Система научно-справочного аппарата к архивным фондам Государственного

архива Пермского края

Докладчик:Бояршинов В.Г.,главный архивист отдела использования архивных документов и НСА

В ГКБУ «Государственный архив Пермского края» сложилась традиционная система научно-справочного аппарата, включающая в себя:

обязательные для ведения в архиве

архивные справочники

• опись дел, документов;

• путеводители;• систематический

каталог

и дополнительные архивные

справочники• указатели; • обзоры

К документам создается также автоматизированный научно-справочный аппарат.

Научно-справочный аппарат архива - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов.

В системе научно-справочного аппарата базовым справочником являются описи. Они предназначены для:

На основе описи могут составляться каталоги, путеводители, указатели, обзоры.

раскрытия состава

документов,

закрепления их систематизации внутри фонда

и учета единиц хранения.

В ГКБУ «Государственный архив Пермского края» на 01.01.2016 г. на хранении имеется более 2,5 тысяч фондов (более 1,2 млн дел).

Описи дел фондов составляются в отделах комплектования и нормативного хранения и учёта документов.

Архив в необходимых случаях может организовывать работу по усовершенствованию и переработке описей.

Усовершенствование описи - комплекс работ по

повышению информативности описи:

• уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации),

• составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Переработка описи - составление новой описи

взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных

документов.

Проблема! Какого-либо плана по усовершенствованию и/или переработки описей, списка самих описей, требуемых для усовершенствования/переработки в архиве нет.

Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием.

В перспективе появится необходимость дополнения путеводителей по новым поступившим фондам после 1917 года, личным фондам, а также по рассекреченным фондам.

В архиве подготовлены путеводители

по фондам досоветского периода,

фондов после 1917 года

и по личным фондам,

путеводители по фондам системы НКВД-МВД, ВЧК и ЧОН, по рассекреченным фондам.

Каталоги - межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации.

Каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).В ГАПК систему каталогов образуют:- систематический каталог на фонды Пермского наместничества, губернского правления, канцелярии Пермского губернатора, губисполкома, окрисполкома, горисполкома, облисполкома, райисполкомов;- именной каталог на фонды личного происхождения;- тематические каталоги по переименованию улиц г. Перми, по награждению медалями «За доблестный труд в годы Великой Отечественной войны», орденом «Мать героиня», медалями «Медаль Материнства» и «Материнская слава»;- фотокаталог на фотодокументы и документы личного происхождения;- фонокаталог на фонодокументы;- видеокаталог на видеодокументы;- каталог фонда печатных изданий на книги, брошюры, газеты, журналы, электронные издания, методические пособия и рекомендации.

NB: Бумажные каталоги в ГАПК находятся в законсервированном виде, какой-либо работы с ними не проводится (они размещаются в хранилище № 2 и в отделе исполнения запросов).Для расширения доступа к информации из каталогов необходим перевод информации из карточек каталогов в электронный вид и размещения их на сайте архива.

Указатели - архивные справочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров. Указатели подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические. Разновидностями предметного указателя являются именной и географический указатели.

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в системе НСА архива или входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим типам архивных справочников.В ГАПК имеется сборник «Из истории религии в Прикамье» для поиска информации по истории религиозных организаций на территории Пермской губернии и области. Данный сборник распечатан из базы данных, имеется в электронном виде. Проблема! Данный сборник требует доработки и исправления ошибок.

Обзоры - архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом. Обзоры подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

Обзор фонда включает

•систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда.

Тематический обзор включает

•систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.

В ГАПК имеются следующие обзоры:

Обзоры фондов –

•Перечень наиболее интересных рассекреченных фондов Государственного архива Пермского края, •Чиновник особых поручений при Уральском горном правлении Министерства финансов, •История создания и развития Аннинского завода Осинского уезда Пермской губернии, •Обзор документов (опись) личного фонда писателя Астафьева В.П., •История создания и развития Березниковского содового завода, •Из истории фонда печатных изданий, •Обзор документов личного фонда Хлебникова К.Т.

Тематические обзоры – •Органы управления Пермской епархией, •Заводы Пермского горного округа, •Обзор документов по истории дорожного строительства, •История народного образования г. Перми до 1917 г., •Из истории основания города Перми, •Страницы истории литературы Прикамья, •Из истории банковского дела в Прикамье, •История рекламы, •Развитие электроэнергетики в Пермском крае, •Благотворительная деятельность заводовладельцев Прикамья до 1917 г., •Из истории строительства Краснокамского ЦБК.

Одним из перспективных направлений деятельности архивных учреждений является применение в архиве современных информационных технологий.

Архивные справочники должны вестись в архиве в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе в режиме удаленного доступа).

Описи дел фондов в отделе нормативного хранения и учёта документов, в лаборатории информационных технологий и обеспечения сохранности архивных документов вносятся в программный комплекс «Архивный фонд 4».

ПК «Архивный фонд 4» - автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационного массива о создании и содержании документов, состоянии их сохранности и НСА на уровне фонда и описи, что позволяет осуществлять функции государственного учета, контроль за хранением документов и состоянием НСА.

Там же в ПК «Архивный фонд 4» имеется возможность работы с НСА на уровне документов в составе единиц хранения, однако эта возможность не реализуется.

На сайте архива имеется раздел, в котором размещены Каталог фондов (конвертируется из Архивного фонда 4), справочники, путеводители и обзоры по фондам.

В архиве имеются следующие электронные базы данных, ранее объединенные в ИПС «КАИСА»:

•занимается сотрудник отдела комплектования, •не ведётсяФотокаталог•занимается сотрудник отдела нормативного хранения и учёта документов, •не ведётся с 2005 года, Фонд печатных изданий •ЗаконсервированСправочник по истории госучреждений

•фактически только в формате pdfИз истории религии в Прикамье

•ЗаконсервированоАдминистративно-территориальное деление

•2005 года, фактически не веласьРевизские сказки •2012 года, не ведётсяКартографические документы

•2012 года, не ведётсяМетрические книги •не ведётсяКалендарь знаменательных дат

Документы Великой Отечественной войны;

Решения горисполкома «Документы, утвержденные в

нотариальных конторах»

По Классификационному переченю работ, выполняемых в государственных архивах, к созданию и усовершенствованию НСА относится 218 видов работ научного, научно-вспомогательного и технического характера. Далеко не все из них выполняются.Разными видами НСА занимаются сотрудники нескольких отделов: - отдела комплектования, - отдела нормативного хранения и учёта документов, - лаборатории информационных технологий - отдела использования архивных документов и НСА, в рамках своих должностных инструкций.

Отдельного подразделения по НСА в структуре архива не предусмотрено. Для полноценной работы в этом направлении недостаточно кадров.

Спасибо за внимание!