高雄市政府會計資訊系統─帳務處理子系統

使 用 手 冊

中華民國 101 年 8 月修訂

使 用 手 冊 目 錄 第一篇：系統簡介

第一章、設備需求－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 01 頁

第二章、系統目標－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 01 頁

第三章、系統架構－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 01 頁

第四章、系統功能說明－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 02 頁

第五章、電腦化流程－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 07 頁

第二篇：系統安裝與啟用

第一章、系統安裝－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 08 頁

第二章、系統啟用－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 11 頁

第三篇：帳務處理

第一章、進入帳務處理－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 13 頁

第二章、代碼維護作業

第一節、共同事項－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 13 頁

第二節、預算科目異動作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 13 頁

第三節、會計科目異動作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 20 頁

第四節、用途別異動作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 21 頁

第五節、機關別異動作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 22 頁

第六節、金融機關異動作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 22 頁

第七節、摘要異動作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 23 頁

第八節、其他代碼異動作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 23 頁

第三章、預算登錄分配

第一節、預算、分配數批次轉檔－－－－－－－－－－－－－－－－－第 24 頁

第二節、預算登錄、分配作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 24 頁

第四章、記帳憑證異動

第一節、進入帳務處理前準備工作－－－－－－－－－－－－－－－－第 29 頁

第二節、注意事項－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 29 頁

第三節、收入傳票異動作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 29 頁

第四節、支出傳票異動作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 30 頁

第五節、付款憑單異動作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 31 頁

第六節、付款憑單附屬作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 31 頁

第七節、轉帳傳票異動作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 37 頁

第八節、轉帳憑單異動作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 42 頁

第九節、移轉憑單異動作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 43 頁

第十節、記帳日期異動－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 43 頁

第十一節、沖銷憑證－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 44 頁

第十二節、傳票複製及關鍵字查詢－－－－－－－－－－－－－－－－第 45 頁

第十三節、已過帳可用餘額功能－－－－－－－－－－－－－－－－－第 47 頁

第五章、憑證過帳作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 51 頁

第六章、帳簿查詢作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 52 頁

第七章、動支預備金及未納入預算之中央補助款帳務處理－－－－－－－－第 53 頁

第四篇：月報處理

第一章、進入月報處理作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 58 頁

第二章、現金出納表期初作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 58 頁

第三章、月報統計作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 58 頁

第四章、月報列印作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 58 頁

第五章、憑證送審列印－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 62 頁

第五篇：半年結算－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 64 頁 第六篇：製表作業

第一章、進入製表作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 67 頁

第二章、各類帳簿列印－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 67 頁

第三章、各類代碼列印－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 67 頁

第七篇：年度結轉作業

第一章、進入年度結轉處理作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 68 頁

第二章、跨年度期間作業流程圖－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 69 頁

第三章、新舊年度資料整理作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 71 頁

第四章、舊年度結帳作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 72 頁

第五章、新年度承轉作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 74 頁

第八篇：決算作業

第一章、使用時機－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 78 頁

第二章、進入決算作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 78 頁

第三章、資料登錄作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 78 頁

第四章、年報統計作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 78 頁

第五章、年報列印作業－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 78 頁

第六章、注意事項－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 78 頁

第九篇：資料傳輸－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 82 頁

第十篇：資料匯出

第一章、匯出年度資料－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 83 頁

第二章、移除年度資料－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 83 頁

第三章、注意事項－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 83 頁

第十一篇：資料備份 －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 84 頁

第十二篇：資料回存 －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 85 頁

第十三篇：跨新舊年度帳務處理－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 87 頁

第十四篇：總預算案未完成法定程序之帳務處理

第一章、暫分配預算－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 89 頁

第二章、總預算完成法定程序 第一節、預算系統轉檔－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 89 頁

第二節、修正分配預算－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第 90 頁

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高雄市政府會計資訊系統─帳務處理子系統操作說明 第一篇：系統簡介

背景說明：

高雄市政府主計處（以下簡稱主計處）為謀解決主計業務日益繁重而人力無法增加之瓶頸，並期充分

發揮會計管理效能，乃於七十九年成立單位會計資訊化推動小組積極推動會計業務資訊化工作，自八

十一年度起試辦。嗣因電腦科技視窗環境衝擊及為提升會計管理功能需求，遂於八十八年委託資訊中

心協助改版（將 DOS 版改為視窗版），並於九十年度開始試辦，九十一年度全面推廣。

第一章、設備需求：

㈠硬體：

1.IBM PC 或相容個人電腦（三十二 MB RAM 以上）乙台。

2.作業系統─WINDOW95、WINDOW98 或 XP。

3.噴墨或雷射印表機乙台。

㈡軟體：會計資訊系統─帳務處理子系統程式。

第二章、系統目標：

㈠簡化人工作業

⑴建立電腦化管理之預算科目、會計科目及記帳憑證有關資料，避免人工抄寫錯誤，確保資料正

確性。

⑵以電腦化作業進行計算、過帳及產生會計有關簿籍及會計報告，並作核對，可減輕書表校對工

作。

㈡提昇工作效率

⑴隨時掌握預算執行進度及財務收支狀況，適時提供機關首長使用。

⑵簡化人力，使會計工作重心，得自帳務處理工作移至內部審核，以提昇管理功能。

㈢促使處理標準化

⑴藉會計事務電腦化統一作業規範，使各單位會計事務之處理趨於一致。

⑵避免各機關個別開發會計系統導致人力及財力資源之浪費及作業程序之分歧。

第三章、系統架構：

單位會計系統

預算編審系統

預算控制子系統

帳務處理子系統

總會計連線子系統

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第四章、系統功能說明：

本系統下分帳務處理、月報處理、製表作業、半年結算、年度結轉、決算作業、資料傳輸、過帳回

復、資料匯出作業各部份，其功能說明如下：

甲、帳務處理作業：

㈠預算登錄分配：為登錄全年度各計畫之預算數及分配數。

㈡記帳憑證異動：為記帳憑證之異動作業（含收入、支出、轉帳傳票及付款憑單、付款憑單附屬

單據、轉帳憑單、移轉憑單）。

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㈢憑證過帳作業：為記帳憑證之過帳作業。

㈣代碼維護作業：建立有關預算科目、會計科目、用途別、機關別、金融機關、摘要及其他代碼

資料。

㈤帳簿查詢作業：線上查詢有關記帳憑證開立情形、總分類帳及各項明細帳過帳資料。

㈥年度啟用作業：首次使用本系統及新年度開始，須完成本選項年度啟用作業。

乙、月報處理作業：

㈠月報統計作業：列印月報表前產生各項合計數等。

㈡月報列印作業：列印月報表。

㈢憑證送審列印：列印支出憑證送審明細表。

㈣現金出納表期初作業：年度開始或首次使用本系統時，現金出納表上期結存資料之建立。

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㈤參考性報表列印：列印收入憑證送審明細表。

丙、製表作業：

列印各類帳簿、各類代碼（如會計科目、機關名稱）。

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丁、半年結算作業：

㈠結算統計作業：列印半年結算報表前產生各項合計數等。

㈡結算列印作業：列印半年結算報表。

㈢資料登錄作業：登錄「預付數」。

戊、年度結轉作業：

㈠新舊年度資料整理作業：將上年度各預算科目代碼移轉下年度使用。

㈡舊年度結帳作業：結束虛帳戶，結轉實帳戶。

㈢新年度承轉作業：承接上年度總帳、明細帳（如保管款、預付款等）資料。

己、決算作業：

㈠年報統計作業：列印決算報表前產生各項統計數等。

㈡年報列印作業：列印單位決算報表。

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㈢資料登錄作業：登錄現金出納表資料、本年度預算資料、以前年度預算資料。

庚、資料傳輸作業：

將本系統之付款憑單、轉帳憑單、移轉憑單資料每日匯出供電子支付系統使用。（見第九篇）

辛、年度資料匯出作業：

將年度資料匯出及移除年度資料。

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第五章、電腦化流程： 單 位 會

計 半 年 結 算

單 位 決 算

啟用作業 （一年一次）

傳票登錄

傳票列印

過帳

月報統計

資料登錄

年報統計

年報列印

帳簿 列印

月報 列印

資料登錄

結算統計

結算列印

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第二篇：系統安裝與啟用 第一章、系統安裝

㈠連結高雄市政府主計處網站 http://dbaskmg.kcg.gov.tw/點選業務資訊 主計專區 會計檔案下載

主計論壇 會計檔案下載 「單位會計系統公佈」下載視窗版系統程式 uaexe.exe 存放至

c：\Temp 目錄。（或直接由高雄市政府單一簽入網站進入主計論壇亦可）

㈡安裝程序： 1.從檔案總管中 c:\Temp\uaexe.exe 滑鼠點兩次進行解壓縮。

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2.點選 Unzip 一次。 3.點選「確定」，再按「close」。

4.於檔案總管 c:\ua_w\exe1\setup.exe 點二次。

5.輸入機關名稱後，點選「下一頁」。 6.點選「下一頁」。

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7.點選「下一頁」。 8.點選「下一頁」。

9.點選「完成」，即安裝完畢。

.

㈢連結網站更新程式

1.下載更新程式：可直接點選程式名稱 ua_p.exe 更新，請將程式儲存於 c:\ua_w\exe1 目錄中。

2.若程式更新成功，則「單位會計管理系統」版本日期將為最新日期，如下圖：

不必打勾

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第二章、系統啟用

本系統程式首次啟用時須先做下列步驟：

1.進入帳務處理系統（資料路徑：c:\ua_w\db）→點選「會計年度」為啟用時正確之會計年度。

2.點選帳務處理→代碼維護作業→機關別異動作業→新增本機關代碼。

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3.點選帳務處理→年度啟用作業→點選「會計年度」、「啟用機關」。

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第三篇：帳務處理

第一章、進入帳務處理 ㈠開始→程式集→單位會計管理系統－帳務處理→資料路徑 c:\ua_w\db

㈡確定路徑進入帳務處理系統，請檢查畫面上系統日期正確否，有關登載傳票、付款憑單均以系

統日期為其開立日期。

第二章、代碼維護作業

第一節、共同事項

㈠由於不同年度均使用同一資料檔 db 作業，故代碼為各年度所共用。如欲變更代碼，需俟年度

資料匯出後，於新年度 db 檔重新整理。

㈡已建立之代碼─共通之代碼本系統已預先建立，包括：

①一、二級用途別科目

②會計科目（細項科目除外）

③部分其他代碼：如付款憑單 "領取支票方式" 等。

㈢新增代碼：除已建立之代碼外，如有不足部分可依本機關需求自行建立（如會計科目之細項科

目）

㈣列印代碼：利用 "製表作業" 項下 "各類代碼列印" 功能列印以供參考。

㈤代碼長度已設定，不可為空白，部分代碼(如政事別後 4碼、業務計畫後 2碼)請補 "0" 。

第二節、預算科目異動作業

預算科目之建立應注意事項如下：

甲、歲出預算科目部分：

A.依據預算編製作業手冊內預算科目編號說明之款項目節輸入款、項、目、節及科目代碼（支

付作業科目電腦代號）政事別：款 機關別：項 業務計畫：目 工作計畫：節。

B.如有以前年度之應付歲出(保留)款，則預算科目除建立本年度所需科目外，尚須依所保留

之應付歲出(保留)款所屬年度及預算科目分別建立。

帳務處理→代碼維護作業→預算科目異動作業→歲出

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㈠政事別 機關別代碼後三碼，建在政事別層 ㈡業務計畫

㈢工作計畫

㈣分支計畫

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乙、市統籌及保管金科目部分： ㈠政事別 A.各機關市統籌科目請先於機關別異動作業鍵入

"02501 市統籌" 機關代碼，再依據市統籌科目 代碼輸入政事別：款 機關別：項 業務計畫： 目 工作計畫：節。

以 "公務人員各項補助費 874701" 為例： 政事別： 87 其他支出 業務計畫： 47 公務人員待遇福利 工作計畫： 01 公務人員待遇福利

市統籌機關別代碼後三碼

㈡業務計畫 ㈢工作計畫

B.機關如有納入集中支付之保管金科目請在本機關 ㈠政事別 代碼下，依保管金代碼 "983701" 一一鍵入。

政事別： 98 保管金 業務計畫： 37 保管金 工作計畫： 01 保管金

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㈡業務計畫 ㈢工作計畫

丙、待轉正科目部分： ㈠政事別 預付費用明細表應顯示待轉正之預算科目，經

費來源如為代收款、受託經費，可依政事別、 業務計畫、工作計畫建立，其代碼自行編列， 唯不可與正式預算科目代碼重複。（見 P30）

㈡業務計畫 ㈢工作計畫

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丁、動支第二預備金科目部分： 請先建入 "21001 第二預備金" 機關代碼（係為開立付款憑單及電子支付作業所需，詳 P55），再依

據動支科目預算代碼一一建立政事別、業務計畫、工作計畫。 帳務處理→代碼維護作業→機關別異動作業

㈠政事別

㈡業務計畫 ㈢工作計畫

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戊、歲入預算科目部分： 請依據預算編製作業手冊內預算科目編號說明之 ㈠來源別 款目節輸入款、目、節及科目代碼

來源別：款 來源別子目：目

來源別細目：節

帳務處理→代碼維護作業→預算科目異動作業→歲入

㈡子目 ㈢細目

※中央補助款 ㈠來源別 ㈡子目

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㈢細目

※ 歲入來源別科目編號僅至子目，

細目需自行建立，名稱同子目。

己、刪除預算科目－新增預算科目時以政事別、業務計畫、工作計畫依序建立，刪除預算科目時以反

方向工作計畫、業務計畫、政事別作業刪除。

庚、預算科目建畢後請列印參閱有無誤登、不完整或空白資料。

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第三節、會計科目異動作業 ㈠會計科目之建立應注意事項如下：

甲、所謂會計科目之細項科目以「代收款」為例： 代收款 主科目

代收款－公保費 細項科目

代收款－所得稅 細項科目

乙、本系統對會計科目之主科目如前述已全部預建，如需建立細項科目或更正會計科目名稱時，

可選擇本作業項目，畫面出現訊息說明如下：

A.何謂是否入預算明細帳、會計明細帳及細項明細帳：

□預算明細帳：係指歲出預算明細帳、歲入預算明細帳、應收歲入(保留)款明細帳、應付歲

出(保留)款明細帳。

□會計明細帳：會計主科目之明細帳（如代收款之明細帳）。

□細項明細帳：細項科目之明細帳（如代收款－公保費明細帳）。

B.依各機關需要會計科目可建立細項，例如：受託經費、保管款等，以利傳票登打及產生會計

月報明細表。

C.以「代收款」主科目為例（無細項之情況）：

會計科目代碼 中文名稱 入預算

明細帳

入會計

明細帳

入細項

明細帳

委辦機關代碼

2241-00 代收款 否 是 否

（後兩碼為細項科目，若主科目則為 "00" ）

＊上例為系統已預建之資料

D.凡會計科目欲建立細項科目者，為免重複過帳，主科目不應選擇入會計明細帳，應改由細項

科目入明細帳，以「代收款」 為例：

代收款主科目部分應修正為：

會計科目代碼 中文名稱 入預算

明細帳

入會計

明細帳

入細項

明細帳

委辦機關代碼

2241-00 代收款 否 否 否

代收款細項目科目部分應設定為：

會計科目代碼 中文名稱 入預算

明細帳

入會計

明細帳

入細項

明細帳

委辦機關代碼

2241-01 代收款－公保費 否 否 是

（細項代碼自行編號）

帳務處理作業→代碼維護作業→會計科目異動作業

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會計科目欲建立細項科目

第四節、用途別異動作業

本系統已預建一級用途別科目，如有名稱異動，請於年度開始時於該項作業修改。

㈠一級用途別

㈡二級用途別

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第五節、機關別異動作業

㈠機關別之建立應注意事項如下：

甲、依各機關需要，凡付款憑單上 "受款人" 資料均可於 "機關別異動作業" 下建檔，例如：限

繳所得稅、公司行號名稱，個人資料等等。本府各機關學校代碼請依「高雄市各機關單位代

號」編碼，其餘 "機關代碼" ，請自行編號。 乙、為配合本系統操作付款憑單受款人清單，請於 "機關別異動作業" 項下建立 " ****1 詳付款

憑單受款人清單"，在開立付款憑單時於受款人欄鍵入該代碼，方能於 "付款憑單附屬作業" 之 "受款人清單" 輸入受款人資料。

＊＊丙、年度進行中已建立之機關別資料如需異動（例如廠商地址變更），請另建機關代碼"新增" 整筆資料，非以 "更新" 變更資料，方不影響已過帳付款憑單受款人資料。俟年度終了舊年度

資料匯出後，於新年度機關資料再重新整理。

第六節、金融機關異動作業

㈠有關付款憑單、付款憑單受款人清單及機關別代碼異動之 "金融機關" 資料，請先於 "金融機關

異動作業" 建檔。 ㈡金融機構代碼共 7 碼，可至高雄市政府電子支付系統 統計報表 銀行代碼明細表查詢，或

至行政院金融監督委員會 銀行局 金融資訊 金融機構基本資料查詢。

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第七節、摘要異動作業 各傳票、付款憑單之 "摘要" 及 "備註" 中文內容可在 "摘要異動作業" 建檔，亦可逐字輸入。

（摘要代碼，請自行編碼）

第八節、其他代碼異動作業 其他代碼異動作業中－「類別」為兩碼，代表大項。 「代碼」為兩碼，代表細項。

本系統已預建特定常用項目資料以供於帳務處理時使用，不必重行鍵入。 "10"→特別記載 "11"→領取支票方式 "14"→存款種類 "16"→附記事項 "20"→記帳憑證種類 "30"→科目性質 "60"→預算種類

為配合電子支付作業，請於 "16：附記事項" 鍵入下列編號及名稱：02：撫恤金 03：一般薪資

04：臨時薪資 05：月退休金、月撫慰金 06：一次退休金 07：公務卡採購卡 08：考績獎金

09：年終獎金 10：歲出保留未核定前可支 31：公務人員各項補助費 32：退休人員年節特別照護金

33：公務人員待遇準備 34：公務人員意外傷亡慰問金 96：非薪津大額已報財政局 97：先行墊付

98：應廠商要求領回轉發

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第三章、預算登錄分配作業

第一節、預算、分配數批次轉檔（以 99 年為例）

㈠自單位預算系統產生年度預算及分配資料檔 uabud099.db（檔案名稱末 3碼係指會計年度）提供

單位會計系統。

㈡將 uabud099.db 複製至 c:\ua_w\db

㈢執行本項作業，系統日期只能為當年度之元月。

㈣利用此功能轉檔後，請至預算登錄分配作業檢查所轉入之預算數或分配數是否正確，若各月分配

數欄為空白時，請補 "0" 。

第二節、預算登錄、分配作業

"預算登錄" 係建立歲出、入科目全年度預算數資料，將列印在歲出（或歲入）預算明細帳右上

角（包括預算數、追加減預算、第一及第二預備金）。

㈠有關預算登錄、分配作業中 "預算種類" 代碼依性質各有不同，請參閱 "其他代碼異動作業" 中

"60：預算種類" 編碼登錄。

㈡須登錄預算數及分配數情況如下：

①年度開始核定歲出（歲入）預算數及其每月之分配數。

※年度開始核定歲出（歲入）預算數、分配數登錄方式有二：

方式一：可藉由預算、分配數批次轉檔轉入。

方式二：於「預算登錄、分配作業」選擇預算種類 10 歲出預算（80 歲入預算）輸入。

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②辦理追加（減）預算。

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③動支第一預備金。

A.動支機關為一級機關時（以民政局為例）。

B.動支機關為二級機關時（以鹽埕戶政事務所為例）。 ※一級機關需做右上圖

④動支第二預備金（以主計處為例）。

請選擇 02002-530101（本機關之預算科目）而非 21001-530101（抓取歲出預算明細帳"一二預備金"欄位所

需）。

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⑤辦理流用。

流出科目（流出金額請以負數表達） 流入科目

⑥統籌部分。

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㈢須更新分配數－修正分配數。

修正分配數－僅能往後月份修正。（以更新功能修之）

A.修正前（假設六月辦理修正分配） B.修正後

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第四章、記帳憑證異動作業 第一節、進入 "帳務處理" 前準備工作： ㈠建立代碼－請先完成有關機關別、預算科目、會計科目細項科目及其他代碼等之建立，如欲列印

已建立之機關別、預算科目及會計科目代碼資料等作為參考，請於主畫面 "製表作業" 下選擇 "其他代碼列印" 依所需之項目選擇列印。（見 P13~23）

㈡確認預算、分配數批次轉檔轉入之預算數、分配數資料，避免帳簿之預算數欄及開立自動轉帳傳

票時無資料可抓取。（見 P24）

第二節、注意事項

㈠傳票編號－傳票（付款憑單）編號，皆由系統自動給號。

㈡注意系統日期－傳票（付款憑單）記帳日期係自動抓取系統日期，本系統另於「記帳憑證異動」

項下提供「記帳日期異動」作業，供各類傳票更改原記帳日期。

㈢結束帳務處理－欲結束目前之帳務處理作業回上一畫面，按 "結束" 即可。

㈣作廢－凡記帳憑證摘要欄第一、二個字登入 "作廢" 二字（"作廢"前方及中間不可有空格）則該

傳票不過帳（即使輸入傳票編號），若再將金額登打為 1 元，則該筆傳票在 "憑證過帳作業" 將不會顯示。

㈤整理期間－1 月初收支整理期間所開立各項記帳憑證應更改系統日期為 12 月份。（12/01~12/31） ㈥調整及結帳分錄－年度結束 12 月份月報產生後，所須之調整及結帳分錄以一般轉帳傳票編製，

其記帳日期一律為 1 月 1 日以後。（01/01~01/31） ㈦開立傳票使用「應收歲入(保留)款」科目時，過帳欄指示出現如下訊息： 1.應收數 2.實收數 3.減免數 請您詳慮後選擇何項目，以免過帳錯誤，並請注意如下說明：

A.本府註銷減免數部分應選擇「減免數」。 B.審計處修正註銷減免部分應選擇「應收數」。

如使用「應付歲出(保留)款」科目時，過帳欄指示亦出現如下訊息： 1.應付數 2.實付數 3.減免數

亦請您詳慮後選擇何項目，以免過帳錯誤。 第三節、收入傳票異動作業（見 P30"帳務處理作業範例"） ㈠收支傳票－當月轉正沖收、沖付與實收、實付應分別開立收支傳票，請勿開立一般轉帳傳票，以

免該傳票未過入當月月報之現金出納表。 ㈡收入傳票借方科目只能接受以下現金科目：

A.歲入結存－現金 B.歲入結存－存款

C.有價證券

D.經費結存－現金

E.經費結存－存款

F.可支庫款

G.保留庫款

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第四節、支出傳票異動作業（見"帳務處理作業範例"）

支出傳票貸方科目只能接受之現金科目：同收入傳票借方科目。 ◎帳務處理作業範例

收入傳票細項最多 6項

支出傳票細項最多 6項

由受託經費預付－須輸入預算科目，預付費用明細表方可顯

示待轉正之預算科目。預算科目建立之方式請見 P16。

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第五節、付款憑單異動作業

㈠付款憑單之會計科目未輸入者，自動設定為「歲出實付數」。

㈡付款憑單之受款人欄位可先在機關別異動作業建立資枓，供開立付款憑單時使用，亦可直接於該

欄位上鍵入。

第六節、付款憑單附屬作業

㈠開立付款憑單、付款憑單附屬作業時應注意事項：

⑴不同年度經費（本年度與以前年度）應分別開立。

⑵不同經資門別（經常門、資本門、其他）應分別開立。（統籌科目係經常門）

⑶須使用科目清單時

①於預算科目登錄 ***-*****-****** 詳科目清單

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②科目清單同一預算科目之用途別請連續登錄，最多只能輸入 99 筆資料，登畢時該清單累計金額務

必等於上方「付款憑單金額」。

33

③付款憑單預算科目為詳「科目清單」時必須

A.實付與預付分別開立（實付與押金分別開立）

錯誤範例 使用科目清單時：實付與預付不可一起開立。

註：如不須使用科目清單時，實付與預付可開立於同一張付款憑單。

B.實付與應付分別開立。

錯誤範例 使用科目清單時：實付與應付不可一起開立。

34

⑷須使用會計科目清單時

①付款憑單會計科目應於付款憑單內「新增細項」中直接登打，可登打 99 筆，超過 3 筆則自動產

生會計科目清單，並須至付款憑單附屬作業之會計科目清單列印。 ②支付納入集中支付保管金之各款項時可數筆憑證合開一張付款憑單。

會計科目超過三筆則須至附屬作業下列印清單。

35

⑸須使用受款人清單時

於受款人欄登錄 ****1 詳見付款憑單受款人清單

於代碼維護作業下機關別異動作業建立此代碼

36

⑺受委辦機關付款憑單之代碼編碼：於代碼維護作業

之機關別、預算科目及其他代碼異動作業分別鍵入

委辦機關之代碼及名稱、預算科目代號及名稱（依

其款、項、目、節輸入）、科目性質（＝原科目性

質＋10），登打付款憑單時選擇前述代碼即可。

⑻生效日期系統預設為製票日期，請視需要修改為實際付款日期。

（例如：於 7月底開立 8月份薪資之付款憑單，生效日期改為 099/08/01）

37

第七節、轉帳傳票異動作業

㈠轉帳傳票又分為 "自動轉帳傳票" 及 "一般轉帳傳票" 二種，說明如下：

⑴自動轉帳傳票：

使用時機－年度預算數、各月份或各期分配數。

配合作業－於 「預算、分配數批次轉檔」－「登錄、分配作業」項下轉入各計畫之預算數及

用途別分配數資料，並於每月開立轉帳傳票時，僅需開立至工作計畫即可。（詳 P24）

⑵一般轉帳傳票：

使用時機－各種分錄都可適用（例如統籌、追加減預算及動支第一二預備金）

配合作業－惟以 "一般轉帳傳票" 開立全年度預算數及每月分配數時需加註入帳指示碼且需

開立至用途別。

㈡開立一般轉帳傳票時會計科目只進總帳欄為 "入帳指示"

鍵入 "1" →只進總帳

鍵入 " " →進總帳及相關明細帳

㈢調整分錄及結帳分錄

⑴結清總帳之會計科目－只進總帳欄應鍵入 1。

⑵歲入實收數、歲出實付數只進總帳欄雖鍵入 1，仍會開窗出現子目、業務計畫以供選擇。

⑶調整分錄欄鍵入「y」。

⑴自動轉帳傳票

①歲出預算數（歲入比照）

38

②歲出分配數（歲入比照）

⑵一般轉帳傳票

①� 追加預算 注意：只進總帳欄鍵入 1

②動支第一預備金 A.動支機關為一級機關時 注意：進入總帳欄鍵入 1

39

B.動支機關為二級機關時 注意：進入總帳欄鍵入 1

③動支第二預備金 注意：只進總帳欄鍵入 1

40

④辦理流用

⑤統籌部分 注意：只進總帳欄鍵入 1

41

⑥調整分錄及結帳分錄 調整分錄鍵入"y" 要選擇子目

調整分錄鍵入"y"方可選擇業務計畫

細項最多 8項

42

第八節、轉帳憑單異動作業

㈠開立付款憑單完竣後預算科目或用途別錯誤，應開立轉帳憑單透過電子支付作業轉帳。

用途別科目錯誤

預算科目錯誤

㈡開立轉帳憑單時，會計科目借方或貸方不可同時

登錄二項以上預算明細帳之會計科目如歲出實付

數或應付歲出(保留)款，否則無法過帳。

錯誤範例

借方或貸方科目不可同時出現二個預算明細帳之會

計科目。

43

第九節、移轉憑單異動作業

移轉憑單代傳票聯可接受三個會計科目，惟不可登入預算明細帳之會計科目如歲出實付數、應付

歲出(保留)款，因該移轉憑單不過入預算明細帳。

第十節、記帳日期異動

本系統於「記帳憑證異動」項下提供「記帳日期異動」作業，供各類傳票更改原記帳日期（可往

後修改及往前修改）。基於帳務安全控管考量及避免資料檔錯亂，往前修改目前僅開放修改記帳

日期之期間為「製票日期往前一個月」，例如：製票日期為 101/7/18，則最多可將該傳票之記帳

日期往前修改至 101/6/1。

帳務處理→記帳憑證異動→記帳日期異動

44

第十一節、沖銷憑證

㈠係指本張傳票欲沖轉以往所開立之記帳憑證編號。

㈡共有八碼－前六碼為原記帳憑證編號

後兩碼為細項科目第 XX 筆

㈢沖轉轉帳傳票及付款憑單須登滿八碼。 沖銷付款憑單 300250

沖銷憑證編號可查詢會計月報之明細表

㈣沖轉收支傳票有登錄細項者須登八碼。 沖銷收入傳票 100137

㈤沖轉收支傳票無登錄細項者須登六碼。 沖銷收入傳票 100138

45

第十二節、傳票複製及關鍵字查詢

㈠各類傳票皆可使用關鍵字查詢功能，可查詢之欄位名稱如下：

傳票種類 可查詢之欄位名稱

收入 會計科目代碼、金額、摘要

支出 會計科目代碼、金額、摘要

付款憑單 用途別代碼、受款人、摘要、預算科目代碼、金額

轉帳傳票 金額、摘要

轉帳憑單 支用機關代碼、付款憑單編號、金額、摘要

移轉憑單 移出(入)機關代碼、金額、摘要

可單獨查詢單一欄位

亦可同時查詢二個以上欄位

㈡各類傳票增加「複製傳票」功能，並能與「關鍵字查詢」結合使用。

例如：查詢到 11 月開立薪資之付款憑單(#300441)，並複製該傳票用以開立 12 月薪資傳票。

注意：因本系統撰寫

之程式語言版本較

舊，有關各類傳票

「摘要」及付款憑單

之「受款人」查詢功

能無法支援輸入「特

定關鍵字」查詢，須

輸入與原先輸入之

「摘要」或「受款人」

前幾個相同文字。例

如：舉例：欲查詢有

關「撥補零用金」付

款憑單，至少須輸入

「撥」才能查詢，但

如輸入「零用金」，

則無法查到相關傳

票。

46

點選欲複製之傳票(#300441)，再按「複製」鍵。

修改複製傳票之相關欄位、金額及生效日期後，按「存檔」即完成複製傳票。

(已複製)修改前

(已複製)修改後

注意：「複製」功能會將原傳票之預算科目清單及受款人清單一併複製，該二清單亦須一併修改

為適當科目、受款人及金額。

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第十三節、已過帳可用餘額功能

開立支出傳票或付款憑單時，若將使所開立會計科目或預算科目「已過帳可用餘額」為負數時，

會跳出警示視窗。(會計科目為代收款-細項科目、受託經費-細項科目及保管款-履約保證金、

保固金、差額保證金及押標金等)

㈠以支出傳票為例：

若「代收款-所得稅」繳納數 52,721 元超過該科目「已過帳可用餘額」時，系統將出現警示視

窗，但仍可存檔。

㈡以付款憑單為例：

1.當係選「一級用途別」時，該工作計畫之「已過帳可用餘額」17,101,661 元=已過帳之累計

分配數 23,400,000 元-已過帳之累計實付數 6,298,339 元(不含預付數，請注意)

註：「已過帳可用餘額」

係該科目(代收款-所得

稅)過帳後之可用餘額。

48

「已過帳可用餘額」數據來源如下：

累計分配數 23,400,000 元-累計實付數 6,298,339 元

=已過帳可用餘額 17,101,661 元

2.惟每月歲出預算分配之自動轉帳傳票係僅分配至一級用途別，因此，二級用途別科目未有分配

數，故當付款憑單係選「二級用途別」時，該工作計畫之「已過帳可用餘額」將呈現負數。

(-6,298,339 元=已過帳之累計分配數 0元-已過帳之累計實付數 6,298,339 元)

系統會出現警示視窗，但仍可存檔，並不影響帳務處理及帳表正確性。

★ ★ 本功能僅提供參考、輔助之用，仍請依自行控帳資料為主。

49

「已過帳可用餘額」數據來源如下：

累計分配數 0元-累計實付數 6,298,339 元=已過帳可用餘額- 6,298,339 元

3.若預算科目為 983701 保管金時，系統將依會計科目(受託經費、保管款、代收款)來判斷其「已

過帳可用餘額」。

「已過帳可用餘額」數據來源如下：

50

功能限制：若預算科目係「詳科目清單」，已過帳可用餘額將無法顯示餘額。

51

第五章、憑證過帳作業

記帳憑證過帳作業：尚未過帳傳票是以記帳日期排序，而非以傳票編號為序，可選擇各類傳票

依「傳票編號」或「記帳日期」過帳，亦可選擇一次全部過帳。

以此排序。

52

第六章、查詢作業

㈠查詢作業之功能：提供管理資訊－可隨時查詢帳上資料

總分類帳查詢作業

歲出到業務計畫 歲入到子目

會計科目查詢作業

當日過帳後即可查詢當日資料

㈡查詢時如輸入記帳年 → 可顯示該年度全部之資料。

如輸入記帳年月 → 可顯示該月份全部之資料。

如輸入記帳年月日 → 可顯示該日之資料。

（欲查詢之帳務資料均須已過帳）

53

第七章、動支預備金及未納入預算之中央補助款帳務處理 ※動支第一預備金、第二預備金開立傳票時應注意：

項 目 預 算 科 目 注 意 事 項

一級機關動一 本機關

二級機關動一 本機關

登打付款憑單之預算科目代碼係「本機關代碼」，執行「資

料傳輸」後，至「db」資料夾開啟「BXXXXX.txt」檔，

再將預算科目代碼之機關代碼部分改為「一級機關代

碼」，按左上角檔案－儲存檔案後再匯入電子支付系統。

動支第二預備金 21001

㈠動支第一預備金

⑴ 動支機關為一級機關之帳務處理

⑴ ①開立核准動支預算數之轉帳及收入傳票

②開立支付動一預算科目款項之付款憑單 ③動支科目預算登錄與分配作業

④第一預備金預算登錄與分配作業

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⑵動支機關為二級機關之帳務處理

①開立核准動支預算數之轉帳及收入傳票

②開立支付動一預算科目款項之付款憑單 ③動支科目預算登錄與分配作業

登打付款憑單之預算科目代碼係「本機關代碼」，執行「資料傳輸」後，至「db」資料夾開啟「BXXXXX.txt」

檔，再將預算科目代碼之機關代碼部分改為「一級機關代碼」，按左上角檔案－儲存檔案後再匯入電

子支付系統。

55

※④一級機關開立轉帳傳票 ※⑤一級機關第一預備金預算登錄與分配作業

㈡動支第二預備金之帳務處理

請先於機關別異動作業建入 "21001 第二預備金" 機關代碼，再據以建入預算科目代碼及名稱（詳

P17）。 ①開立核准動支預算數之轉帳及收入傳票

②開立支付動二預算科目款項之付款憑單 ③動支科目預算登錄與分配作業（見 P26）

需鍵機關別為 21001 之預算科目

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㈢未納入預算之中央補助款

①預算未成立前，收到中央補助款（納入集中支 ②預算未成立前經議會同意，奉准由公庫先行墊付。

付）開立收入傳票 依每筆實際墊付金額，開立預領經費收入傳票。

③開立支付每筆墊付款項付款憑單，科目性質 ④墊付案完成法定預算，其暫收款轉列當年度歲

點選 04 墊付款，會計科目點選預付費用 入並繳庫，開立付款憑單及納庫收支傳票

⑤墊付案完成法定預算，開立轉帳憑單沖轉已 ⑥沖轉預領經費（逐筆沖銷）

支付墊付款

儘量製成一份憑單，付款憑單編號無需填列

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⑦沖收預付費用（逐筆沖轉） 沖轉所有預付款

58

第四篇：月報處理作業 第一章、進入月報處理作業 第二章、現金出納表期初作業

注意系統日期－進入月報處理作業系統請 ㈠首次使用本系統，需將上年度決算現金出納表 檢查畫面上系統日期正確否。 上 "本期結存" 之資料鍵入。

㈡登錄或更正 1月份現金出納表上期結存資料

（若年度結轉作業正常處理則不需登錄，反之

才須更正）。

㈢年度結轉作業處理完畢後請檢查上期結存之

現金科目是否與決算本期結存數字相同。

月報處理→現出納表期初作業→新增

第三章、月報統計作業

月報統計作業－將各帳簿上已過帳資料作合計、累計動作。

月報處理→月報統計作業

第四章、月報列印作業

列印月報前請先執行月報統計作業。 列印會計明細表一、二、三式可全選或單選

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60

61

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第五章、憑證送審列印

月報處理作業可列印支出憑證送審明細表；另可點選參考性報表列印收入憑證送審明細表。

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第五篇：半年結算

㈠確認已完成至 6月份止報表產製後，始進入本系統進行「半年結算」作業。

㈡半年結算作業之步驟如下：

步驟一：歲出機關別結算表若有預付數者，請先至「資料登錄作業」登錄。

步驟二：執行「結算統計作業」。 步驟三：點選「結算列印作業」，列印歲入、歲出

結算表（分為左、右表）

※ 執行半年結算統計時出現

T_uahp1:Field’trdt_h1’not found，請先刪除

Uahp1.val、Uahp1.db、Uaki4.val、Uaki4.db，

再上單位會計系統公佈下載半年結算空檔

Uahp1.db 及 Uaki4.db。

65

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㈢歲入、歲出結算表內「預算數」錯誤，請至「預算登錄、分配作業」檢查動一、動二、統籌等各項

目之登錄是否正確。

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第六篇：製表作業 第一章、進入製表作業

第二章、各類帳簿列印

欲列印各類帳簿時，於選擇列印項目後，畫面出現欲列印之期間及會計科目或預算科目，如點

選列印所有科目，則可列印所有之科目。

第三章、各類代碼列印 可列印本系統之所有代碼明細（如會計科目名稱及代碼）。

68

第七篇：年度結轉處理作業

第一章、進入年度結轉處理作業

第二章、跨年度期間作業流程圖：

69

跨年度期間(12 月-1 月)作業流程圖

備註： 指連結點

否

是

否 否

是 是

進入帳務處理系統

準備

舊會計年度

新會計年度

確認系統日期

舊年度

帳務處理

系統日期 12

月 31 日以前

系統日期 1

月 1日以後

延長收支帳務 調整分錄

延長收支期間 年度終了

舊年度結帳作業

新年度啟用作業

年度結轉作業

預算科目年度異動，

產生新年度代碼，預

算科目批次建檔作業

A A

A

記得隨時

作備份

B

C

70

（舊年度） （新年度）

舊年度結

帳作業

舊年度結束

新年度承轉作業

承接上年度總帳、明細

帳之實帳戶

列印年度開始之開帳

傳票

新年度 1月份未過帳

前，利用「修改／查

詢」，修改開帳傳票之

摘要、收回日期等

新年度帳務、月報處

理正常操作

B C

完成舊年度

結帳作業後

舊年度決

算作業

71

第三章、新舊年度資料整理作業 ㈠不同年度均使用同一個資料檔 db 作業，進入系統時須慎選所需作業之「會計年度」。

㈡將上年度預算科目代碼移轉下年度使用。 1.完成新年度開始二步驟

步驟一：啟用作業：啟用帳簿、傳票之會計年度別。

步驟二：執行 "年度結轉作業" 項下 "新舊年度資料整理作業" 之預算科目年度異動－將上

年度預算科目編號變更為本年度編號使用。

完成上述二步驟後始能開立新年度收、支傳票、付款憑單、轉帳憑單、移轉憑單（不含轉帳

傳票）。

※於執行「承轉資料跨目錄處理」功能前不可開立（一般或自動）轉帳傳票。

2.各類代碼檔為不同年度所共用，如需增刪或更新，請於新年度資料匯出後，至新年度 db 檔

重新整理，若有上年度經費保留，則須重鍵該預算科目。

※以 99-100 年度跨新舊年度處理為例

會計年度：100 年；資料路徑：db（舊年度資料檔）；系統日期：100/1/1

帳務處理→年度啟用作業

年度結轉→新舊年度資料整理作業→預算科目年度異動→產生新年度代碼（舊會計年度：99、新會計年度：100）。

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新年度資料匯出

資料匯出→匯出年度資料→匯出資料年度：100；資料路徑改為： c:\ua_w\100db

資料匯出時如果出現以下錯誤訊息者：

.VAL is out of date.

File:c:\ua_w\db\uahp1.val

請至 db檔刪除uahp1.val 及 uaki4.val

第四章、舊年度結帳作業

㈠結束虛帳戶，結轉實帳戶。

㈡舊年度之帳務處理：

①凡歸屬上年度 12 月份會計報告之分錄包括延長收支期間，請將系統日期更改為 12 月份以

前。（以 99 會計年度為例：99/12/31 以前）

②上年度調整分錄之記帳日期，請更改系統日期一律為 1月份（以一般轉帳傳票登打）。（以 99

會計年度為例：100/01/01~100/01/31）

③舊年度結帳－調整分錄過帳後無須執行月報統計，直接進行結帳，結帳後會自動產生一張 "

結束本年度總分類帳" 之結帳傳票，及 "總帳結帳明細表"。

會計年度：99，路徑：db，系統日期：100/1/1~31 年度結轉→舊年度結帳作業→結帳統計

73

年度結轉→舊年度結帳作業→傳票列印

74

第五章、新年度承轉作業

㈠承接上年度總帳、明細帳之實帳户（如保管款、預付款等）資料。

㈡執行新年度承轉作業前請先備份，並將系統日期調為新年度元月、點選新會計年度及其路徑執

行本系統。

㈢新年度承轉－承接時會自動產生一張 "總帳開帳明細表"及數張明細開帳傳票，可列印轉帳傳

票登記簿查閱開帳傳票。

㈣相關開帳傳票列印可至轉帳傳票異動作業個別印出或選擇轉帳傳票連續列印。

㈤開帳結帳後開帳明細傳票可利用帳簿查詢作業→記帳憑證查詢之。 ㈥年度結轉後，會自動產生新年度開帳傳票，可於新年度 1 月份未過帳前，利用 "修改/查詢" 修

改如：摘要、收回日期等。

會計年度：100，路徑：db（舊年度 db 檔）， 年度結轉→新年度承轉作業→資料承轉統計

系統日期：100/1/1~31

75

年度結轉→新年度承轉作業→開帳傳票列印

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開帳明細傳票可利用記帳憑證查詢之。

年度結轉→新年度承轉作業→轉帳傳票連續列印

年度結轉後，會自動產生新年度開帳傳票，可於新年度 1 月 份未過帳前，利用"修改/查詢" 修改如：摘要、收回日期等。

77

※承轉資料跨目錄處理

會計年度：100，路徑：100db，系統日期：100/1/1~31 年度結轉→新年度承轉作業→承轉資料跨目錄 處理

可至帳務處理→記帳憑帳異動→轉帳傳票異動作業→一般轉帳查看開帳傳票是否結轉至新年度

78

第八篇：決 算 作 業

第一章、使用時機 於 "舊年度結帳作業" 處理完畢後，方可執行 "決算作業"。

第二章、進入決算作業

會計年度：99，路徑：db，系統日期：99/12/31

第三章、資料登錄作業

㈠ "資料登錄作業" 說明：

1.現金出納表資料登錄：①選擇 "收項" 或 "付項"。

②選擇 "會計科目"。

③選擇 "資料項目" 後輸入金額。

2.本年度預算資料登錄：①選擇 "預算科目" 及 "用途別"。

②選擇 "資料項目" 後輸入金額。

3.以前年度預算資料登錄：①選擇 "預算科目" 及 "用途別"。

②選擇 "應付歲出款" 或 "應付歲出保留款"。

③選擇 "資料項目" 後輸入金額。

第四章、年報統計作業

將必要的資料（參考 P79）登入後，即可選擇 "年報統計作業"，計算決算報表諸數字。

第五章、年報列印作業

"年報統計" 執行完畢，即可列印決算報表。

第六章、注意事項 ㈠因決算作業中，有部份資料於全年帳務處理中無法擷取；請先自行核算有關數據後，再於 "資料

登錄作業" 中另行輸入。

＊＊如果機關無該項資料，則無須輸入。（請視實際狀況處理）

79

作業項目 相關之決算表格 應 登 錄 項 目 名 稱 處 理 方 式

現金出納表 資料登錄

現金出納表 （收項）應納庫款 審計處修正上年度決算增列 應收數 審計處修正上年度決算增列 保留數 審計處修正上年度決算增列 收入實現數

於該作業項畫面以"新增"功能，輸入"收項"或"付項"，再選取會計科目，登入有數字之各項資料 （見 P80）

（收項）應付歲出(保留)款 審計處修正上年度決算增列 權責發生數

（收項）經費賸餘－待納庫部份 應付歲出款以前年度部份 註銷數內

市庫已撥款部份 應付歲出保留款以前年度部份 註銷數內

市庫已撥款部份 審計處修正上年度決算歲出減列數 審計處修正剔除經費

（付項）應收歲入款 審計處修正上年度決算增列 權責發生數

（付項）應收剔除經費 審計處修正剔除經費 （付項）經費賸餘－待納庫部份 上年度結轉待納庫部份 應付歲出款 減免（註銷）數 市庫已

撥款部份 應付歲出保留款 減免（註銷）數 市庫已

撥款部份 審計處修正上年度決算歲出減列數 剔除經費 以前年度部份 剔除經費 本年度部份 收回以前年度 押金 收回以前年度 材料

本年度預算 資料登錄

本年度經費預算 市庫已撥及未撥 款項明細表

決算時保留數 市庫已撥 市庫未撥

於該作業項畫面以"新增"功能，選取預算科目及用途別，登入有數字之各項資料 （見 P80）

市庫已撥款部份 經費賸餘－押金部份 經費賸餘－剔除經費 經費賸餘－待繳還市庫數

以前年度預算 資料登錄

以前年度歲出轉 入數市庫已撥及 未撥款項明細表

上年度保留數 預付費用保留數 保留庫款保留數

於該作業項畫面以"新增"功能，再選取預算科目及用途別、應付歲出(保留)款，登入有數字之各項資料

（見 P81） 本年度未結清數 市庫已撥 市庫未撥 本年度減免（註銷）數 以前年度已撥 本年度已撥 市庫未撥款

＊各項資料登錄請依工作計畫輸入。

80

決算作業→資料登錄作業

①現金出納表資料登錄－審計處修正剔除經費

②本年度預算資料登錄－本年度支付押金 ③本年度預算資料登錄－本年度奉准保留之應付

歲出（保留）款

81

④以前年度預算資料登錄－以前年度保留之應付歲出保留款，其未支用部分結轉新年度繼續支用

㈡本決算系統尚有部份表格無法納入電腦作業，請自行依規定編印。

㈢為利決算資料擷取，請正確輸入有關之預算數、追加減數、第一二預備金、流用、統籌科目等數字。

（於 "帳務處理" 之 "預算登錄、分配作業" 處登打） （詳 P24）

㈣由於年報資料項目較多，故報表大多分左、右兩頁列印，請雙面對開列印。（左半頁之左下角，及右

半頁之右下角分別印有報表別及頁次以供對照）

列印決算報表

82

第九篇：資料傳輸 將本系統之憑單資料每日匯出供電子支付系統使用。

83

第十篇：資料匯出 第一章、匯出年度資料 ㈠進入本系統後，點選「資料匯出」 ㈡按「確定」即於 c:\ua_w\下產生『100db』資料夾，此資料

→「匯出年度資料」，如下圖： 夾為 100 年度帳務資料存放位置，欲查看 100 年度資料，請

於進入之資料路徑點選「c:\ua_w\100db」，如下圖：資料路

徑可人工登打或按「瀏覽」進入點選「c:\ua_w\100db」

※匯出之 100db 檔僅有 100 年度及 98 以前年度之預算科目代碼，如有 99 年度之應付歲出（保留）款，

須依其保留之預算科目自行建立代碼。

第二章、移除年度資料

點選「資料匯出」→「移除年度資料」，如下圖：

請確認「刪除資料年度」與「會計年度」，不可為同一年度，否則將出現訊息框「輸

入年度有誤」。

第三章、注意事項：

1.為防止 db 資料夾內檔案容量過大，導致檔案資料毀損時，無法補救，請於年度結轉時確實進

行資料匯出作業。

2.資料匯出後，即可進入本系統（100db）作各類代碼更正。

資料路徑已設定，請自行更改為 100db。

84

第十一篇：資料備份

㈠為確保帳務資料之安全，請定期備份資料檔（建議做兩份備份）。

㈡操作說明：

⑴系統內目前尚無資料備份之功能，須至檔案總管，將資料檔 db 複製到硬碟內其他資料夾或以

Winzip 工具進行壓縮作備份。

⑵以 Winzip 工具壓縮備份：

1.至檔案總管－點選「db」資料夾－編輯－全選。2.按滑鼠右鍵一下點選「加到壓縮檔」。

。

3.輸入 D:\會計資料備份.zip－按「確定」。 4.可於 D槽內找到「會計資料備份.zip」檔。

85

第十二篇：資料回存

㈠將備份之資料檔存回 C槽。

㈡操作說明：

⑴系統內目前尚無資料回存之功能，須至檔案總管，將複製到磁片或硬碟內其他資料夾之壓縮資料

檔 db 以 Winzip 工具進行解壓縮作回存。

⑵回存作業：

1.於檔案總管點選「會計資料備份.zip」－按滑鼠右鍵一下點選「解壓縮檔案」。

2.輸入 C:\ua_w\db－按「確定」。

86

3.按「全部皆是」即完成。

87

第十三篇：跨新舊年度帳務處理

操作

日期

系統

日期 路徑 舊年度(99) 新年度(100)

使用手

冊頁數

99/12/31

以前

100/1/1 100 會計年度,

db

1.先做 db 備份

2.啟用作業

3.預算科目年度異動

－產生新年度代碼

＊不要刪除舊年度代

碼

4.新(100)年度資料匯

出，請自行改為「匯

出資料年度 100」、

「資料路徑 100db」

84

71

71

83

100 會計年

度,100db

5.請依使用手冊第 11

頁㈣1.至「公佈欄」點

選程式名稱用途別

一、二、三下載至 100db

8

100/1/1~15

99/12/31 99 會計年度, db 開立舊(99)年度整

理期間之傳票、憑

單

100/1/1~31 100/1/1~31 100 會計年

度,100db

開立新(100)年度傳

票、憑單

＊於執行「承轉資料跨

目錄處理」（見下頁）

功能前不可開立（一般

或自動）轉帳傳票

100/1/20

以前

99/12/31 99 會計年度, db 如有科目錯誤者，

開立轉帳憑單送支

付處更正

42

100/1/1~25 產製 99 年 12 月份

月報（敍獎須提前 5

日送達）

100/1/31

以前

100/1/1~31

99 會計年度, db 1.調整分錄

2.過帳

3.舊年度結帳

72-74

舊

年

度

99/12/31 99 會計年度, db 決算作業 78-81

100/1/1~31 100 會計年度,

db

1.進行新年度承轉作業 74-77

88

操作

日期

系統

日期 路徑 舊年度(99) 新年度(100)

使用手

冊頁數

結

帳

後

100 會計年

度,100db

2.至年度結轉－新年度

承轉作業－執行「承

轉資料跨目錄處理」

功能

請於上述步驟完成後，至「檔案總管」先將資料夾 db 重新命名為 ua99bk；再將資料夾 100db 重新命

名為 db

◎請注意下列會計事項傳票開立之年度與日期：

會計事項 會計年度 系統日期

99 年度 99 99/12

100 年度 100 100/01

延長收支 99 99/12/31

--------------------------------------------

調整分錄 99 100/01

89

第十四篇：總預算案未完成法定程序之帳務處理

第一章、暫分配預算：

㈠年度開始代碼登錄作業

預算科目異動作業－由會計系統年度結轉。

用途別異動作業－自本處公布欄下載 2級用途別科目。

會計科目異動作業－會計科目細項請自行建立。

㈡總預算案尚未審議完成，依據市府訂定之補充規定，作暫分配預算 3個月，因分配預算為暫分配

性質，有關預算核定及分配之帳務暫不處理，即不作轉帳傳票，但仍需作預算未成立奉准向公庫

先行預領經費之收入傳票，分錄「借：可支庫款 貸：預領經費」。

㈢收入部分覈實辦理收入。

以實收數列帳處理。收入及納庫之傳票仍依平常方式編製。

㈣支出部分於暫分配數額內覈實辦理支出。

以實支數列帳處理。付款憑單、支出傳票仍依平常方式開立。

㈤編製會計報告時將產生有實收、實支數，而無預算數及分配數情況：

⑴為充分揭露起見，應於會計報告內附註說明收支執行之法令依據，其法令依據如下：

收入部分：依據地方制度法第 40 條第 3項及預算法第 96 條準用第 54 條第 1項第 1款辦理。

支出部分：依據地方制度法第 40 條第 3項及預算法第 96 條準用第 54 條第 1項第 2至 4款辦

理。

會計報告內有關收支執行法令依據之備註說明應分別於歲入累計表及經費累計表表達。

⑵另會計報告之可支庫款差額解釋表，相關欄位名稱配合修改如下：

1.預算分配累計數修改為「預算暫分配累計數」。

2.分配數餘額修改為「暫分配數餘額」。

第二章、總預算完成法定程序：

第一節、預算系統轉檔

㈠將單位預算系統產生之年度預算及分配資料檔 uabud100.db 存至磁片（如下圖）。

㈡將 uabud100.db 複製至 c:\ua_w\db。

㈢將系統日期調為 100 年度之元月。

㈣點選帳務處理─預算登錄分配─「預算、分配數批次轉檔」轉檔後，請至「預算、登錄分配作

業」檢查所轉入之預算數或分配數是否正確。

90

第二節、修正分配預算

㈠假設 3月總預算經議會審議完成，至「預算、登錄分配作業」將 1、2月之分配數修改為 "0"，

3 月之分配數修改為 1、2、3月已核定之累計分配數。

㈡系統日期調為 100 年度之元月，開立 1月份歲出（入）分配預算數之自動轉帳傳票。

借：歲出預算數 0 借：歲入分配數-＊＊科目 0

貸：歲出分配數-＊＊科目 0 貸：歲入預算數 0

㈢系統日期調為 100 年度之 2月，開立 2月份歲出（入）分配預算數之自動轉帳傳票。

借：歲出預算數 0 借：歲入分配數-＊＊科目 0

貸：歲出分配數-＊＊科目 0 貸：歲入預算數 0

㈣將上述 1月份歲出（入）分配預算數之自動轉帳傳票過帳後執行 1月份之月報統計；將上述

2月份歲出（入）分配預算數之自動轉帳傳票過帳後執行 2月份之月報統計，即可執行「製

表作業」─各類帳簿列印。

㈤系統日期調為 100 年度之 3月，開立 100 年度歲出（入）預算數之自動轉帳傳票。

借：預計支用數 XXXXX 借：歲入預算數-＊＊科目 XXXXX

貸：歲出預算數-＊＊科目 XXXXX 貸：預計納庫數 XXXXX

㈥系統日期調為 100 年度之 3月，開立修正後 3月份歲出（入）分配預算數（即 1、2、3月已

核定之累計分配數）之自動轉帳傳票及收入傳票。

借：歲出預算數 XXX 借：歲入分配數-＊＊科目 XXX

貸：歲出分配數-＊＊科目 XXX 貸：歲入預算數 XXX

借：可支庫款 XXX

貸：預計支用數 XXX

㈦開立支出傳票沖轉 1、2月份之暫分配預領經費。

借：預領經費 XXX

貸：可支庫款 XXX

㈧開立支出傳票沖轉 1、2月份之統籌科目預領經費。

借：預領經費 XXX

貸：可支庫款 XXX

㈨ 1、2 月份動支之統籌科目經費，開立一般轉帳傳票及收入傳票。

借：預計支用數 XXX

貸：歲出預算數-＊＊科目 XXX

借：歲出預算數 XXX

貸：歲出分配數-＊＊科目 XXX

借：可支庫款 XXX

貸：預計支用數 XXX

㈩歲入分配預算之帳務處理比照上述情況辦理。

系

統

日

期

均

為

100

年

3

月