Грантменеджент для бібліотек, або як залучати гроші на бібліотечні проекти

Грантменеджент - процес від генерування ідеї до

отримання результатів її реалізації, що фінансується через

грант

Етапи1. Генерування ідеї2. Проект3. Пошук фінансування4. Написання заявки5. Реалізація проекту

Генерування ідеї

- Спочатку ідея, потім грант (не навпаки)- Не обмежуй себе цифрами- Не стримуй фантазію (пиши багато, щоб було з чого

обирати)- Етичність - «Вища мета»

Проект

- Перш ніж пояснювати комусь суть проекту, розберіться в ньому самі

- Час спускатися на землю: сфера реалізації, цілі, ресурси, цільова аудиторія

- Складання логічної таблиці (або попередній опис проекту) – 1-2 сторінки

Компонент проекту

Зміст Обгрунтування

Постановка проблеми

Чому виникла необхідність у реалізації проекту? Чому вирішення даної проблеми – пріоритетне?

Які джерела інформації свідчать про те, що проблема існує.

Мета Яка мета проекту? Як вона пов’язана із вирішенням проблеми? Хто виграє в результаті просування до цілі? Як передбачені проектом дії змінять існуючі ситуацію?

Які засоби досягнення цілі? Як перевірка може переконатися, що проект отримую очікувані результати? Чи передбачений збір якісних та кількісних показників для вимірювання успіху проекту?

Завдання. Очікувані

результати

Після завершення проекту, які конкретно зміни чи покращення будуть? Як виконання поставлених завдань наближає реалізацію поставлених цілей? Які результати (їх характер та кількість) необхідно отримати для виконання завдань.

Які показники, свідчення підтверджують, що проект досягне результатів? Чи передбачений збір даних для контролювання та коригування ходу виконання робіт?

Активності (Action Plan)

Які заходи необхідно здійснити учасникам для отримання результатів?

Чому обрані саме ці методи&

Ресурси Кадри, обладнання, послуги, час, гроші. За рахунок яких джерел можна отримати ті чи інші ресурси?

На основі чого планується рівень зарплат, вартість обладнання, транспортні витрати?Як оцінюється ефективність витрачання коштів?

Приклад логічної таблиці для проекту

Для кожного з пунктів варто передбачити зовнішні фактори, що можуть вплинути на реалізацію проекту.

Які події, умови та рішення можуть сприяти реалізації проекту?

Які перешкоди можуть загрожувати на кожному з етапів?

Зовнішні умови

Пошук фінансування

Залежно від масштабу проекту, він може бути фінансований як одним із видів фінансової допомоги, так і кількома.

Фандрейзинг (фандрайзинг) -Процес залучення ресурсів у грошовій чи іншій формі, для

реалізації проекту чи діяльності організації

ВнутрішнійЧленський внесокДоходи від підприємницької діяльностіДоходи від вкладівЕкономія та перерозподілНе грошова допомога

Типи фандрейзингу

ЗовнішніПриватні донориДержави Індивідуальні пожертвиКраудфандингСпонсорство бізнесуЕтичне спонсорствоБлагодійні заходи, аукціониКоробочкаБартер

Фандрейзинг – це процес

(«Фінансування громадою») - це співпраця людей, які добровільно об'єднують свої гроші або інші ресурси разом, як правило через Інтернет, щоб підтримати зусилля інших людей або організацій.

Краудфандинг

Платформи краудфандингу

Нараховується близько 2000 платформ у світі, які відрізняються за тематичним спрямуванням, географією, типами проектів (персональні, групові) тощо.

Українські успішні краудфаундингові проекти

Kickstarter -  $251,225

Kickstarter -  $406,805

Спільнокошт -  1 243 381 грн. Kickstarter -  $370,001

Спільнокошт -  111 000 грн.

Спільнокоштт. 1 - 233 296 грнт. 2 - 426 190 грн.

Які бібліотечні проекти

краундфандять?- Створення цифрових бібліотек- Little Free Library- Місцеві публічні бібліотеки- Заходи в бібліотеці- Тематичні бібліотечні куточки- Персональні бібліотеки- Мобільні бібліотеки- Бібліотеки для

малозабезпеченого населення- Спеціальне обладнання (3-D

принтер, сканер)

Про що треба пам’ятати, обираючи краудфандинг

для бібліотечного проекту

- Платформи беруть %, різні шляхи виведення коштів

- Якщо проект дорогий – розбити на кілька кампаній

- Весь період кампанії потрібно підтримувати комунікація – багато часу та ресурсів

+ Перетворення цільової аудиторії на спільноту+ Зворотній зв’язок+ Широкий розголос+ Присутність на платформах благодійників, що фондують проекти через довіру до платформи

Стань першою українською бібліотекою, що реалізує проект через краудфандинг

- Різні за типом: компанії, приватні особи, фонди, державні органи

- Різні за способом фінансування: спонсори, інвестори, меценати, донори

- Фактори, на які звернути увагу: географія, тематика, тип підтримки, тим отримувачів гранту

- Вивчіть звіти фонду – кому раніше надавали гранти (яка тематика, організації, сума)

Пошук грантодавця

“Донор має про вас почути

до того, як ви до нього звернетесь.

@Юлія Садичко

Будь помітним

- Відвідуйте форуми, конференції, заходи

- Letter of inquiry- Нетворкінг- Кооперація- Зателефонуйте у фонд - Напросіться на зустріч із менеджером

для уточнення деталей- Ставте запитання- Грань між проактивнісю та

нав’язливістю- Донори між собою комунікують

Пошук грантодавця

Написання заявки

Звертаються увагу на:- Відповідність заявки вимогам конкурсу- Опис проблеми та цілей- Потенціал реалізувати проект- Якість підготованої заявки (зміст, лаконічність)- Вплив (якими ресурсами який ефект)

1. Анотація2. Опис проблеми3. SMART цілі та

завдання проекту4. Опис активностей в

рамках проекту5. Результати різних

рівнів6. Індикатори7. Управління ризиками8. Моніторинг та оцінка9. Бюджет10. Додатково:

унікальність, гендер, вплив на оточуюче середовище, охоплення уразливих груп, робота зі ЗМІ, СММ.

Складові заявки

- Вся сіль – в анотації- Якщо анотація не зачепила/не

відповідає цілям проекту, далі часто не розглядають

- 5-6 речень, залежно від вимог форми- Зміст: проблема - запропоноване

рішення - як – де – ким – коли – в чому унікальність

Анотація (Summary)

- Єдине місце в заявці, де можна вживати слово «проблема», у всіх інших – виклики

- Опис контексту проблеми, з якою працюєте

- Включення фактів, посилань на сторонні дослідження, надійні джерела, статистики, поради експертів

- Масштаби робіт мають бути виконувані- Формулювання з точки зору потреб

цільової аудиторії, а не заявника- Мінімум спеціальних термінів, цікаво для

читання- Без голослівних та оціночних тверджень

Проблема (Problem Statement)

Цілі та завдання (Goals and Objectives)

- Покроковий опис усієї діяльності, спрямованої на реалізацію проекту

- З опису зрозуміло: що буде зроблено, хто виконуватиме кожну дію, як, коли і в якій послідовності, які ресурси будуть затребувані

- Обгрунтований вибір конкретних заходів- Опис складу та обов’язків виконавців

програми- Якомога більше деталей- Структурований текст

Основна частина (Acrivities)

Дзеркало цілейЧим точніші цілі, тим кращі результатиКілька рівнів:- output - результат рівня продукт (провели

тренінг);- outcome – результат рівня результат

(знання, які отримали люди на тренінгу, були реалізовані у їх діяльності)

- impact – результат рівня вплив (як реалізовані проекти після отриманих на тренінгу знань вплинули на галузь).

Результати

- Якісні- Кількісні- Різних рівнів (залежно від рівня

результату, можуть використовуватися різні індикатори оцінки)

- Закладені у проекті- Як для оцінки результатів, так і для

моніторингу виконання проекту- Краще перевиконати, ніж недовиконати

(не перебільшувати очікувані показники під час планування)

Індикатори (Evaluation)

- Адміністративні витрати (бухгалтер, юрист, фінансовий менеджер)

- Програмні витрати (програмний менеджер, найм на виконання завдань проекту)

- Обладнання- Проїзд/відрядження- Персонал (податки на з/п окремо

передбачаються у гранті) vs цивільно-правова угода (робітник сам сплачує податки)

- Непередбачувані витрати- Банківські витрати

Бюджет

- Супровідний лист - Резюме керівника та виконавців проекту- Документи організації: свідоцтва

реєстрації, неприбутковості, статут- Грантова історія – детальний опис

успішних проектів- Календарний план- Організаційні схеми- інше (за запитом грантодавця)

Додаткові документи

Отримав гроші? Все лиш починається

Реалізація проекту

- Якомога детальніше описати усю діяльність, необхідну для реалізації проекту

- Не боятися планувати – під час реалізації він може змінювати

- Наявність плану дозволить слідкувати за виконанням проекту, фінансовими витратами

- Баланс між ресурсами- Розписувати відповідно до отриманого

фінансування

Action Plan

- Кожен донор має свої вимоги, щодо поточного звітування (щотижня, щомісяця, раз за проект тощо)

- Навіть якщо нема таких вимог – рекомендується робити бюлетень по успіхам проекту для розсилки партнерам, ЗМІ, донорам

- Нагадуйте про себе донору – періодично уточнюйте, задавайте питання, будь на слуху

Комунікація з донором

- У проекту має бути керівник – людина, що завжди підстраховує, організовує роботу інших тощо

- Можна вносити зміни у активності, у бюджет

- Не можна змінювати суть проекту- Зміни, навіть незначні, краще узгоджувати

(дивись пункт комунікація з донором)

Моніторинг та коригування

- Проміжні звіти (залежно від вимог донора, не рідше ніж раз на два місяці – для власного тонусу)

- Фінальні звіти- Якщо були реалістичні цілі, швидше за все

вони будуть виконані- Дуже добре, коли результати

перевиконують цілі- До звітів додавати аналітику, посилання на

публікації у ЗМІ- Можна додавати фотоматеріали- Фінансова звітність: бухгалтер чи

фінансовий менеджер (цільові витрати, процедури закупки та інші нюанси)

- Проводьте аудит раз на рік- Зберігайте усі папери (гранти =

бюрократія)

Звітніть та аудит

- Багато роботи- Папери, папери і ще раз папери- Постійна комунікація (із донорами,

партнерами, цільовою аудиторію, ЗМІ)- Відповідальність

Але разом з тим це можливість:- реалізувати найсміливіші ідеї- вирішити існуючі проблеми- «залишити слід»

Отже, грантменеджмент це

Дякую за увагуЗапитання?

Тетяна Борисова,заступниця директора Наукової бібліотеки

Національного університету«Києво-Могилянська академія

borysovato@ukma.edu.ua

7 квітня 2016 р., м. КиївФорум молодих бібліотекарів