版權所有，翻印必究

登記桌 FAQ

問題一、第一次登入公文管理系統，需注意什麼事情、需進行什麼設定？ .............................. 1 問題二、登入公文系統發現任職單位錯誤，如何修改? ................................................................ 6 問題三、郵寄或紙本來文，如何收文登錄？ .................................................................................. 7 問題四、電子來文，如何收文登錄？ .............................................................................................. 8 問題五、分文分錯了或承辦人反應需改分，該如何操作？ ........................................................ 11 問題六、紙本收文登錄內容有誤，我要怎麼修改？ .................................................................... 12 問題七、分文給承辦人了，要列印清單給承辦人簽收，如何操作？ ........................................ 13 問題八、公文要會辦其他單位，該如何操作？ ............................................................................ 14 問題九、來會的公文要分會辦承辦人，該如何操作? .................................................................. 14 問題十、公文已經送出去，可以取消送出嗎? .............................................................................. 15 問題十一、承辦人告知公文要併辦(彙辦)處理，我該如何操作? .............................................. 16 問題十二、承辦人告知公文要存查結案，我怎麼在系統上作業？ ............................................ 16 問題十三、承辦人告知公文要發文結案，我怎麼在系統上作業？ ............................................ 18 問題十四、密件公文要發文，我要怎麼操作？ ............................................................................ 20 問題十五、公文結案進行決行歸檔註記，發現決行人員反白無法點選，我該怎麼辦? .......... 20 問題十六、單位發文，我該如何作業? .......................................................................................... 22

版權所有，翻印必究 1

問題一、第一次登入公文管理系統，需注意什麼事情、需進行什麼設定？

A:

1. 請確認任職單位是否正確。(註：不正確請至公務入口網修改)

2. 請確認角色權限是否正確。(註：不正確請告知機關或單位管理者調整)

3. 個人資料輸入，請輸入各項資訊。(註：筆硯帳號為非必填欄位)

版權所有，翻印必究 2

職稱 (若無可點選的職稱，請洽叡揚駐點工

程師)

身分證字號 請務必填寫正確的身分證字號

連絡電話、傳真、分機、電子郵件

信箱

請務必填寫

筆硯帳號 承辦人與進行電子發文人員均需填寫

4. IE 瀏覽器相關設定

下載檔案位置：可於過渡版執行、正式版公文管理系統下載區、公文管理系

統服務網

(1) 點選『執行』

版權所有，翻印必究 3

(2) 點選『執行』

(3) 點選『下一步』

版權所有，翻印必究 4

(4) 若出現此訊息，請將 IE(網頁瀏覽器)關閉後，點選『確定』

(5) 安裝成功，點選『完成』即可

版權所有，翻印必究 5

版權所有，翻印必究 6

問題二、登入公文系統發現任職單位錯誤，如何修改?

A:請至公務入口網進行修改，每一個小時會同步更新至公文管理系統

版權所有，翻印必究 7

問題三、郵寄或紙本來文，如何收文登錄？

A：

府內單位、機關(無課隊登記桌)：單位收文作業/收文登錄，分文分到承辦

人

1. 單位收文作業，點「收文登錄」

2. 於公文文號欄位，輸入已經列印取得的條碼號

3. 選擇承辦單位及承辦人

4. 輸入其他收文內容

(1) 限期公文：須於速別點選「限期公文」，再依收文內容輸入限辦日期或限辦天數 (2) 附件：收文有附件，則須點“有”，如為支票、匯票可點選後輸入張數，如為其他則

於附件明細登錄

5. 按「傳送」即會送至承辦人的點收作業

版權所有，翻印必究 8

機關(有課登記桌)：局的身分/單位收文作業/收文登錄，分文分到科

1. 單位收文作業，點「收文登錄」

2. 於公文文號欄位，輸入已經列印取得的條碼號

3. 選擇承辦單位

4. 輸入其他收文內容

(1) 限期公文：須於速別點選「限期公文」，再依收文內容輸入限辦日期或限辦天數 (2) 附件：收文有附件，則須點“有”，如為支票、匯票可點選後輸入張數，如為其他則

於附件明細登錄

5. 按「傳送」即會送至課隊登記桌的點收作業

問題四、電子來文，如何收文登錄？

A：

府內單位、機關(無課隊登記桌)：單位收文作業/收文登錄，分文分到承辦人

機關(有課登記桌)：局的身分/單位收文作業/收文登錄，分文分到科

版權所有，翻印必究 9

有二種方式

1. 方式一：輸入來文文號

(1) 於單位收文作業，點「電子公文夾」

(2) 按「顯示查詢條件」鈕

(3) 輸入公文上的來文號

(4) 按「查詢」鈕，即可查得資料

(5) 按來文字號，系統即會顯示電子收文內容

(6) 於公文文號欄位，輸入已經列印取得的條碼號

(7) 選擇承辦單位、承辦人

(註：有課隊登記桌的只選到科室；沒有課隊登記桌的，就選到人)

(8) 按「存檔及傳送」鈕，即完成分文

版權所有，翻印必究 10

2. 方式二：直接點來文文號

(1) 於單位收文作業，點「電子公文夾」

(2) 按來文字號，系統即會顯示電子收文內容

(3) 於公文文號欄位，輸入已經列印取得的條碼號

(4) 選擇承辦單位、承辦人

(註：有課隊登記桌的只選到科室；沒有課隊登記桌的，就選到人)

版權所有，翻印必究 11

(5) 按「存檔及傳送」鈕，即完成分文

問題五、分文分錯了或承辦人反應需改分，該如何操作？

A： 有二種情況

1. 情況一：承辦人已經簽收：請他於待辦清單勾選文號，按「送登記桌」鈕

2. 情況二：承辦人未簽收

(1) 於登記桌作業，點「可抽回作業」

(2) 勾選公文文號

(3) 按「送件抽回」鈕，公文即會回至登記桌作業的「待辦清單」，以利重新

版權所有，翻印必究 12

分文

問題六、紙本收文登錄內容有誤，我要怎麼修改？

A：

1. 於單位收文作業，點收文登錄

2. 於公文文號欄位輸入已收文登錄的條碼號

3. 系統即會顯示”資料已存在”，按「確定」鈕

4. 按「修改」鈕，即會顯示之前登錄的公文內容

5. 修改公文內容(註：承辦單位、承辦人無法修改)

6. 修改完畢後，按「暫存」鈕即可

版權所有，翻印必究 13

問題七、分文給承辦人了，要列印清單給承辦人簽收，如何操作？

A：

1. 於登記桌作業，點「登記桌報表列印」

2. 按「分辦清單」

3. 輸入報表產生條件

4. 選擇是否要分頁(不分頁、依收件單位分頁或依收件人分頁)

5. 按「預覽列印」即會產生報表清單

版權所有，翻印必究 14

問題八、公文要會辦其他單位，該如何操作？

A：

1. 於登記桌作業，點「待辦清單」，點公文文號

2. 按「設定傳送流程」

3. 於各單位選單

4. 選擇會辦局處

5. 選擇順會(順序)或分會(影本(印)分會)

6. 按「新增」鈕

7. 按「確定」鈕

8. 最後按下「傳送」鈕，即可將公文送至會辦單位

問題九、來會的公文要分會辦承辦人，該如何操作?

A：

版權所有，翻印必究 15

1. 於登記桌作業，點文號

2. 選擇承辦課室，再點選承辦人

3. 按「指定會辦人」，公文即傳送至會辦人

問題十、公文已經送出去，可以取消送出嗎?

A：可以

1. 點可抽回作業

2. 勾選文號

3. 按「送件抽回」鈕，公文即會回至待辦清單以利重新設定

版權所有，翻印必究 16

問題十一、承辦人告知公文要併辦(彙辦)處理，我該如何操作?

A：登記桌人員無此作業，請承辦人自行作業即可

問題十二、承辦人告知公文要存查結案，我怎麼在系統上作業？

A：

(1) 點待辦清單

(2) 點公文文號

(3) 按「決行歸檔註記」鈕

(4) 點選決行類別

府內單位：府收文，決行類別「存查」；處收文，決行類別「單位存查」

一級、二級：府收或機關收文，決行類別均為「單位存查」

(5) 點選決行層級、決行單位、決行人員、決行日期

(6) 輸入分類號或點選 查詢分類號(如已顯示分類號則進行步驟 9)

(7) 系統即會帶出分類號清單，點選分類號

(8) 按「確定」鈕

版權所有，翻印必究 17

(9) 輸入歸檔數量、附件、密等

如有附件，請按「附件資訊」進行登錄

確認密等，系統預設為普通(如筆硯文稿密等為密，系統即顯示為「密」)

(10) 按「送歸檔」或「送單位歸檔」

府內單位：府收文，決行類別「存查」，按「送歸檔」；

處收文，決行類別「單位存查」，按「送單位歸檔」

一級、二級機關：府收或機關收文，決行類別均為「單位存查」，按「送

單位歸檔」

版權所有，翻印必究 18

問題十三、承辦人告知公文要發文結案，我怎麼在系統上作業？

A：

(1) 點待辦清單

(2) 點公文文號

(3) 按「決行歸檔註記」鈕

(4) 點選決行類別

府發文，決行類別「發文」

處或局發文，決行類別「單發」

(5) 點選決行層級、決行單位、決行人員、決行日期

(6) 輸入分類號或點選 查詢分類號(如已顯示分類號則進行步驟 9)

版權所有，翻印必究 19

(7) 系統即會帶出分類號清單，點選分類號

(8) 按「確定」鈕

(9) 輸入歸檔數量、附件、密等

如有附件，請按「附件資訊」進行登錄

確認密等，系統預設為普通(如筆硯文稿密等為密，系統即顯示為「密」)

(10) 按「送歸檔」或「送單位歸檔」

府發文：決行類別「發文」，按「送發文」

處或局發文：決行類別「單發」，按「送單發」

版權所有，翻印必究 20

問題十四、密件公文要發文，我要怎麼操作？

A：跟一般公文一樣，決行類別發文或單發，按送發文或單發

需特別注意：密等需為密以上，且要點選解密條件

問題十五、公文結案進行決行歸檔註記，發現決行人員反白無法點選，我該怎

麼辦?

A：

版權所有，翻印必究 21

解決方式：

1. 先關閉決行歸檔註記畫面，回到待辦清單點公文文號

2. 按「設定傳送流程」鈕

3. 點選最後一個未執行的流程(流程沒有紅色勾勾的那一個)

4. 按「移除」鈕

5. 按「確定」鈕後，即可再進行決行歸檔註記

版權所有，翻印必究 22

問題十六、單位發文，我該如何作業?

A：

※公文需已經於待辦清單做決行歸檔註記，決行類別「單發」，按「送單發」

※府內單位、機關(無課隊登記桌)：單位發文作業/單位發文待辦區

※機關(有課登記桌)：局的身分/單位發文作業/單位發文待辦區

1. 紙本單發

(1) 點「單位發文待辦區」

(2) 勾選公文文號

(3) 按「發文結案」鈕

版權所有，翻印必究 23

2. 電子單發

(1) 點「單位發文待辦區」

(2) 於公文文號，按「編輯」鈕，開啟筆硯

(3) 按「發文清單」鈕

(4) 按「轉交換檔」鈕

(5) 筆硯即會顯示「公文交換檔(DI)儲存完畢」，按「確定」鈕，即完成電子

版權所有，翻印必究 24

發文

(6) 按「X」關閉筆硯文稿

(7) 勾選公文文號

(8) 按「發文結案」鈕