Процесно-орієнтована бібліотека: трансформаційна...
Transcript of Процесно-орієнтована бібліотека: трансформаційна...
Процесно-орієнтована бібліотека: трансформаційна стратегія
Оксана БруйНТБ НТУУ “КПІ”22 листопада, 2012
Зміст
• Трансформація в управлінні організацією
• Функціональне управління vs. Процесно-орієнтоване управління
• Бібліотека в XXI столітті – процесно-орієнтована система
• Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки
Трансформація в управлінні організацією
Трансформація
• (лат. transformatio — «перетворення» )
• 1. Зміна, перетворення виду, форми, істотних властивостей і т. ін. чого-небудь.
(Словник іншомовних слів)
Трансформація в управлінні організацією
• Перехід до нових принципів управління
• Індустріальне суспільство –
функціональний підхід
• Інформаційне суспільство –
процесно-орієнтований підхід
• Процесно-орієнтований підхід – управління бізнес-процесами та проектами
– Бізнес-процес – систематизована послідовність виконання функціональних операцій для перетворення ресурсів організації (вхідних продуктів) в продукти та послуги (вихідні продукти), які є необхідними для споживачів в середині організації та за її межами
• Функціональний підхід
– Найменш затранне виконання окремих операцій в межах бізнес-процесів
• Процесно-орієнтований підхід
– Клієнтоорієнтованість правила взаємодії та час
оптимальні з точки зору формування характеристик та властивостей продуктів/ послуг, необхідних споживачам
Функціональне управління vs. Процесно-орієнтоване управління
• Функціональний підхід– Виконання функцій
– Ієрархія в прийнятті рішень
– Структура за відділами, відповідно до виконуваних функцій
– Топ-менеджери розробляють стратегію, організаційну структуру і систему контролю
– Стратегія орієнтована на виконання операцій із створення та збуту продуктів
– Виконання завдань у функціональних підрозділах, максимально незалежно від інших
• Процесно-орієнтований підхід – Досягнення результату стратегічної ідеї
– Делегування повноважень, їх перерозподіл залежно від ефективності прийняття рішень
– Структура орієнтована на бізнес-процеси
– Топ-менеджмент формулює і координує візію, місію та цінності і грає ключову роль у визначенні цілей і стратегії
– Клієнтоорієнтована стратегія – задоволення потреб та очікувань споживача
– Виконання завдань у взаємопов’язаних та взаємодіючих процесах та обов’язковим створенням цінності для споживача
Функціональне управління vs. Процесно-орієнтоване управління
• Функціональний підхід– Поділ персоналу: ті, хто ставить
завдання і ті, хто виконує
– Контроль – пряме спостереження, директивний контроль
– Оплата залежить від посади
– Інформаційні потоки —відповідно до ієрархії "маєш/ не маєш права знати"
– Комунікації - формальні і задокументовані
• Процесно-орієнтований підхід – Усі співробітники працюють як єдиний
колектив знаючих спеціалістів, поділ на команди залежно від завдань, досвіду та вмінь
– Контроль кінцевих результатів, спостереження за поточною діяльністю працівників відсутнє
– Оплата – за результатом
– Відкритий доступ до інформації для всіх працівників
– Спонтанні, швидкі і конкретні комунікації для вирішення конкретного завдання. Мінімум формальних зустрічей
Функціональне управління vs. Процесно-орієнтоване управління
• Процесно-орієнтований підхід – основа для управління якістю
• Управління якістю = управління організацією
• Якість – не лише сукупність властивостей та характеристик продукції та послуг, а й ступінь відповідності їх відмінних властивостей, процесів, що їх забезпечують та систем управління встановленим вимогам споживачів та інших зацікавлених сторін
• Стандарти управління якістю - ISO 9001:2009 – Понад 1 млн. організацій в 160 країнах
Функціональне управління vs. Процесно-орієнтоване управління
Бібліотека в XXI столітті – процесно-орієнтована система
«…Інший погляд…»Кардинальне переосмислення та перепроектування організації
Бібліотека в XXI столітті – процесно-орієнтована система
• Чим ми хочемо бути
• У що ми віримо
• Для чого ми існуємо
• В який спосіб
• Фокус на реалізації та досягненні результату
• Що ми маємо робити
• Що я маю робити
• Задоволені користувачі та інші зацікавлені сторони, ефективні процеси, мотивовані працівники
Візія
Цінності
Місія
Стратегія
Збалансована система індикаторів
Стратегічні ініціативи
Персональні цілі
Стратегічні результати
Бібліотека в XXI столітті – процесно-орієнтована система
Ефективне “перезавантаження”
• Нова стратегія – трансформаційна
(застосування бізнес-інструментів)
• Реінжиніринг процесів
• Зміна організаційної структури
• Кадри
Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки
• Аналіз та оцінка діяльності (як є) – SWOT-аналіз
• Аналіз та оцінка діяльності (як буде) – Границі діяльності – кластерний аналіз– Оцінка ринків ресурсів та продуктів– Основний продукт та портфель послуг– Клієнтський ряд та цільова сигментація ринку споживачів
• Стратегічна ідея – візія, цінності, місія
• Карта стратегії – стратегічні цілі
• Збалансована система стратегічних індикаторів
• Стратегічні ініціативи – план заходів
Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки
Аналіз та оцінка існуючого стану
• SWOT-аналіз
Основні Сильні та Слабкі сторони,
Можливості та Загрози
у порядку важливості
Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки
Границі діяльності бібліотеки - кластерний аналіз
• Кластер інформаційних ресурсів • Кластер змістовного дозвілля
Оцінка ринків ресурсів
• Необхідні ресурси для успішного впровадження стратегії бібліотеки, починаючи з найбільш критичного
– Ризики від постачальників
– Шляхи подолання
• Капітал (гроші)
• Людський ресурс (праця)
• Нематеріальні ресурси (ПЗ, бази даних, імідж, тощо)
• Матеріали і обладнання (книжки, техніка, меблі, тощо)
• Капітальні активи (будівля)
Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки
Оцінка ринків продукту
• Продукт – Дозвілля, що сприяє інтелектуальному, культурному та творчому розвитку
• Складові продукту– швидко та зручно доступна релевантна
інформація – 25 %
– мистецькі події та заходи – 25 %
– зустрічі з цікавими людьми, письменниками, митцями – 15 %
– нові творчі вміння та навички – 15 %
– спілкування та нові знайомства – 10 %
– фізичний та психологічно комфорт – 10 %
Основний продукт
• Продукт (приклади)– Дозвілля, що сприяє
інтелектуальному, культурному та творчому розвитку
– Релевантна інформація та знання, необхідні для якісного навчального та наукового процесу університету
Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки
Портфель послуг
Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки
• Психографічний критерій– Соціально активні – 70 %– Соціально пасивні – 30 %
– Новатори – 80 %– Традиціоналісти – 20 %
– Зацікавлені у саморозвитку – 70 %– Не задумуються про саморозвиток – 30 %
Цільова сигментація ринку споживачів
• Географічний критерій – Живуть чи навчаються в місті – 80 % ; – Живуть чи навчаються в області – 15 %; – Приїзжі із інших регіонів України та із-за
кордону на короткий термін – 5 %.
• Демографічний критерій– Віком від 17 до 35 років – 75 %– Віком від 6 до 16 років – 15 %– Інші – 10 %
– Студенти – 65 % – Молоді спеціалісти – 10 %– Школярі – 10 %– Викладачі та вчителі – 5 %– Інші – 10 %
• Поведінковий критерій – Відвідуватимуть щодня – 50 %– Відвідуватимуть не рідше, ніж раз на
тиждень – 30 %– Відвідуватимуть рідше, ніж раз на тиждень
– 15 %– Користуватимуться бібліотекою лише
віддалено – 5 %
Клієнтський ряд
Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки
Стратегічна ідея
• Візія – ким ми хочемо бути– Процесно-орієнтований інтелектуальний інноваційний центр, визнаний
університетською та фаховою спільнотами, який гнучко реагує на постійно-змінні потреби та очікування користувачів
– Інформаційно-освітній та культурно-просвітницький центр із процесно-орієнтованим управлінням
– Популярне «третє місце» для прогресивної творчої молоді із процесно-орієнтованим управлінням
• Цінності – у що ми віримо – Відповідальність– Відкритість та Доступність– Почуття та повага– Досконалість та Інноваційність– Командна робота
• Місія – для чого ми існуємо– Що ми робимо, для кого і як
Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки
Карта стратегії – стратегічні цілі
Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки
Збалансована система стратегічних індикаторів
• Статегічна ціль
Ефективне «перезавантаження» бізнес-процесів та організаційної структури + максимальна автоматизація
• Стратегічні індикатори (драйвери) – Щорічний % зменшення скарг та незадоволеного попиту
користувачів– % зменшення собівартості процесів– % скорочення часу опрацювання ресурсів– Щорічний приріст автоматизованих процесів
Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки
Збалансована система стратегічних індикаторів
Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки
Стратегічні ініціативи – план заходів
Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки
Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки
• Аналіз та оцінка діяльності (як є)
• Аналіз та оцінка діяльності (як буде)
• Стратегічна ідея – візія, цінності, місія
• Карта стратегії – стратегічні цілі
• Збалансована система стратегічних індикаторів
• Стратегічні ініціативи – план заходів
• Запрошений експерт
• Експерт із стратегічного управління + топ-менеджмент
• Перша особа
• Експерт із стратегічного управління + топ-менеджмент
• Експерт із стратегічного управління + топ-менеджмент
• Робоча(і) група(и) + експерт із стратегічного управління
Виклики
• Прийняття позитивного рішення про трансформацію до процесно-орієнтованої бібліотеки– При зміні системи найбільше втрачає той, хто займає найвищу
позицію
• Зміна корпоративної культури– Ефективна комунікація - донесення до персоналу ідеї таким чином,
щоб вона була зрозумілою і цінною для кожного
• Непопулярні рішення
• Супротив та саботаж в колективі при впровадженні
• Часткове несистемне впровадження – недосягнення результату
Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки