Архивын-баримт-бичиг-бэлтгэх-гарын-авлага

СС АА НН ГГИИ ЙЙ НН ЯЯ АА ММ

ТТӨӨ РР ИИ ЙЙ НН ЗЗ АА ХХ ИИ РР ГГАА АА НН ЫЫ УУ ДД ИИ РР ДД ЛЛ АА ГГЫЫ НН ГГАА ЗЗ АА РР

ЗЗааххииррггаааа,, ххууууллииййнн ххээллттээсс

ААРРХХИИВВЫЫНН ТТУУХХААЙЙ /Гарын авлага/

Улаанбаатар 2006 он

2

Төр, захиргааны байгууллага болон Төрийн

өмчийн аж ахуйн нэгж байгууллагын Архивын ажлын үндсэн зааврын тухай Засгийн газрын 1995 оны 04 сарын 12-ны өдрийн 52 дугаар

тогтоолоос

АРХИВЫН ТУХАЙ ҮНДСЭН ОЙЛГОЛТ

• Энэхүү зааврыг Сангийн яам, түүний системийн байгууллагууд /цаашид

“байгууллага” гэх/- ын үйл ажиллагааны дүнд бий болсон баримт бичгүүдийг эмхлэн цэгцлэх, хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэх, яамны архивт хүлээж авахад дагаж мөрдөнө.

• Архивын баримтыг хүлээн авах, хадгалж хамгаалах, зориулалтын дагуу ашиглуулах үүрэг бүхий байгууллага нэгжийг архив гэнэ.

• Өөр хоорондоо гарал үүсэл, учир зүйн холбоотой, энэ шинжээрээ нэгэн цогц болж хадгалагдаж байгаа архивын баримтуудыг архивын сан хөмрөг гэнэ.

• Байгууллага нь өөрийн архивыг эмхлэн байгуулж төрийн архивт бүртгүүлэн архивын гэрчилгээ авна.

БАРИМТ БИЧИГ ХАДГАЛАХ ХУГАЦААНЫ ҮЛГЭРЧИЛСЭН ЖАГСААЛТЫГ АШИГЛАХ Үлгэрчилсэн жагсаалтыг байгууллага болон түүний архивын сан хөмрөгийн баримт бичгийг эмхлэн цэгцлэж, төрийн архивт шилжүүлэхээр сонгон авах, урт богино хугацаагаар байгууллагад үлдээж ашиглуулах, хадгалах хугацаа дууссаныг түүвэр жагсаалтанд оруулах, эрдэм шинжилгээний боловсруулалт хийж, хадгалах хугацааг тогтоон магадлан шалгах ажилдаа ашиглана. Одоо архивын практикт УАХЭГ-ын 1987 оны А/17 дугаар тушаалаар батлагдсан “БНМАУ-ын улс, олон нийт, хоршоололын байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн жагсаалт, Үндэсний архивын газрын 2003 оны 67 дугаар тушаалаар батлагдсан “Байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүссэн удирдлагын байнга хадгалах баримт бичгийн үлгэрчилсэн жагсаалт”-уудыг ашиглаж байна. Яамны архивын баримтын хадгалах хугацааны жагсаалт /ЯЖ /-ыг газар, хэлтсүүдээс авсан саналыг үндэслэн ББНШКомиссоос хадгалах хугацааг тогтоож Үндэсний төв архивын ББНШАЗК-оор батлуулж мөрдөнө. /Хавсралт №1/

ХӨТЛӨХ ХЭРГИЙН ЖАГСААЛТ

Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжид хөтлөх хэргийг тодорхой нэр төрөл, асуудлын сэдвээр төрөлжүүлсэн, хадгалах хугацаа, хариуцах албан тушаалтны нэрийг заасан лавлах, тоо бүртгэлийн баримт бичгийг хөтлөх хэргийн жагсаалт гэнэ. Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт гаргахдаа тухайн нэгжийн ажилтан бүрийн хөтлөх хэргийг нэгбүрчлэн бүртгэж, нийт хэргийг тодорхой дараалалд оруулан хадгалах хугацаа, хариуцах албан тушаалтаны нэрийг заана.

3

Хөтлөх хэргийн жагсаалтын дагуу ажилтан нарын хөтөлж буй баримт бичгийг хавтаст хэрэг гэнэ.

Жагсаалтыг бичиг хэргийн ажилтан хариуцан холбогдох ажилтануудын оролцоотойгоор нэгтгэн гаргаж тухайн жилийн эхэнд Төрийн захиргааны удирдлагын газрын дарга баталж , шаардлагатай гэж үзвэл 2 жил дутамд нэг удаа шинэчилнэ. САН ҮҮСГЭГЧ БАРИМТ БИЧГЭЭ ЭМХЛЭН ЦЭГЦЭЛЖ АРХИВТ ШИЛЖҮҮЛЭХ ТАЛААР Сан үүсгэгчдээс архивт шилжүүлсэн хэргийг архивын хадгаламжийн нэгж – /ХН/ гэнэ.

Сангийн яам, түүний системийн дараах байгууллагууд Сангийн яамны архивын сан үүсгэгч байна Үүнд:

Сангийн сайд1 Сангийн дэд сайд* Төрийн нарийн бичгийн дарга* Төсвийн бодлого зохицуулалтын газар Төрийн сангийн газар Эдийн засгийн нэгдсэн бодлогын газар Төрийн захиргааны удирдлагын газар Салбарын бодлого, хөрөнгө оруулалтын газар Зээл тусламжийн нэгдсэн бодлого зохицуулалтын газар Худалдан авах ажиллагааны бодлого зохицуулалтын газар Нягтлан бодох бүртгэлийн бодлого арга зүйн хэлтэс

Сангийн яам, түүний системийн байгууллагын бүтцэд өөрчлөлт орсон тухай

бүр сан үүсгэгчдийн жагсаалтыг шинэчлэхийн хамт шинээр буй болсон сан үүсгэгчдийг Сангийн яамны архивт бүртгэн авч данс нээнэ.

Монгол улсын эдийн засаг, нийгмийг хөгжүүлэх Үндсэн чиглэл, жилийн гүйцэтгэл, бүс нутгийн хөгжил, хөрөнгө оруулалт,тендер, банк санхүү, Засгийн газрын худалдан авах ажиллагааны бодлого, Улсын нэгдсэн төсвийн төлөвлөгөө, төсвийн гүйцэтгэлийн тайлан,Засгийн газрын нэгтгэсэн, байгууллага, аж ахуйн нэгжийн санхүүгийн тайлан, Гадаад орон, олон улсын байгууллагатай хамтран ажиллах санхүү, эдийн засгийн болон өр, зээл, тусламжийн холбогдолтой уулзалт ярианы тэмдэглэл, гэрээ хэлэлцээр, протокол, лавлах, илтгэл тайлан, албан бичиг, олон улсын хурал зөвлөлгөөний баримт бичиг, архивын сан үүсгэгчийн дүрэм заавар,тушаал, төсөв, орон тоо, санхүүгийн тайлан мэдээ, судалгаа, дуу авианы болон дүрс бичлэгийн хуурцаг, компьютерийн уян диск, цомог, үзүүлэн, зэрэг үндсэн баримт материалыг Сангийн яамны сан хөмрөгт хүлээн авч, хадгалан нэгж +үүсгэнэ. 1. Сан үүсгэгчид архивт шилжүүлэх баримт бичгийг дор дурьдсанаар цэгцэлнэ. а/ Хөтлөх хэргийн жагсаалтын дагуу бүрдүүлсэн хэрэг бүр нь нэг хадгаламжийн нэгж болно .

1 Эдгээр сан үүсгэгчдийн баримт бичгийг тэдний нарийн бичгийн дарга, туслах нар нь бүрдүүлж өгнө.

4

б/ Хөтлөх хэргийн жагсаалт нь өөрчлөгдсөн бол шинээр хөтөлсөн хэргүүдийг дараах байдлаар цэгцэлнэ.

• баримт бичгийг үйлдсэн он, сар, өдрөөр буюу тодорхой үеэр • баримт бичгийн утга агуулга буюу асуудлын сэдвээр • баримт бичгийн нэрээр /тогтоол, тушаал, гэрээ гэх мэт /

2. Сангийн яамны архиваас өөр архивт баримт бичиг шилжүүлж өгөх, буюу

өөр архиваас Сангийн яамны архивт баримт бичиг шилжүүлж авахыг ТНБД-ын тушаалаар гүйцэтгэж тус бүр хоёр хувь актаар хүлээлцэнэ. ХАДГАЛАМЖИЙН НЭГЖ БҮРДҮҮЛЭХ, ДОТООД ТОВЪЁОГ ХИЙХ Баримт бичгийг ангилан цэгцэлж, ХН бүрдүүлэхдээ дор дурьдсан зүйлийг анхаарч гүйцэтгэвэл зохино.

1. Архивт байнга, түр хугацаагаар хадгалагдах баримт бичгийг хадгаламжийн нэг нэгжид оруулахгүй байна.

2. ХН-200-250 хүртэл хуудастай байна. Хуудасны тоо хэмжээнээс хэтэрвэл хэд хэдэн боть ХН болгож , боть тус бүрийн хуудсыг эхнээс нь дугаарлана. Баримт бичиг 200-250 хуудсанд хүрэхгүй бол түүнийг байгаа хэмжээгээр нь ХН бүрдүүлнэ.

3. ХН-д ноорог, сул цаас, мөн нэгээс илүү баримт материал оруулж үл болно. Баримт бичгийг ХН болгон цэгцлэх ажлын явцад уг ХН-ийн агуулгыг зөв тодорхойлсон гарчиг зохиож, ХН-д орж байгаа баримт бичгийн эхэлсэн, дууссан, он, сар, өдрийг олж тогтоон дотоод товьёогний эхний хэсэгт бичнэ. Хадгаламжийн нэгжийн гарчгийг зохиохдоо “Янз бүрийн хэрэг”, “Төрөл бүрийн баримт бичиг” гэх мэтээр ХН-д орж байгаа баримт бичгийн утга санааг тусгаагүй байдлаар гарчиг өгч үл болно. Баримт бичиг багатай газар, хэлтэс утга санаагаар өөр боловч хадгалах хугацаагаар ижил, хэд хэдэн төрлийн баримт бичгийг нэгтгэж хадгаламжийн нэг нэгж болгож болно. Архивт байнга буюу 10 жилээс дээш хугацагаар хадгалах ХН-ийн дотор онц чухал баримт бичиг орсон байвал зөвхөн тэдгээр бичгийн байгаа хуудсыг заах, утга агуулгыг тодорхойлох зорилгоор ХН-ийн эхний сул цаасан дээр дотоод товъёог үйлдэнэ. Дотоод товъёог ХН- бүрд үйлдэнэ. /Хавсралт №2/

Тухайн жилийн албан хэргийг хариуцсан ажилтнаар цэгцлүүлж архивт хүлээж

авна.

5

ҮДЭЖ ХАВТАСЛАХ Баримт бичгийг хадгаламжийн нэгж болгон цэгцэлсний дараа бичгийн үдээсийг авах, үдэж хавтаслах, зэрэг техник ажиллагааг хийж гүйцэтгэнэ. Архивт байнга хадгалах буюу 10 жилээс дээш хугацаагаар хадгалах баримт материалыг сайн чанарын кардонгоор хавтаслана.

• Үдэгдэх хуудасны нүүр талд 2, ар талд 1 сул цаас барьж зүүн ба дээд захыг сайтар тэгшлээд хуудасны урт богинын байдлаар 3 буюу 4 цоолж олсон утсаар үдэж хавтаслана.

• Архивт байнга буюу 10 жилээс дээш хугацаагаар хадгалах ХН-д орж байгаа хуудас бүрийн баруун дээд талын бичиггүй сул зайнд бал харандаа буюу дугаарлагч машинаар эхний хуудаснаас эхлэн дугаарлана.

• Харин дотоод товьёог, баталгаа бичсэн хуудсыг дугаарлахгүй тусгайлан

дугаарлана.

БАТАЛГАА БИЧИХ, НҮҮР БИЧИЛТ • Архивт байнга буюу 10 жилээс дээш хугацаагаар хадгалах ХН-ийн эцсийн сул

цаасан дээр баталгаа бичнэ. /Хавсралт- 3/

• Баталгаанд ХН-ийн хуудасны тоог тусгай бичээд, дотоод товъёог, баталгааны хуудасны тоог нэмэх тэмдгээр холбож тоо ба үсгээр бичнэ.

• Мөн баталгаанд уг ХН-д орж байгаа баримт бичгийн гэмтэл буюу бусад

тэмдэглүүштэй зүйл байвал тодорхойлон бичнэ. Гэмтэлгүй бол гэмтэлгүй гэж бичнэ. Эцэст нь баталгаа бичсэн хүн албан тушаалаа бичиж, гарын үсэг зураад баталгаа бичсэн он, сар өдрөө тавина.

• Архивт 10 жил хүртэл хадгалах ХН-д баталгаа бичих шаардлагагүй мөн

алгассан давхардсан дугаарын номерийг бичнэ

• Хадгаламжийн нэгжийн хавтсан дээр дор дурьдсан зүйлийг тодорхойлон бичнэ. /Хавсралт- 4/

• Байгууллагын нэрийг бүтнээр нь бичээд дараа нь товчилсон нэр нь албан

ёсоор батлагдсан байвал түүнийг хаалтанд бичнэ.

• Газар, хэлтсийн нэрийг бүтнээр нь бичнэ.

• ХН-ийн гарчиг бичнэ. Гарчгийг ХН-ийн агуулгыг бүрэн илэрхийлж чадахуйц утга бүхий нэг өгүүлбэрт багтаан бичнэ.

• Хадгаламжийн нэгжид орсон баримт бичгийн эхэлсэн, дууссан он, сар өдрийг

бичнэ. • Хуудасны тоог бичнэ.

6

• ХН-ийн хавтсан дээрхи нүүр бичилтийг гэрэлд тэсвэртэй черниль буюу хар өнгийн душээр татлалгүй маш цэвэрхэн бичнэ.

Байгууллагын архивын эрхлэгч нь оны дотор шийдвэрлэгдсэн баримт бичгийг газар, хэлтэс, нэгжүүдээр эмхлэн цэгцлүүлж дараа оны 1 дүгээр улиралд багтаан байгууллагын архивтаа шилжүүлэн авна.

БАРИМТ БИЧГИЙГ НЯГТЛАН ШАЛГАХ:

Баримт бичиг нягтлан шалгах ажлыг яамны сайдын тушаалаар томилогдсон нягтлан шалгах комисс удирдан зохион байгуулна. Комисс нь 3-7 хүний бүрэлдэхүүнтэй байх бөгөөд комиссын даргаар яамны Төрийн нарийн бичгийн дарга, комиссын гишүүдээр газар, хэлтсийн дарга, холбогдох ажилтан, нарийн бичгийн даргаар архив хариуцсан ажилтаныг томилно. ББНШК-ын зорилго нь яамны архивын сан хөмрөгийн бүрдлийг оновчтой болгох, архивын сан хөмрөгийг нөхөн бүрдүүлэх, бодлого чиглэлийг тодорхойлох, архивын хосгүй үнэт, үнэт баримт бичгийн үнэ цэнийг тогтоон, төрийн болон бусад архивт шилжүүлэх буюу устгах баримт бичгийн жагсаалтыг нягтлан шалгаж батлах, архивын ажилд мэргэжил арга зүйн туслалцаа үзүүлэхэд оршино.

БАРИМТЫН АШИГЛАЛТ Архивын баримтыг Төрийн захиргааны удирдлагын газрын даргын зөвшөөрлөөр ашиглуулна. Архив нь байгууллага, иргэдэд олгосон лавлагаа, баримтын хуулбарын, ашиглалтанд түр олгосон баримтын бүртгэлийг тус тус хөтөлнө. Архивын баримтыг ашиглуулахад дараах зүйлийг хориглоно. Үүнд:

а/ Холбогдох зохион байгуулалтын нэгжийн дарга, архивын ажилтаны зөвшөөрөлгүйгээр архивын баримт хувилах, олшруулах

б/ Баримт дээр зурах, тэмдэглэл хийх, хуудас, хавтсыг нугалах салгаж авах, урж таслах

в/ ашиглаж буй баримтыг ил задгай орхих, хамгаалалт муу шүүгээ, саванд хадгалах гадуур авч ашиглах гэх мэт

7

Батлагдсан хувь Хавсралт № 1 Батлав. Үндэсний төв архивын дэргэдэх Зөвшөөрөв. Сангийн яамны ББНШАЗК-ын 2005 оны 11 дүгээр Төрийн нарийн бичгийн дарга

сарын 25-ны өдрийн 11 дүгээр хурлаар хянан хэлэлцэв. Ч.Хүрэлбаатар

САНГИЙН ЯАМНЫ БАРИМТ БИЧИГ ХАДГАЛАХ ХУГАЦААНЫ ЖАГСААЛТ

2005 оны 11 сарын 15 Улаанбаатар хот Д/д

Баримт бичгийн нэр

Хадгалах хугацаа

Тайлбар

0 1 2 3

Нэг. Төрийн захиргааны удирдлагын газар 1 Монгол Улсын Их Хурлын хууль, тогтоомж, Засгийн

газрын тогтоол, Үндэсний аюулгүй байдлын зөвлөлийн зөвлөмж, Ерөнхийлөгчийн зарлиг - яамны үйл ажиллагаанд шууд холбогдох нь

БҮЖ-14 байнга

2 УИХ-ын Байнгын хороодын болон Засгийн газрын хуралдааны тэмдэглэл


3 Сангийн яам, түүний харъяа байгууллагуудын үйл ажиллагааны чиглэлээр дээд байгууллагад танилцуулагдах хууль тогтоомжийн төсөл, түүний хавсралт танилцуулга тооцоо, судалгаа, албан тоот

ҮЖ-124 125,149 байнга

4 Сангийн сайдын тушаал БҮЖ-15 байнга

5 Төрийн нарийн бичгийн даргын тушаал БҮЖ-15 байнга

6 Сайдын албан даалгавар ҮЖ-78 а байнга

7 Сайдын зөвлөлийн хурлын тэмдэглэл: а/ эх тэмдэглэл б/ хэлэлцүүлсэн асуудлын эх ноорог

БҮЖ-17 байнга 10 жил

8 Яам, газар, хэлтсийн ажлын төлөвлөгөө, тайлан а/ жилийн б/ улирал, сар, явцын

БҮЖ-55 57,58 байнга 5 жил

9 Хурал зөвлөлгөөний тэмдэглэл шийдвэр, зөвлөмж, танилцуулга, илтгэл, мэдээлэл: -удирдлагын уулзалт, ярилцлага -хөдөлмөрийн хамт олны зөвлөлгөөний хурлын


10

Сайд, дэд сайд, Төрийн нарийн бичгийн дарга нарын хурал зөвлөлгөөнд хэлсэн үг, илтгэл, мэдээлэл

ҮЖ-88 байнга

11 Яам, харъяа газруудын дотоод ажиллагааны

8

0 1 2 3 дүрэм, журам

-шууд дагаж мөрдөх газарт БҮЖ-20, 42 байнга

12 Яамны бүтэц- зохион байгуулалт, орон тоо БҮЖ-33,110 байнга

13 Хүний нөөцийн нөхөн хангалт, хэрэгцээ,хуваарилалт тайлан


14 Хувийн хэрэг: а/ Сайд, дэд сайд, төрийн нарийн бичгийн дарга, газар, хэлтсийн дарга, харъяа газрын дарга зэрэг удирдах хүмүүс, эрдмийн цол зэрэгтэй хүмүүс, улсын ба хөдөлмөрийн баатар гавъяат хүмүүсийнх б/ бусад хүмүүсийнх в/ өндөр насны , тахир дутуу, асрамжинд байгаа хүмүүсийнх /тэтгэвэр зогсоогдсоноос хойш/

БҮЖ-210 219 байнга 70 жил 10 жил

15 Төрийн албаны салбар зөвлөлийн тогтоол, хурлын тэмдэглэл

ЯЖ 20 жил

СЯ-ны ББНШК-ын хурлаар

16 Төрийн албан хаагчдын үр дүнгийн гэрээ,түүний биелэлт

ЯЖ 20 жил

-“-

17 Төрийн болон яамны шагналаар шагнуулах хүмүүсийн тодорхойлолт, санал, шийдвэр: -а/ шагнагдсан -хувийн хэрэгт -б/ шагнагдаагүй бол тодорхойлолт

БҮЖ-219 70 жил 5 жил

18 Байгууллагын түүх, зохион байгуулалттай холбогдох баримт бичгүүд /түүхчилсэн лавлах, танилцуулга, хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэлд нийтлэгдсэн баримтын цуглуулга/

БҮЖ-37, 43 байнга

19 Байнга, түр хадгалагдах баримтын данс, бүртгэл устгах бичгийн түүвэр жагсаалт


20 Байгууллагын удирдлагын ажил хүлээлцсэн акт БҮЖ-34 21 Яаманд болсон гол үйл явдлын дүрс бичлэг,

цаасанд буулгасан гэрэл зураг ЯЖ байнга


22 Гадаад, дотоодын байгууллагуудтай харилцсан бичиг: -яамны үйл ажиллагаа, чиг үүргийн холбогдолтой -цаг үеийн асуудлаар

БҮЖ-18 байнга ҮЖ-212 221, 370 15 жил

23 Компьютерт шивсэн ирсэн, явуулсан бичгийн бүртгэл

ҮЖ-1588 15 жил

24 Өргөдөл гомдол, санал хүсэлт ҮЖ-95 а 15 жил

25 Шүүх хуралдааны материал ЯЖ 20 жил


26 Шүүхээр шийдвэрлэгдсэн хэргийн материал ЯЖ 15 жил

-“-

9

0 1 2 3 27 Санхүү, эдийн засгийн мэдээллийн товхимол- эх БҮЖ-201

байнга

28 Сангийн яамны үйл ажиллагаатай холбоотойгоор хийгдсэн хяналт шинжилгээ үнэлгээний ажлын тайлан: -бодлогын хэрэгжилтийн -үйл ажиллагааны гүйцэтгэлийн -төсөл, хөтөлбөрийн

ЯЖ 10 жил


29 Мэдээллийн технологтой холбоотой байгууллагуудтай хийсэн гэрээ

ЯЖ 20 жил

-“-

30 Компьютер болон сүлжээний тоног төхөөрөмжийн баримт бичгүүд /гарын авлага, ашиглалтын заавар, зураг схем/

ЯЖ 5 жил

-“-

31 Программ хангамж, мэдээллийн системийн баримт бичгүүд /сургалт, гарын авлага, ашиглалтын заавар/

ЯЖ 10 жил

-“-

32 Яамны жилийн батлагдсан төсөв, санхүүгийн жилийн эцсийн тайлан тэнцэл


33 Ажилтануудын цалингийн карт ҮЖ-244в 70 жил

34 Касс, харилцахын баримт..

ЯЖ 10 жил

-“-

35 Үндсэн хөрөнгө, бараа материалын үнэт зүйлсийн бүртгэл, тооллогын акт, материал устгалын акт

ҮЖ-ын 235 265-270

36 Няравын тайлан ЯЖ 10 жил

-“-

Хоёр. Эдийн засгийн нэгдсэн бодлогын газар

37 Монгол улсын эдийн засаг, нийгмийг хөгжүүлэх Үндсэн чиглэлийн төсөл /УИХ-д өргөн мэдүүлсэн/


38 Эдийн засаг, нийгмийг хөгжүүлэх Үндсэн чиглэлийг боловсруулахтай холбоотойгоор яамд, орон нутгаас ирсэн саналууд

ЯЖ 10 жил


39 Монгол улсын эдийн засаг, нийгмийн хөгжлийн Үндсэн чиглэлийн жилийн гүйцэтгэл

ЯЖ 30 жил

-“-

40 Эдийн засаг, нийгмийн хөгжлийн Үндсэн чиглэлийн биелэлтийг гаргахад яамдаас ирүүлсэн материал

ЯЖ 10 жил

-“-

41 Дотоодын нийт бүтээгдэхүүн, Үндэсний нийт бүтээгдэхүүний тооцоо, танилцуулга, тайлбар

ЯЖ 10 жил

-“-

42 Гадаад худалдаа, төлбөрийн тэнцэлийн статистик мэдээ, тооцоо, судалгаа, танилцуулга, тайлбар,

ЯЖ 10 жил

-“-

43 “Эдийн засгийн өсөлтийг дэмжиж, ядуурлыг бууруулах стратегийн баримт бичиг”-ийн шинэчлэгдэн батлагдсан хувилбар, явцын тайлан


44 Монгол улсын мянганы хөгжлийн зорилтуудын биелэлтийн Үндэсний илтгэл

ЯЖ 15 жил

-“-

45 Бүс нутгийн хөгжлийн бодлогын баримт ЯЖ 15 жил

-“-

10

0 I 1 I 2 I 3 Гурав. Төсвийн бодлого зохицуулалтын газар

46 Монгол улсын нэгдсэн төсвийн төлөвлөгөө БҮЖ-61 байнга

47 Монгол Улсын төсвийн төлөвлөгөө, тодотгол төлөвлөгөө

БҮЖ-62,63 байнга

48 Төсвийн ерөнхийлэн захирагч ерөнхий менежертэй байгуулсан үр дүнгийн гэрээ, биелэлт

БҮЖ-65,66 байнга

49 Төсвийн ерөнхийлэн захирагчдын төсвийн төлөвлөгөөний нэгтгэл

ЯЖ 15 жил


50 Бүтээгдэхүүн нийлүүлэлтийн тайлан ЯЖ 15 жил

-“-

51 Төсвийн хүрээний мэдэгдэл ЯЖ 10 жил

-“-

52 Гадаадын хөрөнгө оруулагчтай байгуулсан тогтвортой байдлын гэрээ

ЯЖ 20 жил

-“-

53 Гадаад орон, олон улсын байгууллагатай байгуулсан давхар татварын хэлэлцээр

ЯЖ 20 жил

-“-

54 Татварын хуулиудын төсөл, санал ЯЖ 15 жил

-“-

55 Гааль, татварын орлогын асуудлаархи судалгаа танилцуулга

20 жил

-“-

56 Эд мөнгөний хонжворт сугалаа түүний ажиллагаа, гүйцэтгэлийн холбогдолтой баримт бичиг

БЖ-71 20 жил

57 Гаалийн нутаг дэвсгэрт түр хугацаагаар оруулсан техник тоног төхөөрөмжийн хугацаа сунгалтын баримт

ЯЖ 15 жил

-“- 58 Барилгын машин механизмын тоног төхөөрөмж,

материал нийлүүлэхэд татварын чөлөөлөлт олгох зөвшөөрөл холбогдох баримт

ЯЖ 20 жил

-“- 59 Хурал, зөвлөлгөөн, семинар, зочин төлөөлөгчид,

чуулга уулзалт, наадам зэрэг бусад цаг үеийн арга хэмжээний төсвүүд

ЯЖ 20 жил

-“- 60 Төсвийн үйл ажиллагаа, төсвийн төслийн талаар

яам, агентлаг, аймаг хот, нийслэл, төсөвт байгууллагатай харилцсан бичиг

ҮЖ-102, 208,212 15 жил

Дөрөв. Төрийн сангийн газар: - Санхүүжилт, тайлан бүртгэлийн хэлтэс

61 Монгол улсын төсвийн гүйцэтгэлийн тайлан БҮЖ-76 байнга

62 Орон нутгийн төсвийн нэгтгэл БҮЖ-81 байнга

63 Засгийн газрын нөөц сан, улсын төсвийн хуваарилагдаагүй зардлын санхүүжилт гүйцэтгэл


64 Улсын төсвийн орлогын баримт БҮЖ-74 байнга

65 Улсын төсвийн зарлагын баримт БҮЖ-74 байнга

11

0 1 2 3 66 Валютын болон тусгай харилцах дансны хуулгын

хамт БҮЖ-74 байнга

67 Санхүүжилт нээсэн эрхийн баримт ЯЖ 20 жил


68 Төсөвт байгууллагуудын зарцуулалтын эрхийн баталгаа

ЯЖ 10 жил

-“-

69 Хөрөнгө оруулалтын гүйцэтгэл ЯЖ 10 жил

-“-

70 Төсөвт байгууллагуудын санхүүгийн тайлан баланс -хагас, бүтэн жил -улирал

ҮЖ-224в 20 жил 10 жил

71 Улсын төсвийн гүйцэтгэлийн орлого, зарлагын мэдээ

БЖ-67 10 жил

72 Төсөвт байгууллагын төсвийн гүйцэтгэлийн мэдээ-өглөгийн мэдээний хамт /сараар/

ЯЖ 10 жил

-“-

- Банкны төлбөр тооцооны хэлтэс

73 Улсын төсвийн болон төсөвт байгууллагуудын гүйлгээ хийсэн /меморал/ баримт

ЯЖ 15 жил

-“-

74 Банкны гүйлгээний тэнцэл, үлдэгдэл ЯЖ 15 жил

-“-

-Өрийн удирдлагын хэлтэс -Гадаад зээл:

75 Гадаад зээлийн гэрээ, нэмэлт гэрээ, санамж бичиг /зээл бүрээр, хугацаагаар/


76 Төслийн хүрээнд байгуулсан бараа, ажил үйлчилгээ худалдан авах гэрээ, тайлан /зээл бүрээр хугацаагаар/

ЯЖ байнга

-“- 77 Санхүүжилтийн баримтууд /зээл бүрээр,

хугацаагаар/ ЯЖ байнга

-“-

78 Гааль, нэмэгдсэн өртгийн албан татвараас чөлөөлөх зөвшөөрлийн хуудас /хугацаагаар/

ЯЖ 30 жил

-“-

79 Зээл ашиглалтын мэдээ /зээл бүрээр, хугацаагаар/ БҮЖ-71 байнга

80 Зээлийн төлбөрийн нэхэмжлэх, эрхүүд /зээл бүрээр, хугацаагаар/

ЯЖ байнга

-“-

81 Гадаад зээлийн холбогдолтой харилцсан захидал ЯЖ байнга

-“-

-Дамжуулан зээлдүүлсэн зээл: 82 Дамжуулан зээлдүүлсэн зээлийн гэрээ, нэмэлт

өөрчлөлт, санамж бичиг /зээл бүрээр, хугацаагаар/ ЯЖ байнга

-“-

83 Тооцоо нийлсэн акт /зээл бүрээр, хугацаагаар/ ЯЖ байнга

-“-

84 Дамжуулан зээлдүүлсэн гэрээний дагуу тооцоо нийлсэн акт, нэхэмжилсэн, төлөгдсөн баримт, дансны хуулга /зээл бүрээр, хугацаагаар/

ЯЖ байнга

-“-

12

0 1 2 3 85 Дамжуулан зээлдүүлсэн зээлийн холбогдолтой

харилцсан захидал ЯЖ байнга


-Дотоод зээл: 86 Засгийн газрын үнэт цаас, бонд /зээлээр,

хугацаагаар/ ЯЖ байнга

-“-

87 Монголбанкны зээлийн баримтууд / хугацаагаар/ ЯЖ байнга

-“-

88 Засгийн газрын дотоод цэвэр зээлийн тооцоо, мэдээ /хугацаагаар /

ЯЖ байнга

-“-

89 Санхүүгийн хөрөнгө оруулалтын баримт мэдээ /зээлээр, хугацаагаар/

ЯЖ байнга

-“-

-Төсвийн зээл: 90 Төсвийн зээлийн гэрээ, төлбөрийн баримтууд

/зээлээр, хугацаагаар/ ЯЖ байнга

-“-

91 Тооцоо, судалгаа, дансны хуулга /хугацаагаар/ 20 жил -“- - 1990 оноос өмнөх өрийн асуудал

92 ИХ ӨРТЭЙ-тэй холбоотой гэрээ, хэлэлцээр, тэмдэглэл, тооцоо, санамж бичиг /хугацаагаар/

ЯЖ байнга

-“-

93 Монгол Улсаас хуучин социалист орнуудад төлөх өр, авлагын гэрээ, хэлэлцээр, баримт /улс орноор, хугацаагаар/

ЯЖ байнга

-“-

Тав. Салбарын бодлого, хөрөнгө оруулалтын газар 94 Хөрөнгө оруулалтын батлагдсан төлөвлөгөө

/хөрөнгө оруулалтын төсөл бүрээр/ БҮЖ-67 байнга

95 Яам, агентлаг, аймаг хотын улсын төсвийн хөрөнгө оруулалтаар хэрэгжүүлэх төсөл, арга хэмжээний төлөвлөгөөний төсөл, санал, тооцоо

ЯЖ 10 жил

-“- 96 Улсын төсвийн хөрөнгө оруулалтаар хэрэгжүүлсэн

төсөл, арга хэмжээний санхүүжилтийн баримт бүх захиалагчаар /гэрээ, гүйцэтгэл, акт, санхүүжүүлсэн эрх /


97 Улсын төсвийн хөрөнгө оруулалтаар хэрэгжүүлсэн их засварын ажлын санхүүжилтийн баримт бүх захиалагч яам , газар, аймгаар / гэрээ, гүйцэтгэл, акт, санхүүжүүлсэн эрх /


98 Улсын төсвийн хөрөнгө оруулалтаар худалдан авсан тоног төхөөрөмжийн санхүүжилтийн баримт /бүх захиалагч,яам, газар /

ЯЖ байнга

-“- 99 Замын хөрөнгөөр санхүүжүүлсэн төсөл, арга

хэмжээний санхүүжилтын эрх, ажлын гүйцэтгэл БҮЖ-113 байнга

100 Банкны өр барагдуулах газрын тайлан, мэдээ ЯЖ 15 жил

-“-

101 Банк, санхүү, даатгалын салбарын бодлогын баримт бичиг, судалгаа

ЯЖ 20 жил

-“-

102 Банкны үйл ажиллагааны тайлан, мэдээ ЯЖ 15 жил

-“-

103 Үнэт цаасны зах зээлийн талаарх тайлан, мэдээ 15 жил -“-

13

0 I 1 I 2 I 3 Зургаа. Зээл тусламжийн нэгдсэн бодлого зохицуулалтын газар104 Хандивлагч орны Засгийн газар, олон улсын

байгууллагатай зээлийн гэрээ, хэлэлцээр байгуулахтай холбоотой баримт бичгүүд /гэрээний эх хувиас бусад/


105 Хандивлагч орны Засгийн газар, олон улсын байгууллагатай буцалтгүй тусламж, техник туслалцааны төслийн хэлэлцээр байгуулахтай холбоотой баримт бичгүүд /хэлэлцээрийн эх хувиас бусад/

ЯЖ байнга


106 Хандивлагчдын чуулга уулзалттай холбогдох баримт бичиг


107 Гадаад зээл тусламжийн зохицуулах зөвлөлийн хуралдааны баримт бичиг

ЯЖ байнга

-“-

108 Засгийн газар хоорондын комиссын хуралдааны баримт бичиг

ЯЖ байнга

-“-

109 Хандивлагч орон, олон улсын байгууллагаас олгох зээл, хүмүүнлэгийн болон буцалтгүй тусламж, техник туслалцаа /цаашид “зээл, буцалтгүй тусламж, техник туслалцаа” гэх/-ны хүрээнд шинээр хэрэгжүүлэхээр санал болгосон хөтөлбөр, төсөл, бусад арга хэмжээтэй холбоотой баримт бичиг /харилцсан бичиг, хэлцэл, хэлэлцээ, тохиролцооны баримт бичиг г.м/

ЯЖ 15 жил

-“-

110 Хоёр талт, Засгийн газар хоорондын шинж чанартай бусад асуудлаарх уулзалт, хэлэлцээ, хоёр талын тохиролцол, хэлэлцээртэй холбоотой баримт бичиг, харилцсан бичиг

ЯЖ байнга

-“- 111 Зээл, буцалтгүй тусламж, техник туслалцааны

хүрээнд хэрэгжүүлэх хөтөлбөр, төсөл, төслийн бус, төслийн хэлбэртэй бусад төрлийн арга хэмжээний үйл ажиллагаатай холбогдолтой баримт бичиг, харилцсан бичиг, бусад материал, эдгээрийн хүрээнд гэрээлэгч, бараа нийлүүлэгч, ажил үйлчилгээ гүйцэтгэгч, зөвлөх зэрэгтэй байгуулсан гэрээ, хэлэлцээр холбогдох баримт бичиг

ЯЖ байнга

-“-

112 Хандивлагч орон, олон улсын байгууллагаас үзүүлж буй зээл, тусламжийн тайлан, дүн мэдээтэй холбогдох баримт бичиг

БҮЖ-107, 131 байнга

113 Хандивлагч болон түншлэгч орон, олон улсын байгууллагын хувьд хөгжлийн туслалцаа, зээл, тусламж, эдийн засгийн хамтын ажиллагааны чиглэлээр баримтлах бодлого, стратеги, хамтран хэрэгжүүлэх бодлого, стратегийн хөтөлбөртэй холбоотой баримт бичиг /судалгаа, танилцуулга, мэргэжил- арга зүйн баримт бичиг /

ЯЖ байнга

-“-

14

0 1 2 3 114 Олон улсын байгууллагуудын үйл ажиллагаа,

Монгол улстай хэрэгжүүлэх хамтын ажиллагааны хүрээний асуудал, эдгээр байгууллагуудын чуулга, уулзалт, хурал зөвлөлгөөн болон хэлэлцэх асуудалтай холбоотой харилцсан бичиг, бусад баримт

ЯЖ 30 жил


115 Хоёр болон олон талт, олон улсын болон бүс нутгийн шинж чанартай эдийн засгийн хамтын ажиллагаа, хөгжлийн туслалцааны чиглэлийн асуудал, холбогдох хурал зөвлөлгөөн, хэлэлцүүлэг, байгуулах хэлэлцээр, хэрэгжүүлэх үйл ажиллагаатай холбоотой баримт бичиг

ЯЖ байнга

-“- 116 Дэлхийн, олон улсын болон үндэсний шинж

чанартай нийгэм, эдийн засгийн хөгжлийн асуудалтай холбоотой судалгаа, судалгааны ажил, танилцуулга, ном, товхимол, хэвлэл, мэргэжил-арга зүйн баримт бичиг, холбогдох бусад баримт бичиг

ЯЖ байнга

-“- 117 Элчин сайдын яам, дипломат төлөөлөгчийн газар,

Монгол улс дахь хандивлагч орон, олон улсын байгууллагын суурин төлөөлөгчийн газрууд, яамд байгууллага, хувийн хэвшлийн байгууллагатай харилцсан бусад албан бичиг, захидал

ЯЖ 15 жил

-“- 118 Буцалтгүй тусламж, техник туслалцааны хүрээнд

хүний нөөцийг хөгжүүлэх, боловсон хүчний чадавхийг нэмэгдүүлэх, мэргэжил, мэргэшил дээшлүүлэх, эрдмийн зэрэг ахиулах чиглэлийн урт, дунд, богино хугацааны болон давтан сургалт, семинар зохион байгуулах, ажилтан, албан хаагчдыг нэр дэвшүүлж сургалтад хамруулсан үйл ажиллагаатай холбоотой харилцсан бичиг,баримт

ЯЖ 5 жил

-“-

119 Буцалтгүй тусламж, техник туслалцааны хүрээнд бараа, тоног төхөөрөмж нийлүүлэхэд гаалийн болон нэмэгдсэн өртгийн албан татварын хөнгөлөлт, чөлөөлөлт, олгох зөвшөөрлийн хуудас, холбогдох баримт бичиг

ЯЖ 20 жил

-“-

120 Буцалтгүй болон хүмүүнлэгийн тусламж, техник туслалцаа, хөнгөлөлттэй зээлийн хөрөнгөөр хэрэгжиж буй төслүүдээс дотоодын зах зээлээс худалдан авсан бараа ажил үйлчилгээг нэмэгдсэн өртгийн албан татварын чөлөөлөх тухай төслийн жагсаалт

ЯЖ 20 жил

-“-

Долоо. Худалдан авах ажиллагааны бодлого зохицуулалтын газар 121

Монгол улсын хэмжээний худалдан авах ажиллагааны судалгаа, дүн шинжилгээний тайлан, танилцуулга

ЯЖ байнга

-“-

122 Худалдан авах ажиллагааны холбогдолтой журам, заавар, аргачлал

ЯЖ байнга

-“-

123 Засгийн газрын худалдан авах ажиллагааны бодлогын баримт бичгүүд


15

0 1 2 3 124 Хууль хяналтын байгууллагуудтай хамтран хийсэн

худалдан авах ажиллагааны хууль тогтоомжийн хэрэгжилтэнд хийсэн хяналт, шалгалтын ажлын дүн

ЯЖ 20 жил


125 Худалдан авах ажиллагааны талаар байгууллага, иргэдээс ирүүлсэн гомдол маргааныг хянан шийдвэрлэсэн баримт

ЯЖ 20 жил

-“-

126 Засгийн газрын байгууллага, холбогдох албан тушаалтанд худалдан авах ажиллагааны талаар өгсөн мэргэжил арга зүйн зөвлөлгөө

ЯЖ 15 жил

-“-

127 Худалдан авах ажиллагааны асуудлаар албан байгууллагуудтай харилцсан бичиг

ЯЖ 15 жил

-“-

Найм. Нягтлан бодох бүртгэлийн бодлого арга зүйн хэлтэс 128 Улсын хэмжээний тайлангийн нэгдсэн судалгаа

дүгнэлт БҮЖ-122 байнга

129 Нягтлан бодох бүртгэлийн заавар, журам, дүрэм аргачлал


130 Засгийн газрын нэгтгэсэн санхүүгийн тайлан БҮЖ-81 байнга

131 Төсвийн ерөнхийлэн захирагчдын санхүүгийн нэгтгэсэн тайлан /яамд, аймаг/

ЯЖ 20 жил

-“-

132 Нягтлан бодох бүртгэл хөтлөлтийн улсын үзлэгийн дүн

БҮЖ-97 10 жил

133 Аудитын компаниудын үйл ажиллагаанд хийсэн шалгалтын дүн

БҮЖ-97 15 жил

134 Нягтлан бодох бүртгэл, санхүү, эдийн засгийн ажилтан нарын улсын зөвлөлгөөн

ҮЖ-406а байнга

135 Улсын төсөвтэй харьцдаг аж ахуйн нэгж байгууллагуудын санхүүгийн тайлан тэнцэл -хагас, бүтэн жил -улирал

ҮЖ-224 20 жил 10 жил

136 “Нягтлан бодох бүртгэл, олон улсын стандарт нэвтрүүлсэн байгууллага”- гэрчилгээ авахаар ирүүлсэн хүсэлт

ЯЖ 5 жил

-“- Сангийн яам

16

Хавсралт № 2 Дотоод товъёог ХН № Д/д Баримтын

огноо Бичгийн дугаар

Товч утга Хуудас хэдээс хэдэд

Тэмдэглэл

1 2 3 4 5 Бүгд ______________________________________ баримт бичиг бүртгэв. / тоо, үсгээр / Товъёог үйлдсэн _____________________________________________________ / албан тушаал / /гарын үсэг/ /гарын үсгийн тайлал/

17

Хавсралт № 3 ХАДГАЛАМЖИЙН НЭГЖИЙН БАТАЛГАА Хадгаламжийн нэгж нь: _________________________________________________________ / тоо, үсгээр/ 1.Давхар дугаартай хуудас________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2.Алгассан дугаартай хауудас_____________________________________________ _______________________________________________________________________ 3.Гэмтэлтэй хуудас______________________________________________________ _______________________________________________________________________ 4.Нэмэлт хуудас ________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Баталгаа бичсэн_________________________________________________________ /албан тушаал/ /гарын үсэг/ / тайлал/ Огноо __________________ Хэмжээ А4 /210х297/

18

Хавсралт № 4 ___________________________________________ /байгууллагын нэр/ _______________________ /Улсын архивын нэр/ С № ______________ ________________________ Д № ______________ ________________________ / зохион байгуулалтын ХН № _____________ нэгжийн нэр / ХАДГАЛАМЖИЙН НЭГЖИЙН ГАРЧИГ / нэмэлт гарчиг, онцлог / Эхэлсэн огноо______________ Дууссан огноо _____________ Хуудасны тоо ______________ Хадгалах хугацааны жагсаалтын зүйлийн дугаар, жил ______________

Хянасан: ТЗУГ-ын дарга Д.Цогтбаатар

ТЗУГ-ын орлогч дарга Б.Ганбат

Боловсруулсан:

ТЗУГ-ын ЗХХ-ийн Архивын эрхлэгч Г.Долгор

Архивын-баримт-бичиг-бэлтгэх-гарын-авлага

Documents

Transcript of Архивын-баримт-бичиг-бэлтгэх-гарын-авлага