Основные требования к формированию и оформлению дел в...
Transcript of Основные требования к формированию и оформлению дел в...
![Page 1: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/1.jpg)
ПАМЯТКАПАМЯТКА«Основные «Основные требования требования
к формированию к формированию и оформлению дел и оформлению дел
в делопроизводстве»в делопроизводстве»
![Page 2: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/2.jpg)
ВведениеВведение
В целях лучшей и эффективной организации архивного дела, а также строгого соблюдения
нормативно-методических документов в области архивного строительства разработаны
«Основные правила работы ведомственных архивов».,М-1986.
Правила являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и
предприятий страны, включенных в состав организаций, образующаяся документация которых подлежит государственному
хранению.
Представленный проект подготовлен в соответствии
с Основными правилами работы ведомственных архивов, М. - 1986.
![Page 3: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/3.jpg)
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
![Page 4: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/4.jpg)
Формирование исполненных документов в дела осуществляется в течение всего
делопроизводственного года в соответствии
с утвержденной на данный год номенклатурой дел
![Page 5: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/5.jpg)
![Page 6: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/6.jpg)
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока
действия номенклатуры указываются отметки о лицах,
ответственных за формирование дел п.2.1.37. Правил
![Page 7: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/7.jpg)
При формировании дел необходимо соблюдать
следующие основные требования:
![Page 8: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/8.jpg)
Документы постоянного
и временного хранения необходимо
группировать в отдельные дела
Хранить5 лет
Хранитьпостоянно
Хранить3 года
Хранить75 лет
![Page 9: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/9.jpg)
Включать в дело по одному экземпляру каждого документа*
(черновые и дублетные экземпляры включать не допускается!)
![Page 10: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/10.jpg)
Межрайонная инспекцияМинистерства Российской Федерации
по налогам и сборам № 9по Свердловской области
ДЕЛО № _____ ТОМ № ___1
Квартальные статистические отчеты инспекции по основным показателям информационно - разъяснительной работы
за 2005 год (ф.№ 1-РНК)
2005 г.
На 35 листах
Хранить постоянно
Квартальные статистические отчеты инспекции по основным показателям информационно -
разъяснительной работы за 2005 год (ф.№ 1-РНК)
КОПИЯ
Квартальные статистические отчеты инспекции по основным показателям информационно -
разъяснительной работы за 2005 год (ф.№ 1-РНК)
![Page 11: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/11.jpg)
Каждый документ, помещенный в дело,
должен быть оформлен в соответствии с требования
нормативных актов для обеспечения
юридической силы
![Page 12: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/12.jpg)
ГОСТ 9327-60 -«Бумага и изделия из
бумаги. -Потребительские
форматы»;
В документационном обеспечении применяются следующие
стандарты:
- ГОСТ Р 51141-98«Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения»;
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов»;
- ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Форма, размеры и технические требования»;
- ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения.
Типы, разновидности и технические требования».
![Page 13: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/13.jpg)
Обязательные реквизиты документа:
1. Наименование вида документа
2. Дата документа
3. Подпись
01.04.2013
![Page 14: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/14.jpg)
Оттиск печатиставится на документах,
требующихособого удостоверения
их подлинности
![Page 15: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/15.jpg)
Дело должно содержать не более 250 листов,при толщине не более 4 см.
![Page 16: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/16.jpg)
Документы в дела необходимо
располагать в хронологическом порядке
01.01.201301.03.201301.06.2013
и т.д.
![Page 17: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/17.jpg)
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
![Page 18: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/18.jpg)
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
после окончания календарного года, в котором они были заведены,
подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями
Единой государственной системы делопроизводства и Основных правил работы ведомственных архивов, М. - 1986.
Оформление дел проводится работниками,
в ведении которых находились заведение
и формирование дел
![Page 19: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/19.jpg)
Документы, составляющие дело,
подшиваются на четыре прокола в твердую обложку
(ОДНУ!)
![Page 20: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/20.jpg)
Дело подшивается с учетом свободного
чтения текста всех документов
включенных в дело
![Page 21: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/21.jpg)
Все листы, кроме листов заверительной надписи
и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией
в правом верхнем углу, не задевая текста документов, графическим карандашом.
Употребление чернил и цветных карандашей
для нумерации листов запрещается.!
![Page 22: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/22.jpg)
Заверительную надпись( лист-заверитель)
помещают в конце дела (формат А4)
Составлять заверительную надпись
на обложке дела или
оборотной стороне последнего листа
запрещается
Если дело подшито или переплетено
без бланка листа-заверителя, он наклеивается
за верхнюю часть на внутренней стороне
обложки дела
![Page 23: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/23.jpg)
![Page 24: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/24.jpg)
«…Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы…»
п.2. ст. 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ
"Об архивном деле в Российской Федерации"
![Page 25: Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022050711/55b63850bb61ebe60f8b45e5/html5/thumbnails/25.jpg)
Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив в городе
Ирбите
Спасибо за
внимание!