple Queries Wizard (останатите волшебници се за специјални намени).

Креирањето на едноставен прашалник се прави на следниов начин: 1. Се отвора базата на податоци и во секцијата Objects се кликнува на картичката

Queries. 2. Се кликнува на копчето New, по што се појавува интерактивниот прозорец New

Query.

3. Се кликнува на Simple Queries Wizard и потоа се кликнува на OK.

4. Од Tables/Queries надолното мени се избира табелата од која ќе се селектираат по-лињата.

5. Се кликнува на потребното поле во листата Available Fields и потоа се кликнува на ">" со што полето се преместува во листата Selected Fields. Оваа постапка се пов-торува за секое поле што треба да се селектира. Ако е потребно да се селектираат сите полиња, се кликнува на копчето ">>".

6. Се селектира друга табела или прашалник од листата Tables/Queries и од неа во листата Selected Fields се додаваат потребните полиња. Кога ќе се селектираат сите полиња, се кликнува на копчето Next.

7. Се одбира дали е потребен детален или групен прашалник. Ако се одбере групен (Summary) тогаш може да се селектираат и Summary опциите. Кога ќе се одбре потребното се кликнува на Next и се појавува следниот интерактивен прозорец.

◙ Ако се користат две или повеќе табели во прашалникот, тогаш тие мора да се поврзани со релација.

8. Во текст рамката What Title Do You Want for Your Querie? се внесува насловот на прашалникот.

9. Се кликнува на копчето Finish по што резултатот се појавува на екранот.

Едноставниот прашалник е премногу едноставен. Тој има лимитирани можности и прикажува мал дел од моќните опции на Access.

Кога ќе се креира прашалник, тој автоматски се снима. Едноставно, ако се затвори прашалникот и се кликне на картичката Queries на прозорецот Database, новокреираниот прашалник ќе се појави во листата.

◙ Прозорецот на прашалникот може да се затвори на ист начин како што се затвораат и другите прозорци, со кликнување на копчето Close (X) во горниот десен агол.

1.8.2. АКТИВИРАЊЕ ПРАШАЛНИК

Еднаш креираниот прашалник, може подоцна да се активира по потреба. Ако од последното активирање податоците се промениле, тие промени ќе бидат вклучени во пра-шалникот.

Активирањето на прашалник се прави на следниов начин: 1. Се отвора базата во склоп на која се наоѓа прашалникот. 2. Се кликнува на картичката Queries во прозорецот Database. 3. Двојно се кликнува на прашалникот што треба да се активира.

Резултатите од прашалникот се појавуваат во прозорецот Database. Со записите мо-жат да се прават истите манупулации, како и со која било табела прикажана во прозорецот Datasheet. Печатењето на резултатите од прашалникот се врши на ист начин како и печате-њето на податоците на табелата.

1.8.3. КРЕИРАЊЕ И МОДИФИЦИРАЊЕ НА ПРАШАЛНИЦИ ВО ПРИКАЗОТ QUERIES DESIGN

Модифицирањето на прашалниците се врши во приказот Queries Design. Овој при-каз е сличен со приказите Table Design и Form Design. Во него можат да се сменат правила-та со кои се управува со резултатите од прашалниците.

Отворање на постоен прашалник во приказот Queries Design се прави на следниов начин:

1. Се отвора базата која го содржи прашалникот. 2. Се кликнува на картичката Queries. 3. Се кликнува на прашалникот, а потоа се кликнува на копчето Design.

Наместо прашалникот да се креира со помош на волшебник, тој може мануелно да се креира во приказот Queries Design. Креирањето на нов прашалник во приказот Queries Design се прави на следниов начин:

1. Се отвора базата на која се креира прашалникот. 2. Се кликнува на картичката Queries. 3. Се кликнува на копчето New. 4. Се кликнува на копчето Design View и се кликнува на OK, по што се појавува ин-

терактивниот прозорец Show Table. Во него се прикажани сите табели што ги со-држи базата на податоци.

5. Се селектира табелата на која се однесува прашалникот и се кликнува на копчето Add.

6. Се повторува чекорот 5 сé додека не се одберат сите потребни табели. Важно е да се знае дека, доколку се користат повеќе табели, тогаш меѓу нив мора да биде вос-поставена релација.

7. Се кликнува на копчето Close по што се отвора прозорецот на приказот Query Design, но полињата сé уште не се вметнати.

1.8.4. ВМЕТНУВАЊЕ ПОЛИЊА ВО ПРАШАЛНИК

Ако прашалникот е креиран мануелно, тогаш прва работа што треба да се направи е да се вметнат полиња. Оваа процедура може да се користи и за вметнување на други поли-ња на веќе креиран прашалник.

◙ Во прашалникот можат дополнително да се додадат и нови табели. Едноставно треба да се кликне на копчето Show Table на лентата со алатки, да се селектира табелата која треба да се додаде и да се кликне на копчето Add. На крај, се кликнува на копчето Close за повторно враќање во приказот Query Design.

Вметнувањето на поле во прашалникот се прави на следниов начин: 1. Се кликнува на редот Table во првата празна колона. Се појавува надолна стрелка

која најавува дека постои надолно мени. 2. Се отвора надолното мени и се селектира табелата од која се зема полето.

◙ Ако во прашалникот се користи само една табела, можат да се прескокнат првите два чекора од оваа процедура.

3. Се кликнува на редот Fields веднаш под името на одбраната табела. Се појавува надолна стрелка која најавува дека постои надолно мени.

4. Се отвора надолното мени и се селектира полето од постојните полиња кои ги со-држи одбраната табела.

◙ Друг метод е со едноставно двојно кликнување на името на полето во листата, по што полето се преместува на првото место во шемата на прашалникот.

1.8.5. БРИШЕЊЕ ПОЛЕ ОД ПРАШАЛНИК

Постојат два начина за бришење на полето од прашалник:

♦ Се кликнува каде било во колоната и се селектира наредбата Edit→Delete Column.

♦ Се позиционира покажувачот на глувчето директно над колоната по што тој до-бива форма на црна стрелка. Се кликнува за да се селектира целата колона и се притиска копчето Delete.

◙ Ако колоната се исече (Cut) наместо да се избрише, тогаш таа повторно може да се вметне (Paste) во прашални-кот.

1.8.6. ДОДАВАЊЕ КРИТЕРИУМИ

Со додавањето на критериумите (условите) се определува кои записи ќе се појават во прашалникот.

Поставување на критериум на одредено поле во прашалникот се прави на следнов начин:

1. Во приказот Query Design се кликнува на Criteria редот во колоната на потребното поле.

2. Се внесува критериумот.

Во следнава табела се дадени примери за одредени датумски критериуми:

Критериум Записи кои го задоволуваат критериумот

1/1/2006 Точно 1/1/2006

<1/1/2006 Пред 1/1/2006

>1/1/2006 После 1/1/2006

>=1/1/2006 За време и после 1/1/2006

<=1/1/2006 За време и пред 1/1/2006

Not <1/1/2006 Не пред 1/1/2006

Not >1/1/2006 Не после 1/1/2006

◙ При поставувањето на критериумите може да се внесува и текст. Операторите < и > (пред и после) можат да се применат на абацедниот редослед на текстот. На пример, ако се внесе <C ќе се најдат сите текстуални промен-ливи кои почнуваат на A и на B.

После редот за критериуми се наоѓа редот Or (или) каде што, исто така, можат да се внесуваат критериуми. На овој начин во прашалникот ќе се најдат оние записи кои испол-нуваат барем еден од внесените критериуми. Кога во редот Or ќе се внесе одреден критери-ум, веднаш се појавува уште еден ред Or што значи дека можат да се применат повеќе кри-териуми.

◙ Ако треба да бидат исполнети два или повеќе критериуми истовремено, тогаш тие се вметнуваат во редот за критериуми, а помеѓу нив се пишува And.

1.8.7. ПРЕГЛЕД НА РЕЗУЛТАТИТЕ НА ПРАШАЛНИК

Кога прашалникот е конечно готов за користење, за да се видат резултатите од пра-шалникот, се кликнува на копчето Run од Query Design лентата со алатки, или се селектира наредбата Query→Run или едноставно двојно се кликнува на името на прашалникот.

Резултатите се прикажуваат во прозорец што наликува на прозорец на табела.

1.9. ИЗВЕШТАИ Повеќето од веќе објаснетите начини за организирање и прегледување на податоци-

те резултатите ги даваат на екран. Формуларите помагаат при внесувањето на податоците, а прашалниците во пронаоѓањето на информациите и прикажување на резултатите на екра-нот.

По потреба, може да се отпечати која било табела, маска или прашалник, но тие ре-зултати нема да го дадат најдобриот ефект затоа што не се специјализирани за печатење. Од друга страна пак, извештаите се специјално дизајнирани за печатење.

Извештаите можат да се креираат на неколку начини и тоа од едноставни но ограни-чени (AutoReport) до сложени и флексибилни (Report Design). Некаде во средина е волшеб-никот за извештаи (Report Wizard) што нуди доволно флексибилност и има едноставен при-стап.

1.9.1. КРЕИРАЊЕ АВТОМАТСКИ ИЗВЕШТАЈ

Едноставен извештај базиран на една табела може да се креира со AutoReport (авто-матски извештај). Подоцна тој може дополнително да се уредува со цел да се подобри него-виот изглед. Креираниот извештај на овој начин може да биде табеларен или во форма на колона.

Креирањето на извештај со помош на AutoReport се прави на следниов начин: 1. Се отвора базата на податоци која ја содржи табелата или прашалникот врз основа

на кој ќе се креира извештајот. 2. Се кликнува на картичката Reports во прозорецот Database, а потоа се кликнува на

копчето New. Се појавува интерактивниот прозорец New Report.

3. Се кликнува на AutoReport:Columnar (колонски) или на AutoReport:Tabular (табе-ларен извештај).

4. Од надолното мени на дното од интерактивниот прозорец се селектира табелата или прашалникот врз основа на кој се креира извештајот.

◙ AutoReport може истовремено да работи само со една табела или прашалник. Ако е потребно извештајот да при-кажува информации од повеќе табели, тогаш може прво да се креира прашалник од тие табели, а потоа да се на-прави извештај базиран на тој прашалник.

5. Се кликнува на копчето OK, по што извештајот се појавува во приказот Print Preview.

Резултатот што се добива со AutoReport не е многу подобар од печатењето на табе-лата или формуларот. Ако е потребно да се креира извештај што ќе изгледа подобро, треба да се користи волшебникот за извештаи.

1.9.2. КРЕИРАЊЕ ИЗВЕШТАЈ СО ВОЛШЕБНИК

Креирањето на извештај со помош на волшебникот Report Wizard се прави на след-ниов начин:

1. Се отвора базата на податоци која ја содржи табелата или прашалникот врз база на кој ќе се креира извештајот.

2. Се кликнува на картичката Reports во прозорецот Database, а потоа се кликнува на копчето New. Се појавува интерактивниот прозорец New Report.

3. Се кликнува на Report Wizard и на копчето OK, по што се стартува волшебникот. 4. Од надолното мени Tables/Queries се селектираат табелите или прашалниците врз

основа на кои се креира извештајот.

5. Во листата Avaible Fields се кликнува на одредено поле, а потоа се кликнува на копчето > и полето се преместува во листата Selected Fields. Оваа постапка се пов-торува за секое поле кое треба да се појави во извештајот. Може да се кликне на копчето >> за да се преместат сите полиња наеднаш.

6. Може да се одбере друга табела или прашалник од листата Tables/Queries и да се повтори чекорот 5. Кога ќе се заврши со одбирањето на полиња, се кликнува на копчето Next, по што се појавува следниот интерактивен прозорец од волшебни-кот.

7. Ако треба записите во извештајот да бидат групирани според некое од селектира-ните полиња, треба да се кликне на тоа поле, а потоа треба да се кликне на копчето >. Можат да се одберат неколку степени на групирање. Се кликнува на копчето Next.

◙ Групирање. Кога ќе се селектира поле за да се изврши групирање, копчето Grouping Options станува активно и со клик на него може да се одреди групата.

8. Следното прашање се однесува на распоредот на подредувањето. Ако е потребно записите да бидат подредени, се отвора горното надолно мени и се одбира полето

според кое ќе врши подредувањето. Од надолните мениа можат да се одберат до четири подредувања, а потоа се кликнува на копчето Next.

◙ Растечки (Asceding) или опаѓачки (Desceding) редослед. Подредувањето иницијално е поставено во растечки ре-дослед (A-Z). Ако е потребно редоследот на подредување да се промени во опаѓачки, треба да се кликне на A-Z копчето.

9. Во следниот интерактивен прозорец, во секцијата Layout се селектираат опциите за изгледот на извештајот. Кога ќе се селектира некоја од опциите, примерокот во рамката се менува и ги прикажува новите селектирања.

10. Се одбира ориентацијата на печатениот извештај, и тоа: Portrait (исправено) и Lendscape (легнато). Се кликнува на копчето Next.

11. Во следниот интерактивен прозорец на волшебникот се одбира стилот на извешта-јот. Во листата на која се дадени неколку готови стилови, се кликнува на соодвет-ниот стил и се кликнува на копчето Next.

12. На крај во текст рамката Report Title се внесува насловот на извештајот и се клик-нува на копчето Finish.

1.9.3. ПРЕГЛЕД И ПЕЧАТЕЊЕ НА ИЗВЕШТАИ ВО PRINT PREVIEW

Кога ќе се креира извештај со помош на Report Wizard или AutoReport, тој се појаву-ва во Print Preview приказот. Ако корисникот е задоволен од неговиот изглед тој веднаш може да се печати. Ако изгледот не задоволува, може да се премине во Report Design и тука да се направат потребните промени.

Ако е потребно извештајот да се печати и притоа да се примени некоја од опциите за печатење (на пример, број на копии), се селектира наредбата File→Print. Ако е потребно брзо печатење на извештајот се кликнува на копчето Print од лентата со алатки.

1.9.4. ПРИКАЗОТ REPORT DESIGN

Кога ќе се заврши со прегледувањето на креираниот извештај, потребно е само да се затвори приказот Print Preview и автоматски се влегува во Report Design приказот. Ако по-доцна, од прозорецот Database има потреба да се влезе во овој приказ, треба да се направи следново:

1. Се кликнува на картичката Reports. 2. Се кликнува на извештајот што треба да се модифицира. 3. Се кликнува на копчето Design, по што извештајот се појавува во Design приказот.

Приказот Report Design е сличен на приказот Form Design. Сé она што важи за мо-дифицирање на формуларите, важи и за модифицирањето на извештаите. Како и во прика-зот Form Design и во приказот Report Design постои лента со алатки за модифицирање.

1.9.5. ВМЕТНУВАЊЕ И БРИШЕЊЕ ПОЛИЊА

Ако е потребно во извештајот да се вметнат и дополнителни полиња, тоа се прави на следниов начин:

1. Ако не е видлива листата на полиња, треба да се селектира наредбата View→Fields List или да се кликне на копчето Fields List од лентата со алатки. Се појавува на-долно мени со попис на сите полиња во таа табела.

2. Потребното поле се влече од листата на полиња (Fields List) врз извештајот.

За да се избрише поле, тоа прво треба да се селектира, а потоа да се притисне копче-то Delete. На овој начин се брише референцата на полето во извештајот, но тоа останува во табелата од каде е земено.

1.9.6. РАЗМЕСТУВАЊЕ НОВИ ПОЛИЊА

Со вметнувањето на полиња во извештајот, се вметнуваат две работи: ознака на по-лето и текст рамка за содржината на полето. Ознаката може да се менува без тоа да има влијание на текст рамката. Ознаката се менува на тој начин што врз неа се кликнува со глувчето, а потоа се пишува новиот текст.

При преместување на текст рамката со неа се преместува и ознаката. Кога покажу-вачот на глувчето ќе се постави врз текст рамката, тој се претвара во отворена рака, што значи дека ознаката ќе ја следи текст рамката при преместувањето.

Текст рамката и ознаката можат да се преместуваат и независно една од друга. При селектирањето, кај овие објекти десното горно теме на селекциониот правоаголник е пого-лем од другите темиња. Кога покажувачот на глувчето ќе се постави над ова теме, тој доби-ва форма на рака со испружен прст. Тоа значи дека објектите можат да се поместуваат не-зависно еден од друг.

Посебното преместување на ознаката може да биде корисно кога не е потребно таа да се стои во основната положба (лево од текст рамката). На пример, таа може да се поста-ви над текст рамката.

1.9.7. ДОДАВАЊЕ ОЗНАКИ ЗА ТЕКСТ

Постои можност да се додаваат само ознаки за текст во кои би се наоѓал дополните-лен текст што не мора да биде поврзан со определено поле. На пример, може да се додаде забелешка која се однесува на целиот извештај. Ознаката се додава на тој начин што се кликнува на копчето Label од лентата со алатки, потоа се кликнува на извештајот и на тоа место се пишува текстот. Кога ќе се заврши, се кликнува на кое било место надвор од озна-ката.

1.9.8. ДОДАВАЊЕ ТЕКСТ РАМКИ ЗА ПРЕСМЕТКИ

Вообичаена улога на текст рамките е тие да содржат референци за некое поле, од-носно да ја прикажуваат содржината на тоа поле. Сепак, текст рамките можат да имаат и друга улога т.е. можат да содржат пресметки на вредностите на полињата.

Креирањето на текст рамка за пресметки е прилично сложена работа, прво се креира неповрзана текст рамка (текст рамка која не е поврзана со ниту едно поле), а потоа во текст рамката на следниов начин, се внесува пресметката:

1. Се кликнува на копчето Text Box на лентата со алатки, а потоа се кликнува на из-вештајот каде се креира текст рамката.

2. Се менува ознаката за текст со цел таа да се однесува на пресметката што ќе се вр-ши во текст рамката. На пример, ако се пресметува данок, ознаката може да биде "Данок".

3. Се кликнува на текст рамката и се впишува формулата за пресметување. 4. Кога ќе се заврши се кликнува на кое било место надвор од текст рамката.

Формулите кои се внесуваат во текст рамките за пресметки користат стандардни ма-тематички оператори: собирање (+), одземање (-), множење (*) и делење (/).

Сите формули започнуваат со знакот еднакво (=), а имињата на полињата се внесу-ваат во загради. На пример, за да се пресмета вкупната цена со множење на полето Kolicina со вредноста на полето Cena, во текст рамката за пресметки се внесува:

=(Kolicina)*(Cena).

◙ Ако при внесувањето на формулата за пресметка, просторот стане недоволен, потребно е да се притисне Shift+F2, со што се отвора рамката Zoom во која има повеќе простор.