Bosna i HercegovinaInstitut za standardizaciju

Босна и ХерцеговинаИнститут за стандардизацију

Број: 02 – 02.3 – 7 – 591 – 1/15Источно Сарајево, 15.05.2015. године

П Р А В И Л Н И К

О АРХИВСКОМ ПОСЛОВАЊУ У ИНСТИТУТУ ЗА СТАНДАРДИЗАЦИЈУ БОСНЕ И ХЕРЦЕГОВИНЕ

ИНСТИТУТ ЗА СТАНДАРДИЗАЦИЈУ БОСНЕ И ХЕРЦЕГОВИНЕБосна и Херцеговина, 71123 Источно Сарајево, Војводе Радомира Путника 34; тел: + 387 57 31 05 60, Информационо документациони центар: +387 57 31 05 80;

Факс: + 387 57 31 05 75; E-mail: stand@bas.gov.ba ; www.bas.gov.ba

NoCRO19225QBAS O 500.05Важи од: 2014-04-01

На основу члана 61. став 2. Закона о управи („Службени гласник БиХ“, бр. 32/02 и 102/09) и члана 9. став 2. Закона о оснивању Института за стандардизацију Босне и Херцеговине („Службени гласник БиХ“, број 44/04), а у складу са Упутством о архивској књизи, чувању регистратурне и архивске грађе, одабирању архивске грађе и примопредаји архивске грађе између министарстава, служби, институција и других органа Савјета министара Босне и Херцеговине и архива Босне и Херцеговине („Службени гласник БиХ“, број 16/06), Правилником о заштити и чувању архивске грађе у архиву Босне и Херцеговине и регистратурне грађе у институцијама Босне и Херцеговине („Службени гласник БиХ“, број 10/03), Правилником о преузимању архивске грађе у архив Босне и Херцеговине („Службени гласник БиХ“, број 10/03), Одлуком о канцеларијском пословању у институцијама Босне и Херцеговине („Службени гласник БиХ“, број 74/14) и Упутством о начину вршења канцеларијског пословања у институцијама Босне и Херцеговине („Службени гласник БиХ“, број 30/15), директор Института за стандардизацију Босне и Херцеговине д о н о с и

П Р А В И Л Н И К

О АРХИВСКОМ ПОСЛОВАЊЕУ У ИНСТИТУТУ ЗА СТАНДАРДИЗАЦИЈУ БОСНЕ И ХЕРЦЕГОВИНЕ

I ОПШТЕ ОДРЕДБЕ

Члан 1.(Предмет Правилника)

Овим Правилником уређује се вођење архивске књиге, услови чувања регистратурне грађе, одабирање архивске грађе и излучивање безвриједне регистратурне грађе, примопредаја архивске грађе као и друга питања која се односе на обављање архивских послова у Институту за стандардизацију Босне и Херцеговине (у даљем тексту: Институт), а у циљу заштите регистратурне грађе од нестајања и уништења и ради очувања регистратурне грађе у сређеном и сигурном стању у архиви Института до њеног преузимања у Архив Босне и Херцеговине (у даљем тексту: Архив).

Члан 2.(Дефиниције)

Поједини изрази коришћени у овом Правилнику имају сљедеће значење:

- „архивска грађа“ је сав изворни и репродуцирани (писани, цртани, штампани, фотофрафисани, филмовани, фонографисани или на други начин забиљежени документацијски материјал од значаја за историју, културу, науку и остале друштвене потребе, који је настао у раду Института без обзира када је и гдје је настао, уклључујући и основне књиге евиденције о предметима и актима (дјеловодни протоколи, уписници, регистри и сл.);

- „регистратурни материјал“ чине списи (акти и предмети), стенографски и фонографски снимци и на други начин састављени записи и документи те књиге и картотеке о евидентирању тих списа, записа и докумената, примљених и насталих у Институту док су од значаја за његов текући рад или док из тог регистратурног материјала није одабрана архивска грађа која ће се трајно чувати;

BAS O 500.05 2Важи од: 2014-04-01

- „сређена архивска грађа“ је архивска грађа која се налази у поретку предвиђеним системом архивирања прописаним у канцеларијском пословању;

- „технички опремљена архивска грађа“ је архивска грађа одложена у фасцикле, регистраторе или архивске кутије са исписаним подацима (назив, година, садржај, класификациона ознака и друго) која омогућава лакшу манипулацију, осигурава чување архивске грађе и спречава механичка оштећења приликом транспорта исте;

- „пописана архивска грађа“ је архивска грађа која је пописана по годинама, садржају или врсти, а која је усклађена са Листом категорија регистратурне грађе са роковима чувања;

- „листа категорија регистратурне грађе са роковима чувања“ је нормативни акт који доноси директор Института, као имаоца регистратурне и архивске грађе, на коју сагласност даје Архив Босне и Херцеговине;

- „архивски депо“ је саставни дио писарнице гдје се чувају завршени (архивирани) предмети и акти и евиденције о истим, као и остали документацијски материјал до њихове предаје Архиву БиХ или до њиховог уништења;

- „регистратурна јединица“ је фасцикл, регистратор, кутија и друга јединица паковања у коју се одлаже регистратурна грађа.

II УСЛОВИ ЧУВАЊА РЕГИСТРАТУРНЕ И АРХИВСКЕ ГРАЂЕ

Члан 3.(Мјере заштите)

У циљу заштите регистратурне и архивске грађе предузимају се сљедеће мјере:

- осигурање просторија за смјештај и чување регистратурне и архивске грађе;- осигурање архивске опреме, одржавање климатских, хемијско-биолошких и физичких

услова.

Члан 4.(Архивске просторије)

(1) Под архивским просторијама подразумијевају се писарница и архивски депо.

(2) Писарница је просторија у којој се чувају ријешени предмети и акти најдуже 2 (двије) године од када су предмети и акти завршени, а истим рукује овлаштени запосленик писарнице.

(3) Архивски депо је просторија у којој се чувају ријешени предмети и акти (у даљем тексту: регистратурна и архивска грађа) након истека рока из става (2) овог члана.

(4) Архивски депо не смије бити у близини котловнице, великих мокрих чворова, трафостанице, пумпне станице и сл.

BAS O 500.05 3Важи од: 2014-04-01

Члан 5.(Архивска опрема)

(1) Архивски депо мора бити опремљен архивском опремом.

(2) Под архивском опремом подразумјевају се фасцикли, регистратори, кутије и друге јединице паковања, сталаже, ормари, касе, сандуци (контејнери) и сл. који могу бити израђени од материјала отпорног на ватру и воду, те хидрометри, термометри, противпожарни апарати са сухим гашењем и други уређаји којима се контролишу и одржавају услови за смјештај и чување регистратурне грађе.

Члан 6.(Сређеност и сигурност)

(1) Регистратурна и архивска грађа Института чува се у сређеном и сигурном стању до њене предаје Архиву.

(2) Под сређеним стањем, у смислу овог Правилника, подразумјева се устројена регистратурна, односно архивска грађа, у складу са важећим прописима којима је регулисана област канцеларијског и архивског пословања органа управе.

(3) Под сигурним стањем, у смислу овог Правилника, подразумјева се чување регистратурне и архивске грађе од оштећења, уништења и нестајања.

(4) Смјештај регистратурне и архивске грађе обухвата: смјештај предмета и аката у регистратурне јединице чувања; смјештај регистратурних јединица чувања у сталаже, ормаре и касе и распоред сталажа, ормара и каса и обиљежавање истих у архивским просторијама.

(5) Контрола сређености и сигурности регистратурне и архивске грађе у Институту врши се најмање једанпут годишње.

Члан 7.(Одржавање климатских, хемијско-биолошких и физичких услова)

(1) Под одржавањем климатских, хемијско-биолошких и физичких услова подразумјева се заштита регистратурне и архивске грађе од штетних утицаја влаге, температуре, свјетлости, ултравиолетних и других зрачења, микроорганизама, прашине, инсеката, глодара и физичких оштећења.

(2) Регистратурна и архивска грађа у архивским просторијама не смије бити изложена директном утицају сунчевог свјетла, а за освјетљење архивских просторија користе се свјетлосни извори који немају хемијско, фото-хемијско и биолошко дјеловање.

(3) У циљу заштите регистратурне и архивске грађе од штетних утицаја биолошких фактора, по потреби се врши дезинфекција, дезинсекција и дератизација архивских просторија.

(4) У архивским просторијама температура ваздуха се мора одржавати у распону од 10 до 15 степени целзијуса, а релативна влажност ваздуха од 50% до 60%.

BAS O 500.05 4Важи од: 2014-04-01

Члан 8.(Комисија за контролу архивског пословања)

(1) Контролу архивског пословања Института врши Комисија за контролу архивског пословања (у даљем тексту: Комисија), коју рјешењем именује директор Института.

(2) Комисију из става (1) овог члана чине најмање по један запослени из сваке организационе јединице Института.

(3) Овлаштени запосленик писарнице и архивар не могу бити чланови Комисије.

Члан 9.(Извјештај Комисије)

(1) Комисија је дужна доставити извјештај о извршеној контроли директору Института у року од 5 (пет) радних дана од дана завршетка контроле.

(2) Извјештај из става (1) овог члана обавезно садржи податке о затеченом стању регистратурне и архивске грађе, условима њеног смјештаја, уочене недостатке те приједлог мјера за отклањање истих.

Члан 10.(Руковање с предметима стављеним у архиву)

(1) Предметима и актима стављеним у архивски депо Института рукује овлаштени запосленик (у даљем тексту: архивар).

(2) Завршени предмети и акти сређују се у архиви тако што се слажу по класификационим ознакама, а унутар тих ознака по редним бројевима из одговарајуће књиге евиденције у коју су заведени, и чувају до истека рокова наведених у Листи регистратурне грађе.

(3) Предмети и акти стављени у архиву издају се искључиво на реверс, који се чувају у посебном фасциклу, а по враћању предмета или акта архиви исти се поништава и враћа државном службенику или запосленику који га је потписао.

(4) Образац реверса из става (3) овог члана налази се у прилогу овог Правилника (образац 17) и чини његов саставни дио.

(5) Ако предмету који је стављен у архиву треба ради здруживања (комплетирања) прикључити акте који су примљени послије његовог архивирања, тај предмет се издаје без реверса и након здруживања враћа се у архиву.

(6) Предмети и акти стављени у архиву могу се издавати другим институцијама само на основу писменог одобрења директора Института.

Члан 11.(Провјера предмета)

Прије стављања предмета у архиву, овлаштени запосленик писарнице дужан је нарочито провјерити сљедеће чињенице:

а) да ли је поступак по предмету у потпуности окончан;

б) да ли се у предмету налазе прилози и справе које би требало вратити странкама;ц) да уз предмет грешком нису припојени акти или прилози неког другог предмета;

BAS O 500.05 5Важи од: 2014-04-01

д) да ли су у предмету хронолошким редом сложени прилози евидентирани на првој унутрашњој страни омота предмета и аката.

Члан 12.(Предмети исте класификационе ознаке)

(1) Предмети исте класификационе ознаке, у правилу, чувају се у посебној регистратурној једници, а на исту се уписује назив институције, класификациона ознака предмета и година у којој је поступак по предметима окончан.

(2) Обимнији предмети могу се чувати одвојено у посебној регистратурној јединици, с тим да се на исту, поред података из става (1) овог члана, треба написати и кратки садржај предмета.

(3) На мјесту гдје би требало да се налази предмет из става (2) овог члана, на регистратурну јединицу из става (1) овог члана ставља се, на посебном папиру, службена забиљешка са назнаком мјеста гдје се предмет чува.

Члан 13.(Чување предмета са степеном тајности)

Архивирани предмети са степеном тајности чувају се одвојено од осталих предмета у складу са прописима о тајним подацима.

Члан 14.(Разгледање предмета у архиви)

Разгледање предмета и преписивање аката који се односе на управне предмете који су стављени у архиву врши се у складу са одредбама Закона о управном поступку које се односе на начин разгледања списа.

Члан 15.(Издавање исправа на основу аката из архиве)

Издавање преписа аката, исправа, увјерења, потврда и других аката који се налазе у архиви, а на захтјев заинтересованих лица, врши се у складу са одредбама Закона о управном поступку.

III ЛИСТА КАТЕГОРИЈА РЕГИСТРАТУРНЕ ГРАЂЕ С РОКОВИМА ЧУВАЊА

Члан 16.(Листа категорија регистратурне грађе с роковима чувања)

(1) У циљу правилног архивирања и чувања регистратурне грађе, као и одабира архивске грађе из регистратурне грађе, израђује се и доноси Листа категорија регистратурне грађе с роковима чувања (у даљен тексту: Листа).

(2) Листа је нормативни акт који доноси директор Института, а примјењује се по добијању сагласности Архива Босне и Херцеговине (у даљем тексту: Архив) на исту.

(3) Листу израђује комисија, коју именује директор Института, а коју чине стручна лица упослена у Институту који познају организацију пословања, врсту регистратурне грађе

BAS O 500.05 6Важи од: 2014-04-01

из надлежности Института и који су способни да оцијене научно-историјски, друштвени и практични значај те грађе.

(4) Израђена Листа се у два примјерка доставља архиву на сагласност, а Институт је дужан поступити по оцјени и препорукама Архива о томе које се категорије регистратурне грађе из исте морају трајно чувати.

(5) Ако се током године појаве нове врсте докумената које нису обухваћене постојећом Листом, Институт је дужан извршити измјене и допуне Листе и исте доставити у року од мјесец дана на сагласност Архиву.

(6) Листа се израђује према обрасцу који се налази у прилогу овог Правилника и чини његов саставни дио (Образац број 3).

Члан 17.(Рок чувања регистратурне грађе)

(1) Рок чувања регистратурне грађе у Листи изражава се нумерички (2 године, 5 година, 10 година и сл.) и ознаком „трајно“ (Т).

(2) За трајно чување одређују се категорије регистратурне грађе које садрже податке од значаја за историју и друге научне области, културу уопште и друге друштвене потребе, податке из надлежности рада Института те категорије регистратурне грађе предвиђене за чување по посебним прописима у појединим областима.

(3) За регистратурну грађу која није оцијењена као архивска грађа рокови се одређују у складу са потребама Института за истим.

IV ВОЂЕЊЕ АРХИВСКЕ КЊИГЕ

Члан 18.(Архивска књига)

(1) Регистратурна грађа из надлежности Института евидентира се на крају сваке године у уписом у архивску књигу.

(2) Архивска књига представља евиденцију, тј. општи инвентарни преглед цјелокупне регистратурне грађе настале у раду Института.

(3) Архивска књига чува се у архивском депоу и води је архивар.

Члан 19.(Предмет уписа у архивску књигу)

(1) Предмет уписа у архивску књигу су регистратурне јединице у које су одложени ријешени предмети и акти.

(2) Регистратурне јединице из става (1) овог члана формирају се прије њиховог уписа у архивску књигу.

(3) У архивску књигу уписују се и књиге евиденције (дјеловодник предмета и аката, уписници и друге евиденције).

BAS O 500.05 7Важи од: 2014-04-01

(4) У архивску књигу уписује се и регистратурна грађа која се по било ком основу налази на чувању у Институту (по основу укидања неког органа управе и сл.).

Члан 20.(Начин уписа)

(1) Упис регистратурне грађе у архивску књигу врши се по годинама, класификационим ознакама, врсти и количини грађе.

(2) Регистратурна грађа уписује се у архивску књигу по систему архивирања у писарници који се примјењивао у вријеме настајања грађе.

Члан 21.(Штамбиљ)

(1) По извршеном упису регистратурне грађе у архивску књигу, на регистратурне јединице исписује се редни број из архивске књиге.

(2) На регистратурне јединице из става (1) овог члана ставља се отисак штамбиља према обрасцу који се налази у прилогу овог Правилника и чини његов саставни дио (Образац број 1).

(3) Умјесто штамбиља из става (2) овог члана на регистратурне јединице се може ставити и одговарајућа наљепница под условом да садржи све податке који су предвиђени истим.

Члан 22.(Копија архивске књиге)

(1) Препис или фотокопија архивске књиге, у коју су уписане регистратурне јединице за протеклу годину, доставља се Архиву најдаље до 30. априла текуће године.

(2) Образац архивске књиге, садржај и начин њеног попуњавања налази се у прилогу овог Правилника и чини његов саставни дио (Образац број 2).

V ОДАБИРАЊЕ АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И ИЗДВАЈАЊЕ БЕЗВРИЈЕДНЕ РЕГИСТРАТУРНЕ ГРАЂЕ

Члан 23.(Одабирање архивске грађе)

(1) Архивска грађа одабире се из регистратурне грађе издвајањем архивске грађе и издвајањем (излучивањем) оних дијелова регистратурне грађе којима је престала важност за текући рад Института (безвриједна регистратурна грађа), а нема својство архивске грађе.

(2) Одабирање архивске грађе и излучивање безвриједне регистратурне грађе врши се из сређене регистратурне грађе која је уписана у архивску књигу, на основу рокова утврђених у Листи и то у року од једне године од истека рока чувања.

Члан 24.(Поступак излучивања безвриједне регистратурне грађе)

BAS O 500.05 8Важи од: 2014-04-01

(1) Излучивање и уништавање безвриједне регистратурне грађе врши се на основу Листе.

(2) Директор Института именује комисију која саставља попис (листу) безвриједне регистратурне грађе у складу са Листом.

(3) Попис (листа) из става (1) овог члана обавезно садржи: попис регистратурне грађе која се предлаже за уништавање по годинама настанка с бројем регистратурних јединица (фасцикли, кутија, регистратора и сл.); назнаку класификационе ознаке из Листе и роком чувања који је у њој утврђен; количину издвојене безвриједне регистратурне грађе изражене у јединицама паковања и дужним метрима; податке о физичком стању и сачуваности фонда из којег је одабрана архивска и издвојена безвриједна регистратурна грађа.

(4) Два примјерка пописа (листе) безвриједне регистратурне грађе која се предлаже за уништавање достављају се Архиву.

Члан 25.(Поступање Архива по пријему пописа)

(1) По пријему пописа из става (2) члана 24. овог Правилника запосленик Архива, који врши надзор над архивским пословањем Института, заједно са комисијом из става (1) члана 24. овог Правилника разматра попис и врши провјеру регистратурне грађе предложене за уништавање.

(2) Представник Архива може, приликом провјере, у цјелини или дјелимично прихватити попис безвриједне регистратурне грађе.

(3) Уколико представник Архива утврди да се комисија у свом раду није придржавала Листе, наложит ће јој да у одређеном року отклони недостатке.

Члан 26.(Раздуживање уништене грађе)

(1) Након разматрања пописа и извршене провјере регистратурне грађе предложене за уништавање, представник Архива и чланови комисије сачињавају записник о извршеној провјери.

(2) На основу записника из става (1) овог члана директор Архива издаје рјешење за уништење безвриједне регистратурне грађе.

(3) По пријему рјешења из става (2) овог члана, архивар врши раздуживање бројева уништене грађе у архивској књизи.

(4) Цјелокупна документација која се односи на поступак издвајања и уништавања безвриједне регистратурне грађе (попис, записник, рјешење и сл.) чува се трајно.

VI ПРЕДАЈА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ АРХИВУ

Члан 27.(Појам архивске грађе)

BAS O 500.05 9Важи од: 2014-04-01

Комплетна архивска грађа је цјелокупна архивска грађа настала у одређеном периоду, укључујући и основне евиденције о предметима и актима који се односе на грађу која је предмет примопредаје (дјеловодни протоколи, уписници и сл.).

Члан 28. (Рок предаје архивске грађе)

(1) Архивска грађа настала у раду Института предаје се Архиву најкасније по истеку 30 година од њеног настајања под условом да иста, посебним прописима, није дата Институту на чување и кориштење.

(2) Заједно са архивском грађом Архиву се предају и основне евиденције о кретању предмета и аката које се односе на преузету грађу (дјеловодник предмета и аката, регистри и друге евиденције), материјали који су настали обрадом података као и савремени облици биљежења и архивирања (ЦД, ДВД, микрофилм и сл.).

(3) Рок из става (1) овог члана може се скратити или продужити на основу споразума између Института, као ствараоца или имаоца архивске грађе, и Архива.

(4) Уколико је Архив спријечен да у одређеном року преузме архивску грађу, Институт је дужан да исту чува и осигура од уништења на начин предвиђен одредбама чланова од 3. до 7. овог Правилника.

Члан 29.(Услови за предају архивске грађе)

(1) Архивска грађа која се предаје Архиву мора бити у оригиналу, у регистратурно сређеном стању, одложена у архивске кутије са исписаним подацима (назив, година, садржај и класификациона ознака) ради лакше манипулације и спречавања оштећења приликом транспорта, усклађена са Листом и уписана у архивску књигу.

(2) Ако архивска грађа није у регистратурно сређеном стању и није уписана у архивску књигу, Архив ће одредити рок у коме је Институт дужан да је среди и упише у архивску књигу.

Члан 30.(Попис архивске грађе)

(1) Архивска грађа која је издвојена за предају Архиву пописује се по врсти, години и количини.

(2) Попис из става (1) овог члана сачињава се у 5 (пет) примјерака од којих 3 (три) примјерка Институт, уз приједлог за за примопредају архивске грађе, доставља Архиву а 2 (два) примјерка задржава за своје потребе.

Члан 31.(Комисија за примопредају архивске грађе)

(1) Примопредаја архивске грађе врши се комисијски.

(2) Комисија из става (1) овог члана састоји се од 4 (четири) члана, од којих су два члана запосленици Института а два члана представници Архива.

BAS O 500.05 10Важи од: 2014-04-01

Члан 32.(Записник о примопредаји)

(1) О примопредаји архивске грађе комисија сачињава записник.

(2) Записник из става (1) овог члана садржи:

- назив предаваоца архивске грађе, датум и мјесто примопредаје; - број акта на основу кога се врши примопредаја; - назив фонда, односно назив ствараоца архивске грађе;

- стање архивске грађе, степен сређености и сачуваности;

- попис архивске грађе по годинама, врсти и количини грађе исказане у дужним метрима и броју јединица паковања;

- податке да ли се преузима читав фонд или његов дио као и подаци о грађи која и даље остаје код предаваоца;

- мишљење предаваоца о начину и условима кориштења преузете архивске грађе у Архиву;

- обавезе предаваоца у погледу трошкова набавке опреме за преузету архивску грађу и трошкова транспорта грађе до Архива;

- кратак историјат творца архивске грађе, податке о оснивању, организационим промјенама и сл.

(3) Записник из става (2) овог члана потписију сви чланови комисије, а овјерава се печатом предаваоца и печатом примаоца архивске грађе.

(4) Записник о примопредаји архивске грађе сачињава се у 5 (пет) примјерака од којих 3 (три) примјерка задржава Архив а 2 (два) примјерка Институт за своје потребе.

(5) Попис из члана 30. овог Правилника саставни је дио записника о промопредаји.

VII ПРЕЛАЗНЕ ОДРЕДБЕ

Члан 33.(Услови чувања регистратурне грађе)

До обезбјеђења финансијских средстава за набавку архивске опреме у складу са чланом 5. овог Правилника и одржавања климатских, хемијско – биолошких и физичких услова за

BAS O 500.05 11Важи од: 2014-04-01

смјештај регистратурне и архивске грађе у архивским просторијама у складу са чланом 7. овог Правилника, регистратурна и архивска грађа ће се чувати у складу са тренутним могућностима Института за смјештај исте.

Члан 34.(Радно мјесто архивара)

До измјене Правилника о унутрашњој организацији Института и систематизацији радних мјеста, којим ће се предвидјети радно мјесто архивара, послове архивара обављат ће запосленик којег посебном одлуком именује директор Института.

VIII ЗАВРШНА ОДРЕДБА

Члан 35.(Ступање на снагу)

Овај Правилник ступа на снагу даном доношења.

Д и р е к т о р

Александар Цинцар

BAS O 500.05 12Важи од: 2014-04-01

BAS O 500.05 13Важи од: 2014-04-01

BAS O 500.05 14Важи од: 2014-04-01

BAS O 500.05 15Важи од: 2014-04-01

BAS O 500.05 16Важи од: 2014-04-01

BAS O 500.05 17Важи од: 2014-04-01