How to Communicate with others!! ! مع الرخرين كيفية التواصل

NAME: Ahlam Mohammed AbassOpen University Malaysia EDHRM

المسم:أحل م محمد عباسامسم الجامعه :الجامعه المفتوحة الماليزيا

مجال الدرامسه: إدارة التنمية البشرية

قبل البداية

هذا العرض هو جزء من دورة تدريبة قصيرة•

هذ الدورة التدريبة عبارة عن دراسة اقدمها في مشروع •التخرج الخاص بي بعنوان ” اثر الدورات التدريبة في

الجنجاز”

ارجو ان تتم الستفاده للجميع واضافه تعليق•

جنماذج من الطبيعه• 72% of your body is made up of water ,, what if we

take ordinary water like this% من جسم الجنسان هو عبارة عن ماء... ماذا يحدث 72كما جنعلم ان •

اذا ارخذجنا ماء عادي كهذا

• And imagine with me how water looked like with the words “Love” over it

تخيل معاي اذ ارخذت تردد كلمة (حب) على هذا الماء.. ما سيحدث؟؟•

هل تصدق اجنها جنفس الماء الذي شاهدجنه قبل قليل؟

• Thanks Dr. Masaru Emoto, a Japanese scientist, because he believes so.

يجب علينا ان جنشكر د.ماسارو إموتو العالم الياباجني لجنه اقتنع ان سيحدث تغير •في هذا الماء

• Imagine with me how your good word.. good Impression ..will take place with whom around you

تخيل معي رد فعل الكلمة الطيبة والجنظباع الجيد على من هم حولنا•

OBJECTIVES الهداف

• Raising Awarenessرفع الوعي•

• Working with Body Languageالعمل مع لغة الجسد•

• Working with Differing Points of Viewالعمل مع وجهات جنظر مختلفة•

• Developing Listening and Responding Skillsتطوير مهارات الستماع والستجابة•

IDENTEFYING COMMUNICATIONتعريف التصال

•communication it is human input that steers the logical, factual and mechanical requirement of all business operations.

WHY COMMUNICATEلماذا جنتواصل

• It leads to greater effectivenessيؤدي الى مزيد من الفعالية•

• It gets people involved with the organization andفإجنه يحصل الشخاص المتعاملين مع المنظمة •

- increases motivation to perform wellيزيد من الدافع لداء جيدا-

- Increases commitment to the organizationزيادة التزام للمنظمة-

WHY COMMUNICATEلماذا جنتواصل

• It makes for better relationships and understanding between:لتحسين العلقات والتفاهم بين:-

- Boss and subordinate;ومرؤوس رئيس ؛-

- Colleaguesالزملء-

- People within the organization and outside itالشخاص دارخل المنظمة ورخارجها-

• It helps people to understand the need for change:يساعد الشخاص على فهم الحاجة للتغير•

Causes of Communication Difficulties: صعوبا ت أسباب الصتصال ت :

– Lack of information and knowledge نقص في المعلوما ت والمعرفة–

– Not explaining priorities or goals properly عدم صتفسير الولويا ت أو الدهداف بشكل صحيح–

– Not listening ل صتستمع–

– Not understanding fully and fail to ask questions فهم غير كامل وفشل في طرح السئلة–

Causes of Communication Difficulties: صعوبا ت أسباب الصتصال ت :

Not understanding others’ needs عدم فهم احتياجا ت الرخرين–

– Not thinking clearly, jumping to conclusions عدم التفكير بوضوح ، والقفز إلى الستنتاجا ت–

– Bad mood سوء المزاج–

• Failure to explore alternative

فشل لستكشاف بديل•

Basic Communication Principlesالمبادئ الصتصال ت الساسية

-The way we begin our message often determines the outcome of the communication

الطريقة التي نبدأ رسالتنا غالبا صتحدد نتائج الصتصال ت-- The way message is delivered always effects the way message is received

الطريقة صتسليم الرسالة دائما ثؤثر على طريقة صتلقي الرسالة--The real communication is the message received, not the message intended

الرسالة الحقيقية دهي الرسالة التي نقوم بتسليمها، وليس -المعنى المقصود منها.

7 Positive Principles for Cooperative Communication التواصل اليجابيمبادئ

– Soften the ‘you’s or change the into “I” to avoid sounding pushy • Instead of : ‘You’ll have to….’, say ‘Could you….’ Or ‘Would

you be able to….’ كلمة ”انت“ بدا من ”أنا“ لتجنب صيغة المر•

”انت من الممكن ان ... ” و“دهل بامكانك ان...“•

– Focus on the solution , not the problem ركز في الحل , ليس المشكلة–

– Focus on the future , not the past ركز في المستقبل , ليس في الماضي–

• Instead of “I’ve told you before not to……, say ‘From now on…….” قل ” من الن وصاعدا سوف نعمل....“ بدل من ”لقد نصحتك من قبل ل صتفعل....“•

7 Positive Principles for Cooperative Communication التواصل اليجابيمبادئ

– Turn can’ts into cans حول ل استطيع الى استطيع•

• Instead of ‘We can’t do that until next week’, say ‘We’ll be able to do that next week’.

بدل من ”ل نسطيع ان نفعل دهذا حتى السبوع القادم“ قل ” بامكننا ان نقوم بهذا السبوع المقبل“•– Take responsibility – don’t lay blame

اللوم إلقاء لصتحمل المسؤولية, –• Instead if ‘It’s not my fault’, say ‘Here’s what I can do to fox that’

“'بدل من ”دهذا ليس رخطئي“ قل ” دهذا ما يمكن ان نفعله •– Say what do you want , not what you don’t want

قل ماذا صتريد , ل صتقل ما لصتريد–• Instead of ‘Don’t; drive too fast’, say ‘Drive carefully’

قل ”ل صتقود مسرعا“, قل ”قود بحرص“•

Manage your body languageالتحكم في لغة الجسد

– Sit or stand at right angles and on the same level, and respect people’s personal space zones

الجلوس أو الوقوف في الزوايا وعلى نفس المستوى ، ومناطق احترام الناس –في الفضاء الشخصية

– Use open gestures and body language

استخدام اليماءا ت ولغة الجسد –– Center your attention exclusively on the other person

ركزالدهتمام حصرا على شخص آرخر–• Lean slightly forward to show interest; a bit further forward to apply

pressure, slightly back to reduce pressure

العجاف قليل إلى المام لهظهار الدهتمام ؛ قليل إلى المام لممارسة •الضغط ، قليل مرة أرخرى لتخفيف الضغط

Manage your body languageالتحكم في لغة الجسد

– Maintain appropriate eye contact while listening to encourage the speaker; increase eye contact to apply pressure; reduce it to lower pressure

الحفاظ على الصتصال بالعين المناسب أثناء الستماع صتزيد من صتشجيع –المتحدث, وزيادة التواصل البصري لممارسة الضغط ، وصتخفيض على رخفض

ضغط– Respond appropriately by basing your responses on what the other

person has just said

الستجابة بشكل مناسب من قبل إسناد ردودكم على ما الشخص الرخر قال –للتو

• Be relaxed and balanced to make relaxed and open communication easier

كن مريح ومتوازن لجعل التواصل أسهل وأيسر•

Gather Good Information with your EARs

جمع معلوما ت باذنك • E – explore by asking questions

استكشاف عن طريق طرح أسئلة •• A – affirm to show you’re listening

نؤكد اهظهار انك صتستمع•• R – reflect your understanding

صتعكس صتفهمكم•• S – silence, listen some more

الصمت ، والستماع بعض أكثر•

Barriers to communication can be classified into three groupsيمكن تصنيف الحواجز التي تحول التواصل الى ثل ث مجموعات

• Barriers to reception: الحواجز التي تحول دون استقبال :environmental stimuli

المحفزات البيئيةthe receiver’s attitudes and values

المتلقي في المواقف والقيمthe receiver’s needs and expectations

المتلقي احتياجات وتوقعات:؛• Barriers to acceptance:

الحواجز التي تحول دون القبول بما يلي•prejudices;

التحيزاتinterpersonal conflicts between sender and receiver

الصراعات الشخصية بين المرسل والمتلقي

Barriers to communicationعوائق التصال

• Barriers to understanding: :الحواجز التي تحول دون فهم؛•

language, semantic problems;اللغة ، والمشاكل الدالالت

the ability of the receiver to listen and receive, especially messages which threaten his/her self –concept;

قدرة المتلقي للستماع وتلقي ، وخصوصا الرسائل التي تهدد حالته مفهوم الذات

Elements of Effective CommunicationElements of Effective Communication الفعال االتصال عناصرالفعال االتصال عناصر

• Vocal Qualityجودة الصوت•

Refers to the pitch and resonance of the sounds made with speed and volume

علو مستوى و السرعه و المزاجية الحالة الى الصوت جودة ترجعالنبرة

• Style and Presentationالسلوب وطريقة العرض•

Refers to how the three parts of voice quality – pitch, speed and volume – blend together.

يشير إلى كيفية الجزاء الثلةثة لجودة الصوت -

CONVERSATION AS COMMUNICATIONCONVERSATION AS COMMUNICATIONاالتصالاالتصال ك كالمحادةثةالمحادةثة

• To ensure an efficient and effective conversation, one must consider these three rules:

لضمان كفاءة وفعالية المحادةثة ، ال بد من النظر في هذه القواعد الثلةثة :•• You must make your message understandable

يجب أن تجعل رسالتك مفهومة•• You must receive and understand the intended

message sent to youيجب أن تستقبل وتفهم المقصود من الرسالة المرسله لك•

• You should exert some control over the flow of the communication

يجب عليك ممارسة بعض السيطرة على تدفق االتصاالت•• YOU MUST LEARN TO LISTEN AND SPEAK

عليك أن تتعلم االستماع والتحدث •

STRATEGIES AND TECHNIQUES FOR EFFECTIVE COMMUNICATION

للتواصل والتقنيات االستراتيجيات الفعال

• BE ASSERTIVE حازما كنBe assertive means ‘to declare or state clearly’

' بوضوح ' تعلن أن أو حزما وسائل تكون• HANDLE Confrontations ETHICALLY

أخلقيا • المواجهAct professionally in a consistent and fair manner so that your staff knows where they stand

يقفون أين من يعلم موظفيكم بحيث عادلة بطريقة تصرف• SEEK INFORMATION المعلومات جمع

Use closed ended questions or open ended questions

مفتوحة أسئلة أو انتهت المغلقة السئلة استخدم

Telephone skills and effectiveness الهاتف وفعالية مهارات

• Have an aim• لها هدف• Tailor your style to that of the person you are talking to

حدد طريقتك كلمك حسب الشخص الذي تتحدث إليه•• Limit social conversation

الحد من المحادةثة االجتماعية•

• Give concise answers to questions and listen attentivelyإعطاء إجابات مختصرة على السئلة والصنصات•

• Summarise points and provide necessary feedbackلخص النقاط ، وتوفير التغذية المرتدة اللمزمة•

WHAT IS HEARING AND LISTENINGما هو السمع واالستماع

• Hearing is only one part of the listening process. It is a physiological process that occurs when sound waves are translated and processed by the central nervous system automatically.

جزءفقط جزء من عملية االستماع. وهي عملية الفسيولوجية التي تحدث عندما يتم •تحويل الموجات الصوتية ومعالجتها من قبل الجهامز العصبي المركزي تلقائيا

• Listening is a process in which messages that are conveyed orally are attended to, perceived, recognised, interpreted and stored for future use.

يتم للرسائل شفويا ويتم تخزينها وتفسيرها , وتخزن الستخدامها في المستقبل •

5 Active Listening Skills 5 الفعال االستماع مهارات

– Paraphrasing meanings: Translate into your own words what the speaker has said

مقتبسا المعاصني : في ترجمة الكلمات الخاصة بك ما قال المتكلم –– Reflecting feelings: when someone is expressing emotion

or feelings or looks emotional (upset, angry, excited), convey your empathy and encourage the speaker to continue

مما يعكس مشاعر : عندما يقوم شخص ما يعبر عن المشاعر أو مشاعر أو –تبدو عاطفية (بالضيق والغضب ، متحمس) ، أصنقل لكم التعاطف والتشجيع

على مواصلة اللغة

5 Active Listening Skills مهارات التستماع الفعال

– Synthesizing: blend several ideas of the speaker into one theme or idea.

توليف : مزيج من عدة أفكار المتكلم في موضوع واحد أو فكرة–– .Imagining out loud: imagine what it must be like

to be in the speaker’s place

في مكان المتكلميقال فلنتخيل بصوت عال : تخيل ما يجب أن –

To listen more effectively للتستماع بفاعليه أكثر

• Attend physically – the right body language helps us to focus on the speaker and encourages the speaker to give us more information.

مع ساعدنا على التركيز تحضور جسديا -- لغة الجسد • يقدم لنا المزيد من المعلومات.المتحدث ، وتشجع المتحدث

To listen more effectively للتستماع بفاعليه أكثر

• Attend mentally – follow the speaker’s flow of thought, listen to understand, not evaluate; listen first, then assess Check it verbally – paraphrase, clarify, probe further, summarize your understanding

حضور عقليا -- متابعة تدفق المتحدث الفكر ، والتستماع إلى فهم ، وليس تقييم ؛ •التستماع أول ، ثم تقييم التحقق من ذلك لفظيا -- إعادة صياغة وتوضيح ، تحقيق

مزيد من تلخيص تفهمك

Good Habits of Effective Listeners عادات المستمع الجيد

– Looking at the speaker in order to observe body language and pick up subtle nuances of speech

يبحث في اللغة من أجل مراقبة لغة الجسد والتقاط الفروق الدقيقة الكلم–– Asking questions

التسئلة المطروحة–

– Giving speakers time to articulate their thoughtsإعطاء المتكلمين الوقت للتعبير عن أفكارهم–

– Letting people finish what they are saying before giving your opinion

ك الناس إنهاء ما يقولونه قبل اعطاء رأياعطاء–

Important aspects of effective listening أهم الجوانب للتستماع الفعال

• Effective listeners are well liked by people because they satisfy the basic human need to be heard

•المستمعين الجيد ومحبوب لمن حوله لنه يلبي حاجة إنسانية أتساتسية في أن

يستمع إليه

• Listening encourages giving ideas and encourages creativity in communicating

التستماع تشجع الفكار العطاء ويشجع على البداع في التواصل•