Решения IBM ECM по управлению документарной ......•...
Transcript of Решения IBM ECM по управлению документарной ......•...
© 2012 IBM Corporation
Решения IBM ECM по управлению документарной неструктурированной информацией для нужд финансовых структур
Дмитрий Лактионов: эксперт по решениям IBM Enterprise Content Management
31 Октября 2012
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Немного истории, или какие задачи стояли перед ECM в прошлом?
Финансовые структуры были пионерами в области ECM технологий, примерно с середины 80-х годов XX века.
Минимизация бумажных документов – Document Imaging•Бумажные документы для открытия счета и карточки с образцами подписей•Электронные документы доступны в ходе внутренних процессов•Сохранение документов в соответствии с правилами и требованиями закона
Технология•Сканирование, простые процессы, хранение и контроль доступа•Решения в пределах отдельных департаментов •Масса «самописных» решений
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
2012— IBM предлагает исчерпывающий набор решений в области ECM
Технологии•Работа с любыми типами документов•Content Analytics •Возможность автоматизации процессов любой сложности•Возможность построения как решений уровня департамента, так и для автоматизации задач транснациональных компаний•Information Lifecycle Governance•Интеграция•Современные Социальные инструменты
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
ECM рынок - согласно последнему отчету компании Gartner
Компания IBM лидирует на рынке решений ECM (Enterprise Content Management) с наибольшей долей рынка.
(Источник: Gartner 2011)
© 2012 IBM Corporation
Обзор решений и технологий IBM ECM для финансовых структур
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content ManagementПроблематика
Управление информационными ресурсами– Большие объемы документарных ресурсов, требующие обработки (в т.ч. и оцифровки) и
систематизации. – Высокая интенсивность запросов – Большие объемы бумажных поступлений– Низкая доступность документов на корпоративном уровне– Даже если документы присутствуют в электронном виде они зачастую разбросаны по
разным ИС и репозитариям– Отсутствие инструментов по поиску и анализу неструктурированных данных– Не используются такие инструменты как социальные сети, блоги, форумы и т.п.
Управление процессами– Лоскутная автоматизация в рамках отдельных подразделений или задач– Зачастую происходит дублирование традиционных и электронных процессов– Работа с клиентами/ гражданами/ подрадчиками и т.д.
Инфраструктура– Территориальная распределенность– Отсутствие сервисных специалистов на местах– Долгий цикл внесения изменений– Необходимость интеграции с другими ИС
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Automation
Optimization
Работа с аналитической информацией
BPM & Advanced Case Management
Управление информацией
Хранилищеконтента
Поэтапная ECM стратегия IBM
-Архивы документов-Клиентский архив-Финансовый архив-Архив отчетов
-Архивы документов-Клиентский архив-Финансовый архив-Архив отчетов
-Документооборот -Согласование-Работа с заявками/запросамии т.п.
-Документооборот -Согласование-Работа с заявками/запросамии т.п.
-Анализ эффективности-Анализ рисков-Анализ документов-Анализ обращений-Анализ внешних ИР
-Анализ эффективности-Анализ рисков-Анализ документов-Анализ обращений-Анализ внешних ИР
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
IBM Enterprise Content Management
Получение информации•Сканирование
•OCR
•Получение информации из внешних систем
Advanced case management & BPM•Автоматизация процессов
•Упрощение создания приложений
•Content-centric BPM
Social content management•Совместная работа
•Исп. социального контениа
•Стандартизация сервисов по работе с контентом
Content analytics
•Поиск
•Анализ
•Выявление закономерностей
Content Management•Архивы
•Учет информации
•Life Cycle
•Интеграция
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Сканирование и OCR – IBM PIE / DataCap
Ввод документов
Централизованное хранилище
электронных документов
1. Сканирование2. Пакетирование3. OCR технологии4. Обработка форм5. ХМL – запросы6. Массовая загрузка
1. Получение и централизация информации из разных источников
2. Создание карточки документов3. Регистрация, категоризация и разграничение доступа4. Создание политик храниения 5. Помещение в хранилище6. Старт ассоциированых бизнес-процессов (раздача
поручений, отправка на исполнение и т.п. )
1. Получение и централизация информации из разных источников
2. Создание карточки документов3. Регистрация, категоризация и разграничение доступа4. Создание политик храниения 5. Помещение в хранилище6. Старт ассоциированых бизнес-процессов (раздача
поручений, отправка на исполнение и т.п. )
11© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content ManagementРезультат внедрения IBM PIEКрупный ипотечный банк
Сокращение времени обработки заявки с недель до часов
Уменьшено кол-во шагов, многие автоматизированы
Эластичность – допустим 400% рост кол-ва заявок
Минимизация расходов с $250 до $60 на займ
Исключена вероятность утраты документов
Автоматическая передача и распределение документов между сотрудниками
Минимизация ручного труда = минимизация ошибок
Все стороны, включая клиентов, получают моментальный доступ к информации
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
eForm – электронные формы
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Пример использования eForms В результате внедрения был осуществлен переход от
работы c бумажными формами на их электронные версии eForms. Теперь любые заявки, запросы, отчеты предоставляются в электронном виде и обрабатываются в рамках соответствующих регламентов и процедур.
Характеристики внедрения:
>1.8M пользователей
Заменены >120K видов бумажных форм
Доступность по всему миру, вкл. зоны военных действий
Крупнейшая платформа в военном использовании
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
IBM Content Collector - Автоматизация захвата из внешних систем
File plan:Legal
File plan:Marketing
File plan:Finance
File plan:Research &Development
. . .IBM Content
Collector
Email Server File SystemMS SharePointSAP
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Задачи Интеграция с:
– АБС, CRM– Файловыми
серверами– E-Mail
Разгрузка:– Почтовых и
файловых серверов
– ERP– SharePoint
Обеспечение регламентов поступления инф. из внешних источников
Визуальная настройка правил обработки документовВизуальная настройка правил обработки документов
IBM Content Collector – настройка и задачиIBM Content Collector – настройка и задачи
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Автоматическая классификация
File plan:Legal
File plan:Marketing
File plan:Finance
File plan:Research &Development
. . .IBM PIE/
IBM Content Collector
Email Server File SystemMS SharePointSAPСканобразыeForms
IBM Classification
Module
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Создание электронного архиваКаталогизация информации
Индексирование, Поиск (по атрибутам, контекстный и т.п.)
Определение политик хранения
Аудит действий пользователей
Интеграция различных репозиториев
Интеграция с другими ИС
Каталогизация информации
Индексирование, Поиск (по атрибутам, контекстный и т.п.)
Определение политик хранения
Аудит действий пользователей
Интеграция различных репозиториев
Интеграция с другими ИС
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
18
Возможность хранения неструктурированной информации– Решение позволяет хранить и управлять жизненным циклом любой
неструктурированной информации.
– Штатные сервисы решения: • Классификация• Поиск (по атрибутам и полнотекстовый, шаблоны поиска, сохранённые поиски)• Версионность• Контроль доступа• Аудит событий• Связи между объектами• Справочники
Жизненный цикл\Статусы документов– Решение позволяет настраивать любые схемы статусов документов
– Переход между статусами возможен как ручной, так и автоматический
– При изменении статуса возможен автоматический вызов функционала BPM или стороннего кода (например, для уведомления)
- С различными статусами и типами документов могут быть ассоциированы соответствующие политики хранения и уничтожения.
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Структура и Масштабируемость системы Территориальная
Горизонтальная
Допускаются: - централизованная- распределенная - смешанная схемы развертывания
Все основные компоненты системы предусматривают как вертикальную, так и горизонтатальную схемы масштабирования
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Задача• Повышение эффективности работы за счет перехода на безбумажные технологии• Построение ECM решения с достаточной гибкостью Решение• Внедрение технологии сканирования документов и их идентификации с использованием штрих-кодов• Автоматическое распределение задач между специалистами посредством отправки ссылок на E-Mail
Zurich DeutschlandМноголетний опыт использования IBM ECM
Результат• 120 млн. электронных документов введено в хранилище IBM ECM ~ 17 км полок• Сокращение скорости доступа к пакетам документов с дней до часов• Общее повышение производительности сотрудников• Исключение бумаги из повседневной работы
“The original decision to use IBM ECM technology has also proved to be the right decision for today’s business challenges. The successful implementation of IBM ECM’s document management system more than a decade ago greatly contributed to our decision to employ the IBM ECM solution across the whole of Zurich Deutschland.”
— Raphael Lamskemper, Zurich Service GmbH
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Advanced case management & BPM
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
IBM FileNet - лучший в ECM отрасли инструментарийДизайн, тестирование, анализ Создание интерфейса и запуск приложения
Мониторинг и оценка эффективности Разработка (ролевой подход): - Process Designer - MS Visio - WS Busines Modeler - Симулятор
Монтиоринг и анализ: Process Tracker – мониторинг Process Analyser BAM
Разработка (ролевой подход): - Process Designer - MS Visio - WS Busines Modeler - Симулятор
Монтиоринг и анализ: Process Tracker – мониторинг Process Analyser BAM
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Ролевой подход к дизайну процессов
IT-специалист
Бизнес пользователь
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
IBM Case Manager
Простое создание приложений Возможность исчерпывающего
описания задачи Шаблоны приложений Ускорение времени на разработку
Персонализируемый интерфейс Гибкая и наращиваемая палитра
инструментов Использование современных
средств обмена информацией – IM, форумы, блоги и т.п.
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Примеры типовых решений
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Электронный архив образов бумажных документов
Ввод документов
Централизованное хранилище
электронных документов
• Сканирование• Пакетирование• OCR технологии (в т.ч.
интеграция с ABBYY и др.)• Обработка форм• ХМL – запросы• Массовая загрузка• Интеграция
1. Получение и централизация информации из разных источников
2. Создание карточки документов3. Регистрация, категоризация и разграничение доступа4. Создание политик храниения 5. Помещение в хранилище6. Старт ассоциированых бизнес-процессов (раздача
поручений, отправка на исполнение и т.п. )
1. Получение и централизация информации из разных источников
2. Создание карточки документов3. Регистрация, категоризация и разграничение доступа4. Создание политик храниения 5. Помещение в хранилище6. Старт ассоциированых бизнес-процессов (раздача
поручений, отправка на исполнение и т.п. )
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Единая точка доступа к клиентским данным
CRM
Др. ИС
IBM Filenet
ERP/АБС
Call Center
Клиенты Портал
Агенты
Маркетинг & Аналитики
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content ManagementАвтоматизация КРЕДИТНЫХ ПРОЦЕССОВ
1. Единое информационное хранилище
2. Возможности всестороннего анализа Инструментарий анализа юридических лиц
поквартальный баланс(ф1, отчет о прибылях и убытках) отслеживания взаимосвязанных заемщиков и аффилированных лиц сравнение операционных показателей по любым двум периодам анализ основных поставщиков/заказчиков база контрактов на расходы кредитных средств залоговое обеспечение заявки кредитная история заемщика
Бизнес-анализ с помощью Cognos BI
3. Широкие технические возможности поддержка кредитования через филиальную систему
банка(отслеживание лимитов на размер кредита каждого филиала, отслеживание кредитования заемщиков в разных филиалах)
интеграция с корпоративной службой каталогов Active Directory
хранение документов и заявок в структуре папок адаптированных под номенклатуру дел/орг. структуру Заказчика
возможность подключения модуля перевода документов из бумажного вида в электронный
возможность интеграции с портальными приложениями
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Архив печатных отчетов
Fund Report EME IU PSR A xxx xxx xxxB xxx xxxC xxx xxxD xxx xxx
Fund Report IUA xxxB xxx C D xxx
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Согласование документов / поручения и контроль исполнения
Черновик Согласование УтверждениеРегламенты Обновление и
оптимизацияУправление хранением
Юр.отдел
Поставщик
Отд. закупок
ERP
Др. подразделения
Заказчик
БухгалтерияCRMИерархия
согласования
КлассификацияСроки храненияБезопасность
Уведомлениясотрудников
Контроль за исполнением
IBMFileNet
IBMFileNet
IBMFileNet
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Хранилища управленческого документооборота
Файловые хранилища неструктурированной информации
Хранилища порталов
Поддержка коллективной работы
Средства дистанционного обучения
Управление бизнес-процессами
Системы анализа информации
Единое хранилище неструктурированной
информации
Базы знаний
ECM
ECM
ECM
ECM
ECM
ECM
ECM
ECM
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Единое хранилище документации
Центральныйаппарат
Региональныеструктуры
Внешние ведомства
Финансы
Запросыклиентов
Юристы
Кадры
IBM FileNetIBM
FileNet
emailвидео
eformsСчета
КонтрактыКлиентские досье
ОтчетыТаблицы
Порталы
Учетные системы
Финансовые сист.
Офисные прилож.
Кадровые сист.
Электр. почта
Системы – потребители сервисов хранилища
• Создание унифицированных сервисов по работе с хранилищем из др. ИС• Автоматизация регламентов хранения как электронных, так и бумажных оригиналов
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Работа с обращениями
Обработка РеакцияРегистрация / получение
Телефон
web
Письмо
Лично
CRM ERP LOB
Records Management
Мониторинг
FileNet
Телефон
Письмо
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Интеграция с АБС/ERP и др. учетными системами
IBM ECM
Связь образов документов и транзакций Автоматизация документарных процессов
…….
Архивация и доступ к документам порождаемым в АБС/ERP
IBM ECM
Change to .004 dia
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content ManagementАрхив на отчуждаемых носителях
Указания Банка России 2346-У
35
- Единое хранилище- Поиск- ЭЦП- Отчетность
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Примеры пользовательских интерфейсов
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Банковские процессы
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Интеграция с нестандартными КИС
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Работа с клиентскими досье
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Базы знаний / справочники
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Финансовый документооборот
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Работа из офисных приложений
43© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Доступ из ERP и других учетных систем
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Преимущества IBM Уникальный международный опыт в крупнейших
мировых финансовых структурах Производительность и устойчивость к нагрузкам,
плодтвержденные как множеством проектов, так и независимыми испытаниями.
Разумные требования к оборудованию Минимальные сроки внедрения Единая платформа для решения множества задач по
работе с документами IBM - единственный вендор, способный поставить все
компоненты решения, минимизируя тем самым совокупную стоимость и интеграционные риски
© 2012 IBM Corporation
Enterprise Content Management
Спасибо!
Дмитрий Лактионов
IBM ECM
+7 (985) 776-5023