digilib.polban.ac.iddigilib.polban.ac.id/files/disk1/83/jbptppolban-gdl-dheanyyuni-4132-2-bab2--5.pdf ·...
Transcript of digilib.polban.ac.iddigilib.polban.ac.id/files/disk1/83/jbptppolban-gdl-dheanyyuni-4132-2-bab2--5.pdf ·...
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Surat
Dalam sebuah organisasi/perusahaan surat merupakan alat komunikasi
sekaligus dokumentasi tertulis yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak
internal ataupun external perusahaan. Dengan adanya surat sebuah
organisasi/perusahaan diharapkan dapat menyampaikan informasi secara lengkap
dan sesuai guna mencapai tujuan perusahaan/organisasi tersebut. Oleh karena itu,
pemahaman mengenai surat ditinjau dari berbagai segi yaitu dari pengertian ,
prinsip dan peranan penting surat, fungsi serta jenis-jenis surat.
2.1.1 Pengertian Surat
Menurut Sedarmayanti (2009), surat adalah komunikasi tertulis yang
berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan
berita.
Suprapto (2004) menegaskan pengertian surat ditinjau dari berbagai segi
sebagai berikut:
a. Ditinjau dari segi sifat isinya, surat adalah jenis karangan paparan
karena di dalamnya si pengirim mengemukakan maksud dan tujuan
atau menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan.
b. Ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percakapan atau
dialog yang tertulis dari suatu pihak pengirim kepada pihak penerima .
c. Ditinjau dari fungsinya, surat adalah alat komunikasi/informasi antara
si pengirim dan si penerima yang berwujud tulisan dalam kertas atau
lainnya.
Sedangkan Barthos (2005 : 36) berpendapat bahwa “surat adalah alat komunikasi
tertulis berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan warta”.
Jika dilihat dari pendapat Sedarmayanti (2009), Suprapto (2004), dan
Barthos (2005) tersebut, maka dapat diambil gambaran umum mengenai
7
pengertian surat yaitu pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan untuk
menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi
tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan perusahaan. Dengan
demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu
memperlancar tujuan organisasi.
2.1.2 Prinsip dan Peranan Penting Surat
Menulis surat dalam sebuah perusahaan penting menurut Moekijat (2002),
karena:
a. Surat menunjukkan hubungan , baik hubungan antara perusahaan dengan
para pelanggannya, maupun antara perusahaan dengan masyarakat. Hal ini
dapat membangun atau merusak kemauan baik (goodwill) terhadap
perusahaan.
b. Surat dapat menekan biaya yang cukup banyak.
Surat memberikan kesan kepada pembaca menurut bunyi dan cara
penyajiannya. Moekijat (2002) menyebutkan bahwa dalam menulis dan menyusun
surat yang baik dan dapat dipahami apa arti sebenarnya dari kandungan surat
tersebut, ada 4 prinsip yang perlu diperhatikan, yaitu: “conciseness, claritiy,
simplicity, and courtesy”.
a. Keringkasan (Conciseness)
Ini berarti bahwa surat harus pendek. Usahakan untuk menggunakan
jumlah kata yang paling sedikit untuk menyatakan arti yang ingin
disampaikan.
b. Kejelasan (Clarity)
Surat harus jelas, tidak bermakna ganda. Apabila pembaca dapat
mengatakan “Apakah yang dimaksudkan dengan ini atau itu?”, maka surat
tersebut kurang jelas.
c. Kesederhanaan (Simplicity)
Surat adalah suatu alat untuk mengadakan komunikasi dengan orang lain
mengenai suatu masalah perusahaan. Kata-kata yang sederhana akan
8
memberikan arti yang lebih jelas ketimbang kata-kata yang panjang dan
sulit.
d. Kesopanan (Courtesy)
Penyusunan kalimat yang bijaksana, suatu pendekatan yang
menyenangkan, dan penulisan yang lancar membentuk nada surat.
2.1.3 Fungsi Surat
Menurut Sedarmayanti (2009) surat selain sebagai alat komunikasi juga
berfungsi sebagai:
1. Perwakilan pengirim/penulis.
2. Bahan pembukti kegiatan organisasi atau perusahaan.
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4. Alat pengukur kegiatan organisasi.
5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
Secara umum, fungsi surat sebagaimana tercermin dalam rumusan
pengertiannya, yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan
atau informasi. Akan tetapi, secara khusus Yatimah (2009) menyebutkan beberapa
fungsi surat adalah sebagai berikut.
1. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicara. Oleh
karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.
2. Alat pengingat atau berfikir karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat
lagi jika diperlukan.
3. Pedoman untuk bertindak, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
4. Bukti tertulis yang otentik terutama surat-surat perjanjian.
5. Dokumen historis (sejarah), misalnya surat-surat perubahan suatu instansi,
yuridis, dan administratif.
6. Alat untuk menjamin keamanan, misalnya surat keterangan jalan.
Dilihat dari beberapa fungsi yang telah disebutkan dalam Yatimah (2009)
dan Sedarmyanti (2009) dapat disimpulkan bahwa surat membawa dampak yang
besar bagi perkembangan suatu organisasi atau perusahaan, sehingga fungsi dari
9
surat tersebut akan semakin bertambah jika kegiatan surat-menyurat dapat
berjalan sebagaimana mestinya.
2.1.4 Jenis-Jenis Surat
Menurut Suparjati (2008), jenis-jenis surat dapat dibedakan berdasarkan
wujudnya, tujuannya, isinya, kepentingannya,dan lain sebagainya. Berikut ini
merupakan uraiannya:
1. Jenis surat berdasarkan Wujudnya
Berdasarkan wujud fisiknya, surat dapat berupa:
a. Surat bersampul, yakni lembaran surat yang dimasukkan ke dalam
amplop;
b. Kartu pos, yakni surat berbentuk sehelai kartu berukuran 15 cm x 10
cm, sifatnya terbuka dan tidak formal;
c. Warkat pos, yakni lembaran surat yang dapat dilipat sekaligus
berfungsi sebagai amplop, biasanya dipergunakan untuk korespondensi
antar negeri karena ringan dan menghembat biasa pos.
d. Memorandum (dari bahasa Latin, berarti „untuk diingat‟), yakni surat
pendek berisi petunjuk, perintah, laporan, atau pertanyaan, umumnya
digunakan untuk keperluan intern suatu organisasi.
e. Telegram, yakni surat yang pengirimannya disalurkan melalui mesin
telegraf.
2. Jenis surat berdasarkan Cara Pengirimannya
Berdasarkan cara pengirimannya lewat jasa kantor pos, surat dapat berupa:
a. Surat kilat.
b. Surat tercatat.
c. Surat elektronik.
3. Jenis Surat berdasarkan Tujuan Penulisan
Berdasarkan tujuan penulisannya, surat dapat berupa surat pemberitahuan,
surat perintah, surat permohonan, surat peringatan, surat panggilan, surat
pengantar, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, dan sebagainya.
4. Jenis Surat berdasarkan Sifat Isi Surat
10
Menurut sifat isi surat, surat dapat diklasifikasikan sebagai:
a. Surat dinas, yaitu surat yang berisi persoalan dinas dan dibuat oleh
instansi pemerintah atau swasta;
b. Surat pribadi, yakni surat yang berisi masalah perorangan atau pribadi,
baik itu masalah kekeluargaan maupun masalah hubungan pribadi
dengan dinas;
c. Surat niaga, yakni surat yang berisi persoalan niaga dan dibuat oleh
perusahaan.
5. Jenis Surat berdasarkan Jumlah Penerima Surat
Ditinjau dari segi jumlah penerima surat, surat dapat diklasifikasikan
menjadi:
a. Surat perorangan
b. Surat edaran
c. Surat pengumuman.
6. Jenis Surat berdasarkan Segi Keamanannya
Ditinjau dari segi kemanaan isinya, surat dapat diklasifikasikan sebagai
berikut:
a. Surat rahasia (biasa diberi kode “RHS” atau “R”), yakni surat atau
dokumen yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain selain yang
jelas dituju oleh surat itu. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan
mempergunakan dua buah amplop.
b. Surat sangat rahasia (biasa diberi kode “SRHS” atau “SR”), yakni
surat yang tingkat kerahasiaannya sangat tinggi, biasanya yang
berhubungan erat dengan keamanan Negara. Pengiriman surat sangat
rahasia dilakukan dengan menggunakan tiga buah amplop. Amplop
pertama diberi tanda “sangat rahasia” dan kemudian dilem. Kemudian
amplop ini dimasukkan dalam amplop kedua yang diberi tanda “sangat
rahasia” dan dilem. Selanjutnya, kedua amplop ini dimasukkan pada
amplop ketiga, yang merupakan amplop biasa (tidak diberi tanda).
11
c. Surat biasa, yakni surat rutin yang kalau isinya terbaca oleh orang lain
tidak akan menimbulkan sesuatu yang berkaitan buruk bagi pihak-
pihak terkait.
7. Jenis-jenis Surat berdasarkan Urgensinya
Berdasarkan urgensinya, surat diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Surat sangat segera, yakni surat yang perlu secepatnya ditanggapi atau
diselesaikan atau diketahui oleh penerima.
b. Surat segera, yakni surat yang isinya harus segera ditanggapi atau
diselesaikan atau diketahui oleh penerimanya, tetapi tidak perlu dalam
waktu sesingkat-singkatnya seperti surat yang bersifat “sangat segera”.
c. Surat biasa, yakni surat yang isinya tidak memerlukan tanggapan atau
penyelesaiannya secara tepat. Pengurusannya dilakukan menurut
urutan datangnya.
2.2 Penanganan Surat
Surat sebagai salah satu jenis komunikasi tertulis menjadi semakin
dibutuhkan oleh semua pihak, mulai dari pemerintah, swasta, institusi,perusahaan
bahkan perseorangan. Sehingga surat memiliki peranan yang sangat penting bagi
semua perusahaan, seperti yang telah dikatakan oleh Moekijat (2002) sebelumnya
bahwa salah satu peranan penting surat adalah surat menunjukkan hubungan , baik
hubungan antara perusahaan dengan para pelanggannya, maupun antara
perusahaan dengan masyarakat. Hal ini dapat membangun atau merusak kemauan
baik (goodwill) terhadap perusahaan. Sehingga, kegiatan penanganan surat atau
sering disebut mengurus dan mengendalikan surat menjadi semakin penting untuk
diperhatikan guna mencapai kesan baik (goodwill) suatu perusahaan.
Kegiatan penanganan surat sering disebut sebagai kegiatan mengurus dan
mengendalikan surat. Kegiatan mengurus dan mengendalikan surat adalah
kegiatan mengelola surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan
menerima, mencatat, mengarahkan, mendistribusikan, memproses lebih lanjut,
dan menyimpan surat sesuai dengan prosedur yang berlaku (Sedarmayanti, 2005).
12
Menurut Sedarmayanti (2005), kegiatan penanganan surat di suatu kantor
menjadi sebuah kegiatan yang penting. Walaupun kegiatan penanganan surat di
suatu kantor dengan kantor lain berbeda-beda, tidak dipungkiri bahwa penanganan
surat, baik surat masuk maupun surat keluar membawa dampak yang cukup besar
bagi perkembangan suatu perusahaan.
Penanganan surat-menyurat yang baik menurut Yatimah (2009) adalah
sebagai berikut:
1. Proses penyampaian informasi dapat berjalan dengan efektif, sehingga
informasi bisa langsung sampai ke tujuan.
2. Dapat memuat informasi yang semestinya disampaikan, dengan menarik,
jelas, padat, sopan dan simpatik.
3. Menghindari termuatnya informasi yang tidak perlu, terlewat, tertinggal
atau lalai termuat dalam surat yang tertulis.
4. Dapat segera menanggapi surat yang masuk sebagaimana mestinya, dan
terhindar dari salah menafsirkan/salah mengambil keputusan.
2.2.1 Penggunaan Buku Agenda dan Kartu Kendali
Sedarmayanti (2005) mengatakan bahwa pengurusan surat dapat
diselenggarakan dengan menggunakan:
1. Buku agenda
Pencatatan surat dengan buku agenda dilakukan oleh kantor yang belum
menerapkan kartu kendali. Pencatatan surat masuk dan surat keluar dapat
dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda
surat keluar, yang biasa dibedakan pula tahunnnya.
2. Kartu kendali
Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut Sistem
Kearsipan Pola baru. Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10x15 cm
berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk
mengendalikan surat tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti
13
buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3
atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing kantor.
Keterangan atau kolom yang diperlukan dalam kartu kendali maupun
buku agenda adalah:
a. Tanggal hari diterimanya surat (masuk) atau dikirimnya surat (keluar)
b. Nomor urut surat
c. Asal surat (perusahaan, perorangan) untuk surat masuk dan alamat
yang dituju (kepada) untuk surat keluar.
d. Perihal surat
e. Isi ringkas surat
f. Tanggal surat (yang tercantum pada surat)
g. Lampiran (sebut macam dan jumlah lampiran)
h. Nomor dan kode surat
i. Pengolah surat
- Untuk surat masuk : unit/bagian yang fungsional bertanggung
jawab atau yang ditunjuk untuk memproses tindak lanjut
penyelesaian masalah dari surat bersangkutan.
- Untuk surat keluar : unit/bagian yang bertanggung jawab atas isi
surat atau yang membuat konsep surat.
j. Catatan atau keterangan kolom untuk mencatat hal-hal lain yang
dianggap perlu, misal: disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk
diproses.
k. Paraf : kolom untuk membubuhkan paraf sebagai bukti terima surat.
Perbandingan antara sistem pencatatan dengan buku agenda dan kartu
kendali dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut:
14
Tabel 2.1 Perbandingan Pencatatan Surat Dengan
Buku Agenda Dan Kartu kendali
PERBANDINGAN ANTARA Sistem lama (buku Agenda) Sistem baru (Kartu Kendali)
1. Buku agenda sukar untuk di file
2. Sarana penemuan kembali,
nomor/kode surat sukar diingat.
3. Pengaturan arsip dengan peralatan
surat diterapkan
4. Buku agenda tidak fleksibel, tunjuk
silang tidak dapat diterapkan
1. Kartu kendali difile.
2. Sarana : indeks mudah diingat
3. Pengaturan arsip dengan peralatan
mudah untuk diwujudkan
4. Kartu kendali fleksibel tunjuk silang
dapat diterapkan.
Sumber: Sedarmayanti (2005)
Sugiarto (2005) menambahkan bahwa setiap kantor akan mengikuti suatu
prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar.
Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Ada 3(tiga)
prosedur yang umum dipergunakan, yaitu prosedur buku agenda, prosedur kartu
kendali, dan prosedur tata naskah
1. Prosedur Buku Agenda
Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang
disimpan di file. Ada juga tiga jenis format buku agenda yang dapat
dipergunakan, yaitu:
a. Buku Agenda Tunggal
Yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat
keluar dalam bentuk format, seperti pada tabel 2.2 berikut ini:
Tabel 2.2 Format Buku Agenda Tunggal
Sumber : Sugiarto (2005)
15
b. Buku agenda berpasangan
Yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah
kiri untuk surat keluar. Tabel 2.3 berikut merupakan contoh format buku
agenda berpasangan untuk surat masuk.
Tabel 2.3 Format Buku Agenda Berpasangan Surat Masuk
Sumber : Sugiarto (2005)
c. Buku Agenda Kembar
Yaitu dengan menyediakan dua buku, satu buku untuk surat masuk dan
satu buku untuk surat keluar, seperti pada tabel 2.4 berikut:
Tabel 2.4 Format Buku Agenda Kembar Surat Keluar
Sumber : Sugiarto (2005)
Penggunaan buku agenda sebagai alat pencatatan perlu dilengkapi lembar
disposisi sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen.
Lembar disposisi akan beredar bersama dengan dokumen.
2. Prosedur Kartu Kendali
Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan
mempergunakan kartu kendali surat masuk dan surat keluar digolongkan kedalam
surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan
16
dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat
rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. Penggunaan kartu kendali pada
pencatatan dan pengendalian surat sebagai pengganti buku agenda dan buku
ekspedisi.
Fungsi lembar kartu kendali adalah sebagai berikut:
Lembar 1 : disimpan bersama-sama dengan kartu kendali yang lain secara
berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda.
Lembar 2 : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagai pengganti
arsip.
Lembar 3 : disimpan selama surat diproses oleh unit lain, setelah surat selesai di
proses, maka lembar ke 3 itu bersama suratnya kemudian disimpan dalam lemari
arsip. Format kartu kendali dapat dilihat pada gambar 2.1.
Sumber : Sugiarto (2005)
Gambar 2.1 Format Kartu Kendali
Dari dua pembahasan mengenai penggunaan buku agenda dan kartu
kendali pada penanganan surat tersebut, dapat disimpulkan bahwa penggunaan
buku agenda biasanya digunakan untuk perusahaan kecil, sedangkan untuk
perusahaan besar, penggunaan kartu kendali lebih baik dari pada buku agenda.
17
2.2.2 Penanganan Surat Masuk Dengan Buku Agenda
Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi/perusahaan
atau bagian dalam suatu instansi/perusahaan, baik yang berasal dari
instansi/perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi/perusahaan yang sama
(Nuraida, 2008).
Menurut Wursanto (2006) surat masuk merupakan sarana komunikasi
tertulis yang diterima dari instansi lain atau dari perorangan, baik yang diterima
melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan
menggunakan buku pengiriman (ekspedisi).
Setiap surat yang masuk ke perusahaan tentu sangat berharga, karena surat
dapat menjadi bahan otentik sekaligus landasan bagi organisasi tersebut untuk
melakukan kegiatannya. Oleh karena itu, harus ada penanganan surat yang tepat
agar surat masuk tersebut dapat diperlakukan sebagaimana mestinya.
Menurut Yatimah (2009) penanganan surat masuk dengan buku agenda
dimulai dari penerimaan, penyortiran, pencatatan , pengarahan/penyampaian,
sampai kepada penyimpanan. Berikut ini penjelasannya:
1. Penerimaan Surat
Kegiatan yang harus dilakukan oleh sekretaris dalam penerimaan surat antara
lain terdiri dari :
a. mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk,
b. memeriksa kebenaran alamatnya. Jika alamat yang dituju salah, maka
surat dikembalikan kepada pengarah. Jika benar, menandatangani bukti
pengiriman pada kartu atau buku penerimaan surat, pemisahan surat
berdasarkan alamat yang dituju, membuka surat, diterima. Biasanya
penerimaan dicatat pada buku penerimaan surat.
c. Membuka surat (kecuali surat rahasia bertanda RHS atau bersampul
rangkap) dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya). Jika
lampiran tidak lengkap atau salah, buat catatan seperlunya seperti
„lampiran salah‟ atau „lampiran tidak lengkap‟.
d. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima di balik surat
atau pada sampul surat.
18
2. Penyortiran Surat
Surat disortir berdasarkan dua jenis yaitu surat dinas atau pribadi.
Surat dinas digolongkan kembali menjadi surat penting, surat rutin, atau surat
rahasia. Dalam penyortiran ini, sekretaris pun perlu membaca dan meneliti isi
surat untuk memberikan saran kepada pimpinan apabila surat tersebut segera
memerlukan tanggapan.
3. Pencatatan Surat
Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan buku
catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda berfungsi sebagai pencatat
surat. Tabel 2.5 berikut ini merupakan contoh buku pencatatan agenda surat
masuk dan surat keluar.
Tabel 2.5 Contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
Sumber : Yatimah (2009)
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2005), untuk surat biasa/rutin dicatat
dalam lembar pengantar rangkap dua. Surat beserta dua lembar pengantar
diserahkan kepada unit pengolah. Adapun untuk surat rahasia, surat dicatat dalam
lembar pengantar surat rahasia dua rangkap dan disampaikan pada alamatnya
tetap dalam keadaan tertutup. Lembar pengantar tergambar dalam gambar 2.2
berikut:
19
Sumber : Sedarmayanti (2005)
Gambar 2.2 Contoh Lembar Pengantar Surat
4. Pengarahan Surat
Surat yang disampaikan langsung pada pimpinan tertinggi adalah surat
yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal lain
yang ditentukan oleh pimpinan. Adapun surat yang berkenaan dengan pekerjaan
yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah. Untuk menyerahkan
surat kepada yang berhak mengolah, terlebih dahulu parlu dilengkapi lampiran
berupa lembar disposisi (routing slip) pada surat tersebut. Lembar disposisi
berguna sebagai tempat pimpinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan
menegaskan berupa instruksi atau informasi. Gambar 2.3 berikut ini merupakan
contoh lembar disposisi yang dipakai:
20
Sumber : Yatimah (2009)
Gambar 2.3 Contoh Lembar Disposisi
5. Penyimpanan Surat
Surat-surat yang telah selesai diproses atau didistribusikan kepada pihak-
pihak yang berkepentingan, selanjutnya harus disimpan. Penyimpanan surat ini
penting karena bila sewaktu-waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat dibaca
kembali. Dalam penyimpanan surat, sekretaris dituntut untuk menyimpan surat
dengan cara yang sistematis sesuai dengan sistem kearsipan yang ada, sehingga
bila dibutuhkan dapat ditemukan dalam waktu yang singkat. Bila surat ditemukan
dengan membutuhkan waktu yang lama, berarti sekretaris kurang terampil dalam
mengelola surat.
Demikian pendapat Yatimah mengenai prosedur penanganan surat masuk
dengan buku agenda. Sedangkan Barthos (2005) berpendapat lain mengenai
prosedur penanganan surat dengan buku agenda tersebut. Barthos (2005)
membaginya hanya ke dalam beberapa kategori penting, yaitu terdiri dari:
21
1. Penyortiran
Tugas yang harus dilakukan dalam penyortiran yaitu meneliti asal surat dan
sumber pengirimnya, lalu mengelompokkan surat berdasarkan dua golongan
jenis surat, yaitu surat dinas atau pribadi.
2. Pembukaan sampul
3. Pengeluaran surat dari sampul
Ketika surat dikeluarkan dari sampulnya, tugas sekretaris adalah memeriksa
apakah alamat dalam surat sesuai dengan yang tertera pada sampul. Jika
tidak, surat bisa dikembalikan kepada pengarah surat.
4. Penyampaian surat
Penyampaian surat dikategorikan berdasarkan dua hal, yaitu apakah surat
disampaikan langsung ke pengolah surat, atau surat tersebut disampaikan ke
pimpinan terlebih dahulu. Jika disampaikan langsung ke pengolah, maka
surat cukup disertai lembar pengantar surat biasa. Jika surat tersebut
disampaikan ke pimpinan terlebih dahulu, maka surat tersebut disertai dengan
lembar disposisi.
5. Pencatatan surat
Setelah surat selesai ditindaklanjuti oleh pengolah ataupun pimpinan, maka
surat dicatat pada buku agenda. Surat masuk dicatat di dalam satu buku
agenda berganda. Halaman sebelah kiri untuk surat masuk halaman sebelah
kanan untuk surat keluar. Untuk membantu dalam pencarian kembali surat,
maka pada pencatata surat dengan buku agenda ini memerlukan buku agenda
pembantu.
6. Penyimpanan surat
Surat-surat yang mudah digarap tindak lanjutnya, atau yang telah dilakukan
tindak lanjutnya, tetapi belum dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu
dalam waktu yang tidak lama diperlukan lagi, selama itu pula disimpan (file)
oleh unit pengolah yang menggarap atau bertanggung jawab atas tindak
lanjut surat bersangkutan.
Sesuai dengan pembahasan Barthos (2005) dan Yatimah (2009), maka
secara umum , prosedur pengananan surat masuk pada dasarnya sama, mulai dari
22
penerimaan, penyortiran, pencatatan, penyampaian, sampai kepada langkah akhir
penanganan surat yaitu penyimpanan.
2.2.3 Penanganan Surat Keluar dengan Buku Agenda
Menurut Wursanto (2006) surat keluar adalah surat yang sudah lengkap
(bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang
berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk
ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
Pendapat lain dikatakan oleh Dewi (2011) mengenai pengertian surat
keluar yaitu surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat
masuk yang diterima oleh suatu organisasi, kantor lain, atau perorangan agar
terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi yang berakibat
menguntungkan kedua belah pihak. Dengan demikian, surat keluar dapat pula
diartikan sebagai surat yang dikirimkan untuk kegiatan hubungan intern pada
suatu kantor dan sifatnya penting bagi kantor yang bersangkutan, tanpa didahului
surat masuk.
Penanganan surat keluar, baik surat tindak lanjut (follow up) dari surat
masuk ataupun surat keluar yang bersifat intern menurut Dewi (2011), Wursanto
(2006) dan Yatimah (2009) pada umumnya menempuh prosedur yang sama
yaitu:
1. Pembuatan konsep
Ada tiga cara mengonsep surat, yaitu:
a. Konsep surat dibuat oleh pimpinan
b. Konsep surat dibuat oleh bawahan
c. Konsep surat dibuat dengan cara mendikte
2. Pengetikan
Pengetikan konsep surat melalui proses sebagai berikut:
a. Persetujuan konsep
b. Pengiriman konsep surat
c. Pemeriksaan hasil pengetikan
d. Penandatanganan surat
23
3. Pencatatan
a. Surat jadi yang telah ditandatangani, dicap, dan disertai kelangkapan
lainnya ( lampiran, amplop) menjadi surat dinas resmi.
b. Surat dinas resmi ini lebih dahulu dicatat dalam buku verbal oleh
petugas yang disebut verbalis. Buku verbal ialah buku agenda yang
khusus dipakai untuk mencatat surat dinas resmi keluar. Seperti pada
tabel 2.6 berikut
Tabel 2.6 Contoh Buku Verbal
Sumber : Yatimah (2009)
c. Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, surat siap untuk dikirim.
Dengan demikian mempergunakan buku ekspedisi intern surat tersebut
diserahkan kepada urusan pengiriman (ekspedisi)
4. Pengiriman dan Penyimpanan Surat
Urusan pengiriman/ekspedisi melaksanakan tugas pengiriman surat keluar.
Pengiriman surat keluar terbagi dalam dua bagian yaitu pengiriman surat keluar
intern dan ekstern. Pengiriman surat keluar intern pada sistem tradisional ini
(agenda) menggunakan buku ekspedisi intern, sedangkan pengiriman surat keluar
menggunakan buku ekspedisi ekstern. Tabel 2.7 dan tabel 2.8 berikut merupakan
contoh gambar buku ekspedisi intern dan ekstern:
24
Tabel 2.7 Contoh Buku Ekspedisi Ekstern
Sumber : Yatimah (2009)
Tabel 2.8 Contoh Buku Ekspedisi Intern
Sumber : Yatimah (2009)
2.3 Sistem Informasi Manajemen
Dalam melakukan suatu kegiatan, manusia membutuhkan informasi
sebagai landasan untuk melakukan aktivitas dan juga untuk mendukung
pengambilan keputusan. Banyaknya informasi yang diperlukan bagi kegiatan
manajemen, mengakibatkan kegiatan pengolahan informasi dilakukan oleh
manusia dan mesin (komputer). Agar informasi dapat digunakan dengan tepat
oleh orang yang membutuhkan dan agar keluar masuknya informasi dapat
dikontrol dengan baik, maka diperlukan suatu sistem yang baik pula agar dapat
mengatur informasi dan mengontrol fungsi-fungsi yang ada dalam sebuah
organisasi.
25
Pengolahan informasi oleh manusia, biasanya digunakan sistem file.
Dahulu umumnya sistem file dilakukan oleh masing-masing bagian organisasi,
sehingga sering terdapat duplikasi yang menimbulkan inefisiensi dalam
pengolahan maupun pengendaliannya. Oleh karena itu, timbul sistem informasi
manajemen yang merupakan sistem informasi yang terpadu, dimana data
diintegrasikan melalui sistem database (data yang tersimpan dalam media
penyimpanan komputer).
Menurut Haryadi (2009) sistem informasi manajemen dapat didefinisikan
sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari
orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur pengendalian yang
ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, alat proses, tipe transaksi
rutin tertentu, pemberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap
kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting, serta penyedia suatu dasar
informasi untuk pengambilan keputusan.
Sedangkan Winarno (2004 : 1.6) berpendapat bahwa “sistem informasi
adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama, yang digunakan untuk
mencatat data, mengolah data, dan menyajikan informasi untuk para pembuat
keputusan agar dapat membuat keputusan dengan baik”. Dan pendapatnya
mengenai manajemen adalah:
Manajemen adalah sekumpulan orang yang bertugas menjalankan perusahaan, organisasi atau instansi pemerintah. Manajemen bertugas menentukan tujuan perusahaan, merencanakan kegiatan untuk satu periode mendatang dan menjalankan rencana tersebut dengan melibatkan seluruh pihak terkait di dalam perusahaan (Winarno, 2004, hal. 1.6). Dari pendapat Haryadi (2009) dan Winarno (2004) mengenai sistem
informasi dan manajemen dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen
adalah suatu sistem yang terorganisasi dengan sistematik dan dilakukan oleh
sekelompok orang untuk mengumpulkan, memilih, menganalisis, mengevaluasi
dan mendistribusikan informasi yang baik dan tepat guna untuk pengambilan
keputusan.
26
2.3.1 Data
Data merupakan fakta yang masih mentah (raw facts), yang berarti berdiri
sendiri, atau fakta yang belum terorganisasikan dengan baik (Sedarmayanti,
2009).
Susanto (2004: 40) mendefinisikan “Data adalah fakta atau apapun yang
dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi. Data dapat berupa
bahan untuk diskusi, pengambilan keputusan, perhutangan, atau pengukuran”.
Data yang ada belum memberikan makna jika tidak diproses lebih lanjut dan tidak
diproses lebih lanjut dan dikaitkan dengan suatu persoalan yang spesifik. Jadi data
yang ada masih memerlukan proses lebih lanjut, agar memberi makna.
2.3.1.1 Tingkatan Data
Menurut Williams dan Stacey (2007), data memiliki struktur atau
tingkatan tertentu dari yang terkecil hingga yang terbesar, hingga akhirnya
membentuk database. Tingkatan data tersebut adalah sebagai berikut:
1) Bit (Binary Digit)
Komputer didasarkan pada prinsip bahwa listrik bisa dihidupkan atau
dimatikan. Bit adalah unit data terkecil yang bisa disimpan komputer
dalam sebuah database diawali dengan 0 untuk mati (off) atau 1 untuk
hidup (on).
2) Byte (Karakter)
Karakter merupakan gabungan dari beberapa bit. Karakter bisa merupakan
sebuah huruf, angka, atau karakter khusus seperti A, B, C, 1, 2,3, @,#,%.
3) Field (Kolom)
Field adalah sebuah unit data yang berisi satu atau lebih karakter (byte).
Contoh field adalah nama, alamat, usia.
4) Record
Record adalah kumpulan field-field yang berhubungan. Masing-masing
record menyimpan data hanya sekitar satu entitas, yang bisa berupa orang,
tempat, benda, dan peristiwa.
5) File
27
File adalah kumpulan record yang berhubungan. Dalam hierarki data, file
berada di bagian atas. Kumpulan dari file-file yang berhubungan akan
membentuk sebuah database.
2.3.1.2 Database Management System
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini sangat pesat
sehingga hampir di setiap perusahaan menggunakan komputer sebagai alat bantu
dalam mengerjakan pekerjaan yang beraneka ragam jenisnya. Dalam setiap
komputer, pasti terdiri dari kumpulan data-data sejenis yang berguna untuk
keperluan informasi dari masing-masing divisi dalam perusahaan. Data-data itu
sering disebut database. “Database adalah kumpulan semua data yang disimpan
dalam satu file atau beberapa file” (Amsyah, 2001, hal. 354). Secara operasional
dapat kita katakan bahwa database adalah daftar yang terdiri dari beberapa kolom
yang masing-masing kolom berisikan satu jenis (item) data.
Sutabri (2005) berpendapat mengenai database adalah suatu kumpulan
data terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu
media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data
(controlled redundancy) dengan cara tertentu sehingga mudah digunakan atau
ditampilkan kembali; dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi
secara optimal; data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program
yang akan menggunakannya; data disimpan sedemikian rupa sehingga
penambahan, pengambilan dan modifikasi dapat dilakukan dengan mudah dan
terkontrol.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Database Management
System adalah sistem yang secara khusus dibuat untuk memudahkan pengguna
data dalam mengolah data.
2.3.2 Informasi
Di dalam suatu organisasi, informasi memiliki arti sangat penting dalam
mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Davis (dalam
Wiludjeng, 2007, hal. 74) berpendapat bahwa “Information is data that has been
28
processed into a form that is meaningful to the reciptent and is of role or
perceived value ini current or prospective actions or decisions”.
Pengertian tersebut diatas menunjukkan pengertian yang sempit, karena
hanya berhubungan dengan kegiatan manajemen. Dalam arti yang lebih luas,.
Beishon (dalam Wiludjeng, 2007, hal. 74) menjelaskan lebih lanjut sebagai
berikut:
“Information is interpreted, perhaps, more widely than is usual, to include
all the signals and data which a manager receives in the course of the day,
whether they are apparently relevant to the work or not. This approach
regards such things as facial expressions and gestures as information, as
well as the more obvious things such as memos and telephone messages”. .
Sedangkan menurut Winarno (2004:1.6), “informasi adalah data yang
harus diolah sedemikian rupa sehingga berguna dalam pengambilan keputusan”.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa informasi memiliki arti sangat
penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.
Informasi tersebut berasal dari data yang telah diolah dan menjadi bentuk yang
lebih berguna dan memiliki arti bagi penerima informasi.
2.3.3 Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor adalah cara pelaksanaan prosedur dan tata kerja secara
otomatis dengan pemanfaatan sumber daya mesin secara menyeluruh dan
seefisien mungkin, sehingga bahan dan sumber yang ada dapat dimanfaatkan
(Sedarmayanti, 2009).
Sedangkan menurut Nugroho (2008: 223) “otomatisasi kantor adalah
penerapan teknologi untuk pekerjaan kantor, mencakup semua sistem elektronik
formal dan informal, terutama komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di
dalam maupun diluar perusahaan”. Otomatisasi kantor berfungsi membantu
sekretariat dan administratif (clerical), dengan kemampuannya memudahkan
komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di dalam dan di luar
perusahaan telah menarik perhatian para manajer dan profesional untuk
memanfaatkannya.
29
Otomatisasi kantor melibatkan seperangkat fungsi yang saling
berhubungan dan dapat diintegrasikan dalam sistem tunggal. Fungsi-fungsi yang
biasa dipakai adalah electronic mail, word processing, pengkopian, penyimpanan
dokumen, voice mail, dan desktop publishing.
Pengguna otomatisasi dibagi ke dalam empat kategori, yaitu:
1. Manajer, adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber
daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.
2. Profesional, tidak mengelola orang-orang, melainkan menyumbang
keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai
administrasi. Contohnya adalah pembeli, wiraniaga, dan lain-lain.
3. Sekretaris, adalah pegawai terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai
tugas seperti korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal
pertemuan.
4. Pegawai administratif (clerical employees), melaksanakan tugas-tugas
untuk sekretaris seperti menyusun dokumen.
Dari beberapa pengertian mengenai otomatisasi kantor di atas, dapat
ditarik kesimpulan bahwa otomatisasi kantor adalah semua sistem elektronik
formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi
kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun diluar organisasi
2.4 Perancangan Program
Menurut Laudon (2008) ada beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk
mengembangkan suatu program. Langkah-langkah ini dilakukan agar
pengembangan program yang dilakukan dapat terencana dengan baik. Langkah-
langkah tersebut diantaranya:
1. Mendefinisikan/mengidentifikasikan Masalah
2. Memilih perangkat lunak bahasa pemrograman
3. Merancang Program
4. Pemrograman
5. Pengetesan Kesalahan.
6. Membuat dokumentasi program
30
Hal serupa mengenai langkah pembuatan program pun dinyatakan oleh
Sutanta (2003) bahwa ada 6 (enam) tahap dalam membuat sebuah program, antara
lain:
1. Mendefinisikan masalah;
Pembuat program aplikasi menentukan latar belakang/ alasan pembuatan
program aplikasi, seperti identifikasi masalah dan tujuan dan nantinya
pembuatan software/ program aplikasi yang dibuat harus menjawab atas
permasalahan yang dihadapi.
2. Perencanaan/ planning;
Pada tahap ini terdapat beberapa kegiatan yatiu membuat rancangan awal
sebuah program, membuat skema program yang baik (link, navigasi dan
peta program) dan menentukan fitur-fitur yang akan ada.
3. Mendesain/ design;
Pada tahap design program, pembuat program membuat bentuk desain
serta elemen-elemen yang terdapat di dalam program aplikasi, tata letak isi
program aplikasi.
4. Pengkodean program/ coding;
Pengkodean program adalah menerjemahkan perancangan dalam kode-
kode pemrograman. Kode-kode/ bahasa pemrograman dalam suatu
program aplikasi tentunya akan berbeda-beda, tergantung program yang
digunakan. Sebagai contoh dari bahasa pemograman adalah visual basic,
borlanc delpi, php,asp, html, dan css.
5. Mengetes program/ testing;
Karena tujuan dari pengkodean adalah bagaimana membangun sebuah
program, maka tahapan selanjutnya adalah mengetes program tersebut
apakah berjalan sesuai dengan rencana atau perancangan yang telah dibuat
atau tidak. Apakah program tersebut berjalan dengan semestinya. Jika
program tersebut berhasil maka tahapan selanjutnya adalah instalasi dan
perawatan.
31
6. Pemeliharaan/ maintenance.
Program selanjutnya di-install kan pengguna, dalam hal ini program di-
installkan dalam komputer. Perawatan program lebih kepada penggunaan
sesuai prosedur yang ada dalam manual book penggunaan. Perawatan
komputer agar tidak rusak ataupun terserang virus juga sangat penting.
Dari kedua pendapat diatas, maka untuk membuat program, pembuat dan
pengembang program harus melakukan perancangan program terlebih dahulu agar
sistem tetap berada pada koridor kebutuhan, tidak meluas, atau bahkan
menyempit.
2.4.1 Flowchart
Untuk merancang dan membuat sebuah program yang baik, diperlukan
beberapa pendekatan, salah satunya adalah uraikan secara rinci proses yang
berjalan sekarang. Penguraian proses tersebut terdiri dari perincian langkah-
langkah dan elemen-elemen aktivitas pengolahan data yang dapat ditunjukkan
dalam sebuah bagan alir atau biasa disebut flowchart. Tri (2011), mengatakan
bahwa flowchart adalah bagian-bagian yang mempunyai arus yang
menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah.
Pendapat lain dikatakan oleh Amsyah (2001: 269), bahwa “ flow chart
adalah suatu diagram yang berisikan istilah atau pengertian mengenai langkah
kegiatan pencatatan, penganalisisan, dan pengkoordinasian informasi”. Flow chart
dipergunakan untuk membantu menganalisis dan mengembangkan prosedur.
Untuk membuat sistem flowchart maka sangat diperlukan pengetahuan
mengenai simbol-simbol dasar untuk membuat rangkaian sebuah proses
perancangan yang dibentuk dengan urutan sistem flowchart. Tabel 2.9 berikut ini
merupakan simbol standar untuk bagan alir sistem pada flowchart.
32
Tabel 2.9 Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem
NO. SIMBOL KETERANGAN
1.
Simbol Proses
Mewakili langkah proses utama dalam suatu sistem. Dapat merupakan bagian atau keseluruhan program yang dirinci dengan bagan alir terpisah.
2.
Sistem input/output
Menunjukkan tiap input data atau output informasi. Mewakili semua fungsi input/output.
3.
Simbol alat simpan online
Menggambarkan tiap jenis alat penyimpanan online. Sering digunakan untuk file lain pada media magnetik yang ditunjuk dan diremajakan.
4.
Simbol dokumen
Mewakili dokumen kertas, laporan, dokumen sumber data, atau output hardcopy.
5.
Panah arus
Menunjukkan arus data melalui sistem dalam urutan proses dan jejak perjalanan data dalam fungsi pengawasan proses.
6.
Simbol kartu punch
Mewakili kartu punch baik sebagai input maupun sebagai output.
33
7.
Simbol pita magnetik
Mewakili alat simpan pita magnetik, baik input maupun output.
8.
Simbol alat simpan offline
Menyatakan alat simpan yang tidak berhubungan langsung dengan komputer, termasuk kertas, kartu, dan media magnetik dan optik.
9.
Simbol input manual
Menunjukkan data yang akan dimasukkan ke komputer oleh alat masukan online, misalnya keyboard terminal.
10.
Simbol tampilan
Untuk menunjukkan output informasi yang sedang ditampilkan pada alat peraga seperti layar terminal atau plotter.
Sumber: Slotnick (dalam Amsyah, 2001: 272)
Selain simbol-simbol tersebut, terdapat bermacam-macam simbol lain
pada flow chart. Simbol flow chart menurut Sukoco (2007: 43) dapat dilihat pada
Tabel 2.10 berikut:
Tabel 2.10 Simbol Flow Chart pada Sistem
GAMBAR KETERANGAN GAMBAR KETERANGAN
Pekerjaan
administrasi
Tidak membutuhkan bantuan mekanis
Memproses
Fungsi proses utama
Magnetic tape
Hanya jika magnetic
tape digunakan
Perforated tape
Kertas atau tape
34
Dokumen
Dokumen kertas dan variasinya
Online keyboard
Informasi yang disuplai melalui online komputer
Display
Informasi yang ditampilkan melalui
video
Sorting/collecting
Operasi menyortir peralatan
Transmittal tape
Bukti penambahan kontrol informasi
Input/output
Semua media I/O
Auxiliary operation
Mesin operasi yang ditambahkan pada
fungsi proses utama
Offline storage
Terdiri dari kertas, kartu, magnetic
Communication
link
Transmisi otomatis informasi dari satu lokasi ke lokasi lain
Flow direction
Petunjuk jalannya data
Processing
Kelompok program yang memproses
fungsi
Predefined process
Kelompok operasi yang tidak
dijelaskan secara detail
Input/output
Fungsi yang membuat informasi
tersedia
Terminal
Permulaan dan akhir dari program
35
Decision
Fungsi keputusan yang
memungkinkan beroperasi pada setiap kondisi
Connector
Entry dari atau keluar dari satu
bagian ke bagian lain
Punched card
Fungsi I/O yang menunjukkan punched card
Offpage connector
Penghubung yang digunakan untuk
masuk atau keluar dari halaman
Program
modification
Instruksi untuk mengubah program
Flow direction
Petunjuk pemrosesan data
Sumber: Sukoco (2007:43)
Jadi, flowchart dapat diartikan sebagai penggambaran mengenai langkah-
langkah, urutan dari prosedur suatu program atau rancangan. Flowchart ini dapat
menolong dalam menganalisis serta dapat membantu mempermudah sesuatu
masalah atau perancangan sebuah proses.
2.4.2 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Nugroho (2008), DFD merupakan sebuah alat dokumentasi grafik
yang menggunakan simbol-simbol, untuk menjelaskan sebuah proses. Sedangkan
dalam Kristianto (2007), DFD adalah suatu model logika data atau proses yang
dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan ke mana tujuan data yang
keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data
tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada
data tersebut. DFD menggunakan empat macam simbol (Nugroho, 2008). DFD
tersebut tergambar pada gambar 2.4 berikut:
36
Elemen Lingkungan
Elemen ini terdapat di luar sistem. Elemen-elemen ini menyediakan input data dan menerima output informasi.
Pemrosesan
Pemrosesan adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses dapat digambarkan dalam bentuk sebuah lingkaran, sebuah bujur sangkar dengan sudut yang dibulatkan. Setiap simbol proses diberi nama sesuai proses kerja yang dilakukan.
Aliran data
Simbol anak panah digunakan untuk menggambarkan aliran data dalam sebuah DFD. Anak panah dapat digambarkan dengan garis lurus atau garis lengkung.
Penyimpanan Data
Penyimpanan data adalah tempat penyimpanan data. Data tersimpan adalah data yang tidak bergerak atau file.
Sumber: Nugroho (2008)
Gambar 2.4 Data Flow Diagram Symbols
Seperti terlihat pada gambar 2.4 diatas, di dalam aliran data, terdapat
kumpulan dari berbagai karakteristik yang ada dalam suatu data. Kumpulan
karakteristik tersebut disebut sebagai atribut data. Jogiyanto (2005) berpendapat
bahwa secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun
relationship. Maksudnya atribut adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya
entitas, sehingga sering dikatakan bahwa atribut adalah elemen dari setiap entitas
dan relationship.
Data flow diagram ini dapat dipergunakan untuk perumusan garis besar
dari alur kegiatan suatu proses atau tahapan. Sehingga DFD ini sangat membantu
memperjelas alur dari sebuah sistem.
2.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa DFD adalah salah satu alat
perancangan proses, berbeda dengan ERD (Entity Relationship Diagram). ERD
37
merupakan salah satu alat perancangan data di mana diagram ini menunjukkan
hubungan antara entitas yang satu dengan yang lain dan juga bentuk
hubungannya. Dengan adanya hubungan antar entitas ini maka seluruh data
bergabung di dalam satu kesatuan yang terintegrasi dan entitas itu sendiri adalah
adalah sebuah kesatuan item data yang menjelaskan sebuah objek, entitas mirip
suatu file dengan sedikit perbedaan (Nugroho, 2008).
Winarno (2004) mengatakan bahwa entitas-entitas tersebut saling
berhubungan. Ada 3 bentuk hubungan dari entitas-entitas tersebut, yaitu:
a. Hubungan One to One;
Hubungan one to one adalah hubungan yang hanya melibatkan satu record di
satu file dan satu record saja di file lain, sering disebut (1:1) seperti terlihat
pada tabel 2.11 berikut ini:
Tabel 2.11 Hubungan One to One
No. Pol No. Rangka No. Pol No. MesinAB 8123 8003 AB 8123 1000H 1999 9100 H 1999 5000G 161 2500 G 161 3000
AD 7012 7090 AD 7012 4000
Tabel Rangka Tabel Mesin
Sumber: Winarno (2004)
Dalam gambar tersebut terlihat, setiap data kendaraan di tabel kiri hanya
dapat dihubungkan dengan satu data kendaraan di tabel kanan. Pada umumnya,
dua tabel dengan hubungan one to one dapat digabung menjadi satu tabel saja,
misalnya dalam contoh, tabel yang baru hanya akan terdiri atas kolom No. Pol,
No. Rangka dan No . Mesin.
b. Hubungan One to Many
Hubungan terjadi bila satu record yang ada di salah satu tabel
berhubungan dengan beberapa record di tabel lainnya, seperti terlihat pada tabel
2.12 berikut:
38
Tabel 2.12 Hubungan One to Many
NAMA NO. TELPONDENI 566001
5897657834567
SERGIO 68328815884233
FATIMAH 30004000
Sumber: Winarno (2004)
Dalam gambar tersebut terlihat setiap data di tabel kiri berhubungan
dengan beberapa data di tabel kanan. Nomor telpon yang sudah dipakai atau
dimiliki oleh seseorang, tidak boleh dimiliki oleh orang lain.
c. Hubungan Many to Many
Hubungan many to many adalah hubungan antara satu record, yang
memungkinkan data di record berhubungan dengan beberapa data di record
lainnya, demikian pula sebaliknya seperti pada tabel 2.13 berikut :
Tabel 2.13 Hubungan Many to Many
MAHASISWA MATA KULIAHYUNI MATEMATIKA
STATISTIKALAKSITA EKONOMI
MANAJEMENAKUNTANSI
INDRA PERPAJAKAN PERBANKAN
ZULFIKAR KOPERASI Sumber: Winarno (2004)
Dari gambar tersebut terlihat bahwa garis dari kiri ke kanan dan dari kanan
ke kiri, sama-sama bisa berasal dari satu titik (atau record) menuju ke beberapa
titik sekaligus. Garis ini menghubungkan sebuah record di salah satu tabel,
dengan record di tabel lain.
39
2.5 Alat Bantu Proyek
Dalam membuat suatu sistem di perusahaan, alat bantu proyek diperlukan
untuk membantu dalam perancangan dan pembuatan sistem penanganan surat
yang diperlukan oleh perusahaan. Alat bantu tersebut antara lain:
1. Komputer (hardware);
Winarno (2004 : 5.2) berpendapat mengenai komputer bahwa:
Komputer merupakan alat yang saat ini sudah banyak dijumpai di kantor, di toko, maupun di rumah. Komputer dapat digunakan tidak hanya untuk mengolah data maupun mempercepat pekerjaan kantor, tetapi juga sudah dapat digunakan sebagai alat untuk hiburan maupun pendidikan. Komputer merupakan alat yang dapat diprogram untuk mencatat data, mengolah data dan menyajikan informasi.
2. Perangkat Lunak (Software);
Menurut Nugroho (2008) perangkat lunak sistem adalah perangkat lunak
yang memiliki tugas untuk mengelola sumber daya perangkat keras.
Sedangkan, Jogiyanto (2005: 126) mendefinisikan perangkat lunak sebagai
berikut:
Perangkat lunak (software) adalah untuk mengembangkan suatu program aplikasi yang berfungsi sebagai penterjemah antara program yang ditulis dengan bahasa awam menjadi bahasa mesin yang dimengerti oleh komputer yang berbentuk bilangan-bilangan binari misalnya pemgorgraman seperti : Bahasa C++, Bahasa Turbo PascaL, PHP, ASP dan bahasa pemgorgaman lainnya.
Dari dua pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa perangkat keras tidak
akan bisa beoperasi secara maksimal tanpa adanya kehadiran perangkat lunak
(Software).
2.5.1 Pengenalan Intranet dan LAN
Menurut Jhonsen (2004) intranet merupakan suatu bentuk pemanfaatan
teknologi internet dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam sebuah
perusahaan atau organisasi, intranet digunakan untuk mempercepat proses-proses
pertukaran informasi maupun data. Untuk skala kecilnya, intranet dapat
dioperasikan dalam sebuah Local Area Network ,dan untuk skala besar intranet
dapat dioperasikan pada Wide Area Network.
40
Sedangkan Syafrizal (2005: 5) berpendapat mengenai intranet yaitu :
Intranet (Internal Network) adalah jaringan computer dalam perusahaan yang menggunakan komunikasi data standar seperti dalam internet. Artinya, kita dapat menggunakan semua fasilitas internet untuk kebutuhan peursahaan. Dengan kata lain, intranet dapat dikatakan berinternet dalam lingkungan perusahaan.
Untuk membangun intranet ada beberapa hal yang harus disediakan yaitu
infrastruktur dan aplikasi. Infrastruktur yang harus disediakan adalah Local Area
Network yang menggunakan protocol TCP/IP sebuah computer server yang akan
digunakan sebagai web server dan aplikasi berbasis web yang mendukung semua
aktivitas pada intranet yang dibuat.
2.5.2 Pengantar Pemrograman Aplikasi Berbasis Web
Aplikasi web merupakan aplikasi yang dibuat berbasis pada web dengan
menggunakan teknologi internet (Suteja, 2006). Namun, menurut Sentosa (2005)
pada prakteknya aplikasi web dapat dibuat sebagai distribusi lokal (private
network) menggunakan teknologi intranet. Dari dua pembahasan tersebut maka
dapat disimpulkan bahwa aplikasi web dapat dibangun baik dengan teknologi
internet, maupun teknologi internet.
Menurut Suteja (2006) untuk membuat sebuah rancangan sistem web
aplikasi yang mampu mengolah inputan, melakukan proses dan menghasilkan
output sesuai dengan input yang diberikan, maka ada empat hal yang perlu
diperhatikan, yaitu
a. Web Programming
Web programing menggunakan basis pada proses intrepreter (penerjemahan
perintah) dan pembuat program diberikan kebebasan untuk memilih dan
menggunakan editor untuk pengetikan kodenya. Sehingga sering disebut
sebagai web scripting. Scripting dilihat dari letak proses intrepeternya
dibedakan menjadi dua yaitu client-side dan server-side. Client side artinya
script hanya diproses pada client saja (pengguna) melalui web browser,
contohnya HTML (Hyper Text Markup Language), CSS (Cascading Style
Sheet), Javascript, Vbscript, dan XML. Sedangkan proses yang intrepeternya
41
berjalan di server akibat dari suatu input yang diberikan oleh client dan
kemudian hasilnya dikirimkan kembali ke client disebut server side,
contohnya adalah ASP, PHP, JSP, Cold Fusion dan masih banyak lagi.
b. Web Server
Web server akan menerima input dari user (client request) untuk diproses
melalui penerjemahan server side scripting (seperti ASP.NET) dan
menghasilkan output (response). Web server ini dapat dijalankan dengan
localhost. Localhost adalah domain default alamat URL atau nomor IP default
yang diberikan untuk mengakses web server dari komputer dengan jaringan
lokal seperti Local Area Network dan Intranet.
c. Database Server
Sebuah web aplikasi membutuhkan tempat penyimpanan data. Namun tidak
hanya sekedar menyimpan tetapi juga memanajemen data yang ada. Software
yang biasa dipakai untuk menyimpan database pada pembuatan aplikasi
berbasis web antara lain MS. SQL Server, Oracle, MySQL, PosgreSql.
d. Script Editor
Editor adalah sebuah program yang digunakan untuk menuliskan kode-kode
perintah. Pembuat program dapat menggunakan text editor dari mulai yagn
sederhana seperti Notepad, WordPad, Edit Plus hingga berbasis Visual
seperti Visual InterDev, Microsoft Front Page, Macromedia Dreamweaver,
Microsoft Visual Studio 2010.
2.5.3 ASP.NET dan Microsoft Visual Studio 2010 Professional
Perangkat lunak yang dipakai pada pembuatan program berbasis web
adalah ASP.NET dan Microsoft Visual Studio 2010 Professional, dengan uraian
berikut:
1. Bahasa Pemgrograman ASP.NET
ASP.NET adalah salah satu bahasa pemrograman bertujuan untuk
membangun suatu aplikasi web. ASP.NET adalah bahasa yang terkompilasi
dengan bahasa pemrograman lain (Suteja, 2006). Berikut ini merupakan kelebihan
ASP.NET:
42
a. Mempermudah Pengembangan
ASP.NET menyediakan banyak objek dimana para pengembang dapat
menggunakannya untuk mengurangi jumlah kode yang mereka butuhkan
untuk ditulis.
b. Kebebasan Bahasa
ASP.NET mengijinkan disusunnya suatu bahasa yang akan digunakan,
menyediakan daya guna lebih dan kesesuaian atau kompatibilitas antar
bahasa.
c. Web Service
ASP.NET memberikan fitur yang mengijinkan para pengembang
ASP.NET yang mengalami kesulitan dalam membuat web service .
d. Daya Guna
Halaman ASP.NET disusun mengingat halaman ASP diterjemahkan pada
saat halaman ASP.NET dipesan pertama kali, halaman ASP.NET disusun
2. Microsoft Visual Studio 2010
Seperti telah dikatakan pada point sebelumnya, bahwa untuk membuat
suatu aplikasi, diperlukan suatu editor dimana script akan diterjemahkan. Salah
satu editor yang sering digunakan untuk membuat aplikasi web adalah Microsoft
Visual Studio. Wahana Komputer (2010) mengungkapkan bahwa Microsoft
Visual Studio 2010 atau sering disebut dengan Visual Basic 2010 merupakan salah
satu bagian dari produk pemrograman terbaru keluaran dari Microsoft
Corporation. Sebagai produk lingkungan pengembangan terintegrasi atau IDE
andalan yang dikeluarkan oleh Microsoft Visual Studio 2010 menambahkan
perbaikan-perbaikan fitur dan fitur baru yang lebih lengkap dibandingkan dengan
versi Visual Studio pendahulunya, yaitu Microsoft Visual Studio 2008. Di dalam
Microsoft Visual Studio 2010 ini, terdapat beberapa jenis IDE Pemgrograman
seperti Visual Basic, Visual C++, Visual Web Developer, Visual C#, dan Visual
F#.