Информационные системы управления

проектами на базе продуктов Microsoft

Опыт внедрения в органах гос. власти

Комиссарова Татьяна

Руководитель департамента ИТ

ГК «Проектная ПРАКТИКА»

Рыбкин Александр

Руководитель проектов

ГК «Проектная ПРАКТИКА»

О ГК «Проектная ПРАКТИКА» 2

Более успешно

реализованных

проектов

более специалистов обучено в нашем

учебном центре

Более лет

на рынке управления

проектами

Консалтинг

Обучение

Внедрение

Аутсорсинг

Аккредитация

СОВНЕТ (IPMA)

Статус Global R.E.P (PMI)

О ГК «Проектная ПРАКТИКА» 3

Администрация Президента РФ

Содержание доклада 4

Проектное управление в ОГВ 6

Приняты ГОСТы в области управления проектами,

программами и портфелями проектов

Опубликованы метод. рекомендации Минкомсвязи России по

организации системы проектного управления мероприятиями по

информатизации в государственных органах

Создана рабочая группа при

Минэкономразвития России по внедрению

УП в органах гос. власти

2013 2012 2011

Из чего состоит любая КСУП? 7

Единые для всех

правила управления

проектами (УП)

КТО управляет? КАК управляет? ЧЕМ управляем?

Система стратегических целей компании и показателей

Персонал, компетентный и мотивированный

Цель Корпоративной системы управления проектами: создание условий/ инструментов для эффективной реализации проектов

(достижения заявленных целей проектов в рамках существующих ограничений по срокам, бюджетам и др.)

Объект управления Субъект управления Процесс управления

что считаем проектом

типы проектов

жизненный цикл проекта

вехи, результаты и KPI

функции и ответственность

участников УП

уровни полномочий и

принятия решений

порядок планирования,

отчѐтности и пр.

кто, что, когда, кому, в каком

формате предоставляет

Функции ИСУП на разных уровнях управления в ОГВ 8

Работа с карточками проектов

и контрольных точек, ведение

календарных и ресурсных

планов, назначение задач и

поручений, подготовка отчетов

Мониторинг работы с

помощью отчетов, личных

кабинетов, карточек проектов,

проведения совещаний

Контроль выполнения по

дэшбордам, уведомлениям,

отчетам, через Проектные

Комитеты

Руководство

ОГВ

Руководители

департаментов

кураторы

проектов

Руководители

отделов

Руководители

проектов

Проектные

офисы

Администрато

ры проектов

Исполнение задач плана проекта, исполнение

поручений, выполнение контрольных точек

Исполнители, Ответственные, Подрядчики

Основные типы ИС и их задачи 9

Портал мониторинга

для руководства

Специальные системы управления

ИС управления портфелем проектов/

программой проектов

Управление портфелем проектов и

отдельными проектами по

контрольным точкам и ключевым

параметрам

Дополнительные механизмы

контроля и управления отдельным

проектом: визуальный контроль,

картография

Верхнеуровневый контроль и

координация реализации ключевых

проектов и программ. Оценка

соответствия проектов целям ОГВ.

Системы детального календарного и

ресурсного планирования (MS PPM)

Детальное управление

задачами и ресурсами

выделенных проектов

Ин

тегр

ац

ия

В зависимости от класса решаемых задач и от потребностей ключевых пользователей,

нужно выбирать какой тип ИСУП внедрять и в каком объеме функциональности

Примеры внедрения ИСУП в ОГВ 10

Информационно-аналитический портал мониторинга реализации

проектов подготовки к Олимпиаде Сочи-2014 (Аппарат

пр-ва, Администрация Президента)

ИС поддержки планирования, контроля и регулирования

проектов ВЭД Минэкономразвития России

Информационная система управления портфелем проектов информатизации г. Москвы

Примеры внедрения ИСУП в ОГВ 11

Система поддержки управления проектами подготовки к Универсиаде 2013 г. в г. Казань

Система планирования и оценки эффективности деятельности Высшего

арбитражного суда

Система поддержки управления проектами информатизации Пенсионного фонда РФ

Что такое Универсиада 13

Универсиада – Всемирные спортивные Студенческие игры,

второе по значимости и представительству комплексное

спортивное мероприятие после Олимпийских игр.

XXVII Всемирная летняя Универсиада 2013 года в Казани (6-17 июля

2013) - первая Универсиада и первый мульти-спортивное

мероприятие в истории современной России.

64 спортивных объекта, 30 из которых специально построены к

Играм, Деревня Универсиады, тестовые соревнования, организация

приездов и отъездов, аккредитация, эстафета огня – это лишь малый

перечень работ по подготовке и проведению Универсиады

Проектно-ориентированная Универсиада 14

Жизненный цикл проекта 15

Уровни управления и контроля 16

Что такое PPM Plus 17

АСУ ПРИЗ - это информационная система, веб-портал для ведения проектной

деятельности, детального планирования, формирования отчетов, мониторинга

подготовки Универсиады 2013

• Обеспечение удобного

планирования, ведения,

анализа и управления

реестрами активностей и

справочников;

• Автоматизация процессов

формирования отчетности;

• Формирование единой

области ведения

календарного, ресурсного и

финансового планирования;

• Интеграция проектной

информации из различных

систем Дирекции

Назначение системы

Функциональная структура PPM Plus 18

Архитектура PPM Plus 19

Проекты 21

Проект – уникальный комплекс взаимных работ, направленных на достижение заранее

определенного общего результата/цели. Проекты выделяются по фиксированным параметрам сроков, финансов, вовлеченности ресурсов и пр.

Контроль бизнес-логики 22

Проект обязательно проходит все этапы жизненного цикла, которые могут меняться в зависимости от типа проекта

Переход по этапам может зависеть от • назначений сотрудников на роли • формирования документов • заполнения полей • завершения контрольных точек

Проект не может перейти на следующий этап, пока не будут выполнены обязательные условия перехода

Контроль бизнес-логики.

Запросы на изменение 23

Все важные изменения идеологии, сроков, ответственности и пр. в проектной работе проходят согласования через запросы на изменение

Любой проект должен сопровождаться подготовкой и согласование пакета документов на разных этапах

В рамках проектов и контрольных точек формируется ролевая структура управления и ответственности на разных уровнях

Назначение сотрудников на роли в проекте 24

На роли в карточке проекта назначаются сотрудники из общего справочника

сотрудников. В дальнейшем (на следующих этапах) указанным сотрудникам будут

предоставлены соответствующие поля на карточку проекта, будут приходить

письма и уведомления об обновлениях в проекте, запросах на изменение и пр.

Обязательность той или

иной роли в зависимости от

типа проекта, его бюджета

или стратегической

важности вынесена в

настройки, которыми может

управлять сотрудник со

стороны Заказчика

Ведение документов 25

В карточке проекта предусмотрена возможность ведения и хранения документов –

как обязательных на каждом этапе, так и специфических для каждого проекта.

Вложение и изменение наиболее важных документов (например, «Паспорта

проекта» )может сопровождаться запросом на изменение

Контрольные точки 27

Контрольная точка –

ключевое событие проекта, отражающее получение существенных результатов. КТ необходимы для мониторинга хода реализации проекта, выявления отклонений в ходе реализации

Календарный план 28

Набор контрольных точек, вех, задач с назначенными

исполнителями и взаимными связями формируют

календарный план проекта

Календарный план создается

автоматически из карточки проекта

после выполнения всех условий.

Детализация плана проводится

руководителем или

администратором проекта.

Изменения в датах в карточке или в

плане оперативно обновляют

аналитику и отчеты

Мониторинг проекта 30

Базовый мониторинг состояния выполняется в карточке проекта (процесса,

мероприятия), в которой на правую панель выводится основная аналитика –

статусы контрольных точек, освоение бюджета и пр. Помимо этого, на вкладке

«КТ» отображается диаграмма Ганта точек со светофорами состояния дат

Регламентированный сбор отчетности 31

Возможен разный сбор отчетов.

Например, для поручений

предусмотрен постоянный,

нерегламентированный сбор отчетов о

ходе выполнения, где исполнители

указываю комментарии к исполнению

Для проектов и КТ

предусматривается ежемесячный

сбор отчетов в установленной

форме за определенный период.

На основании собранные данных

проводится Проектный Комитет,

где принимаются решения по

каждому проблемному проекту

Аналитические и оперативные отчеты 32

Для всех сфер проектной деятельности предусматриваются те или иные отчеты, которые показывают состояние сроков, финансов, загрузки ресурсов, исполнения стратегических целей, достижения ключевых результатов и пр.

Дэшборды 33

Дэшборды – это модули

«одного окна», в которых

отображается аналитика по

всему пулу проектов и их

показателям, или по

отдельному департаменту

Дэшборды предназначаются

для ТОП-руководства,

которое в оперативном

режиме с любого устройства

может контролировать

исполнение проектов

Личные кабинеты 34

Личные кабинеты по каждой отдельной подсистеме –

проекты, точки и задачи, поручения, совещания –

предусматриваются для каждого пользователя системы и

содержат персонализированную информацию и аналитику

Проектные поручения, совещания 36

Для полноценного управления проектами планов и

контрольных точек бывает недостаточно, важно иметь

единый механизм полной работы в проектами, включая

проектные совещания, подготовку периодической

отчетности и поручения

Общение 37

Для удобства пользователей введены несколько дополнительных

модулей под единым названием «Социальные элементы». К ним

относятся:

• Общий чат пользователей системы

• Like для активностей и контрольных точек

• Личное сообщение от вице-президента

• «Написать всем» в ролях карточки

• Часто задаваемые вопросы

• Новое в системе

• Панель уведомлений

С их помощью повышается скорость, с которой можно донести

необходимую информацию до конечных пользователей системы

База знаний 38

База знаний наполняется автоматически – все документы карточек

сохраняются в БЗ с автоматическим тегированием по значениям

ключевых полей. Но пользователи могут так же сами загружать и

тегировать

документы, писать об

управлении проектами в

блог, обсуждать спорные

вопросы на формах,

оставлять заметки в

микроблогах.

Вся информация

индексируется,

предусматривается

удобный поиск

Рекомендуемый ЖЦ внедрения ИСУП 39

Опытная эксплуатация

Разработка и настройка Работа макета, проведение Проектных Комитетов

Внедрение макета

Разработка регламентов Создание ТЗ

Проводится обследование управления проектами, формируются регламенты и положения, составляется Техзадание на разработку ИСУП и требования к макету. Согласование регламентов и ТЗ

Разработка и настройка макета ИСУП, обучение сотрудников, внесение данных, заполнение отчетов на Проектный Комитет. Разработан макет, проведено обучение, ПК №1

Поддержка работы пользователей в макете. Разработка ИСУП по согласованному ТЗ. Периодическая отчетность по реализованному функционалу, показы разрабатываемой системы заказчику. Проведение тренингов и семинаров по управлению проектами. Формирование пакета документов на систему, программы испытаний. Проведение приемо-сдаточных испытаний, перенос данных из макета, обучение сотрудников работе в системе PPM Plus разработан в соответствии с ТЗ, приемо-сдаточные испытания выдержаны, сотрудники обучены

Работа сотрудников в РPM Plus, внесение и актуализация данных, работа с отчетами и дэшбордами, исправление ошибок. ИСУП успешно функциони-рует, проведен ПК P

PM

Plu

s ус

пеш

но

вн

едр

ен

S (System) – количество месяцев до полноценного функционирования системы управления проектами

Ключевые участники подготовки к ЧМФ-2018 41

Центр планирования

и мониторинга

Правительство РФ

Мин

транс

Оргкомитет

«Россия – 2018»

FIFA

Региональные

Оргкомитеты Региональные и муниципальные органы власти

Подрядные организации

Федеральные министерства и ведомства

Координационный

Совет

Минспорт

Мин

регион

Мин

комсвязь Мин

строй …

Счетная

Палата

РФ

Арена 2018

Рабочая группа «Применение проектного управления при

подготовке к крупным спортивным и другим мероприятиям» 42 Инициаторы: Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации,

Ассоциация Управления Проектами «СОВНЕТ»

Цели:

• продвижение передового опыта применения проектного управления при

реализации программ подготовки к масштабным мероприятиям;

• помощь в повышении эффективности управления органам исполнительной

власти, коммерческим и некоммерческим организациям – участникам

подготовки к масштабным мероприятиям и, в частности к чемпионату мира

по футболу 2018 года.

Участники:

• представители федеральных и региональных органов власти, участвующих в

подготовке к крупным мероприятиям;

• представители оргкомитетов, других коммерческих и некоммерческих

организаций – участников подготовки к крупным мероприятиям;

• представители организаций - поставщиков профильных решений по

управлению проектами;

• российские и международные эксперты в области управления проектами.

http://ac.gov.ru/projects/0475.html

http://www.pmpractice.ru/solution/podgotovka_k_chempionatu_mira_po_futbolu_2018/

Мероприятия Рабочей группы 43 Формы работы:

• проведение реальных и виртуальных встреч участников РГ для

постановки, обсуждения и решения актуальных вопросов;

• подготовка и проведение тематических вебинаров, семинаров и других

мероприятий;

• ведение тематического интернет-ресурса;

• проведение экспертиз в области своих компетенций по предметным

областям;

• сбор, обобщение и распространение лучших практик по тематике РГ;

• другие формы работы, предложенные участниками и соответствующие

целям и условиям работы РГ.

Прошедшие мероприятия:

• 30.07.2013 – вебинар «Управление проектами как инструмент в руках

организатора крупного мероприятия. Часть I – Правила »

• 01.08.2013 – вебинар «Управление проектами как инструмент в руках

организатора крупного мероприятия. Часть I – Технологии»

• 24.10.2013 – вебинар «Опыт использования ИТ-решений в рамках

управления проектами строительства Олимпийских объектов»

• 16.12.2013 – круглый стол «Особенности организации управления

строительством при подготовке к спортивным мероприятиям»

Прототип системы управления проектами для

Чемпионата мира по футболу 2018 44

Мониторинг реализации Программы:

в части хода строительства объектов, проектно-изыскательских работ, отведения

земель, транспортной логистики, финансирования и освоения средств и др.

в разрезе подпрограмм, субъектов РФ, ответственных исполнителей.

План-график реализации Программы 45

Формирование, актуализация, средства контроля плана-графика Программы

Контроль за выполнением строительства 46

Контроль выполнения

строительства спортивных

объектов и объектов

инфраструктуры

Управленческий контроль по

ключевым событиям

(контрольным точкам)

Контроль исполнения поручений

Панели мониторинга 47

Аналитика на разных

уровнях управления

Панели мониторинга

и личные кабинеты

для руководства

Поддержка работы

координационных

советов: совещания,

документы,

протоколы, составы

Коммуникации

участников

подготовки к ЧМФ:

оповещения, новости,

орг. структура и пр.

Формирование регламентированной отчетности

(в том числе для предоставления в FIFA)

Методическая поддержка 48

На основе опыта Сочи – 2014 и

Казани – 2013 разработаны

прототипы методических

документов и форм для

региональных оргкомитетов по

подготовке к ЧМФ

Контакты 49

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

Татьяна Комиссарова +7 (495) 258-06-68

TKomissarova@pmpractice.ru www.pmpractice.ru

Рыбкин Александр +7 (495) 258-06-68

ARybkin@pmpractice.ru www.pmpractice.ru