國立臺灣大學秘書室業務報告

報告人：傅主任秘書立成97年 1月 18 日

簡報大綱 任務 人力配置 業務範圍及介紹 業務推動原則 未來展望

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任務協助推動校務發展，強化服務效能

提昇公共形象，展現臺大格局

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人力配置主任秘書 秘書 編審 組員 技士 約用

人員 工友

專任 1 2 3 1 7 1

兼任 1

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秘書室業務範圍

公關宣傳

校友服務

會議相關工作

全校性綜合業務

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全校性綜合業務行政e化法規彙編、權責劃分表校慶籌備、杜鵑花節籌辦、傑出人才發展基金會

國立大學校院協會、斐陶斐榮譽學會幕僚業務國科會、教育部補助案全校性協調、校務建言、公文稽催校長室中、英文書信其他

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行政 e 化 (1) 緣起

本校行政 e 化小組於 94 年 9 月成立，由主任秘書擔任召集人，小組成員包括行政單位及院系代表，共同推動本校全面 e 化

目標打造全方位 e 化校園，簡化工作流程、提昇行政效能、增進服務品質

推動策略及作法從上游基礎扎根、同類型系統整合開發、服務層面廣者優先考量、強化指標性服務

分階段推動，每 3 週開會追蹤，並進行跨單位協調迄至 97 年 1 月，辦理各學院 e 化座談 8 場，行政單位座談 1 場，進行意見交流

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行政 e 化 (2) 推動成效

目前已完成之系統計 25 種，涵蓋教務、學務、總務、研究發展、國際事務、人事、會計等面向

資訊即時、整合、分享，結省紙張，提高效率、增進服務品質

進行中之專案 人事 2.0 版 公文管理系統 電子憑證推動 學術研究成果資訊系統 體育場地預約系統

相關資訊 http://host.cc.ntu.edu.tw/sec/e/proceeding s.html

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法規彙編 由各單位提供新增或修訂之法規，交由秘書室統一彙整，提供使用者即時而完整的法規資訊。

於原有法規總目錄之外，擴充法規搜尋功能，可使用法規『訂定單位、修改日期、關鍵字』進行多重功能查詢。

網址： http://host.cc.ntu.edu.tw/sec/searchdb.asp

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權責劃分 各單位辦理校函文稿，為縮短流程，提昇行政效率，授權相關單位主管核判決行教師出國開會、延攬國際學人申請校外機構補助案、學生校外實習：教務處

校外參訪：學務處 研討會、計畫申請校外機構補助案：研究發展處 各項補助案請款領據、核銷：會計室

配合本校組織規程修正，權責劃分表刻正修正中

公布於秘書室網頁 http://host.cc.ntu.edu.tw/sec/www/Secretary.html

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會議相關工作校務會議、行政會議

紀錄查詢系統校務會議討論專區及議案執行情形查詢系統

程序委員會、經費稽核委員會、校務發展規劃委員會

行政品質評鑑委員會、教師申訴評議委員會、職員申訴評議委員會、校園紛爭協調委員會

各項獎座審查委員會

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公關宣傳 新聞聯繫

配合校內各單位辦理學術成果發表會，發布新聞並聯繫媒體 配合辦理校內各項活動新聞聯繫 突發事件相關訊息之處理及回應

國會聯繫 預算審查 平時

校訊 Spotlight 、 Highlights 、 NTU Newsletter 、 NTU Alu

mni E-news 訪客中心

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校訊 臺大校訊每週三出刊，校訊網頁當日同步更新

報導校務發展、學術活動等各項動態資訊 96 年 4 月起增闢「邁向頂尖大學計畫」專欄

96 年 6 月起改為彩色版 網址

http://host.cc.ntu.edu.tw/sec/www/Secretary.html12/30

Spotlight 宣傳媒體：本校中、英文首頁 內容取向：本校重大研發成果、學術成果 發表會、傑出獎項及榮譽、重 要新聞及活動

發刊頻率：周刊或雙周刊

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Highlights 宣傳媒體：本校中、英文首頁 內容取向：選擇臺大校訊中當期重要新聞 數則並進行英譯

發刊頻率：週刊 (寒、暑假配合校訊發刊頻 率，兩週一次 )

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NTU Newsletter 宣傳媒體：雜誌及電子版 內容取向：本校近期重要新聞、各項獲獎 與殊榮、傑出研發成果、近期 建設、人物特寫、重大節慶宣 傳、校園活動、重要會議及論 壇報導

發刊頻率： 96 年為季刊 (6 月， 9 月， 12 月出 版 ) ； 97 年起改為雙月刊

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NTU Alumni E-news宣傳媒體：網路電子報內容取向：本校重大研發成果與獲

獎榮譽發刊頻率：原則上兩個月發報一次

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訪客中心 基本資料

成立時間： 94 年 12 月地點：新月台 1樓

（臺大西側門） 服務內容

校園資訊諮詢服務校園導覽解說服務校園志工招募、培訓及服務安排

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訪客中心 -- 校園導覽 提供空間資訊

校園地圖之設計製作 校園資訊諮詢

校園導覽服務 校園導覽員培訓 預約導覽服務 http://visitor.secretary.ntu.edu.tw/nt

u/index.php

96 年度共接待 12,372 人 與臺大博物館群結合

認識一所大學最直接的方法

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訪客中心 -- 校園志工整合人力資源、發揚服務美德、凝聚向心力

訂定校園志工相關 設計及辦理培訓課程 組織校園志工團，調度導覽

人力資源 執行成果

94 學年度第 2 學期首次試辦校園志工招募，共有 14名志工報名。

96 學年度 101 人報名，經訓練後合格者共 72名。

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校友服務 (1) 發行「臺大校友電子報」

94 年 10 月創刊發行，每月 1日出刊報導母校校園消息與校友動態，發送予國內、外約 4萬位校友

網址 http://host.cc.ntu.edu.tw/enews/

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校友服務 (2) 「臺大校友資訊網」

95 年 6 月啟用建立校友聯絡平台，提供校友本人、班級、系所及校友聯絡室基於資源共享，共同來更新維護此校友資料庫

網址 http://host.cc.ntu.edu.tw/Alumni/index_home.html

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校友服務 (3) 發行臺大校友證

95 年 8 月發行，整合圖書館校友閱覽證，作為校友使用母校各種優惠設施與服務之身份識別。

目前已發行九千餘張「校友證專區」 http://

ccms.ntu.edu.tw/~ntualumni/contact.html

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校友服務 (4) 辦理臺大傑出校友遴選

96 年起開始辦理獎項分人文藝術類、學術類、工商類及社會服務類共 4 大類

由本校組「傑出校友遴選委員會」舉薦審查決定

網址 http://homepage.ntu.edu.tw/~ntualumni/outstanding/main.htm

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業務推動原則公文品質與時效行政流程管理專業能力與服務內涵

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公文品質與時效依標準格式辦理公文，並力求簡潔明確

由各同仁掌握，於規定期限內辦理完畢

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行政流程管理 作業流程檢討及宣導鼓勵工作簡化與業務創新 業務分工明確，且可依需要適時調整，並落實代理人制度

培養同仁良好默契，建立團隊精神，相互支援，彼此學習，順利推動業務

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專業能力與服務內涵藉由業務檢討、小組討論、訓練進修，增進專業能力

秉持服務熱忱，親切、詳細解說各項疑義

網頁設有專屬服務信箱，並儘速回覆加強對各相關業務單位工作概況之了解，對非屬業務職掌之工作項目，能適時予以轉介

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未來展望 (1) 持續推動行政 e化，提升服務效能

自動化無紙化

公關業務之加強校友媒體國會其他

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未來展望 (2) 加強教育訓練、溝通協調，去除藩籬 培養高度靈敏度，回應環境需求

積極、主動、熱忱，不斷增進服務效能

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簡報結束 敬請指教

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