Снижение затрат на услуги внеофисного архивного...
Transcript of Снижение затрат на услуги внеофисного архивного...
Снижение затрат на услуги внеофисного архивного хранения за счет внедрения электронного архива на базе интегрированного решения
OpenText и ABBYY Recognition Server
Татьяна МозгуноваРуководитель проекта департамента систем управления документами ГК «ЛАНИТ»
Проблема
При работе с клиентами возникает большое количество бумажных документов, которые необходимо хранить!
Услуги архивного хранения непрозрачны, кроме самого хранения вы платите за:• Транспортировку;• Регистрацию документов;• Каждое обращение к оригиналу;• и др.
При этом, существует ряд рисков от потери документов до случайной порчи.
Задача
Основной задачей при работе с большим количеством документов является – повышение эффективности:
• Оптимизировать хранение: использовать услуги по хранению и учёту только коробов• Вести единую базу документов для всех регионов• Иметь доступ к документам со своего рабочего места• Вести учёт выдачи оригиналов и учёт возврата оригиналов• Проводить обработку 32 500 листов в день на одном сканере • Получать отчеты о работе с документами
Остается найти решение!
РешениеАБС
Результаты
• Обеспечено структурированное хранение документов в ЭА• Обеспечено 100% нахождение
документов в ЭА• Экономия на обращении к
оригиналам
Объём работ
•Настроить рабочее место:• оператора сканирования• сотрудника архива• пользователя архива• предметного администратора• администратора решения
•Обучить сотрудников:• оператора сканирования• сотрудника архива• пользователя архива• предметного администратора• администратора решения
•Провести сдачу-приемку системы
План работ
• Этап 1. Обследование и разработка ТЗ• Проведение интервью• Разработка и утверждение ТЗ
• Этап 2. Разработка решения на базе ПО ABBYY и Open Text• Установка ПО ABBYY и Open Text• Кастомизация• Подготовка администраторов и пользователей
• Этап 3. Настройка сканирующего оборудования• Поставка и настройка сканирующего оборудования• Подготовка инженеров по обслуживанию сканирующего оборудования
• Этап 4. Опытно-промышленная эксплуатация• Проведение опытно-промышленной эксплуатации• Проведение итоговой сдачи-приемки системы
«Подводные камни»
•Отсутствие формализованной технологии сканирования•Низкое качество бумажных документов•Использование АБС для печати документов со штрих-кодом•Ежегодное техническое обслуживание:•Сканирующего оборудования•Базового ПО Open Text•Базового ПО ABBYY•Разработанного решения
•Степень подготовки администраторов системы
Выводы
•Меньше тратим на услуги внеофисного архивного хранения•Получаем удобный архив с большим объёмом документов (для любой отрасли)•Повышаем эффективность труда сотрудников•Понимаем затраты на обслуживание всего комплекса и планируем их
Контакты:Департамент систем управления документами ГК «ЛАНИТ»Тел.: +7 (495) 967-66-50http://www.lanit.ruhttp://www.opentext.pro