אשכול ראשון: ניהול תהליך הרישוי

תיעוד מלווה רישוי

, שלמה גיספןן לו ם, חו י עסקי שו רי מנהל אגף

מטרות

הנכון • התיעוד בחשיבות הכרה

במיומנויות • כתיבה התנסות

נכונה

מרכזיים נושאים

לתעד למה•

לתעד מה•

לתעד איך•

מתעד מי•

והשלכות • התיעודמגבלות

מרכזיים נושאים

לתעד למה•

לתעד מה•

לתעד איך•

מתעד מי•

והשלכות • התיעודמגבלות

? לתעד למה

? הרישוי בתהליך המרכזיים הערכים מהם

מקצועיות1.

דיוק2.

שקיפות3.

שיתוף 4.

במימוש תומך התיעוד כמה עד נבין הבאים בשקפים

הללו הרישוי .הערכים בתהליך מרכזי חלק מהווה ובכך

.הכרחהנה מקצועיות הרישוי בתהליך

? בתיעוד המקצועיות מרכיבי מהםהנכונים הגדרת 1. פריטים

התהליך הגדרת 2. " שלבי דרך" אבני

הגדרת 3. השותפים

ובדיקה הגדרת 4. התעניינות יחידת תחומי ושל האישור גורמי של

הרישוי .

קשיים - "5. עם ההתמודדות שלבי "תיעדוףהגדרת

ברורים הגדרת 6. אדומים קווים

ז"קביעת 7. להתקדמות לו

לתעד למה

מקצועיות •: הרישוי לתהליך מקצועיות תרומת

לתעד למה

מקצועיות

הגברת השקיפות

סמכותיות

שיתוף הגברתהפעולה

תקלות מניעתפרוצדורליות

שליטה לחוסר לגרום עלול מקצועיות חוסר

בידע.

? מקצועיות בחוסר קיימות סכנות עוד אילו

לתעד למה

מקצועיות

: לסיכום דגשים

, , : אחידות סבירות מידתיות משפטיים עקרונות לפי התהליך ניהול

באכיפה.

. - גן: רמת בעיריית גרוטאות מגרש דוגמא

, ותוכן תהליך של בהיבטים ושליטה מיומנות דורש נכון תיעוד

. קפדני באופן למידה המחייבים

דיוק

• , , שיחות רבה ובכתיבה מקצועיות ביקורות רבות בפגישות רצוף הרישוי הליך ניהול

. , טיפול, להמשך והנחיות טלפונים הבטחות מסדרון

זה • ודבר משמעותיים חלקים נזכור שלא לגרום עלול זה הליך של תיעוד חוסר

- משפט בבית מהמקרים ובחלק התהליך בקידום בעוכרנו יהיה

תיעוד מלא מדויק ועניני מאפשר לזכור פרטים שעלול להתברר כמהותיים בהמשך.•

לתעד למה

שקיפות יוצר • ואמיתי נכון רבה תיעוד . שקיפות הרישוי בתהליך

חלק • היא ראוי שקיפות שירות .ממתן העסק לבעל

• : הרישוי לתהליך השקיפות תרומת

לתעד למה

שקיפות

שפה משותפת

הגברת האמון

בהירות התהליך

נכון תכנוןשל

התהליך

הליך קידוםהרישוי

הסכנות מהן

שקיפות בחוסר

בתהליך?

שיתופיות הרישוי • בהליך הצפויות לעתים והבעיות הקשיים לכלל נחשפים .לא

נכון • תיעוד שיתוף תהליך רלוונטיים .מחייב שונים גורמים

•. " ל הנ הגורמים כל והכרת זיהוי מחייב שיתוף

• : הרישוי לתהליך השיתופיות תרומת

לתעד למה

שיתופיות

מעורבות

נטילת והטלת אחריות

קבלת ביקורת חוזרת

תיאום ציפיות לתהליך

בחוסר הסכנות מהן

? בתהליך שיתופיות

לסיכום: ? לתעד למה

מקצועיותעיקר בין הבחנה , מידיות, לטפל

, צנעת, ניסיון חוקיותהפרט

שקיפות

מאפשר שיתוףבכתיבה להגיב

דיוק , יכולת מדויק תיעוד

רב מידע לזכור

שיתוף , הרישוי הליך לקידוםמעשיים כלים למתן

להמשך.

סמכותיות

מתעדים... ? לא למה אז

בחשיבות • הכרה אי

זמן • השקעת

•!!! - - - - - ם י ד ח פ מ הם

יכולת•

עמימות•

אחריות • לקיחת אי

מרכזיים נושאים

לתעד למה•

לתעד מה•

לתעד איך•

מתעד מי•

והשלכות • התיעודמגבלות

? לתעד מה

בשוטף כל 1. :פעילות העסק בעל עם

הרישוי כל. 2 בתהליך מהותי .שלב

3. הרישוי. גורמי של התייחסות כל

4 . , ועוד. – מדיניות שינוי עזר חוקי ומשפטיים עקרוניים עדכונים

שלב. 5 האכיפה כל .בתהליך והחל- במידה

מרכזיים נושאים

לתעד למה•

לתעד מה•

לתעד איך•

מתעד מי•

והשלכות • התיעודמגבלות

? לתעד איך

מסמך משתנה

בהתאם : משתנההתיעוד • למהותהאירוע • לייחודיות

התייחסות, שימוע , סיכום לדוגמא: פגישה, ביקור ועוד.

דומים למצבים ומתאים קבוע

התראות, ביטול אישור, לדוגמא: זימונים קבועים.

פורמט קבוע

" סטנסל"

מרכזיים נושאים

לתעד למה•

לתעד מה•

לתעד איך•

מתעד מי•

והשלכות • התיעודמגבלות

מתעד מי

:בהתאם • הפעולה לסוגביקורת1.

.2 / אגף במחלקה פגישה

לפניה 3. התייחסות

ראשונה 4. התראה

משפט 5. לפני התראה

עסק 6. סגירת לפני התראה

המסמך בהתאם • לחשיבות

הכותב בהתאם • לסמכות

לסמכות העיקרון: בהתאם מתעדים כולם

הפצה דרכי

רגיל • דואר

רשום • דואר

ידנית • מסירה

•E-mail

• - שילוב וגם גם

הגעה לוודא חשוב

מרכזיים נושאים

לתעד למה•

לתעד מה•

לתעד איך•

מתעד מי•

והשלכות • התיעודמגבלות

תיעוד והשלכות מגבלות

ממתן 1. הבטחהשלטונית" "הימנעות

מסמכות 2. חריגה

מקצועיים חשיפת 3. סודות

ב 4. הפרט פגיעה צנעת

מרכזיים נושאים

לתעד למה•

לתעד מה•

לתעד איך•

מתעד מי•מגבלות•

התיעודוהשלכות

לסיכום,

המרכזיות לנקודות התייחסנו זה בפרק

. הרישוי ביחידת התיעוד בתהליך

הדרכת עובדים לתיעוד תקין

תקין לתיעוד עובדים הדרכת

? תקין לתיעוד העובדים את להדריך חשוב למה

הרישוי ביחידת העובדים בקרב למידה תהליך מייצר

. העובדים את מעצים

. לעובדים הסמכות גבולות להגדרת

. העובדים של אחריות לקיחת יכולת שיפור

. ולמערכת לעובדים תקלות מניעת

תקין לתיעוד עובדים הדרכת

? תקין לתיעוד העובדים הדרכת תרומת מהי

תקין תיעוד

מקצועיות

הקניית הרגלים

בזמן מניעת חיסכוןנזקים

הליך קידוםהרישוי

תקין לתיעוד עובדים הדרכת

? לתיעוד עובדים להדרכת מכירים שאתם הדרכים מהם

אירוע "/ ניתוח " / : וקרה כמעט טעויות העובד עם יחד מידי באופן

" קרה"

. משפט בתי פסיקות ניתוחי

קיימות הנחיות ריענון

ביצועODJ .) חניכה ) רציף באופן

. משפטית יועצת מול עבודה הצורך במקרה

תקין לתיעוד עובדים הדרכת

הלמידה :זירת להיות יכולה

. מובנה שבועי יחידתי כלל אירוע או אישית

שבועי סיכום במסגרת או מידי באופן

. רלוונטיים- ריענונים כתיבת דרך או פה בעל

ומצב צורך לפי נקודתי באופן תותאם הלמידה . זירת

ביחידה מבצעים אתם למידה דרכי עוד אילו

שלכם?

תקין לתיעוד עובדים הדרכת

? ביחידה התיעוד אפקטיביות את נמדוד איך

. טעויות ללא מכתבים הוצאת

. שוטפת להתייעצות נמוך פניות מספר

בגין עסקים ומבעלי רישוי מגורמי תגובות מספר

מסמכים.

. המשפטי ליועץ נמוך פניות מספר

. מנהליות בעתירות הפסד ללא

טפסים חזרת עד ) יעדי תיעוד תקלות 100%בעקבות

תודה על ההקשבה,ותיעוד נעים !

שלמה גיספן

התנסותהטופס סוג משימה

קבוע טופס יצירתאש . כיבוי אישור ביטול מכתב לפנייך

. הנוכחי לשימוע אחיד זימון טופס ליצור משימתך

קבוע טופס יצירתשל וסגירה פתיחה לשעות באשר עירונית מדיניות שינוי על המורה מסמך לפנייך

עירונית. מדיניות שינוי עסקים

. ברשות העסקים בעלי ליידוע אחיד מסמך ליצור משימתך

משתנה טופס יצירת המציגה בסימולציה קטנה צפו בעיה עם אחד עסק בעל של מצומצמת פגישה. אחד מגורם

. ברשות העסקים בעלי ליידוע אחיד מסמך ליצור משימתך

משתנה טופס יצירת המציגה בסימולציה - צפו אגד עסקים מספר עם עסק בעל של מורחבת פגישה. התחומים בכל משתתפים רבי לדוגמא

. ברשות העסקים בעלי ליידוע אחיד מסמך ליצור משימתך

דילמות

תרבות מנחילים איךבקרב ותיעוד למידה

העובדים?

ידע עדכון מנהלים איך? העובדים מול מתמיד

העובדים את מאמנים איךלתיעוד ?

חדש עובד נכשיר איךנכון ? לתיעוד

סרבני עם מתמודדים איךתיעוד ?

בתהליכי זמן מייעלים איךתיעוד ?