ЛОРАРъководство за потребителя© Selecta Publishers, 2011www.selecta.me

есната

нлайн

езервационна

пликация

2

ЛОРА - Лесната Онлайн Резервационна АпликацияТова е нашият най-нов проект. Той предоставя възможността да се организира ангажирането и продажбата онлайн, в реално време, на хотелски стаи, апартаменти, вили, къщи за гости. Проектът е изграден върху системата за управление на съдържанието Joomla и специално разработени компонент и модул за извършване на резервации в реално време. ЛОРА предлага изключително много възможности за тази дейност, както и разплащане онлайн чрез Paypal и/или 2CheckOut.

Характеристика на системата

1. Мощна и гъвкава система за управление на онлайн резервации. Идеална за резервации на вили, апартаменти, хотели. 2. Дефиниране на неограничен брой стаи и категории (тип) 3. Лесно въвеждане и управление на гостите 4. Създаване на различни допълнителни услуги или опции за настаняване 5. Създаване и публикуване на купони (промоции) за вашите гости 6. Създаване на специални оферти и обвързване с избрани дати 7. Дефиниране на цени по периоди 8. Нагледна проверка на заетоста за стая, категория или хотел 9. Проверка на заетостта с календар 10. Компактен календар на заетостта 11. Представяне на различните категории стаи посредством описание, изброяване на услугите и снимки 12. Специални оферти 13. Показване на цената на ден 14. Преглед на данните на резервацията, добавяне на допълнителни услуги и предпочитания на гостите. Общата цена и депозитът се изчисляват динамично 15. Изпращане на съобщения до гости и администрация при успешно направена резервация 16. Приемане на онлайн плащания с Paypal и 2CO 17. Резервациите се потвърждават автоматично след получаване на определения депозит

3

Съдържание:

1. Глобални параметри.....................................................42. Параметри на менюто...................................................73. Настройки на вашия хотел............................................8 3.1 Категории на стаи..............................................8 3.2 Стаи................................................................10 3.3 Гости...............................................................10 3.4 Допълнителни услуги........................................11 3.5 Оферти и тарифи..............................................12 3.6 Настройки и заетост..........................................13 3.7 Купони.............................................................14 3.8 Резервации.......................................................15

4

1. Глобални параметри За да започнете с настройките на хотела, трябва първо да дефинирате свойствата на компонента. Съществуват два вида свойства – глобалната настройка на конфигурацията на компонента и настройката на менюто. Глобалните настройки са достъпни, когато сте логнати в Административната част на сайта, чрез иконата “Настройки” , която се намира в горната дясна част на Контролния панел.Многостаен режим: Многостайният режим позволява показването на много категории на стаи, както и резервирането на няколко стаи с едно запитване.

В многостаен режим може да се избира показването на падащо меню с наличните категории стаи. Можете да избирате между три различни формата на дата и валути, поддържани от системата за разплащане Pay-pal. (Българският лев не се използва в Paypal, затова е необходимо да изберете Euro като предпочитана валута.)

Посредством промени в ширината и височината на иконката на Категория на стаи задавате размера на тази иконка в публичната част. По подразбиране има 4 вида заетост в ЛОРА: свободни стаи, чакащи потвърждение, потвърдени и други. Последният вид може да се използва за отбелязването на периоди, когато хотелът е затворен. Всеки вид наличност е отбелязан с различен цвят в календара в публичната част.

5

Купони: Ако не желаете да използвате купони, можете да скриете опцията за въвеждане на промоционален код, като изберете “Не”.

Стойността на депозита е сумата, която трябва да се плати за потвърждаване на резервация. Ако не дефинирате стойност в полето, както и в настройките на менюто, бутонът на Paypal няма да се покаже при окончателната стъпка на резервацията. Можете да заложите фиксирана сума, както и процент от цената на резервацията.

В полетата Общи условия и Условия за анулация се въвеждат усровията, които важат за вашия хотел.

В полето Подпис в е-мейла можете да въведете данни за контакт, банкови сметки и друга позходяща информация.

Ако желаете да се изпраща е-мейл за потвърждение на получена заявка, изберете Да.

Ако ще използвате Paypal, трябва да въведете е-мейл адреса, използван във вашата Paypal сметка.

6

По подразбиране цената е за стая. Ако искате да определите цена на човек, трябва да изберете Да. Изборът важи за всички категории стаи.

След като вашият клиент е пренасочен от Paypal назад към вашия сайт, можете да дефинирате отделни URL адреси за успешно и неуспешно извършено плащане. Не забравяйте да активирате опцията Auto Return във вашата Paypal сметка.

Ако изберете “Да покажа Paypal в е-мейла за потвърждение?”, там ще бъде поставена допълнителна връзка за потвърждаване на заявка, ако все още има свободни стаи.

По подразбиране се изпращат е-мейли до администратора и до потребителя, който е направил резервацията.

7

2. Параметри на менюто

Таблица “Свойства на менюто” По подразбиране е създадена връзка в менюта на сайта към ЛОРА. При избор на тази връзка в Административния панел могат да се направят промени в параметрите на връзката. Тези параметри важат за всички категории стаи. Таблицата по-долу предлага подробно обяснение на всяко от тях.

Първите четири параметъра контролират годишния календар, показван под резултатите за свободните дни в публичната част. Освен възможността за включване/изключване на календара можете да определите вида на показване (т.е. брой колони x брой редове). Параметърът “Да покажа цена на ден?” дефинира стойността, показвана под категорията на стая, а “Да покажа календара?” извежда календар до полетата за избор на дати. Стойностите за Макс възрастни/деца могат да бъдат използвани за ограничаване на броя възрастни/деца, които да се избират в публичната част при режим “Единична стая” (многостайният режим извлича тази информация директно от стойностите за макс/мин възрастни/деца за всяка катогория на стаи). Поставете нула в полето за максимален брой възрастни/деца, за да скриете този списък.

8

3. Настройки за вашия хотел - в този раздел ще разберете как да извършите настройките за вашия хотел.

3.1 Категории на стаи Таблица “Свойства на Категория на стаи”

Категориите на стаи е отправната точка за настройките на вашия хотел. Категориите на стаи се използват за групирането на стаи, които попадат в една и съща ценова категория и притежават подобни характеристики. На илюстрацията по-долу се вижда менюто за редактиране на Категории на стаи.

Освен названието на категорията можете също така да дефинирате ваксималния и минималния брой гости – възрастни и деца. В случая на единична стая тези стойности се проверяват спрямо избрания брой гости, докато в многостаен режим броят на гостите (възрастни / деца) за всяка категория се определя между максималната и минималната зададена стойност.

По подразбиране максималният капацитет на стая е равен на максималния брой възрастни.

Можете също така да дефинирате минимален и максимален брой дни за настаняване (оставете тези стойности 0, за да няма ограничения на периода). И накрая, можете да опеделите цената на всяка категория. Ако “Цена на гост” е активирано, като се нанесе стойност в съответното поле, тогава ще се използват стойностите за възрастни/деца, в противен случай системата ще използва “Цена за стая/нощувка”.

9

Описанието на стаята и предлаганите удобства се показват на челната страница след търсенето на свободни стаи. Всяко удобство трябва да се записва на нов ред. Изображението е икона, използвана за съответната категория. Изображенията се поставят в директорията yoursite/images/bookit/images и могат да бъдат избирани за икони на категорията.

10

3.2 СтаиСтаите представляват количеството на вашите единици за резервация. Ако разполагате с 3 двойни стаи, тогава трябва да създадете 3 стаи. Моля, създайте поне една категория стаи преди да използвате менюто Настройки и Заетост.

3.3 Гости Всяка резервация се обвързва с гост. Преди въвеждането на резервации трябва да създадете поне един гост. Добре е да създадете гост, за да помогнете на администратора да въвежда резервации на негово име, ако данните на госта не са известни още. Полетата за създаване на гост са доста нагледни, така че не се нуждае от допълнителнипояснения. Нов гост се създава винаги когато се получава резервация в административната част.

11

3.4 Допълнителни услуги Таблица Допълнителни услуги - свойства

Тази категория се използва за създаване на различни допълнителни услуги за вашите категории стаи.

Всяка услуга трябва да притежава название и може да бъде ползвана за една или повече категории. Ако желаете да изберете повече от една категория, задръжте клавиша Ctrl и изберете категориите от списъка. Ако услуга бъде определена като задължителна, тя ще бъде добавена към цената на стаята по подразбиране. В публичната част ще се покаже избрано квадратче, чиято стойност не може да бъде променяна.

Цената на услугата може да бъде дефинирана като фиксирана сума или процент. Оставете стойностите в двете полета “0“, за да се показва услугата в предпочитанията за стаята (напр. Избор на стая за непушачи). Цените на допълнителните услуги могат да бъдат прилагани за резервация, нощувка, гост, възрастен, дете, количество (селектор за количество маже да бъде добавен в публичната част), гост за нощувка, възрастен за нощувка, дете за нощувка или количество за нощувка.

12

3.5 Оферти и тарифи Таблица Параметри на Специалните оферти

Можете да създадете специални оферти или тарифи за вашите категории стаи и да ги присъдите за различни периоди и категории стаи чрез менюто Настройки и заетост, както е описано в Раздел 3.6.

Специалните оферти трябва да имат название и положителна стойност, която може да бъде изразена от фиксирана сума или процент. Специалната оферта може всъщност да се дефинира като Тарифа, ако желаете съответната сума да бъде добавена към общата цена за стая вместо да бъде изваждана. Дефинираните стойности са за ден (както при всяка друга ситуация) и ако полетата Offer Extra са оставени празни, специалната оферта ще важи за всеки ден от периода, дефиниран в менюто Настройки и заетост. Полетата Offer Extra може да се използват за създаване на по-сложни оферти/тарифи. Във всяко от допълнителните полета можете да въведете:a) положително число x

b) положително число, следвано от знака + x+c) две положителни числа, разделени от тире x-y x: офертата/тарифата ще важи за всеки x-ти ден. x+: офертата/тарифата ще важи за всеки ден след x-тия ден. x-y: офертата/тарифата ще важи за всеки ден между x-тия и y-ия дни. Параметрите на Offer Extra не могат да се комбинират (т.е, не можете да заявите, че офертата важи за всеки x-ти ден и когато са избрани възрастни x-y). Подобни комбинации са възможни чрез менюто Настройки и заетост посредством коминирането на повече от една оферти/тарифи.

13

3.6 Настройки и заетост Таблица Настройки и заетост - свойства

Менюто Настройки и заетост вероятно е най-сложното меню и затова изисква по-специално внимание! Това меню служи за две цели. От една страна можете да задавате специални цени, да променяте статуса на заетостта или да прилагате специални оферти и тарифи за всяка категория стаи за всеки период. От друга страна можете да проверявате заетостта по категории стаи или по стаи и да направите справка за всеки период. 1) За за промените цената по подразбиране на категория стаи (дефинирана в Категория стаи), изберете период, изерете категория стаи и въведете новата цена. Ако желаете да изолзвате цени на гост, въведете нов астойност в полетата Price per adult и/или Price per child. Стойностите, въведени в полетата за цена в този екран ще заменят цените по подразбиране, дефинирани в менюто Категория на стаи. Натиснете Приложи или Съхрани.

2) За промяна на сатуса на заетост, изберете период и категория на стаи и тогава изберете един от трите налични статуса. Статусът на заетост Other (тук е заменен със ЗАЕТО) може да бъде преименуван на каквото пожелаете чрез глобалните настройки и по подразбиране той блокира наличността на стаи за избрания период. Натиснете Приложи или Съхрани.

3) Специални оферти или тарифи могат да се прилагат за избран период и категория или категории на стаи. Съчетайте оферти/тарифи чрез избиране на множество записи от списъка с Оферти, като държите клавиша Ctrl натиснат.

4) Можете да получите подробна информация за настройките на всеки ден, като изберете период, по желание категория на стаи и натиснете Проверка. При натискане на Календар можете да видите заетостта за избрания период. Прекарайте мишката или курсора върху кутийките на календара за повече подробности.

5) Бутонът Свободни стаи предоставя удобен начин за проверка на заетостта на стаите по категории за избрани дати.

14

3.7 Купони Купоните са предназначени за вашите гости. Таблица Свойства на купоните

Всеки купон трябва да има название и уникален код, който се генерира автоматично и не трябва да се провеня. Можете да предоставите този автоматично генериран код на вашите клиенти като промоция. Можете да дефинирате стойността на купона като твърда сума или процент, както да въведете положително число за това колко пъти може да се използва един купон. При всяко използване на купон за потвърдена резервация броячът ще се увеличава с 1. Трябва да дефинирате е периода, през който купонът ще е валиден. Можете също така да определите и интервалите за приложение на купона. Ако полето е празно, купонът ще е приложим за всеки ден от престоя; ако въведете число (x), купонът ще важи за всеки x-ти ден. Ако се въведе x+, купонът ще важи за всеки ден след x-тия ден и ако се дефинира x-y, тогава купонът ще важи за всеки ден в периода х-у.

15

3.8 РезервацииТаблица Резервации - свойства

Можете да управлявате резервациите си от това меню, както и да ги редактирате или заличавате.

Трябва да изберете валидни дати за начало и край и Категория на стаи. Можете също така да изберете сами коя стая предпочитате или да оставите системата да избере вместо вас. ЛОРА ще опита да резервира стаи по начин, така че да останат възможно най-кратки периоди на незаетост. В системата трябва да има създаден поне един гост, за да бъде свързан с новосъздадената резервация. Друг важно нещо тук са Допълнителните услуги. Както беше споменато преди, Допълнителните услуги са обвързани с една или повече категории на стаи. Тук са показани всички услуги, така че обърнете внимание дали са валидни за избраната категория. Натиснете бутона Изчисли преди да съхраните резервацията.

След като съхраните резервацията, можете да изпратите е-мейл до госта, като натиснете бутона NotifyUser. Използвате бутона на Календара за бърза справка на заетостта за избраната категория.

3.9 СтатистикаСтатистиката предоставя бърз начин за справка относно резервациите за даден период за избрана категория, стая или общо.