Система автоматизации задач делопроизводства

на базе платформы «Outlook Docflow»

Демонстрация работы с протоколом

  Константин Майоров Konstantin.Maiorov@bix.ru

«БИКС» www.bix.ru

  тел. +7 (495) 644-24-13  

BusinessInformationeXperience

- 2 -Решение для корпоративного документооборота

«Outlook Docflow» Москва 2008 г.

Пример процесса

Согласование1) Подготовка проекта протокола Секретарь2) Заполнение карточки Секретарь3) Предварительная регистрация/ рассылка на согласование Секретарь4) Согласование Согласующий5) Сбор замечаний Секретарь6) Контроль согласования Секретарь7) Доработка Секретарь8) Повторное согласование Согласующий9) Утверждение СекретарьИсполнение 10) Формирование поручения Секретарь11) Работа с поручением, отчет об исполнении Исполнители12) Принятие отчета об исполнении Секретарь13) Печать отчета об исполнительской дисциплине Секретарь

Согласование протокола совещания иконтроль исполнения принятых решений

BusinessInformationeXperience

- 3 -Решение для корпоративного документооборота

«Outlook Docflow» Москва 2008 г.

Согласование протокола совещания иконтроль исполнения принятых решений

Согласование

1) Подготовка проекта протокола

2) Заполнение карточки протокола Секретарь

1

2

BusinessInformationeXperience

- 4 -Решение для корпоративного документооборота

«Outlook Docflow» Москва 2008 г.

Прикрепление электронного документа к карточке

12

3

BusinessInformationeXperience

- 5 -Решение для корпоративного документооборота

«Outlook Docflow» Москва 2008 г.

В системе предусмотрена возможность добавления скан-копии документа.

Так выглядит закладка «Отсканированные документы» регистрационной карточки

документа

BusinessInformationeXperience

- 6 -Решение для корпоративного документооборота

«Outlook Docflow» Москва 2008 г.

Согласование протокола совещания иконтроль исполнения принятых решений

Согласование

3) Предварительная регистрация/ рассылка на согласование Секретарь

BusinessInformationeXperience

- 7 -Решение для корпоративного документооборота

«Outlook Docflow» Москва 2008 г.

В закладке «Ознакомление» карточки документа можно добавить список пользователей, которым необходимо ознакомиться с поручением.

BusinessInformationeXperience

- 8 -Решение для корпоративного документооборота

«Outlook Docflow» Москва 2008 г.

Согласование протокола совещания иконтроль исполнения принятых решений

Согласование (и повторное согласование)

4) Согласование Согласующий

12

BusinessInformationeXperience

- 9 -

Согласование

5) Сбор замечаний Секретарь

6) Контроль согласования Секретарь

Решение для корпоративного документооборота«Outlook Docflow»

Москва 2008 г.

Согласование протокола совещания иконтроль исполнения принятых решений

Уведомление о согласовании, отклонении протокола.В том числе и нарушении сроков по согласованию

Полная история работы с протоколом доступна на закладке «дополнительно»Карточки протокола

BusinessInformationeXperience

- 10 -Решение для корпоративного документооборота

«Outlook Docflow» Москва 2008 г.

Согласование протокола совещания иконтроль исполнения принятых решений

Согласование

7) Доработка Секретарь

При нажатии на кнопку «Отклонено», карточка протокола закрывается и будет отправлена на доработку инициатору протокола

BusinessInformationeXperience

- 11 -Решение для корпоративного документооборота

«Outlook Docflow» Москва 2008 г.

Согласование протокола совещания иконтроль исполнения принятых решений

Согласование

9) Утверждение Секретарь

Также доступна вся история согласования протокола на закладке «дополнительно»

BusinessInformationeXperience

- 12 -Решение для корпоративного документооборота

«Outlook Docflow» Москва 2008 г.

В Системе предусмотрен ряд отчетов для контроля исполнительской дисциплины.На данном экране – контроль деятельности сотрудников. Данные по отчету реестра документов можно выгрузить в Excel

Отчеты

BusinessInformationeXperience

- 13 -Решение для корпоративного документооборота

«Outlook Docflow» Москва 2008 г.

Каждый участник процесса может осуществлять поиск по номеру документа, типу, дате создания, дате регистрации, по сотруднику и по истории документа

Поиск протоколов

BusinessInformationeXperience

- 14 -Решение для корпоративного документооборота

«Outlook Docflow» Москва 2008 г.

Преимущества решения

• Отсутствует необходимость дополнительного обучения сотрудников работе с программой (при этом остается необходимость обучения сотрудников новым функциям и регламенту работы в условиях корпоративной политики делопроизводства и документооборота);

• Решение работает на MS Exchange и MS Outlook поэтому для многих организаций не требует покупки дополнительных лицензий базового ПО

• Возможность самостоятельно создавать принципиально новые бизнес процессы и модифицировать исходный код(передача полной технической документации и исходных кодов)

• Надежность, доступная за счёт использования промышленных IT систем (кластеризация, полноценное резервное копирование и восстановление; поддержка транзакций, в том числе при операциях с файлами; интеграция с антивирусным ПО)

BusinessInformationeXperience

- 15 -Решение для корпоративного документооборота

«Outlook Docflow» Москва 2008 г.

Технические характеристики

Программные требования

Microsoft Windows Server 2000-2003Microsoft Exchange Server 2000-2003Microsoft Outlook 2000 (XP, 2003)

Аппаратные требования

Клиент: от P2-300, 64М (рекомендуется от P2-500, 128М)

Сервер: от P3-600, 256M (рекомендуется от P3-2G, 1024М)

Требования к каналам связи

Клиент-Сервер: от 10МбСервер-Сервер: от 33,6 Кб (при построении распределенной системы)

BusinessInformationeXperience

- 16 -

Для получения

дополнительной информациидоступа к демонстрационному серверуконсультаций и организации презентации системы

обращайтесь:

Спасибо!!! Вопросы?

  Константин Майоров Konstantin.Maiorov@bix.ru

«БИКС» www.bix.ru

  тел. +7 (495) 644-24-13