文書處理與公文製作實務陳金進校長

2013.11.21

陳金進簡歷現職：國立臺中高農校長學歷：臺灣師大教育系教育研究所碩士、 60 年全國高考教育行政人員及格。經歷：臺灣省教育廳股長、視察、督學、總務主任、第一科科長、第三科科長、國立嘉義高中校長、國立台中高工校長。

目次• 壹、前言• 貳、文書處理的流程與要領• 叁、公文製作實務• 肆、常見的文書處理與公文稿缺失• 伍、結語

壹、前言• 一、 文書的定義─ 係指處理公務或與公務有關的一切資料 ，包含機關與機關或機關與人民往來的公 文書，機關內部通行之文書，以及公文以 外之文書與公務有關均含在內。• 二、 公文的重要性─ 公文是機關無聲的語言，以表達機關的 意志，關係個人之工作能力及公務處理的 能力，並影響機關的行政效率與形象。

貳、文書處理的流程與要領一、公文流程

貳、文書處理的流程與要領二、公文處理的要領• 1. 主動敏捷• 2. 正確周延• 3. 協調溝通• 4. 明確負責• 5. 角色認知

貳、文書處理的流程與要領三、常用的公文書• 簽、報告、函、書函、公告、 開會通知、箋函、提案、 定型化表單、申請書、陳情書、 聘書。

叁、公文製作實務• 一、簽、稿之撰擬

( 一 ) 簽─公務員對處理之公務表達個人 之意見做為上級長官裁示之依據。

( 二 ) 公文稿─承辦人所初擬公文之草本 ，須依規定程序核判後發出始成公文。

叁、公文製作實務• 二、簽、稿之辦理方式

（一）、以稿代簽。（二）、簽稿並陳。（三）、先簽後稿。

叁、公文製作實務( 一 ) 結構主旨：

說明：辦法：

( 二 ) 適用格式 1. 一段式 ( 主旨一段完成 ) 2. 二段式 ( 分主旨、說明或主旨、擬辦 ) 3. 三段式 ( 主旨、說明、擬辦 )

三、公文的結構與適用格式

叁、公文製作實務• 四、公文的用語

( 一 ) 公文的稱謂用語1. 直接稱謂用語

本

鈞( 機關 ) 大( 機關 )鈞( 長官 )

貴( 首長 )

台端( 個人 ) 貴貴( 機關 )

貴( 機關 )

空一格空一格

不空格

不空格不空格不空格

空一格

不空格

叁、公文製作實務• 2. 間接稱謂用語

(1) 對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及稱「該」。(2) 對個人稱「先生」、「女士」或君。

叁、公文製作實務( 二 ) 公文的期望及目的用語視實際需要用請、希、「查照」「惠辦」 、 「辦理見復」、「核備」、「備查」、 「鑒核」、「核示」、「請照辦」、 「惠允見復」、「鈞參」。( 三 ) 常用的按語與連接詞• 按語

– 用在一段之起頭，點出該段要表達的意指。• 連接詞

– 用在文章中，以承上啟下，使語意通暢。

( 三 ) 常用的按語與連接詞 ( 續 ) 查─於案情說明後，要進一步敘明事實、引述規定或依據時用。 經查─於敘述背景或指示後，接續要敘述查明之事實或有關規定時用。

叁、公文製作實務

( 三 ) 常用的按語與連接詞 ( 續 )

復查、再查─繼續要敘述其他有關之事實、狀況或規定時用。另查─要敘述不同面向之事實、狀況或有關規定時用。案查─要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料，或曾作之有關處理情形時用。第查─要探究敘明有關事實或規定時用。

叁、公文製作實務

( 三 ) 常用的按語與連接詞 ( 續 )

茲以─要轉向敘述緣由時用。經──要敘述已作如何處理時用。茲經─於事故發展過程中，要敘述已作如何處理時用。茲據─於緣由說明後，要提出建議意見或實施辦法前，先引述有關依據時用。

叁、公文製作實務

( 三 ) 常用的按語與連接詞 ( 續 )

頃經─要敘述剛剛所作的處理情形時用。甫經─要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用。案經─要敘述有案可查之處理經過時用。復經─要繼續敘述已作如何處理時用。嗣經─要接續敘述時間在後而具有銜接性、階段性、或步驟性之處理情形時用。

叁、公文製作實務

( 四 ) 公文製作的要領1. 敏捷正確2. 條理分明3. 用詞妥切4. 整潔清晰5. 完整周延

叁、公文製作實務

叁、公文製作實務 - 簽( 五 ) 公文製作案例案例一主旨：擬恢復辦理本校 102 年日本教育旅行，請 鑒核。說明：一、本校辦理日本國際教育旅行因遭逢日本福島災變而停 辦兩年，茲因日本災變已恢復平靜，為因應師生之反 應，擬於本年 10月間恢復辦理。二、本次旅行預計 6 天 5夜，地點以日本東京及長野、群馬 地區為主。三、檢附本校 102 年日本教育旅行實施計畫乙份。

擬辦： 奉核可後公佈實施計畫，並加強向師生宣導，並請 總務處辦理招標事宜。

叁、公文製作實務 - 簽( 五 ) 公文製作案例 • 案例二 報告 O 年 O 月 O日於教務處

職獲鈞長器重，拔擢擔任教學組長一職，迄今已逾兩年，任職組長期間，兢兢業業、全力以赴，工作尚稱順利愉快。惟職因雙親年邁，已逾九十，且邇來健康情況不佳，亟需人就近照料，以方便就醫及生活起居，職深思熟慮，知公私難以兩全，爰擬自 102 年 8 月 1日起辭去兼職，俾便於教學之餘有充裕時間照顧父母，略盡子女之責，情非得已，敬請諒察。 謹呈校長 陳 職 林 OO謹簽

叁、公文製作實務 - 簽( 五 ) 公文製作案例 案例三

主旨：為提升本局同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會，請 核示。說明：據本府研考會統計，本局公文處理時效，已連續三個月呈退步現象，又據部分主管反映，新進人員多不諳公文寫作要領，指導甚為吃力，因乃規劃舉辦是項講習會。擬辦：一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別於 O 月 O日、 O 月 O日、 O 月 O日上午 9 至 12 時實施。 二、本部八職等以下承辦人員均須參加，總共 OO 人。三、講座擬聘請富實務經驗，且具專業素養之 OOO擔任。四、每梯次講習開始時，擬請 鈞長蒞會講話。

叁、公文製作實務 - 函稿( 五 ) 公文製作案例 • 案例一 (平行文 )

受文者：興農企業有限公司主旨：本校接待美國農村青年交流團一行 15 人擬前往貴公司蘭花園參觀敬請惠允見復。 說明：一、本次活動依據外交部 102 年 6 月 10 日 oo 字第 ooo號文辦理。二、領隊：本校實習處劉 oo 主任 (聯絡電話： oooooooo) 。三、本次參訪之重點係蝴蝶蘭花之培育與運銷，為增進學員之農業專業知能，請貴公司安排專業技師現場指導，由本校oo老師協助翻譯。四、參訪時間 12 月 8日上午 10 時至 12 時。

校長 o o o

叁、公文製作實務 - 函稿( 五 ) 公文製作案例 • 案例二 (平行文 )

主旨：貴校協助辦理「 102 年度在校生工業類丙 級專業技能檢定」試務作業，圓滿達成任 務，建請貴校就相關有功人員予以敘獎， 請查照。說明：依據行政院勞工委員會 102 年 11 月 5 日 ooo 字第 ooo 書函辦理。

叁、公文製作實務 - 函稿( 五 ) 公文製作案例 • 案例三 ( 上行文 )• 受文者：教育部國民及學前教育署。• 主旨：陳請鈞 署專款補助本校改建男女生宿舍乙棟，總經費玖 千萬元。 請鑒核。說明：一、依據 鈞署 102 年 o 月 o日中教第 oooo號文辦理。二、本校男女生宿舍共兩棟，興建於民國 52 年，迄今已逾 50 年，該工程係加強磚造工程，耐震力原本不足，且年久失修，已破舊不堪，甚至漏水情況嚴重，影響住宿生生活品質，該兩棟建物早經鈞署工程評估小組鑑定為危險房舍，建議拆除重三、本案經本校校務會議決議先拆除重建，並於仁和路本校原教 師新村舊址規劃興建一棟容納 250 為男女之現代化學生宿舍， 經規劃興建一座 5 層 ( 含第下一層 ) ，之新式建物，計需經費玖仟 五佰萬元。 ( 如附件男女生宿舍新建經費預算表 )

叁、公文製作實務 - 函稿( 五 ) 公文製作案例 • 案例四受文者：主旨：本園承辦幼教師幼兒保健衛生研習，請選派貴校教師乙名參加，請惠辦。說明：一、依據 新竹縣教育局本 (102) 年 11 月 11日幼教學教第 oooo 號文辦理。二、本項研習旨在增進新任幼兒園幼幼班教師之幼兒保健衛 生之專業知能，請選派貴園兩年內新任教師參加研習。（一） . 時間： 102 年 12 月 20 日 (星期五 ) 上午九時至下午三時。（二） .地點：本園 oo 教室。四、聯絡人：本園陳 oo秘書 (電話： 04oooooooo)五、檢附：「 102 年新竹縣幼教教師幼兒保健衛生研習會實施 計劃乙份」。副本抄送：新竹縣教育局、竹北市公所。 園長：林 o o

肆、常見的文書處理與公文稿缺失一、公文處理方面1.未分層負責2. 流浪公文3.未依時限4. 會稿不全5. 通稿未併6.字跡欠工整7. 核稿徒具形式8.清稿未重繕9.副本浮濫

10. 校稿不實

肆、常見的文書處理與公文稿缺失二、公文稿內容方面1. 主旨太冗長2.未切中公文目的3. 用詞不週4.標點符號誤用5. 稱謂不當6. 來文依據未完整7.未分段敘寫8. 說明與主旨重複9.附件漏列

10. 文字不嚴謹

伍、結語一、品質是尊嚴的起點。二、作個快樂又有效能的人。

謝謝聆聽敬請指教