Финансовое планирование в

Национальном АрхивеЭрика Стоддарт

Директор финансовых и корпоративных услуг Национального Архива

October 2006

Финансирование НА (1)

• Прямое бюджетное финансирование из Казначейства (Министерства финансов), но в составе "группы" Министерства конституциональных дел (Министерства юстиции).

• Исполнительный директор НА является одновременно и главным бухгалтером НА

Финансирование НА (2)

• Источники финансирования:

• Государственное финансирование около 40 млн.фунтов стерлингов (68 млн. долларов США)

• Гранты и спонсорская помощь других организаций около £1 млн. ($1.7)

• Доходы от коммерческих и нормативно установленных операций

• Коммерческие звукозаписи и цифровые записи – небольшие долевые отчисления Архиву.

Государственное финансирование (1)•Обеспечение соотношения цены и качества – эффективность, экономичность, результативность

•3-летний цикл бюджетного планирования. В настоящее время идут переговоры на следующие 3 года с апреля 2008 по март 2011г. Жесткий цикл планирования. Все денежные суммы должны быть утверждены Парламентом путем голосования.

•Обязаны выполнять установленные обязательства и поставленные цели.

Государственное финансирование (2)

•Важно иметь план, соответствующий "горячим задачам" Правительства, например, "цифровое сохранение"

•Министерство конституционных дел по-прежнему может перевести средства из НА в собственный бюджет, если только отдельные статьи финансирования не являются защищенными.

Гранты и спонсорские средства (1)

•Средства от других организаций, например: • Средства от продажи лотерейных билетов (средства

населения)• Средства от квази-правительственных органов, например,

Научно-исследовательских советов; финансирование Экономического союза

• В таких случаях 50 % финансирования должно предоставляться Национальным Архивом

• При этом необходимо наличие формальной заявки или проекта

Гранты и спонсорские средства (2)

• Жесткое использование средств, например, проект "Переезжая сюда" (“Moving Here”)

• Краткосрочное финансирование, в денежном или натуральном выражении

• Зачастую необходима формальная канцелярская работа в целях доказательства обоснованности расходов

Доходы• Средства из законодательно установленных доходных

источников :

исследованийкопирования единиц хранения"цифровой экспресс" (Digital Express)

• Средства от доходов собственных коммерческих предприятий Национального Архива :

публикаций – журналов и книг"магазинов" – "натуральных" и онлайновых долевых отчислений коммерческих организаций,

например, издателей материалов по переписи населения

Финансовое планирование

Стратегия/Видение

Корпоративный/Бизнес-план

Бюджет и 3-летний финансовый план

Финансовые планы в соответствии с видением.

Итеративный процесс в целях обеспечения

наличия средств

Какие средства нам предоставит

Правительство и что мы можем получить сами?

Изменение прогнозов ежеквартальноПозволяет нам

учитывать любые возможные изменения

Планирование разовых событий как

часть процесса

Трансформирование целей в финансовые планы (1)

• Определение приоритетов организации

• Сопоставление ресурсов и приоритетов (не так просто, т.к. приоритеты могут измениться, и ресурсы окажутся не там)

• Наиболее сложные решения – не что делать, а что не делать (что прекратить)

Трансформирование целей в финансовые планы (2)

• Денег никогда не хватает на всё, поэтому необходимо определить, сколько нужно делать, силы, время; необходимо заставлять организацию производить больше

• Рассмотреть бюджетирование "с нуля“ (“zero-based budgeting”)

• Вспомогательные службы, например, финансы, необходимо сравнивать с другими организациями (эталонный анализ) с тем, чтобы обеспечить максимально возможную рентабельность и экономичность НА.

Основные показатели эффективности деятельности

• Не все ПЭДы - финансовые• Если ПЭД является финансовым, то необходимо рассчитать

планируемый результат, основанный на бюджетных или плановых оценках

• Фактические результаты, как правило, отличаются от планируемых. Необходимо определить, почему это произошло.

• Наилучший ПЭД для определения достижения запланированной цели может быть недоступен в связи с невозможностью сбора данных

• ПЭД предназначены для направления правильного поведения• Если изменяются приоритеты, ПЭДы тоже должны измениться

ПЭДы Национального Архива (1)Потребители и заинтересованные стороны:

• Некоторые ПЭДы основаны на прошлых результатах деятельности и том, чего можно ожидать в будущем, например, (№ 1) "предоставление 43 м документов"…

• Некоторые ПЭДы основаны на контрольных (эталонных) показателях частного сектора или внешних сторон, например (№ 9) "доступность онлайновых услуг 99 %"…

• Некоторые ПЭДы установлены законодательством, например (№ 10) "запросы по Закону о свободе информации"…

• Большинство из ПЭДов основаны на принятых контрольных показателях, внутренних или внешних

ПЭДы Национального Архива (2)

• “Ключевые проекты для роста и развития”:• Это такие проекты и разработки, которые НА необходимо

внедрить для выполнения плана

• Для них не подходят контрольные (эталонные) показатели, лучше использовать планы-графики или планы этапов. В рамках плана определяются критические факторы успеха для каждой области, например, для системы автоматизированной передачи данных "Непрерывный поток" существует детальный план с описанием того, как должны выглядеть успешные результаты, например, "Как это должно выглядеть для пользователей", "количество документов", "как должно осуществляться хранение" и т.д.

ПЭДы Национального Архива (3)

• Соотношение цены и качества (Value for Money, VFM):

• Поскольку мы не имеем прибыли, мы должны обеспечить максимально возможную эффективность, экономичность и результативность нашей деятельности

• Некоторые показатели VFM основаны на стоимости за единицу. Для НА это "стоимость визитов" и стоимость сохранения коллекции. Эти показатели оцениваются согласно эталонному анализу или по ожидаемым расходам на основании исторических данных.

ПЭДы Национального Архива (4)• Соотношение цены и качества (Value for Money, VFM):

• В рамках расчета стоимости единицы услуги часто используются составляющие показатели, например, "стоимость онлайнового визита" и "стоимость визита на месте": снижение стоимости одного может маскировать повышение стоимости другого. Вся бухгалтерская отчетность направлена на решение этой проблемы.

• Показатель VFM № 19 относится к "управлению денежными средствами", поскольку существует стоимость хранения наличных средств, например, отсутствие процентных начислений на денежную наличность.

ПЭДы Национального Архива (5)

Персонал:

• За последние 30 лет Правительством были приняты законодательные акты, запрещающие дискриминацию по возрасту, полу, физическим возможностям, расовой принадлежности и сексуальной ориентации. В связи с этим необходимо, чтобы наша кадровая политика отражала эти приоритеты.

• Традиционно у нас наблюдалось недостаточное представительство женщин, этнических меньшинств и людей с ограниченными физическими возможностями, особенно на руководящих должностях..

ПЭДы Национального Архива (6)

• Персонал:

• Высокий уровень заболеваемости персонала может быть признаком отсутствия мотивации у персонала или высокого уровня стресса. Поэтому необходимо измерять уровень заболеваемости персонала для проверки здоровья организации в целом.

ПЭДы Национального Архива (7)

• Не всё финансирование является целевым, но в бюджете следующего года мы перераспределим ресурсы в соответствии с новым "Видением“

• Направления роста – "Цифровое сохранение" и "Информационная стратегия". В других направлениях было проведено сокращение штатов в целях учета этого. Все новое развитие – только в этих направлениях.

• Все основные (профильные) службы должны проверить соответствие текущих структур относительно нового видения. Все вспомогательные службы должны пройти эталонный анализ.

ПЭДы Национального Архива (8)

• По направлению "предоставление документов пользователям" количество персонала было сокращено в связи с изменением ПЭД с 15 минут в 2005-2006 году до 35 минут.

• Всегда существует временной лаг после реакции на изменившиеся приоритеты. Необходимо иметь очень гибкую и подвижную рабочую силу. Политика в сфере управления человеческими ресурсами должна отражать это.