Макушев Денис Александрович - методолог...

DIRECTUM:Финансовый архив. В рамках проекта 29160044 «Вывод

бухгалтерского учета филиалов ОАО «СИБУР-Русские Шины» на аутсорсинг»

Макушев Денис Александрович - методолог бухгалтерского учета

ОАО «СИБУР-Русские Шины»

Ковалев Эдуард Михайлович - генеральный директор

компании «КСЕОН»(руководитель проекта внедрения)

Предпосылки• Большие затраты на управленческий и

обслуживающий персонал• При разных подходах к ведению учета, большие

затраты на консолидацию данных в рамках холдинга

• Потери первичных документов, ведущие за собой снижение достоверности учетной информации

• Большие затраты на подбор оригиналов и копий документов для налоговых и аудиторских проверок

• Сложность распространения лучших практик по ведению учета на множество распределенных предприятий

Компания «КСЕОН», email: [email protected], тел.: +7 (499) 346-09-02

• Обеспечение сопоставимости отчётностей

• Разработка единого плана счетов и единых учетных принципов

• Стандартизация учетных процессов

• Разработка единого альбома форм первичных документов

• Разработка единых процедур и встроенных контролей

• Разработка единых требований к нормативно-справочной информации

• Внедрение единой системы электронного архива

• Внедрение единой системы бухгалтерского учета

• Распространение лучших практик учетных процессов

• Создание единого информационного поля

• Сокращение численности сотрудников бухгалтерских служб

• Сокращение расходов на поддержание и развитие существующих систем бухгалтерского учета предприятий

• Сокращение расходов на услуги внешних консультантов

• Сокращение стоимости дальнейших преобразований

• Устранение дублирования функций

• Оптимизация и сокращение сроков подготовки консолидированной отчетности по стандартам МСФО;

• Повышение гибкости учетной модели для поддержания развития / изменений бизнеса

• Снижение рисков связанных с формированием финансовой отчетности

• Повышение качества и доступности учетных данных и первичной документации

• Повышение качества контрольных процедур и процессов


Состав орг. изменений• Создание общего центра обслуживания• Сокращение бухгалтерий филиалов• Создание в филиалах оперативных отделов, со

следующими функциями:• сбор первичных документов от бизнес-

подразделений• контроль качества документов• верификация данных, занесенных в УС• сканирование документов и принятие

ответственности за соответствие электронного образа оригиналу

• управление бумажным архивом• - предоставление оригиналов и копий документов

контролирующим органам и аудиторам


Реализация проекта проходила в семь этапов:

• Проведение аудита работ по подразделению бухгалтерии филиалов и смежным подразделениям.

• Выработка единого системного решения по работе с потоками информации.

• Разработка методологии работы.• Организация электронного архива документов. Выбор

компьютерной системы и подрядчика.• Утверждение штатного расписания оперативных отделов

филиалов СРШ и организация рабочих мест в ОЦО.• Заключение договоров на обслуживание филиалов СРШ в ОЦО.

Сокращение бухгалтерий филиалов СРШ.• Внедрение единой методологии расчёта заработной платы в

филиалах СРШ


Предпроектные работы.

До начала проекта были выполнены важные работы по унификации учётных процедур в рамках холдинга «СИБУР – Русские шины». В результате этих мероприятий были созданы и внедрены основополагающие документы и механизмы, а именно:

• Единая Учётная Политика холдинга «СИБУР – Русские шины».

• Единый План Счетов Бухгалтерского Учёта холдинга «СИБУР – Русские шины».

• Внедрена единая конфигурация компьютерной бухгалтерской системы на платформе 1С:Бухгалтерия 8.1.


В результате проведённых работ на этапе «становления» проекта были выявлены:

• Различия в территориальном распределении филиалов относительно заводов и складов, которые вызывали специфические методы обмена документацией (через общего курьера, один раз в неделю и т.п.).

• Нетиповое распределение функционала в идентичных подразделениях разных филиалов.

• Специфические настройки конфигураций УС для каждого филиала.• Применение нестандартного программного обеспечения в качестве УС на

некоторых филиалах.Для обеспечения фундамента единого бизнес-процесса были

созданы:• Регламент взаимодействия бизнес-подразделений и оперативного отдела при

регистрации и документальном оформлении результатов хозяйственной деятельности.

• Положение об оперативном отделе филиала.• Дополнения в должностные инструкции персонала по регистрации

хозяйственных операций в учётных системах. Порядок расчёта KPI за работу с документацией.

• Порядок подачи запросов на предоставление информации, а также копий и оригиналов документов. Порядок отработки этих запросов в Оперативном отделе.


Организация электронного архива.Для обеспечения ведения бухгалтерского и налогового учёта на удалённом доступе и надёжного подтверждения фактов хозяйственной деятельности, необходимо использовать систему электронного архива. В наших условиях эта система является основным механизмом взаимодействия бизнес-подразделений и оперативного отдела, а для общего центра обслуживания электронный архив является механизмом контроля достоверности данных на основании которых формируются регистры бухгалтерского и налогового учёта.

Учитывая эти факты, проектной командой были созданы специальныные документы:

• Требования к электронному архиву.• Порядок работы в системе при возникновении ошибок и технических неполадок.

• Порядок ввода информации о хозяйственных операциях в учётные системы и обработки первичных документов перед помещением в электронный архив.

• Отобраны программные решения удовлетворяющие требованиям (SAPERION, STOR-M, DocsVision, ReDocs, Модуль ЭА АИС ФК, DIRECTUM).

Система DIRECTUM была подвергнута испытаниям в условиях максимально приближенным к реальным. Испытания прошли успешно и рабочая группа приняла решение об утверждении системы DIRECTUM для работы на проекте.


Состав разработанного решения

• Прием документов в архив

• Демонстрация копии документа через учётную систему

• Выдача копий документа из архива

• Выдача оригиналов документов из архива

• Возврат оригиналов в архив


Распределенные информационные базы DIRECTUMСлужбы ввода документов DCTSСлужбы взаимодействия систем DICSИнтеграция с 1С:Предприятие 8.1Интеграция с системой ПарусИнтеграция с системой Босс-Кадровик

Используемое оборудованиеСканеры штрих-кода Metrologic MS9520 Voyager, Metrologic MS9535 Voyager BT.Документационные сканеры Canon SF 300.

Сервер центрального архива:Intel Xeon 5645x2RAM 32GbHDD 900Gb SQL StorageHDD 10Tb File Storage

Сервер архива филиала:Intel Xeon 5630x1RAM 18GbHDD SQL&File Storage 2Tb

Состав технического решения


Прием документов в архив

Бизнес подразделениеБизнес подразделениеВзаимодействие с контрагентамиВзаимодействие с контрагентамиЗанесение документа в учетную системуЗанесение документа в учетную системуПередача документов в оперативный отделПередача документов в оперативный отдел

Оперативный отделОперативный отделПрием документовПрием документовВерификация данных в учетной системеВерификация данных в учетной системеСканирование документовСканирование документов

Общий центр обслуживанияОбщий центр обслуживанияВерификация данных в эл.архиве и учетной системеВерификация данных в эл.архиве и учетной системеСоздание бухгалтерского учета и отчетностиСоздание бухгалтерского учета и отчетности


Печать штрих-кода


Наклеивание штрих-кода на документ


Потоковое сканирование


Отслеживание движения оригиналов документов в архивных местах

• На уровне архитектуры системы контролируем процесс физического документа в архиве

• Имеем возможность быстро найти оригинал документа запросив в системе его точное местоположение в архиве

• Четко понимаем где находится оригинал документа в любой момент времени

• Ускоренный массовый подбор оригиналов, за счет четкого задания на подбор с маршрутной картой


Итоги


Решаемые бизнес-задачи:

Оперативное обращение к документам филиаловПоддержка связи реального архива и электронногоКонтроль полноты предоставления первичных документов из функциональных подразделенийОперативный подбор копий документов для целей налоговых и аудиторских проверок.Оперативный поиск оригиналов документовРабота с образами документов полученных из распределённых баз данных региональных филиалов.Доступ к образам документов напрямую из учётных систем. И наоборот.

Бизнес-заказчики:Высшее руководствоФинансовая служба


Достигнутый бизнес-эффект:

Высшее руководствоПовышение качества и скорости сбора первичных документовПовышение эффективности использования рабочего времени сотрудниками работающими с первичными документами.Сокращение потерь оригиналов и копий документовКонтроль за движением всех оригиналов документов в местах их хранения.

Финансовая службаСокращение трудоёмкости при подготовке к налоговым и аудиторским проверкам.Существенное сокращение времени на доступ к документам помещённым в архив.Контроль поступления и возврата оригиналов документов.Сокращение потерь оригиналов документовУпрощение проведения сверок с контрагентамиУпрощение доступа и хранение финансовых отчётов за истекшие периодыСущественное сокращение трудозатрат на подбор документов при контрольно-аналитических работах.


Достигнутый бизнес-эффект:

Архивариус работающий с офисным и внеофисным архивом

•Существенное сокращение трудозатрат на ведение номенклатуры дел, книг и документов.

•Существенное сокращение трудозатрат при подготовке описей документов.

•Контроль за движением оригинала документа по архиву.•Автоматизирован контроль поступления и возврата документов в архив.

•Сокращение числа запросов во внеофисный архив.

Руководители подразделений

•Сокращение временных затрат на доступ к документам.


Статистика:

общее число сотрудников – ~ 1000 человек;

число сотрудников, задействованных в автоматизированном процессе – 150 пользователя АПК во всех регионах Компании;

общее число подразделений, задействованных в процессе – ключевые бизнес подразделения Филиалов компании – более 36, включающие в себя: логистику, складское хозяйство, материально-техническое снабжение, бухгалтерия, административно-хозяйственное подразделение и т.д.;

наличие удаленных подразделений, задействованных в процессе – да. АПК является распределенным решением. В зону реализации проекта включены следующие Филиалы Компании: Омск, Волжский, Ярославль, Екатеринбург.

Прогнозируемый объем документов за 5 лет в центральном архиве – ~ 4,5 млн., общим объемом ~ 8 TB.


Владея управляйНаша миссия: – помочь организациям повысить эффективность управления бизнесом за счет применения современных информационных технологий

Макушев Денис Александрович - методолог бухгалтерского учета

ОАО «СИБУР-Русские Шины»

Ковалев Эдуард Михайлович - генеральный директор

компании «КСЕОН»(руководитель проекта внедрения)

Ваши вопросы?


Макушев Денис Александрович - методолог...

Documents

Transcript of Макушев Денис Александрович - методолог...