Информационная система, как инструмент реализации бюджетного управления

Подходы к автоматизации бюджетирования

Сравнительный анализ подходов к автоматизации бюджетирования

Подходы От программы – к методологии и

регламенту

От методологии и регламента – к программе

Плюсы Если модель, заложенная в ПП, подходит

предприятию, то упрощается процедура

внедрения, снижаются затраты и сокращаются

сроки проекта;

Нацеленность на конечный

автоматизированный результат;

Требования к автоматизации более

четкие/продуманные и востребованные, в

результате – снижение сроков и затрат проекта;

Знание «узких» мест в бизнес-процессе, которые

необходимо устранить при автоматизации;

Четко обозначение ожидания от ПП, в результате

– прозрачный результат от автоматизации

Минусы Модель, заложенная в ПП, может не

удовлетворять потребностям предприятия;

Требования, предъявляемые к ПП, зачастую

оказываются

завышенными/некорректными/неполными/н

еактуальными, что приводит к увеличению

сроков и затрат проекта;

Итерационность проекта;

Ручной или полуручной ввод данных на

начальных этапах проекта (высокая трудоёмкость

ввода плана, корректировок и сбора факта);

Отсутствие утвержденной НСИ, при больших

объемах данных их значительная

разрозненность;

Доработка ПП, в результате – увеличение затрат

проекта

Бюджетирование – это трудно

1. Отсутствие общей, утвержденной НСИ2. Представление плановых данных в

различных формах для процесса их утверждения

3. Высокая трудоёмкость внесения корректировок плановых данных

4. Длительность процесса контроля исполнения бюджета

5. Высокая трудоёмкость сбора и выверки фактических данных

Решения, предлагаемые 1С: УПП

1. Задача:«Наличие общей, утвержденной НСИ, к редактированию которой имеют доступ определенные сотрудники»Решение:Единые справочники для всего предприятия, с настройкой доступа.• Статьи оборотов по бюджетам• Бюджеты• ЦФО• Периоды планирования

Пример единого справочника Центры финансовой ответственности в 1С: УПП

Пример единого справочника Бюджетов в 1С: УПП

Решения, предлагаемые 1С: УПП

2. Задача:«Возможность быстро переформировыватьвизуальные формы имеющихся бюджетов.Скрывать/выводить ЦФО, выводить данные занесколько 1, 3, 5 периодов и.т.д.»Решение:Наличие в 1С настраиваемых отчетов, которыепозволяют производить отбор по определенномузначению, выводить и скрывать аналитику,настраивать период и их количество. Дажеприсутствует цветовая раскраска ответа

Пример отчета по бюджету в 1С: УПП

Пример отчета по бюджету в 1С: УПП

Решения, предлагаемые 1С: УПП

3. Задача:

«Упростить внесение различныхкорректировок в бюджеты»

Решение:

Построение Бюджета из универсальногохранилища. Достаточно изменить значениепо статье в одном Бюджете, в остальныхизменение произойдет автоматически

Создание структуры бюджета в 1С: УПП

Решения, предлагаемые 1С: УПП

4. Задача

«Сократить процесс контроля исполнения бюджета. Предоставлять заинтересованным пользователям актуальную информацию о состоянии процесса.»

Решение

На данный момент 1С разработала целый блок, посвящённый решению данной проблемы, который содержит:

• Настраиваемые маршруты согласования заявок

• Спец. интерфейс, при помощи которого Инициатор платежа получает всю информацию о протекании процесса

• Спец. интерфейс, предназначенный для удобного и быстрого согласования заявок

• Система самостоятельно производит контроль на предмет превышения по утвержденному бюджету

Пример интерфейса по состоянию согласования в 1С:УПП

Системный контроль на превышение по бюджету

Решения, предлагаемые 1С: УПП

5. Задача

«Упростить процесс получения и выверки фактических данных по всем ЦФО»

Решение

В каждой статье есть правило, по которому система с установленной регулярностью получает факт. Правило содержит:

• из какой подсистемы брать данные (БУ/УУ/НУ)

• с какой аналитикой (ЦФО/Валюта/Проект/Контрагент)

• с каким отбором

Система может получить фактические данные с установленной периодичностью или по требованию пользователя. Таким образом, факт вы будете иметь незамедлительно.

Настройка «Факта» в УПП

Получение фактических данных в УПП

Концепция бюджетирования ориентированного на результат

Целевая установка

Инструменты

Финансовая структура

Система показателей

и отчетов

Что делаем?

Кто делает?Каким образом

делаем?

При помощи чего делаем?

Положение по бюджетированию

предприятия

Организационнаяструктура

Автоматизированная система

Поставленные Цели

Ресурсы

Финансовая структура

Мероприятия в разрезе задач

Что делаем?

Кто делает?Каким образом

делаем?

При помощи чего делаем?

Бизнес-кейсБОР в работе Департамента маркетинга консалтинговой фирмы

Целевая установка

Инструменты

Финансовая структура

Система показателей

и отчетов

Что делаем?

Кто делает?Каким образом

делаем?

При помощи чего делаем?

Положение по бюджетированию

предприятия

Организационнаяструктура

Автоматизированная система

Рост числа

входящих обращений

Бюджет ДвиженияДенежных

Средств

Отдел маркетинга

Мероприятия в разрезе задач

Последовательность шагов (БОР)

1. Постановку целей;

2. Оцифровку показателей;

3. Разработку мероприятий по достижению показателей;

4. Планирование ресурсов для осуществления мероприятий;

5. Учёт результатов мероприятий, достигнутых показателей и потраченных ресурсов;

6. Анализ полученных результатов.

Основные эффекты от автоматизации бюджетирования

• Сокращение сроки бюджетного цикла;• Перераспределение функций между

специалистами финансового отдела;• Значительное уменьшение количества

ошибок, возникающих из-за человеческого фактора;

• Обработка больших объемов информации за короткое время;

• Учет большего количества деталей (аналитик)за счет небольшого увеличения времени;

• Своевременность и обоснованность принятия управленческих решений;

• Улучшение деловой репутации компании;

Вопросы?

Компания «Диалог ИТ»Тел.: +7(812) 777-0-800E-mail: market@dialogit.ruwww.dialogit.ru