文秘专业英语 Making a Reception Unit 5 Study Objectives 掌握秘书接待客人时常用英语口语表达 掌握秘书正确接待来访者的基本要领 了解秘书接待客人时的礼仪
第三章 信息与秘书工作
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第一节 信息及其在秘书工作中的作用
第二节 秘书信息工作的特点、 原则和要求
第三节 信息的收集
第四章 信息的处理
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一、信息的概念与特征
1 .信息的含义
信息是客观世界中各种事物运动状态的反映。事物在不停地运动变化,信息也总是不断地生成或更新。
信息又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征。通过信息传递能够再现客观事物的状态。
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一、信息的概念与特征
2 .信息的分类
( 1 )按信息源的性质,信息可分为自然信息和社会信息两大类。 ( 2 )按信息的表现形式可将信息分为语言信息、文字信息、图像信息等。 ( 3 )按信息源的方向,信息可分为横向信息、纵向信息,外部信息和内部信息等。 ( 4 )按信息的稳定状态,可将信息分为静态信息和动态信息。 ( 5 )按信息存在或作用时间,可将信息分为长时信息、短时信息等。
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一、信息的概念与特征
3 .信息的主要特征
( 1 )开发性
( 2 )共享性
( 3 )无限性
( 4 )时效性
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二、现代社会信息工作的基本特征
1 .信息载体的多样化
2 .信息传递的迅速化
3 .信息社会化和全球化
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商代用于占卜和刻写卜辞的龟甲
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西周时期的青铜器史墙盘及其铭文拓片
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西汉前期书有《孙子兵法》的竹简
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东晋王羲之的纸本墨宝《快雪时晴帖》
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现代信息载体—硬盘
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现代信息载体—光盘
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地面控制中心,地面人员在此接收宇航员发自遥远太空的信息。
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互联网示意图
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三、信息工作在秘书活动中的作用
1 .辅助领导科学决策,必须依靠信息
2 .起草文件必须依靠信息
3 .信访咨询工作需要依靠信息
4 .做好日常管理工作必须依靠信息
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一、秘书信息工作的特点
1 .针对性
2 .综合性
3 .时效性
4 .经常性
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二、秘书信息工作的原则
1 .追踪原则
2 .超前原则
3 .选优原则
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三、秘书信息工作的基本要求
1 .准确
2 .及时
3 .全面
4 .适用
( 1 )要服务于中心工作 ( 2 )要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信息 ( 3 )要对新发生的信息及时采报
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一、信息收集的内容
1 .系统内信息:机关单位所管辖和隶属系统内的信息。 2 .上级信息:上级信息是上级领导机关下达的信息。 3 .平行信息:不相隶属的机关单位的相关信息。 4 .社会信息:社会上具有普遍性、倾向性的信息。 5 .历史信息:与本单位的工作和主管业务有关的一切历 史档案资料。 6.国际信息:来自国际社会的信息。
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二、信息收集的渠道
1 .根据信息获取的方式,信息收集渠道可分为: ( 1 )信息网络渠道 ( 2 )行政组织渠道 ( 3 )科研渠道 ( 4 )社会团体渠道 ( 5 )调查渠道 ( 6)媒体渠道 2 .根据获取信息的来源,信息收集渠道可分为: ( 1 )外部渠道:包括国内信息渠道和国外信息渠道 ( 2 )内部渠道:指组织内部的各个部门
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三、信息收集的方法
1 .观察法2 .问卷法3 .阅读法、收 听法4 .询访法5 .索取法6.网络法7.量表法8.交换法9.检索法
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一、信息的整理加工
1 .筛选
2 .校核
3 .加工
4 .编制
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二、信息的贮存
1 .分类:指对各种信息资料按一定的标准进行类别划分。 2 .著录:指对具体的信息资料进行如实的记载。 3 .建立贮存检索系统:建立贮存检索系统,可使源源而来的信息资料根据这个系统归类存放,需要时按类查找。 4 .保管:指信息资料入库存放和维护
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三、信息的传递
1 .信息资料传递的基本要求 将信息资料送达需要者手中,就是信息资料的传递。一般来说,信息资料传递的基本要求就是“多、快、好、省”。 2 .信息资料传递的基本方式 ( 1 )单向传递 ( 2 )相向传递 ( 3 )反馈传递 3 .我国具体的信息传递途径 ( 1 )邮路传递 ( 2 )电信传递 ( 3 )新闻传递 ( 4 )面授或直接送达