Обзор систем контроля поручений

Обзор инструментов контроля поручений

2016. Сентябрь.

АКТУАЛЬНОСТЬ ДЛЯ ПЕРВОГО ЛИЦА

2

ОБЩАЯ СХЕМА КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ

3

ОБЩИЕ ВЫВОДЫ

4

Параметр\Инструмент MS Excel MS Outlook+

Exchange Pyrus Bitrix 24 Мегаплан

MS Project Server

1. Простота системы для конечного пользователя (следовательно, скорость

обучения, сопротивление внедрению)

2. Гибкость (легкая перестройка бизнес-процессов (система не

должна сковывать процесс преобразований)

3. Функциональность (важна не широта, а оптимальность функционала)

4. Реализуемость принципов тайм-менеджмента

5. Принцип одного окна (почта+задачи)

ОБЩИЕ ВЫВОДЫ

MS Outlook+Exchange, Pyrus, B24 и Мегаплан

- подходящие системы управления для организации контроля поручений в компании

ПОДРОБНЫЙ ОБЗОР СИСТЕМ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ

ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА MS OUTLOOK+EXCHANGE.

ЭТАП ПОСТАНОВКИ ЗАДАЧИ

6


ЭТАП ПРИЕМКИ ЗАДАЧИ И ОТЧЕТНОСТЬ

7

Готово, % Значение:

0% Исполнитель не принял задачу

25% Исполнитель принял задачу

50% Выполнению задачи уделяется основное внимание, есть конкретные существенные результаты

(указать, какие).

75% Задача выполнена полностью, необходимо подтверждение выполнения руководителем. По

умолчанию – требуется подтверждение от руководителя. В случае если подтверждение

руководителя не требуется (об этом руководителю рекомендуется информировать при

постановке задачи), можно сразу завершить задачу.

100% Задача выполнена, руководитель подтвердил ее выполнение.


ЭТАП КОНТРОЛЯ ЗАДАЧ

8

MS OUTLOOK+EXCHANGE: ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ

9

Основные достоинства данной комбинации в том, что она требует минимального дополнительного обучения и полностью интегрирована в типовой рабочий процесс. Практически нет необходимости переключатся между почтой (которая постоянно открыта) и какой-то другой системой. Это благоприятствует внедрению. Основной недостаток заключается в том, что функционал данной связки резко ограничен и не предназначен для командной работы над задачами. Основное назначение задач в аутлуке — делегирование между двумя сотрудниками. Ограничены возможности обзора задач, коммуникации между исполнителем и инициатором задачи, отсутствует иерархия задач и т.п. Есть возможность развернуть систему контроля поручений руководителя, однако это требует выработки и соблюдения неочевидных правил работы в системе, а также дополнительного человеческого ресурса по поддержанию порядка.

ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА PYRUS.COM

БОЛЬШОЙ ПЛЮС - В СИСТЕМУ ЗАЛОЖЕНЫ ПРИНЦИПЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

10

•Все дела одним списком •Все поставленные задачи сразу появляются в папке Входящие. •Есть возможность установки приложения Pyrus для iOS, Android, Windows Phone. Работать в приложениях можно даже при отсутствии доступа к сети интернет.

Pyrus – онлайн-платформа для запуска и автоматизации любых бизнес-процессов

самими пользователями.


ПОСТАНОВКА, РЕАЛИЗАЦИЯ И ОТЧЕТНОСТЬ ПО ЗАДАЧЕ

11


КОНТРОЛЬ И БИЗНЕС-АНАЛИЗ

12

PYRUS: ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ

13

Основное преимущество данного инструмента в редком сочетании простоты и функциональности. Все основные действия совершаются в несколько нажатий и, по большей части, интуитивны. Вместе с тем, система позволяет очень эффективно (быстро и без привлечения профессионалов ИТ) автоматизировать документооборот и другие регулярные процессы. Pyrus позволяет отслеживать задачи, согласовывать документы и налаживать бизнес-процессы. Pyrus отличает высокая скорость работы, понятный интерфейс и возможность гибкой настройки продвинутым пользователем ПК. Меньше чем через два года, прошедших с момента создания, к Pyrus подключились более 100 тыс. пользователей из России и США. Совкомбанк (кредитная организация, в которой работает более 7000 сотрудников) настроил в Pyrus свыше сотни процессов. Возможность создавать фотоотчеты избавляет крупные компании с филиалами в разных регионах от необходимости направлять туда ревизоров, проверяющих внешний вид помещений на соответствие принятым в компании стандартам. Основной недостаток в том, что Пайрус в любом случае является “еще одной системой”, и для работы с задачами сотрудникам требуется регулярно заходить в него. Отчасти это компенсируется расширениями Пайруса для пакета MS Office, однако они не способны закрыть все вопросы, и Пайрус всегда будет соседствовать с почтой.

ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА BITRIX24 (1 ИЗ 5)

14

Большой плюс системы, что задачи не оторваны от проектов!

«Битрикс24»— социальный интранет, включающий в себя, наряду с CRM, систему управления задачами. Создан и поддерживается российской компанией «1С-Битрикс». Работает как облачный сервис, но возможна и поставка коробочной версии. По оценкам компании-разработчика, сервисом «Битрикс24» пользуются свыше 188 тыс. компаний в странах СНГ и за рубежом.


15

Удобный обзор стадий выполнения задач в различных разрезах


16

Удобный интерфейс для исполнителя, позволяющий планировать очередность выполнения задач


17

Возможность учета занятости. При создании задачи есть возможность включения учета времени, определения плановых затрат времени по задаче и контроля его расходов, анализа того, кто из подчиненных укладывается, а кто нет.

Следить за занятостью сотрудников с помощью диаграммы. Формирование отчетов по затратам времени и подведение итогов работы за месяц - по отделу и по каждому сотруднику. На счетчике на минимизированной панели «Рабочий день» есть возможность видеть сколько времени потрачено на задачу и есть ли запас времени, возможность не допускать перерасход - вовремя ставьте задачу на паузу или переключаться на другую.


18

БИТРИКС24: ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ

19

«Битрикс24» обладает всем необходимым функционалом для работы с задачами. К тому же «Битрикс24» становится облачным хранилищем для всех рабочих файлов и документов, к которым каждый сотрудник имеет доступ (права доступа настраиваются). Такое совмещение очень практично, так как часто компаниям приходится использовать помимо системы для управления задачами ещё и сторонний облачный сервис. Плюс ещё и в том, что документы, загруженные в систему, можно редактировать непосредственно в ней, избегая повторных закачек и путаницы в редакциях. Самая интересная фишка системы — это рабочая социальная сеть. В ней можно быстро и легко обсудить текущие дела. «Живая лента» поможет всем всегда быть в курсе важных событий компании. Возможность «лайкать» комментарии позволяет сотрудникам быстро выражать своё мнение. Встроенный мессенджер помогает общаться в режиме реального времени, не используя посторонние программы обмена сообщениями. Причём мессенджер сделан очень грамотно. При установке статуса «занят», сообщения не всплывают на экране, только индикатор обозначает количество новых сообщений. А вся переписка хранится в истории и при необходимости всегда можно найти нужное сообщение. Главным недостатоком системы является чрезмерный ненужный функционал и большое кол-во кнопок при работе с порталом.

ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА МЕГАПЛАН (1 ИЗ 7)

20

В списке задач — ответы на главные вопросы

«Мегаплан» — облачная система управления бизнесом, включает в себя CRM, ERP и инструменты для постановки и делегирования задач.


21

Позволяет заметить проблему вовремя Команда привлекает внимание к проблемным задачам с помощью «пожара». Горящие задачи выделяются списке, и им можно уделить особое внимание. Это поможет узнавать о потенциальных проблемах до того, как будет слишком поздно.

Позволяет понять причины Вся информация о работе уже собрана в задаче, и руководителю легко разобраться в причинах проблемы. Кто за что отвечал? Что и когда пошло не так? Какая часть работы сделана? Все ответы здесь.


22

Позволяет позвать на помощь Если сотрудник не справляется, руководитель подключает к задаче коллег или полностью меняет команду. История задачи и все документы остаются на виду.

Позволяет запросить перенос дедлайна


23

Позволяет находить бездельников


24

Позволяет оценить качество работы сотрудников Мегаплан помогает оценить не только количество, но и качество работы. Зайдите в любую задачу и посмотрите, какие приложены результаты. Скачайте любой документ. Оцените комментарии.

Позволяет вести учет рабочего времени


25

Правила Часто бездельники появляются в компании, где не стандартизирована работа. С помощью раздела «Обсуждения» руководитель создает свод правил компании, который увидят все сотрудники.

Бонусы и штрафы За срочные и сверхурочные задачи назначаются денежные или условные бонусы. За просроченные задачи руководитель может назначить штраф. Бонусы и штрафы учитываются в зарплате.

Спокойное увольнение Когда все возможности истощены и компания расстается с сотрудником, Мегаплан поможет аккуратно передать его дела. Так как переписка и файлы по каждой задаче сохраняются, новый сотрудник легко входит в курс дела. Работа продолжается.

МЕГАПЛАН: ЦЕНА ВОПРОСА И ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ

26

Система обладает хорошим, ясным, логичным интерфейсом (дизайн системы делала студия Лебедева). Достоинства. Работник видит только те задачи, по которым он назначен как ответственный или аудитор (т.е. наблюдатель), можно легко отфильтровать те задачи, которые сейчас нужны, и отсортировать их по разным критериям. Руководитель может видеть все задачи по всем проектам. Структура компании гибко настраивается, например, у одного работника может быть несколько руководителей. Если задачу назначает коллега или подчиненный, то можно задачу принять или отклонить. Если руководитель, то она сразу становится в работу. После того, как исполнитель выполнил задачу, руководитель, который ее поставил должен ее утвердить, или вернуть в доработку. К любому комментарию можно прикрепить файл, это удобно. Недостатки. Недостатки несущственные. Учет времени вроде есть, но реализован странно, когда пишешь комментарий, можно приписать, сколько часов потратил на решение этой задачи в конкретный день. Нельзя посмотреть общую статистику . Есть ярлыки (они называются метки), но у каждого сотрудника они свои. Хотя их нужно делать общими для всей команды. Вывод: Интерфейс удобный, система хорошо продумана, за исключением небольших недоработок, и есть надежда, что разработчики доведут ее до ума. Простая и удобная система контроля доступа.

ДЕТАЛЬНЫЙ СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ (1 ИЗ 2)

27



MS Project Server

ПОСТАНОВКА ПОРУЧЕНИЙ

1. Возможность

постановщиком

корректировать параметры

задачи в случае изменения

обстоятельств

2. Возможность автоматически

делать из письма поручение

(тесная интеграция с

почтовым сервисом)

КОНТРОЛЬ ПОРУЧЕНИЙ

3. Удобство электронных форм

для контроля

4. Гибкость настройки прав

доступа

ВЫПОЛНЕНИЕ И ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ПОРУЧЕНИЙ

5. Удобство работы с

задачами исполнителями

(единый список всех задач)

6. Возможность разбиения

задач на подзадачи. (Дерево

задач). Возможность

назначения каждой

подзадаче ответственного,

срок и круга доступа.

Возможность в подзадачу

копировать файлы и

переписку из основной

задачи.

7. Возможность настройки

маршрутов и шаблонов

задач

8. Возможность работы с

мобильного приложения, в

том числе оффлайн

ДЕТАЛЬНЫЙ СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ (2 ИЗ 2)

28

ВЫВОД: MS Outlook+Exchange, Pyrus, B24 и Мегаплан - подходящие системы для

организации контроля поручений. Основная причина того, почему при их покупке

система контроля поручений так и не начинает работать - отсутствие внедрения.



MS Project Server

АНАЛИЗ ПОРУЧЕНИЙ, НАЧИСЛЕНИЕ ПРЕМИЙ, ДЕПРИМИРОВАНИЕ

9. Возможность

автоматического запроса на

проверку качества

исполнения поручения

постановщиком при ее

выполнении

10. Возможность выгрузки

выполненных задач для

оценки за период

11. Гибкость при фильтрации и

выгрузки задач по нужным

срезам, в том числе по

проектам

ОРГАНИЗАЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ

12. Отсутствие необходимости

дополнительных затрат на

покупку лицензий

13. Интуитивность работы

инструмента (вирусность

внедрения)

ОБЩИЕ РЕЗУЛЬТАТЫ MS Excel MS Outlook+


MS Project

Server

КАК ВНЕДРИТЬ СИСТЕМУ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ В КОМПАНИИ?

29

Определить основные функциональные требования к системе контроля

поручений

Выбрать ИТ-решение

Апробировать систему контроля поручений в пилотном

режиме на базе одного подразделения

Разработать регламент системы контроля поручений

Провести групповое обучение работе в системе

Провести индивидуальный коучинг руководителей работе в системе

Разработать правила и провести обучение секретариата по контролю

поручений руководителя

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

САЙТ: WWW.RC.MSK.RU

ПОЧТА: [email protected]

mailto:[email protected]

Обзор систем контроля поручений

Business

Transcript of Обзор систем контроля поручений